Bab3 Pembahasan Fix Bangetsssssss.doc

BAB III PEMBAHASAN DAN HASIL 3.1

Pembahasan Komunikasi adalah instrumen yang digunakan manusia dalam berinteraksi

dengan sesama, baik dalam kehidupan sehari-hari maupun dalam kehidupan berorganisasi. Dalam organisasi komunikasi merupakan alat yang berfungsi sebagai penghubung serta pembangkit motivasi antar setiap anggota sehingga sebuah organisasi dapat berjalan maju. Proses komunikasi yang efektif merupakan syarat terbinanya kerja sama yang baik untuk mencapai tujuan organisasi. Selama melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL), kami ditempatkan di 2 Bidang, yaitu Bidang Fasilitas tepatnya seksi Humas dan Bidang Audit. Kantor Wilayah Direktorat Bea dan Cukai Sumatera Utara adalah Instansi pemerintahan yang para pegawainya menerapkan cara berkomunikasi yang baik. Salah satunya di bidang Fasilitas yang menaungi seksi Humas Kanwil DJBC Sumut, para pegawai yang berada di bidang Humas berbicara santun satu sama lain, baik itu bawahan kepada atasan maupun sebaliknya. Seperti ketika Kordinator seksi Humas Amri, S.H,.M.M. ingin memberikan tugas kepada staff Humas lainnya, dia selalu menggunakan komunikasi yang baik seperti kata “tolong ya”, “jangan lupa ya”, dengan ekspresi wajah (komunikasi non verbal) yang baik. Tidak hanya antar staff pegawai, mereka juga ramah kepada mahasiswa magang. Mahasiswa magang kerap ditegur sapa oleh mereka, ditawarkan

makanan dan lain-lain, sehingga membuat suasana ruang kerja terasa sangat nyaman. Apa yang sudah diterapkan oleh para pegawai di bidang Fasilitas dan Bidang Audit Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) Sumatera Utara yang menanungi seksi Humas sesuai dengan definisi komunikasi yaitu, Komunikasi atau communication dalam bahasa inggris berasal dari kata communis

yang

berarti

“communicare” yang berarti

“sama”

“communico”

“communication”

atau

“membuat sama” (to make common). Istilah

pertama (communis) paling sering disebut sebagai asal kata komunikasi, yang merupakan akar dari kata-kata latin lainnya yang mirip. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan dianut secara sama, akan tetapi defenisi-defenisi kontemporer menyaran kan bahwa komunikasi merujuk pada cara berbagai hal-hal tersebut, seperti dalam kalimat “kita berbagi pikiran” “kita mendiskusikan makna” dan kita “mengirimkan pesan”. (Mulyana, 2002:46). Menurut Hovland, Janis dan Kelley komunikasi adalah proses individu mengirim stimulus yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Pada definisi ini mereka menganggap komunikasi sebagai suatu proses, bukan sebagai suatu hal. (Muhammad, 2014:2) Menurut Onong Uchayana yang di kutip oleh Burhan Bungin pada buku Sosiologi Komunikasi, mengatakan komunikasi sebagai proses komunikasi pada hakikat nya adalah proses penyampaian pikiran, atau perasaan oleh seseorang (komunikator) kepada orang lain (komunikan). Pikiran bisa merupakan gagasan, informasi, opini, dan lain-lain yang muncul dari benanya. Perasaan bisa berupa

keyakinan,

kepastian,

keraguan,

kekhawatiran,

kemarahan,

keberanian,

kegairahan, dan sebagainya yang timbul dari lubuk hati. (Bungin, 2006: 31). Ada banyak metode dalam berkomunikasi seperti jurnalistik, periklanan, pameran, publisitas, propaganda, penerangan, hubungan masyarakat (Public relation), dll. Namun pada kesempatan kali ini penulis akan sedikit menjelaskan tentang metode komunikasi hubungan masyarakat atau Public Relation dan Public Relations Audit. a. Public Relations Hubungan masyarakat (Humas) atau yang sering kita dengar sebagai Public Relation (PR) adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung pembinaan, pemeliharaan, dan kerja sama; melibatkan manajemen dalam menghadapi persoalan/permasalahan, membantu manajemen untuk mampu menanggapi opini publik; mendukung manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif; bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi kecenderungan penggunaan penelitian serta teknik komunikasi yang sehat dan etis sebagai sarana utama. Menurut Cutlip, Center & Broom dalam buku Kriyantono, (2012:5) mengartikan Public Relations (PR) adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan baik dan bermanfaat antara organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Menurut Frank Jefkins Public Relations adalah sesuatu yang merangkum keseluruhan komunikasi yang terencana, baik itu kedalam maupun keluar antara

satu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian (Jefkins, 2003:10) Menurut Morrisan (2008:8) Pubic Relations adalah seni dan ilmu sosial dalam menganalisis kecenderungan, memperkirakan akibat-akibat, memberikan saran kepada pimpinan perusahaan serta melaksanakan program tindakan terencana yang melayani baik kepentingan organisasi dan khalayaknya. Menurut wakil dari pakar Humas/Public Relations dari negara maju mengadakan pertemuan di Mexico City pada bulan agustus 1978 (Ruslan, 2014:17) definisi Humas sebagai berikut “Praktik Public Relations seni dan ilmu pengetahuan social yang dapat dipergunakan untuk menganalisis kecenderungan, memprediksi konsekuensi-konsekuensinya, menasihati para pemimpin organisasi, dan melaksanakan program yang terencana mengenai kegiatan-kegiatan yang melayani, baik untuk kepentingan organisasi maupun kepentingan publik atau umum.” Menurut rumusan Griswold “PR adalah fungsi manajemen yang melakukan penilaian terhadap sikap public, menyasuaikan kebijaksanaan tata kerja dari satu organisasi atau perorangan dengan kepentingan public dan melakukan program aksi untuk memperoleh pengertian dan persetujuan public”. (Suryanto, 2016:8) Kegiatan Humas Kanwil DJBC Sumut juga sangat aktif, seperti pembuatan video profile perusahaan, membuat release, dan pembuatan kaleidoskop kegiatan Kanwil DJBC Sumut selama setahun penuh, dimana penulis mahasiswa magang juga diikut sertakan dalam proses pembuatan kaleidoskop

tersebut, dimana penulis mahasiswa magang di percaya untuk memilah foto-foto kegiatan tersebut. Kegiatan-kegiatan tersebut sesuai dengan tujuan Public Relations, seperti Menurut Rosady Ruslan (2001:246), tujuan public relations adalah sebagai berikut: 1. Menumbuhkembangkan citra perusahaan yang positif untuk publik eksternal atau masyarakat dan konsumen. 2. Mendorong tercapainya saling pengertian antara publik sasaran dan perusahaan. 3. Mengembangkan sinergi fungsi pemasaran dengan public relations. 4. Efektif dalam membangun pengenalan merek dan pengetahuan merek. 5. Mendukung bauran pemasaran. Setelah selesai melaksanakan kegiatan-kegiatan penting Humas Kanwil DJBC Sumut selalu memerintahkan untuk membuat pers release untuk kemudian disebarkan kepada pers media cetak maupun online. Selama penulis menjalankan PKL di seksi Humas Kanwil DJBC Sumut, penulis melakukan observasi langsung pada kegiatan Humas Kanwil DJBC Sumut mempersilahkan masuk wartawan untuk melakukan wawancara di Kanwil DJBC Sumut, demi memelihara dan menjaga hubungan baik dengan para jurnalis/wartawan yang merupakan partner seorang Humas dalam menjalankan tugasnya. Aktivitas tersebut sesuai dengan Tugas kerja Public Relations, Relasi Media dan Penempatannya: Berhubungan baik dengan media berita, majalah, tambahan halaman berita surat kabar hari minggu, penulis lepas, dan publikasi perdagangan yang secara intensif dipublikasikan atau diberitakan secara luas dan sesuai dengan data yang dikeluarkan oleh perusahaan. Merespon atas permintaan

media atas informasi, verifikasi berita, dan akses ke sumber berita yang berwenang. (Simandjuntak ,dkk, 2003:115) Seksi Humas Kanwil DJBC Sumut juga selalu memberikan informasi penting berupa ketentuan-ketentuan kepabeanan dan cukai yang di keluarkan oleh pihak DJBC Sumut kepada konsumen dalam bentuk brosur dan berita online di website resmi DJBC Sumut. Aktivitas tersebut sesuai dengan Tugas kerja Public Relations, Menulis dan Mengedit: Menggabungkan cetakan dan menyebarluaskan berita, membentuk cerita, menyebarkan berita kepada pekerja dan pemilik eksternal perusahaan, surat-menyurat, membuat situs Web (Web-site) dan pesan media on-line, membuat laporan tahunan untuk pemegang saham, membuat pidato, film (Clip) dan slide, artikel perdagangan yang terpublikasi, iklan kelembagaan, dan membuat materi penjaminan produk dan teknis. (Simandjuntak, dkk,2003:115) Direktorat Jenderal Bea Cukai (DJBC) juga memanfaatkan perkembangan teknologi dengan memulai konsep pengembangan Teknologi, Informasi dan Komunikasi (TIK) di DJBC yang dikenal dengan Customs-Excise Information System and Automation (CEISA). CEISA adalah sistem Integrasi seluruh layanan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai kepada semua Pengguna Jasa yang besifat publik sehingga semua Pengguna Jasa sebagai user dapat mengakses dari manapun, kapanpun berada dengan koneksi internet. Oleh karena itu, CEISA dapat disebut sebagai aplikasi tumpuan Bea dan Cukai.dengan prinsip-prinsipnya: 1. Centralized, yakni arsitektur sistem TIK yang tersentralisasi 2. Integrated, yakni sistem aplikasi yang terintegrasi dan terpadu

3. Inter-Connected, yakni sistem aplikasi yang terhubung dengan entitas eksternal terkait, dan 4. Automated, yakni sistem aplikasi yang full automation. Customs-Excise Information System and Automation (CEISA) adalah sistem pelayanan dan pengawasan yang diawasi langsung oleh Pusat Informasi dan Teknologi Dirjen Bea Cukai Penerapan Sentralisasi Sistem Pelayanan dan Pengawasan atau CustomsExcise Information System and Automation (CEISA) akan mempermudah sistem layanan Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC). Sampai dengan saat ini sistem aplikasi yang sudah menggunakan CEISA dan berbasis sentralisasi sudah diimplementasikan pada seluruh unit vertikal di lingkungan DJBC yang meliputi KPPBC, BPIB, Pangsarop, Kanwil DJBC dan KPU maupun Unit Eselon II dilingkungan Kantor Pusat DJBC. Pemanfaatan sistem jaringan akan mendukung pengintegrasian data dan distribusi informasi. Apalagi dengan terciptanya internet, maka proses pengintegrasian data dan distribusi informasi antara cabang-cabang yang berada di kota atau wilayah yang jauh dapat dilakukan dengan cepat, sederhana, mudah, dan murah. (Simandjuntak, dkk,2003:186) b. Public Relations Audit Untuk dapat mencapai semua sasaran diatas PR seyogyanya bekerja berdasarkan input yang akurat dalam merencanakan program-program kerjanya, karena dengan input yang akurat PR dapat mengetahui needs ( kebutuhan ) yang ada pada para publiknya. Input yang akurat ini dapat diperoleh PR dengan cara

melakukan riset, dimana salah satu jenis riset dalam PR dikenal dengan sebutan PR Audit. Secara etimologi, Audit berasal dari bahasa latin dengan kata “auderee” yangberarti mendengar. Mendengar yang efektif adalah sebuah aktivitas menyerap informasi dalam suatu media dengan menggunakan alat pendengaran yang diikuti dengan respon yang terprogram. Dengan demikian agar kegiatan mendengar terjadimaka: 1. Harus ada informasi 2. Harus ada media 3. Harus ada alat pendengaran 4. Harus direspon Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwa pemeriksaan adalah suatu kegiatan menyerap, mengolah, dan merespons data yang dilakukan oleh pihak yang dapat dipercaya dan disampaikan kepada pihak yang berkepentingan untuk di tindaklanjuti.Dari

pengertian

tersebut

dapat ditarik

kesimpulan

bahwa

pemeriksaan: 1. Terdiri dari beberapa kegiatan; 2. Dilakukan oleh orang yang dapat dipercaya; 3. Disampaikan kepada pihak yang berkepentingan; 4. Pihak yang berkepentingan menindaklanjutinya. Dalam prakteknya audit dikenal sebagai suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian antara informasi dengan kriteria yang ditetapkan. Arens

dkk.mendefinisikan auditing sebagai pengumpulan dan evaluasi bukti-bukti dari informasi yang dilakukan oleh orang yang kompeten dan independen, untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian antara informasi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan. Audit Humas atau Public Relations Audit secara morfologis berarti audit komunikasi yang berkaitan dengan Humas atau Hubungan Masyarakat. Secara konseptual audit Humas adalah istilah yang digunakan sebagai terjemahan dari istilah bahasa Inggris Public Relatons Audit, yang pada dasarnya berarti sebuah tinjauan dan studi tentang kebutuhan-kebutuhan komunikasi kehumasan dan praktek komunikasi yang sekarang sedang berlangsung (Hardjana, 2000:161). Salah satu kontrol dari PR Audit Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) Sumut adalah dengan mengharuskan pembuatan Rencana Kerja Audit (RKA) dan program audit sebagai guidelines sehingga pada saat eksekusinya tim audit tidak keluar dari jalur pelaksanaan audit yang seharusnya. Sub Direktorat Pelaksanaan juga melakukan Progress Report secara berkala terhadap tim audit yang belum menyelesaikan penugasan auditnya. Selanjutnya pada saat tim audit menyampaikan Laporan Hasil Audit (LHA), Sub Direktorat Evaluasi Audit akan memeriksa kelengkapan surat-surat di dalam LHA. Audit Humas adalah studi komprehensif untuk mengetahui dan posisi dan kondisi Public Relations dalam organisasi, baik secara internal maupun eksternal, mencakup tentang pandangan publik terhadap Public Relations (Kriyantono, 2006:297). Audit Humas merupakan riset yang biasa digunakan untuk

mendeskripsikan dan mengukur kegiatan Public Relations dan menyediakan pedoman untuk program Public Relations di masa depan. Selama penulis melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Kanwil DJBC Sumut, penulis melakukan metode wawancara kepada pegawai bidang Audit Kanwil DJBC Sumut tentang tahap Audit eksternal organisasi. Jika suatu perusahaan diaudit oleh DJBC, maka dari sisi auditee hal-hal yang perlu diketahui dan dipersiapkan adalah sebagai berikut: Pertama, Akan ada pemberitahuan resmi berupa surat kepada perusahaan bahwa perusahaan yang bersangkutan akan diaudit. Dalam surat pemberitahuan tersebut perusahaan juga akan diminta untuk menghadiri pemaparan dan brifing terkait dengan audit yang akan dilaksakan di kantor bea cukai yang melakukan audit. Karena sementara waktu ini audit kepabeanan dan cukai hanya dilakukan oleh kantor pusat maka pemaparan pun akan dilakukan di kantor pusat, tepatnya di Gedung Sulawesi (eks Gedung A) Kantor Pusat DJBC, Jalan A. Yani (bypass) Rawamangun, Jakarta Timur. Selanjutnya

dalam

pemaparan

akan

diberikan

pengarahan

dan

pemapararan perihal audit kepabeanan dan/atau cukai yang akan dilaksanakan, dan pada kesempatan yang sama auditee juga akan diperkenalkan dengan tim auditor yang akan melakukan audit terhadap perusahaan tersebut. Setelah pemaparan dan perkenalan, biasanya selang seminggu setelahnya akan ada pekerjaan lapangan oleh tim audit dengan berkunjung ke tempat auditee dalam rangka pengumpulan data. Jangka waktu pekerjaan

lapangan ini berkisar antara 21 hari sampai maksimal 30 hari. Jika lokasi auditee berada jauh dari kantor bea cukai yang melakukan audit maka tim audit akan menginap di hotel terdekat dengan lokasi perusahaan. Dalam pekerjaan lapangan ini, tim audit akan menyampaikan surat permintaan data dan akan melakukan evaluasi sistem pengendalian internal yang dilakukan oleh perusahaan. Evaluasi sistem pengendalian ini dapat dilakukan secara wawancara lisan, ataupun dengan menggunakan kuesioner. Dan surat permintaan data juga wajib dipenuhi dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari kerja sejak diterimanya surat permintaan data. Jika diperlukan, terkait dengan naturebussiness dari perusahaa, tim audit juga dimungkinkan untuk melakukan stock opname. Jika pekerjaan lapangan ini selesai, maka selanjutnya auditee tinggal menunggu Daftar Temuan Sementara yang akan disampaikan oleh tim audit sebagai hasil dari olah data terhadap data yang telah dikumpulkan. Dalam proses menunggu ini, jika tim audit masih mengalami kekurangan data, dapat dimungkinkan adanya konfirmasi ulang baik via surat maupun dengan kunjungan langsung ke perusahaan. Namun biasanya tim audit akan memanggil perusahaan jika ada kekurangan data, hal ini karna jika ada pekerjaan lapangan di luar waktu yang telah ditentukan, biaya yang dikeluarkan tidak akan ditanggung oleh kantor. DTS yang diterima oleh auditee wajib dijawab dalam waktu 7 hari kerja. Jika dalam jangka waktu tersebut auditee belum dapat memberikan jawaban, maka dapat mengajukan perpanjangan waktu tanggapan DTS, namun surat permohonan tambahan waktu ini juga harus disampaikan dalam jangka waktu 7 (tujuh) hari masa jawaban DTS. Jika dalam jangka waktu tersebut auditee tidak memberikan

jawaban, maka auditee akan dianggap menerima seluruh temuan dalam DTS. Biasanya perpanjangan akan diberikan untuk paling lama 3 hari kerja. Perbedaan jawaban dari DTS ini akan menentukan alur berikutnya dari proses audit yang akan berjalan. Jika auditee menerima seluruh temuan dalam DTS maka prosesnya akan lebih cepat dibanding jika auditee menolak seluruh atau sebagian dari DTS. Audit humas merupakan alat evaluasi terbaik untuk program-program jangka panjang. Dengan menunjukkan kekuatan-kekuatan atau kelemahankelemahan yang ada, audit humas menyingkap berbagai kebutuhan dan menggarisbawahi validitas buat peningkatan kegiatan. Maka manfaat paling penting dari audit komunikasi kehumasan untuk membangun atau memperjelas tujuan-tujuan dan sasaran-sasaran yang dibuat. Kegiatan bidang Audit Kanwil DJBC Sumut sangat aktif, dimana penulis mahasiswa magang di ikut sertakan dalam setiap proses kegiatan bidang Audit seperti membuat Lembar Hasil Audit (LHA), Membuat Surat Penugasan Pegawai Untuk Melakukan Evaluasi Hasil Audit Kepada Kepala Kantor DJBC SUMUT, mengikuti briefing target LHA, membuat surat penyampaian Hasil Audit PT. Ocean Centra Funindo, hingga mengikuti Workshop di Aula Kanwil DJBC Sumut dari DHL Expedisi. Aktivitas tersebut sesuai dengan Tugas kerja Public Relations Audit, Menurut Pavlik, audit humas adalah kategori penelitian yang paling luas digunakan. Audit humas, dirancang untuk mengevaluasi kedudukan suatu organisasi dengan publiknya yang relevan. Publik yang dimaksud di sini meliputi

internal dan eksternal.(Ritonga,2004:120). Menurut Moore, audit humas adalah suatu studi yang tersusun secara longgar, berskala luas, yang menyelidiki hubungan masyarakat perusahaan, baik secara internal maupun eksternal. (Ritonga,2004:120)

3.2

Hasil Pelaksanaan PKL sebagai syarat dari proses belajar di universitas sangat

bermanfaat bagi penulis, sehingga penulis dapat terjun langsung dalam dunia kerja yaitu di Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) Sumatera Utara bagian Humas atau Public Relations yang sesuai dengan konsentrasi perkuliahan penulis. Dengan harapan bahwa dalam pelaksanaan PKL ini penulis dapat memperoleh ilmu-ilmu, wawasan dan pengalaman pada pembelajaran public relations selanjutnya. Pada pelaksanaan magang yang berjalan selama 5 minggu (19 November 2018 s/d 16 Desember 2018), penulis dapat mengetahui bagaimana bekerja di sebuah Instansi Pemerintahan yang bergerak dalam bidang Kepabeanan dan cukai, nilai-nilai dan aturan-aturan kedisiplinan dalam internal perusahaan dan mengikuti aktivitas kehumasan Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Bea dan Cukai (DJBC) Sumatera Utara secara langsung. Public Relations (PR) bukanlah profesi yang mudah dalam sebuah perusahaan. Menjaga nama baik perusahaan, membuat program-program kreatif untuk menaikkan citra perusahaan ,menjaga hubungan baik dengan publik internal maupun eksternal dan lain-lain, merupakan tugas wajib seorang Humas. Dalam

menjalankan perannya, praktisi PR dalam perusahaan membutuhkan ketelitian dan cekatan dalam bekerja sehingga mendapatkan hasil yang maksimal. Seperti : 1. Manajemen dan Administrasi yaitu pemprograman dan perencanaan yang dalam hal ini bekerja sama dengan manajer lain, menentukan kebutuhan, prioritas, mendefinisikan publik, setting dan tujuan, juga mengembangkan strategi, menata anggota dan anggaran serta jadwal program. 2. Penelitian atau riset yaitu mengumpulkan informasi mengenai isu yang sedang hangat diperbincangkan, opini publik, iklim politik, peraturan perundangundangan, liputan media, dan pandangan-pandangan lain yang berhubungan dengan stakeholders sebuah lembaga, perusahaan, instansi atau organisasi. 3. Acara khusus seperti mengatur dan mengelola conference pers, konvensi, dan kegiatan khusus lainnya. 4. Berhubungan baik dengan media, komunitas, kelompok internal dan eksternal seperti

menghubungi

media

cetak,

penulis

freelance,

dan

publikasi

perdagangan agar mereka mempublikasikan berita dan feature tentang perusahaan yang ditulis oleh media, memverifikasi berita, dan membuka akses ke sumber otoratif. Menjadi mediator antara organisasi dan pemangku kepentingan, serta menjadi tuan rumah dengan melakukan pertemuan dan jamuan untuk tamu dan pengunjung. 5. Evaluasi, Konsultasi dan konseling seperti musyawarah dengan tim manajemen bagaimana menghindari krisis perusahaan, membuat keputusan dan menyusun strategi dalam merespons isu-isu sensitif dan kritis yang berkembang. Konseling dengan memberikan saran kepada karyawan dan tim manajemen lainnya mengenai peraturan-peraturan dan masalah yang bersifat sosial. 6. Menulis dan mengedit seperti membuat release berita dalam bentuk cetak atau siaran pers, menulis cerita feature, newsletter untuk publik internal dan

stakeholder eksternal, korespondensi pesan website dan pesan media online lainnya, laporan tahunan stakeholder, membuat brosur, script slide show, artikel publikasi kepabeanan, iklan institusional, dan materi-materi pendukung lainnya. 7. Public speaking seperti pidato, membuat saluran komunikasi dengan keahlian multimedia, termasuk seni, tipografi, fotografi, dan menyiapkan presentasi. 8. Memperkenalkan/mempromosikan perusahaan, budaya perusahaan, kebijakan, struktur dan proses perusahaan. Berdasarkan uraian diatas maka penulis dapat membandingkan ilmu yang telah penulis pelajari di perkuliahan dengan dunia kerja baik teori maupun praktik sesuai.