Bab 02

Query – 2.1

Membuat Query Query di dalam Access memiliki fungsi untuk mengolah database, seperti: untuk melakukan operasi-operasi perhitungan, menganalisa data, memilih data-data tertentu, dan lain sebagainya; baik di dalam sebuah table atau di dalam beberapa table yang terhubung. Sebagaimana pilihan-pilihan yang ada pada pembuatan table, untuk membuat query juga ada beberapa pilihan tersebut, salah satunya adalah dengan menggunakan pilihan Creat Query in Design View.

2.1. Membuat Query menggunakan Create Query in Design View Kita dapat membuat query dengan cara atau menggunakan fasilitas Create query in Design View, yang mana langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1.

Aktifkan Access

2.

Buka database Aplikasi Siswa

3.

Pada jendela dialog database, klik object Query

4.

Pada jendela kerja database klik ganda Create query in Design View

5.

Pilih atau tentukan table/ query yang akan diabutkan query, dalam hal ini pilih table Tbl Siswa, kemudian klik button Add .

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Query – 2.2 Nama table-table yang dipilih

6.

Klik table Tbl Data Ekstra, lalu tekan tombol Ctrl pada keyboard dan tahan (jangan dilepas)

7.

Klik table Tbl Ekstra Siswa, kemudian klik button Add

8.

Klik button Close pada jendela tersebut untuk menutup jendela dialog Show Table

9.

Masukkan field-field yang akan digunakan pada kolom-kolom yang telah disediakan, yaitu dengan cara: Pada daftar pilihan field, klik ganda field yang dikehendaki. Dalam hal ini misalnya field NAMA dari table Tbl Siswa, maka secara otomatis field tersebut akan ditempatkan ke dalam kolom.

10. Ulangi langkah ke 9 di atas untuk memasukkan beberapa field: TEMPAT LAHIR, TGL LAHIR, JK, TGL DAFTAR, JENIS EKSTRA, dan PEMBIMBING. 11. Untuk melihat hasil query yang telah dibuat, klik menu Query | Run atau dengan klik icon Run.

12. Selanjutnya klik button Close pada jendela tersebut, pilih opsi Yes 13. Tentukan nama query yang dikehendaki, dalam hal ini namai query tersebut dengan nama: QUERY SISWA 14. Akhiri dengan klik button OK.

2.2. Membuka dan Menjalankan Query

Kita dapat membuka dan menjalankan query yang telah kita buat sebelumnya, yaitu dengan langkah-langkah sebagai berikut: 1.

Aktifkan Access

2.

Buka database Aplikasi Siswa

3.

Pada jendela dialog database, klik object query

4.

Klik ganda nama query yang akan dibuka (misal: Query Siswa)

Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Query – 2.3 5.

Maka query akan ditampilkan dalam bentuk Datasheet View seperti berikut ini:

2.3. Menambah Field Perhitungan Ada kalanya kita perlu menambahkan field-field baru yang tidak terdapat pada table secara langsung (belum ada di dalam table yang digunakan), melainkan merupakan hasil operasi/ perhitungan dari field-field yanga ada. Hal ini dapat diatasi dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1.

Buka query yang akan diedit, dalam hal ini misalnya QUERY SISWA

2.

Klik button Design yang ada pada jendela dialog database

3.

Sisipkan sebuah kolom kosong di kanan kolom TGL LAHIR

4.

Pada kolom kosong tersebut akan ditambahkan field UMUR, yang mana field tersebut merupakan hasil operasi pengurangan dari tanggal saat ini (berdasarkan pada tanggal sistem komputer yang digunakan) dengan TANGGAL LAHIR. Maka pada kolom kosong tersebut lakukan klik kanan, selanjutnya klik opsi Build, maka tampil jendela dialog Expression Builder

5.

Klik ganda pada opsi Functions, selanjutnya klik pilihan Built-In Functions.

6.

Pilih pilihan fungsi Math, selanjutnya klik ganda pilihan Int

7.

Ketikkan UMUR di depan nama fungsi tersebut.

8.

Ketikkan tanda kurung buka: ‘’ ( ‘’ di depan <> pada bagian Expression Builder

9.

Pada bagian <> di Expression Builder, klik pilihan fungsi Date/Time, selanjutnya klik ganda pilihan Now.

10. Ketikkan operator pengurangan: “ – “ 11. Klik nama query yang digunakan yaitu: QUERY SISWA, kemudian klik ganda field TGL LAHIR 12. Ketikkan tanda kurung tutup: “ ) “ dan selanjutnya ketikkan /360 13. Klik button OK 14. Untuk melihat hasilnya, jalankan query tersebut 15. Simpan kembali query tersebut Program Studi Komputerisasi Akuntansi Politeknik Madiun - Hamim Tohari 2008

Query – 2.4 Menambah Total Kita dapat melakukan perhitungan pada kelompok data tertentu, di dalam Access terdapat fasilitas total pada query. Untuk menerapkannya dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut: