Document Controller.ppt

PENGENDALIAN DOKUMEN A. Tujuan Aktivitas pengendalian dokumen memastikan bahwa semua perubahan yang diusulkan ditinjau sebelum implementasi untuk menentukan efeknya terhadap Sistem Keamanan Pangan dan Sistem Manajemen Mutu YUM! Brands Restaurants yang menjadi acuan.

PENGENDALIAN DOKUMEN B. Ruang Lingkup Instruksi Kerja Pengendalian Dokumen meliputi permintaan pembuatan/ perubahan dokumen sampai dengan distribusi dan/atau pemusnahan dokumen lama, serta pengendalian dokumen eksternal.

PENGENDALIAN DOKUMEN C. Prosedur Dokumen Internal • Mengidentifikasi dokumen baru dari dalam dan luar beserta draft pengembangan dokumen • Inisiator mengisi permintaan pembuatan/ perubahan dokumen dengan menggunakan Form Permintaan Dokumen • Pemilik dokumen segera memverifikasi Form Permintaan Dokumen dengan mempertimbangkan Kesesuaian dengan Standar YUM! Brands Restaurants. • Inisiator Mengajukan Permintaan Dokumen pada Document Control untuk segera diidentifikasi, dibuat dan/atau revisi dokumen berdasarkan atas Work Instruction Pembuatan dan Penomoran Dokumen

PENGENDALIAN DOKUMEN C. Prosedur Dokumen Internal • Document Controller meminta persetujuan ke MR dan registrasi nomor dokumen dan revisinya. Jika pengajuan disetujui, maka Document Controller akan menerbitkan dokumen baru atau dokumen revisi yang sudah ditandatangani. • Apabila dokumen baru, maka simpan dokumen asli pada file Master Dokumen dan selanjutnya akan di distribusikan ke Pemilik Dokumen dengan menggunakan form Bukti Transaksi Dokumen dan memberikan Cap “Controlled Document”.

PENGENDALIAN DOKUMEN C. Prosedur – Dokumen Internal • Bila Dokumen revisi, sebelum distribusi dokumen baru seperti pada Point (1.6), lakukan penarikan terhadap seluruh dokumen lama (cap ”Controlled Document”) yang telah mengalami revisi dengan menggunakan Lembar Bukti transaksi dokumen dan berikan Cap “Obsolete Document” pada dokumen lama. Selanjutnya, simpan Dokumen Lama yang telah di cap ”Obsolete Document” dengan waktu simpan hingga 12 bulan.

PENGENDALIAN DOKUMEN C. Prosedur Dokumen Internal • Pemberiaan cap “Uncontrolled Document” diberikan pada dokumen yang masih belum disetujui tetapi karena kepentingan tertentu harus digunakan dan atau dokumen harus didistribusikan ke pihak lain yang tidak masuk sistem perusahaan, tentunya dengan izin dari MR. • Inisiator memastikan Dokumen baru / Revisi disosialisasikan dengan bukti berupa Daftar Training dengan topik sosialisasi dokumen baru / revisi.

PENGENDALIAN DOKUMEN C. Prosedur Dokumen Internal • Setelah seluruh kegiatan selesai untuk dokumen baru/revisi, maka revisi/ perbaharui Master List Dokumen, catat pada Daftar Riwayat Dokumen dan distribusikan dengan menggunakan Bukti Transaksi Dokumen

PENGENDALIAN DOKUMEN C. Prosedur Dokumen Eksternal • Document Controller melakukan identifikasi terhadap dokumen eksternal yang akan dikendalikan. • Document Controller meminta persetujuan MR. Apabila disetujui, maka daftarkan dokumen tersebut dalam Masterlist dokumen eksternal dan berikan cap “External Document”. • Dokumen External diberi penomoran sesuai dengan Instruksi kerja Pembuatan dan Penomoran Dokumen

PENGENDALIAN DOKUMEN C. Prosedur Dokumen Eksternal • Apabila akan didistribusikan ke commissary lain, maka segera perbanyak atau gandakan sesuai kepentingan dan tercatat dalam Bukti Transaksi Dokumen dan beri cap “Controlled Document” dengan seizin dari MR. • Jika terdapat dokumen lama, maka Tarik dokumen lama, cap dengan ”Obsolete Document”. Selanjutnya, Perbaharui Master List Dokumen Eksternal dan distribusi dokumen ke pihak terkait.

PEMBUATAN DAN PENOMORAN DOKUMEN A. Tujuan Memberikan panduan bagaimana cara pembuatan dokumen, baik Prosedur, Instruksi Kerja, maupun Formulir, serta Mengatur pencantuman kode dan nomor pada setiap dokumen yang beredar sehingga dapat diidentifikasi dan dikendalikan.

PEMBUATAN DAN PENOMORAN DOKUMEN B. Ruang Lingkup Menjelaskan tentang cara dan instruksi pembuatan dokumen, mulai dari pengusulan pembuatan dokumen, pengisian form permintaan dokumen, registrasi dokumen sampai verifikasi dokumen.

PEMBUATAN DAN PENOMORAN DOKUMEN Document Controller • Bertanggung jawab dalam memberikan panduan dalam pembuatan dokumen, pendaftaran dokumen dan pemberian Nomor Dokumen • Bertanggung jawab dalam pembuatan dokebutuhan departemen bersangkutankumen sesuai dengan.

PEMBUATAN DAN PENOMORAN DOKUMEN C. Prosedur Tingkatan Dokumen Dokumen Internal 1. Dokumen Tingkat I 2. Dokumen Tingkat II 3. Dokumen Tingkat III Organisasi 4. Dokumen Tingkat IV

: Kebijakan Mutu & Manual/Pedoman Mutu : Prosedur : Instruksi Kerja, Standard, Uraian Pekerjaan, Struktur : Formulir

Dokumen Eksternal adalah dokumen yang bersumber dari luar PT Sarimelati Kencana yang digunakan sebagai acuan / referensi.

PEMBUATAN DAN PENOMORAN DOKUMEN C. Prosedur Penomoran Dokumen Commissary Singkatan dalam penomoran dokumen Penomoran dokumen untuk dokumen Internal menggunakan kode Departemen dan Plant / Sub-Plant. Namun, untuk dokumen eksternal dimulai dengan Kode Ext. Internal Department

Plant

Comm Dept.

:

Departemen Commissary

Comm

:

Dokumen seluruh Commissary

DB VG FP

: : : : : : : : : : :

Dough balls Cutting Veggie Food Processing Beef Lassagna Puff Pastry Manual Prosedur Standar Struktur Organisasi Uraian Pekerjaan Formulir

1 2

Sub-Plant

Jenis Dokumen

MAN SOP STD SO JOB F

• Eksternal EXT

:

Eksternal Dokumen

MAN

:

Manual

REF

:

Referensi / Sumber

Jenis Dokumen

Contoh Penomoran Dokumen • Internal : Comm Dept/MAN-xx/01-00/Comm Tingkat I

: Comm Dept/MAN-xx/01-00/VG : Comm Dept/MAN-xx/01-00/DB : Comm/SOP-xx/01-00/Comm

Tingkat II

: Comm/SOP-xx/01-00/VG : Comm/SOP-xx/01-00/DB

Tingkat III

: : : :

Comm/WI-xx/01-00/Comm Comm/STD-xx/01-00/Comm Comm/SO-xx/01-00/Comm Comm/JOB-xx/01-00/Comm

: : : :

Comm/WI-xx/01-00/DB Comm/STD-xx/01-00/DB Comm/SO-xx/01-00/DB Comm/JOB-xx/01-00/DB

: : : :

Comm/WI-xx/01-00/VG Comm/STD-xx/01-00/VG Comm/SO-xx/01-00/VG Comm/JOB-xx/01-00/VG

: Comm/F-xx/00-01/Comm Tingkat IV

: Comm/F-xx/00-01/DB : Comm/F-xx/00-01/VG

Pembuatan dan Penomoran Dokumen

Pengendalian Dokumen • Pengendalian Dokumen ini menjelaskan tentang aktivitas pengendalian dokumen memastikan bahwa semua perubahan yang diusulkan ditinjau sebelum implementasi untuk menentukan efeknya terhadap Sistem Keamanan Pangan dan Sistem Manajemen Mutu YUM! Brands Restaurants yang menjadi acuan.