Comunicacao

1

&2081,&$d­2(0352-(726 Gerenciamento da

*(5(1&,$0(172'(352-(726

2006

2

Canais de Comunicação Comunicação para cima: para a administração

Comunicação lateral: para os colegas, outros grupos funcionais e clientes

GERENTE DO PROJETO

Comunicação lateral: para amigos, grupos sociais e para as organizações formais e informais

Comunicação para baixo: para subordinados e para o pessoal do Project Office Fonte: Cleland e Kerzner, Engineering Team Management

1

3

“ O principal negócio do gerent e de proj et os deve ser COMUNI CAÇÃO.

...o gerent e de proj et os deve gast ar 90% , ou m ais, de seu t em po com unicando” Kerzner, Proj ect Managem ent

4

O Processo do Fluxo de Informação nas Organizações codificação am bient e

Eventos

t ransm issão

Processamento dos Dados

Linguagem

ext erno

percepção

Avaliação

t ransm issão

Decisões, Diretivas

feedback hum ano

Processamento Humano da I nformação

am bient e ex t erno

Fonte: Principles of Information Systems for Management, Ahituv & Neumann, pag 6

2

5

O Processo da Comunicação Região de experiência para o receptor

Região de experiência para a fonte FONTE

CODIFIC.

DECODIF

MSG

RECEPTOR

Tela de percepção

Tela da personalidade

FEEDBACK

Tela de percepção

Tela da personalidade Fonte: Cleland e Kerzner, Engineering Team Management

6

Exemplos de Falhas de Comunicação

Interpretação errada

Visão distorcida Mal entendido Barreiras sociais

Extrapolação Resistência à mudança

Não ouviu direito

Falta de feedback

Falhas na montagem dos fatos

Fonte: Information Systems for Modern Management, Murdick & Ross

3

7

O Processo Cognitivo: Um pré-requisito de qualquer percepção humana é prestar atenção - permite detectar e identificar um estímulo para poder transferir sua mensagem

Atenção

Identificação

Memória de CURTO Prazo

Estímulo

Reação

Memória de LONGO Prazo

Fonte: Principles of Information Systems for Management, Ahituv & Neumann, pag 16

8

O O O O O O O

“ eu” que “ eu” que “ eu” que “ eu” que “ eu” que “ eu” que “ eu” que fazer.

eu penso que eu sou eu desej o ser eu realm ent e sou eu t ent o proj et ar os out ros percebem j á fui os out ros t ent am m e Autor desconhecido

4

9

“DADOS podem ser considerados sinais, norm alm ent e observações gravadas, que não necessariam ent e afet am o com port am ent o DWXDO.” “Sinais que est im ulam ou afet am o com port am ent o, LPHGLDWDPHQWHRXDSyVDOJXP WHPSR, const it uem I NFORMAÇÃO.” Fonte: R.G Murdick e J.E Ross, Information Systems for Modern Management

10

Transição do Dado em Sabedoria

Conhecimento

Análise Informação Dado Jonathan Wu (http://www.dmreview.com/master.cfm?NavID=152&AuthorID=915)

5

11

A INFORMAÇÃO E A DECISÃO A vida consist e de um a série cont inuada de decisões. A im port ância da decisão varia com a época, a sit uação e a pessoa ( ou pessoas) que a t om a. A decisão é sem pre baseada no nosso m elhor conhecim ent o por época da t om ada da decisão. O conhecim ent o m uda a m edida que nos inform am os. Port ant o, inform ação deve ser avaliada de acordo com a decisão a t om ar:



Port folio de ações Caso Waldom iro

12

“Para proj et ar um sist em a eficaz de inform ação, precisam os saber a QDWXUH]D do SDSHOGDFRPXQLFDomR, a HVWUXWXUD e FDUDFWHUtVWLFDV do sist em a quando vist o com o um sist em a de com unicação, a QDWXUH]D da LQIRUPDomR e GDGRV e as RSHUDo}HV realizadas na inform ação e dados.”

Fonte: R.G Murdick e J.E Ross, Information Systems for Modern Management

6

13

GERENCIAMENTO DA COMUNICAÇÃO

5-W-1-H

DISTRIBUIÇÃO

Who, What, When, Where, Why and How

HABILIDADES RECUPERAÇÃO DISTRIBUIÇÃO

PLANEJAMENTO

ACOMPANHAMENTO

ENCERRAMENTO

COLETA INFO. DESCRIÇÃO TRATAMENTO

DESEMPENHO VARIAÇÃO TENDÊNCIAS VALOR

DESEMPENHO DOCUMENTAÇÃO

PMBOK-2000

14

Planejamento das Comunicações Ferramentas & Técnicas Análise dos Stakeholders

Entradas

Saídas

1. Requisitos de Comunicações 2. Tecnologia de Comunicações 3. Restrições 4. Premissas

Plano de Gerenciamento da Comunicação

PMBOK 2000

7

15

Requisitos para o planejamento da comunicação de um projeto:

Relacionamento/ responsabilidade Informações externas

Estrutura organizacional

Logística das pessoas

16

Aspectos da tecnologia para a comunicação do projeto

Urgência

Disponibilidade

A experiência

Longevidade do projeto

8

17

Restrições para o Planejamento da comunicação:

Condições contratuais: -cronograma físico/ financeiro -Exceção no EVA acima de determinado ponto

Marcos/ pontos de controle: -entrega de produtos -encerramento de uma fase

18

INTERNOS

Premissas para o planejamento da comunicação do projeto:

Domínio da tecnologia

Controle de gastos

Riscos do m ercado

Ações governamentais

9

7,0,1*: Agregam os valor na cadeia de processos da organização quando comunicação em tempo hábil as dem andas e as exceções do proj et o...

19

Atividades Fundamentais    

         

  

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#$ #$%&%&''

  ) )(* (*

+ + --,, 

A Cadeia de Valor

Aquisição Gestão Aquisição Gestão de de Recursos Recursos Humanos Humanos Infra-estrutura Infra-estrutura Desenvolvimento Desenvolvimento tecnológico tecnológico

Atividades de Suporte Michael Porter

20

Análise dos Stakeholders {

Gerent e do proj et o

{

Client es

{

Organização execut ora

{

Pat rocinador ( Sponsor) PMBOK 2000

10

21

O que serve para um cliente pode não servir para o próximo

22

Plano de Gerenciamento das Comunicações Est rut ura de colet a e arquivam ent o dos vários t ipos de inform ação Est rut ura de dist ribuição de relat órios de st at us, dados, cronogram a, docum ent ação t écnica, et c, com pat ível com as responsabilidades e relacionam ent os para o proj et o Descrição, form at o, cont eúdo e nível de det alham ent o Mét odos de acesso às inform ações produzidas Mét odo para at ualização e refino do plano de com unicação Form alidade e I nform alidade do plano

PMBOK 2000

11

23

Distribuição das Informações Ferramentas & Técnicas

Entradas

1. Habilidades de Comunicações 2. Sistemas de Recuperação de Informação 3. Sistemas de distribuição de informação

Saídas 1. Registros do Projeto 2. Relatórios do Projeto 3. Apresentações do projeto

1. Resultados do Trabalho 2. Plano de gerenciamento das Comunicações 2. Plano do projeto PMBOK 2000

24

Resultados do Trabalho { { { { {

Produt os, subprodut os, deliverables O que j á foi com plet ado e o que est á pendent e Padrões de qualidade at ingidos Gast os efet uados e cust os com prom et idos Desem penho dos produt os e subprodut os

12

25

Gerenciamento da Comunicação Gerenciamento de Riscos em Projetos {

Ferram ent a de Monit oram ent o e Cont role para cada Obj et ivo

Custo (EVM)

Tempo (EVM)

Técnico/ Desempenho/ Qualidade/ Escopo (Medida de Desempenho Técnico)

26

Projetos com Problema

(EVM - Gerenciamento do Valor Agregado) 'DWD+RMH

5 /0.

Planejado

5 .3.

Valor Adicionado Realizado

4.

&XVWR([FHGHQWH

5

23.

$WUDVDGR

1 . /0. . 6

7

8

9

: 6

6 7

6 6

8 6

9 :

6

0HVHV

13

27

Desempenho Técnico Começa bem, Termina atrasado Métrica de Desempenho



'DWD+RMH

 

7pFQLFDxDWLQJLGD Plano Técnico



Desempenho Técnico até a Data



19

17

15

13

11

9

7

5

3



1



Meses

28

8VR5HFXUVRV

Demanda por Recursos Escassos B>;; < ? = <>=; <<>= <>;; @? = @-=; @A<>= @-;; ? = =; <>= ;

3URMHWLVWDVVHQLRUV

CD@-EF<BGB>;HED@ABI<>;I< ? `aUTb c&]'d

ED@ABJ<>;F< ? c&]'e

BK@-;L@ ? f[gTR

<>MD@ONP@-=F<< h&Z i

Q$RTS UTVW'RYX[Z \^]S>V_R

14

Ferramentas e Técnicas para a Distribuição das Informações {

Habilidades de com unicação no int ercâm bio de inform ações j j j j j j j

Escrit a e oral, ouvida e falada I nt erna ao proj et o Ext erna, para o client e, m ídia, público, et c. Form al, at ravés de relat órios, sínt eses, et c. I nform al, at ravés de anot ações, em ails, conversas inform ais, et c. Vert ical, dent ro da organização Horizont al ( ent re os pares)

Ferramentas e Técnicas para a Distribuição das Informações (cont.)

k

k

29

30

Sist em as de recuperação de inform ação j Sist em a de arquivam ent o m anual j Bancos de dados j Soft ware de gerenciam ent o de proj et os j Sist em a de acesso à docum ent ação t écnica ( CAD/ CAM) Sist em as de dist ribuição de inform ação j Reuniões j Dist ribuição de cópias de docum ent os j Acesso com part ilhado a banco de dados do proj et o j Fax, em ail j Canal de voz, Vídeo conferência j I nt ranet , I nt ernet

15

31

Distribuição das Informações {

Regist ros do proj et o j j

Correspondências, anot ações e docum ent os que descrevem o proj et o Regist ros pessoais dos m em bros da equipe: agenda

{ {

Relat órios do proj et o j

Sit uação do proj et o e/ ou out ras quest ões

Apresent ações do proj et o j

j

I nform ação form al ou inform al sobre o proj et o Direcionada à plat éia de st akeholders ( nível adequado de inform ação)

32

Relato de Desempenho Ferramentas & Técnicas

Entradas

1. Revisões de Desempenho 2. Análise da Variação 3. Análise de Tendência 4. Análise do EVA 5. Ferramentas e Técnicas de distribuição da informação

Saídas

1. Relatórios de desempenho 2. Requisições de mudanças

1. Plano do projeto 2. Resultados do do trabalho 3. Outros registros PMBOK 2000

16

33

Acompanhamento do plano de Custo e Desempenho Projetado

Projeto 1 Projeto 2 Projeto 3

Completado Tempo l

Projetado Real

Custo (R$)

([FHGHXR 3URMHWDGR

Hoje

Tempo l

34

Desempenho na Realização

Análise do EVA (Earned Value) p n p0m on o m n m m tvu_wx*yaz{0|^}

o

p

q ~[€T|^}ƒ‚„zx*…

r n

s

†x*… }‡u‡ˆ*}Š‰‹u_x*Œx*… 0}

17

35

Previsão: Gerenciamento do Valor Agregado 7pUPLQR3ODQHMDGR +RMH

160

Plano

140

Valor Agregado

120

Corrente

100

V.A. Projetado

R$

80

Atual Projetado

60

7pUPLQR 3URMHWDGR

40 20 22

19

16

13

10

7

4

1

0

Meses

36



'DWD+RMH

 

7pFQLFDxDWLQJLGD Plano Técnico



Desempenho Técnico até a Data



19

17

15

13

11

9

7

5



3

 1

Métrica de Desempenho

Desempenho na Realização Aspecto Técnico

Meses

18

37

Previsão

Medida do Desempenho Técnico 6WDWXVQR (QFHUUDPHQWR 3ODQHMDGR

0pWULFDGH'HVHPSHQKR

“ 0Ž “ Ž3Ž

Plano Técnico

’Ž

+RMH

‘3Ž

Desempenho Técnico até a Data

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Desempenho Técnico Faltante

0Ž Ž ”

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(QFHUUDPHQWR 3URMHWDGR

38

Previsão e otimização podem ser complexas

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19

39

Comunicação com vistas ao monitoramento do Cliente e do Mercado

k k k k

Conhecim ent o dos Client es e do Mercado Gest ão do relacionam ent o com os Client es Det erm inação da sat isfação os Client es Result ados relat ivos à sat isfação dos Client es

6$7,6)$d­2'2'(6(-2'2'(6(-2

40

Processo de Avaliação/ Monitoramento da Satisfação de Clientes

Identificar Clientes

Ouvir necessidades e expectativas dos clientes Promover melhorias p/ aumentar a satisfação (Proativo)

Análise de Oportunidades

S Cliente Satisfeito?

Promover melhorias para diminuir a insatisfação

Estabelecer prioridades e Planos de Ação para melhoria Produzir e entregar produtos e serviços Medir a satisfação dos clientes

N

20

41

Controle Integral de Mudanças Revisão/ Coordenação através das Áreas de Conheci/

Fontes de Mudança

Recursos Qualidade Tecnologia

Escopo Tempo Custo Qualidade Recursos Humanos Comunicações Risco

Outras

Atualizar Baselines

Custo

Desvio identificado na Baseline

Cronograma

Fazer acordos com os stakeholders

Integração

Escopo

Aquisições

42

Estabelecendo as Prioridades das Mudanças $YDOLDomRGDV0XGDQoDV

0XGDQoDV &DUDFWHUtVWLFDV

1tYHOGH'LILFXOGDGH

"

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21

43

Gerenciamento da Comunicação é„ é„´'´'» » Ó Ó Á Á ´'´'À À ²²Ñ Ñ ¼¼´ ´

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44

Encerramento Administrativo Ferramentas & Técnicas Relato de Desempenho

Entradas

Saídas

1. Documentação da medição de Desempenho 2. Documentação do(s) Produto(s) 3. Outros registros

1. Acervo do projeto 2. Aceitação formal 3. Lições aprendidas PMBOK 2000

22

Saídas do Encerramento Administrativo ì

45

Acervo do proj et o í

Bancos de dados hist ór icos Arquivo financeiro de cont rat ação Arquivos legais de cont rat ação

í í ì

Aceit ação form al í í

Docum ent o form al do client e confirm ando que o proj et o at endeu aos requisit os Avaliação de pessoal Relat ór ios de orçam ent o Lições aprendidas

í í ì

Lições aprendidas í

í

í

Causas de variâncias Razões para as ações cor ret iv as t om adas Out ros t ipos de aprendizados prát icos

46

... t eam work, now!

23

47

Dúvidas?

24