Draft Pedoman Pengelolaan Data Dan Informasi.docx

DRAFT

KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN NOMOR:

/

/RSMI/2018

TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI DI RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN

DIREKTUR RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN MENIMBANG

:

a. Bahwa pembentukan sistem informasi manajemen rumah sakit dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan rumah sakit di Indonesia; b. Bahwa sistem manajemen data program PMKP, dan manajemen data surveilans dan indikator mutu harus terintegrasi. c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a,b, dan c, perlu adanya Peraturan Direktur tentang Pedoman Pengelolaan data dan Informasi

MENGINGAT

:

1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran (Lembaran Negara RI tahun 2004 No. 116, Tambahan lembaran Negara RI No.. 4431); 2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063); 3. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 772/MENKES/SK/VI/2002 tentang Pedoman Peraturan Internal Rumah Sakit; 4. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1333/MENKES/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit; 5. Surat

Keputusan

Menteri

Kesehatan

Nomor

129/MENKES/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit;

6. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 290/MENKES/PER/III/2008 tentang Persetujuan Tindakan Kedokteran; 7. Peraturan

Menteri

Kesehatan

Nomor

1691/MENKES/PER/VIII/2011 tentang Keselamatan Pasien Rumah Sakit MEMUTUSKAN MENETAPKAN : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI

BAB I KETENTUAN UMUM PASAL 1 Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan: 1.

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

2.

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit yang selanjutnya disingkat SIMRS adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.

3.

Sistem Informasi Kesehatan adalah seperangkat tatanan yang meliputi data, informasi, indikator, prosedur, teknologi, perangkat, dan sumber daya manusia yang saling berkaitan dan dikelola secara terpadu untuk mengarahkan tindakan atau keputusan.

4.

Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan interpretasi data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna.

5.

Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah (business facts) yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur

6.

Surveilans kesehatan adalah kegiatan pengamatan yang sistematis dan terus menerus terhadap data dan informasi tentang kejadian penyakit atau masalah kesehatan dan

kondisi yang mempengaruhi terjadinya peningkatan dan penularan penyakit atau masalah

kesehatan

untuk

memperoleh

dan

memberikan informasi guna

mengarahkan tindakan pengendalian dan penanggulangan secara efektif dan efisien.

BAB II INTEGRASI DATA Pasal 2 1.

SIMRS harus dapat diintegrasikan dengan program Pemerintah dan Pemerintah Daerah serta merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan.

2.

Pengintegrasian dengan program Pemerintah dan Pemerintah Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dalam bentuk kemampuan komunikasi data (interoperabilitas) Pasal 3

1.

Program peningkatan mutu keselamatan pasien terdiri dari: a. Pemantauan indicator klinis Indikator klinis yang bermaksud untuk menilai mutu pelayanan antara lain Sasaran Keselamatan Pasien yang meliputi area indicator, Ketepatan identifikasi pasien, Peningkatan Komunikasi Efektif, Peningkatan keamanan obat yang perlu diwaspadai, Benar lokasi, benar prosedur, benar pasien operasi, Pengurangan resiko infeksi terkait pelayanan kesehatan, Pengurangan resiko pasien jatuh b. Kesalahan medis (medication error dan kejadian nyaris cidera (KNC)) c. Penecegahan dan control infeksi, surveilan dan pelaporan. Pasal 4

1. Program Survailans Pencegahan Dan Pengendalian Infeksi a. Menyusun instrument pengumpulan data. b. Menyusun juknis pengisian instrument. c. Mensosialisasikan pengisian lembar survailans beserta juknis keseluruh anggota Tim PPIRS (Pencegahan dan Pengendalian Infeksi Rumah Sakit) dan seluruh petugas unit rawat inap dengan cara: 

Memberi undangan sosialisasi yang dihadiri seluruh petugas unit rawat inap.



Memberi edaran sosialisasi yang dilampiri formulir survailans beserta

juknis. 

Pengumpulan data oleh IPCLN (Infection Preventing and Control Link Nurse).



Perekapan data dilakukan tiap bulan oleh IPCLN (Infection Preventing and Control Link Nurse) di masing-masing Unit Rawat Inap.



Data yang sudah terkumpul kemudian dianalisa setiap bulan oleh IPCN (Infection Prevention Control Nurse).



Melaporkan hasil perngolahan dan analisa data kepada komite dan komite melaporkan kepada Direktur.



Presentasi dan feedback ke unit terkait

BAB III SISTEM MANAJEMEN DATA DAN INFORMASI Pasal 5 1.

Setiap Rumah Sakit harus melaksanakan pengelolaan dan pengembangan SIMRS.

2.

Pelaksanaan pengelolaan dan pengembangan SIMRS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus mampu meningkatkan dan mendukung proses pelayanan kesehatan di Rumah Sakit yang meliputi: a. kecepatan, akurasi, integrasi, peningkatan pelayanan, peningkatan efisiensi, kemudahan pelaporan dalam pelaksanaan operasional. b. kecepatan mengambil keputusan, akurasi dan kecepatan identifikasi masalah dan kemudahan dalam penyusunan strategi dalam pelaksanaan manajerial; dan c. budaya kerja, transparansi, koordinasi antar unit, pemahaman sistem dan pengurangan biaya administrasi dalam pelaksanaan organisasi. Pasal 6

1.

Arsitektur SIMRS paling sedikit terdiri atas: a. Kegiatan pelayanan utama (front office); b. kegiatan administratif (back office); c. c. komunikasi dan kolaborasi

2.

Selain arsitektur sebagaimana dimaksud pada

ayat

(1), Rumah Sakit dapat

mengembangkan SIMRS dengan menambahkan arsitektur pendukung yang berupa Picture Archiver System (PACS), Sistem Manajemen Dokumen (Document

Management System), Sistem Antar Muka Peralatan Klinik, serta Data Warehouse dan Bussines Intelegence. Pasal 7 1. Tata Laksana Pengelolaan data Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit maupun eksternal rumah sakit. Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal berikut: a.

Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien dan data capaian mutu pelayanan (indikator area pelayanan)

b.

Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data indikator area klinis, manajemen dan sasaran keselamatan pasien, serta data SDM, sarana, dan keuangan.

c.

Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian indikator mutu rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen sarana, program pencegahan infeksi.

d.

Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti Dinas Kesehatan, Kementerian Kesehatan, BPJS atau asuransi lainnya.

untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah yaitu rumah sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan. Proses pengelolaan data di RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN meliputi penetapan data dan informasi yang diperlukan secara reguler, pengumpulan data, penggunaan data dan atau hasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian data dan pelaporan. 2. Pengumpulan dan penyimpanan data. Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data. Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di puskesmas baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah yang dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai berikut: a.

Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.

b.

Petugas menentukan sumber data.

c.

Petugas meminta data.

d.

Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data tepat waktu setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersifat rutin.

e.

Petugas menerima data dari sumber data.

f.

Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.

g.

Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang belum lengkap.

h.

Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data telah lengkap.

i.

Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor register.

j.

Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.

3. Pengelolaan. Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal dan data eksternal. a.

Data Internal. Pengelolaan data internal meliputi: 1. Penetapan data yang dibutuhkan. RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN menetapkan beberapa jenis data yang dibutuhkan untuk mendukung. 2. Pengumpulan dan Analisa Data. mekanisme sebagai berikut:

Data dikumpulkan melalui beberapa

a) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN. b) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm da laporan keuangan. c) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik, capaian indikator mutu dan laporan insiden 3. Penyajian Data. Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil analisa data baik berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial maupun program mutu. Datadata disajikan dalam bentuk sebagai berikut: a) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik, termasuk data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat inap serta KLPCM (ketidaklengkapan pengisian catatan medis). b) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan kinerja unit/instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator mutu. c) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan Indikator Mutu Unit 4.

Penyebaran/Diseminasi Data. Penyebaran data ditentukan sebagai berikut: a) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh Profesional Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat, bidan, gizi, dan petugas yang telah disumpah untuk menjaga kerahasiaan data pasien). Data rekam medik dapat diakses oleh pasien atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medik juga dapat dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk meningkatkan mutu pelayanan. b) Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing instalasi/bagian/unit ke pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya dilaporkan

kepada Dinas Kesehatan Angkatan Udara/Dinkes Kota dan hanya bisa diakses oleh Manajemen RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN. Namun dalam keperluan tertentu seperti presentasi atau menampilkan profil RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN data tersebut dapat ditampilkan c) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada Pimpinan. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam bentuk data analisa baik tabel maupun grafik. b. Data Eksternal. Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit dapat membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik lokal, secara nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja adalah suatu alat yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit. Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau membayar untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian. Data base eksternal variasinya sangat luas, dari data base asuransi hingga yang dikelola perhimpunan profesi. Sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh peraturan perundang-undangan rumah sakit diwajibkan berkontribusi pada beberapa data base eksternal. Dalam konteks RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN, data untuk keperluan eksternal meliputi namun tidak terbatas pada: 1) Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan rekam medik. 2) Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem Ina Cbg’s sesuai ketentuan. Penyajian data meliputi: 1) Untuk laporan ke Diskesau dan Dinkes Kota, disajikan sesuai ketentuan dari dinas kesehatan. 2) Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s sesuai ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS 3) Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai perbandingan capaian mutu RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN. Data ini diolah oleh tim mutu RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN. 4) Data mutu RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN juga dapat diberikan kepada rumah sakit lain yang memintanya untuk keperluan perbandingan data mutu dalam proses akreditasi. c. Kerahasiaan Data. Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai kerahasiaannya telah ditetapkan dalam Pedoman Pelayanan Rekam Medis. 4. Analisa data. Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami. Metode analisis data yang dipakai: a.

Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data.

b.

Analisis Komparatif/perbandingan.

c.

Analisis hubungan dalam dan antar program.

Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi: a.

Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.

b.

Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.

c.

Petugas melakukan validasi data.

d.

Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi bentuk angka/tabel.

e.

Petugas melakukan pengelompokan data.

f.

Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang diperlukan.

g.

Petugas melakukan validasi informasi.

h.

Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.

i.

Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.

j.

Petugas menyimpan arsip informasi.

k.

Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan.

5. Pencarian kembali data. Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut: a.

Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.

b.

Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.

c.

Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.

d.

Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.

e.

Petugas meminta tanda tangan peminjam.

6. Pelaporan dan distribusi informasi. Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah dibuat kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi dengan informasi yang dibuat, dengan langkah-langkah sebagai berikut: a.

Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.

b.

Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.

c.

Petugas menyerahkan informasi kepada kasi RM

d.

Kasi membuat surat pengantar.

e.

Kasi mencatat dalam buku surat keluar.

f.

Kasi mengirimkan informasi sesuai alamat tujuan. BAB IV PENUTUP Pasal 8

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di

:

Pada Tanggal

:

Banjar

DIREKTUR RUMAH SAKIT MITRA IDAMAN KOTA BANJAR

Dr Suripto SpB NIP.