Docflow: E L'informatica Diventa Agile

Carlo Petti

DocFlow ha creato il “sistema informativo documentale”, in una parola Sidoc, per guidare le aziende verso il risparmio, l’efficienza e la qualità nella gestione delle informazioni e dei dati dicembre 2007

MONDO DELL’OFFERTA A CURA DI PINO FONDATI

L’INFORMATICA DIVENTA AGILE Un modo diverso di “fare informatica”? Esiste, eccome. Provate a chiedere a Carlo Petti, fondatore e presidente di DocFlow. Informatico appassionato ma anomalo, “bits&bytes, ma senza esagerare”, ha sempre amato l’elaborazione e la riflessione, i cosiddetti “brainstorming” (tutti rigorosamente fatti sul campo) con i suoi collaboratori, per arrivare ogni volta a definire una visione, una filosofia da portare poi sul mercato. Non di sola teoria fine a se stessa si tratta, quindi, ma di concetti con salde fondamenta nella pratica. In questo modo, è nato il concetto di “informatica agile”. Che, intendiamoci, non nasce come un fungo nel deserto arido, ma viene da lontano. “In tutti questi anni, DocFlow ha elaborato e affinato nel tempo una visione chiamata sistema informativo documentale, in un acronimo Sidoc”. Visione sino a qualche anno fa incomprensibile ai più, confessa Petti, ma che oggi è pienamente condivisa dai clienti. “Questo vuol dire che la visione era ed è corretta, e che tutti, chi più chi meno, si muovono nella direzione da noi indicata sei-sette anni fa”.

PROCESSI COLLABORATIVI E PROCESSI MISTI Petti parte da una constatazione semplice: oggi, nelle aziende viene trattata solo una parte irrilevante della conoscenza, il “famoso 10-20%”; tutto il resto, viene bellamente ignorato perché, si dice, “è nei documenti”, creando in questo modo una forte dicotomia tra dato e documento, invero alquanto artificiosa. DocFlow è andata oltre, affermando convinta che la questione non riguarda “dato e/o documento, dato versus documento”, bensì i processi. “C’è una quantità di processi collaborativi e di processi misti, cioè processi in parte collaborativi in parte computazionali, usati tutti i giorni per lavorare, che in realtà non sono supportati dall’informatica”. Petti, informatico da una vita, addossa le responsabilità di questa lacuna all’IT che ha cessato di svolgere pienamente il ruolo di veicolo di innovazione.

L’IT CHE CALA DALL’ALTO Secondo Petti, in questi anni l’informatica ha messo a disposizione degli utenti una miriade di dispositivi per l’elaborazione di dati. Quando si è trattato di attivare strumenti che supportassero i processi collaborativi, ci si è accorti fatalmente del forte ritardo accudicembre 2007

39

L’INFORMATICA DIVENTA AGILE

mulato. La spiegazione sta nel fatto che gestire processi col-

Chi è Carlo Petti

laborativi è complesso e costoso, perché sono destrutturati, e quindi difficilmente ingabbiabili. Per poterli trattare al meglio, la

Carlo Petti, fondatore e presidente di DocFlow, ini-

cosa migliore è “andare dall’utente, vedere e capire il modo in

zia la sua attività professionale nei Laboratori di Ri-

cui lavora e, finalmente, costruire strumenti che lo aiutino a la-

cerca e Sviluppo dell’allora Olivetti a Pregnanza

vorare”. Perché nei processi collaborativi l’unico padrone è

Milanese, prima come pro-

l’utente e per cambiarli è necessario conquistare il suo con-

gettista logico poi dedican-

senso.

dosi

Per implementare i processi collaborativi non sono sufficienti i

software di base e al sup-

nuovi strumenti disponibili, occorre anche un nuovo modo di

porto sistemistico. In seguito,

progettare che DocFlow chiama “informatica agile”. Di cosa si

il passaggio a Texas Instru-

tratta? “Noi pensiamo che l’Erp debba tornare a fare le cose

ments, dove ricopre il ruolo di

essenziali, gestire la mole di dati che documenta le transazioni

Direttore commerciale della

dell’azienda. Per i processi collaborativi è possibile una pro-

Divisione Sistemi Digitali. Nel

gettazione bottom-up che coniughi la nuova tecnologia con

1979, inizia l’attività imprendi-

l’esperienza dell’utente”.

toriale prima come consu-

allo

sviluppo

del

lente e poi con la creazione

IL BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

di Brain Informatica, società attiva nel settore del

Oggi è possibile un approccio diverso ai processi collabora-

leaf, società leader nell’electronic publishing, di cui

tivi, grazie agli strumenti per la gestione dei flussi documen-

è presidente fino al 1995, anno in cui si costituisce

tali: il document management e il workflow management,

DocFlow. Gioca a tennis e a golf.

Cad/Cam. Nel 1987 fonda la filiale italiana di Inter-

esteso oggi al Bpm, che permettono un approccio essenziale, di tipo progressivo. Un bel balzo avanti rispetto all’approccio top down tipico dei grandi progetti computazionali, nei quali

terminare a priori la situazione futura (to be) dal momento che

la rigidità è d’obbligo per evitare ritardi e aumenti di costo. Al

è ignoto l’impatto che il nuovo modello avrà sugli attori del pro-

contrario, l’approccio bottom up parte dall’analisi del pro-

cesso. “Da qui, i continui aggiustamenti fino a trovare un equi-

cesso, al fine di cogliere solo le coerenze indispensabili con il

librio stabile”. Fortunatamente, l’adozione tempestiva di uno

resto, per focalizzarsi sull’implementazione del processo. Inol-

strumento di Bpm ha permesso di fare le modifiche “senza

tre, il bottom up permette a sua volta un approccio “proto-

buttare via tutto ogni volta” e direttamente sul campo senza

tipo incrementale”: si va dall’utente, si cerca di capire in tempi

bloccare l’operatività. Alla fine, l’applicazione oggi in uso è

brevi di cosa ha bisogno, si abbozza una soluzione, la si va-

molto più completa di quella originariamente concepita. Tutto

luta insieme, e sempre insieme si prosegue la realizzazione

questo ha fatto capire a Petti e ai suoi come una soluzione per

sul campo. Fino ad arrivare, ritocco dopo ritocco, alla solu-

processi misti a prevalenza collaborativi sia anche il frutto di un

zione finale.

compromesso, di un continuo dialogo col cliente. “Per questo la metodologia dell’approccio incrementale è quella più adatta.

PROTOTIPO INCREMENTALE

Non abbiamo inventato nulla, sappiamo che questa metodo-

Alla formulazione della metodologia del “prototipo incremen-

processi di gestione dei flussi collaborativi”.

logia è già adottata in altri campi. Noi l’abbiamo applicata ai

tale”, DocFlow è arrivata con un’esperienza sul campo, riguardante lo sviluppo di un’applicazione per la gestione dei reclami per una nota catena italiana di supermercati. “L’evolu-

MISSIONE EFFICIENZA

zione è durata più di due anni, perché tutte le volte che met-

L’approccio dell’informatica agile, del prototipo incrementale,

tevamo in produzione un modulo ci accorgevamo, noi e loro,

permette a DocFlow di dare vigore al messaggio e all’azione di

che occorreva aggiungere nuovi dettagli e varianti”. E questo

vendita: il cliente paga l’incremento di efficienza, il resto (effi-

non derivava certamente da un errore di analisi bensì dal-

cacia, qualità, conformità) viene data a titolo gratuito. Come,

l’evoluzione del modello organizzativo; uno dei punti essenziali

anche la qualità? “Certo, perché no? Dieci anni fa si vendeva

infatti dei processi con forte impatto collaborativo è che è pos-

argomentando sulla qualità, si andava dai clienti e si diceva

sibile definire la situazione attuale (as is) ma è impossibile de-

loro ‘ti do l’innovazione, la produttività, il time to market’. Poi

40

dicembre 2007

è arrivata la crisi, e un profondo ripensamento nei confronti dei soldi che si spendevano per l’informatica, e con la sola qualità

L’Azienda

non si vende più nulla. La qualità ormai si può solo regalare”. La missione di DocFlow è di portare efficienza; il resto è all’in-

DocFlow è una “piccola grande azienda”, o, a

terno di questo concetto. Detto questo, Petti ha in serbo un

seconda dei punti di vista, una “grande piccola

altro argomento, molto attuale e dibattuto: la compliance, o

azienda”: piccola per il numero di persone che

conformità, che dir si voglia.

la compongono (una cinquantina), grande perché ha clienti importanti e opera con modelli or-

LA COMPLIANCE

ganizzativi tipici di una multinazionale.

Compliance, questa incompiuta, verrebbe da dire. Già, per-

della gestione documentale e da subito si specia-

ché, se ne parla tanto (anche troppo) ma a quanto pare si fa

lizza nel settore dei documenti digitali e dell’auto-

poco, molto poco. In America, ricorda Petti, la Sarbanes Oxley

mazione dei processi. Specializzazione ed

l’han fatta talmente complicata, che le società che hanno cer-

esperienza sono due parole chiave per DocFlow,

cato di implementarla hanno dopo un po’ alzato le mani in uno

che si pone a metà strada tra l’azienda di consulenza, e

sconfortante “help, ci arrendiamo”. A detta di Petti, il problema

quella che si occupa di sviluppo software. L’approccio al

si risolve per conto suo quando si ha il controllo totale delle

mercato è duplice: da una parte creare soluzioni ah hoc

informazioni (tutte, email comprese). “La grande differenza tra

basate su prodotti semilavorati che poi vengono persona-

il nostro mondo e quello dell’Erp, sta nel fatto che a me non in-

lizzati in base alle esigenze del cliente, dall’altra offrire so-

teressa solo un determinato dato così com’è adesso, ma vo-

luzioni standardizzate già collaudate in ambienti di

glio sapere anche chi, come e quando l’ha prodotto e tutti gli

produzione presso grandi aziende.

L’azienda nasce nel 1995 per operare nel mercato

stadi che ha percorso”. La cosa, dunque, è ben più complessa, visto che l’esigenza è quella di conoscere e tracciare

zione, Docflow ha esteso la durata del suo intervento proget-

il processo che ha portato a una determinata elaborazione.

tuale. “Abbiamo creato Effective Care, una metodologia che

Detto in soldoni, se si riesce a impostare i processi collabora-

la nostra nuova Divisione Servizi applica per l’intero ciclo di

tivi e misti con un sistema di business process management,

vita della soluzione creata in fase di progetto. In pratica, siamo

in qualche modo “cablati”, ecco che la compliance viene da

garanti nelle fasi pre, durante e post, dell’effettivo utilizzo del

sé, è completamente gratuita. La ragione è molto semplice:

progetto, coerentemente con gli obiettivi di efficienza e di com-

se un processo è ben definito e documentato e la sua esecu-

pliance alla base del progetto e condivisi dai progettisti di Doc-

zione è controllata passo passo da una applicazione che ne

Flow e da quelli del cliente”. Una vera e propria partnership,

traccia il percorso e trasporta l’evidenza documentale, ecco

come si vede, che esula dal mero rapporto fornitore-cliente.

che risulta possibile dimostrare a terzi la conformità ad una

DocFlow sta sperimentando il servizio Effective Care su alcune

definita normativa. “La compliance non deve essere qualcosa

aziende clienti “pilota”. “Un nostro esperto va a trovarle perio-

di estraneo alla operativa aziendale, ma i normali processi si

dicamente, verifica che utilizzino il sistema rispettando le logi-

devono svolgere in modo compliant, cosi come per la Qualità

che sottese al progetto. Nel caso si riscontrino problemi o non

Iso: se si lavora in qualità non si deve far nulla di specifico per

conformità, vengono effettuati degli interventi correttivi, tipica-

dimostrarlo, la qualità è nei fatti”.

mente evolutivi. È evidente che tutto questo deve configurarsi all’interno di contratti che rifuggono dalla rigidità dei contratti tradizionali”.

IL SERVIZIO Nell’ultimo anno, DocFlow ha anche ripensato le problematiche relative al servizio. Un tema che fatalmente sposta ancor di più l’azienda al di là della mera tecnologia. Però, con una vocazione diversa. “È cattiva abitudine di chi si occupa di progetti informatici, una volta superato positivamente il collaudo finale, sciogliere la squadra e abbandonare il cliente a se stesso. Pa-

Le opinioni riportate sono riferibili esclusivamente alla persona o organizzazione che le ha espresse; esse, inoltre, non impegnano e non sono fatte proprie né da Executive.it né da Gartner Italia, che non esprimono in questa sede giudizi sui prodotti o servizi oggetto di tali informazioni, tantomeno assumono responsabilità o garantiscono in alcun modo la veridicità delle stesse.

radossalmente, vengono a mancare proprio nel momento in cui il sistema del cliente una volta entrato in produzione deve dare i vantaggi prospettati”. Partendo da questa consideradicembre 2007

41