Buku Pedoman Pengorganisasian Rm Rs Pelni 2018 New.docx

PEDOMAN PENGORGANISASIAN REKAM MEDIS & INFOKES

BAB I

Pendahuluan

BAB II

Gambaran Umum RS

BAB III

Visi, Misi, Nilai dan Tujuan RS

BAB IV

Struktur Organisasi RS

BAB V

Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis dan Infokes

BAB VI

Uraian Jabatan -

Nama Jabatan

-

Hasil Kerja

-

Uraian tugas

-

Tanggung jawab

-

Wewenang

-

Syarat Jabatan

BAB VII

Tata Hubungan Kerja

BAB VIII

Pola Ketenagaan dan Kualifikasi

BAB IX

Kegiatan Orientasi

BAB X

Pertemuan – Rapat

BAB XI

Pelaporan 1. Laporan Harian 2. Laporan Bulanan 3. Laporan Tahunan

BAB I PENDAHULUAN

Rumah Sakit Umum Pekerja adalah rumah sakit yang didirikan berdasarkan instruksi Bapak Presiden RI (Bapak Susilo Bambang Yudhoyono) pada acara peresmian Rumah Susun yang dibangun oleh PT. Jamsostek di Batam tanggal 27 April 2012. Atas instruksi tersebut

itu Bapak Menteri BUMN menindaklanjutinya dengan meminta 4

(empat) perusahaan BUMN yaitu PT. Jamsostek (Persero), PT KBN (Persero), PT. Rumah Sakit Umum Pekerja (Persero) dan PT. Askes (Persero) bersinergi melakukan kerja sama Pembangunan RS Pekerja dimana dalam hal ini PT. KBN menyiapkan lahan, PT. Jamsostek membiayai dan membangun Rumah Sakit Pekerja, PT. Askes menyiapkan peralatan kesehatan dan PT RS Pelni sebagai pengelola.Pada perjalanannya, sinergi ini belum berjalan optimal sehingga PT.KBN sebagai penyedia lahan turut mengambil peran dalam seluruh pembiayaan dan pembangunan Rumah Sakit Umum Pekerja sehingga saat ini Rumah Sakit Umum Pekerja menjadi salah satu unit usaha PT.KBN.

BAB II GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT UMUM PEKERJA Rumah Sakit Umum Pekerja diresmikan oleh Bapak Presiden RI (Bapak Susilo Bambang Yudhoyono) pada tanggal 8 april 2014 didampingi oleh Bapak Joko Widodo yang saat itu menjabat sebagai Gubernur Prov.DKI Jakarta, Menteri BUMN, Menteri Kesehatan dan Menteri Dalam Negeri. Selanjutnya 2 (dua) tahun pertama operasional RS Pekerja (tahun 2013-tahun 2015) dijalankan oleh PT. Pertamina Bina Medika (Pertamedika) sesuai dengan penunjukan Bapak Menteri BUMN pada saat pelaksanaan topping off pada tanggal 3 Juni 2013 yang dihadiri pula oleh Dirut PT. Pertamina. Pada bulan Oktober 2015, sejalan dengan berakhirnya kerjasama antara PT.KBN dengan PT.Pertamedika Tentang Pengelolaan Rumah Sakit Umum Pekerja, maka PT.KBN memutuskan untuk mengelola sendiri Rumah Sakit Umum Pekerja.Setalah 3 (tiga) tahun dikelola secara mandiri oleh PT.KBN, maka pada bulan Agustus 2018 manajemen Rumah Sakit Umum Pekerja kembali diserahkan kepada salah satu anak perusahaan BUMN yakni PT.RS Pelni sesuai dengan Perjanjian Kerjasama antara PT.Kawasan Berikat Nusantara (Persero) dengan PT.Rumah Sakit Pelni tentang Pengelolaan Rumah Sakit Umum & Pekerja Nomor : 040/SPKS/DRT.5.3/08/2018 dan Nomor : 074/Hkm/PT.KBN/VIII/2018 tanggal 15 Agustus 2018.

BAB III Visi, Misi, dan Budaya Rumah Sakit Umum Pekerja Visi dan Misi (1) Visi adalah ”Sebagai Tempat Terbaik untuk Proses Penyembuhan dan Teman Terpercaya dalam Pelayanan Kesehatan” (2) Misi adalah “Memberikan Pelayanan Kesehatan dengan Standar kualitas Terbaik, Terjangkau, dalam lingkungan yang nyaman dalam Rangka Membantu Proses Penyembuhan bagi Setiap Pasien dan Keluarganya” (3) Visi dan Misi Rumah Sakit dapat dilakukan evaluasi secara periodik sesuai dengan kebutuhan rumah sakit (4) Visi dan Misi Rumah Sakit yang telah ditetapkan harus dipublikasikan kepada seluruh pemangku kepentingan dan masyarakat (5) Visi dan Misi Rumah Sakit ditetapkan oleh direksi dan mendapat persetujuan dari Dewan Pengawas dan Pemegang Saham

A.

Maksud dan Tujuan Perusahaan Sesuai Anggaran Dasar perusahaan, maksud dan tujuan perusahaan yaitu untuk melaksanakan dan menunjang kebijakan dan

program

pemerintah

dibidang

kesehatan

dengan

menyelenggarakan usaha jasa pelayanan kesehatan. Dalam aktifitasnya Rumah Sakit UMUM PEKERJA memiliki tiga nilai dasar budaya, yaitu:

B.

1.

Budaya Aman

2.

Budaya Ringkas

3.

Budaya Menyembuhkan

Kegiatan Perusahaan Kegiatan usaha perusahaan yang diselenggarakan adalah : 1. Pelayanan Kesehatan 2. Pendidikan dan Pelatihan Kesehatan 3. Pelayanan Jasa Konsultan Manajemen kesehatan 4. Perdagangan Farmasi dan Peralatan Kesehatan 5. Pelayanan Asuransi Kesehatan 6. Pelayanan Gizi Masyarakat 7. Pelayanan kebugaran kesehatan masyarakat 8. Pelayanan kegiatan penunjang kesehatan lainnya

C.

Budaya Perusahaan Dalam aktifitasnya Rumah Sakit UMUM PEKERJA memiliki tiga nilai dasar budaya, yaitu: 1. Budaya Aman 2. Budaya Ringkas 3. Budaya Menyembuhkan

1. Budaya Aman Focus pada keselamatan pasien, staf dan organisasi. Terdiri dari 15 mata rantai budaya aman, yaitu : a.

IPSG ( International Patiens Safety Goals ) 1)

Identifikasi pasien dengan benar ( Identify Patiens Correctly )

2)

Meningkatkan Komunikasi Efektif

3)

Meningkatkan keamanan penggunaan obat obatan yang memerlukan kewaspadaan tinggi.

4)

Memastikan operasi dilakukan dengan lokasi yang benar, prosedur yang benar dan pada pasien pada yang benar.

5)

Mengurangi resiko infeksi akibat perawatan di Rumah sakit

6)

Mengurangi risiko pasien cedera karena jatoh.

b.

ACC / APK ( Akses Pelayanan dan Kontinuitas Pelayanan )

c.

PFR / HPK ( Hak Pasien dan Keluarga )

d.

AOP / AP ( Asesmen Pasien )

e.

COP / PP ( Pelayanan Pasien )

f.

ACS / PAB ( Pelayanan Anasthesi dan Bedah )

g.

MMU / MPO ( Manajemen dan Penggunaan Obat )

h.

PFE / PPK ( Pendidikan Pasien dan Keluarga )

i.

QPS / PMKP ( Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien )

j.

PCI / PPI ( Pencegahan dan Pengendalian Infeksi )

k.

GLD / TKP ( Tata Kelola, Kepemimpinan dan Pengarahan )

l.

FMS / MFK ( Manajemen Fasiltas dan Keselamatan )

m.

SQE / KPS ( Kualifikasi dan Pendidikan Staf )

n.

MOI / MKI ( Manajemem Kominikasi dan Informasi )

o.

AFAF ( Anti Fraud, Abuse dan Fraudulent Activities )

2. Budaya Ringkas Ada 7 jurus Budaya Ringkas yang didisain khusus untuk pegawai RS Umum Pekerja, yaitu :

a.

Visualisasikan.

b.

Stop boros

c.

Briefing

d.

PDCA

e.

Redesain

f.

Proaktif

g.

Kemitraan

3. Budaya menyembuhkan Berfokus pada menciptakan lingkungan yang memberikan pengalaman positif bagi pasien dan keluarganya untuk mempercepat

proses

penyembuhan.

Ada

5

pilar

menyembuhkan yaitu : a.

Care plan

b.

Waktu tunggu

c.

Teduh

d.

Akses

e.

Berdayakan

Disamping itu ada empat nilai dan sebelas prilaku budaya Rumah Sakit UMUM PEKERJA yang menjadi roh dan nafas dalam setiap aktifitasnya yaitu: 1. Nilai “Profesional”, yang dapat didefinisikan: komitmen untuk bekerja tuntas dan akurat berdasarkan kompetensi terbaik dan penuh tanggungjawab, terdiri dari Prilaku: a.

Disiplin, yaitu: Taat aturan dan efisien dalam proses

b.

Terampil, yaitu: Cekatan dan penuh kehati-hatian

c.

Kompeten, yaitu: Cakap sesuai kewenangan

d.

Belajar Mengajar, yaitu : Menggunakan data dan ilmu pengetahuan untuk pengambilan keputusan

2. Nilai

“Inovatif

dan

Komunikatif”,

yang

dapat

didefinisikan: Senantiasa mengunakan seluruh daya cipta

untuk produktivitas dan memberikan sikap serta kata yang menyembuhkan bagi pasien, keluarganya dan pengunjung, terdiri dari Prilaku: a.

Kreatif, yaitu: Cerdas, terbuka pada perubahan dan fokus pada solusi

b.

Produktif, yaitu: Kegiatan yang penuh nilai dan manfaat

c.

Ramah, yaitu: Proaktif secara santun budi, tutur dan senyum

3. Nilai “Integritas”, yang dapat didefinisikan: Membangun keyakinan dan sangka baik diantara dengan

memberikan

melakukan

performa

perbaikan

stake

sesuai

visi

berkesinambungan

holder serta

terhadap

kualitas layanan, terdiri dari Prilaku: a.

Jujur, yaitu: Pantang berbohong, tulus dan loyal demi kepentingan pasien dan organisasi

b.

Dapat dipercaya, yaitu: Pantang boros dan konsisten berupaya sekuat tenaga untuk memberikan hasil sesuai yang dijanjikan

c.

Perbaikan berkesinambungan, yaitu: Terus menerus berupaya meningkatkan diri melalui standarisasi, evaluasi dan redesain proses kerja

d.

Peduli, yaitu: Memiliki empati pada pasien, saling menghargai rekan kerja, hemat energi dan merawat lingkungan

D.

SUMBER DAYA MANUSIA Organisasi/Susunan Komisaris dan Direksi Sesuai dengan SK Direksi PT. UMUM PEKERJA Nomor 128 / HKO.01 / DIR

/ XII / 2013 tanggal 18 Desember 2013

tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Direksi PT.

Rumah

Sakit UMUM PEKERJA dan SK Direktur Utama PT. UMUM PEKERJA nomor : 08/HK0.01/DIR/I-2014 tanggal 16 Januari 2014 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Komisaris PT. Rumah Sakit UMUM PEKERJA dengan susunan sebagai berikut :

1. Susunan Organisasi Rumah Sakit Umum Pekerja terdiri dari: a. Direktur Utama b. Direktur c. Ketua Komite d. Kepala Bagian e. Koordinator/Kepala Unit f. Staf Medik Fungsional g. Satuan Pengawas Internal 2 . Direktur terdiri dari : a. Direktur Administrasi dan Keuangan b. DirekturPelayanan dan Penunjang Medik Keperawatan 1. Komite terdiri dari : a. Komite Medik b. Komite Keperawatan c. Komite Tenaga Kesehatan & Profesi (Nakespro) 2. Struktur Organisasi ditetapkan dalam suatu Surat Keputusan yang merupakan kebijakan direksi yang mengikat dan memuat ketentuanketentuan yang bersifat penetapan atas sesuatu hal setelah mendapat persetujuan dari Dewan Pengawas

BAB IV Struktur Organisasi PT. Rumah Sakit Umum Pekerja

BAB V Struktur Organisasi Instalasi Rekam Medis & Infokes

Sesuai dengan Surat Keputusan pada tanggal 28 April tahun 2004 melalui SK No HKO.01/Dir/VI-2004 tentang perberlakuan strukter organisasi rumah sakit Umum Pekerja “Petmaburan” dan diberlakukan SK No

039/ARS/VII/2004

oleh

kepala

Rumah

Sakit

Umum

Pekerja

Petamburan tentang nama, persyaratan jabatan dan kelas jabatan, Bagian rekam medis menjadi Intalansi Rekam Medis dan Infokes, selanjutnya mengacu pada Surat Keputusan Direksi No 014/ARS/IV/2008 tidak mengalami perubahan baik struktur organisasi, fungsi, dan tanggung jawabnya. Instalansi Rekam Medis dan Infokes dipimpin oleh seorang Kepala Instalasi yang membawahi Kepala Urusan Registrasi dan Kepala Urusan Pengolahan Data. Kepala Urusan Registrasi membawahi Supervisi yang tugas dan tanggung jawabnya adalah mengawasi dan mengkoordinasi kegiatan registrasi khususnya diluar jam kerja pagi pada shift sore dan shift malam hari, selanjutnya supervisi membawahi pelaksana. Sedangkan Kepala Urusan Pengolahan Data membawahi langsung pada pelaksana, karena di unit kerja ini tidak ada kegiatan disore dan malam hari.

STRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS & INFOKES

DIREKTUR MEDIS

KA. PENUNJANG MEDIS

KEPALA UNIT REKAM MEDIS, INFOKES & REGISTRASI

URUSAN PENGELOLAAN DATA

URUSAN REGISTRASI

BAB VI URAIAN JABATAN

A.

Kepala Instalasi Rekam Medis & Infokes

Nama Jabatan

: Kepala Instalasi Rekam Medis & Infokes

Unit Kerja

: Divisi Penunjang Pelayanan

Ikhtisar Jabatan

:



Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan,

pengelolaan

data

medis,

penyimpanan

dan

pengambilan data medis. 

Membagi

tugas,

memberikan

petunjuk

serta

menyelia

pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis & Infokes di RS. Umum Pekerja 

Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.



Membuat laporan kinerja pelayanan rumah sakit, sebagai dasar perencanaan,

mengolah

data

menjadi

informasi

sebagai

penunjang pengambilan keputusan manajemen. Hasil Kerja : 1.

SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.

2.

Uraian tugas bawahan.

3.

Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.

4.

Petunjuk kerja bawahan.

5.

Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.

6.

Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.

7.

Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.

8.

Program

kerja,

pelaksanaan

dan

evaluasi

kegiatan

penyelenggaraan rekam medis. 9.

Laporan dan informasi kinerja RS. Umum Pekerja

Bahan Kerja : 1.

Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.

2.

Kebijakan pengelolaan SDM RS. Umum Pekerja

3.

Informasi langsung dan tak langsung tentang kegiatan bawahan.

4.

Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.

5.

Surat tugas dari manajemen.

6.

Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis.

7.

Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.

Perangkat Kerja : 1.

Komputer & ATK

2.

Printer.

3.

Telepon.

Sifat Jabatan : Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : 1.

Senin – Jumat

: Jam 07.30 - 15.00

2.

Sabtu

: Jam 07.30 – 13.00

Uraian Tugas : 1.

Menyusun sistem dan SPO, tentang : a.

Penerimaan pasien.

b.

Pencatatan rekam medis.

c.

Pengelolaan data medis.

d.

Penyimpanan berkas rekam medis.

e.

Pengembalian

dan

pendistribusian

berkas

rekam

medis. f.

Pengambilan kembali berkas rekam medis

g.

Penyusutan / Retensi dokumen atau berkas rekam medis

h. 2.

Laporan kinerja produktivitas, mutu dan efisiensi.

Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap.

3.

Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis..

4.

Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis yang digunakan.

5.

Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam medis.

6.

Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan pendistribuasian berkas rekam medis.

7.

Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis.

8.

Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis.

9.

Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis rumah sakit untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan.

10.

Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi.

11.

Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak.

12.

Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.

13.

Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur.

14.

Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. Umum Pekerja

15.

Membuat laporan intern dan ekstern rumah sakit secara berkala serta analisanya.

16.

Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.

17.

Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan.

18.

Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa.

19.

Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan.

20.

Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis.

Tanggung jawab : 1.

Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis.

2.

Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan: 

Registrasi Rawat Inap dan Registrasi Rawat Jalan



Assembling dan indeks kode penyakit.



Statistik dan pelaporan rumah sakit.



Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis. Yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan

3.

Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.

4.

Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.

Wewenang : 1.

Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.

2.

Mengatur

rencana

kegiatan

penyelenggaraan

Instalasi

Rekam Medis. 3.

Meminta arahan dari atasan.

4.

Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.

5.

Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung : 1.

Kepala Urusan Pengolahan Data

2.

Kepala Urusan Registrasi

Korelasi Jabatan : N

JABATAN

O 1

2

UNIT

DALAM HAL

ORGANISASI Ka Div Penunjang

Rumah Sakit

Pelaporan

Pelayanan

Umum Pekerja

Pengarahan

Kepala Urusan

Instalasi RM &

Penugasan

Registrasi

Infokes

Pengkoordinasian kegiatan

3

Kepala Urusan

Instalasi RM &

Penugasan

Pengolahan Data

Infokes

Pengkoordinasian kegiatan

4

Ka Inst. Rawat Inap

Divisi Pelayanan

Koordinasi tentang

dan Pemasaran

pelayanan registrasi rawat inap

5

Ka Instalasi Rawat

Divisi Pelayanan

Koordinasi tentang

Jalan

dan Pemasaran

pelayanan registrasi pasien rawat jalan.

6

Kepala Bagian /

Divisi lain ybs

Koordinasi tugas

Kepala Instalasi Unit lain yang terkait

Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Ruang pengolahan Diruang tertutup dan ber AC data rekam medis

Resiko Bahaya : NO 1

ASPEK Stress manajerial

FAKTOR Tanggung

jawab

pelaksanaan tugas

dan

beban

Syarat Jabatan : NO

JENIS PENDIDIKAN

PELATIHAN

1

Sarjana Informasi

- Mnj Strategi

Pengalaman di

Kesehatan dari D III

- Pelatihan ICD X

Rekam Medis

Akademi Perekam

- Teknologi

minimal 5 th

Kesehatan

Informasi - Mnj Mutu pelayanan - Hukum Kes, medicolegal - Mnj Kepemimpinan - Mnj SDM -

- Perilaku Organisasi - Perencanaan dan evaluasi manajemen RS

Upaya Fisik : 1.

Duduk

: sering

2.

Berdiri

: sering

3.

Berjalan

: sering

4.

Memegang : sering

Kondisi Fisik : 1.

Jenis Kelamin

: laki-laki/wanita

2.

Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3.

Umur minimal

: 22 tahun

PENGALAMAN

B.

Kepala Urusan Registrasi

Nama Jabatan

: Kepala Urusan Registrasi

Unit Kerja

: Divisi Usaha Penunjang Instalasi Rekam Medis & Infokes

Ikhtisar Jabatan 

:

Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang akan berobat.



Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas Admission dan Registrasi rawat jalan



Membuat laporan kegiatan Registrasi Rawat Inap dan Registrasi rawat jalan berupa kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.



Membuat usulan mengenai formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap



Mengatur shift dinas, jadwal cuti, dan daftar libur



Membuat

permintaan

kebutuhan

SDM,

ATK,

ART,

dan

kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan di Registrasi. Hasil Kerja : 1.

Petugas Registrasi rawat inap dan Registrasi rawat jalan bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.

2.

Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan.

3.

Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/ keluarga dan kasus penyakitnya.

4.

Data base pasien pada sistem komputerisasi.

5.

Rekam Medis tersedia dan siap di unit pelayanan / poliklinik sebelum pasin diperiksa.

6.

Rekam Medis tersedia untuk dipinjam

7.

Daftar rekam medis aktif dan in aktif

8.

Uraian tugas, petunjuk tugas, jadual dinas shift, daftar cuti, libur

9.

Laporan kunjungan pasien.

Bahan Kerja : 1.

Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap

2.

Pendistribusian,

peminjaman,pengembalian,penyimpanan,

pemilahan berkas rekam medis. 3.

Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang.

4.

Daftar tarif yang berlaku.

5.

Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

6.

Data permintaan kebutuhan ATK, ART, dan sarana lainnya

7.

Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission dan Registrasi rawat jalan

Perangkat Kerja : 1.

Komputer dan ATK.

2.

Telepon.

3.

SPO

Sifat Jabatan : Dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : 1.

Senin – Jumat

: jam 07.30 - jam 15.00

2.

Sabtu

: jam 07.30 - jam 13.00

Uraian Tugas : 1.

Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang : 

Penerimaan pasien.



Pencatatan indentifikasi pasien.



Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.

2.



Pengelolaan data medis



Penyimpanan berkas rekam medis



Pengambilan kembali berkas rekam medis



Peminjaman berkas rekam medis



Pemilahan berkas rekam medis

Memberi petunjuk dilingkungan Registrasi rawat inap dan registrasi rawat jalan sesuai dengan bidang tugasnya.

3.

Menyelia pelaksanaan kegiatan registrasi rawat inap registrasi rawat jalan

serta menilai hasilnya

dan

sebagai bahan

untuk pembinaan. 4.

Memeriksa hasil kerja dilingkungan registrasi rawat inap dan registrasi rawat jalan berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

5.

Memproses pengajuan cuti petugas registrasi rawat inap dan registrasi rawat jalan

dan laporan kepada atasan sebagai

bahan pengaturan. 6.

Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

7.

Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien.

8.

Melaksanakan

tugas

lain

yang

diberikan

atasan

untuk

menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien. 9.

Membuat laporan kegiatan pelayanan registrasi rawat inap dan registrasi rawat jalan

untuk kepentingan laporan Instalasi

Rekam Medis secara keseluruhan. Tanggung Jawab : 1.

Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.

2.

Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan pasien yang akan diperiksa.

3.

Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.

4.

Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.

5.

Kebenaran laporan kegiatan Registrasi rawat inap (Admission ) dan Registrasi rawat jalan

Wewenang : 1.

Menilai, menegur, memberi sanksi dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam medis & Infokes.

2.

Mengatur rencana kegiatan di Registrasi rawat inap / rawat jalan

3.

Meminta arahan dari atasan.

4.

Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang terkait.

5.

Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung : 1.

Supervisi di Registrasi rawat inap ( Admission )

2.

Supervisi di Registrasi rawat jalan

Korelasi Jabatan : NO 1

2

JABATAN

UNIT ORGANISASI

DALAM HAL

Ka. Instalasi Rekam

Rekam Medis &

Pelaporan

Medis

Infokes

Pengarahan

Supervisi

Instalasi Rekam

Penugasan

Medis 3

Ka Urs. Ruangan

Divisi Pelayanan &

Koordinasi

Pemasaran

tentang pelayanan registrasi RI

4

Ka Urs. Poliklinik

Divisi Pelayanan &

Koordinasi

Pemasaran

tentang pelayanan registrasi RJ

5

Ka Urs. Intalasi Gawat

Divisi Pelayanan &

Koordinasi

Darurat

Pemasaran

tentang pelayanan registrasi IGD

6

Unit lain yang terkait

Bagian yang terkait

Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Registrasi

Diruang tertutup AC / terbuka

Penyimpanan 2

Tempat kerja : Penyimpanan

Di ruang tertutup AC

Resiko Bahaya : NO 1

ASPEK

FAKTOR

Stress manajerial

Tanggung

jawab

dan

beban

pelaksanaan tugas Syarat Jabatan : NO

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN 1

Sarjana

- mnj strategi

- Jabatan Supervisi

Informasi

- Teknologi Informasi

- Masa Kerja 5 th

Kesehatan dari - Mnj Mutu DIII Akademi

- Hukum Kes, medicolegal

Perekam

- Mnj Kepemimpinan

Kesehatan

- Mnj SDM - Perilaku Organisasi - Perencanaan dan Evaluasi Manajemen RS

Upaya Fisik : 1.

Duduk

: sering

2.

Berdiri

: sering

3.

Berjalan

: sering

4.

Memegang : sering

Kondisi Fisik : 1.

Jenis Kelamin

: laki-laki atau wanita

2.

Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

3.

Umur minimal

: 22 tahun

C.

Kepala Urusan Pengolahan Data

Nama Jabatan

: Kepala Urusan Pengolahan Data

Unit Kerja

: Divisi Usaha Penunjang Instalasi Rekam Medis & Infokes

Ikhtisar Jabatan 

:

Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode penyakit, penyimpanan dan pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat inap.



Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas rekam medis.



Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja mutu pelayanan.

Hasil Kerja : 1.

Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.

2.

Penyiapan rekam medis baru maupun lama.

3.

Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.

4.

Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah terprogram.

5.

Uraian tugas.

Bahan Kerja : 3.

Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

4.

Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis

5.

Buku sistem pelaporan rumah sakit

Perangkat Kerja : 1.

Komputer dan ATK.

2.

Telepon.

3.

SPO

Sifat Jabatan : Dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : 

Senin – Jumat

: jam 07.30 - jam 15.00



Sabtu

: jam 07.30 - jam 13.00

Uraian Tugas : 1.

Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang : 

Assembling Dan Indeks Kode Penyakit.



Penyimpanan Dan Pendistribusian Berkas Rekam Medis rawat inap

2.



Peminjaman berkas rekam medis rawat inap



Pemilahan berkas rekam medis rawat inap



Penyusutan berkas rekam medis rawat inap



Statistik Dan Pelaporan. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya

3.

Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

4.

Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan

hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi

kekeliruan. 5.

Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

6.

Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

7.

Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

8.

Melaksanakan

tugas

lain

yang

diberikan

atasan

untuk

menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis. 9.

Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan

laporan

Instalasi

Rekam

Medis

secara

keseluruhan. Tanggung Jawab : 1.

Kelancaran dan ketepatan pengolahan data

2.

Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding, indeksing dan pelaporan rekam medis.

3.

Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.

4.

Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.

Wewenang : 1.

Memotivasi petugas rekam medis.

2.

Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.

3.

Meminta arahan dari atasan.

4.

Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait.

5.

Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung : 

Supervisi

Korelasi Jabatan : NO 1

JABATAN Kepala Divisi

UNIT ORGANISASI Rumah Sakit

Usaha Penunjang 2

3

DALAM HAL Pelaporan Pengarahan

Ka. Instalasi

Instalasi Rekam

Pelaporan

Rekam Medis

Medis & Infokes

Pengarahan

Supervisi

Instalasi Rekam

Penugasan

Medis & Infokes 4

Ka Urs. Ruangan

Divisi Pelayanan &

Koordinasi tentang

Rawat Inap

Pemasaran

pelayanan rekam medis RI

5

Ka Urs. Poliklinik

Divisi Pelayanan &

Koordinasi tentang

Pemasaran

pelayanan rekam medis RJ

6

KaUrs. Intalasi

Divisi Pelayanan &

Koordinasi tentang

Gawat Darurat

Pemasaran

pelayanan rekam medis IGD

7

Unit lain yang

Bagian / Instalasi

terkait

yang terkait

Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Pengolahan Diruang tertutup dan berAC data

Resiko Bahaya : NO 1

ASPEK

FAKTOR

Stress manajerial

Tanggung

jawab

dan

beban

pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan : NO

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN 1

Sarjana

- Mnj Strategi

Informasi

- Teknologi Informasi

Kesehatan dari

- Mnj Mutu Pelayanan

DIII Akademi

- Hukum Kes, Medicolegal

minimal 2 th di

Perekam

- Mnj Kepemimpinan

rekam Medis

Kesehatan

- Mnj SDM - Perilaku Organisasi - Perencanaan dan Evaluasi Manajemen RS

Upaya Fisik : 1.

Duduk

: sering

2.

Berdiri

: sering

3.

Berjalan

: sering

4.

Memegang

: sering

- Jabatan Supervisi - Masa

kerja

Kondisi Fisik :

D.

1.

Jenis Kelamin : laki-laki/wanita

2.

Berbadan

3.

Umur minimal : 22 tahun

: sehat jasmani dan rohani

Analisa Jabatan Kepala Urusan Admission

Nama Jabatan

: Kepala Urusan Admission

Unit Kerja

: Divisi Usaha Penunjang Instalasi Rekam Medis & Infokes

Ikhtisar Jabatan 

:

Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien rawat inap dan kegiatan pencatatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang akan berobat.



Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas Admission.



Membuat laporan kegiatan Registrasi Rawat Inap berupa kunjungan pasien rawat rawat inap, kinerja Admission, Laporan target KPI



Membuat usulan mengenai formulir rekam medis rawat jalan dan rawat inap



Mengatur shift dinas, jadwal cuti, dan daftar libur



Membuat

permintaan

kebutuhan

SDM,

ATK,

ART,

kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan di Registrasi.

dan

Hasil Kerja : 10.

Petugas Registrasi rawat inap / Admission bekerja sesuai dengan Juknis, Anjab dan SPO.

11.

Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/ keluarga dan kasus penyakitnya.

12.

Data base pasien pada sistem komputerisasi terisi dengan lengkap dan benar.

13.

Rekam Medis tersedia dan siap di unit pelayanan rawat inap sebelum pasien diantar ke ruang rawat inap baik dalam bentuh EHR maupun BRM.

14.

Pengaturan Bed Management sesuai dengan hak kelas dan kondisi pasien.

15.

Capaian BOR rawat inap sesuai dengan target yang ditetapkan RKAP

16.

Uraian tugas, petunjuk tugas, jadual dinas shift, daftar cuti, libur

17.

Laporan kunjungan pasien, Laporan BOR, LOS, kinerja admission dilaporkan secara harian.

Bahan Kerja : 8.

Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap

9.

Pendistribusian,

peminjaman,pengembalian,penyimpanan,

pemilahan berkas rekam medis. 10.

Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang.

11.

Daftar tarif yang berlaku.

12.

Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

13.

Data permintaan kebutuhan ATK, ART, dan sarana lainnya

14.

Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission dan Registrasi rawat jalan

Perangkat Kerja : 4.

Komputer dan ATK.

5.

Telepon.

6.

SPO

Sifat Jabatan : Dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : 1.

Senin – Jumat

: jam 07.30 - jam 15.00

2.

Sabtu

: jam 07.30 - jam 13.00

Uraian Tugas : 10.

11.

Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang : 

Penerimaan pasien.



Pencatatan indentifikasi pasien.



Penjelasan General Consent



Pelayanan informasi kepada pengunjung rumah sakit.



Pengelolaan data medis



Penyimpanan berkas rekam medis



Peminjaman berkas rekam medis



Pemilahan berkas rekam medis



Prosedur dan implementasi terkait dengan aplikasi E-MR

Memberi petunjuk dilingkungan Registrasi rawat inap dan sesuai dengan bidang tugasnya.

12.

Menyelia pelaksanaan kegiatan registrasi rawat inap serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

13.

Memeriksa hasil kerja dilingkungan registrasi rawat inap berdasarkan kekeliruan.

hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi

14.

Memproses pengajuan cuti petugas registrasi rawat inap dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

15.

Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

16.

Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien IGD dan Rawat Inap.

17.

Melaksanakan

tugas

lain

yang

diberikan

atasan

untuk

menyelesaikan/ menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien. 18.

Membuat laporan kegiatan pelayanan registrasi rawat inap untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.

Tanggung Jawab : 6.

Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien IGD dan rawat inap.

7.

Ketepatan dan kebenaran Surat Eligibility Peserta dan berkas rekam medis dengan pasien yang akan diperiksa.

8.

Kelancaran pelayanan penerimaan pasien IGD dan Rawat Inap.

9.

Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan kesepakatan pasien / keluarga dengan rumah sakit.

10.

Kebenaran laporan kegiatan Registrasi rawat inap (Admission ) dan Registrasi rawat jalan

Wewenang : 6.

Menilai, menegur, memberi sanksi dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam medis & Infokes khususnya Admission.

7.

Mengatur rencana kegiatan di Registrasi rawat inap / Registrasi IGD

8.

Meminta arahan dari atasan.

9.

Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang terkait.

10.

Memberi usulan dan pertimbangan kepada atasan.

Nama Bawahan Langsung : 1.

Supervisi di Registrasi rawat inap ( Admission )

Korelasi Jabatan : NO 1

2

JABATAN

UNIT ORGANISASI

DALAM HAL

Ka. Instalasi Rekam

Rekam Medis &

Pelaporan

Medis

Infokes

Pengarahan

Supervisi

Instalasi Rekam

Penugasan

Medis 3

Ka Urs. Ruangan

Divisi Pelayanan &

Koordinasi

Pemasaran

tentang pelayanan registrasi RI

4

Ka Urs. Poliklinik

Divisi Pelayanan &

Koordinasi

Pemasaran

tentang pelayanan registrasi RJ

5

Ka Urs. Intalasi Gawat

Divisi Pelayanan &

Koordinasi

Darurat

Pemasaran

tentang pelayanan registrasi IGD

6

Unit lain yang terkait

Bagian yang terkait

Koordinasi tugas

Kondisi Lingkungan Kerja : NO 1

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Admission Diruang tertutup AC / terbuka IGD

2

Tempat kerja : Admission Di ruang tertutup AC Center

Resiko Bahaya : NO 1

ASPEK

FAKTOR

Stress manajerial

Tanggung

jawab

dan

beban

pelaksanaan tugas

Syarat Jabatan : NO

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN 1

Sarjana

- mnj strategi

- Jabatan Supervisi

Informasi

- Teknologi Informasi

- Masa Kerja 5 th

Kesehatan dari - Mnj Mutu DIII Akademi

- Hukum Kes, medicolegal

Perekam

- Mnj Kepemimpinan

Kesehatan

- Mnj SDM - Perilaku Organisasi - Perencanaan dan Evaluasi Manajemen RS

Upaya Fisik : 5.

Duduk

: sering

6.

Berdiri

: sering

7.

Berjalan

: sering

8.

Memegang : sering

Kondisi Fisik : 4.

Jenis Kelamin

: laki-laki atau wanita

5.

Berbadan

: sehat jasmani dan rohani

6.

Umur minimal

: 22 tahun

E. Supervisi Registrasi Nama Jabatan

: Supervisi Registrasi

Unit Kerja

: Divisi Penunjang Pelayanan Instalasi Rekam Medis & Infokes

Ikhtisar Jabatan 

:

Mengkoordinasi dan mengawasi serta memberi petunjuk kepada petugas Registrasi dalam kegiatan pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap sesuai dengan prosedur



Mengontrol kesiapan sarana dan prasarana untuk menunjang kegiatan

pendaftaran

serta

bertanggung

jawab

terhadap

kelancaran dalam pelayanan pendaftaran pasien. 

Membuat laporan kegiatan harian kepada Kepala Urusan Registrasi.

Hasil Kerja : 1.

Pengaturan kegiatan pendaftaran

2.

Mengawasi kelancaran kegiatan

3.

Informasi pelayanan kepada pasien / pelanggan

4.

Sarana dan prasarana yang siap untuk melakukan kegiatan

5.

Antrian pendaftaran masing-masing poliklinik yang dituju

6.

Penempatan tempat tidur sesuai permintaan / hak kelas

7.

Berkas rekam medis yang siap di masing-masing poliklinik benar dan tepat

8.

Berkas rekam medis pasien rawat inap

9.

Kebenaran dan ketepatan penyimpanan kembali berkas rekam medis

10.

Laporan kunjungan pasien rawat jalan harian

11.

Laporan kunjungan pasienrawat inap harian

12.

Laporan pembatalan / penundaan pasien yang sudah mendaftar

13.

Laporan harian kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan

14.

Dokumen penting

Bahan Kerja : 1.

Daftar dinas petugas, daftar praktek dokter, daftar perjanjian pendaftaran, daftar tempat tidur yang tersedia.

2.

Sistem komputerisasi yang siap pakai

3.

Buku Tarif

4.

ATK dan sarana penunjang lainnya

5.

Dokumen kontrak kerja dengan perusahaan

Perangkat Kerja : 1.

Sistem Komputerisasi

2.

ATK

3.

Sarana Penunjang lain

4.

Alat komunukasi / telepon

5.

Buku Tarif

Sifat Jabatan

:

Dikerjakan pada jam kerja rumah sakit, yaitu : 1.

Dinas shift pagi, jam 07.30 – 14.00

2.

Dinas shift sore, jam 13.00 – 20.30

3.

Dinas shift malam, jam 20.30 - 07.30

Uraian Tugas

:

1.

Membuat susunan daftar dinas petugas registrasi

2.

Mencatat libur, cuti petugas registrasi

3.

Mengatur kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap

4.

Mengawasi kelancaran kegiatan pendaftaran

5.

Menangani permasalahan pada kegiatan pendaftaran

6.

Memberi petunjuk teknis ke[ada bawahan

7.

Membuat catatan dan melaporkan kepada atasan

8.

Membuat laporan kunjungan pendaftaran pasien rawat jalan

9.

Membuat laporan pembatalan / penundaan pendaftaran pasien rawat jalan

10.

Membuat laporan harian kegiatan pendaftaran

11.

Laporan kegiatan pelayanan registrasi

TANGGUNG JAWAB 1.

:

Kelancaran dan kebenaran pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap.

2.

Kelancaran dan kebenaran pengiriman berkas rekam medis sampai di poliklinik dan ruang perawatan.

3.

Ketepatan dan kebenaran penyimpanan kembali berkas rekam medis.

4.

Kebenaran dan ketepatan informasi pelayanan yang diberikan kepada pasien.

5.

Kebenaran laporan kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.

6.

Kebenaran pembatalan pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap.

7.

Kebenaran laporan kegiatan harian.

8.

Keadilan pembagian dinas shift bawahan.

WEWENANG

:

1. Menilai, menegur, memberi motivasi bawahan di pendaftaran rawat jalan dan rawat inap. 2. Mengatur kegiatan pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap. 3. Meminta arahan dari atasan. 4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait. 5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan. 6. Mengusulkan alternatif pemecahan masalah di pendaftaran.

NAMA JABATAN BAWAHAN LANGSUNG : Pelaksana pendaftaran KORELASI JABATAN

NO

1

2

3

4

JABATAN

UNIT ORGANISASI

Kepala Divisi

Rumah Sakit Umum

Pelaporan

Penunjang Pelyanan

Pekerja Petamburan

Pengarahan

Kepala Inst Rekam

Inst

Medis & Infokes

Infokes

Kepala Urusan

Inst

Registrasi

Infokes

Pengarahan

Ka Urs Pengolahan

Bagian Rekam Medis

Informasi

Rekam Medis & Pelaporan Pengarahan Rekam Medis & Pelaporan

Data 5

DALAM HAL

Pelaksana

Koordinasi Bagian Rekam Medis

Penugasan Arahan

KONDISI LINGKUNGAN KERJA NO

ASPEK

FAKTOR

1

Tempat kerja : Registrasi

Di ruang semi tertutup

2

Tempat kerja : Penyimpanan

Di RuangAC tertutup

RESIKO BAHAYA NO 1

ASPEK

FAKTOR

Stress manajerial

Tanggung

jawab

dan

beban

pelaksanaan tugas

SYARAT JABATAN NO

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN Jabatan

Masa Kerja

1

Akademi Perekam -

Mnj Strategi

Medis dan

-

Teknologi Informasi

Kesehatan

-

Mnj Mutu Pelayanan

-

Hukum Kes, Medicolegal

-

Mnj Kepemimpinan

-

Mnj SDM

-

Perilaku Organisasi

-

Perencanaan dan Evaluasi Manajemen RS

Pelaksana

3 th

UPAYA FISIK 1.

Duduk

: sering

2.

Berdiri

: jarang

3.

Berjalan

: jarang

4.

Memegang

: sering

KONDISI FISIK 1.

Jenis kelamin

: laki-laki atau wanita

2.

Berbadan

: sehat jasmani & rohani

3.

Umur minimal

: 22 tahun.

F.

NAMA JABATAN : PELAKSANA PENDAFTARAN PASIEN R. JALAN UNIT KERJA

: REGISTRASI RAWAT JALAN

IKHTISAR JABATAN : Melakukan

tugas

pendaftaran

pasien

rawat

jalan,

meliputi

penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman tujuan berobat dan pencetakan surat eligibility peserta ( SEP ) khusus pasien BPJS. HASIL KERJA : 1.

Layanan informasi ke pasien.

2.

Pasien terdaftar secara EMR dengan antrian nomor urut pendaftaran.

3.

Print out SEP

BAHAN KERJA

:

1.

Formulir isian identitas sosial.

2.

Rujukan ( surat jaminan ).

PERANGKAT KERJA : 1.

Perangkat SIRS ( komputer ).

2.

ATK.

SIFAT JABATAN

:

Fungsional ( 2 shift ) 1.

Pagi

( jam 06.30 s / d 14.00 )

2.

Sore ( jam 13.00 s / d 20.30 )

URAIAN TUGAS : 1.

Menerima pendaftaran pasien baru dan pasien lama

2.

Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan.

3.

Meminta identitas pasien ( KTP, Pasport )

4.

Meminta kartu sesuai jenis penjaminan pembayaran pasien seperti BPJS, Asuransi, ID Card perusahaan.

5.

Entry data identitas sosial pasien dengan lengkap dan benar

6.

Mendaftarkan dengan mengirim tujuan berobat.

7.

Menginformasikan nomor urut pendaftaran ke pasien.

8.

Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik.

9.

Mencetak SEP ( Surat Eligibility Peserta ) untuk pasien BPJS

10.

Mencetak laporan pendaftaran harian .

TANGGUNG JAWAB : 1.

Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.

2.

Bertanggung jawab atas print out SEP

3.

Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.

4.

Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

WEWENANG

:

1.

Menanyakan ke poliklinik kejelasan jam praktik dokter

2.

Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

KORELASI JABATAN NO

1

2

JABATAN

UNIT ORGANISASI

DALAM HAL

Kepala Inst Rekam Inst Rekam Medis & Penugasan, pelaporan Medis & Infokes

Infokes

pendaftaran

Kepala Urusan

Inst Rekam Medis & Penugasan, pelaporan

Registrasi

Infokes

pendaftaran

KONDISI LINGKUNGAN KERJA NO

ASPEK

FAKTOR

1

Tempat kerja : Registrasi

Di ruang tertutup dan terbuka

2

Tempat kerja : Ruang penyiapan Di ruang tertutup AC berkas

RESIKO BAHAYA NO 1

ASPEK Stress operasional

FAKTOR Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran

SYARAT JABATAN NO

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN Jabatan

Masa Kerja

1

Akademi Perekam

Public Relations

Medis Kesehatan

Komunikasi

Pelaksana

0 th

Pelaksana

0 th

Etika Teknologi Informasi Hukum Kes, Medicolegal 2

SLTA + Pelatihan Pelatihan Dasar-Dasar Rekam Medis Min RM 30 Jam

Public Relations Komunikasi Etika Teknologi Informasi Hukum Kes, Medicolegal

UPAYA FISIK 1.

Duduk

: sering

2.

Berdiri

: sering

3.

Berjalan

: jarang

4.

Memegang

: sering

KONDISI FISIK 1.

Jenis kelamin : laki-laki atau wanita

2.

Berbadan : sehat

3.

Penampilan

4.

Umur minimal : 22 tahun

: menarik

G. NAMA JABATAN: PELAKSANA PENGOLAHAN DATA & PELAPORAN UNIT KERJA

: PENGOLAHAN DATA

IKHTISAR JABATAN : Melakukan tugas pengumpulan, pencatatan, pengolahan dan pelaporan produktifitas, mutu dan efisiensi pelayanan registrasi rawat jalan. HASIL KERJA

:

1.

Laporan produktifitas registrasi pasien rawat jalan.

2.

Laporan mutu pelayanan registrasi rawat jalan.

3.

Laporan efisiensi pelayanan registrasi rawat jalan.

BAHAN KERJA

:

Data kegiatan pelayanan registrasi rawat jalan. PERANGKAT KERJA

:

1.

Perangkat SIRS ( komputer )

2.

ATK

3.

Meja tulis

4.

Telepon

SIFAT JABATAN

:

Fungsional ( 1 shift ) Pagi

: 07.30 s.d. 15.00

URAIAN TUGAS 1.

:

Mencetak laporan kinerja registrasi rawat jalan, harian , bulanan dan tahunan.

2.

Koding data penyakit.

3.

Merekapitulasi kunjungan poliklinik sesuai dengan sistem pelaporan yang berlaku.

4.

Membuat laporan kunjungan rawat jalan.

5.

Menyerahkan laporan kepada atasan.

6.

Menyerahkan berkas rekam medis kepada petugas penyimpanan.

7.

Membuat laporan berkas rekam medis yang tidak kembali.

TANGGUNG JAWAB

:

Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan pengolahan dan pelaporan data.

WEWENANG 1.

Koordinasi dengan petugas distribusi.

2.

Koordinasi dengan petugas penyimpanan.

3.

Koordinasi dengan petugas poliklinik.

KORELASI JABATAN NO 1

2

3

JABATAN

UNIT ORGANISASI

DALAM HAL

Ka Inst Rekam

Inst Rekam Medis & Penugasan, pelaporan

Medis & Infokes

Infokes

Kepala Urusan

Inst Rekam Medis & Penugasan, pelaporan

Registrasi

Infokes

Supervisi

Inst Rekam Medis & Penugasan, pelaporan

pendistribusian

pendistribusian

Infokes

pendistribusian

KONDISI LINGKUNGAN KERJA NO 1

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Ruang penyiapan Di ruang tertutup AC berkas

RESIKO BAHAYA NO 1

ASPEK Stress operasional

FAKTOR Tanggung

jawab

pelaksanaan pendistribusian

tugas

dan

beban pelayanan

SYARAT JABATAN NO

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN Jabatan

Masa Kerja

1

Akademi Perekam Public Relations Medis Kesehatan

Pelaksana

0 th

Pelaksana

0 th

Komunikasi Etika Teknologi Informasi Hukum Kes, Medicolegal

2

SLTA + Pelatihan

Pelatihan Dasar-

Rekam Medis Min

Dasar Rekam

30 Jam

Medis Public Relations - Komunikasi - Etika - Teknologi Informasi Hukum Kes Medicolegal

UPAYA FISIK 1.

Duduk

: sering

2.

Berdiri

: jarang

3.

Berjalan

: jarang

4.

Memegang : sering

KONDISI FISIK 1.

Jenis kelamin

: laki-laki atau wanita

2.

Berbadan

: sehat

3.

Penampilan

: menarik

4.

Umur minimal

:18 tahun

H. NAMA JABATAN

: PENDAFTARAN PASIEN RAWAT INAP

UNIT KERJA

: REGISTRASI ADMISSION

IKHTISAR JABATAN

:



Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, meliputi penerimaan pasien, memahami informasi surat rujukan, wawancara, pemberian informasi / penjelasan tentang tersedianya tempat tidur ( Bed management ), tarif kamar, persetujuan untuk mendapatkan perawatan / General Consent, financial consent dan tata tertib RS, serta konfirmasi dengan asuransi atau perusahaan sebagai pihak penjamin pasien.



Melakukan registrasi pasien rawat inap, memvalidasi identitas sosial, cetak identitas sosial, membuat SEP ( Surat Eligibility Peserta ) untuk pasien BPJS, menyusun dokumen administrasi rawat inap.

HASIL KERJA

:

1.

Laporan registrasi pasien rawat inap.

2.

Print out identitas sosial.

3.

Persetujuan perawatan, pengobatan dan biaya.

4.

Berkas rekam medis rawat inap.

BAHAN KERJA

:

1.

Surat rujukan rawat inap.

2.

Identitas pasien / nomor rekam medis.

3.

Daftar tempat tidur, kelas perawatan yang tersedia ( sistem bed management )

4.

Daftar tarif rawat inap.

5.

Formulir persetujuan rawat inap / General Consent, Financial Consent dan tata tertib

6.

Paket Lembar rekam medis rawat inap

7.

Continous Form untuk cetak identitas dan SEP

8.

Mesin cetak gelang identitas pasien, mesin Fax dan mesin foto copy.

9.

Unit Komputer lengkap dan printer.

PERANGKAT KERJA

:

1.

Perangkat SIRS ( komputer )

2.

ATK

3.

Meja tulis

4.

Telpon

5.

Alat transportasi

SIFAT JABATAN

:

Fungsional ( 3 shift ) 1.

Pagi

: 07.00 s.d. 14.00

2.

Sore

: 13.30 s.d. 21.00

3.

Malam

: 20.00 s.d. 07.30

URAIAN TUGAS

:

1.

Menerima pasien, surat rujukan dari poliklinik, IGD.

2.

Mengerti tentang surat rujukan, meliputi diagnosa, keadaan umum pasien, dokter yang merawat, ruang yang dituju.

3.

Melakukan wawancara, untuk memperoleh informasi tentang permintaan kelas, dokter,

ditanggung

sendiri/perusahaan/askes

atau

RS

Umum

Pekerja

Petamburan. 4.

Mengkoordinasikan ke unit perawatan tentang tersedianya kamar (dengan bed management), kelas dan pasien yang akan dirawat.

5.

Menginformasikan / konfirmasi tentang pasien kepada pihak asuransi / perusahaan yang menjamin biaya perawatan.

6.

Memberikan penjelasan kepada pasien / keluarganya tentang tarif kamar, pelepasan informasi, tata tertib pasien rawat inap (General Consent).

7.

Mendaftarkan pasien rawat inap dengan terlebih dahulu melengkapi data sosial pasien.

8.

Mengentry data pada modul pendaftaran pasien rawat inap/admission.

9.

Mencetak data identitas pasien.

10. Menyusun dokumen pasien rawat inap dan lembar rekam medis dalam foldernya. 11. Mencetak gelang identitas pasien dan stiker label. 12. Membuat SEP ( Surat Elegibility Peserta ) untuk pasien BPJS. 13.

Menginformasikan ulang kepada unit perawatan bahwa pasien sudah siap dikirim atau lihat pada system Bed Management.

14.

Memberikan dan mengisi stempel chek list lalu tanda tangan supervisi dan menyerahkan kepada petugas transporter.

15.

Menyerahkan / serah terima berkas rekam medis kepada petugas IGD, bila pasien rujukan dari IGD.

16.

Mengantar pasien dengan bantuan transporter ke ruang rawat inap dan serah terima dengan perawat ruang rawat inap pada pit stop di setiap ruang rawat inap.

TANGGUNG JAWAB 1.

:

Bertanggung jawab atas kebenaran informasi yang diberikan kepada pasien/keluarga.

2.

Bertanggung jawab atas kelangkapan data pasien rawat inap.

3.

Bertanggung jawab atas kelengkapan rekam medis dan dokumen pasien rawat inap.

4.

Bertanggung jawab terhadap diterimanya pasien, berkas rekam medis dan dokumen di unit rawat inap.

WEWENANG

:

1.

Koordinasi dengan petugas poliklinik.

2.

Koordinasi dengan petugas IGD.

3.

Koordinasi dengan petugas transportasi pasien.

4.

Koordinasi dengan petugas rawat inap.

5.

Koordinasi dengan pihak penjamin pasien.

KORELASI JABATAN NO 1

JABATAN

UNIT ORGANISASI

DALAM HAL

Kepala Inst

Inst Rekam Medis & Penugasan, pelaporan

Rekam Medis

Infokes

kunjungan pasien rawat inap

& Infokes 2

3

Kepala Urusan Inst Rekam Medis & Penugasan, pelaporan Registrasi

Infokes

kunjungan pasien rawat inap

Supervisi

Inst Rekam Medis & Penugasan, pelaporan Infokes

kunjungan pasien rawat inap

KONDISI LINGKUNGAN KERJA NO 1

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Ruang registrasi

Di ruang semi terbuka

rawat inap

RESIKO BAHAYA NO 1

ASPEK Stress operasional

FAKTOR Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap

SYARAT JABATAN NO

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN

1

Akademi Perekam Public Relations Medis Kesehatan

Jabatan

Masa Kerja

Pelaksana

0 th

Pelaksana

0 th

Komunikasi Etika Teknologi Informasi Hukum Kes, Medicolegal

2

SLTA + Pelatihan - Pelatihan DasarRekam Medis Min Dasar Rekam Medis 30 Jam

- Public Relations - Komunikasi - Etika - Teknologi Informasi Hukum Kes Medicolegal

UPAYA FISIK 1.

Duduk

: sering

2.

Berdiri

: sering

3.

Berjalan

: jarang

4.

Memegang

: sering

KONDISI FISIK 1.

Jenis kelamin : laki-laki atau wanita

2.

Berbadan

: sehat

3.

Penampilan

: menarik

4.

Umur minimal : 18 tahun

I. NAMA JABATAN : PELAKSANA STATISTIK RUMAH SAKIT UNIT KERJA

: PENGOLAHAN DATA

IKHTISAR JABATAN

:

Melakukan tugas pengumpulan, pengelompokan, data kunjungan pasien dan tindakan pelayanan baik rawat jalan, rawat inap maupun penunjang dengan menggunakan metode peringkasan data sehingga dapat menyediakan data bagi penyusunan laporan kinerja rumah sakit dan pelaporannya. HASIL KERJA 1.

Rekapitulasi kunjungan rawat jalan

2.

Rekapitulasi kunjungan rawat inap.

3.

Rekapitulasi kunjungan penunjang

BAHAN KERJA 1.

Sensus harian kunjungan pasien rawat jalan

2.

Sensus harian kunjungan pasien rawat inap

3.

Sensus harian kunjungan penunjang

PERANGKAT KERJA 1.

Perangkat SIRS ( komputer ).

2.

ATK.

SIFAT JABATAN Fungsional ( 1 shift ) 1.

Pagi

: 07.30 s / d 15.00

URAIAN TUGAS 1.

Melakukan pengumpulan data kunjungan dengan system SIRS

2.

Merekapitulasi kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang

3.

Mencatat hasil rekapitulasi dalam buku rekapan.

4.

Menghitung dengan menjumlahkan masing masing kunjungan.harian

5.

Menghitung

perolehan

Hari

perawatan

masing

masing

ruang

perawatan. 6.

Menghitung perolehan Hari perawatan masing masing kelas perawatan

7.

Menghitung prosentase ( BOR ) harian

8.

Mencatat dalam bentuk laporan harian ke Ka RS, Wa Ka RS, Ka Divisi dan Ka Inst .

TANGGUNG JAWAB

:

1.

Bertanggung jawab atas kebenaran data kunjungan

2.

Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penghitungan.

3.

Bertanggung jawab atas kebenaran pencatatan.

4.

Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

WEWENANG

:

1.

Menanyakan unit kerja pelayanan kebenaran data kunjungan

2.

Mengusulkan perbaikan perangkat kerja

KORELASI JABATAN NO 1

2

JABATAN

UNIT ORGANISASI

Ka Inst Rekam Medis

Inst

Rekam

& Infokes

Infokes

Kepala Urusan

Inst

Pengolahan data

Infokes

Rekam

Medis

DALAM HAL & Penugasan, pelaporan

Medis

& Penugasan, pelaporan

KONDISI LINGKUNGAN KERJA R NO E S1

ASPEK

FAKTOR

Tempat kerja : Pengolahan data

Di ruang tertutup

I RESIKO BAHAYA NO 1

ASPEK

FAKTOR

Stress operasional

Tanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas penghitungan data kunjungan

SYARAT JABATAN NO

JENIS

PELATIHAN

PENGALAMAN

PENDIDIKAN Jabatan

Masa Kerja

1

Akademi Perekam



Public Relations

Medis Kesehatan



Komunikasi



Etika



Teknologi

Pelks

0 th

Pelks

0 th

Informasi 

Hukum Kes, Medicolegal

2

SLTA + Pelatihan



Rekam Medis Min 30 Jam

Pelatihan DasarDasar RM



Public Relations



Komunikasi



Etika



Teknologi

Informasi Hukum Kes, Medicolegal

UPAYA FISIK 1.

Duduk

: sering

2.

Berdiri

: jarang

3.

Berjalan

: jarang

4.

Memegang : sering

KONDISI FISIK 1.

Jenis kelamin

: laki-laki atau wanita

2.

Berbadan

: sehat

3.

Penampilan

: menarik

4.

Umur minimal

: 22 tahun

BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA Skema Hubungan Kerja

INSTALASI RAWAT INAP

INSTALASI RAWAT JALAN

KEUANGAN

MANAJEMEN

INTERN

Pasien

INSTALASI

Dokter

REKAM MEDIS & INFOKES

EKSTERN

Din Kes dan

Lain –lain

Sudin Kes

Asuransi

 Tata hubungan kerja di Instalasi Rekam medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

Hubungan Intern :  Instalasi rekam medis menyediakan data – data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan oleh Instalasi Rawat Jalan, Instalasi Rawat Inap, Bagian Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.  Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan rekam medis. Hubungan Ekstern :  Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi melalui Divisi Pelayanan yang bertugas untuk melayani pihak Asuransi, dimana Instalasi Rekam Medis bertugas meminjamkan berkas rekam medis kepada bagian Divisi Pelayanan.  Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Suku Dinas deerah Jakarta barat Dinas Kesehatan / Pemerintahan.

BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi. Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang kedalam, didalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut eefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan. Perencanaan

bertujuan

untuk

mempertahankan

dan

meningkatkan

kemampuan organisasi daam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi. Rumah Sakit UMUM PEKERJA melalui surat keputusan No. 040 /ARS / VII / 2004 tentang Persyaratan dan Kualifikasi Pendidikan jabatan struktural, dengan persyaratan jabatan dari Pendidikan, Pelatihan, dan pengalaman. Adapun

pola

ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit UMUM PEKERJA adalah sebagai berikut :

Tabel 9.1 POLA KETENAGAAN INSTALASI REKAM MEDIS & INFOKES RS. UMUM PEKERJA

NAMA JABATAN

Kualifikasi Pendidikan formal

Kepala Inst RM & Infokes

S 1 RM & Infokes

In Formal Pelatihan > 30 jam

TENAGA YANG DITETAPKAN 1

( ada di analisa jabatan ) Kepala Urusan Admission

S 1/D 4 RM &

Pelatihan > 30 jam

Infokes

( ada di analisa

1

jabatan ) Kepala Urusan Registrasi

S 1 RM & Infokes

Pelatihan > 30 jam

1

( ada di analisa jabatan ) Kepala

S 1 / D 4 RM &

Pelatihan > 30 jam

Urusan Pengolahan Data

Infokes

( ada di analisa

1

jabatan ) Supervisi

D III RM

Pelatihan > 30 jam

7

( ada di analisa jabatan ) Perekam Medis

D III RM

Pelatihan > 30 jam

22

( ada di analisa jabatan ) Pelaksana Administrasi

SLTA

Pelatihan

9

( ada di analisa jabatan ) Pelaksana Umum

SLTP

1

Kualifikasi Penarikan Calon ( Recruitment ) dan Seleksi 1. Penarikan Calon ( recruitment ) karyawan Recruitment adalah suatu proses menemukan dan menarik tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk melamar menjadi karyawan. Sumber untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja adalah :  Dari dalam organisasi sendiri ( Internal )  Dari luar organisasi ( Eksternal ) Recruitment tenaga kerja di Instalasi Rekam medis & Infokes lebih besar dengan melakukan recruitment internal, dengan pertimbangan tenaga kerja yang bersangkutan sudah lebih dikenal dan dapat dilakukan secara cepat. Namun recruitment eksternal juga dibutuhkan oleh karena untuk memperoleh wawasan baru dari luar organisasi. Recruitment eksternal bilamana dari dalam organisasi tidak tersedia. Dilakukan secara internal dengan memberikan surat pemberitahuan keseluruh unit kerja adanya kebutuhan tenaga di Instalasi Rekam Medis & Infokes, sesuai formasi jabatan dan kualifikasinya. Recruitment dilakukan berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, dimana dari hasil penghitungan kebutuhan tenaga ditemukan jumlah kegiatan yang dilakukan tidak seimbang jumlah tenaga yang ada.

2. Penyaringan / Seleksi Calon (selection) Karyawan Seleksi adalah bagian terpenting dalam recruitmen tenaga kerja. Dilakukan untuk memperoleh tenaga yang sesuai berdasarkan persyaratan jabatan. Proses seleksi biasanya dilakukan untuk tenaga kerja yang diinginkan menjabat pada jabatan tertentu di Instalasi Rekam Medis & Infokes. Sebagai contoh seleksi terhadap Perekam Medis yang merupakan tenaga non struktural yang bertanggung jawab kepada Kepala Unit dalam melakukan pekerjaan non struktural memerlukan kompetensi dan profesional.

Tahapan seleksi terdiri dari : A. Umum. Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak rumah sakit. B. Khusus Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi rekam medis.

Kompetensi

yang harus dimiliki perekam medis adalah : 1.

Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi : - Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan. - Proses Problem solving - Proses Pengambilan Keputusan

2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi : - Perencanaan dan evaluasi manajemen rumah sakit - Prosedur Dokumentasi Rekam Medis - Sistem Pelaporan Rekam Medis 3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya dengan : - Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien. - Informed consent. - Keterangan Medis untuk asuransi. - Visum et repertum. - Batasan informasi untuk pihak ke III / security informasi. - Kode etik profesi. 4. Statistik Kesehatan - Dasar-dasar statistik kesehatan. - Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.

5.

Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.

6.

Sistem informasi kesehatan - Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan pelaporan - Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display informasi (tabel-tabel, diagram-diagram) - Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya. - Menjaga keamanan data dan informasi - Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung - Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care. - Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat kematian, dll

7.

Sumber daya pelayanan kesehatan - Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi - Mengetahui

kriteria

dan

jenis

tenaga

kesehatan

serta

pengembangan karirnya - Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran. 8.

Manajemen mutu pelayanan - Penyusunan dan penyajian indikator - Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu. - Menyiapkan data-data untuk keperluan audit - Menjamin

terjaganya

rekam

medis

baik

dari

keamanan

kelembapan, kebakaran maupun kehilangan. - Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan. - Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis. 9.

Teknologi informasi - Kemampuan jalankan komputer - Internet dan berbagai akses LAN - Gunakan multi media

Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas : 1.

Tes Tertulis Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda atau essay, dengan materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti yang sudah disebutkan sebelumnya.

2.

Tes Keterampilan Tes ketrampilan yang diujikan meliputi : Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai

-

assembling Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis

-

sesuai standar Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks

-

operasi / tindakan. 3.

Tes Kesehatan dan MMPI Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis : -

Sehat, tidak buta warna.

-

Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan registrasi).

4. Tes Wawancara Tes

ini

dilakukan

untuk

mengetahui

peminatan

terhadap

penyelenggaraan rekam medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.

BAB IX KEGIATAN ORIENTASI

Kegiatan orientasi ini dilakukan pada seluruh tenaga yang masuk atau dimutasikan ke Instalasi Rekam Medis & Infokes. Kegiatan ini dimaksudkan untuk memperkenalkan organisasi, tugas dan fungsi, posisi dan tempat dimana mereka bekerja, visi, misi, kebijakan, peraturan, hal – hal yang berkaitan dengan budaya kerja, pengorganisasian, prosedur dan mekanisme kerja. Sedangkan yang dimaksud dengan budaya kerja disini adalah ssialisasi dalam pekerjaan yang berkaitan dengan sistem nilai yang berlaku. Disamping itu juga perlu memperkenalkan ketrampilan dalam melaksanakan dan menyelesaiakan pekerjaan. Untuk melaksanakan orientasi ini, disusun program orientasi seperti tabel dibawah ini :

Tabel 11.1 PROGRAM ORIENTASI PEGAWAI BARU HARI

MATERI

WAKTU Penanggung Jawab

SEMUA SDM INSTALASI REKAM

Ka. Inst.

MEDIS Pengenalan personil Orientasi ruangan dan produk RS Umum Pekerja Sosialisasi Misi, Visi dan struktur I

organisasi RS Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RM Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RS Umum Pekerja

60 60

60

60

60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RS,unit kerja Sosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja

II

60

Sosialisasi pedoman kerja

60

Sosialisasi keselamatan kerja

60

Sosialisasi indikator kinerja

60

Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja

III

60

Sosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai dengan nama dan jabatan

60 Ka Instalasi 60

RM & Infokes

BAB X PERTEMUAN - RAPAT

Pertemuan – rapat di Instalasi Rekam Medis & Infokes mengacu pada Surat Keputusan No. 030.A / ARS / VI / 1998 tentang Pertemuan berkala para pejabat RS Umum Pekerja. Yang menetapkan pertemuan rutin secara berkala para pejabat di lingkungan RS. Umum Pekerja. Instalasi Rekam Medis & Infokes dengan stafnya minimal satu kali dalam satu bulan. Rapat berkala terdiri dari : 1. Rapat rutin Rapat rutin diselenggarakan pada : Waktu

: Setiap Sabtu minggu ke dua setiap bulan

Jam

: 11.00 WIB – selesai

Tempat

: Ruang Kepala Instalasi Rekam Medis & Infokes

Peserta

: Ka Inst, Ka Urs, Supervisi, Pelaksana yang tidak bertugas

Materi

:

1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis. 2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis 3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis 4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis. 5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam Medis.

Kelengkapan Rapat : 1. Undangan ( Pemberitahuan via WA ) 2. Daftar hadir 3. Notulen rapat 4. Laporan/rekomendasi 5. Usulan kepada pimpinan

2.

Rapat Insidentil Rapat Insidentil diselenggarakan pada : Waktu

: Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu dibahas dan diselesaikan segera.

Jam

: Sesuai situasi dan kondisi

Tempat

: Sesuai situasi dan kondisi

Peserta

: Ka. Instalasi RM & Infokes, Ka Urs. Pengolahan Data, Ka Urs.

Registrasi,

Supervisi,

Pelaksana

bertugas. Materi

: Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

Kelengkapan rapat : 1. Daftar hadir 2. Notulen rapat 3. Laporan/rekomendasi 4. Usulan kepada pimpinan

yang

tidak

BAB XI PELAPORAN

A.

Laporan Harian Laporan harian instalasi rekam medis meliputi : 1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap 2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan 3. Laporan keberhasilan RS ( BOR, LOS, TOI, BTO )

B.

Laporan Bulanan Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern. 1.

Laporan Intern

Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal. a.

Laporan yang bersifat Vertikal / Laporan Internal Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada

atasan langsung dengan tembusan unit kerja yang terkait, misalnya : 

Manajemen / Direksi



Keuangan

Adapun laporan yang dikirimkan antara lain adalah : 1)

Laporan Produksi kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang.

2)

Laporan morbiditas 10 penyakit terbanyak RS UMUM PEKERJA dan

3)

Laporan kematian ( mortalitas )

4)

Laporan Indikator keberhasilan RS yaitu: BOR, LOS, BTO, TOI, GDR, dan NDR

5)

Laporan Mutu Rekam Medis yaitu kelengkapan pengisian berkas rekam medis ( Analisa Kualitatif ).

6)

Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap / Incomplete Medical Record ( Analisa Kuantitatif ).

7)

Laporan yang terkait dengan pasien safty ( IPSG )

b. Laporan yang bersifat Horisontal Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit unit lain yang berkaitan di RS. Umum Pekerja, antara lain: -

Laporan keterlambatan pengembalian berkas rekam medis

-

Laporan produktifitas dokter.

-

Laporan Indikator Kinerja Individu petugas RM

Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil. a. Laporan Rutin meliputi 1. Laporan yang dilaporkan periode harian a.

Laporan pencapaian BOR harian via Whats App

b.

Laporan jumlah bed ungu dan bed hijau, jumlah pasien masuk rawat inap dan sisa antrian IGD melalui Whats App

2. Laporan yang dilaporkan periode bulanan, triwulan, semester dan tahunan : a.

Laporan Produksi kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang pelayanan.

b.

Laporan indikator keberhasilan Rumah sakit, yaitu: BOR, LOS, TOI, BTO.

c.

Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap / Incomplete Medical Record ( Analisa Kuantitatif ).

3. Laporan yang dilaporkan periode bulanan a.

Laporan morbiditas 10 penyakit terbanyak RS UMUM PEKERJA

b.

Laporan kematian ( Mortalitas ), GDR dan NDR

c.

Laporan terkait dengan Pasien Safty ( IPSG )

4. Laporan yang dilaporkan periode Semester

a.

Laporan Mutu Rekam Medis yaitu kelengkapan pengisian berkas rekam medis ( Analisa Kualitatif ) SOAP.

b. Laporan Insidentil Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. Umum Pekerja secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja rumah sakit. Laporan insidentil yang berkaitan dengan keadaan kesakitan / morbiditas dalam program surveilans atau penyakit yang potensial terhadap kejadian luar biasa ( KLB ), dilaksanakan 24 jam ke Kantor Dinas Kesehatan DKI.

2. Laporan Ekstern Laporan extern adalah laporan yang harus dikirimkan baik secara harian, bulanan, triwulan, dan tahunan yang dikirim secara online ke Suku Dinas kesehatan Jakarta Barat dan Dinas kesehatan Jakarta. Adapun program bentuk laporan disesuaikan dari system yang berlaku di Dinas Kesehatan jak bar dan Dinas Kesehatan Jakarta. Setiap pelaporan eksteren wajib dilaporkan terlebih dahulu kepada Direktur Medis. Laporan extern dilaporkan ke Dinas Kesehatan via on line terdiri dari : 1.

2.

3.

Laporan yang dilaporkan dengan system online periode harian c.

Laporan Surveilans Potensial KLB RS UMUM PEKERJA

d.

Laporan Kematian ( Mortalitas ) RS UMUM PEKERJA

e.

Laporan Keracunan

Laporan yang dilaporkan dengan system online periode bulanan a.

Laporan KIA KB dan kematian ( mortalitas ) ibu dan bayi

b.

Laporan Surveilans HIV

Laporan yang dilaporkan dengan system online periode triwulan a.

Laporan Kasus TB DOT ( SITT TB )

C. Laporan Triwulan Adalah laporan rutin yang harus di buat setiap kurun waktu 3 bulan sekali dari hasil laporan bulanan yang rutin di buat.

D. Laporan Semester Adalah laporan rutin yang dibuat setiap kurun waktu 6 bulan sekali yang merupakan penggabungan dari hasil laporan triwulan.

E. Laporan Tahunan. Adalah Laporan global / keseluruhan yan dibuat setiap 1 tahun sekali dari semua laporan rutin yang dibuat.