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GESTIÓN DE PROYECTOS Antes de conocer qué es la gestión de proyectos, debemos tener muy claro qué es y qué no es un proyecto. Curiosamente, dar una definición acertada de proyecto se convierte en un gran reto para muchos de los profesionales que se dedican a la gestión de proyectos. Los proyectos son procesos únicos, característicos por cumplir tres principios fundamentales: 

Disponen de fecha de inicio y fin

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Siguen unos requerimientos preestablecidos, relacionados y coordinados entre sí

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Incluyen unas limitaciones de tiempo, costes y recursos

Así pues, la gestión de proyectos está directamente relacionada con la coordinación de todos los esfuerzos que se emplean para la consecución del objetivo principal y único, ya sea la obtención de un producto o servicio, o el cambio positivo para añadir valor a un proceso o empresa. De ahí, la importancia de la gestión de proyectos en las organizaciones. De hecho, las empresas que aplican una dirección de proyectos profesional, cumplen con sus objetivos estratégicos y comerciales. Y es que, una gestión profesionalizada está basada en una buena planificación de proyectos y una gestión y dirección acertadas, según la naturaleza y fin del proyecto en sí. No es lo mismo un proyecto de desarrollo de una aplicación online que el nuevo diseño de las nuevas lentes de unas gafas de sol. La gestión de proyectos sirve para alcanzar un

objetivo en concreto, utilizando sólo los recursos necesarios en un plazo de tiempo determinado. Durante este proceso, se desarrolla un plan a seguir con una estrategia específica, durante la cual surgen algunos inconvenientes por el camino. BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Al profesionalizar la gestión de proyectos, y aplicar técnicas efectivas en una empresa se estarán obteniendo beneficios muy valiosos y que afectarán directamente a los resultados de la organización. Así pues, lo principales beneficios de aplicar una gestión de proyectos gracias a herramientas diseñadas para ello, son:

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Optimización de las rutas de trabajo.

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Identificación de caminos críticos y cuellos de botella.

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Gestión de costes y presupuesto de los diferentes escenarios posibles.

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Coordinación y trabajo en equipo.

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Comunicación constante e información con la que manejar el ritmo de desarrollo del proyecto.

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Seguimiento y control del funcionamiento del proyecto, con respecto a la planificación.

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Planificaciones realistas, basadas en recursos disponibles.

Las fases de la gestión de un proyecto En la gestión de proyectos se suele distinguir cuatro fases: la iniciación, la planificación, la ejecución y el cierre. No obstante, dentro de la fase de ejecución es común que se incluya una “subfase” que tiene también entidad propia: la de seguimiento y control. Esto sucede porque son dos fases que se desarrollan de manera paralela. No obstante, una clasificación de cinco fases, incluyendo el seguimiento y control, resulta más precisa. Por ello, en este artículo analizaremos estas cinco fases Fase 1: Iniciación o análisis de viabilidad: Esta primera fase tiene como objetivo decidir si es conveniente llevar a cabo el nuevo proyecto; dicho de otra forma: si la nueva propuesta a va a aportar más beneficios que esfuerzos y si el resultado final merecerá la pena. En este punto será necesario analizar el alcance del nuevo proyecto y los riesgos que lleva aparejado, así como definir su coste económico y los plazos que requerirá. Fase 2: Planificación o programación: Una vez decidido que el nuevo proyecto es viable, comienza esta labor que procurará detallar al máximo las tareas y recursos que necesitará. Se trata de un momento clave, puesto que una planificación errónea puede resultar muy dañina. Plazos que no se pueden cumplir, costes económicos por encima de lo calculado, el requerimiento de más personal… son algunos ejemplos de errores aparejados a una mala planificación. Fase 3. Ejecución: Es en esta fase donde los equipos involucrados se pondrán a trabajar. Fase 4. Seguimiento y control: Aunque cronológicamente no es posterior a la ejecución, sino que se desarrolla a su vez, esta fase tiene entidad propia y merece la pena asignarle un apartado específico. La fase de seguimiento y control es una de las más importantes, ya que permitirá identificar y corregir acciones innecesarias o dañinas. Precisamente, es en esta fase en la que se obtiene la información relativa a cómo está evolucionando el proyecto en función de lo propuesto en la planificación inicial. Contempla tareas como la comprobación del cumplimiento de los hitos marcados o la gestión de incidencias. De esta forma, permitirá realizar las correcciones oportunas para que, en el caso de que no se cumpla lo calculado en

un primer momento, se tomen las medidas necesarias para que el trabajo se ajuste a estas directrices. Fase 5. Evaluación y cierre del proyecto: La fase final de un proyecto tendrá por objetivo constatar que el trabajo realizado se ha ajustado a lo que se planificó. La reflexión que exige el cierre también servirá para sacar conclusiones aprender, de tal forma que permitirá sacar a la luz aciertos y errores. Este conocimiento resultará muy importante para proyectos futuros.