Businessfx - Visão E Arquitectura Do Produto

Visão e Arquitectura do Produto

Introdução Este documento pretende servir de guia para a arquitectura da plataforma BusinessFX, descrevendo a visão do produto como ferramenta essencial de reporting financeiro. O conjunto de tópicos que serão abordado irão introduzir-nos para uma visão mais alargada do conceito BusinessFX e dos diversos módulos disponíveis, demonstrando de que forma este produto se pode tornar numa solução altamente produtiva para utilizadores finais e parceiros e utilizando o Microsoft Excel como ferramenta de output final para os relatórios de gestão.

O conceito BusinessFX O BusinessFX é uma solução de reporting financeiro optimizada para o Microsoft Excel. Aliado a um inovador sistema de funções financeiras e a um poderoso motor de importação de dados contabilísticos, o BusinessFX consegue tornar fácil a criação e desenho de qualquer mapa de gestão e posterior integração em sistemas de análise financeira. O sistema de dados do BusinessFX pode ser extensível a diversos sistemas de contabilidade e/ou ERP, permitindo uma ligação directa das suas funções financeiras, torna-se assim numa excelente ferramenta analítica de gestão ao alcance de qualquer gestor, director financeiro ou consultor. O BusinessFX é o resultado da vasta experiência da Edireizinho em investigação e desenvolvimento de aplicações financeiras integradas com o Microsoft Excel. Com o BusinessFX a Edireizinho conseguiu desenvolver uma inovadora plataforma de acesso a dados de gestão. Através da sua arquitectura de add-in para o Microsoft Excel, o BusinessFX tem a capacidade de ser totalmente integrado com este sistema, permitindo a qualquer utilizador integrar todas as funcionalidades do BusinessFX com as suas próprias folhas de cálculo, adicionando extensibilidade e rapidez de prenchimento aos seus documentos financeiros sem sair do ambiente amigável e profissional do Microsoft Excel. O BusinessFX possui na sua estrutura dois motores que constituem a sua base de trabalho: o motor de dados contabilísticos (Account Engine) e o motor de funções financeiras (FxEngine). O motor de dados permite gerir toda a informação contabilística usada pelo BusinessFX bem como a importação de balancetes. O motor de funções é responsável pela gestão e compilação das funções financeiras do programa (“BFX Aware”) que, uma vez inseridas em qualquer célula do Microsoft Excel efectuam os cálculos necessários para extrair a informação expecífica do sistema de dados.

A Visão do Produto O software BusinessFX foi desenvolvido para o conceito Intelligent Financial Reporting, acentando numa filosofia de criação e implementação de modelos de gestão apoiados em tecnologia: Management Supported by Technology. Isto é, a plataforma BusinessFX é uma ferramenta tecnológica que permite a empresas de diversos sectores e profissionais de gestão implementar os seus modelos de gestão em folhas Excel com total integração com os sistemas de dados empresariais (ERPs, contabilidade, etc.), permitindo assim uma total flexibilidade de mapas com dados obtidos just-in-time. O facto do BusinessFX trabalhar totalmente integrado com o Microsoft Excel conduz o utilizador a um ambiente familiar, com um alto nível de extensibilidade, uma vez que as funções do BusinessFX enquadram-se a 100% na estrutura de funções e fórmulas do próprio Microsoft Excel.

Diversificação da Plataforma BusinessFX A plataforma BusinessFX está dividida em dois produtos: CorporateBusinessFX e BankBusinessFX. O produto CorporateBusinessFX é a solução direccionada para o mercado empresarial, em formato de addin para o Microsoft Excel, fazendo uso do motor de importação de dados contabilísticos e do motor de funções financeiras para criar mapas e modelos de gestão extremamente flexíveis e integradores com os sistemas de dados das empresas. Este produto é uma excelente ferramenta de gestão uma vez que, devido à grande facilidade de modelação de dados, é possível adoptá-lo em qualquer sector de actividade tal como indústrias, empresas de serviços ou empresas de comércio. O produto BankBusinessFX, é a solução direccionada para a banca (corporate banking). Ou seja, trata-se de um produto que permite aos bancos recolher e processar informação financeira dos seus clientes de forma automática, efectuar uma integração ad-hoc com os sistemas proprietários dos bancos e analisar os dados através de modelos no Microsoft Excel obtendo informação just-in-time.

Benefícios de usar a plataforma BusinessFX Existem muitos benefícios em usar a solução BusinessFX como ferramenta de apoio à gestão. Não só porque é uma aplicação flexível mas porque permite aos utilizadores um enorme grau de extensibilidade nos mapas e relatórios de gestão que usam no dia-a-dia do negócio. Integração com Sistemas de Dados Contabilísticos – Permite-lhe importar dados de forma automática a partir de qualquer sistema contabilísticos ou ERP facilitando, deste modo, a alimentação do sistema com dados financeiros que servirão de base para os cálculos em Microsoft Excel com as funções BusinessFX. Motor de Funções Financeiras Intuitivo e Completo – O BusinessFX dispõe de um sistema de funções financeiras que integram os principais indicadores e rubricas contabilisticas e que permite integrar nas células do Microsoft Excel fórmulas que fazem a ligação entre os mapas e os sistema de dados. As inúmeras funções e fórmulas “BFX Aware” foram desenhadas com o cuidado de permitirem uma leitura fácil ao utilizador, contendo palavras e abreviaturas tornando a sua interpretação mais transparente e intuitiva. Familiarização do Ambiente de Trabalho – O BusinessFX foi desenvolvido para trabalhar integrado com o Microsoft Excel usando o poder nativo desta aplicação para desenvolver relatórios. Através do recurso a um interface intuitívo, os utilizadores podem construir fórmulas que estão directamente interligadas com diversas tabelas de dados do sistema ERP. Toda a informação retornada pelo BusinessFX é apresentada de

forma segura e clara em formatos familiares de tabelas e gráficos. Desta forma, os utilizadores ganham efeciência ao usar um ambiente tão amplamente conhecido e utilizado como o Microsoft Excel. Criação Automática de Mapas – Entre as diversas funcionalidades do BusinessFX destacamos os Assistentes de Criação de Mapas que permitem guiar e auxiliar o utilizador na criação de mapas de indicadores financeiros. Uma vez construidos, os relatórios não são estáticos. As fórmulas “BFX Aware” do BusinessFX actualizam automaticamente toda a informação. Detalhe (drill-down) de Informação – As funções “BFX Aware” do BusinessFX estão integradas com capacidade de drill-down, que permite aprofundar e obter informação em diversos níveis de detalhe. Os utilizadores não necessitam de aceder ao ERP para obter esse nível de detalhe. Com o BusinessFX esse detalhe é providenciado automaticamente através de um simples clique no botão direito do rato em cima da fórmula BFX. Acesso a Indicadores Sectoriais – Através do BusinessFX é possivel desenhar modelos de análise baseados em comparação sectorial uma vez que esta solução dispõe, na sua estrutura, do acesso às bases de dados de indicadores sectoriais do Banco de Portugal. Extensibilidade dos Modelos de Gestão dos Utilizadores – Todas as funções e fórmulas “BFX Aware” que incorporam o BusinessFX podem ser usadas conjuntamente com fórmulas e mapas que o utilizador construa no Microsoft Excel. Desta forma, o BusinessFX está a extender o modelo de dados que o utilizador dispõe para um maior grau de complexidade mas de uma forma totalmente simples e integrada.

Integração com Sistemas de Dados Contabilísticos O motor de dados contabilisticos do BusinessFX (Account Engine) funciona como um repositório da informação contabilística das entidades. Este módulo divide-se em duas áreas onde o utilizador pode gerir essa informação contabilística: o repositório de balancetes e o repositório de balanços e demonstrações de resultados. A integração com sistemas externos de contabilidade é uma das mais importantes funcionalidades do software BusinessFX. Através desta opção é possível importar dados de qualquer programa de contabilidade ou ERP existente no mercado e em diversos formatos, usado para o efeito um poderoso Assistente de Importação de Dados Contabilísticos que permite extrair os elementos dos balancetes e integrá-los em Balanços e Demonstrações de Resultados que servirão de base para o cálculo dos diversos indicadores e rácios usados pelo programa. Essa importação pode ser, ainda, efectuada individualmente, com extracção dos dados período a período ou então poderá optar pela importação em lote, onde o programa pode importar um lote de períodos para mais do que uma empresa de uma vez só vez. Esta funcionalidade é bastante útil na medida em que poupa imenso trabalho aos utilizadores permitindo o preenchimento rápido e correcto dos Balancetes, Balanços e Demonstrações de Resultados, tanto anuais como mensais. Uma vez acelerado o processo de inputs (o que pode inclusivé suprimir o trabalho de um administrativo encarregue dos inputs contabilisticos), o utilizador tem mais tempo para se dedicar aos modelos e à análise Económica e Financeira.

Recolha de elementos contabilisticos através de um balancete em formato Excel

Aplicação de uma configuração de importação

Extracção dos dados através do motor de importação do BusinessFX

Armazenamento dos dados para reutilização nos modelos de análise do BusinessFX

Estrutura de Funções Financeiras O motor de funções do BusinessFX (FX Engine) e as suas fórmulas “BFX Aware” são responsáveis pelo interface de ligação entre o sistema de dados contabilísticos do BusinessFX e o Microsoft Excel. Com o BusinessFX é possível aceder aos dados contabilísticos importados e armazenados e criar modelos financeiros no Microsoft Excel com o recurso a uma base de dados extensa de funções e fórmulas financeiras que estão já integradas no programa e desenvolvidas numa linguagem própria. O utilizador não necessita de criar fórmulas complexas pois estas já existem no sistema de funções do BusinessFX. Desde indicadores de risco, de rentabilidade, de liquidez, etc., existem mais de 300 funções disponíveis, podendo o utilizador também, criar infinitas funções e fórmulas, através da opção de “Funções do Utilizador”. Explicando de uma forma mais simples, é este motor de funções que permitem às folhas do Microsoft Excel "comunicar" com o sistema de dados contabilísticos do BusinessFX e extrair elementos para os diversos mapas financeiros. Por exemplo, um rácio de exploração, o saldo de uma conta de um balancete ou uma rubrica do balanço. A maior parte das suas funcionalidades estão ocultas. No entanto o utilizador pode aceder a elas através de uma ferramenta chamada Editor de Funções que permite criar e editar fórmulas personalizadas com base nas funções BusinessFX. Relativamente ao sistema de funções do BusinessFX, estas encontram-se divididas nas seguintes categorias: 1. Funções Principais: correspondem a diversos tipos de funções que estão incorporadas no BusinessFX e que estão divididas em diversas categorias, tais como rácios de rentabilidade, indicadores de liquidez, rubricas do balanço, etc. 2. Funções do Utilizador: são funções criadas pelo utilizador através do Editor de Funções. Através desta opção é possivel extender o modelo de fórmulas do BusinessFX para criar funções à medida. 3. Funções do Balancete: estas funções permitem retirar dados dos balancetes do programa indicando as contas, os movimentos ou os saldos que se desejar extrair. 4. Funções comparativas ou de benchmarking: são funções que permitem obter informação de uma ou mais empresas (ou de um ou mais departamentos) através da inclusão do parâmetro “código de empresa”, o que possibilita estar ligado a uma empresa (ou departamento) e obter, na mesma área de trabalho, informação de outras fontes. São funções ideais para comparação de dados entre empresas ou departamentos numa mesma folha de cálculo. 5. Funções dos Sectoriais: permitem aceder à informação sectorial do Banco de Portugal armazenada no sistema de dados do BusinessFX. 6. Campos de Informação: são funções não-financeiras e permitem inserir informação da empresa nas folhas de cálculo do Excel, tal como o nome, morada, actividade, etc.

BusinessFX DataLink Aliado ao BusinessFX será lançado um serviço/produto designado BusinessFX DataLink para integração extensa com os ERP dos Parceiros Tecnológicos. Isto é, o BusinessFX DataLink será um software disponibilizado em forma de serviço para conexão entre o ERP do cliente e o sistema de dados BusinessFX, possibilitando uma integração mais extensa de informação. Desta forma, o utilizador do BusinessFX poderá extrair mais dados do software de gestão cliente o que implica uma maior disponibilidade de informação para trabalhar no add-in BusinessFX. O BusinessFX já é fornecido com a capacidade de importação de dados contabilisticos. O BusinessFX DataLink possibilita uma extensão dessa importação ao permitir a integração de outros dados, com ligações a outros módulos do ERP (como sendo vendas, clientes, fornecedores, produção ou contabilidade analítica, por exemplo) previligiando, deste modo, a conexão directa ao próprio ERP. Associado ao BusinessFX DataLink é disponibilizado igualmente um pacote de funções “BFX Aware” específicas para cada ERP e respectivas tabelas e que são acrescentadas como add-on ao motor de funções do programa.

Estratégia de Licenciamento e Pre-requisitos O software BusinessFX é fornecido de base com 1 (uma) licença de utilização, orientada e instalada por posto. Ao nível de pré-requisitos, o componente principal é o Microsoft Excel 2007, uma vez que o BusinessFX é um add-in desenvolvido especificamente para esta solução Microsoft. Uma vez que a plataforma de dados do BusinessFX acenta sobre bases de dados SQL Server, é necessário uma instalação do SQL Server 2005 Express, SQL Server 2005 ou superior.

Conclusão Graças à sua estrutura de funções, à flexibilidade do seu modelo de dados e à integração no ambiente de trabalho familiar do Microsoft Excel, o BusinessFX consegue tornar-se numa ferramenta financeira de grande utilidade pois permite modular mapas de gestão de acordo com as necessidades de cada negócio ou análise. Ou seja, permite dar extensibilidade a todo um conjunto de modelos financeiros beneficiando da integração directa com os sistemas de dados contabilísticos das empresas. Em resumo, o BusinessFX permite uma integração directa entre o Microsoft Excel e qualquer sistema contabilístico e financeiro, dando ao utilizador final o verdadeiro poder de análise e decisão.

EDIREIZINHO - SOFTWARE FINANCEIRO E DE GESTÃO Tel: +351 265 528 235 Fax: +351 265 526 137 Email: [email protected] Website: www.edireizinho.pt

O BusinessFX é um software cerficado para Platform Client Microsoft Windows e Microsoft Office 2007. Estes testes foram conduzidos de forma independente pela VeriTest, um serviço de testes da Lionbridge Technologies. BusinessFX é uma marca registada Edireizinho. Microsoft, Microsoft Office e Microsoft Excel são marcas registadas da Microsoft Corporation. A Edireizinho é Microsoft Certified Partner desde Abril de 2009.