East Ramapo Central School District-iip

Our Data Driven Decision Making Model  and the creation of an Instructional Information Portal DATAG Conference, May 9 A AG C f 9th, 2008 2008 Metro NYSCATE Conference, May 16th, 2008  By  Rhoda Fischer, Assistant Superintendent Curriculum, Assessment and Professional Development  R V l Di t Ron Velez, Director of Management and Information Systems fM t dI f ti S t Richard Neidhart, Director of Curriculum, Assessment and Professional Development 1

Who we are Rhoda Fischer, Assistant Superintendent  for Curriculum, Assessment and Professional Development Has been with the East Ramapo CSD since 1969.  She began her career as an English teacher in grades 7 to 12.  After  teaching for several years, she went on to become the English department chairperson at Pomona Middle School.  In June,  1999 she joined the newly formed Curriculum Department as a curriculum associate Since then Mrs Fischer as been 1999, she joined the newly formed Curriculum Department as a curriculum associate.  Since then, Mrs. Fischer as been  promoted to Assistant Director of Curriculum and Director of Curriculum.  In June 2007, she became the Assistant  Superintendent of Curriculum, Assessment and Professional Development.  In her current position, Rhoda oversees  curriculum development for grades K to 12; all assessments, both statewide and districtwide and the professional  development for staff and administrators. Office #: 845‐577‐6394   email: [email protected] ff l f h dk

Ron Velez, Director of Management and Information Systems (MIS) Has been at East Ramapo CSD since August 2006.    As Director of MIS, he oversees all the computer networks and  information systems, which includes all student data.  Previously he was the Director of Technology at Greenburgh Central 7  CSD in Hartsdale, NY.   He also serves as an adjunct professor for the College of New Rochelle’s Graduate School of  Education.  Office #: 845‐577‐6084   email: [email protected]

Richard Neidhart, Director of Curriculum, Assessment and Professional Development Has been with East Ramapo CSD since August 1997.  He has served as a social studies teacher,  Dean of  p g , students and High School administrator.   As the Director of Curriculum, he oversees all state and  districtwide testing, district curriculum development and provide support for professional development in  2 our 14 buildings. Office #: 845‐577‐6397  email: [email protected]

East Ramapo Central School District 105 South Madison Ave, Spring Valley, NY  www.eram.k12.ny.us

• Located in Spring Valley, NY (Rockland County) • Prek – 12 Public School District • 10 paired elementary Schools, 2 Middle Schools, 2 High Schools • 8300 Students • 17,000 + non‐public school students 17 000 + non‐public school students • 85 % Minority • 60 % free/reduced lunch • 11 % ESL/LEP • 16 % Special Ed • Designated High need/Low Resource • Designated Urban/Suburban school district

3

How do you make decisions based on data?

4

How do you make decisions based on data? Our Data Driven Decision Making Model

Curriculum  Writing & Review

Staff  Development

Instruction

Students Data  Analysis 

Assessment

Using the IIP 

5

East Ramapo Central School District  Data Driven Decision Making Model Some days y the model looks like this. Curriculum  Review

Staff  Development

Instruction

Students Data  Analysis 

Assessment

Using the IIP 

6

Curriculum Writing and Review • Curriculum Office at East Ramapo CSD was established in 1999. • The MIS Office was placed under the Curriculum Office in 2006 (one of the best  decisions the district has ever made). • Using the NYS standards, textbooks and other materials, the district began to write its  Using the NYS standards textbooks and other materials the district began to write its curriculum and aligned to the NYS standards. • Teams of teachers brought in over the summers to establish grade level objectives. • From the grade level objectives, the teams then developed curriculum maps for all   subjects, which were distributed and posted on the district website.

7

Assessment • The District adopted a philosophy that assessments and data analysis should drive instruction  p p p y y and curriculum review through the use of both: • Formative Assessments: DRA’s, ERB’s , midterm exams, math unit assessments • Summative Assessments: Regents Exams, NYS 3‐8 exams •The district began to implementing common math unit assessments for grades K 8 created •The district began to implementing common math unit assessments for grades K‐8, created  from District curriculum maps.  These assessments are administered using paper scan sheets,  which are then scanned over to the MIS office using the networked Xerox copiers in every  building.  • NYS 3‐8 – District internally scans (NCS scanner & Image Scan Tools software) and scores the  NYS answer sheets before they are sent over to the LHRIC.   Raw results are reviewed and  released to teachers and administrators.   • Regents – Regents – District internally scans and scores all of the regents exams and releases the results  District internally scans and scores all of the regents exams and releases the results to teachers and administrators. • MIS office takes the scanned images (from the Xerox copiers) and runs them through the  Teleforms test scoring software (local and regents exams). • In the early days of our model, test scores were emailed to principals and it was up to the  principals to get the data to the teachers.  This step was ineffective and it began a discussion for  a better solution.

8

Data Analysis using the Instruction Information Portal (IIP) • The IIP was born out the need to quickly score and distribute assessment data  and reports directly into the hands of teachers and administrators. • The district wanted a system that was easy to use, web‐based, teacher‐centric and could be customized to the various assessments and needs of both the  Curriculum and MIS offices Curriculum and MIS offices. • System needed to be available at all times from multiple locations, while  providing useful data/reports to drive instruction and curriculum review. • The IIP was built on a Microsoft SQL 2005 database server, using Internet  Information Services (IIS), the ASP.net programming language and it was unveiled  to the teachers beginning in November 2006. • The IIP was designed specifically for K‐8 classroom teachers first, so we made the  screens very easy to follow, with few links and choices to make to get to the screens very easy to follow, with few links and choices to make to get to the  assessment reports. 9

Data Analysis using the Instruction Information Portal (IIP) • We then moved onto the High Schools, and started to scan the regents exams and we were  h d h h h l d d h d able to provide scores and reports to department chairs and teachers within an hour of  receiving the scanned images. • The high schools after seeing the speed and power of the system, began to want more data  g g p p y , g and more reports.   We designed reports that showed students with regents scores that  required automatic re‐reads (these reports are instantly available as soon as the exams are  scanned and scored). •Guidance reports – G id t we worked with the high schools and designed a graduate requirement  k d ith th hi h h l dd i d d t i t report that verified if a student had met their credit and regents exams requirements for  graduation. •We brought the instructional specialists in to help train the teachers on the use of data to  drive instruction. • We then moved on to modify the IIP for administrators and central office. •Checks and balances for NYSTART and level 0 •Checks and balances for our Student information system •Checks and balances for our Student information system • We have begun to use the IIP for other things, like access to student labels and student lists  (which were not available to teachers through our SASI system) and conducting internal  surveys.

10

11

12

Teacher eac e beg begins s by selecting any report link.

13

If you were a middle or high school teacher you would also select your course and  section.   We import our master schedules into the IIP from our SASI student system. p y

14

Student Test History

15

Individual Student Report for an assessment

16

17

Sample students results report for English Regents Jan 2008

If you click any session  part, you then see the part, you then see the  question details.  A  “dot” means it is  correct and a number  indicates the wrong  indicates the wrong answer. 18

Sample test item analysis for a class.  Also available for school and district.

19

Sample item analysis by NYS standard NYS ELA 7 Exam Jan 2007

20

Test Comparison using a bar graph District vs. School vs. Class English Regents Jan 2008 g g

21

Sample “Edge” report for the Math A regents in Jan 2008 Provided P id d th the M Math th D Department t t a reportt off th the student t d t exam scores on the “edge” that required an automatic re-read.

22

23

We designed a set of reports for our counselors to review how their students are progressing towards graduation.

Individual Student Graduation Review Report

24

Individual Student Graduation Review Report (con’t)

25

Individual Student Graduation Review Report (con’t) Course history

26

Sample – Summary of HS Graduation Issues 

Click here to  see the  students.

27

Graduation Issues by groups of students

28

29

We have started to design reports to provide a “check and balances” to Level 0 and NYSTART. In this example – we “mimicked” the NYS HS cohort report to provide the district with some sort of verification of what we were looking at was accurate.

30

31

Sample System Admin functions The Curriculum and MIS office can choose to be any teacher or administrator  Th C i l d MIS ffi h b h d i i and pretend to be that person in order to see their screen/report layouts or  problems.  We also provide a similar feature to the school principals.

32

We are able to review who, when and how many times a user logs into the IIP.

33

Data Analysis Drives Decision Making for Instruction Data Analysis Drives Decision Making for Instruction • At the elementary level, grade level teams bring student data from the IIP to their  meetings to guide instruction, examples include: • Differentiated Instruction Diff ti t d I t ti • Writing skills • Best Practices • RTI • Use of technology (1st in Math, Waterford, Odyssey, Smartboards) • The IIP was then expanded to the secondary schools, using the IIP during PLCs and  department meetings to drive instruction, examples include: • Writing skills Writing skills • Use of technology (Achieve 3000) • Best Practices (ELA Regents tasks)

34

Data Analysis Drives Decision Making for Staff Development Data Analysis Drives Decision Making for Staff Development • Literacy/Math specialists, IF’s and chairpersons use data on the IIP to drive professional  development and to provide resource support materials, examples include:  • Math Workshops • Literacy (LitLife) • ESL (SIOP) • Differentiated lesson planning Differentiated lesson planning

Data Analysis Drives Decision Making for Curriculum Review • Use data from the IIP to periodically review curriculum maps to ensure they are aligned  and sufficiently cover NYS standards. Use data from the IIP in grade level teams and PLCs to review district curriculum maps to • Use data from the IIP in grade level teams and PLCs to review district curriculum maps to  ensure and provide effective instruction (concepts, time frames, etc.) 35

Then we start all over again

Curriculum  Writing & Review

Staff  Development

Instruction

Students Data  Analysis 

Assessment

Using the IIP 

36

What’s Next • What else can we include with assessment data?  We base many of our changes  on teacher feedback. • We would like to be able to compare common assessment data and drill deeper  into a student’s actual work – include writings, artwork, music, presentations,  reports, etc.  (similar to an ePortfolio). • Dashboards and Web 2.0 tools.   We are looking at creating a dashboard for  Dashboards and Web 2 0 tools We are looking at creating a dashboard for administrators to get a quick glimpse of how their schools are performing on any  given date.   Looking at the idea of RSS feeds to bring lots of summary data  together in one location Student attendance staff attendance assessment together in one location.   Student attendance, staff attendance, assessment  summary data, enrollment, budget, lunch, weather, news, alerts. • The district is investing in a student information system starting in the 2008‐09  school year. y • SIF – looking at a model to allow communication between all the district’s  various databases. 37

What do you need in order to implement this in your district? • People – specifically need a data person and lots of leadership from central administration. • You need a network of people to help.  You can’t do this alone.  Its takes a team approach,  along with a lot of patience and understanding because many teachers are afraid of along with a lot of patience and understanding because many teachers are afraid of  assessment data. • If you use data as “evaluation” or “punishment” tool, you will not be successful. • You can choose to purchase a “canned” system or build one yourself.    If you build it yourself  th there are alternatives to the Microsoft software platform that we choose at East Ramapo.   lt ti t th Mi ft ft l tf th t h tE tR You could use the Linux Operating System, the Apache web server and MySQL/PostgreSQL,  which are open source software and free to use.    Some popular canned systems are  SchoolNet, Performance Pathways or ask your local RIC. y y • Time – we can’t stress enough the importance of providing time to teachers to be able to  discuss the data reports with their peers and reviewing best practices.    Our IIP system in  many cases has given teachers back a lot of time, as they are not busy grading assessments  and creating their own little reports any longer and creating their own little reports any longer. • It is a constant process, it never stops. • Come visit us and see what we do. 38

Thank y you ! Any Questions ? 39