Diklat 2.docx

ANALISIS KEBUTUHAN DAN DESAIN PELATIHAN MAKALAH Disusun Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah : Manajemen Program Pendidikan dam Latihan Diklat Dosen Pengampu : Drs. Abdul Wahid, M.Ag.

Disusun Oleh : 1. Qomarrudin

(1703036100)

2. Iskandar Ahmad Dzulqurnain

(1703036122)

3. Adilia Ika Setianingsih

(1703036118)

4. Nazillatunni’mah

(1703036110)

MANAJEMEN PENDIDIKIAN ISLAM (MPI) FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI WALISONGO SEMARANG

BAB I

PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dalam era reformasi, demokratisasi, dan otonomi daerah yang sedang berlangsung di Indonesia pada saat ini, cenderung terjadi perubahan dinamis pada lingkungan organisasi pemerintah daerah atau organisasi Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), konsekuensi logisnya

masing-masing SKPD atau unit kerja perlu merumuskan dan

melaksanakan program peningkatan kapabilitas atau peningkatan kompeteni sumber daya organisasinya. Agar rumusan dan pelaksanaan program peningkatan kapabilitas atau kompetensi sumber daya yang dimaksud efektif dan efesien, perlu adanya langkah awal berupa analisis kebutuhan dan identifikasi kebutuhan peningkatan kapabilitas atau kompetensi semua sumber daya. Kebutuhan peningkatan kapabilitas atau sumber daya yang perlu mendapat perhatian serius adalah kebutuhan peningkatan kompetensi sumber daya manusia (SDM). Alternatif program umum yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam meningkatkan kompetensi SDM adalah program pelatihan dan pendidikan (Diklat), desain program Diklat sendiri tidak akan terpisahkan dalam proses penyelenggaraan program Diklat dan merupakan unsur yang mempengaruhi tingkat keberhasilan penyelenggaraan program Diklat. B. Rumusan Masalah 1. Apa pengertian Analisis Kebutuhan Diklat? 2. Apa tujuan dan fungsi Analisis Kebutuhan Diklat? 3. Bagaimana Rancangan Disain Pelatihan Diklat? C. Tujuan 1. Untuk mengetahui Pengertian Analisis Kebutuhan Diklat 2. Untuk mengetahui apa tujuan dan fungsi Analisis Kebutuhan Diklat 3. Untuk mengetahui bagaimana cara merancang Disain Pelatihan Diklat

BAB II PEMBAHASAN A. Pengertian Analisis Kebutuhan (Need Assesment). Analisis kebutuhan diklat atau lebih dikenal dengan AKD adalah serangkaian proses yang sistematis dalam menganalisis kesenjangan atau perbedaan antara standar kinerja (kinerja yang diharapkan) dengan kinerja nyata (kinerja yang dimiliki atau kinerja yang direalisasi) unit organisasi atau individu SDM. Proses AKD tersebut juga diorientasikan pada upaya untuk mengetahui kesenjangan antara standar kompetensi SDM dengan kinerja SDM yang terjadi, dan untuk mencari suatu solusi yang diperlukan untuk mengisi kesenjangan tersebut. Dengan kata lain, AKD adalah merupakan proses untuk mengidentifikasi akar penyebab ketidakefesienan dan ketidakeffektifan yang terjadi dalam pelaksanaan tugas atau pekerjaan. secara umum, relatif rendahnya kinerja SDM atau terjadinya kesenjangan antara standar kompetensi SDM dengan kinerja SDM diakibatkan oleh 3 kondisi SDM yakni, berikut ini: 1. Seseorang tidak punya kesempatan untuk melakukan pekerjaan yang dimaksud 2. Seseorang tidak mau mengerjakan pekerjaan yang dimaksud 3. Seseorang tidak tahu cara melakukan atau tidak mampu melaksanakan pekerjaan yang dimaksud Jika kondisi SDM yang pertama dan kedua yang menjadi penyebab kesenjangan antara standar kompetensi SDM dengan kinerja SDM, maka diklat bukan solusi yang tepat, tetapi jika kondisi ketiga yang menjadi penyebab terjadinya kesenjangan antara standar kompetensi SDM dengan kinerja SDM, maka Diklat adalah solusi yang tepat. Secara umum, hal-hal yang dapat dijadikan indikator tentang perlunya atau urgennya AKD, diantaranya adalah: 1. Kebutuhan stakeholders 2. Penggunaan waktu yang kurang efesien 3. Mutu kerja rendah 4. Pekerjaan tidak teratur 5. Tidak ada standar kinerja

6. Tidak ada pengukuran kinerja 7. Terjadi penurunan kinerja 8. Pekerja menumpuk 9. Terjadi bottleneck (antara kompetensi standar dengan actual yang dimiliki) 10. Motivasi kerja menurun 11. Terjadinya konflik internal dan eksternal 12. Disiplin kerja menurun 13. Pekerjaan tertumpu pada satu pegawai 14. Ketergantungan pada satu bidang tertentu 15. Perluasan dan pendirian organisasi baru 16. Rencana penerimaan pegawai 17. Rencana pension 18. Identifikasi kompetensi pegawai baru 19. Identifikasi pegawai yang dipindahkan 20. Promosi 21. Penggunaan peralatan baru 22. Prosedur baru 23. Standar baru 24. Tambahan tanggung jawab 25. Pemeliharaan standar B. Tujuan dan Fungsi Analisis Kebutuhan ( Need Assesment ) Adapun tujuan melakukan analisis kebutuhan diklat menurut Johanes Popu (www.epsikologi.com, 2002) ialah : 1. Memastikan bahwa pelatihan merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki atau meningkatkan kinerja pegawai dan produktivitas organisasi. 2. Memastikam para peserta yang mengikuti pelatihan benar-benar orang yang tepat 3. Memastikan bahwa pengetahuan dan ketrampilan yang diajarkan selama pelatihan benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang di tuntut dalam suatu jabatan tertentu.

4. Megidentifikasi bahwa jenis pelatihan dan metode yang dipilih sesuai dengan tema atau materi pelatihan. 5. Memastikan bahwa penurunan kinerja atau kurangnya kompetensi ataupun masalah yang ada adalah disebabkan karena kurangnya pengetahuan, keterampilan dan sikapsikap kerja.1 Bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak bisa diselesaikan melalui pelatihan mengingat bahwa sebuah pelatihan pasti membutuhkan sebuah dana.2 Pelatihan dan pengembangan merupakan aspek penting dalam meningkatkan pengetahuan, ketrampilan, dan sikap (knowledge, skill, attitude) para karyawan. Perubahan yang terjadi di dalam maupun diluar organisasi atau perusahaan menuntut oraganisasi atau perusahaan memperhatikan secara cepat dan cermat penanganan, pelatihan, dan pengembangan para karyawan agar dapat melaraskan diri sesuai perkembangan dan perubahan tersebut. Oleh karena itu dibutuhkan suatu analisis kebutuhan pelatihan yang tepat sebagi informasi bagi pihak menejemen atau pimpinan untuk mengidentifikasi kenutuhan pelatihan dan bagaimana format dan rancangan pelatihan yang tepat dan berdaya guna. Berdasrkan arti penting diklat diatas, maka secara rinci fungsi diklat dijabarkan sebagai berikut : 1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge, feeling pekerja. 2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context. 3. Mengidentifikasi kinerja standardan kinerja actual dalam rincian yang berguna. 4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan. 5. Memberi data untuk keperluan perencanaan.3 Ada beberapa manfaat yang dapat diambil dari kegiatan analisis kebutuhan diklat, yaitu manfat langsung dan manfaat tidak langsung. Manfaat langsung ialah : 1. Menghasilkan progam diklat yang disusun sesuai dengan kebutuhan organisasi, jabatan, dan individu. 2. Sebagai dasar penyusunan progam iklat yang tepat. 3. Menambah motivasi peserta diklat dalam mengikuti pelatihan diklat karena sesuai dengan minat dan kebutuhan. 1 Makalah Menejemen Pendidikan (sandisaputratekpen.blogspot.com) Diakses pada hari/tanggal : Rabu, 20 Maret 2019 Pukul 09:15 WIB. 2 Analisis Kebutuhan Diklat (hendrath-jmr.blogspot.com) Diakses pada hari/tanggal : Rabu, 20 Maret 2019 Pukul 09:32 WIB. 3 E-BOOK “Bab 4 Analisis Kebutuhan dan Pelatihan”.

Sedangkan manffat tidak langsungnya adalah : 1. Menjaga produktifitas kerja 2. Meningkatkan produktifitas dalam mengatasi tugas-tugas baru. 3. Efesiensi biaya organisasi.4 Langkah-langkah yang dilakukan dalam melaksanakan pelatihan agar berjalan sukses yaitu sebagai berikut : 1. Menganalisis kebutuhan pelatihan. 2. Menentukan sasaran dan materi progam pelatihan. 3. Menentukan metode pelathan dan prinsip-pinsip belajar yang digunakan. 4. Menegvaluasi progam.5 C.Desain Program Diklat Metode yang dapat digunakan oleh unit kerja pengelola diklat dalam menterjemahkan daftar kebutuhan kompetensi dari unit kerja pengguna diklat ke dalam suatu program diklat, diantaranya adalah dengan memformulasikan suatu kerangka kompetensi dengan kerangka kerja sebagaimana yang tersebut dalam tabel berikut: Tabel 1. Kerangka Kerja Matriks kompetensi I

4 Edutrial.wordpress.com “analisis kebutuhan diklat (training needs assessment)”. 5 Geonable.wordpress.com “langkah-langkah pelatihan” Diakses pada hari/tanggal : Jum’at, 21 Maret 2019 pukul 21:21 WIB.

Ilustrasi tersebut menyajikan bagaimana materi-materi diklat dapat memenuhi kompetensi-kompetensi yang dibutuhkan oleh unit kerja pengguna diklat. Sebagai contoh, kebutuhan kompetensi akan penguasaan terhadap sistem terhadap sistem akuntansi Kementerian Negara/Lembaga dan kemampuan membuat pelaporan keuangan dalam kerangka sistem akuntansi instansi dapat dipenuhi dengan materi Sistem Akuntansi Instansi. Sementara, kebutuhan jenis-jenis kompetensi lainnya dipenuhi dengan berbagai materi, seperti: Pengelolaan Barang Milik Negara, Verifikasi dan Pelaporan Kuasa Pengguna Anggaran, Penyelesaian Kerugian Negara, dan Pelaksanaan APBN. Adapun keseluruhan materi tersebut dapat dikemas dalam satu program diklat, misal diklat X. Kemudian tahapan selanjutnya adalah melakukan proses harmonisasi program diklat oleh unit kerja pengelola diklat. Tujuan dari proses harmonisasi ini disamping untuk memastikan kesesuaian desain diklat dengan kebutuhan kompetensi dari unit kerja pengguna diklat, juga bertujuan untuk menginventarisir prioritas kompetensi, jumlah peserta dan lama diklat yang dibutuhkan oleh unit kerja pengguna diklat. Dalam hal ini tidak menutup kemungkinan bahwa unit kerja pengelola diklat juga dapat mangakomodir rekomendasirekomendasi dari unit kerja pengguna diklat guna menyempurnakan program diklat yang disusun. Ada banyak metode yang dapat digunakan dalam hal proses harmonisasi program diklat tersebut, seperti rapat koordinasi, pertemuan forum harmonisasi, ataupun melalui penyampaian formulir isian atas desain diklat yang telah dilakukan (sesuai daftar kompetensi yang dibutuhkan unit kerja pengguna diklat) sebagaimana contoh daftar formulir berikut: Tabel 2. Formulir Isian Untuk Harmonisasi Program Diklat I

Setelah itu diadakan inventarisasi skala prioritas guna menentukan materi-materi dalam desain program diklat yang perlu diperdalam. Sementara, jumlah peserta dan lamanya waktu diklat diperlukan untuk menyelaraskan antara kebutuhan unit kerja pengguna diklat dengan kapasitas unit kerja pengelola diklat. Adapun rekomendasi tenaga pengajar dapat menjadi referensi bagi unit kerja pengelola diklat dalam menentukan tenaga yang ahli pada bidang-bidang yang dibutuhkan. Unit kerja pengguna diklat juga dapat memberikan rekomendasi seperti masukan untuk metode pengajaran, bahan ajar, dan lainnya. Berdasarkan hasil dari identifikasi kebutuhan diklat, unit kerja pengelola diklat kemudian mengemas kompetensi-kompetensi yang ingin dipenuhi tersebut beserta rinciannya kedalam suatu desain program diklat. Kerangka kerja desain program diklat dapat dilakukan melalui matriks kompetensi yang identik dengan jenis identifikasi kebutuhan diklat sebelumnya sebagaimana tertera pada tabel berikut ini:

Tabel 3. Kerangka Kerja Matriks Kompetensi II

Table diatas menyajikan contoh implementasi dari penggunaan matriks tersebut, yaitu bagaimana program diklat di desain untuk memenuhi kebutuhan unit kerja pengguna diklat. Lalu unit kerja pengelola diklat dapat mengelompokkan kompetensi-kompetensi yang dapat dipenuhi oleh materi Penilaian Pendekatan Data Pasar dan Pelayanan Prima ke dalam satu program diklat, misalnya diklat X. Sementara, kompetensi-kompetensi lainnya yang dapat dipenuhi oleh materi Pelaksanaan APBN dan Pengelolaan Barang Milik Negara dikelompokkan ke dalam program diklat lainnya, misalnya diklat Y. Adapun kebutuhan kompetensi dari unit kerja pengguna diklat yang belum di akomodir oleh unit kerja pengelola diklat dapat dikategorisasi ke dalam materi yang sesuai atau menciptakan materi baru.

BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Analisis kebutuhan diklat atau lebih dikenal dengan AKD adalah serangkaian proses yang sistematis dalam menganalisis kesenjangan atau perbedaan antara standar kinerja (kinerja yang diharapkan) dengan kinerja nyata (kinerja yang dimiliki atau kinerja yang direalisasi) unit organisasi atau individu SDM. Fungsi diklat adalah berikut : 1. Mengumpulkan informasi tentang skill, knowledge, feeling pekerja. 2. Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context. 3. Mengidentifikasi kinerja standardan kinerja actual dalam rincian yang berguna. 4. Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan. 5. Memberi data untuk keperluan perencanaan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam melaksanakan pelatihan agar berjalan sukses yaitu sebagai berikut : 1. Menganalisis kebutuhan pelatihan. 2. Menentukan sasaran dan materi progam pelatihan. 3. Menentukan metode pelatihan dan prinsip-pinsip belajar yang digunakan.

Menegevaluasi progam.

DAFTAR PUSTAKA Analisis Kebutuhan Diklat (hendrath-jmr.blogspot.com) Diakses pada hari/tanggal : Rabu, 20 Maret 2019 E-BOOK “Bab 4 Analisis Kebutuhan dan Pelatihan”. Edutrial.wordpress.com “analisis kebutuhan diklat (training needs assessment)”. Geonable.wordpress.com “langkah-langkah pelatihan” Diakses pada hari/tanggal : Jum’at, 21 Maret 2019 pukul 21:21 WIB. Makalah Menejemen Pendidikan (sandisaputratekpen.blogspot.com) Diakses pada hari/tanggal : Rabu, 20 Maret 2019 Pukul 09:15 WIB.