Ceramah Sistem Fail

PENGURUSAN FAIL DAN REKOD PENCERAMAH: Encik Rabani Jais Encik Ibrahim Abd. Rahman -Jabatan Pelajaran Negeri SelangorAnjuran: J/K Kerja Latihan dan Penghasilan PKG Ampang

ARAHAN PERKHIDMATAN 2 BAB 4- FAIL MEMFAIL DEFINISI: PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAILFAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN.

TARAF KESELAMATAN FAIL TERBUKA TERHAD SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR

3

TARAF KESELAMATAN FAIL TERBUKA TERHAD SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR

4

WARNA KULIT FAIL TERBUKA TERHAD SULIT RAHSIA

RAHSIA BESAR

5

- PUTIH - PUTIH DAN TERCATIT PERKATAAN TERHAD - HIJAU DAN TERCATIT PERKATAAN SULIT - MERAH JAMBU BERPALANG DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA - KUNING & BERPALANG MERAH DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA BESAR

JENIS KUMPULAN FAIL6 REKOD HOUSEKEEPING MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI AKTIVITI PENTADBIRAN. BIASANYA PERKARA DI BAWAH TAJUK BESAR: • PENTADBIRAN AM

• HARTA DAN BANGUNAN • ALAT KELENGKAPAN • KEWANGAN • PERSONEL

REKOD OPERATIONAL 7 REKOD-REKOD YANG DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH JABATAN / AGENSI KERAJAAN DALAM MELAKSANAKAN FUNGSIFUNGSI AKTIVITI ASASNYA.

KAEDAH PENDAFTARAN 8 MENGIKUT SIRI MENGIKUT TAHUN MENGIKUT PENGKELASAN

PERKARA MENGIKUT BAHAGIAN ATAU UNIT

PENGKELASAN FAIL

9

MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT: • • • • • • • • • •

KURIKULUM KO-KURIKULUM HAL EHWAL PELAJAR PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN KEWANGAN DAN AKAUN PENTADBIRAN AM SEKOLAH PERHUBUNGAN MASYARAKAT KEMUDAHAN FIZIKAL ASRAMA AUDIT

KOD FAIL 01/01/001 Tajuk Besar Perkara Aktiviti Contoh: • Tajuk Besar • Perkara • Aktiviti

- Kurikulum - Peperiksaan - PMR

• Kod Fail

- 01/01/001

10

KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK

11

 KEPADATAN -

SEBOLEH-BOLEHNYA MENGGUNAKAN RUANG YANG MINIMA

 ASESIBILITI-

MUDAH UNTUK DIRUJUK

 EKONOMI

MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN FAIL DENGAN KOS YANG MINIMA

-

 KEANJALAN -

BAGI MAKSUD PEMBESARAN YANG DI HADAPAN

12 LOKASI

- HENDAKLAH DILETAKKAN DI TEMPAT YANG MUDAH DAN SEGERA DIPEROLEHI TANPA BERLENGAH

 RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN

DALAM MENGESAN LAIN-LAIN DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH BERBAGAI TAJUK

RETENTION

- BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL YANG TIDAK LAGI AKTIF DIPINDAHKAN

KELASFIKASI

- UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN

ORGANISASI PUSAT PENDAFTARAN KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN  MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN  PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG

STANDARD.  TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN  MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN

BERTINDAN.

13

KERTAS MINIT 14 (BORANG AM 6) MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK ♦ KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH ♦ KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU

MENGKANDUNGKAN SURAT DALAM FAIL

15

CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT. NOMBOR KANDUNGAN ITU DILETAKKAN DALAM BULATAN CONTOH: 1

16 CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN ‘(DAKWAT MERAH) CONTOH:

TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP……. 1

PERKARA................................................................ DIKANDUNGKAN PADA………………………

17 BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR KELUAR CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT, NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT BIRU / HITAM CONTOH:

1

SURAT BERTARIKH ………………………… DIHANTAR KEPADA ………… PADA………

18 KERTAS MINIT SEBAGAI PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA PEGAWAI DALAM SESEBUAH JABATAN CONTOH 1

PTR. Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3 salinan TK. PT.10

CONTOH 2

19

PPT (P) Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan TK. PT.10

CONTOH 3

NP/TT (2) Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak dikenakan Tindakan tatatertib/jenayah TK Pen.1

SAMPUL KECIL (AM 435A) 20 FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN

SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL

DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE DALAM FAIL TERSEBUT.

MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN 21 FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL

WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI ) KANDUNGAN APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT FAIL ITU

HENDAKLAH DICATAT: “ DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “

PERINGKAT TINDAKAN FAIL 22 SEGERA SERTA MERTA

MATLAMAT SISTEM FAIL

23

MEMBERI FAIL YANG BETUL TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN  TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN KOS YANG TERENDAH MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA

DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN

PERGERAKAN FAIL

24

FAIL KELUAR MASUK MELALUI

KERANI PENDAFTARAN PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI

PERLU ADA SLIP TRANSAKSI PERLU ADA SISTEM SIMPAN

DALAM PERHATIAN

SLIP TRANSAKSI

25

Kepada: Unit Fail dan Rekod Fail No.JPS : Telah saya serahkan Kepada ............................ Nama Pagawai Unit / Bahagian Hari Ini Sekian. Tandatangan Nama Unit

: .....................................

: ........................................ : ........................................ : ........................................

BENGKEL PENGURUSAN FAIL

DIKENDALIKAN OLEH:

IBRAHIM BIN ABDUL RAHMAN Jabatan Pelajaran Selangor

PERALATAN -Fail Puteh -Kertas Minit -Tali Hijau -Makerpen -Pen Merah -Pen Biru -Surat Masuk -Surat Keluar

TUGASAN 1-Buka Fail,Beri Tajuk Dan No. Fail. 2-Minit Surat Kandungan Masuk Dan Keluar. 3-Tutup Fail