Catatan Rapat Ke-7

Catatan Rapat ke-7/ Rabu, 10 April 2019

Hak suara : Boleh mengajukan opsi Hak bicara : Boleh mengajukan pertanyaan 

Pandangan BEM : Fungsi timeline sebagai acuan dalam melakukan sesuatu agar terlaksananya proses menuju acara. Tidak boleh diganti-ganti. Dasar pemasangan logo dan kelanjutan inagurasi seharusnya dengan kesepakatan SC dan BEM karena inagurasi tidak diperbolehkan. Logo harus berisi tujuan atau makna dari acara dan diketahui oleh angkatan. Undangan tidak sah. Jam, logo, dan tempat tidak sesuai. Tanda tangan tidak ada stempel. TOR dan proposal tidak ada yang masuk ke BEM padahal H-65. Tujuan dari inagurasi harus direvisi dan jelas. Timeline disesuaikan dengan yang terbaru. PPT perlu revisi. Seharusnya OC yang aktif menghubungi, berkoordinasi, dan bertanya kepada SC karena lebih berpengalaman. Setiap rapat harus ada notulensi dan harus dibuktikan.Ketua harus lebih siap. SC untuk membimbing jalannya kepanitiaan dan mempermudah panitia. Rapat bersama SC harus sering dilakukan. Progres harus ditingkatkan. Panitia harus menyesuaika timeline bukan sebaliknya. Harus mencontoh perjuangan panitia angkatan 2017. TOR harus segera diselesaikan. Teknis untuk mengundang khalayak umum dipikirkan lagi. Rapat besar belum ada persiapan.



Pandangan SC : Logo kegiatan dalam undangan rapat besar bersama BEM tidak diperlukan karena logo belum disetujui bersama SC serta tidak dicantumkan stempel. Terkait LPJ ada yang memberikan bukan salah panitia. SK merupakan surat keputusan untuk menetapkan dilaksanakan kegiatan inagurasi. Cari refrensi nama dan tema dari angkatan 15, 16, dan 17 sebagai dasar untuk menentukan nama, tema, dan logo untuk mengetahui makna dari inagurasi sendiri. Terakhir hari Sabtu dan maksimal Seni, agar proposal minggu depan masuk.



Pandangan ketua sidang : Terkait pengumpulan uang iuran angkatan Terakhir dikumpulkan ke bendahara tanggal 15 April 2019. Pemasangan logo sesuai dengan kesepakatan panitia. Inagurasi adalah pengukuhan. Afsoon adalah singkatan dan didalamnya tercantum kata “inagurasi”. Tujuan merupakan kesepakatan panitia inagurasi. Urutan Tujuan (revisi) : 4-1-2-5-3 Progress : Tanggal pelaksanaan, konsep acara, lokasi, logo dan nama, penentuan GS

Hambatan : terhalang birokrasi yang baru dan tanggal turunnya SK belum pasti. Pemilihan ketua berdasarkan usulan dan voting. Alur rapat sebelum rapat besar yaitu rapat perdivisi, rapat CO, rapat internal , rapat bersama SC, rapat bersama CO dan SC. Dalam proposal dicantumkan tujuan bertujuan mengenalkan FTP kepada masyarakat umum meliputi anak SMA, mahasiswa, dll walaupun tidak ada di PPT OC karena PPT belum direvisi.

1 Divisi Acara 

Tanggapan panitia :



Dasar acara konsep eksternal bertujuan mengenalkan FTP kepada masyarakat umum. Pemilihan angkatan 16 karena mewakili setiap angkatan dan sudah dikonfirmasi dengan ketan 2016. Gamezone dimulai dari sore sampai acara selesai (terbuka sepanjang acara). Gamezone rangkaian dari bazar dan diletakkan didekat bazar agar tidak memecah konsentrasi panggung dan merupakan opsi bagi pengunjung jika tidak tertarik pada panggung. Untuk gamezone dianggarkan dari sponsor bisa berbentuk uang atau barang. Tujuan GS adalah untuk menambah memeriahkan acara. Terdapat 3 rundown untuk mengantisipasi keterlambatan waktu. GS sebagai puncak acara. Strategi ticketing yaitu dari mulut ke mulut. Untuk mahasiswa menggunakan KTM dan untuk umum menggunakan tiket.



Tanggapan SC, BEM, dan pendamping : Game harus ada hadiah dan jika mengandalkan sponsor dan sulit seharusnya pengajuan sponsor minimal 3 bulan. Akomodasi GS diserahkan kepada Divisi konsumsi. GS harga 5jt mahal coba diperhitungkan lagi, karena GS tidak terlalu terkenal. Disarankan cari GS yang harus bisa menarik penonton dan lebih murah. Untuk plan rundown harus lebih dari 1. Rapat harus dipersiapkan, jangan sampai ada file yang tertinggal. Harus disediakan opsi plan kalau hujan. Tentukan GS dalu baru gamezone. Acara harus dibuat menarik agar pengunjung tertarik pada GS. Teknis acara harus diperjelas. Teknis pengisi 1 dan dua harus jelas. Harus sering rapat dengan SC dan lebih diperinci dalam jobdesc. Tema harus menggambarkan seluruh tujuan inagurasi. Tema adalah cerminan latar belakang dan tujuan. Nama harus mencerminkan angkatan dan harus di diskusikan dengan SC. Dasar pemilihan

eksternal harus jelas. Dasar acara harus dimengerti dan belum sampai. Tujuan belum jelas dan progresnya masih 2%.