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Presentación

El informe refiere a una declaración, escrita u oral, que describe las cualidades, las características y el contexto de algún hecho. Se trata, pues, de una elaboración ordenada basada en la observación y el análisis. La finalidad de elaborar un informe es sumamente variable, aunque siempre presupone la eventual necesidad de poner en conocimiento de otros algo sucedido. En el informe escrito debe primar el lenguaje formal e informativo, con una fuerte carga de objetividad derivada de la idea de que lo que se brinda allí se corresponde con la realidad, y podría ser utilizado para conocer a fondo hechos ya sucedidos, y anticipar lo que aún no ocurrió.

¿Por qué es tan importante un buen informe? 

Porque así el cliente verá todo el esfuerzo que hacemos y entenderá en qué gasta su dinero, lo que mantendrá su confianza en nosotros.

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También para que el cliente vea en qué cosas nos ayuda y en qué otras nos obstaculiza, lo que podría llevar a hacer cambios que mejorasen los procesos y evitasen problemas.

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Porque al hacer el informe vemos en qué punto está cada acción: qué falta, qué más podría haberse hecho, qué feedback se ha tenido. El informe es la reflexión y el análisis del trabajo hecho.

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Además, con él repasamos nuestra diligencia profesional: nuestras capacidades y nuestros fallos, para subsanarlos.

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No olvidemos que es un elemento que servirá de consulta en el futuro, haciendo comparativas o midiendo resultados.

¿Qué es imprescindible en un buen informe? 

Para empezar, debe ser periódico. Hay que establecer unos tiempos fijos que permitan hacer comparativas y mediciones. Además, al ser periódico nos genera un compromiso, una obligación.

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Debe indicar bien la fecha en la que se hace el informe y el periodo de tiempo que abarca, de manera que puedan hacerse métricas y comparativas.

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Ha de tener historia, presente y futuro. Es decir, partir de unos antecedentes, informar sobre lo que ocurre y advertir sobre las expectativas.

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Tiene que incluir un análisis crítico, una reflexión sobre lo que es mejorable y unas conclusiones.

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Además, deben ser cuantitativos pero también cualitativos. Es decir, es necesario atribuir valores a las diferentes variables que estamos analizando (actividades, cobertura, datos económicos, etc.) y trabajar con ellas. De este modo podremos observar la evolución de nuestro cliente desde que trabaja con nosotros.

ELABORACIÓN DEL INFORME. Un informe técnico es una forma especializada de exposición, que tiene por finalidad la comunicación de información práctica y útil a una determinada persona o grupo de persona que lo han solicitado o a quienes se dirige con fines bien específicos. Un buen informe debe constituir la carta de presentación de un profesional, es por ello que se debe tener especial esmero en la elaboración y redacción del mismo. Un aspecto básico que hay que tener en cuenta a la hora de redactar un informe es plantearse: Ø ¿Sobre qué se va a escribir? Ø ¿Quién lo va a leer? Ø ¿Qué uso se le dará? Estructura del informe. Sección preliminar: – portada: incluye el título de la investigación, el nombre del autor, la institución que patrocina el estudio y la fecha.. – índice: incluye títulos y subtítulos, con el nº de página respectivo. ( Debe ser una ayuda para encontrar los contenidos tocados) – resumen: constituye el contenido esencial del informe, es una breve reseña de cada una de las etapas de la investigación. Cuerpo del informe: 

introducción: incluye el planteamiento o formulación del problema (objetivos, preguntas, justificación), el contexto general de la investigación (donde y cómo se realizó), los conceptos centrales usados en la investigación, sus limitaciones y la estructura (capítulos) en que se presenta el informe.



marco teórico: marco de referencia o revisión de la literatura, lleva las citas bibliográficas y los resúmenes de la teoría existente.



metodología: es la parte del informe que detalla cómo se hizo la investigación, es decir aquí se sitúa el diseño de la investigación; incluye hipótesis, variables, tipo de estudio, diseño utilizado, muestra, instrumentos de recolección, procedimientos.



resultados: se presentan los datos extraídos y su análisis, generalmente es un resumen de los mismos y su respectivo tratamiento estadístico. Incluye las tablas.



conclusiones: aquí se incluyen un resumen de todo lo realizado, los hallazgos más importantes del proyecto, las recomendaciones para proyectos futuros, el cumplimiento de los objetivos iníciales y una evaluación ( aciertos, fallas, facilitadores y obstaculizadores del proyecto)



Recomendaciones: El informe final suele contener recomendaciones de variado alcance, donde se establecen por ejemplo:

– Niveles de riesgo a asumir o aceptar – Plazos ¨fuera de servicios¨, en el caso de requerir acciones correctivas, tratamientos o refuerzos. – Orientación de sistemas o soluciones posibles, ventajas o inconvenientes de cada uno. – Instancias de comunicación a terceros involucrados, gobierno, organismo , etc. Sección de referencias: 

bibliografía: son las referencias utilizadas en el estudio, ordenadas alfabéticamente. 

Apuntes de clase: profesor, asignatura, semestre, año e institución.



Internet: título, dirección, fecha en que fue leído.



Libro: incluye autor, título, edición, lugar de la edición, fecha de la edición y pag.



anexos o apéndices: corresponde toda la información que ayuda a profundizar y que sirvió de apoyo en el tema.

Ej.: El instrumento de recolección de datos utilizado, fotografías, gráficos, organigrama etc. Se colocan al final para no distraer la lectura del texto principal o porque rompen el formato del informe. I. LA PREPARACIÓN DEL INFORME “Un informe técnico es una forma especializada de exposición, que tiene por finalidad la comunicación de información práctica y útil a una determinada persona o grupo de personas que lo han solicitado, o a quienes se dirige con fines bien específicos”. Un buen informe debe constituir la carta de presentación de todo profesional, es por ello que se debe tener especial esmero en la elaboración y redacción del mismo. Un aspecto básico que hay que tener en cuenta a la hora de redactar un informe es plantearse: 

¿Sobre qué se va a escribir?



¿Quién lo va a leer?



¿Qué uso se le dará?

En función de estos interrogantes, surgirá el modelo más adecuado de presentación. Todo informe debe contener para su correcta interpretación: 

Estructura, clara y de correcto diseño.



Lógica, en la forma de organizar el informe.



Estilo, desarrollando un modo de escribir distintivo.

Al momento de iniciar la redacción de cualquier informe técnico, se deben tener en cuenta ciertas pautas para lograr una acertada estructuración y presentación del mismo. 1. ESTRUCTURA DEL INFORME

Todos los informes necesitan poseer una estructura clara, para producir una elaboración rápida de los mismos, pero fundamentalmente para facilitar su seguimiento, análisis y comprensión. Por esto, al analizar la estructura más conveniente para la elaboración y presentación de un informe, se deben contemplar los siguientes puntos: 1.1. Antecedentes Pueden ser tomados como la introducción del informe, por lo tanto deben: 

Dar el marco conceptual, vinculando el tema principal del informe.



Aclarar el tópico y el tema.



Introducir al lector en el tópico y crear un hilo conceptual.



Fijar objetivos y propósito del informe.



Establecer una cronología de los hechos.



Ubicar temporalmente al lector, indicando fechas destacadas.

1.2. Información disponible Se deben indicar dentro del contexto del informe los datos e información relevantes, tales como: 

Informes preliminares.



Ensayos realizados que avalen la información presentada.



Datos generales resumidos.



Anexos o información no necesariamente incluida en el cuerpo del informe.



Planos, documentación gráfica, fotografías, etc.



Otros datos de interés particular.

1.3. Verificaciones y revisiones Se incluyen aquí consideraciones generales del estado inicial del tópico a informar, con el propósito de evitar tomar decisiones inadecuadas o conclusiones prematuras. 1.4. Estudio del origen y causas del problema Revisión de las causas que pudieron ocasionar el problema o asunto a analizar, y que permiten establecer elementos de juicio para llegar a las conclusiones finales. Puede ser de utilidad la aplicación de un análisis causa-efecto. 1.5. Evaluación de alternativas Constituye la propuesta y análisis de diferentes alternativas para poder realizar: 

Evaluación de variaciones de la situación actual frente a un posible estado crítico.



Evaluación de la durabilidad de la solución propuesta.

1.6. Conclusiones

Son la esencia del informe y deben ser claras y precisas. Deben redactarse pensando fundamentalmente en el destinatario del informe. 

Debe quedar establecido claramente:



El origen y causa del informe o problema.



Su trascendencia.



La evolución previsible.



La influencia en la seguridad, funcionalidad y durabilidad.



La necesidad o no de acciones correctivas, tratamientos, soluciones o refuerzos.

1.7. Recomendaciones El informe final suele contener recomendaciones de variado alcance, donde se establecen por ejemplo: 

Niveles de riesgo a asumir o aceptar.



Plazos “fuera de servicio”, en el caso de requerir acciones correctivas, tratamientos o refuerzos.



Orientaciones de sistemas o soluciones posibles, ventajas e inconvenientes de cada uno.



Instancias de comunicación a terceros involucrados, Gobierno, organismos, etc.

1.8. Anexos Se caracterizan por brindar información accesoria cuya inclusión no es relevante en el cuerpo central del informe. Sintetiza el cuerpo central del informe e induce a que éste sea manejable y breve. Permite también resaltar ciertas áreas o información específica complementaria. 2. PRINCIPIOS DE REDACCIÓN 1. Siempre tenga en mente a un lector específico, real o imaginario, cuando escriba un reporte; y siempre asuma que dicho lector es inteligente pero que no está informado de la situación en particular que se está reportando. 2. Aunque parezca trabajo extra, un boceto ayudará siempre a ahorrar trabajo, al ayudarlo a organizar sus pensamientos. El resultado será un informe que no sólo presentará en forma efectiva el material, sino que también tomará menos tiempo para escribirse. 3. Antes de empezar a escribir, decídase por el propósito exacto de su informe y asegúrese de que cada palabra, cada oración y cada párrafo contribuyan al propósito del mismo y de que lo hagan en el momento preciso. El informe debería reflejar un sólido entendimiento del material presentado, y debería ser objetivo. Nunca exprese sus opiniones personales, ni haga sugerencias ni plantee quejas; ponga estas cuestiones subjetivas en una carta anexa que aparezca al principio del informe.

4. Use lenguaje simple, preciso y familiar. El uso incorrecto del vocabulario y de los términos técnicos únicamente hace que el lector sienta que el autor no tiene un buen conocimiento del material. Mantenga sus oraciones cortas aun cuando esté tratando con material complejo. La forma puntual (frases breves y concisas) es extremadamente efectiva, pero debe usarse con mucho cuidado. 5. Al iniciar y al finalizar cada sección de su informe, revise lo que ha escrito de acuerdo al siguiente principio: “Primero dígale al lector qué es lo que le va a decir, luego dígaselo, y por último dígale qué fué lo que le dijo”. Un reporte no es una novela de misterio; no mantenga al lector en suspenso dejando los resultados esenciales para el final. Utilice frases como “posteriormente se mostrará que…” y “este error será el factor clave en la pérdida de la secuencia de los datos”, ya que éstas son muy útiles para conectar varias partes del informe. 6. Use la tercera persona en voz pasiva. Los pronombres personales “yo”, “a mí”, “tú”, “usted”, “a nosotros”, no deberían aparecer. La voz pasiva es utilizada debido a que los informes generalmente hablan de cosas que se han hecho en el pasado; por ejemplo: “el voltímetro fue calibrado”, en vez de “nosotros calibramos el voltímetro”. La decisión de usar presente o pasado frecuentemente es cuestión personal. A pesar de ello, las reglas para trabajar son: (a) Si el evento se relaciona específicamente a un estudio ya terminado, se usa el pasado. Por ejemplo: “la lectura del medidor fluctuó”. (b) Si se coloca algo que debe ser tan cierto hoy como cuando se hizo el experimento, entonces se utiliza el presente. Por ejemplo: “los corrientes de agua se riegan rápidamente conforme se mezclan con sus alrededores”. 1. Nunca obligue al lector a buscar información a lo largo de todo el reporte. 2. Si se tienen problemas con una oración, esto se debe probablemente a que se quieren unir dos ideas que no están relacionadas entre sí. Deténgase a pensar un momento en lo que está tratando de decir. Encontrará que dos o más oraciones, más cortas, representarán la información con mayor claridad y harán que este pasaje sea más fácil de leer.