Empresa El Hilo Dorado Version 2..docx

Fundamentos de administracion

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Paso 2 - Elaborar el proceso administrativo en una empresa como estudio de caso

Elaborado por: Cristhian Leonardo Barona Moreno Luis Edier Anacona

Presentado a tutor: Hector Herrera Martinez

Universidad nacional abierta y a distancia (unad)

Escuela de ciencias basicas, tecnologias e ingenierias (ecbti)

Programa de ingenieria en sistemas

Periodo 16 – 01

2019

TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION. 1. Elaborar en la función de la Planeación: La visión, misión, objetivo, metas, actividades, cronograma de Gantt y presupuesto para la empresa seleccionada como estudio de caso. 1.1 Visión. 1.2 Misión. 1.3 Objetivos. 1.4 Metas. 1.5 Actividades 1.6 Diagrama de Gantt. 1.7 Presupuesta 2.Realizar la estructura organizacional con las áreas funcionales (financiera, comercial, administrativa y operativa) para la empresa seleccionada como estudio de caso. 2.1 Departamento de Alta Dirección. 2.2 Departamento Financiero. 2.2.1 Tesorería 2.2.2 Contabilidad 2.3 Departamento Comercial. 2.3.1 Área de compras. 2.3.2 Área de ventas. 2.4 Departamento de Creación. 2.4.1 Diseño 2.4.2 Estudio de creación. 2.4.3 Patronaje 2.4.4 Muestrario 2.5 Departamento de Organización. 2.5.1 programación 2.5.2 Métodos y tiempos 2.5.3 Taller de Mantenimiento 2.5.4 Gestión de Calidad. 2.6 Departamento de Produccion. 2.7 Departamento de Recursos Humanos. 2.7.1 Administración del personal. 2.8 Organigrama.

3 Establecer las estrategias en la función de la dirección, en la empresa seleccionada como estudio de caso 3.1 Gerente General. 3.1.1 Funciones. 3.1.2 Descripción del puesto 4 Que herramientas de control, utilizaría en la empresa seleccionada como estudio de caso 4.1 Control de Produccion. 4.2 Control Calidad. 4.3 Control inventarios. 4.4 Control Compras. 4.5 Control Mercadotecnia. 4.6 Control Ventas. 4.7 Control Finanzas. 5 Conclusiones. 6 Biografía

TABLAS

1. Organigrama Organizacional. 2. Diagrama de Gantt.

INTRODUCCION

El estudio del caso se lleva a cabo en una empresa de telas llamada EL HILO DORADO la cual se dedica ala produccion, ventas y comercializacion de telas. El problema a resolver del estudio del caso es realizar la planeacion, organización, direccion y control de la empresa. Se examino el problema planteado y se procedio a realizar cada una de las etapas solicitadas en dicho caso, se definio cada una con sus respetivas actividades y personal que lo realizaria. Se realiza tambien un diagrama organizacional de la empresa para tener una idea mas clara de como funciona la empresa a nivel organizacional, se define las funciones que realizara el director de la empresa y por ultimo se define el control que se llevara a cabo tanto a nivel administrativo como productivo de la empresa el hilo dorado.

1. Elaborar en la función de la Planeación: La visión, misión, objetivo, metas, actividades, cronograma de Gantt y presupuesto para la empresa seleccionada como estudio de caso. 1.1 MISION: LA EMPRESA EL HILO DORADO es una compañía que produce, vende y comercializa telas, nuestro compromiso es con el desarrollo social y humano. Pretendemos ser líderes en la industria textil tanto a nivel nacional como internacional. La satisfacción de las empresas que confían en nosotros es de vital importancia para seguir construyendo una mejor empresa con enfoque social, humano y medio ambiental. Construimos telas de la mejor calidad, que implica hacer todo desde un principio con excelencia, ya que tenemos en cuenta que el sector textil es muy competitivo y debemos tener telas únicas e irrepetibles para nuestros clientes. Para ello nos comprometemos en trabajar con excelencia en todos nuestros procesos ya sean internos o externos, así garantizamos nuestra permanencia en el medio, el desarrollo de nuestra empresa y nuestra estabilidad económica y de nuestros colaboradores.

1.2 VISION: Ser para el 2020 una empresa líder a nivel nacional e internacional, en la fabricación, venta y comercialización de productos textiles y estar en continuo crecimiento. Distinguirnos por proporcionar telas de la más alta calidad y amigables con el medio ambiente.

1.3 OBJECTIVOS DE LA EMPRESA Objetivos generales: 

Producir, y comercializar los mejores productos textiles de la mejor calidad.



Conocer las necesidades del mercado actual de forma clara y oportuna, para así desarrollar soluciones integradas buscando la mejor relación costo/beneficio.



Repuntar nuestro posicionamiento en ventas en el mercado nacional con productos de excelente calidad e innovación.

Objetivos Específicos:   

Incursionar en la industria textil siendo reconocidos por nuestra innovación y diseños únicos. Competir en el mercado con precios asequibles para el público. Hacer un diseño de estrategias en ventas



Realizar un plan de choque donde se evidencie las debilidades y fortalezas del departamento de ventas.



Estructurar metas y objetivos alcanzables y medibles a largo y corto plazo.



Análisis de la competencia.



Realizar un plan de choque donde se evidencie las debilidades y fortalezas del departamento de ventas.



Estructurar metas y objetivos alcanzables y medibles a largo y corto plazo.



Estructura de la fuerza de ventas.

1.4 METAS: 

Tener en un futuro cercano sucursales a nivel internacional



Posicionarnos como una de las mejores empresas textiles del país



Contar con tecnología de punta y moderna.



Se hará un control extrito al departamento de ventas para determinar los avances obtenidos y definir los incentivos a generar por cada avance en ventas, apertura en nuevos mercados y recepción de nuevos clientes.

1.5 ACTIVIDADES: Actividades del sector textil, por un lado, tenemos materias primas que pueden utilizarse en bruto (a) o semielaboradas (b); por otro, tenemos los procesos o fases de la producción textil (c); a) Materias primas: lana, algodón, seda, fibras artificiales, sintéticas. b) La elaboración de estas materias primas en tejidos, hilos, tramas. c) Las diferentes fases del proceso de trabajo: fibras, preparación, hilado, tisaje, tintes y acabados.

CRONOGRAMA DE GANTT

cronograma

2. Realizar la estructura organizacional con las áreas funcionales (financiera, comercial, administrativa y operativa) para la empresa seleccionada como estudio de caso.

ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA Estructura organizativa Aquí se describirán el cómo se agrupan, identifican y se relacionan los distintos elementos que forman la empresa. Para EL HILO DORADO esta es conformada por: Elementos de la estructura organizativa: 2.1 DEPARTAMENTO DE ALTA DIRECCIÓN: Gerencia: Esta se encuentra conformada por personas que realizan funciones de Dirección General de la empresa y la fijación de los Objetivos Generales Gerente: Intermedia: Formada por mandos intermedios, relaciona los objetivos generales con los objetivos operativos de los distintos departamentos de la empresa 2.2 DEPARTAMENTO FINANCIERO: Se encarga de controlar los fondos de la empresa. Básicamente podemos dividirla en dos funciones: la de tesorería y la contable, que, como veremos al exponer sus funciones, están íntimamente relacionadas. 2.2.1 La tesorería se encarga de: 1)Presupuesto y control presupuestario. 2)Previsiones de cobros y pago 3)Situaciones 4)Caja 5)Bancos 6)Cartera 7)Inversiones a corto, medio y largo plazo. El personal que realiza estas misiones es: 1)Jefe de Servicios Financieros. 2)Técnico Estadístico. 3)Cajero. 4)Empleados.

2.2.2 Contabilidad se ocupa de: 1)Contabilidad General: a. Cuenta de explotación. b. 1cuenta de pérdidas y ganancias c. balances mensuales. d. Cuenta de caja y bancos. 2)Mano de obra: a. Salarios. b. Comisiones c. Coronales. D. Primas y otros incentivos. e. Gastos desplazamiento f. Seguridad social. g. Impuestos y retenciones. h. Valoración por elementos de producción. i. Inventariado de materiales y equipos. 3)Gastos generales: a. Plan de valoración. b. Imputación general. c. Definición del coste de producto. El personal que realiza estas funciones es: *Jefe de Contabilidad *Tenedores de libros (contables). *Auxiliares de contabilidad 2.3 DEPARTAMENTO COMERCIAL: Este departamento divide sus funciones en dos grandes grupos: compras y ventas. La función de compras consiste fundamentalmente en el contacto con los proveedores, ya que de las buenas relaciones con ellos se pueden obtener grandes ventajas, como mejoras en los precios y cumplimiento de las fechas de entrega. Está muy relacionado con el control de stocks de primeras materias: un fallo de comunicación entre ambos puede llevar a una compra excesiva o deficiente, lo que nos llevaría a un problema de costos, a realizar una inversión deficiente. La función de ventas pasa por varias fases previas: 1)Estudio de mercado 2)Publicidad. 3)Coordinación comercial: 4)Distribución de muestrarios. 5)Contactos con vendedores. 6)Diseño de rutas.

A partir de ahí comienza el verdadero trabajo de venta y, una vez realizadas estas, se tiene una serie de informaciones que serán las que posteriormente van a servir para desarrollar la actividad de la empresa. El departamento comercial, por tanto, lleva a cabo los siguientes trabajos: 2.3.1 Área de Compras: 1)Contactos con proveedores 2)Contactos con almacén de primeras materias. 3)Fichero de proveedores. 4)Cuentas de proveedores. 5)Documentación. 6)Colecciones y muestrarios de primeras materias. 7)Estudio de mercados: 8)Prospección (Captación de clientes). 9)Publicidad y marketing. 2.3.2 Área de Ventas: 1)Representantes. Control de los mismos. 2)Fichero de clientes. 3)Recepción de pedidos. 4)Tramitación de pedidos. 5)Vigilancia de plazos de entrega. 6)Cuentas de clientes. 7)Relación con almacén de productos acabados. 8)Expedición y entrega.

El personal que realiza estas funciones es: 1)director comercial. 2)jefe de compras. 3)jefe de ventas. 4)jefe de publicidad. 5)Representantes 6)Publicistas y diseñadores gráficos. 7) Transportistas. 8)Expedidores 9)Empleados. 2.4 DEPARTAMENTO DE CREACIÓN: Este departamento desarrolla su trabajo en la Oficina Técnica y en el Laboratorio. Pasa por distintas fases: 2.4.1 Diseño. Consiste en la creación o búsqueda de modelos, ya sea por medio del diseño propio, de revistas especializadas.

A continuación, se busca el género más adecuado para cada prenda, las fornituras, etc. Por último, se realizan los patrones base de cada modelo. 2.4.2 Estudios de Creación. Esta fase comienza con la confección de la tela prototipo, haciendo la estimación de tiempos de producción. Se realiza el cálculo de materias primas, se diseñan los prototipos, se realizan las modificaciones necesarias y, por último, se aprueba el modelo y se comienza a elaborar el muestrario. 2.4.3 Patronaje. Se realizan todos los patrones, y se estudia la distribución de los mismos para cada uno de los modelos, de acuerdo con las características del género y las órdenes de pedido que facilite el Departamento Comercial. 2.4.4 Muestrario. Una vez realizadas todas las fases anteriores, se realiza el muestrario dependiendo del número de vendedores y de los clientes que deseen tener un muestrario propio, como suelen solicitarlo los Grandes Almacenes. Es muy importante la fecha de salida del muestrario, ya que las futuras ventas pueden estar muy relacionadas con la anticipación del envío del mismo respecto a la competencia. Luego serán funciones propias del Departamento de Creación: - Diseño. - Búsqueda de materiales. - Patrones base. - Telas prototipo- Cálculo de materias. - prototipos. - Patronaje. - Estudio de marcadas. - Realización de muestrarios

El personal que desarrolla estas funciones es: - Director de Creación. - Diseñadores. - Patronistas. _ Operarios. - Personal de Oficina . 2.5 DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN. Se encarga de estudiar y analizar todo lo necesario para hacer que el proceso productivo se desarrolle de la mejor manera posible y que sea posible la coordinación con los demás departamentos de la empresa relacionados con el producto y su producción. Consta de cuatro secciones: planificación, métodos y tiempos, taller de mantenimiento y gestión de calidad. 2.5.1 Programación. Esta función consiste en el diseño y ordenación de las pautas a seguir en el proceso productivo. Recopila los datos necesarios del resto de los departamentos y toma las decisiones. 2.5.2 Métodos y Tiempos. Se encarga de definir, estudiar y mejorar los métodos de trabajo y establecer los tiempos para cada operación y, en general de la mejora de la productividad.

2.5.3 Taller de Mantenimiento. Se encarga de realizar el estudio de maquinaria y accesorios necesaria para el proceso productivo, así como de las mejoras posibles que se puedan incorporar. Para ello el personal debe estar constantemente informado de los avances tecnológicos del mercado y mantener una colaboración constante con la Sección de Métodos y Tiempos. En las grandes empresas también se incluye la reparación de las averías de la maquinaria y la instalación. 2.5.4 Gestión de Calidad. Consiste en adecuar el nivel de calidad de nuestro producto a las exigencias del mercado a que va destinado, con el fin de evitar devoluciones y gastos innecesarios. Las decisiones que se tomen respecto a la calidad influyen en otras Secciones y departamentos como Métodos y Tiempos, Costos, etc. El personal que realiza las funciones correspondientes al Departamento de Organización está formado por: - Director Técnico -Jefe de Estudios de Programación. - Jefe de Métodos y Tiempos. - Jefe de Mantenimiento . - Jefe de Calidad. 2.6 DEPARTAMENTO DE PRODUCCION: Conjunto de personas directamente relacionadas con la producción venta y prestación de servicios. 2.7 EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Se encarga fundamentalmente de lo relativo a la gestión y a la administración del personal. 2.7.1 La Gestión de Personal 1) PLANIFICACION DE PLANTILLAS De acuerdo con los objetivos de la empresa medir las necesidades de personal en un tiempo determinado. Previsiones futuras: -Las necesidades de personal de la empresa- su coste-El plazo en que se va a necesitar dicho personal 2) DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO Consiste en detallar las funciones, tareas y actividades que se desarrollan en todos y cada uno de los puestos de la empresa, especificando: Formación necesaria, Experiencia y responsabilidad 3) RECLUTAMIENTO Y SELECION DE PERSONAL Una vez que la empresa tiene claro qué tipo de puesto de trabajo desea cubrir y los requisitos básicos que debe cumplir el futuro trabajador, comienza la fase de reclutamient

ACCIONISTA

DIRECTOR

GERENCIA DEPARTAMENTO COMERCIAL

AREA DE COMPRAS. AREA DE VENTAS MARKETIN

DEPARTAMENTO FINANCIERO

JEFE DE SERVICIOS FINANCIEROS. ESTADISTICO. CAJEROS EMPLEADOS

DEPARTAMENTO DE ORGANIZACION

DIRECTOR. TEC. DE PROGRAMACION. JEFE DE METODOS JEFE DE MANTENIMIENTO

DEPARTAMENTO DE CREACION

DEPARTAMENTO DE PRODUCCION.

OPERARIOS MAQUINARIA. AREA DE CORTE

CONTROL DE CALIDAD

3. Establecer las estrategias en la función de la dirección, en la empresa seleccionada como estudio de caso. 3.1 GERENTE GENERAL

3.1.1 FUNCIONES: 

Mantener el correcto funcionamiento de la empresa en general.



Representar jurídica y legalmente a la empresa ante terceros.



Dirigir y controlar las funciones administrativas de la empresa.



Supervisar el correcto y oportuno cumplimiento de las funciones del personal, analizando la eficiencia del desempeño del trabajo.



Autorizar las compras y las ventas.



Atender y promover nuevos clientes y rutas de ventas.



Realizar estrategias para el cumplimiento de las metas.



Analizar los informes de las áreas y establecer mejoras.



Coordinar la presentación de actividades.



Pagar los préstamos otorgados por instituciones financieras.



Realizar las transacciones entre la empresa y sus prestamistas.



Pagar los impuestos, cuotas, todo gasto que tenga la empresa.



Seleccionar el personal idóneo, de acuerdo al requerimiento de la temporada. Pagar al personal de acuerdo a lo que produjo.

3.1.2 DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Integración del puesto: 1-

Gerente general

Puesto subordinado. 

Encargado de contabilidad.



Encargado de trámites administrativos.



Encargado de producción.

Relaciones internas: 

Relaciones constantes con todas las áreas.



Relaciones externas.



Proveedores, clientes, acreedores diversos. 4. Que herramientas de control, utilizaría en la empresa seleccionada como estudio de caso

4.1 Control de producción. La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad de nuestras telas. 4.2 Control de calidad. Se vigilará la calidad específica tanto en materias primas como en los productos terminados. 4.3 Control de inventarios. Se encarga de regular las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados. 4.4 Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades como: proveedores, pedidos, comprobación de precios 4.5 Control de mercadotecnia. Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas donde se analiza si las metas mercadológicas se han cumplido o no; comprende áreas tales como ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción. 4.6 Control de ventas. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas. 4.7 Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

4.8 Control de recursos humanos. Se evaluará la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento.

CONCLUSIONES



 

 

Planteamos cada una de las preguntas expuestas en el caso y dimos respuesta a todas, dando como resultado la creación de la empresa EL HILO DORADO. Definimos cual seria el enfoque de la empresa su misión, su visión, objetivos, metas y actividades. Planteamos lo que seria para nosotros la estructura organizacional de la empresa y las debidas funciones que desempeñaría el personal a cargo de dicho puesto. Definimos las funciones del director y las estrategias que utilizara para el funcionamiento de la empresa EL HILO DORADO Concluimos el trabajo definiendo las herramientas que se utilizarían para el control de la empresa