Dalam Persaingan Global

Dalam persaingan global, agar perusahaan/organisasi dapat berkembang dan tentu saja utnuk bertahan hidup, perusahaan harus mampu menghasilkan produk barang dan jasa dengan mutu yang lebih baik, harga yang bersaing dan pelayanan yang lebih baik pula dibanding dengan pesaing-pesaingnya. Untuk mencapai tujuan tersebut, diperlukan perbaikan mutu dalam semua aspek yang berkaitan dengan produk tersebut, yaitu material, tenaga kerja, promosi yang efektif dan layanan yang memuaskan pelanggan, sehingga mampu memikat konsumen yang akhirnya akan meningkatkan jumlah konsumen dan menjadi pelanggan yang setia. Kondisi mutu yang seperti inilah yang disebut pengendalian mutu secara menyeluruh (Total Quality). Terdapat hubungan yang erat antara kualitas produk (barang/jasa), kepuasan pelanggan dan profit perusahaan, semakin tinggi kualitas suatu produk, makin tinggi pula kepuasan pelanggan dan dengan waktu yang bersamaan akan mendukung harga yang tinggi dengan cost yang rendah. Oleh karena itu sistem perbaikan kualitas bertujuan untuk menaikkan laba perusahaan. Sistem TQM merupakan dasar dari manajemen didalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 series(1994) dan ISO 9001(2000) dan juga dasar penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001(1996). Suatu perusahaan/organisasi yang sedang menerapkan sistem TQM bila ingin mendapat sertifikasi untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 atau ISO 14001 akan lebih mudah dalam proses sertifikasinya dibandingkan dengan perusahaan yang belum menerapkan sistem TQM, hal ini akan menjadi nilai tambah yang positif karena terjadi penghematan biaya dalam pengelolaan administrasi dan manajemennya. Sudah sangat pasti bahwa Teknologi Informasi tidak dapat berjalan sendiri, haruslah digabungkan dengan aspek-aspek yang berkaitan. Adapun konsep dasar dari total quality : 1. Tujuan : Perbaikan proses secara terus-menerus. Artinya kualitas selalu diperbaiki dan disesuaikan dengan perubahan yang menyangkut kebutuhan dan keinginan para pelanggan. 2. prinsip : Difokuskan pada pelanggan, perbaikan proses dan keterlibatan total. 3. Elemen : Kepemimpinan, pendidikan dan pelatihan, struktur pendukung, Komunikasi, ganjaran dan pengakuan serta pengukuran. Tiga prinsip mutu yaitu : 1. Fokus pada pelanggan Mutu berdasarkan pada konsep bahwa setiap orang mempunyai pelanggan dan bahwa kebutuhan dan harapan pelanggan harus dipenuhi setiap saat kalau organisasi/perusahaan secara keseluruhan bermaksud memenuhi kebutuhan pelanggan eksternal (pembeli). 2. Perbaikan proses Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada premisi suatu seri (urutan) langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan menghasilkan output seperti produk berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki

keandalan. Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas. 3. Keterlibatan total Pendekatan ini dimulai dengan kepemimpinan manajemen senior yang aktif dan mencakup usaha yang memanfaatkan bakat semua karyawan dalam suatu organisasi untuk mencapai suatu keunggulan kompetitif (competitive advantage) di pasar yang dimasuki. Karyawan pada semua tingkatan diberi wewenang/kuasa untuk memperbaiki output melalui kerjasama dalam struktur kerja baru yang luwes (fleksibel) untuk memecahkan persoalan, memperbaiki proses dan memuaskan pelanggan. Pemasok juga dilibatkan dan dari waktu ke waktu menjadi mitra melalui kerjasama dengan para karyawan yang telah diberi wewenang/kuasa yang dapat menguntungkan organisasi/perusahaan. Pada waktu yang sama keterlibatan pimpinan bekerjasama dengan karyawan yang telah diberi kuasa tersebut. Elemen pendukung dalam TQM 1. Kepemimpinan Manajer senior harus mengarahkan upaya pencapaian tujuan dengan memberikan, menggunakan alat dan bahan yang komunikatif, menggunakan data dan menggali siapa-siapa yang berhasil menerapkan konsep manajemen mutu terpadu. Ketika memutuskan untuk menggunakan TQM sebagai kunci proses manajemen, peranan manajer senior sebagai penasihat, guru dan pimpinan tidak bisa diremehkan. Pimpinan Senior suatu organisasi harus sepenuhnya menghayati implikasi manajemen di dalam suatu ekonomi internasional di mana manajer yang paling berhasil, paling mampu dan paling hebat pendidikannya di dunia, harus diperebutkan melalui persaingan yang ketat. Kenyataan hidup yang berat ini akan menyadarkan manajer senior mengakui bahwa mereka harus mengembangkan secara partisipatif, baik misi dan visi mereka maupun proses manajemen, yang dapat mereka pergunakan untuk mencapai keduanya. Pimpinan bisnis harus mengerti bahwa TQM adalah suatu proses yang terdiri dari tiga prinsip dan elemen-elemen pendukung yang harus mereka kelola agar mencapai perbaikan mutu yang berkesinambungan sebagai kunci keunggulan bersaing. 2. Pendidikan dan Pelatihan Mutu didasarkan pada ketrampilan setiap karyawan yang pengertiannya tentang apa yang dibutuhkan oleh pelanggan ini mencakup mendidik dan melatih semua karyawan, memberikan baik informasi yang mereka butuhkan untuk menjamin perbaikan mutu dan memecahkan persoalan. Pelatihan inti ini memastikan bahwa suatu bahasa dan suatu set alat yang sama akan diperbaiki di seluruh perusahaan. Pelatihan tambahan pada bench marking, statistik dan teknik lainnya juga dipergunakan dalam rangka mencapai kepuasan pelanggan yang paripurna. 3. Struktur Pendukung Manajer senior mungkin memerlukan dukungan untuk melakukan perubahan yang dianggap perlu melaksanakan strategi pencapaian mutu. Dukungan semacam ini mungkin diperoleh dari luar melalui konsultan, akan tetapi lebih baik kalau diperoleh dari dalam organisasi itu sendiri. Suatu

staf pendukung yang kecil dapat membantu tim manajemen senior untuk mengartikan konsep mengenai mutu, membantu melalui "network" dengan manajer mutu di bagian lain dalam organisasi dan membantu sebagai narasumber mengenai topik-topik yang berhubungan dengan mutu bagi tim manajer senior. 4. Komunikasi Komunikasi dalam suatu lingkungan mutu mungkin perlu ditempuh dengan cara berbeda-beda agar dapat berkomunimasi kepada seluruh karyawan mengenai suatu komitmen yang sungguh-sungguh untuk melakukan perubahan dalam usaha peningkatan mutu. Secara ideal manajer harus bertemu pribadi dengan para karyawan untuk menyampaikan informasi, memberikan pengarahan, dan menjawab pertanyaan dari setiap karyawan. 5. Ganjaran dan Pengakuan Tim individu yang berhasil menerapkan proses mutu harus diakui dan mungkin diberi ganjaran, sehingga karyawan lainnya sebagai anggota organisasi akan mengetahui apa yang diharapkan. Gagal mengenali seseorang mencapai sukses dengan menggunakan proses menejemen mutu terpadu akan memberikan kesan bahwa ini bukan arah menuju pekerjaan yang sukses, dan menungkinkan promosi atau sukses individu secara menyeluruh. Jadi pada dasarnya karyawan yang berhasil mencapai mutu tertentu harus diakui dan diberi ganjaran agar dapat menjadi panutan/contoh bagi karyawan lainnya. 6. Pengukuran Penggunaan data hasil pengukuran menjadi sangat penting di dalam menetapkan proses manajemen mutu. Jelaskan, pendapat harus diganti dengan data dan setiap orang harus diberitahu bahwa yang penting bukan yang dipikirkan akan tetapi yang diketahuinya berdasarkan data. Di dalam menentukan penggunaan data, kepuasan pelanggan eksternal harus diukur untuk menentukan seberapa jauh pengetahuan pelanggan bahwa kebutuhan mereka benar-benar dipenuhi. Pengumpulan data pelanggan memberikan suatu tujuan dan penilaian kinerja yang realistis serta sangat berguna di dalam memotivasi setiap orang/karyawan untuk mengetahui persoalan yang sebenarnya. Prinsip dari sistem TQM adalah melibatkan semua elemen karyawan mulai dari " Top Management" sampai dengan pelaksana teknis " Button Up Management". Sistem TQM harus dimengerti, dipahami dan diterapkan dengan efisien dam efektif dalam semua aktifitas di lingkungan perusahaan untuk mencapai tujuan, sasaran dan target produktivitas sesuai dengan kebijakan top management, yang dapat membantu perusahaan mewujudkan hasil yang berpotensi dari teknologi informasi. Beberapa prinsip dalam penerapan TQM adalah sebagai berikut : 1. Pertama adalah merupakan komitmen pucak (Top Management) 2. Pengertian dari "Total" yaitu terpadu yang berarti manajemen yang diterapkan melibatkan seluruh aparat di lingkungan perusahaan. 3. Merupakan factor penting, artinya apabila terjadi kekurangan atau kesalahan baik secara sengaja atau tidak sengaja yang sangat berdampak pada menurunnya efisiensi dan efektivitas produksi, secara seruis hal ini harus di cermati dan ditangani secara tuntas serta segera dicari titik permasalahannya dan di lakukan tindakan perbaikan ( Continous Improvement) yang berkelanjutan, misalnya : meningkatkan kelompok diskusi tingkat supervisor untuk membahas dan menyelesaikan data-data statistik pada sore hari (statistical activities and

monitoring), pemecahan masalah yang di peroleh (problems solving), pendidikan dan pelatihan teknis langsung kepada staf yang berkepentingan menangani permasalahan di lapangan ( training and education). 4. Ditetapkan aturan-aturan kesepakatan yang dijadikan sebagai kebijakan tertulis dan merupakan alat atau "tool" dalam operasional sistem TQM. Informasi dalam TQM Saat ini permasalahan keuangan dan kompetisi global mengharuskan perusahaan mengevaluasi kembali investasinya dalam teknologi informasi, perbaikan produktivitas yang tidak tercapai akibat dari penggunaan teknologi yang kurang tepat menyebabkan keuntungan yang berkurang (lost profit), konsumen yang tidak puas dan kecemasan posisi persaingan. Contohnya sederhananya: Ketika kita pergi ke stasiun kereta api Surabaya Gubeng dan ingin reservasi tiket kereta api, maka harus antri di loket penjualan tiket yang sudah menggunakan komputer. Pada suatu saat sistem ini tidak dapat berfungsi karena kerusakan, sehingga tiket kereta api dijual tanpa menggunakan nomor tempat duduk, dapat dibayangkan apa yang terjadi diatas kereta api saat proses pemberangkatan, timbul kekacauan. Disebabkan ada yang sudah pesan tempat sebelumnya dan mendapat nomor tempat duduk. Informasi tentang nomor-nomor tempat duduk kereta api ini tidak dapat diakses oleh penjual tiket, sehingga terjadi kekacauan yang tidak diharapkan. Dilihat dari contoh diatas, adalam era informasi sekarang ini, kepemilikan informasi merupakan hal yang sangat penting dan berharga, namun jika digunakan dengan tidak bijaksana akan menimbulkan masalah. Suatu teknologi tidak dapat berjalan dengan sendirinya dalam setiap permasalahan, seringkali seorang Staf IT mengevaluasi proyeknya hanya dari sisi teknologinya dan melalaikan lingkungan proses yang lain seperti pelayanan pada pelanggan, waktu proses dan cost dari seluruh sumber daya. TQM dapat diterapkan dalam Teknologi Informasi di Indonesia apabila dipenuhi syarat-syarat berikut : 1. Setiap perusahaan/organisasi harus secara terus menerus melakukan perbaikan proses pada mutu produk dan layanan, sehingga dapat memuaskan konsumen. 2. Memberikan kepuasan kepada pemilik, supplier, karyawan dan para pemegang saham. 3. Memiliki wawasan dan pandangan jauh kedepan dalam meningkatkan profit dari penjualan produk atau layanan. 4. Fokus utama ditujukan pada proses, baru kemudian hasil. 5. Menciptakan kondisi di mana para karyawan dapat aktif berpartisipasi dalam menciptakan keunggulan mutu. 6. Menjadikan kepemimpinan yang berorientasi pada bawahan dan berperan secara aktif memotivasi karyawan bukan dengan cara otoriter, sehingga di peroleh suasana kondusif untuk mengembangkan ide-ide baru. 7. Rela memberikan ganjaran, pengakuan bagi yang sukses dan mudah memberikan maaf bagi yang belum berhasil/berbuat salah. 8. Setiap ada keputusan harus berdasarkan pada data, baru berdasarkan pengalaman / pendapat. 9. Setiap kegiatan harus selalu terencana, terukur dan terarah dengan jelas, sehingga pengawasan dapat lebih mudah. 10. Program pendidikan dan pelatihan hendaknya menjadi urutan utama dalam upaya peningkatan mutu dan kinerja perusahaan.

Untuk itu penggunaan IT bagi perusahaan Indonesia harus disesuaikan dengan kondisi Indonesia. Berikut ini adalah beberapa penggunaan IT yang dapat diterapkan untuk Perusahaan di Indonesia. 1. Menggunakan IT untuk meningkatkan jumlah client / customer dengan memperbesar market melalui Internet. Cara yang paling mudah adalah membuat web site untuk perusahaan atau bisnis anda. Banyak tempat yang menyediakan homepage secara gratis. Selain itu program-program komputer untuk memudahkan membuat website sudah banyak tersedia. Demikian murahnya dan mudahnya membuat sebuah website sehingga tidak alasan sebuah perusahaan untuk tidak memiliki website. Memiliki website hampir dapat disamakan dengan memiliki telepon dan fax dalam bisnis, yaitu menjadi komponen yang sangat esensial. 2. Menggunakan IT untuk meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan perusahaan. Dengan menggunakan IT, perusahaan dapat lebih mudah dalam mencari informasi yang dapat membantu meningkatkan produknya. Salah satu contoh adalah menggunakan search engine untuk melihat paten yang sudah atau hampir habis masanya, atau menggunakan email untuk menghubungi pakar untuk tukar informasi atau konsultasi. Hal ini sangat bermanfaat bila konsultan tersebut secara fisik berlokasi jauh, sehingga mahal untuk mendatangkan atau mendatangi konsultan tersebut. 3. Menggunakan IT untuk meningkatkan kinerja perusahaan/organisasi. Sebagai contoh, LAN , intranet dapat dipasang di perusahaan / organisasi untuk mempercepat proses pertukaran informasi dalam bentuk email, file sharring, internet telephony dan lainnya. Hal ini tidak terbatas pada perusahaan saja. Institusi pemerintah pun juga memerlukan IT.