Chapter 5.docx

Tugas RMK

SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN 1: PROSEDUR PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Kelompok :

Taufik Hidayat (A31116035)

DEPARTEMEN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS HASANUDDIN 2018 A. SISTEM KONSEPTUAL Berikut ini adalah langkah-langkah pembelian dan aktivitas pengeluaran kas :

a. Prosedur Pemrosesan Pembelian  Memonitor Pencatatan Persediaan. Ketika persediaan menurun hingga ketitik dimana diputuskan untuk memesan kembali, maka permintaan pembelian disiapkan dan dikirim ke departemen pembelian untuk memproses pembelian.  Menyiapkan Pesanan Pembelian dan salinannya dikirim ke vendor (pemasok), staf hutang dagang, penerimaan barang, dan ke staf pengendali persediaan.  Departemen pembelian menyiapkan permintaan pembelian untuk setiap pemasok dan salinannya dikirim ke departemen pengendali persediaan, utang dagang, dan penerimaan.  Menerima Barang. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya kemudian dikirim ke gudang. Laporan penerimaan disiapkan dan salinannya dikirim ke gudang, departemen pembelian, pengendali persediaan, dan staf hutang dagang.  Memperbaharui catatan persediaan. Perusahaan yang menggunakan sistem biaya standar akan mencatat persediaannya dengan nilai standar yang telah ditetapkan berapapun harga sesungguhnya yang dibayar kepemasok, disini, informasi yang dibutuhkan hanyalah menganai jumlah barang yang diterima.  Bagian Hutang Usaha (set up A/P). Staf A/P menerima dokumen-dokumen (PR, PO, receiving report, and the supplier’s invoice), kemudian merekonsiliasi dokumen tersebut dan memposts jurnal pembelian, dan menambahkan kewajiban di buku pembantu A/P. Secara periodik, staf A/P akan meringkas ayat jurnal pembelian kemudian menyiapkan voucher jurnal yang akan dikirim ke departemen G/L. Pembelian/Persediaan-pengendali xxx Utang Usaha-Pengendali xxx  Mencatat ke buku Besar. Staf buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan dan ringkasan buku besar persediaan. b. Sistem Pengeluaran Kas  Mengidentifikasi Kewajiban jatuh tempoh. Setiap hari, staf A/P meninjau file A/P terbuka atau file voucher utang usaha untuk setiap item yang akan jatuh tempoh da mengirim voucher dan dokumen pendukung ke departemen pengeluaran kas.  Menyiapkan pengeluaran kas. Untuk tiap pengeluaran, staf menyiapkan cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek (check register), yang juga disebut sebagai Jurnal pengeluaran Kas (Cash Distribusments journal). Bagian Cek yang dapat dipertukarkan kemudian dikirim ke pemasok. Staf tersebut kemudian menandai berbagai dokumen dalam paket voucher dengan tulisan sudah dibayar dan mengembalikannya ke staf Utang Usaha (A/P). Setelah itu, staf kemudian meringkas berbagai ayat (entri) yang dimasukkan dalam daftar cek serta mengirim voucher journal ke departemen buku besar. Utang Usaha xxx Kas xxx  Memperbaharui catatan A/P. Setelah menerima paket voucher, staf A/P menutup voucher terbuka dengan mencatat nomor cek dalam daftar cek serta menyimpan paket voucher ke dalam file voucher tertutup (closed voucher file). Selain itu, rangkuman/ikhtisar akun disiapkan dan dikirim ke staf bagian buku besar.  Mempost ke buku besar. Staf G/L menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari staf A/P. Staf G/L menggunakan voucher jurnal untuk mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha. c. Pengendali Siklus Pengeluaran.

Aktivitas Pengendali Otorisasi Transaksi Pemisahan Pekerjaan

Supervisi Catatan akuntansi

Sistem Pemrosesan Pembelian Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaan. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar. Bagian penerimaan Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembelian, file pesanan pembelian, file laporan penerimaan

Akses

Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya kecatatan akuntansi diatas.

Verifikasi independen

Bagian utang usaha merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut.

Sistem Pengeluaran Kas Bagian Utang Usaha Mengotorisasi Pembayaran Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas, dan buku besar.

File voucher utang, buku pembantu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas dibuku besar. Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catata akuntansi diatas. Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler.

B. Sistem Fisik 1. Sistem Manual Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendukung perlakuan konseptual dari sistem yang dipaparkan pada bagia sebelumnya. Ini seharusnya membantu untuk mengetahui hubungan antara unit organisasi, pemisahan tugas, dan arus informasi yang perlu dalam operasinal dan pengendalian internal yang efektif. Kontrol Persediaan Untuk memberikan otorisasi yang tepat, kontrol departemen pengendalian persediaan dipisahkan dari pembelian departemen, yang melaksanakan transaksi. Departemen pembelian Bagian pembelian menerima permintaan pembelian, mengurutkannya dari vendor, dan siapkan pesanan pembelian untuk masing-masing vendor. Dua salinan dari pesanan pembelian tersebut dikirim ke vendor Satu salinan pesanan pembelian dikirim ke inventory control. Menerima Barang yang berasal dari vendor didamaikan dengan salinan buta PO. Atas Selesaikan penghitungan fisik dan pemeriksaan, petugas penerima menyiapkan multipart menerima laporan yang menyatakan kuantitas dan kondisi persediaan.

Departemen AP Ketika faktur tiba, petugas AP mendamaikan informasi keuangan dengan dokumen-dokumen tersebut dalam file yang tertunda, catat transaksi di jurnal pembelian, dan kirimkan ke akun pemasok di buku besar pembantu AP (daftar voucher). Setelah merekam kewajiban, petugas AP mentransfer dokumen sumber (PO, menerima laporan, dan faktur) ke file voucher berbayar berbayar (AP).

Departemen Buku Besar Departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen AP dan sebuah ringkasan akun dari kontrol inventori. Petugas buku besar mendamaikan ini dan posting ke akun kontrol inventaris dan AP. Dengan langkah ini, fase pembelian siklus pengeluaran selesai 2. Sistem Pengeluaran Kas Departemen AP Setiap hari, petugas AP mengulas file voucher berbayar (AP) yang terbuka untuk item yang jatuh tempo dan mengirim voucher dan dokumen pendukung ke departemen pencairan uang tunai. Departemen Pencairan Kas Petugas pencairan tunai menerima paket voucher dan meninjau kembali dokumen-dokumen untuknya kelengkapan dan akurasi klerikal. Untuk setiap pencairan, panitera menyiapkan sebuah threepart cek dan catatlah nomor cek, jumlah dollar, nomor voucher, dan lainnya data yang bersangkutan di check register. Departemen AP Setelah menerima paket voucher, petugas AP menghapus tanggung jawab dengan mencatat cek nomor di daftar voucher dan kirimkan paket voucher ke dalam voucher tertutup mengajukan. Akhirnya, petugas mengirim sebuah ringkasan AP ke departemen buku besar. Departemen Buku Besar Berdasarkan voucher jurnal dari pengeluaran kas dan ringkasan akun dari AP, kiriman buku besar general ledger ke akun kontrol buku besar dan file dokumen. Ini menyimpulkan prosedur pencairan uang tunai. C. Pembelian Berbasis Komputer dan Aplikasi Pengeluaran Kas 1. Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan Batch. a. Departemen Pemrosesan Data: Tahap I Ketika persediaan kurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem akan menentukan apakah barang yang dalam file buku besar pembantu persediaan telah menurun sampai titik pemesanan ulangnya. Jika demikian, maka akan dibuatkan catatan dalam file permintaan terbuka. b. Departemen Pembelian Setelah menerima permintaan pembelian, Departemen pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas beberapa bagian. Sailinan tersebut dikirm ke pemasok, utang usaha, penerimaan, pemrosesan data, dan file utuk departemen pembelian sendiri. c. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 2 Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer catatan yang terkait dalam file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup. d. Departemen Penerimaan Ketika barang tiba dari pemasok, staf penerimaan membuat laporan penerimaan. Salinannya akan dikirim penyimpanan (bersama dengan barang), pembelian, Utang Usaha, dan pemrosesan data. e. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 3 Departemen pemrosesan data membuat file laporan penerimaan berddasarkan data dari dokumen laporan penerimaan. f. Utang Usaha Ketika staf penerimaan menerima faktur dari pemasok, dia akan mencocokkan nya dengan file pendukung yang sebelumnya dimasukkan kedalam file tunda utang usaha. Staf kemudian menyiapkan voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka dan mengirim salinan voucher ke pemrosesan data.

g. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 4 File voucher dibuat dari dokumen voucher. Program batch memvalidasi berbagai catatan voucher denag file pemasok valid, menambahkannya ke daftar voucher (File pembantu A/P terbuka). Pada akhirnya, total batch disiapkan untuk dicatat keakun pengendali utang usaha dalam buku besar. 2. Prosedur Penerimaan Kas a. Departemen Pemrosesan Data Tiap hari, sistem akan memindai file tanggal jatuh tempoh dalam daftar voucher untuk mencari yang telah jatuh tempoh. Cek akan dicetak untuk setiap item yang telah jatuh tempoh, dan tiap cek akan dicatat dalam daftar cek (jurnal pengeluaran kas). Nomor cek dicatat dalam daftar cek untuk menutup voucher dan mentransfernya ke file utang usaha tertutup. Cek-cek tersebut bersama dengan daftar transaksi akan dikirim ke pengeluaran kas. Terakhir total batch dari akun utang usaha dan pengeluaran kas akan dibuat untuk memperbarui buku besar. b. Departemen Pendistribusian Kas Staf pendistribusian kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan kepihak manajemen untuk ditandatangani. Staf kemudian mengirim cek tersebut ke pemasok. Satu salinan dari setiap cek dikirm ke A/P, dan salinan lainnya disimpan dalam bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar transaksi. c. Departemen Utang Usaha Setelah menerima bebagai salinan cek, staf administrasi Utang usaha mencocokkannya dengan voucher terbuka dan mentransfer berbagai cek ini ke file voucher tertutup. 3. Merekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas a. Pemrosesan Data Berbagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis:  File persediaan akan diteliti untuk mencari barang yang sudah sampai dititip pemesanan kembali.  Tiap barang akan diisi kembali dicatat kedalam file perminataan pembelian,  Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok  Informasi kontak pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid  Pesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan kedalam file pesanan pembelian terbuka.  Daftar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirim ke departemen pembelian untuk ditinjau. b. Departemen Penerimaan Ketika barang tiba, staf penerimaan membuka file pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang dilhat dari slip pengepakan. Layar dibagian penerimaan akan meminta staf untuk memasukkan jumlah yang diterima untuk tiap barang dalam pesanan pembelian. c. Pemrosesan Data Berbabagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis oleh sistem.  Jumlah barang yang diterima akan dicocokkan dengan catatan pesanan pembelian terbuka, dengan nilai “Y” akan dimasukkan dalam field yang terkait untuk menunjukkan penerimaan persediaan tersebut.  Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan.  Record buku pembantu persediaan diperbarui untuk mencerminkan penerimaan barang persediaan tersebut.  Akun pengendali persediaan buku besar akan diperbaharui  Record dari file pesanan pembelianterbuka akan dipindahkan dan ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempoh pembayaran akan dibuat. 4. Impliksi Pengendali a. Sistem Otomatis

 Perbaikan Pengendalian Persediaan Keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch) jika dibandingkan dengan sistem manual adalah perbaikan kemampuan untuk mengelola kebutuhan persediaan. Kebutuhan persediaan dideteksi ketika muncul, dan dirposes secara otomatis. Sebagai hasilny, risiko mengakumulasi kelebihan persediaan atau kehabisan persediaan akan berkurang.  Pengelolaan Kas yang lebih baik Sistem yang oromatis mendukung pengelolaan kas yang efektif dengan memindai file voucher per hari untuk melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Selain itu, dengan menulis cek secara otomatis akan mengurangi biaya tenaga kerja, menhemat waktu pemrosesan, dan meningkatkan akurasi.  Jeda Waktu Terdapat jeda waktu antara datangnya barang dibagian penerimaan dengan pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan. Tergantung dari jenis sistem pemesanan penjualan yang digunakan, jeda waktu ini memengaruhi penjualan secara negatif.  Kemacetan dalam Pembelian Dalam sistem otomatis ini, bagian pembelian akan secara langsung terlibat dalam semua keputusan pembelian. Hal ini, akan butuh pekerjaan tambahan yang memperpanjang waktu tenggang dalam proses pemesanan. Banyak sekali pembelian rutin yang dapat diotomatiskan.  Dokumen Kertas yang berlebihan Banyak biaya yang berhubungan dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli, dokumen harus disimpan, diarsipkan, ditandatangani, oleh bagian distribusi internal dan dikonversi oleh para personel pemrosesan data. b. Sistem yang Direkayasa Ulang Secara khusus, bagian penting dari sistem ini adalah (1) sistem ini menggunakan prosedur realtime dan file akses langsung untuk mempersingkat waktu tenggang dalam pencatatan, (2) sistem ini meniadakan berbagai prosedur manual rutin melalui otomatisasi, (3) sistem ini mewujudkan pengurangan dokumen kertas secara signifikan dengan menggunakan komunikasi elektronik antara berbagai departemen dan dengan menyimpan berbagai record dalam media akses langsung. Akan tetapi, berbagai perbaikan opersasional ini memiliki implikasi pengendalian berikut ini.  Pemisahan Tugas Sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara pemrosesan otorisasi dengan transaksi. Disini, berbagai komputer akan mengotorisasi dan memroses pesanan pembelian, serta mengotorisasi dan menerbitkan cek untuk para pemasok.  Pengendalian catatan Akuntansi dan Akses Sistem ini melihat catatan akuntansi secara ekslusif dalam disket magnetis. Untuk mempertahankan intergritas berbagai record ini, perusahaan harus mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disket tersebut. Perusahaan dapat menggunakan sejumlah teknik fisik dan peranti lunak untuk menyediakan pengendali akses yang memadai.