Automasi Pejabat

BIDANG PENGAJIAN PENDIDIKAN KOLEJ SASTERA DAN SAINS SGDU 1023 – PENGURUSAN PEJABAT TAJUK:

AUTOMASI PEJABAT : PENGURUSAN KEWANGAN (OS 29000) DI PKG Disediakan Oleh :

NAMA

: Nazzir Hussain Bin Haji Mydeen

(201400)

: Kamalaselvi A/P Nadarajan

(201391)

: Law Poo Cheok

(201392 )

: Rahimah Banun Binti Mohd Saaid

(201394 )

PENSYARAH

Tn. Hj. Abdullah Ismail Tarikh Serah Tugasan

23 Ogos 2009

Kandungan : Bil

Perkara

Halaman 1

1.

Pengenalan

3

2.

Latar Belakang

3

3.

Automasi Pengurusan Kewangan (Os 29000) Di PKG

4

4.

Pemantau Peruntukkan OS 29000 2009 PKG Beruas

5

5.

Penutup

6

6.

Senarai Rujukkan

7

2

PENGENALAN Pusat Kegiatan Guru merupakan sebuah unit yang memberi khidmat sokongan dan latihan kepada guru-guru dalam penggunaan Teknologi Pendidikan dalam Pengajaran dan Pembelajaran (P&P). PKG ditubuhkan di bawah Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri (BTPN) dan di dalam rangkaian Bahagian Teknologi Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia. PKG berkonsepkan perkhidmatan kelompok yang menyediakan khidmat sokongan kepada guru-guru daripada beberapa buah sekolah yang berdekatan. Oleh yang demikian, pada kebiasaannya terdapat lebih daripada sebuah PKG dalam satu-satu Daerah Pendidikan. LATAR BELAKANG Dalam usaha memberi latihan kepada guru setempat, PKG akan menerima sejumlah peruntukkan untuk menampung kos makan minum peserta kursus, bengkel dan taklimat anjurannya. Peruntukkan yang diterima di bawah OS 29000 akan diagihkan mengikut bilangan sekolah dalam kelompok sesuatu PKG. Untuk memohon peruntukkan tersebut, PKG haruslah mengemukakan kertas cadangan bagi nmenjalankan kursus dan permohonan pesanan kerajaan. Setelah diluluskan, satu pesanan kerajaan akan dikeluarkan atasa nama seorang pembekal makanan. Setelah aktiviti selesai dijalankan, pesanan kerajaan tersebut akan diproses untuk pembayaran dibuat. Cara pembayaran tidak lagi menggunakkan cek seperti dahulu tetapi pembayaran sekarang dibuat terus ke akaun bank pembekal.

3

AUTOMASI PENGURUSAN KEWANGAN (OS 29000) DI PKG Peruntukkan yang diterima di bawah OS 29000, perlu direkodkan jumlah yang diterima pada awal tahun, jumlah yang digunakan dalam setiap aktiviti dan baki yang masih tinggal. Maklumat itu adalah berguna untuk merancang aktiviti dan mengekalkan prestasi perbelanjaan peruntukkan yang diterima. Oleh yang demikian, adalah perlu satu sistem automasi untuk memantau prestasi perbelanjaan dibangunkan dan diguna-pakai, agar maklumat yang diperlukan boleh didapati sekilas pandang, (at a glance). Sistem Automasi yang dimaksud adalah Pemantau Peruntukkan OS 29000 2009 PKG Beruas. Sistem ini dibangunkan menggunakan MS Excel 1997-2003, dan boleh digunakan dalam persekitaran MS Excel 2007. Ia adalah mesra pengguna dan tidak memerlukan pengetahuan MS Excel yang mendalam. Pengguna cuma perlu memasukkan jumlah peruntukkan yang diterima pada awal tahun dan maklumat seperti bilangan peserta setiap aktiviti. Sistem akan mengira jumlah peruntukkan yang perlu untuk setiap aktiviti dan jumlah baki yang tinggal selepas setiap aktiviti. Paparan lembaran elektronik ini juga boleh diguna-pakai sebagai laporan aktiviti berkala dengan sedikit pengubahsuaian.

4

5

PENUTUP Dengan penggunaan sistem Pemantau Peruntukkan OS 29000 2009 PKG Beruas, adalah diharapkan perbelanjaan OS 29000 di PKG adalah lebih teratur dan telus. Maklumat yang didapati boleh membantu dalam pemantauan dan pengauditan kewangan.

6

SENARAI RUJUKKAN 1. www.geocities.com/pspnperak/fungsi.htm. 2. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 10/1991. 3. Wikipedia, the free encyclopedia 4. www.shaffe.tripod.com/PKG.htm .

7