Caso Isoluciones Grupo Elefante.docx

COMPAÑÍA ISOLUCIONES S.A.S

CASO O SITUACION A RESOLVER: SOBRECARGA LABORAL La empresa ISOLUCIONES, ha tenido un alto crecimiento en gestión de proyectos de consultoría, durante el último año, y obligatoriamente para la ejecución de cada proyecto, debe contar con la participación de un ingeniero ambiental. La directora de proyectos asigna todas las funciones de cada proyecto, de acuerdo con la autorización de la gerencia, pero no tiene un proceso establecido para tal fin. Las actividades y responsabilidades de todos los proyectos son asignadas siempre a la misma persona, por la confianza depositada en él, debido a su experiencia. Se han venido presentando quejas por parte de los clientes, debido al incumplimiento en el cronograma de actividades pactado al inicio de los contratos. En reunión realizada entre la directora administrativa, la directora de proyectos y los ingenieros, el consultor de proyectos manifiesta que se encuentra saturado de trabajo, por funciones adicionales que se le han venido delegando y no cuenta con tiempo suficiente para cumplir con las actividades de cada proyecto. Adicionalmente se detecta que la capacidad del asesor junior se está desaprovechando en tareas puramente operativas, ya que por su experiencia durante la práctica universitaria en otras empresas, y con la debida capacitación, puede brindar un apoyo al desarrollo de los proyectos. Con base en lo anterior, se realiza una reunión y se proponen alternativas de solución.

INFORMACION DEL CASO: Colaboradores involucrados: Fabián Chaparro Tipo de contrato: Prestación de servicios Cargo: Consultor de Proyectos Profesión: Ing. Ambiental con 6 años de Antigüedad en la compañía Honorarios mensuales de $3.500.000 Casado con un hijo (ellos Radicados en Moniquira) Responsabilidades: A este cargo se le asigna una parte de la implementación de proyectos, que tiene relación con el cumplimiento de los clientes a la norma ambiental, corresponde a 4 contratos privados. Adicionalmente es Director ambiental de 2 contratos que la compañía tiene con el sector público. Por lo anterior debe tener disponibilidad para viajar a diferentes ciudades.

Nombre del otro colaborador: Wilson Castillo Tipo de contrato: Prestación de servicios Cargo: Asesor de proyectos Profesión: Ing. Ambiental recién Egresado con menos de un año de labor en la compañía Honorarios mensuales de $1.300.000 Responsabilidades: No se contrató con requisitos de experiencia, ya que su función principal es brindar apoyo al Consultor de proyectos, en realizar labores más operativas relacionadas con el diligenciamiento de formatos, encuestas entre otros documentos, que demandan de tiempo más no de conocimiento.

PERSONAS QUE INTERVIENEN EN REPRESENTACION DEL CASO DURANTE LA TUTORIA: Director Administrativo y de Talento Humano (Nancy Delgado) Director de Proyectos (Tatiana Sandoval) Consultor de proyectos (Carlos A. Monsalve) Asesor de proyectos Junior (Mayerly Ruiz)

LIBRETO Dir. Administrativa Nancy Delgado: Buenos Días el motivo de esta reunión es para exponer la situación que se viene presentando en el Área de proyectos, un cliente manifestó su preocupación por que no ha visto avance en la entrega de los productos de la matriz ambiental según cronograma inicialmente acordado y contratado, ya que les urge obtener la certificación de calidad en la respectiva norma implementada. En la reunión de avance de proyectos y ejecución presupuestal que hacemos semanalmente con la Ing. Tatiana, detectamos que efectivamente no se está cumpliendo con el cronograma de actividades, y nos preocupa ya que tenemos fechas programadas para la auditoria de certificación y el cliente ve estas falencias de incumplimiento que pueden afectar su certificación y nuestra reputación. Posteriormente sostuve una reunión con el Ing. Fabián, en donde me dio a conocer la sobrecarga de actividades actuales por el crecimiento de la empresa lo cual es el motivo del incumplimiento, por lo que el objetivo hoy es que revisemos el proceso y podamos plantear una solución que nos permita trabajar organizadamente y cumplir ante nuestros clientes,

dado que tenemos 2 Ingenieros ambientales y no entiendo lo manifestado por Fabián, por lo que Tatiana por favor explíquenos como se distribuyen las tareas en este equipo.

Directora de Proyectos (Tatiana): Buenos días, Nancy, efectivamente contamos con 2 ingenieros ambientales en el equipo pero sus cargos y responsabilidades definidas de acuerdo a la gerencia y a sus contratos son diferentes, me explico: Fabián tiene a cargo toda la responsabilidad de los proyectos, es quien asiste a las reuniones comerciales, a las ruedas de negocios, quien firma como auditor en los contratos, quien realiza las matrices y planes de acción, Mayerly está contratada como asesor, en donde sus responsabilidades son netamente operativas, en ese orden de ideas yo tengo que seguir asignando todos los nuevos proyectos a Fabián y lo que sí puedo resaltar es que Mayerly actualmente nos brinda soporte no solo con tareas operativas asociadas al estudio o segmento ambiental, por iniciativa propia y disponibilidad de tiempo ella nos está apoyando con temas generales y licitaciones.

Consultor Ambiental (Carlos) En varias ocasiones he manifestado mi sobrecarga laboral, puede ser que la disponibilidad tiempos en los proyectos este bien, sólo que me asignan tareas adicionales, ejemplo apertura y socialización de un nuevo proyecto, auditoria internas a las empresas clientes, cubrir cargos cuando renuncian, todo esto ha generado demora en la realización de mis productos a cargo, en donde lo que más tiempo devenga son los viajes.

Dir. Administrativa Nancy Delgado: Tatiana porque no se le asignan a Mayerly actividades como la construcción de matrices, planes de acción o socialización en empresas, si ella también es Ingeniera ambiental, si le están asignando otras tareas?

Directora de Proyectos (Tatiana): Nancy, Mayerly se contrató sin experiencia, por lo que se requeriría de tiempo adicional de Fabián para capacitarla y enseñarle y con la contingencia que tenemos actualmente no podemos sacrificar más tiempo.

Asesor de proyectos Junior (Mayerly): Perdón, Ingeniera Tatiana, pero en varias ocasiones le he comentado al Ing. Carlos, que puedo ayudarle con otras actividades de los proyectos, sin embargo, por el momento sólo me están asignando tareas como diligenciamiento de formatos, encuestas y otros documentos; ya que algunos clientes prefieren esperar a que el Ing. Carlos los atienda pues confían en él. Sin embargo, estoy en la capacidad de poder ayudarles con más labores; durante mi práctica universitaria, estuve seis meses trabajando en una empresa de transporte, en donde implemento el sistema de gestión y por ende se tenía que cumplir con normas ambientales y legales de todo tipo, tuve a cargo el diseño y puesta en marcha de la matriz ambiental, y la

implementación de programas de mitigación en la flota de transportes, por lo que aprendí y puedo seguir haciéndolo. Directora de Proyectos (Tatiana): Mayerly, la verdad no tenía ese conocimiento sobre su experiencia y como la entrevista fue con el gerente y Nancy, ignoraba esa información; podríamos validar una capacitación en campo con Fabián como usted ya tiene bases y tiempo en la empresa ya conoce como desarrollamos los proyectos no se requiere empezar de cero, que opina Fabián? Consultor Ambiental (Carlos) Claro que si Mayerly siempre es muy cumplida con las tareas que se le asignan, podemos trabajar en equipo y mientras ella aprende hacer un trabajo dual, ella puede acompañarme a las empresas, yo la presentaría para que en caso de que yo no pueda estar también ella pueda atender los requerimientos, con el objeto de que a mediano plazo puedan asignarle proyectos nuevos a ella. Directora de Proyectos (Tatiana): Bueno eso si no es tan sencillo, porque el cargo de asesor no puede asumir la responsabilidad en el contrato, sin embargo, aprovecho la oportunidad Nancy para que se escale a gerencia y se evalúe la posibilidad de contar con otro consultor ambiental de acuerdo al crecimiento de la empresa y a los contratos públicos que estamos manejando.

Dir. Administrativa Nancy Delgado: Bueno les propongo algo, vamos a implementar la capacitación entre Fabián y Mayerly mediante un trabajo dual, en donde deben contar con el apoyo y validación de Tatiana por un término de 2 meses, para poder medir los resultados y con estos escalar ante la gerencia la posibilidad de ascender a Mayerly a consultor con un ajuste salarial conforme a las funciones y experiencia, que le permita asumir responsabilidad contractual con los clientes y liderar proyectos. ¿Todos de acuerdo?

Directora de Proyectos (Tatiana), Consultor Ambiental (Carlos), Asesor de proyectos Junior (Mayerly): Si Sra. todos de acuerdo……

Consultor Ambiental (Carlos): Además del trabajo dual, yo puedo realizar un seguimiento semanal al desarrollo de las labores nuevas que se le asignen a Mayerly y de esta manera se pueda hacer una retroalimentación e ir verificando el avance en el cronograma de los proyectos. También es importante contar con la disponibilidad de Mayerly para que me pueda acompañar en las visitas a clientes y poder aprender la dinámica de cada proyecto y lo que espera cada cliente, porque todos los proyectos tienen necesidades específicas con los que se debe ser cuidadosos en los detalles.

Asesor de proyectos Junior (Mayerly): Claro que sí, cuentan con mi total disponibilidad y estaré atenta a los requerimientos que me brinde el Ing. Carlos y por supuesto la Ing. Tatiana para sacar adelante los proyectos.

Dir. Administrativa Nancy Delgado: bueno, ya que todos estamos de acuerdo, voy a presentar esta propuesta a la gerencia para que el Ing. Carlos este enterado al respecto y contemos con su aval.

SEGUNDA PARTE Dir. Administrativa Nancy Delgado: Ing. Carlos, el día de hoy nos reunimos con los ingenieros Tatiana, Carlos, Mayerly y yo, revisando la situación que se está presentando con las quejas de clientes por incumplimiento de los cronogramas de trabajo, pues identificamos que son ocasionadas por la demora en los entregables correspondientes al área ambiental, y, esto sucede porque tenemos 2 contratos públicos y 5 privados en donde todo está en cabeza de Fabián.

Gerente (XXXXX): Nancy, la verdad esa situación me tiene muy preocupado, esta mañana estuve hablando con los directores de Mc Pollo y la secretaria de educación de Cúcuta y me solicitaron que para la próxima semana entreguemos avances de los proyectos.

Dir. Administrativa Nancy Delgado: Precisamente, en lo conversado, acordamos realizar una capacitación dual del Ing. Carlos y Mayerly, para empezar a asignarle a Mayerly, tareas que le están quitando mucho tiempo a Carlos. Mayerly hasta ahora nos viene apoyando con tareas operativas y Carlos dice que ella es muy cumplida. Con la Ing. Tatiana proponemos capacitarla y que acompañe a Carlos a las visitas para que aprenda el manejo de cada proyecto, y así liberamos a Carlos para que se concentre en resolver los temas más complejos de los proyectos. Carlos le va a realizar seguimiento semanalmente al cumplimiento de las actividades que le asignemos a Mayerly y Tatiana va a estar realizando la validación de esto durante dos meses de prueba.

Gerente (XXXXX): y Mayerly si cumple con el perfil para involucrarse más en cada proyecto?

Dir. Administrativa Nancy Delgado: Si señor, ella nos comentó que realizó practica en una empresa de transporte donde se implementó el sistema de gestión, y apoyo en el diseño y puesta en marcha de la matriz ambiental, y la implementación de programas de mitigación en la flota de transportes, entonces tiene el conocimiento y por el tiempo que lleva con nosotros ya tiene idea de cómo trabajamos; esto no se había tenido en cuenta, pero se verificó con la empresa donde trabajo y dan muy buen concepto del trabajo de ella.

Gerente. Carlos Rengifo: en ese caso empecemos de una vez y que Tatiana este muy pendiente para garantizar que no se comentan errores en los entregables a los clientes.

Dir. Administrativa Nancy Delgado: Claro que sí, yo le informó, Ingeniero adicionalmente, dentro de la propuesta que tenemos con Tatiana, es que al cumplir los meses de prueba, si Mayerly logra desenvolverse bien, podamos realizar un ajuste salarial y de cargo para que se le puedan dar más responsabilidades y así repartir los proyectos entre Carlos y ella. Yo estuve revisando la proyección de presupuesto, el incremento de las utilidades y podríamos hacerlo sin tener impacto financiero.

Gerente. Carlos Rengifo: Bueno esto es una propuesta y me parece viable, por ahora designemos a Tatiana como responsable de medir los resultados individuales y de cumplimiento y en dos meses revisamos las cifras, para tomar una decisión que permita sacar adelante los proyectos, garantizar el resultado a los clientes y que sea sostenible para nosotros.