Balmus.docx

Ministerul Educației,Culturii și Cercetării al Republicii Moldova Universitatea de Stat din Moldova Facultatea Științe Economice Departamentul “Administrarea afacerilor”

Lucru Individual La disciplina managementul informațional

Tema: Eficientizarea procesului de comunicare în cadrul firmei INTER GP GPRUP SRL

Coordonator științific : Balmuș-Andone M. Efectuat de : Ursu Ana BA1602 Chișinău 2019

Introducere În cadrul unei companii, „comunicarea reprezintă procesul de transmitere a informațiilor de la o persoană la alta prin intermediul mesajelor simbolice – sunete, litere, cifre, alte semne, cuvinte, expresii ale feței, gesturi –, care servesc înțelegerii reciproce a persoanelor în vederea realizării obiectivelor lor individuale și a celor comune la scara întregii organizații. Putem astfel observa că multitudinea modalităților de transmitere a informațiilor poate crea dificultăți, deoarece membrii organizației au personalități diferite și stiluri diverse de a comunica. Din acest punct de vedere trebuie analizat modul în care se desfășoară comunicarea într-o companie și identificate posibilele soluții de ameliorare ținând cont de dorințele participanților. Comunicarea reprezintă de fapt instrumentul pentru armonizarea cerințelor managementului cu acțiunile întreprinse de membrii companiei. Astfel, strategia stabilită la nivel de organizație va putea fi transmisă mai departe departamentelor, care o vor traduce în acțiuni concrete. Doar prin existența unei comunicări eficiente conducerea va reuși să transmită așteptările sale, iar angajatiii și ceilalți membri implicați vor putea să ia măsurile necesare obținerii rezultatelor scontate. Scopul este de a analiza procesul de comunicare in cadrul firmei INTER GP GRUP,de a identifica principalele tehnici si metode de comunicare și de a stabili eficiența acestora Obiectivele sunt urmatoarele 1. Identificare percepției anajatilor și managerilor privind modul de desfășurare a procesului de comunicare în derularea activității companiei. 2.Stabilirea unor factori care influențeaza comunicarea in cadrul intreprinderii 3.Propunerea unor solutii si metode de comunicare eficienta in cadrul intreprinderii

2

Cuprins Introducere .................................................................................................................................................... 2 Caracteristica generala a entitații .................................................................................................................. 4 Comunicarea în cadrul întreprinderii INTER GP GRUP .............................................................................. 6 Concluzie....................................................................................................................................................... 9 Bibliografie .................................................................................................................................................10

3

Caracteristica generala a entitații S.R.L.”INTER GP GRUP”este o societate fondată în conformitate cu Legea Republicii Moldova: „Cu privire la societăţile cu răspundere limitată nr.293046 din 02.07.2014, Societatea este fondată prin începerea activităţii cu un capital social în valoare de 355345 lei. Societatea este o persoană juridică din momentul înregistrării la Camera Înregistrării de Stat a RM, cu numarul de identificare de stat-codul fiscal (IDNO):1009600023447, conform Certificatului de Înregistrare de Stat (Anexa ) a titularului de licență din 11.11.2008, sa elibarat pe data de 18.01.2017, care este valabilă până la 18.01.2025 Societatea are denumirea sa, bilanţ independent, conturi în instituţiile bancare, ştampila cu denumirea şi INDO conform prevederilor „Legii Republicii Moldova cu privire la societăţile cu răspundere limitată” şi anume: forma juridică de organizare a întreprinderii este: Societate cu Răspundere Limitată, prezentată juridic în Extrasul din Registrul de Stat al persoanelor juridice cu Nr.054008, din 01.07.2009. Sediul întreprinderii Societatea este de tip deschis, este fondată pe un termen nelimitat. Adresa juridică a întreprinderii este MD-2068, strada Bogdan Voievod10,oficiul 22, municipul Chișinău, Republica Moldova, elucidat printr-o formă nelocativă, pentru efectuarea acţiunilor economicojuridice necesare, prezentat în Extrasul din Registrul bunurilor imobile . S.R.L.”INTER GP GRUP”conform extrasului din Registrul de stat al întreprinderilor şi organizaţiilor deţine standardizarea obiectului principal de activitate şi anume: (Anexa 3) 1.Transporturi rutiere de mărfuri 2.Reşaparea şi reformarea pneurilor 3.Întreţinerea şi repararea autovehiculelor .Închirierea bunurilor imobiliare proprii 5.Fabricarea produselor de morărit 6.Fabricarea de structuri şi tîmplării metalice pentru construcţii 7.Fabricarea articolelor din material plastic pentru construcţii 8.Cultura plantelor cerealiere, tehnice şi a plantelor furajere 9.Comerţul cu ridicata al produselor alimentare, băuturilor şi produselor din tutun 10.Comerţul cu ridicata al cerealelor, seminţelor şi furajelor pentru animale 11.Comerţul cu amănuntul în magazine nespecializate, cu vînzare predominantă de produse alimentare, băuturi şi produse din tutun 12.Comerţul cu amănuntul cu flori, plante, seminţe şi îngrăşăminte 13.Comerţ cu ridicata nespecializat de produse alimentare, băuturi şi tutun 4

14.Comerţ cu ridicata al produselor farmaceutice 15.Comerţ cu ridicata al maşinilor agricole, echipamentelor şi furniturilor 16.Comerţ cu amănuntul al produselor farmaceutice, în magazine specializate 17.Comerţ cu alte autovehicule 18.Baruri 19.Alte tipuri de comerţ cu amănuntul în magazine specializate 20.Alte tipuri de comerţ cu amănuntul al produselor alimentare în magazine specializate 21.Alte activităţi de servicii prestate întreprinderilor, neincluse în alte categorii 22.Activităţi de secretariat şi traducere 23.Activităţi de închiriere şi leasing de maşini şi echipamente pentru construcţii 24.Activităţi de închiriere şi leasing de autoturisme şi autovehicule rutiere uşoare 25.Activităţi de consultare pentru afaceri şi management 26.Activitatea farmaceutică 27.Activitatea farmaceutică veterinară și/sau asistența veterinară 28. Transportul auto de călători în folos public; transportul auto internaţional de mărfuri Proesul de comunicare reprezintă schimbul de informații dintre personalul unei întrepeinderi.În cadrul companiei „INTER GP GRUP” S.R.L. comunicarea este identificată sunt mai multe forme: 1) Comunicarea individ-individ, pentru un manager, este forma potrivită pentru: delegarea sarcinilor, instruire (pregatire), informare, dezvoltarea si menținerea relațiilor umane. ð Telefonul, ca mijloc de comunicare, face posibil un rapid schimb de informații prin economisirea timpului necesar deplasării. ð Ședintele sunt forme de comunicare directă în cadrul unei organizații. Ședintele pot fi informale, de delegare de sarcini, coordonarea resurselor. ð

Prezentările pe care managerii trebuie să le facă, din cand în cînd sunt, de regulă, formale.

2) Comunicarea în scris este potrivită pentru transmiterea informațiilor de interes general, a mesajelor oficiale, formale sau pe termen lung, precum și a mesajelor ce vizează un număr mare de oameni a caror activitate este interdependentă. 3) Comunicare ascendentă –care se realizează de jos în sus de la salariați spre managerul superios și i-a forma dărilor de seamă,rapoartelor ,propunerilor. 4) Comunicare descendentă-se realizează de sus în jos și se concretizează în transmitere de decizii ,instrucțiuni regulamente . Eficiența unei companii este produsul dintre competență profesională, motivație și comunicare. Doar prin existența unor cunoștințe solide și prin motivarea de a continua și de a îmbunătăți constant modul de lucru se poate atinge performanța dorită. Membrii unei companii își petrec cea mai mare parte a timpului comunicând în diferite forme. De aceea considerăm importantă 5

modalitatea în care se realizează această comunicare și în care se pot ameliora eventualele lipsuri identificate.

Comunicarea în cadrul întreprinderii INTER GP GRUP Chestionar privind fluxul de informație în întreprinderea INTER GP GRUP. 1) Care este sensul cel mai folosit pentru circulatia informatiilor ? a) vertical b) orizontal c) oblic 2) Cel mai frecvent folosita este comunicarea…. a) verticala descendenta b) verticala ascendenta 3) Care sunt cele mai folosite canalele pentru comunicarea interna in Inter Gp Grup? a) canale formale b) canale informale 4) Cele mai multe mesaje transmise au un continut a) cu caracter tehnic, economic, administrativ; b) referitoare la strategia organizatiei, la obiectivele acesteia, punctele slabe sau forte; c) cu caracter emotional, referitor la viata afectiva a organizatiei. d) informatii de interes pentru angajati. 5) In comunicarea orala interna, in INTER GP GRUP: a) convorbirea directa b) convorbirea telefonica c) sedinta 6) Care sunt cele mai folosite forme de comunicare in functie de natura simbolurilor utilizate? a) comunicare verbala (orala) b) comunicare scrisa 7) Care sunt cele mai puternice bariere in comunicarea interna din organizatie? a) efectul statului functiei; 6

b) diferentele de personalitate si perceptie ale interlocutorilor; c) circuitul greoi al documentelor; d) numarul insuficient al angajatilor, in raport cu volumul de activitate; e) neconcordanta abordarilor in privinta solutionarii unor probleme; f) termenele stranse alocate solutionarii unor lucrari; g) ideile preconcepute si stereotipurile; h) insuficienta cunoastere a obiectivelor institutionale; i) insuficienta dezvoltare a spiritului de echipa; j) stratificarea intereselor, in dauna interesului comun. 8) Tipuri de documente utilizate in comunicarea interna: a) note informative b) rapoarte c) note interne d) referate e) e-mailuri 9) Majoritatea informatiei pe care o primesc zilnic vine din partea managerului direct a)dezacord b)neutru c)de acord d)neaplicabil/nu e cazul.

10)In aceasta organizatie, ideile mele sunt des trimise managementului superior. a)dezacord b)neutru c)de acord d)neaplicabil/nu e cazul.

Un beneficiu al unui proces de comunicare eficient este evitarea neînțelegerilor între manageri și angajati. Pe termen lung, neînțelegerile minore se pot acumula și pot provoca frustrări și conflicte mult mai grave. De aceea este de dorit să existe o relație bună de afaceri în care membrii să poată discuta liber și să clarifice orice nelămurire încă de la rădăcină.

7

Totodată, prin îmbunătățirea comunicării cresc eficiența și eficacitatea muncii depuse de angajati, prin angajarea a cât mai puține resurse și rezolvarea sarcinilor în cel mai scurt timp posibil. Alte beneficii ale existenței unui proces de comunicare corespunzător sunt evitarea realizării aceleiași munci de două ori și a efectuării orelor suplimentare. Aceste aspecte pot fi evitate prin clarificarea sarcinilor în momentul în care sunt transmise, și nu prin refacerea lor după ce au fost deja realizate. O perioadă semnificativă de timp ar putea fi economisită, deoarece timpul de solicitare a unor clarificări este mult mai mic decât cel necesar refacerii întregului raport după o revizuire din partea managementului. Desigur că aici intervin alți factori, precum relația cu managerul respectiv. Așa cum am enunțat deja, este deosebit de important să existe o relație bazată pe respect și o gândire deschisă care să îi permită angajatului să pună întrebările necesare fără a resimți niciun fel de jenă. Un alt rezultat al acestei acțiuni poate fi transmiterea acelorași informații într-un timp mult mai scurt sau a unora cu un nivel crescut de acuratețe. De asemenea, timpul economisit poate fi utilizat pentru a analiza în detaliu datele transmise, oferind informații suplimentare managerilor, care vor aprecia această proactivitate. Un alt avantaj al existenței unei comunicări eficiente între manageri și angajati este reprezentat de acuratețea și relevanța analizelor furnizate. Prin derularea unui dialog în urma căruia sunt clarificate toate aspectele privind sarcina subalternului, rapoartele transmise vor conține doar informațiile ce prezintă interes pentru manager, fără alte detalii care să îngreuneze citirea și înțelegerea lor. De asemenea, angajatul va fi sigur că nu a omis date care ar putea să îi fie necesare managerului și că acesta din urmă nu va întârzia astfel luarea unei decizii.

8

Concluzie Existența unei comunicări de succes conduce la obținerea unor rezultate mai bune într-o perioadă mai scurtă. În plus, se evită dublarea volumului de muncă, iar informațiile transmise sunt mult mai credibile și exacte. De asemenea, sunt stimulate creativitatea și găsirea unor metode noi de rezolvare a problemelor. Toate aceste acțiuni se concretizează în crearea unui mediu de lucru sănătos în care datele și informațiile sunt transmise eficient și eficace și în creșterea semnificativă a calității deciziilor și a promptitudinii cu care acestea sunt luate. Comparând organizația cu o navă, conducerea este văzută asemenea unui căpitan care îl va accepta pe angajati ca pe un parteneri cu responsabilitati manageriale. Cel din urmă, în calitate de navigator, îi va arăta căpitanului atât strategiile de succes care pot fi aplicate, cât și oportunitățile, riscurile și posibilele abateri sau modificări din mediul înconjurător, ajutându-l astfel să ducă rapid și sigur nava, pasagerii și marfa la destinația propusă.

9

Bibliografie 1.Nicolescu, Ovidiu (2001), Sistemul informațional managerial al organizației, Editura Economică, București. 2.https://psihoconsultanta.wordpress.com/leadership/modalitati-de-comunicare-eficienta-inactivitatea-de-conducere/

10