Businessfx - User Guide (version 1.5 Snc)

For Intelligent Financial Reporting

Add-in Financeiro para o Microsoft Excel 2007

Guia do Utilizador Versão 1.5

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Conteúdo 1 - Introdução ao BusinessFX ................................................................................................................................ 4 O que é o BusinessFX? ...................................................................................................................................... 4 Arquitectura do BusinessFX .............................................................................................................................. 4 A Barra de Ferramentas do BusinessFX ............................................................................................................ 6 Botão “Ligar a Empresa” ................................................................................................................................... 7 Menu pop-up BusinessFX ................................................................................................................................. 8 2 - Instalação e Licenciamento ............................................................................................................................. 9 Requisitos do Sistema ....................................................................................................................................... 9 Instalação do BusinessFX .................................................................................................................................. 9 Instalação da base de dados QS dos indicadores do Banco de Portugal.......................................................... 9 Licenciamento do BusinessFX ........................................................................................................................... 9 Remover a licença do BusinessFX ................................................................................................................... 11 3 - Opções e Configurações ................................................................................................................................ 12 As Minhas Empresas ....................................................................................................................................... 12 Inserir, editar e remover empresas ............................................................................................................ 12 Importar e exportar empresas.................................................................................................................... 14 Configurações de importação de dados ......................................................................................................... 16 4 - Gestão de Dados: Balancetes ........................................................................................................................ 17 Introdução ...................................................................................................................................................... 17 Iniciar um novo balancete .............................................................................................................................. 18 Abrir um balancete já criado .......................................................................................................................... 19 Integrar um Balancete com os respectivos Balanços e Resultados. ............................................................... 20 Guardar um balancete com referência a outro período ................................................................................ 21 Imprimir ou exportar balancetes para o formato Excel ou PDF ..................................................................... 22 Outras opções disponíveis em Balancetes ..................................................................................................... 23 5 - Gestão de Dados: Balanços e Resultados ...................................................................................................... 24 Introdução ...................................................................................................................................................... 24 Iniciar um novo período.................................................................................................................................. 25 Abrir um período (balanço e demonstração de resultados) já criado............................................................ 26 Integrar um balancete nos respectivos balanço e demonstração de resultados. .......................................... 26 Guardar um balanço com referência a outro período.................................................................................... 26 Validação de balanços .................................................................................................................................... 27 Imprimir ou exportar para o formato Excel ou PDF ....................................................................................... 27 Outras opções disponíveis em Balancetes ..................................................................................................... 27 6 - Importação de Dados Contabilisticos ............................................................................................................ 28 Introdução ...................................................................................................................................................... 28 2

Configurações de Importação......................................................................................................................... 29 Importação individual de balancetes.............................................................................................................. 35 Importação em lote de balancetes ................................................................................................................. 38 7 - Funções e Fórmulas do BusinessFX ............................................................................................................... 43 Introdução ...................................................................................................................................................... 43 Estrutura das Funções e Fórmulas do BusinessFX .......................................................................................... 44 Funções Principais .......................................................................................................................................... 45 Funções Contabilísticas................................................................................................................................... 49 Funções Sectoriais (Indicadores do Banco de Portugal) ................................................................................. 50 Funções para Campos do BusinessFX ............................................................................................................. 52 Funções do Utilizador ..................................................................................................................................... 54 Editor de Funções ........................................................................................................................................... 55 Assistente de Mapas de Evolução .................................................................................................................. 57 Assistente de Mapas de Comparação Sectorial.............................................................................................. 61 Opção “Detalhar Função” ............................................................................................................................... 65

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1 - Introdução ao BusinessFX O que é o BusinessFX? O BusinessFX é uma solução de reporting financeiro optimizada para o Microsoft Excel. Aliado a um inovador sistema de funções financeiras e a um poderoso motor de importação de dados contabilísticos, o BusinessFX consegue tornar fácil a criação e desenho de qualquer mapa de gestão e posterior integração em sistemas de análise financeira. O sistema de dados do BusinessFX pode ser extensível a diversos sistemas de contabilidade e ERP, permitindo uma ligação directa das suas funções financeiras, torna-se numa excelente ferramenta analítica de gestão ao alcance de qualquer gestor, director financeiro ou consultor. O BusinessFX possibilita a importação de informação a partir dados de qualquer programa de contabilidade existente no mercado, usando para o efeito um poderoso assistente de importação de dados contabilísticos que permite extrair os elementos dos balancetes e posteriormente integrá-los em balanços e demonstrações de resultados que servirão de base para o cálculo dos diversos indicadores e rácios usados pelo programa. O BusinessFX consegue ainda optimizar os cálculos das suas funções financeiras tornando, desta forma, o programa mais rápido, intuitivo e flexível de trabalhar. Com o BusinessFX é possível: 1. Carregar dados contabilísticos de forma automática, sem recurso a introdução manual de dados. 2. Analisar os dados através de modelos no Microsoft Excel obtendo informação just-in-time. 3. Efectuar análises de detalhe (drill-down) às diversas contas, rubricas e indicadores. 4. Implementar comparação sectorial nos vários modelos financeiros. 5. Acoplar projecções aos modelos criados no BusinessFX.

O sistema de dados do BusinessFX pode ainda ser extensível a outros sistemas, permitindo uma ligação directa das suas funções financeiras a bases de dados de aplicações de software de gestão ou ERP (Enterprise Resource Planning).

Arquitectura do BusinessFX Através da sua arquitectura de suplemento para o Microsoft Excel, o BusinessFX tem a capacidade de ser totalmente integrada com o Microsoft Office, permitindo a qualquer utilizador integrar todas as funcionalidades do BusinessFX com as suas próprias folhas de cálculo, adicionando extensibilidade e rapidez de preenchimento aos seus documentos financeiros sem sair do ambiente amigável e profissional do Microsoft Excel. Como já referido anteriormente, o BusinessFX possui na sua estrutura dois motores que constituem a sua base de trabalho: o motor de dados contabilísticos e o motor de funções financeiras. O motor de dados contabilísticos permite gerir toda a informação contabilística usada pelo BusinessFX bem como a importação dessa mesma informação. O motor de funções é responsável pela gestão e compilação das funções

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financeiras do programa que, uma vez inseridas em qualquer célula do Microsoft Excel, efectuam os cálculos necessários para extrair a informação específica do motor de dados. Todo o sistema de dados contabilísticos é multi-empresa, existindo para cada entidade registada no BusinessFX registos contendo toda a informação de balancetes, balanços e demonstrações de resultados. A imagem seguinte exemplifica, de forma resumida, a arquitectura do BusinessFX.

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A Barra de Ferramentas do BusinessFX Na versão para o Microsoft Excel 2007, todas as opções e funcionalidades do BusinessFX estão reunidas num separador da Ribbon do Microsoft Office 2007. Desta forma torna-se muito fácil ao utilizador navegar por entre as diversas opções do programa sem estranhar o ambiente onde está a trabalhar, uma vez que o BusinessFX funciona totalmente integrado no Microsoft Excel.

Separador

Funcionalidades incluídas

Ligação

Inclui apenas o botão que permite ligar todo o sistema BusinessFX aos dados de uma determinada empresa. Em resumo, permite conectar o sistema de funções e fórmulas ao sistema de dados de maneira que o BusinessFX saiba que informação da empresa apresentar.

Opções

É composto pelas opções: • As Minhas Empresas: permite gerir as empresas com que se trabalha no BusinessFX • Opções de trabalho: local de configuração dos diversos acessos a dados do BusinessFX • Configurações de Importação: para efectuar qualquer importação de dados contabilísticos é necessário configurar a estrutura de ligações a utilizar.

Dados Contabilísticos

Este separador é constituído pelos botões Balancetes e Balanços e Resultados e corresponde à zona de gestão do sistema de dados contabilísticos integrados na arquitectura do BusinessFX. Nesta zona encontrará as opções de importação de balancetes externos e a integração (ou conversão) automática de balancetes em balanços e demonstrações de resultados.

Mapas

De forma a facilitar o trabalho do utilizador, o BusinessFX possui um conjunto de Assistentes de Mapas (ou wizards) que permite criar e desenhar mapas de dados muito rapidamente com (ou sem) gráficos. Outra das opções incluídas neste separador é o botão “Detalhar função”. Esta funcionalidade permite efectuar detalhes a determinadas funções ou contas da contabilidade usando os chamados drill-down e drill-up para obter os valores detalhados dos vários componentes das funções.

Funções e Fórmulas

Este separador, gerido pelo motor de funções do BusinessFX, é composto por duas áreas: • Os painéis auxiliares para inserção de funções BusinessFX na folha de cálculo (Funções FX, Informação da empresa e Informação Sectorial, permitindo ao utilizador personalizar e customizar os seus relatórios célula a célula. • O Editor de Funções, cuja utilização se torna muito importante para os utilizadores mais experientes e que queiram aumentar o grau de funções do BusinessFX. Através desta funcionalidade é possível criar novas fórmulas para o motor de funções do BusinessFX.

Ajuda

Aqui encontrará todos os tópicos de ajuda disponibilizados pelo programa e a opção de Licenciamento e Registo do produto.

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Botão “Ligar a Empresa” A principal característica do add-in financeiro BusinessFX é a capacidade de através de funções e fórmulas próprias, permitir a ligação de células do Excel a dados financeiros e contabilísticos de empresas registadas no seu sistema. Desta forma é possível dar uma nova extensão ao Microsoft Excel dotando-o da capacidade de criar mapas e tabelas de gestão de uma forma muito fácil e integradora. Para que o Microsoft Excel possa estar integrado com o sistema de dados de uma empresa no BusinessFX é necessário que exista uma ligação (ou conexão) efectuada. Ou seja, para iniciar o BusinessFX é necessário ligá-lo a uma empresa, ou melhor, ao seu sistema de dados financeiros e contabilísticos. Essa ligação é efectuada através do botão Ligar a Empresa situado na Ribbon do BusinessFX, no lado esquerdo. Quando inicia o Microsoft Excel, o menu BusinessFX é adicionado à Ribbon e o add-in BusinessFX inicia desligado de qualquer empresa, como demonstra a imagem.

Quando o BusinessFX não está ligado a nenhuma empresa, alguns menus aparecem desactivados (Mapas e Funções e Fórmulas). Isto acontece porque sem existir uma empresa ligada não é possível obter qualquer informação financeira ou contabilística do sistema de dados do programa através das suas funções. ATENÇÃO Se abrir um ficheiro Excel com funções BusinessFX e não estiver ligada nenhuma empresa, irá obter valores a zero em todas as células com funções BusinessFX.

Para ligar o BusinessFX a uma empresa clique no botão Ligar a Empresa.

Imediatamente abre-se um ecrã onde deverá escolher qual a empresa a que se deseja conectar. Cada entidade registada no BusinessFX terá um repositório de dados próprio.

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Após seleccionar a entidade clique em OK. O BusinessFX irá proceder da seguinte forma: 1. Se for a primeira vez que estiver a ligar a empresa, o BusinessFX irá informá-lo que está a carregar os dados da empresa seleccionada e, poucos segundos depois, passará a estar ligado à informação contabilística e financeira dessa mesma empresa. Esta operação irá carregar alguns dados em memória permitindo acelerar o carregamento posterior de informação nas funções BFX.

2. Se o BusinessFX detectar que anteriormente já esteve ligado a esta empresa, o BusinessFX possui um mecanismo de carregamento rápido de informação. Uma mensagem (como a imagem em baixo) irá aparecer. Se não tiver havido alterações aos dados contabilísticos clique em Sim e a ligação é efectuada de forma instantânea aos dados em memória. Se escolher Não o BusinessFX irá restaurar todos os dados em memória e proceder como no Ponto 1 anterior.

Menu pop-up BusinessFX Para além da ribbon do Office 2007, é possível aceder a algumas funcionalidades do BusinessFX através do menu do Excel mostrado ao efectuar um clique com o botão direito do rato em cima das células de uma folha. Essas opções são apenas três mas cuja inclusão neste menu pop-up facilita o acesso rápido. As opções disponíveis são Detalhar função, Inserir mapa e Actualizar. Apenas encontrará estas opções neste menu porque no decorrer da utilização do BusinessFX estas serão as mais utilizadas. Estas funcionalidades serão abordadas mais à frente neste guia.

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2 - Instalação e Licenciamento Requisitos do Sistema Por forma a poder inciar a instalação e posterior funcionamento do BusinessFX para o Microsoft Excel 2007 deverá verificar os seguintes requisitos no seu sistema: • • • •

Windows XP, Windows Vista, Windows 7 Microsoft Office Excel 2007 (obrigatório) SQL Server 2005 Express (opcional se o utilizador já possuir outra versão do SQL Server) Computador com: • Processador Intel (c) Pentium (c) 4 (1GHz ou superior) • 2 GB RAM ou superior (aconselhável 4GB)

Instalação do BusinessFX O processo de instalação do BusinessFX é simples e deverá ser efectuado para cada computador onde deseja trabalhar com o software. Todos os ficheiros de sistema do programa devem ser instalados do lado do cliente e não do servidor. 1 Licença = 1 Computador. Após a instalação poderá, posteriormente, alterar as configurações de acesso a dados de modo a que cada posto de trabalho onde o BusinessFX foi instalado possa partilhar os dados financeiros. Esta configuração pode ser efectuada para um local de acesso comum, como seja um servidor, por exemplo. Para saber mais acerca deste assunto consulte o tópico “Opções de Funcionamento e Configurações
Configuração do acesso a dados BusinessFX”, mais à frente neste documento. A base de dados principal do BusinessFX é instalada em SQL Server (versão x86). Se já possuir um Servidor SQL poderá optar por instalar a base e dados nesse servidor. Caso contrário o software de instalação irá instalar o SQL Server 2005 Express e criar a base de dados do BusinessFX. Se o seu sistema for 64 Bits deverá instalar a versão x64 do SQL Server 2005 Express.

Instalação da base de dados QS dos indicadores do Banco de Portugal O BusinessFX permite-lhe utilizar um conjunto de funções para acesso aos dados dos indicadores sectoriais do Banco de Portugal. De modo a que possa fazer uso desta funcionalidade é necessário instalar a base de dados QS (convertida pela Edireizinho para o formato SQL Server) no seu sistema. Consulte o documento de ajuda na instalação que é disponibilizado pela Edireizinho no seu website.

Licenciamento do BusinessFX O processo de registo e activação é simples e rápido. Com o produto recebeu um Número de Série Único. Ou seja, ao adquirir o BusinessFX é-lhe entregue um documento com o Número de Série do seu programa e o número de licenças que tem disponíveis. Deverá guardar bem esse documento (juntamente com o CD do produto ou com a referência fornecida para download) para reinstalações futuras. O BusinessFX é fornecido com um número limitado de instalações e que pode ser variável de versão para versão. Para saber quantas instalações está autorizado a fazer consulte o Certificado de Licenciamento que 9

lhe é fornecido com o produto. Consulte também o Acordo de Licenciamento para saber quais os direitos e deveres pelos quais o utilizador do software BusinessFX se deve reger. 1 Licença = 1 Computador. Para iniciar o processo de licenciamento execute o Microsoft Excel e clique no separador BusinessFX para se posicionar na barra de ferramentas do software. Clique no botão Activar BusinessFX, localizado logo a seguir ao botão Ajuda da Ribbon BusinessFX.

Após iniciar o processo de licenciamento é-lhe mostrado o ecrã onde deverá inserir o Número de Série incluído no Certificado de Licenciamento que lhe foi fornecido com o produto. Insira esse número nos espaços criados para o efeito e clique no botão Registar agora.

Se o Número de Série que inseriu corresponder ao produto uma mensagem irá aparecer para que confirme. Confira o Certificado de Licenciamento que lhe foi entregue e, se estiver tudo correcto), clique em OK. Após a confirmação, o programa informa-lhe da Chave de Registo que deverá enviar ao fornecedor do produto (Edireizinho) para que lhe seja fornecida finalmente a Chave de Activação que permitirá activar o produto.

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Clique no botão com a impressora para imprimir o Pedido de Licenciamento e envie-o por correio electrónico para o fornecedor do produto (Edireizinho). Caso não tenha acesso a correio electrónico poderá enviar por fax.

Em poucos minutos a Edireizinho enviar-lhe-á a sua Chave de Activação a qual deverá inserir na caixa de texto criada para o efeito. Depois clique no botão Activar agora para concluir o processo de licenciamento. Se a chave for a correcta, o BusinessFX estará licenciado e activado no seu computador.

Remover a licença do BusinessFX De modo a que possa reinstalar novamente o software noutro computador ou no mesmo, é necessário remover a licença de utilização antes de remover o programa. Siga as instruções seguintes para esse processo: 1. No separador BusinessFX da Ribbon do Excel 2007 clique no botão Ajuda e no menu Acerca do BusinessFX. 2. Clique no botão Remover licença e siga as instruções que lhe irão aparecer. O programa irá gerar uma chave de remoção que corresponde à activação do produto nesse computador.

3. Por último, tome nota da Chave de Remoção que é gerada e forneça-a à Edireizinho quando fornecer os restantes elementos da nova licença. 11

3 - Opções e Configurações As Minhas Empresas Para que possa realizar qualquer trabalho com o BusinessFX é necessário ter uma base de dados de empresas para trabalhar. Ou seja, um registo dos seus clientes ou até mesmo da sua empresa. Como já explicado neste documento, as funções do BusinessFX permitem extrair e compilar dados referentes a uma determinada empresa que esteja registada no sistema do programa.

Para inserir, alterar ou apagar empresas no BusinessFX clique no botão As Minhas de Empresas. Este ecrã possui uma barra de ferramentas que contém as opções disponíveis para trabalhar.

Inserir, editar e remover empresas Para inserir uma nova empresa clique no botão Novo registo. Ser-lhe-á apresentado um ecrã para preencher os dados relativos à nova entidade. Os elementos obrigatórios são: Elementos de Identificação: Os elementos principais são o código da empresa (muito importante, pois é com base neste código que o BusinessFX irá identificar a entidade quer ao nível dos ficheiros de dados quer ao nível dos processos de trabalho) e o nome da empresa.

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Caso não tenha preenchido algum dos elementos principais o programa indica-lhe (no ecrã) quais são através do ícone (!) , conforme mostra a imagem em baixo. Se posicionar o ponteiro do rato nesse ícone o programa emite uma mensagem, indicando qual o motivo do erro e qual o elemento em falta.

Actividade Económica: O programa dispõe de todos os Códigos de Actividade Económica (CAE) actualizados e em vigor em Portugal, donde poderá escolher o que representa a entidade que está a inserir.

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Para pesquisar os códigos CAE clique nos cabeçalhos da lista e digite o valor que procura. A lista fará a filtragem automática até encontrar o registo que procura.

Para remover uma empresa seleccione um registo na lista de empresas e clique no botão Remover da barra de ferramentas. Após remover a referência da entidade, o BusinessFX pergunta-lhe se deseja remover, igualmente, os dados contabilísticos armazenados e indexados a essa mesma empresa.

Tenha em atenção que, se escolher Não o programa apenas remove a referência a essa entidade e não os dados contabilísticos e financeiros que estão relacionados com a mesma. Por isso, tenha em atenção, se mais tarde vier a inserir uma nova entidade e lhe atribuir o mesmo código de uma entidade anteriormente removida, a nova assume automaticamente os elementos da antiga.

Importar e exportar empresas O BusinessFX, sendo uma ferramenta desenvolvida pela Edireizinho, dispõe de muitas formas de integração com o restante software financeiro Edireizinho. Ao nível da empresa é possível importar dados informativos (nome, morada, contactos, etc.) a partir de outros BusinessFX instalados em outros computadores ou, no caso do utilizador ter instalado outras aplicações Edireizinho, existe a possibilidade de importar dados informativos das empresas do Gestor Integrado, aplicação integrante do pacote de software Financial Suite. Clique no botão Importar/Exportar. De imediato o Assistente de Importação/Exportação de empresas é activado. Seleccione qual a origem dos dados informativos a importar (BusinessFX ou Gestor Integrado) e faça Seguinte.

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No ecrã seguinte indique qual o local onde se encontra esse ficheiro com os dados das empresas que deseja importar. Apenas deverá indicar o local e não o nome do ficheiro, uma vez que o software é que faz a gestão desse nome. O nome do ficheiro com dados informativos das empresas é sempre criado com a designação “ENTIDADES_BUSINESSFX.BZT”.

No ecrã seguinte aparecem todos os registos de empresas que contem o ficheiro. Seleccione todas ou só aquelas que deseja integrar nos registos do seu BusinessFX e depois faça Concluir para terminar a importação. Após esta tarefa passará a contar com mais empresas no seu registo de As Minhas Empresas.

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ATENÇÃO Esta importação apenas se refere aos dados informativos das empresas (nome, morada, contactos, etc.) e não aos dados contabilísticos. Sobre este assunto consultar, mais à frente, os tópicos relacionados com Importação de Dados da Contabilidade.

Para exportar empresas basta seleccionar, no primeiro ecrã, a opção Exportar empresas e indicar um local para guardar o ficheiro “ENTIDADES_BUSINESSFX.BZT” com essa informação. Esse mesmo ficheiro será usado mais tarde para ser importado pela opção Importar empresas.

Configurações de importação de dados Sobre este assunto consulte o tópico “Importação de dados da contabilidade
Configurações de importação” onde explicamos, mais detalhadamente, todo o processo.

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4 - Gestão de Dados: Balancetes Introdução Conforme explicado nos inicio deste documento, o software BusinessFX utiliza dois módulos essenciais: o motor de funções e o motor de dados contabilísticos. Este último funciona como repositório da informação contabilística das empresas. Este módulo divide-se em duas áreas onde o utilizador pode gerir essa informação contabilística: o repositório de balancetes e o repositório de balanços e demonstrações de resultados. Todos estes dados são armazenados numa base de dados em SQL Server, própria do software. O BusinessFX dispõe ainda de uma ferramenta extremamente importante que é o Assistente de Importação de Dados Contabilísticos, essencial para poupar tempo e trabalho aos utilizadores do software nas tarefas de preenchimento dos mapas financeiros.

No BusinessFX pode armazenar dados de várias empresas, referentes a diversos períodos e correspondentes aos dois sistemas de contabilidade POC e SNC em simultâneo. Desta forma, está a criar um repositório de informação contabilística (POC e/ou SNC) que servirá de base às diversas análises e cálculos que o BusinessFX efectua no Microsoft Excel. No topo do ecrã dos balancetes uma barra de ferramentas identifica as opções que estão disponíveis nesta área do programa, conforme a imagem em baixo:

O programa, por predefinição, trabalha com 16 períodos. Ou seja, é possível criar balancetes para os períodos normais (01 a 12) e ainda ter disponíveis mais quatro períodos extra: inicial (00), regularizações (13), apuramento (14) e final (15), caso deseje efectuar análises que necessitem dessa informação. Não é obrigatório dispor de todos os períodos pois estes apenas são necessários se as análises que pretende efectuar necessitam desses mesmos elementos. Por exemplo, se realizar um relatório financeiro com o BusinessFX no Excel com dados anuais, então a sua análise deverá incluir apenas o período que corresponde aos dados finais de balanço e resultados (12, 13 ou 14). 17

Em resumo, aconselhamos a escolher o período que melhor se adapte à sua análise.

Os balancetes permitem, igualmente, configurar as contas de médio e longo prazo, já que se tratam de valores que não são possíveis de obter directamente a partir das contas dos balancetes. Na parte de baixo do ecrã dos balancetes existem dois separadores: No caso POC "Balancete" e "Médio e longo prazo", no caso SNC “Balancete” e “Corrente e Não Corrente”. No segundo separador poderá configurar, então, as contas de médio e longo prazo. Por predefinição o programa coloca tudo em curto prazo, sendo a parte de médio e longo prazo a que deverá ser configurada.

Iniciar um novo balancete Para iniciar o Gestor de Balancetes clique na opção Balancetes existente na zona Dados Contabilísticos do separador BusinessFX existente na Ribbon do Microsoft Excel 2007 e aguarde até que o programa abra o ecrã do Gestor de Balancetes. Consoante o sistema contabilístico onde deseja trabalhar assim deverá seleccionar o menu Gestão de balancetes SNC ou Gestão de balancetes POC.

Na barra de ferramentas no topo desse ecrã clique no botão Novo. Seleccione a empresa com que deseja trabalhar, o período (ano e mês) e clique em OK. Automaticamente o Gestor de Balancetes fica preparado para receber dados contabilísticos referentes ao período e sistema contabilístico (SNC ou POC) escolhidos.

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Após indicar que período vai inserir, o BusinessFX sugere-lhe que possa iniciar a importação de imediato. Sugerimos que escolha esta opção de modo a que possa ter acesso a todos os elementos e contas do balancete em futuras análises no BusinessFX. Escolha, no ecrã seguinte, a opção Sim, vou importar agora e o programa irá iniciar o Assistente de Importação (ver tópico “Importação de dados da contabilidade”).

Se já tiver o ecrã do Gestor de Balancetes aberto depois de ter estado a trabalhar numa empresa pode iniciar um novo balancete (mesmo de uma entidade diferente) sem ter que fechar esse ecrã. Basta um clique no botão Novo e seguir o mesmo processo explicado anteriormente. Poderá optar pela introdução de dados manualmente, o que não aconselhamos uma vez que irá ter bastante trabalho e não terá acesso a outras contas de movimento. No entanto, para preencher manualmente o balancete deverá percorrer as folhas do Balancete e Médio e longo prazo e preencher as células respectivas com os elementos que dispuser no balancete retirado da contabilidade. Quando o balancete estiver concluído poderá verificar se os dados estão correctos. No final clique em Guardar e o programa guardará na base de dados de balancetes do BusinessFX essa mesma informação. O botão Anular dados permite limpar todos os elementos inseridos na folha, preparando-a para novos dados. NOTA Poderá criar para um mesmo período, dados em SNC e dados em POC. O BusinessFX permite trabalhar com diferentes sistemas de contabilidade em simultâneo.

Abrir um balancete já criado Por vezes é necessário abrir um balancete que já tenha inserido anteriormente para efectuar alterações ou correcções aos dados, imprimir ou simplesmente consultar informação. Para tal, clique no botão Abrir da barra de ferramentas do ecrã dos balancetes. Na janela que se abre de seguida clique no botão Seleccionar para abrir a empresa. Automaticamente o programa identifica quais os balancetes já guardados para esta entidade, sendo possível vê-los listados na Lista de períodos. Os períodos encontram-se agrupados e ordenados por anos e meses.

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Para concluir a abertura de um balancete seleccione o mês (correspondente ao ano) e clique no botão Visualizar período. Os dados são carregados de imediato para o ecrã de balancetes. Poderá agora alterar ou corrigir os dados e posteriormente efectuar qualquer uma das seguintes tarefas: guardar, guardar como, integrar nos balanços e resultados, imprimir ou validar.

Integrar um Balancete com os respectivos Balanços e Resultados. Esta opção é muito importante pois o BusinessFX trabalha com dois tipos de dados contabilísticos: •

Balancetes (POC ou SNC): são a base da estrutura de dados do BusinessFX. São armazenados em duas tabelas na base de dados SQL Server correspondente a dados sintéticos e dados extensos (incluem contas de movimento, só disponíveis através da importação de dados).

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Balanços e Resultados (POC ou SNC): estes dados são armazenados, igualmente, em duas tabelas na base de dados do BusinessFX e permitem agrupar as diversas contas dos balancetes em rubricas do balanço e da demonstração de resultados, para que os cálculos das funções BusinessFX mais utilizadas, ou seja rácios e indicadores, sejam efectuados mais rapidamente. Mais à frente, no tópico relacionado com as Funções BusinessFX explicaremos esta situação.

Sendo assim é possível armazenar os dados dos balanços e resultados inseridos directamente no Gestor de Balanços e Demonstrações de Resultados ou convertendo balancetes e integrando os seus dados nos balanços e resultados respectivos. Para tal existe a opção Converter em BALDR no Gestor de Balancetes e cuja função, a partir de um balancete aberto para um determinado período, é convertê-lo em balanço e demonstração de resultados para igual período Para utilizar esta funcionalidade, antes de mais, deverá já ter um balancete inserido nas folhas do Gestor de Balancetes. Esta operação pode ser feita com inserção directa de dados nos mapas disponibilizados pelo programa ou através de importação (ver tópico “Importação de dados da contabilidade”). Depois, e após confirmados e validados os dados, clique no botão Converter em BALDR existente na barra de ferramentas no topo do ecrã. Aguarde um pouco até aparecer um ecrã onde poderá confirmar os elementos contabilísticos.

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No mesmo ecrã (SNC) é possível ver quatro separadores correspondentes aos dados de origem (“Balancete” e “Corrente e Não Corrente” e o produto agrupado dessas contas (“Balanço” e “Demonstração de Resultados”).

Depois de confirmados os elementos, clique no botão Integrar dados. Automaticamente o programa cria uma referência desse período na base de dados de balanços e demonstrações de resultados dessa empresa. Posteriormente poderá alterar ou corrigir qualquer valor repetindo a operação de integração. Esta opção também está disponível no Gestor de Balanços e Resultados.

Guardar um balancete com referência a outro período Este opção permite ao utilizador seleccionar um balancete de um determinado período e guardá-lo no sistema de dados de balancetes do BusinessFX com outro período. Por exemplo, esta opção pode ser usada quando guardou um balancete e enganou-se no período atribuído. Para tal basta abrir o balancete que se deseja, seleccionar o botão Guardar na barra de ferramentas e escolher o menu Guardar como outro período.

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Imprimir ou exportar balancetes para o formato Excel ou PDF Para imprimir um balancete clique no botão Imprimir localizado na barra de ferramentas do ecrã de balancetes. O programa mostra uma pré-visualização do balancete aberto. No ecrã de impressão, para além da hipótese de imprimir, tem igualmente a possibilidade de exportar o balancete para o formato Excel ou PDF. Para tal seleccione o menu Exportar e escolha a opção que deseja.

A imagem seguinte mostra um exemplo do balancete exportado para Microsoft Excel e para Acrobat PDF.

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Outras opções disponíveis em Balancetes Eliminar um balancete da base de dados Para eliminar os dados contabilísticos do balancete referentes a um determinado período clique no botão Abrir localizado na barra de ferramentas do ecrã Balancetes. Depois seleccione o período que deseje e clique no botão Apagar período. Todos os registos contabilísticos dessa empresa referente ao período escolhido serão eliminados da base de dados do BusinessFX.

Localizar uma conta na folha do balancete Através desta funcionalidade é possível localizar uma determinada conta na folha do balancete, permitindo, de uma forma rápida, aceder a essa informação. Clique no botão Localizar conta na barra de ferramentas no ecrã Balancetes para iniciar a pesquisa. Poderá pesquisar contas de duas formas: Digitando o número da conta e activando o botão Localizar.

Ou, digitando o nome da conta e activando o botão Localizar.

Automaticamente o programa pesquisa a conta na folha do balancete e posiciona-se na célula correspondente.

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5 - Gestão de Dados: Balanços e Resultados Introdução Neste capítulo vamos abordar o repositório de balanços e demonstrações de resultados do BusinessFX. Trata-se de um dos sistemas de dados do BusinessFX que permite ao motor de funções retornar informação da empresa. Muitas das funções que integram o BusinessFX estão ligadas directamente a este sistema de dados o que permite optimizar os cálculos quando se pretende retornar uma determinada função financeira.

Podemos explicar esta optimização da seguinte forma, tomando como exemplo o rácio Autonomia Financeira. Este rácio é o resultado da seguinte fórmula: Capitais Próprios Autonomia Financeira = Activo

Para efectuar o cálculo deste rácio o BusinessFX usa o motor de funções retornando directamente os valores dos Capitais Próprios e do Activo de um determinado período. Ao fazê-lo está a aceder directamente ao sistema de dados dos balanços e resultados efectuando apenas uma simples divisão entre dois valores. Desta forma o BusinessFX não necessitou de decompor as diversas contas do balancete que compõem o Activo e os Capitais Próprios, o que obrigaria a mais cálculos intermédios, originando uma quebra de performance. Mais à frente, no tópico “Funções e fórmulas do BusinessFX” iremos abordar pormenorizadamente este assunto, bem como a opção de Detalhe da função que permite efectuar um drill-down dos diferentes componentes dessa função (outras funções, rubricas ou contas). No BusinessFX pode armazenar, igualmente, diversos períodos de balanços e demonstrações de resultados para uma ou várias empresas. No topo do ecrã uma barra de ferramentas identifica as opções que estão disponíveis nesta área do programa, conforme a imagem em baixo:

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Ao iniciar este ecrã, irá verificar que está dividido em duas folhas: "Balanço" e "Demonstração de Resultados".

O programa, por predefinição e à semelhança dos balancetes, trabalha com 16 períodos para balanços e demonstrações de resultados. Não é obrigatório dispor de todos os períodos pois estes apenas são necessários se as análises que pretende fazer necessitam desses mesmos elementos.

Iniciar um novo período Para iniciar o Gestor de Balanços e Resultados clique na opção Balanços e Resultados existente na zona Dados Contabilísticos do separador BusinessFX existente na Ribbon do Microsoft Excel 2007. Conforme o sistema contabilístico que deseja trabalhar, escolha Sistema SNC ou Sistema POC.

Na barra de ferramentas desse ecrã clique no botão Novo. Seleccione a entidade com que deseja trabalhar, o período (ano e mês) e clique em OK. Automaticamente o programa fica preparado para receber dados contabilísticos referentes ao período escolhido. Se já tiver este ecrã aberto depois de ter estado a trabalhar numa entidade pode iniciar um novo período (mesmo de uma entidade diferente) sem ter que fechar esse ecrã. Basta um clique no botão Novo e seguir o mesmo processo explicado anteriormente.

Ao contrário dos balancetes, os balanços e resultados não dispõem da opção de importação directa dos programas de contabilidade mas permitem importação de ficheiros XML derivados da IES (Informação Empresarial Simplificada). Sobre este tópico de importação da IES falaremos mais à frente. Caso opte por carregar manualmente os dados contabilísticos a partir destes mapas basta preencher as células disponíveis para esse efeito. No entanto esta não será a opção mais correcta de trabalhar pois sendo os balancetes os elementos contabilísticos de base e existindo a possibilidade de integrá-los nos balanços e resultados o ideal será primeiro carregar a base de dados dos balancetes através de importação do programa de contabilidade e proceder, posteriormente, à integração nos balanços e demonstrações de resultados. 25

Quando o balanço e a demonstração de resultados estiverem concluídos poderá verificar se os dados estão correctos. Para tal clique no botão Validar. No final clique em Guardar e o programa guardará na base de dados de balanços e resultados do BusinessFX. O botão Anular dados permite limpar todos os elementos inseridos na folha, preparando-a para novos dados.

Abrir um período (balanço e demonstração de resultados) já criado Por vezes é necessário abrir um balanço que já tenha inserido anteriormente para efectuar alterações ou correcções aos dados, imprimir ou simplesmente consultar informação. Para tal, clique no botão Abrir da barra de ferramentas. Na janela que se abre de seguida clique no botão Seleccionar para abrir a empresa. Automaticamente o programa identifica quais os períodos já guardados para esta entidade, sendo possível vê-los listados na Lista de períodos. Os períodos encontram-se agrupados e ordenados por anos e meses.

Para concluir a abertura de um período seleccione o mês (correspondente ao ano) e clique no botão Visualizar período. Os dados são carregados de imediato para o ecrã de balanços e resultados. Poderá agora alterar ou corrigir os dados e posteriormente efectuar qualquer uma das seguintes tarefas: guardar, guardar como, integrar balancete, imprimir ou validar.

Integrar um balancete nos respectivos balanço e demonstração de resultados. Como já referido no capítulo anterior “Gestão de Dados: Balancetes”, esta opção é muito importante. Sendo assim é possível armazenar os dados dos balanços e resultados inserido directamente no Gestor de Balanços e Demonstrações de Resultados ou convertendo balancetes e integrando os seus dados nos balanços e resultados respectivos. Para tal existe a opção Integrar balancete e cuja função é, a partir de um balancete aberto para um determinado período, convertê-lo em balanço e demonstração de resultados para igual período. Sendo esta opção semelhante à existente no Gestor de Balancetes, consulte o tópico anterior em “Gestão de Dados: Balancetes”.

Guardar um balanço com referência a outro período Este opção permite ao utilizador seleccionar um balanço de um determinado período e guardá-lo no sistema de dados do BusinessFX como outro período. Esta opção pode ser usada quando guardou um balanço e

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enganou-se no período atribuído. Para tal basta abrir o período que deseja, seleccionar o botão Guardar na barra de ferramentas e escolher o menu Guardar como outro período.

Validação de balanços Quando as folhas do Gestor de Balanços e Resultados estiverem carregadas com dados de um determinado período poderá verificar se esses elementos estão correctamente equilibrados. Para tal clique no botão Validar da barra de ferramentas. O programa dará uma mensagem que informará o utilizador se o balanço está equilibrado ou não.

Imprimir ou exportar para o formato Excel ou PDF Esta opção é semelhante à existente no Gestor de Balancetes. Para imprimir um balanço e demonstração de resultados clique no botão Imprimir localizado na barra de ferramentas do ecrã. O programa mostra uma pré-visualização do balanço e demonstração de resultados do período aberto. No ecrã de impressão, para além da hipótese de imprimir, tem igualmente a possibilidade de exportar o documento para o formato Excel ou PDF. Para tal seleccione o menu Exportar e escolha a opção que deseja.

Outras opções disponíveis em Balancetes Eliminar um balancete da base de dados Funcionalidade semelhante à existente nos Balancetes. Clique no botão Abrir localizado na barra de ferramentas. Depois seleccione o período que deseja e clique no botão Apagar período. Todos os registos de balanços e demonstrações de resultados dessa empresa referente ao período escolhido serão eliminados da base de dados do BusinessFX.

Importação de dados a partir do ficheiro XML da IES Esta opção permite preencher automaticamente as folhas do balanço e da demonstração de resultados importando essa informação a partir do ficheiro XML da IES (Informação Empresarial Simplificada). Clique em Importar e localize o ficheiro IES em formato XML. Automaticamente os dados são preenchidos. Tenha em atenção que esta funcionalidade apenas será útil se o período a importar for o Dezembro, ou o final do ano, uma vez que a IES apenas contém esta informação útil para o BusinessFX.

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6 - Importação de Dados Contabilísticos Introdução A integração com sistemas externos contabilísticos das empresas é uma das mais importantes funcionalidades do software BusinessFX. Através desta opção é possível importar dados de qualquer programa de contabilidade existente no mercado e em diversos formatos, usado para o efeito um poderoso Assistente de Importação de Dados Contabilísticos que permite extrair os elementos dos balancetes e integrá-los em balanços e demonstrações de resultados que servirão de base para o cálculo dos diversos indicadores e rácios usados pelo programa. Esta funcionalidade, para além de ser bastante útil na medida em que poupa imenso trabalho aos utilizadores permitindo o preenchimento rápido e correcto dos Balancetes, Balanços e Demonstrações de Resultados (tanto anuais como mensais), permite igualmente disponibilizar uma maior integração de dados de modo a que as análises efectuadas pelo BusinessFX possam ser mais extensas e complexas. Uma vez acelerado o processo de inputs (o que pode inclusive suprimir o trabalho de um administrativo encarregue dos inputs contabilísticos), o utilizador tem mais tempo para se dedicar aos modelos e à análise económica e financeira. O processo base de importação é bastante simples, sendo efectuado através da leitura e extracção dos dados a partir de balancetes exportados em formato Texto (ASCII ) ou Excel, sendo esta última opção a mais simples e fácil de obter pois não exige a ligação directa ao sistema de contabilidade o que dá maior mobilidade e universalidade ao utilizador. Existe ainda a possibilidade de integrar directamente o sistema de dados do BusinessFX com os programas de contabilidade ou ERP. A Edireizinho disponibiliza alguns filtros de importação específicos para determinados programas, sendo que neste momento está disponível a importação directa a partir de alguns softwares como Microsoft Dynamics NAV, PHC, LiveSolutions ou Gestexper. Sobre este tipo de integração a Edireizinho fornece no seu website alguns documentos e tutoriais, com as instruções específicas para cada caso. Em resumo, o motor de importação funciona de modo muito simples. O esquema seguinte exemplifica um fluxo possível de tarefas necessárias para obter uma correcta optimização desta ferramenta de importação: Recolha de elementos contabilísticos através de um balancete em formato Excel

Aplicação de uma configuração de importação

Extracção dos dados através do motor de importação do BusinessFX

Armazenamento dos dados para reutilização nos modelos de análise do BusinessFX

Neste guia iremos focar apenas a importação de dados a partir de ficheiros (balancetes) externos nos formatos Excel e ASCII. Qualquer software de contabilidade existente no mercado permite exportar para diversos formatos os balancetes acumulados gerados pelos mesmos. Deste modo, o primeiro passo que deverá efectuar antes de iniciar qualquer importação deverá ser gerar ou exportar para um repositório seu de ficheiros contabilísticos os balancetes em formato de texto ou em formato Excel. Este repositório poderá ser uma pasta em qualquer local (por exemplo, "Os meus documentos") de modo a que seja devidamente identificada por si e para que mais tarde, quando estiver a realizar uma importação no BusinessFX, possa seleccionar o ficheiro que corresponda ao período com que está a trabalhar.

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Configurações de Importação De modo a que o motor de importação do BusinessFX possa ser compatível com os ficheiros que irá utilizar para integrar é necessário criar uma configuração de importação. Essa configuração permitirá identificar qual a estrutura do ficheiro do balancete, onde se localizam os campos principais a extrair e o tipo de formato dos valores. Para esse efeito é necessário que após exportar um balancete (POC ou SNC) do seu software de contabilidade para um ficheiro (Excel ou Texto, por exemplo) que o abra de modo a verificar qual a sua estrutura e, desta forma, criar a configuração adequada. Poderá criar quantas configurações desejar. Por exemplo, se tiver que extrair dados de sistemas diferentes ou se as diferentes versões do seu programa de contabilidade produzirem outputs em formatos diferentes. Os passos seguintes demonstram como poderão ser criadas configurações de importação para ficheiros ASCII (texto) e ficheiros Excel.

Configurar uma importação a partir de ficheiros Excel Alguns programas de contabilidade permitem exportar para ficheiros em formato Excel os balancetes analíticos. As operações de configuração são, em tudo nada, idênticas aos formatos ASCII (ver tópico seguinte). No entanto, estas opções de exportação para ficheiro Excel estão disponíveis em programas assentes em plataforma Windows.

Para iniciar uma configuração de importação para ficheiros Excel clique na opção Configurações de importação existente na zona Opções do separador BusinessFX existente na Ribbon do Office 2007. O programa irá abrir a zona onde são geridas as configurações de importação que pode ter.

Os passos seguintes explicam como criar uma nova configuração de importação de dados da contabilidade. No ecrã seguinte clique no botão Nova configuração.

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O assistente de criação de configurações de importação irá ajudá-lo no processo de criar uma configuração que permitirá ao BusinessFX extrair dados dos seus ficheiros contabilísticos. Na lista de tipos de contabilidade seleccione Ficheiros Excel e faça Seguinte.

Esta fase do assistente é das mais importantes pois será aqui que deverá indicar quais os campos (ou colunas) do ficheiro Excel que correspondem aos seguintes dados: •

Obrigatórios: número da conta, movimentos acumulados a débito e a crédito, saldos devedores e credores.

•

Opcionais: descrição da conta.

Os campos opcionais não são necessários para uma correcta importação. No entanto são muito importantes para poder integrar uma informação mais completa e extensa do seu balancete, de modo a que esses dados possam estar, igualmente, acessíveis através das funções financeiras do BusinessFX. Antes de efectuar qualquer configuração abra um ficheiro Excel que tenha gerado na sua contabilidade, analise-o e identifique onde ficam as colunas que correspondem aos campos que são necessários. 30

Efectuada esta parametrização faça Seguinte.

De seguida indique o local onde os ficheiros Excel referentes aos balancetes retirados da sua contabilidade vão ser guardados. Esta parametrização é opcional mas aconselhamos a que, por questões de melhor organização, defina uma pasta no seu disco (ou noutro local partilhado) para que sempre que no seu software de contabilidade exportar para formato Excel um balancete analítico de um determinado período este seja sempre guardado num local onde o BusinessFX o possa ir buscar facilmente sem ter que tentar localizar esse mesmo ficheiro. Clique em Seguinte para prosseguir.

Para concluir a configuração indique um nome que a identificará sempre que desejar efectuar uma importação de dados contabilísticos e clique em Concluir. Se desejar, pode criar quantas configurações desejar. Por exemplo, se tiver que extrair dados de sistemas diferentes ou se as diferentes versões do seu programa de contabilidade produzirem outputs em formatos diferentes. No final o programa adiciona uma nova configuração à lista de configurações de importação.

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Configurar uma importação a partir de ficheiros Texto/ASCII Alguns programas de contabilidade, por outro lado, permitem exportar para ficheiros em formato Texto ou ASCII os balancetes analíticos. As operações de configuração são, em tudo nada, idênticas aos formatos Excel. Estas opções de exportação para balancetes para ficheiros de texto estão disponíveis, na sua maioria, em programas assentes em plataforma MS-DOS. Normalmente estas funcionalidades estão disponíveis nas zonas de impressão de balancetes analíticos em que, ao pedir ao programa de contabilidade para imprimir um balancete (do mês 13, por exemplo) escolhe a opção de enviar (ou criar) para ficheiro, em vez de enviar para impressora. ATENÇÃO: muitas vezes as extensões dos ficheiros (apesar de serem do tipo texto) não são "txt". Existem muitos programas de contabilidade que criam ficheiros com extensões como "asc", "dat", etc... Ou seja, em vez de criar um ficheiro "BAL20051231.TXT" cria um ficheiro "BAL20051231.ASC". Apesar da extensão não ser do tipo texto continua a ser perfeitamente compatível com o BusinessFX.

Para iniciar uma configuração de importação para ficheiros Excel clique na opção Configurações de importação existente na zona Opções do separador BusinessFX existente na Ribbon do Office 2007. No ecrã das configurações clique no botão Nova configuração, seleccione Ficheiros ASCII - Texto na lista de tipos de contabilidade e faça Seguinte.

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Antes de efectuar qualquer configuração abra um ficheiro que tenha gerado na sua contabilidade (pode ser no "Bloco de notas" do Windows), analise-o e identifique onde ficam os campos que são necessários (número da conta, movimentos acumulados a débito e movimentos acumulados a crédito). É possível existirem os seguintes tipos de estrutura de ficheiros ASCII: FICHEIROS COM DELIMITADOR DE CAMPO Por norma são ficheiros do tipo como mostra a imagem em baixo...

Para parametrizar a configuração seleccione a opção Com delimitador de campo...

Indique qual o separador decimal...

Indique qual o delimitador de campo...

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E por fim quais as colunas (ou campos) que correspondem a: número da conta, movimentos acumulados a débito e movimentos acumulados a crédito

FICHEIROS COM DELIMITADOR DE CAMPO Por norma são ficheiros do tipo como mostra a imagem em baixo...

Para parametrizar a configuração seleccione a opção Com delimitador de campo...

Este tipo de ficheiros pressupõe que os valores que se pretendem captar (número da conta, movimentos acumulados a débito e movimentos acumulados a crédito) tenham comprimentos específicos. No exemplo que mostra a imagem em cima o número da conta ocupa no ficheiro o espaço do caracter 1 ao caracter 10, o acumulado a débito do caracter 40 ao 55 e o acumulado a crédito do caracter 60 ao 75. Este tipo de parametrização implica conhecer bem a estrutura do ficheiro. Em caso de dúvida contacte o suporte técnico que o ajudará na configuração.

Efectuada uma destas duas parametrizações faça Seguinte. Todos os procedimentos seguintes são idênticos à configuração para ficheiros do tipo Excel. Ou seja, indique o local onde os ficheiros referentes aos balancetes retirados da sua contabilidade vão ser guardados (opcional) e para concluir 34

a configuração indique um nome que a identificará sempre que desejar efectuar uma importação de dados contabilísticos. Como resultado terá uma nova configuração de importação adicionada ao conjunto de configurações.

Importação individual de balancetes Após configurado o BusinessFX para a extracção de dados contabilísticos o programa está preparado para iniciar este processo. O BusinessFX dispõe de dois tipos de importação de balancetes: 1. A importação de balancetes individuais: é a mais comum e é acedida a partir do ecrã do Gestor de Balancetes. 2. A importação em lote: esta funcionalidade permite-lhe importar ao mesmo tempo um conjunto de balancetes para uma ou mais empresas em simultâneo. Neste tópico vamos falar como usar a primeira opção para importação. Clique na opção Balancetes existente na zona Dados Contabilísticos do separador BusinessFX existente na Ribbon do Office 2007 e aguarde até que o programa abra o ecrã do Gestor de Balancetes.

Inicie um novo balancete premindo o botão Novo e seleccione a empresa e o período respectivo (ano e mês).

Uma vez que se trata de um novo balancete o BusinessFX irá sugerir se deseja passar imediatamente para a opção de importação. Na mensagem que é mostrada clique em Sim, vou importar agora para iniciar o Assistente de Importação. Se escolher Não o programa irá directamente para a folha do balancete. Poderá preencher os dados manualmente ou activar posteriormente a opção de importação. Para activar mais tarde a opção de importação basta um clique no botão Importar do ecrã do Gestor de Balancetes.

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Se escolher Sim, vou importar agora, automaticamente aparece o primeiro ecrã do assistente de importação. Seleccione a configuração que irá utilizar, sendo que a mesma deverá estar de acordo com o tipo de ficheiro que vai importar. Na imagem em baixo os nomes das configurações são apenas nomes de exemplo que podem ser definidos pelo utilizador. Depois de seleccionada a configuração clique no botão Seguinte para prosseguir.

De seguida indique qual o ficheiro que contém os dados da sua contabilidade correspondentes ao período do balancete aberto no Gestor de Balancetes. Clique em Procurar para localizar esse ficheiro. Se nas configurações indicou qual o local do repositório destes ficheiros o BusinessFX, por predefinição, abre automaticamente nesse directório (no seu computador ou na sua rede), tornando assim mais fácil identificar e escolher o ficheiro dos balancetes. Clique em Seguinte para prosseguir.

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O assistente inicia então a extracção dos dados contabilísticos a partir do ficheiro indicado. Uma barra de progresso vai indicando a evolução da importação que deverá demorar alguns segundos, dependendo da quantidade de dados existente no ficheiro.

Quando a importação estiver concluída uma mensagem aparecerá com a indicação de sucesso ou insucesso da operação. Se a importação foi efectuada com sucesso os dados são colocados num quadro de verificação com as contas, os movimentos acumulados e os respectivos saldos. Para terminar a operação de importação e colocar os dados no balancete do BusinessFX clique em Concluir.

Os registos são então transferidos para os mapas de balancetes preenchendo a folha Balancete com os dados importados que podem ser guardados através da opção Guardar existente na barra de ferramentas do ecrã. Se, durante o processo de importação, ocorrer algum erro, a seguinte mensagem é apresentada.

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Em caso da operação ter ocorrido com sucesso, existem duas tarefas muito importantes que deverá efectuar após a importação de um novo balancete: 1. A correspondência entre contas de curto prazo e médio longo prazo. Para o efeito clique no separador Correntes e Não Correntes (no caso SNC) ou Médio e longo prazo (no caso POC) no ecrã do balancete e preencha, pana coluna respectiva, os valores das contas que possuam elementos de médio e longo prazo. 2. A segunda tarefa é a de converter o balancete em Balanço e Demonstração de Resultados. Clique no botão Converter em BALDR para iniciar o processo. Para saber mais sobre esta operação consulte o tópico “Gestor de Dados: Balancetes
Integrar um balancete com os respectivos balanço e demonstração de resultados”.

Os dados importados podem ainda ser alterados e rectificados diversas vezes após a importação. Basta abrir um balancete no período desejado, alterar as contas que entender e voltar a guardá-lo. Por exemplo, imagine que houve uma alteração na sua contabilidade para a empresa "XPTO" e o balancete referente ao período "12 - Dezembro" necessita de ser rectificado. Se usar a opção de importação basta abrir no Gestor de Balancetes e para a entidade "XPTO" o período "12 - Dezembro" e premir no botão Importar existente na barra de ferramentas. Vai iniciar uma nova importação a partir do ficheiro de balancetes retirado da sua contabilidade já devidamente actualizado. Depois da operação concluída basta guardar novamente os dados premindo o botão Guardar. Mas se o caso é apenas efectuar uma pequena correcção não necessita de gerar nova importação. Basta abrir o balancete desejado, procurar na folha Balancete ou na folha Corrente e Não Corrente a conta e o valor que deseja corrigir, efectuar essa alteração e voltar a guardar o balancete.

Importação em lote de balancetes Esta funcionalidade do BusinessFX rentabiliza ao máximo a importação de dados, permitindo importar de uma só vez vários balancetes para uma ou várias empresas. Ou seja, este assistente de importação extrai ao mesmo tempo os dados de um lote de ficheiros de balancetes que o utilizador indica para diversos períodos e guarda-os de forma automática no sistema de dados contabilísticos do BusinessFX. 38

Poderá utilizar esta opção, por exemplo, se para uma determinada empresa necessita de importar os balancetes de um ano inteiro (de Janeiro a Dezembro). Em alternativa à importação individual, referida no tópico anterior, poderá reunir os ficheiros dos 12 balancetes num lote e importá-los de uma vez só. Para iniciar esta funcionalidade clique no menu Importação de dados em lote localizado no botão Balancetes da barra de botões do BusinessFX.

Após alguns segundos o Assistente de Importação inicia. No primeiro ecrã é-lhe mostrada a lista de empresas registadas no BusinessFX, a lista de configurações de importação e um campo para o ano contabilístico. Na lista das empresas deverá seleccionar com um
a(s) empresa(s) para a(s) qual(is) vai importar os balancetes. Caso partilhem a mesma estrutura de ficheiros (se, por exemplo, partilham o mesmo sistema de contabilidade) poderá optar por indicar qual a configuração de importação indicada. Antes de prosseguir deverá indicar qual o ano a que correspondem os balancetes do lote a importar. Clique em Seguinte para prosseguir.

No ecrã seguinte, as empresas que seleccionou aparecem numa lista. Na coluna do Código cada empresa possui um sinal que permite expandir uma lista secundária para indicação dos períodos a importar.

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Ao expandir essa lista aparecerá uma nova grelha com as seguintes colunas: Ano, Mês, Ficheiros para importar e Configuração. Ao chegar a esta fase é muito importante que configure correctamente todos os dados para importação.

Na prática cada uma das linhas desta grelha representam os 16 períodos utilizados pelo sistema de dados do BusinessFX e assim sendo, os períodos possíveis de serem importados. Na importação em lote não é obrigatório importar todos os períodos. Aliás pode importar apenas um período, exactamente como na importação individual mas é claro que não é essa a função da importação de balancetes em lote. Desta forma, antes de prosseguir, deverá fazer corresponder para cada período que deseja importar (e para cada empresa) os ficheiros dos balancetes e o respectivo local onde estes se encontram guardados.

Como fazer? Identifique as linhas dos períodos que vai importar (1, 2, 3, 12, etc.) e na coluna do “Ficheiro para importar” clique no botão da caixa de texto para localizar o ficheiro.

Por predefinição poderá optar por usar uma única configuração de importação para todos. Se tiver que usar diferentes configurações (o que não é muito comum em ficheiros da mesma empresa e para um mesmo ano) bastas seleccionar a linha do período (1, 2, 3, 12, etc.) e escolher na lista de configurações a mais apropriada. 40

Terminada esta tarefa clique em Seguinte.

Efectuadas todas estas operações o programa já sabe quais os períodos a importar e quais os ficheiros dos balancetes. No ecrã seguinte clique no botão Seguinte e aguarde que o BusinessFX conclua o processo de importação dos diversos balancetes para os períodos correspondentes.

No final da importação é apresentado um relatório de erros, onde é dado a conhecer quais os períodos importados correctamente e quais os períodos que originaram erros e que, por isso, não foram importados. Para os períodos marcados com ERRO poderá ocorrer que o ficheiro escolhido não possua a estrutura correcta de importação. Deverá rever o ficheiro e efectuar nova importação com o ficheiro devidamente configurado. Quando aos outros ficheiros marcados com OK foram importados com sucesso e podem agora ser guardados no sistema da dados do BusinessFX. Para esse efeito clique em Concluir.

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O que o programa executa após concluir o processo de importação de balancetes em lote é a gravação dos dados importados directamente nas bases de dados dos balancetes do sistema BusinessFX.

As características da importação de balancetes em lote não permitem controlar a conformidade e validação dos dados uma vez que os ficheiros são importados automática e sequencialmente. A configuração dos elementos de médio e longo prazo e a conversão em balanços e demonstrações de resultados também não é efectuada neste operação de importação uma vez que requer determinadas validações e inputs por parte do utilizador. Desta forma, e após a importação do lote de balancetes, é necessário abrir a opção “Balancetes
Gestor de Balancetes” na barra de botões do BusinessFX e efectuar esses procedimentos individualmente para cada período importado. Assim, o utilizador terá a certeza da conformidade dos dados contabilísticos a usar pelas análises em Excel apoiadas pela plataforma BusinessFX.

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7 - Funções e Fórmulas do BusinessFX Introdução Neste capítulo será abordado todo o conceito do FxEngine, o motor de funções do BusinessFX responsável pelo interface de ligação entre o sistema de dados contabilísticos do BusinessFX e o Microsoft Excel. Com o BusinessFX é possível aceder aos dados contabilísticos importados e armazenados e criar modelos financeiros no Microsoft Excel com o recurso a uma base de dados extensa de funções e fórmulas financeiras que estão já integradas no programa e desenvolvidas numa linguagem própria. O utilizador não necessita de criar fórmulas complexas pois estas já existem no sistema de funções do BusinessFX. Desde indicadores de risco, de rentabilidade, de liquidez, etc., existem mais de 500 funções disponíveis, podendo o utilizador também criar infinitas funções e fórmulas, através da opção de Funções do Utilizador. Explicando de uma forma mais simples, é este motor de funções que possibilita às folhas do Microsoft Excel "comunicar" com o sistema de dados contabilísticos do BusinessFX e extrair elementos para os diversos mapas financeiros. Por exemplo, um rácio de exploração, o saldo de uma conta de um balancete ou uma rubrica do balanço. A maior parte das suas funcionalidades estão ocultas. No entanto o utilizador pode aceder a elas através de uma ferramenta chamada Editor de Funções e sobre a qual poderá encontrar mais à frente informação neste documento. Relativamente ao sistema de funções do BusinessFX, estas encontram-se divididas nas seguintes categorias: •

Funções Principais: correspondem a diversos tipos de funções que estão incorporadas no BusinessFX e que estão divididas em diversas categorias, tais como rácios de rentabilidade, indicadores de liquidez, rubricas com balanço, etc.

•

Funções do Utilizador: são funções criadas pelo utilizador através do Editor de Funções.

•

Funções Contabilísticas: estas funções permitem retirar dados dos balancetes do programa indicando as contas, os movimentos ou os saldos que se desejar extrair. Se utilizar o sistema de importação de dados poderá ter acesso às contas todas dos balancetes, incluindo as contas de movimento.

•

Funções Sectoriais: permitem aceder à informação sectorial do Banco de Portugal armazenada no sistema de dados do BusinessFX. Estas funções estão disponíveis apenas se instalar a base de dados sectorial que acompanha o produto. Para saber mais informações consulte as instruções de instalação do BusinessFX.

•

Campos de Informação: são funções não-financeiras que permitem inserir informação da empresa nas folhas de cálculo do Excel, tal como o nome, morada, actividade, etc.

Mais à frente explicaremos pormenorizadamente cada um destes tipos de funções. A combinação destes diversos tipos de fórmulas permitem ao utilizador do BusinessFX desenhar mapas e folhas de cálculo extremamente completas e detalhadas, conforme iremos mais à frente abordar neste guia.

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Como aceder a este conjunto de funções? No Microsoft Excel o sistema de funções do BusinessFX é gerido no grupo Funções e Fórmulas da barra de botões do programa.

Sobre o Editor de Funções encontrará informação mais à frente. Acerca dos três primeiros botões deste separador, cada um activa um painel lateral de tarefas do Microsoft Excel 2007 e são usados para inserir funções directamente em células da folha de cálculo. Poderá ainda aceder às funções BusinessFX através do Assistente de Mapas localizado no grupo Mapas na Ribbon do Microsoft Excel 2007. Este assistente permite-lhe criar dinamicamente quadros de forma muito rápida e ainda criar modelos para serem reutilizados em outras análises.

Estrutura das Funções e Fórmulas do BusinessFX Conforme referimos, o motor de funções do BusinessFX é um dos componentes mais importantes deste software, permitindo ligar as folhas de Excel ao sistema de dados contabilísticos e financeiros do BusinessFX. Como já foi abordado anteriormente, existem diversos tipos de funções e todas elas funcionam segundo as regras de uma qualquer fórmula do Excel, contendo parâmetros que permitem colocar numa determinada célula a informação exacta que se pretende. Como uma normal fórmula do Excel, é possível construir outras fórmulas mais complexas para cada célula usando sinais matemáticos e outros. Este é um exemplo de um conjunto de células populadas por funções BusinessFX. Reparando na barra de fórmulas do Excel podemos observar a fórmula que se encontra na célula C4 e o resultado que ela retorna.

Apesar de poder trabalhar directamente com as fórmulas não necessita de saber os seus nomes complexos uma vez que o programa dispõe de funcionalidades que permitem auxiliá-lo nesse trabalho. Em todo o caso é importante ficar a conhecer um pouco melhor cada uma delas e o que representam. 44

As fórmulas disponíveis no BusinessFX são as seguintes: •

BFX: é usada pelas Funções Principais e pelas Funções de Utilizador. Um exemplo de fórmula poderá ser “=BFX("#VENDAS_TOTAIS";12;2007)”. Este exemplo retorna para uma célula no Excel o valor das vendas totais referentes ao mês 12 do ano 2007. Dentro das fórmulas “BFX” irá encontrar sempre o nome da função como parâmetro. Estes nomes começam sempre pelo caracter “#”, uma vez que é esta a forma que o motor de funções do BusinessFX tem de indentificar a função. Alguns exemplos são “#AUTONOMIAFIN” (representa a Autonomia Financeira) ou “#EBITDA” (representa o EBITDA). Os restantes parâmetros são o mês e o ano para os quais queremos retornar o valor de determinada rúbrica. Resumindo será, “BFX(nome da função; mês; ano)”. No final deste Guia poderá consultar uma lista extensa das diversas funções principais existente.

•

BFXAccount: é usada pelas Funções Contabilísticas e permite extrair dados das contas dos balancetes, sejam contas principais, agregadoras ou de movimento. Um exemplo de fórmula poderá ser “=BFXAccount("#SALDOCREDITO";222;12;2007)”. Este exemplo retorna para uma célula no Excel o saldo credor da conta 222 referente ao mês 12 do ano 2007. Os parâmetros que compõem esta função são o nome da função contabilística, o número da conta, o mês e o ano. Resumindo será “BFXAccount(nome da função; nº conta; mês; ano)”.

•

BFXSector: é usada pelas Funções Sectoriais e permite extrair informação de indicadores ligados ao sector da base de dados sectorial do Banco de Portugal. Um exemplo de fórmula poderá ser “=BFXSector("14112 ";"NSECR218";2008;0)”. Este exemplo retorna para uma célula no Excel o valor da Autonomia financeira(Mediana) referente ao ano 2008 e para o CAE 14112.

•

BFXInfo: é usada pelos Campos de Informação e permite extrair informação da empresa ligada, como seja o nome, o código da empresa, etc. Um exemplo de fórmula poderá ser “=BFXInfo("NOMEEMPRESA")”. Este exemplo retorna para uma célula no Excel o nome da empresa ligada.

Nos tópicos seguintes explicaremos detalhadamente cada tipo de função, os diferentes parâmetros e a forma de usá-las e ajustá-las às diferentes análises. Posteriormente explicaremos como usar o Assistente de Mapas localizado no separador Mapas.

Funções Principais Conforme já explicado anteriormente, as Funções Principais do BusinessFX são todas as funções que possibilitam inserir valores correspondentes a indicadores económicos e financeiros bem como valores directos dos balanços e demonstrações de resultados. Para inserir funções directamente numa folha do Excel, numa determinada célula ou conjunto de células, clique no botão Inserir Função localizado no menu Funções e Fórmulas no separador BusinessFX existente na Ribbon do Microsoft Excel 2007.

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Na zona lateral do Excel um painel é aberto contendo todas as funções disponíveis para inserir na folha. Seleccione o separador Principais para aceder às Funções Principais do BusinessFX.

Nesse painel seleccione que tipo de função deseja inserir. Ao escolher uma categoria, a lista de funções disponíveis é preenchida com todas as fórmulas que poderá inserir ligadas a essa mesma categoria. As diferentes ordens de funções estão enumeradas na imagem abaixo. Resumidamente, estas dividem-se em funções do Balanço, funções da Demonstração de Resultados e funções para Indicadores e Rácios.

Depois de seleccionada a categoria é necessário indicar qual a função a inserir, e que deverá ser escolhida na lista das funções disponíveis. No exemplo em baixo, foi seleccionado o indicador EBITDA.

Uma vez escolhida a função deverá indicar os restantes parâmetros que compõem o período de dados a retornar: o mês e o ano. 46

Uma das criativas funcionalidades do BusinessFX é a de permitir indicar o período de diversas formas. A forma mais corrente e simples é indicar o número do mês (1, 2, 3, ..., 12) no campo Mês e o ano no campo respectivo, conforme mostra a imagem anterior. Mas pode optar por usar alguns truques para inserir esses mesmos períodos, como se demonstra de seguida. Por exemplo, no campo Mês, para o mês de Dezembro poderá optar por inserir “12”, “DEZ” ou “DEZEMBRO”. A fórmula do Excel irá reconhecer qualquer um destes termos como o mês de Dezembro.

Relativamente ao campo Ano poderá optar por inserir apenas um ano (o que equivale a uma coluna) ou um intervalo de anos. Por exemplo, se inserir mês=”12” e ano=“2007” o programa irá retornar o valor da função para o Dezembro de 2007. Da mesma forma se colocar no campo Mês o valor “YTD” (Year to Date) a função irá retornar o valor acumulado dessa rubrica para o último mês do ano indicado. Ou seja, se em 2007 o último mês registado no sistema de dados do BusinessFX for o 6, ao colocar mês=”YTD” e ano=”2007”, a função irá retornar o valor acumulado até ao mês de Junho de 2007. Para definir os parâmetros Mês e Ano poderá ainda optar por ligá-los a uma determinada célula. Esta opção é particularmente útil se desejar indexar o mês e o ano a um cabeçalho de outro mapa que contenha os períodos. A imagem em baixo mostra um exemplo de uma função “Autonomia Financeira” (“#AUTONOMIAFIN”) cujo ano foi ligado a uma célula num cabeçalho de outro mapa (célula “B4”).

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O parâmetro Ano poderá ainda ser trabalhado de outra forma. Já vimos que no campo Ano se pode indicar o valor do ano ou ligá-lo a uma célula. Mas é possível, também, expandir a função seleccionada para diversos períodos. Ou seja, é possível inserir uma função para retornar o valor do mês 12 para vários anos, gerando assim, várias colunas automaticamente sem a intervenção do utilizador.

Neste exemplo, se no campo Ano digitar “2006+1” (ou seja, o ano inicial + 1 ano), o motor de funções do BusinessFX vai colocar duas funções na folha ocupando duas colunas: uma para 12/2006 (célula B1) e outra para 12/2007 (célula C1).

Para adicionar mais anos basta indicar o ano inicial e o número de anos seguintes: [ano]+n. Poderá ainda trabalhar a mesma funcionalidade mas digitando o intervalo de anos de outra forma: [ano inicial]:[ano final]. No exemplo em baixo, no campo Ano ao colocar “2006:2007” o resultado será duas funções: uma para 12/2006 e outra para 12/2007, semelhante ao exemplo anterior.

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Outras das opções do painel Inserir Função são os rótulos das funções. Se desejar inserir um rótulo para a fórmula (o nome) ao lado da célula que contém o valor seleccione a opção Inserir rótulo da função.

Por fim, e para que a função e os respectivos parâmetros sejam colocados na folha do Excel basta um clique no botão Inserir função na célula.

Funções Contabilísticas Estas funções permitem retornar valores directamente das tabelas do BusinessFX referentes aos dados contabilísticos de base, ou seja, o balancete. Através destas funções podemos aceder aos valores de cada conta existente num balancete de um determinado período, seja conta agregadora ou de movimento. Estas funções requerem algum conhecimento dos dados contabilísticos da empresa com que se está a trabalhar e são muito úteis para as opções de Detalhar Função que abordaremos mais à frente neste manual. Para inserir funções directamente numa folha do Excel, numa determinada célula ou conjunto de células, clique no botão Inserir Função localizado no menu Funções e Fórmulas no separador BusinessFX existente na Ribbon do Microsoft Excel 2007.

Na zona lateral do Excel um painel é aberto contendo todas as funções disponíveis para inserir na folha. Seleccione o separador Contabilidade para aceder às Funções Contabilísticas do BusinessFX.

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A parte de baixo do painel, referente aos parâmetros Mês e Ano, é semelhante à encontrada nas Funções Principais e o seu modo de operar é exactamente o mesmo. Para saber mais sobre consulte o tópico anterior das Funções Principais. Uma vez que estas Funções Contabilísticas possuem outros parâmetros específicos (campo da conta e número de conta), é necessário configurar estes parâmetros antes de inserir a função na célula. O primeiro passo é indicar qual o campo da conta que deseja retornar nesta função. Todos os dados de cada conta registados na base de dados do BusinessFX estão divididos segundo a lista que mostramos.

Após ter indicado que campo da conta que deseja retornar na função, necessita ainda de indicar a conta, indicando o seu número. No exemplo em baixo, a função retornará o Saldo Credor da conta nº 2220001.

Funções Sectoriais (Indicadores do Banco de Portugal) O software BusinessFX contém uma base de dados de indicadores sectoriais do Banco de Portugal integrada no seu sistema, o que possibilita o uso de funções no Excel que permitem retornar valores e indicadores de todos os sectores de actividade que fazem parte das estatísticas do Banco de Portugal. Desta forma poderá construir mapas no BusinessFX recorrendo a dados da empresa e a dados do sector, criando assim análises comparativas. Para inserir Funções Sectoriais directamente numa folha do Excel, numa determinada célula ou conjunto de células, clique no botão Inserir Sector localizado no menu Funções e Fórmulas no separador BusinessFX existente na Ribbon do Microsoft Excel 2007.

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Na zona lateral do Excel um painel é aberto com os parâmetros necessários para inserir uma função que retorna dados do sector. Todos os dados que lhe são solicitados neste painel correspondem aos elementos disponíveis na base de dados do Banco de Portugal.

O primeiro passo é indicar qual o sector de actividade. Clique no botão localizado em Sector (CAE) e uma lista de sectores irá aparecer. Deverá seleccionar o Código CAE disponível na lista do Banco de Portugal para que o BusinessFX possa pesquisar os rácios, indicadores e outras rubricas relacionadas com esse mesmo sector. Para uma melhor utilização desta opção de comparação sectorial aconselhamos a consultar a informação que o Banco de Portugal disponibiliza acerca da base de dados QS (Quadros Sectoriais) e cuja mesma está incorporada no sistema do BusinessFX.

Após escolher o sector deverá indicar qual o ano a que correspondem os indicadores que deseja pesquisar. Na zona Quadro indique qual a categoria de informação que deseja obter. Ao seleccionar uma categoria 51

(Rácios, Síntese de Resultados, etc.) automaticamente a lista de baixo (Campo a inserir) apresenta todos os itens disponíveis.

Por último, é necessário indicar o Tipo de empresas que deseja incluir na pesquisa do sector: Todas as empresas, PMEs ou Grandes empresas. Esta catalogação é a mesma do Banco de Portugal.

Para inserir a função escolhida clique no botão Inserir função na célula para que a fórmula seja adicionada ao Excel. O método de definir os parâmetros Mês e Ano é semelhante às anteriores funções já explicadas. Desta forma terá inserido numa célula do Excel uma função que representa um indicador ou uma rubrica da base de dados sectorial do Banco de Portugal. Esta informação torna-se bastante útil no caso de desejar comparar o mesmo indicador com o valor da empresa em análise.

Funções para Campos do BusinessFX Esta é o tipo de função mais simples e permite retornar campos que estejam relacionados com a informação da empresa (nome da empresa, morada, contacto, etc.). Estes valores correspondem ao registo da entidade. Ver menu As Minhas Empresas. Para inserir Campos de Informação directamente numa folha do Excel, numa determinada célula ou conjunto de células, clique no botão Inserir Campo localizado no menu Funções e Fórmulas no separador BusinessFX existente na Ribbon do Microsoft Excel 2007.

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Na zona lateral do Excel um painel é aberto contendo todos os Campos de Informação. Clique no botão Inserir campo na célula para inserir a função na folha.

Os Campos de Informação dispõem apenas de um parâmetro, referente ao nome da função. Quando o BusinessFX está ligado, qualquer uma destas funções de Campos de Informação retorna os dados da empresa que está conectada ao sistema do programa.

Os campos disponíveis (e as respectivas funções) são os seguintes: Campo de Informação Código da Empresa Nome da Empresa Endereço Código Postal Contacto Email Telefone Fax Código CAE Actividade CAE Número de Contribuinte

Nome da Função #CODIGOEMPRESA #NOMEEMPRESA #ENDERECO #CODPOSTAL #CONTACTO #EMAIL #TELEFONE #FAX #CAE ACTIVIDADECAE NIPC

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Funções do Utilizador Designam-se como Funções do Utilizador as funções construídas pelos utilizadores do BusinessFX com base noutras funções, nomeadamente as Principais e Contabilísticas. As Funções do Utilizador são construídas no Editor de Funções (sobre o qual falaremos no tópico seguinte) e permitem ao utilizador personalizar as funções predefinidas pelo programa. Apesar da base de dados de funções do BusinessFX ser bastante completa, por vezes pode surgir a necessidade de criar uma função específica, por exemplo, um outro indicador que não esteja disponível ou a média mensal de uma determinada rubrica. Para inserir funções de utilizador directamente numa folha do Excel, numa determinada célula ou conjunto de células, clique no botão Inserir Função localizado no menu Funções e Fórmulas no separador BusinessFX existente na Ribbon do Microsoft Excel 2007.

Na zona lateral do Excel um painel é aberto contendo todas as funções disponíveis para inserir na folha. Seleccione o separador Utilizador para aceder às Funções do Utilizador do BusinessFX.

Seleccione a função na lista de Funções do utilizador disponíveis e clique no botão Inserir função na célula para que a fórmula seja adicionada à célula. O método de definir os parâmetros Mês e Ano é semelhante às anteriores funções já explicadas. A imagem em baixo mostra um exemplo de uma função de utilizador inserida.

Mas para que existam Funções do Utilizador disponíveis é necessário criá-las. Para esse efeito recorra ao Editor de Funções. 54

Editor de Funções O Editor de Funções é uma ferramenta que faz parte do BusinessFX e é usada para permitir ao utilizador construir as suas próprias funções para além das que já existem no programa. Por exemplo, com o Editor de Funções é possível criar rácios e indicadores muito específicos usando como base as funções do BusinessFX ou contas dos balancetes. Para aceder a esta opção clique no botão Editor de Funções localizado no menu Funções e Fórmulas no separador BusinessFX existente na Ribbon do Microsoft Excel 2007.

De uma forma resumida, o Editor de Funções permite ao utilizador construir as suas próprias funções, dando assim bastante liberdade criativa para que possa extrair a mais específica das informações contabilísticas e podendo, desta forma, criar mapas financeiros mais complexos e com maior grau de profundidade.

No Editor de Funções existe uma caixa de texto que permite editar e construir as expressões.

Nessa caixa existe uma barra de ferramentas permite adicionar à expressão vários operadores, conforme os ícones que cada botão representa. No entanto pode escrever directamente esses operadores.

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As funções do BusinessFX encontram-se agrupadas por Funções principais, Funções do utilizador e Funções contabilísticas todas e estão disponíveis para uso na construção da expressão.

Em cada um destes separadores de funções existe um botão que insere a função seleccionada na caixa de texto adicionando-a à expressão.

Para limpar a caixa de texto basta que clique no botão Limpar fórmula localizado na barra de ferramentas do Editor de Funções.

Quando a sua expressão já estiver concluída clique no botão Guardar função para esta seja guardada na base de dados de Funções do Utilizador do BusinessFX. Antes de registá-la necessitará de indicar um nome, uma descrição para a função (opcional) e que tipo de formatação terá o resultado desta função. Ou seja, conforme seja uma função que retorne um valor contabilístico, indicador ou percentagem, deverá indicar uma das seguintes formatações disponíveis: Moeda, Número ou Percentagem.

Uma vez registada, esta função fica disponível em todo o sistema do add-in. No Editor de Funções poderá consultá-la no separador Funções do utilizador.

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Poderá ainda exportar (ou importar) as Funções de Utilizador. Esta operação é muito útil caso pretenda partilhar as funções criadas entre vários utilizadores BusinessFX. Para esse efeito use os botões Exportar as minhas funções, no caso de querer partilhar as suas funções com outro utilizador. Ou use a opção Importar funções de outro utilizador se desejar trabalhar com funções criadas por outro utilizador do BusinessFX. Estas opções são muito importantes no caso, por exemplo, de criar funções próprias, inseri-las num documento Excel e depois querer partilhar esse ficheiro com um outro utilizador BusinessFX.

Assistente de Mapas de Evolução Esta funcionalidade é uma das mais úteis do BusinessFX pois permite ao utilizador criar rápida e facilmente mapas de gestão baseados em funções BusinessFX. Através desta funcionalidade o utilizador apenas tem que indicar o período de análise e os indicadores (ou rubricas) a inserir e o programa desenha automaticamente o mapa na folha de Excel. Nos passos seguintes iremos explicar como trabalhar da melhor forma com o Assistente de Mapas de Evolução. Para aceder a esta opção clique no botão Assistente de Mapas e na opção Inserir mapa de evolução localizado no menu Mapas no separador BusinessFX existente na Ribbon do Microsoft Excel 2007.

O Assistente de Mapas é iniciado. De seguida irão aparecer diversos passos guiados pelo programa com o objectivo final de inserir um conjunto de itens (que podem ser indicadores, rubricas do balanço ou do balancete) indexados a um determinado intervalo de tempo, que pode estar em anos ou em meses, conforme a análise seja de carácter anual ou mensal.

No primeiro ecrã indique que periodicidade deseja colocar no mapa. A configuração dos períodos irá criar as colunas da tabela. ATENÇÃO Os períodos que indicar deverão existir já na base de dados contabilísticos do BusinessFX. Caso contrário os valores irão aparecer a zeros.

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Para criar um mapa anual, cujas colunas correspondam ao acumulado final do ano, seleccione a opção Por anos. Nesta opção indique quantos anos (colunas) terá a sua tabela. Por fim indique o primeiro ano da análise histórica e o mês a que correspondem os valores a apresentar.

Se optar por criar uma análise mensal seleccione a opção Por meses. Neste caso as colunas serão representadas pelo intervalo de meses num determinado ano. Por isso escolha o ano e os meses iniciais e final.

Escolhido o período da análise faça Seguinte. O próximo passo é estabelecer quais os itens (linhas) que farão parte desse mapa que está criar. O ecrã seguinte servirá para configurar essas linhas, representadas pela lista no centro.

O botão Inserir item na lista adiciona um item à lista que poderá ser um indicador, uma rubrica do balanço, uma linha em branco ou um cabeçalho. Conforme referido anteriormente, estão disponíveis todas as funções BusinessFX. Seleccione as que deseja inserir e clique no botão Inserir no quadro. Para facilitar o trabalho ao utilizador o BusinessFX possui as listas das funções com multi-selecção. Isto é, permite a selecção de mais do que um item e inseri-los em bloco (conforme a imagem em baixo).

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Também é possível inserir separadores (linhas em branco, ou cabeçalhos contendo anos ou meses). Clique em Separadores. Para inserir linhas em branco seleccione a opção Insere linhas em branco entre as rubricas do mapa e indique o número de linhas a inserir. Para inserir um cabeçalho seleccione a opção Insere um cabeçalho com períodos no topo de cada conjunto de mapas. Escolhida uma destas duas hipóteses clique no botão Inserir no quadro e os itens serão adicionados à lista de linhas do mapa.

Os botões Mover item para baixo e Mover item para cima permitem reordenar das linhas que estão já configuradas. O botão Remover item da lista remove uma linha. O botão Limpar lista apaga todos os registos escolhidos até então.

O Assistente de Mapas permite ainda utilizar diversos modelos de quadros. Isto é, ao criar uma configuração de um mapa pode guardá-la como modelo e reutilizá-la mais tarde, em outra análise. Desta forma poupa tempo em reconstruir a tabela de dados novamente. Outro benefício de usar modelos é que possibilita a sua reutilização em análises anuais ou mensais. Para guardar a configuração criada como modelo seleccione a opção Quando concluir guardar como modelo. Antes de inserir o quadro na folha do Excel o programa irá 59

guardar essa configuração num ficheiro de modelo, cujo nome (e local) é atribuído livremente pelo utilizador. Estes ficheiros têm extensão “bfxm”. Para voltar a utilizar esse modelo numa análise futura, basta que clique no botão Abrir modelo e localizar o ficheiro “bfxm” correspondente.

Após definidas as linhas que irão compor o mapa clique em Seguinte. Antes de concluir poderá adicionar (ou não) gráficos correspondentes às rubricas escolhidas. Existem 3 opções: a) Inserir um gráfico global para o mapa inteiro: deverá usar esta opção apenas se o mapa que criou contém itens que sejam comparáveis entre si. b) Inserir um gráfico individual para cada linha: esta opção cria tantos gráficos quantos os itens que escolheu para o mapa. Não aconselhamos a usar esta opção no caso de existirem muitas linhas no quadro. c) Poderá, no entanto, optar por não inserir nenhum gráfico. O programa apenas cria o mapa na folha Excel. Esta opção é a predefinida pelo Assistente de Mapas.

No fim clique em Concluir para que o Assistente de Mapas do BusinessFX crie o quadro na folha Excel seleccionada.

ATENÇÃO Não use este método para criar mapas exageradamente extensos, com muitas linhas, pois o processo fica mais lento. O mapa vai começar a ser inserido a partir da primeira célula seleccionada na folha Excel. Por isso, antes de activar o Assistente de Mapas verifique bem em que local da folha Excel deseja criar o mapa. Após inserir o mapa na folha Excel poderá deslocá-lo para outra parte da mesma folha ou para outra folha. A tabela criada obedece às mesmas “leis” de fórmulas, formatação e configuração do Microsoft Excel.

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Quando inseridos as linhas no quadro um mapa poderá ter este aspecto:

O resultado final na folha do Excel, dos itens em cima, será o seguinte:

Por predefinição o Assistente de Mapas cria sempre um cabeçalho na primeira linha, sendo que não é necessário ao utilizador indicá-lo. No entanto, se desejar inserir um cabeçalho (ou linhas em branco) por entre as rubricas do mapa deverá fazê-lo como explicado anteriormente. No exemplo em cima, a seguir a “CIRCULANTE” aparece “” o que equivale na folha a ser criada uma linha a seguir a “CIRCULANTE” com os anos escolhidos para esta analise. Todas as fórmulas com funções BusinessFX estão indexadas aos anos dos respectivos cabeçalhos. Ainda no exemplo em cima, nas zonas definidas como “” o Assistente de Mapas criou duas linhas em branco entre as rubricas “PASSIVO” e “TOTAL DE CUSTOS E PERDAS”.

Assistente de Mapas de Comparação Sectorial Uma vez que o BusinessFX permite trabalhar com funções que retornam dados sectoriais, associado a uma base de dados de indicadores baseada nas estatísticas do Banco de Portugal, esta funcionalidade destina-se a criar de forma rápida e fácil um mapa de comparação sectorial na folha de Excel. O Assistente de Mapas de Comparação Sectorial irá gerar um quadro onde serão comparadas rubricas ou indicadores da empresa com o respectivo sector. Esse quadro será composto por uma coluna com dados da entidade e outra com dados do sector de forma a gerar análises de comparação.

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Para aceder a esta opção clique no botão Assistente de Mapas e na opção Inserir mapa de comparação sectorial localizado no menu Mapas no separador BusinessFX existente na Ribbon do Microsoft Excel 2007.

O Assistente de Mapas é iniciado. O primeiro passo será indicar quais os períodos que serão comparados nesta análise. Deverá ter em conta que os indicadores do Banco de Portugal estão organizados por anos, uma vez que a base de dados do BusinessFX se baseia na base de dados QS do Banco de Portugal. No primeiro ecrã do Assistente de Mapas indique qual o ano da empresa que deseja analisar. De seguida indique, entre os anos disponíveis no Banco de Portugal, o ano que será comparável com o ano da empresa. O último parâmetro desta opção será a indicação do sector de actividade (igualmente do Banco de Portugal) que deseja associar ao sector de actividade da empresa. Por fim clique em Seguinte para prosseguir.

NOTA Para que possa conhecer melhor os pressupostos da base de dados QS do Banco de Portugal aconselhamos a que consulte no website do Banco de Portugal toda a informação relacionada com os Quadros Sectoriais (QS). Consulte, igualmente, os documentos técnicos do BusinessFX acerca deste assunto.

O passo seguinte é semelhante ao executado no Assistente de Mapas de Evolução: a definição dos itens (ou linhas) que irão compor o mapa quando este for inserido na folha Excel. Consulte este tópico anterior para saber como desenhar o mapa de indicadores. Quando concluir a definição das rubricas do quadro clique em Seguinte para aceder ao próximo passo.

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O próximo passo será o mais importante, uma vez que irá permitir ao utilizador associar os indicadores escolhidos com os respectivos indicadores do sector. O ecrã seguinte está dividido em três áreas: A. Indicadores da empresa, escolhidos no passo anterior. B. Indicadores do Banco de Portugal disponíveis para o sector seleccionado no primeiro passo deste Assistente de Mapas. C. Indicadores correspondentes, que equivalem à correspondência entre os indicadores da empresa e do Banco de Portugal.

A base de dados dos Quadros Sectoriais poderá não possuir os mesmos indicadores e com os mesmos nomes que o BusinessFX uma vez que obedece a uma estrutura própria baseada nas estatísticas do Banco de Portugal. Para que possa haver uma verdadeira comparação de indicadores o utilizador deverá fazer corresponder as rubricas da empresa que definiu para comparação com os indicadores similares do Banco de Portugal. O Assistente de Mapas de Comparação Sectorial permite-lhe fazer esta correspondência.

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Em resumo, os passos são os seguintes: 1) Seleccione um indicador na lista A (lista de indicadores da empresa) e localize o indicador correspondente na lista B (lista de indicadores do Banco de Portugal). 2) Uma vez encontrado o par do indicador da empresa deverá efectuar essa correspondência. Clique no botão com o símbolo > para fazer corresponder o indicador do Banco de Portugal ao indicador da empresa na lista C. 3) Na lista C os indicadores obedecem à mesma ordem que os indicadores da empresa na lista A. Os indicadores sem correspondência estão definidos como [Inserir item do QS]. Aconselhamos a que obtenha um conhecimento razoável da estrutura de indicadores do Banco de Portugal de modo a que possa desenhar mapas de comparação sectorial coerentes e com informação verdadeiramente comparável. 4) Concluída a correspondência faça Seguinte. 5) Para concluir o processo de criação do mapa de comparação sectorial, deverá escolher uma de duas opções: 

Gráfico de comparação: esta opção irá criar um mapa na folha Excel associado aos indicadores em comparação. Seleccione a opção Pretendo criar um gráfico representativo da comparação criar o gráfico.



Formatação condicional: esta opção permite-lhe criar automaticamente uma formatação condicional para cada célula dos indicadores em comparação, por forma realçar as diferenças entre os indicadores da empresa e os indicadores correspondente do sector. Seleccione a opção Pretendo incluir uma formatação condicional na comparação sectorial.

Clique em Concluir para terminar o processo e criar o mapa de comparação na folha Excel. A imagem seguinte mostra como seria o resultado final gerado pelo Assistente de Mapas de Comparação Sectorial para o indicador “Liquidez Reduzida”. Observamos uma tabela com um indicador e com duas colunas de dados: Empresa (ano 2007) e Sector (ano de 2005, o ano disponível no QS que foi seleccionado pelo utilizador para comparação). Podemos observar o gráfico e também a formatação condicional aplicada 64

às células dos valores. Desta forma, o quadro assinala com bola vermelha o indicador mais baixo e com bola verde o indicador melhor.

Opção “Detalhar Função” Esta é outra das funcionalidades principais do BusinessFX e que se reverte de grande utilidade, uma vez que permite efectuar detalhes e pesquisas de contas associadas a outras contas, rubricas ou indicadores, e tudo isto directamente da folha Excel. Esta ferramenta actua de forma semelhante às opções conhecidas como de drill-down e drill-trough. Resumindo, através de Detalhar Função é possível pesquisar, até ao grau mais baixo, todos os registos relacionados com uma determinada função BusinessFX numa célula da folha Excel. Esta opção é activada no menu Mapas do separador BusinessFX na Ribbon do Excel 2007, botão Detalhar Função.

A opção de Detalhar Função permite-lhe não só pesquisar mas também inserir nas folhas do Excel mapas com o resultado dessas pesquisas. ATENÇÃO Para que possa activar esta opção é necessário que esteja uma empresa ligada ao BusinessFX e que a célula seleccionada na folha Excel contenha uma função BusinessFX. Esta opção não está disponível nesta versão para Funções Sectoriais.

No exemplo seguinte, a célula seleccionada (B2) contém uma função BusinessFX que retorna o valor das vendas totais acumuladas para o ano de 2007. Se activarmos a opção Detalhar Função iremos obter todas as rubricas e contas do balancete que originaram este indicador.

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Como obter o detalhe? Seleccione a célula B2 e clique no botão Detalhar Função para obter o resultado do detalhe da função “#VENDAS_TOTAIS”.

No ecrã que é apresentado o programa lista numa grelha as diferentes rubricas que compõem este indicador “Vendas Totais”. No caso deste exemplo, podemos ver que a função “#VENDAS_TOTAIS” é composta pelas funções “#VENDAS_MERCADORIAS” e “#VENDAS_PRODUTOS”. Na mesma grelha é mostrado o valor acumulado para o mês de Dezembro de 2007 de cada uma das rubricas. Poderá ainda efectuar mais pesquisas às funções na grelha, navegando por entre os diversos níveis de detalhe. No topo direito do ecrã existem dois botões cuja função é pesquisar um nível mais abaixo ou mais acima da função seleccionada na grelha.

Por exemplo, para pesquisar o nível seguinte da função “#VENDAS_PRODUTOS” seleccione o respectivo item na grelha e clique no botão com a seta vermelha para baixo. Automaticamente obterá o nível de detalhe seguinte, neste caso com as contas do balancete que compõem o indicador “Vendas de Produtos”.

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Para efectuarmos um detalhe ainda mais profundo basta seleccionar a conta para a qual desejamos obter o detalhe e um clique novamente no botão com a seta vermelha e a grelha devolve o resultado dessa pesquisa. Se continuarmos iremos até ao nível mais baixo de contas que possa existir nos sistemas de dados do BusinessFX. Para subir um nível da pesquisa basta um clique no botão com a seta verde para cima. A combinação dos dois botões permite-lhe navegar por entre os diversos níveis de pesquisa. Repare que existem dois tipos de grelha para a opção Detalhar Função. Quando o BusinessFX efectua uma pesquisa a uma Função Principal apenas são mostradas três colunas: Identificador da função, Nome da rubrica e Valor. Quando o produto do detalhe são contas do balancete (níveis mais baixos) a grelha passa a seis colunas, cujos campos correspondem ao nº conta, à descrição da conta e aos valores a débito e a crédito (acumulados e saldos) nesse período. ATENÇÃO Para obter um nível de maior detalhe é necessário que o sistema de dados do BusinessFX tenha sido alimentado através da importação de dados contabilísticos, de modo a que toda a informação contabilística da empresa tenha sido transferida para o sistema do BusinessFX.

Na imagem em baixo podemos ver um nível mais baixo de pesquisa à conta 222 do balancete. Ao efectuar o detalhe a essa conta poderá obter uma lista das contas de fornecedores agregadas à conta 222.

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Outra das funcionalidades da opção Detalhar Função é a possibilidade de colocar o produto da pesquisa na folha do Excel. Ou seja, o BusinessFX consegue criar o mapa exacto da pesquisa numa folha Excel, criando todas as ligações e funções para cada célula, tornando este mapa dinâmico, à semelhança dos mapas criados pelo Assistente de Mapas. No fundo do ecrã existem duas opções para inserir o produto do detalhe. Poderá optar por inserir a grelha: a) Numa nova folha, sendo que o BusinessFX adicionará automaticamente uma nova folha ao ficheiro Excel com que está a trabalhar e colocará o produto do detalhe nessa mesma folha. b) Ou na mesma folha, sendo que desta forma o BusinessFX insere o mapa directamente na folha Excel activa e na célula imediatamente abaixo à célula que originou o detalhe. É necessário ter alguma atenção com esta opção porque ao colocar a grelha nas células da folha activa poderá substituir outros valores já existentes.

Escolhida a opção clique em “Colar” para que o programa crie o mapa.

O resultado final será algo semelhante ao que a imagem seguinte mostra.

Neste exemplo, o programa criou um mapa com o produto do detalhe da conta 222 do balancete e converteu todos os valores em funções BusinessFX o que significa que este mapa fica dinâmico e actualizável automaticamente sempre que haja alteração de dados ou sempre que se ligue outra empresa.

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Em conclusão, a opção Detalhar Função poderá ser bastante útil para pesquisas de valores contabilísticos e até poderá ser usada para desenhar mapas, uma vez que faz uso das mesmas propriedades dos quadros gerados pelo Assistente de Mapas.

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