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archivística Técnica de conservación y catalogación de archivos.

Técnicas estandarizadas para administrar documentos en una organización o entidad El concepto de archivística o gestión documental se utiliza en nuestra lengua para denominar a las técnicas estandarizadas que se emplean a instancias de la administración de los documentos que pertenecen a una organización o entidad, una empresa o una biblioteca, para citar unos ejemplos corrientes. la archivística, se ocupará de: generar y de establecer una serie de normas y de prácticas que permitan la identificación de los documentos que se van archivando, la recuperación de información de los mismos, el tiempo que deberán permanecer archivados en el caso de aquellos que puedan ser eliminados pasado algún tiempo y por el contrario deberá garantizar la conservación para siempre de aquellos documentos que disponen de gran valía. Ley 594 del 2000 ley general de archivos será obligatoria para la entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental

https://www.r2docuo.com/es/las-tablas-retencion-documental

¿Qué es un cuadro de clasificación documental? Según el Archivo General de la Nación (AGN), los Cuadros de Clasificación Documental – CCD, refleja la jerarquización dada a la documentación producida por la SDH y en el que se registran las series y subseries documentales con su respectiva codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o dependencias. El manual de archivo y correspondencia nace ante la necesidad de crear un documento en el que se encuentren plasmados las normas vigentes y los procedimientos que se deben aplicar para el desarrollo de las funciones relacionadas con el archivo y la correspondencia.

PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Correspondencia Interna        

Memorandos. Oficios. Identificación de la dependencia productora Asignación y utilización de siglas Servicio interno de mensajería Estructura del sistema de archivo Clasificación de los documentos en el archivo Ordenación de los documentos en las Series Documentales

El Manual de Archivo y Correspondencia, contiene los principios básicos establecidos en la Ley 594 de 2000, por lo que se hace necesario velar por el estricto cumplimiento de las normas y procedimientos contemplados en él y por su actualización permanente, respecto a los cambios y nuevas decisiones en materia de archivo y correspondencia, con el fin de que el manual no pierda vigencia. Es el proceso de comunicación entre los departamentos o dependencias de una empresa o entidad, que generan los distintos tipos de documentos o serie documentales, son comunicaciones internas como externas

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad. Nota: En este momento las TRD se encuentran en proceso de convalidación

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR GESTIÓN DOCUMENTAL En cumplimiento del artículo 8 del Decreto 2609 y reglamentado en el Decreto Nacional 1080 de 2015, se establece que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los instrumentos archivísticos, dentro de los cuales se encuentra el Plan Institucional de Archivos PINAR, el cual “permitirá planear, hacer seguimiento y articular con los planes estratégicos, la función archivística de acuerdo con las necesidades, debilidades, riesgos y oportunidades” (AGN, 2014), describiendo las actividades y acciones en materia de gestión documental que adelantará la Entidad. Bajo este contexto, la Función Pública prevé desarrollar durante el 2019 las acciones a corto plazo del Plan Institucional de Archivos – PINAR, como el instrumento de planeación para la labor archivística, que determina elementos importantes para la Planeación Estratégica y Anual del Proceso de Gestión Documental, en cuya implementación se contemplan las actividades en temas archivísticos de orden normativo, administrativo, técnico, económico y tecnológico, propendiendo la generación de cambios que contribuyan a la eficacia y eficiencia de la Entidad frente a los planes, programas y proyectos que en materia archivística que esta formule. El seguimiento y control al desarrollo de las actividades definidas en el PINAR estará bajo la responsabilidad de la Secretaria General – Coordinación Grupo de Gestión Documental

¿Qué son los instrumentos archivísticos? Los Instrumentos Archivísticos son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística. El Decreto 2609 de 2012, en el articulo 8 establece como instrumentos archivísticos: Cuadro de Clasificación Documental – CCD Tabla de Retención Documental – TRD

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Programa de Gestión Documental – PGD Plan Institucional de Archivos de la Entidad – PINAR Inventario Documental Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos Bancos terminológicos Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad Tablas de Control de Acceso

1. ¿Qué es ofimática? La ofimática es un conjunto de herramientas de informática que se utilizan para optimizar, mejorar y automatizar los procedimientos que se realizan en una oficina. La palabra ofimática es un acrónimo formado por oficina e informática. Las herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar y manipular información, pero deben estar las computadoras sí o sí conectadas a una red de internet. La estructura ofimática suele estar constituida por las computadoras y sus periféricos. Toda actividad que se realice manualmente dentro de un complejo de oficinas puede realizarse con las herramientas de la ofimática de forma mucho mejor, más simple y rápida. La ofimática comenzó a desarrollarse en la década de los 70 con la masificación y modernización de los productos de oficina, fue un cambio positivo e importante, como por ejemplo el salto de las máquinas de escribir a las computadoras de escritorio o la invención de la fotocopiadora. Actualmente el principal proveedor de suites ofimáticas es Microsoft Office, aunque es pagado, y dentro de los proveedores libres está OpenOffice.

Algunos procedimientos y herramientas ofimáticas son: 

Procesador de textos

El procesador de texto es un tipo de programa o aplicación informática cuya función principal es la de crear o modificar documentos de texto, escritos en computadora.

En un procesador de texto se puede trabajar con distintos tipos de letra (fuentes) así como tamaños, colores, formatos de texto, efectos, insertar imágenes, tablas, etcétera. Se llama base de datos, o también banco de datos, a un conjunto de información perteneciente a un mismo contexto, ordenada de modo sistemático para su posterior recuperación, análisis y/o transmisión. Existen actualmente muchas formas de bases de datos, que van desde una biblioteca hasta los vastos conjuntos de datos de usuarios de una empresa de telecomunicaciones. Las bases de datos son el producto de la necesidad humana de almacenar la información, es decir, de preservarla contra el tiempo y el deterioro, para poder acudir a ella posteriormente. Base de datos   

Utilidades (por ejemplo calculadoras) Paquetes informáticos tales como Microsoft Office Programas de correo electrónico

Veremos algunas herramientas y sus características: 

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Word: Es un procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle formato a cualquier tipo de texto. También pueden realizarse otro tipo de cosas, como páginas web. Excel: Su función principal es la hoja de cálculo, allí se pueden crear archivos de, por ejemplo, facturas, llevar el control de un estado de cuenta, elaborar estadísticas y demás. Access: Es una herramienta de gestión de bases de datos. Aquí se puede controlar un inventario, llevar un registro de libros y otras acciones similares. Power Point: Es el programa ideal para desarrollar presentaciones. Es ideal para acompañar discursos. Se pueden insertar imágenes, sonidos, videos y demás. Outlook: Sirve para administrar el correo electrónico. Incluye además la posibilidad de llevar control de una agenda con calendario. Tiene también recordatorios. La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y

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creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía. Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.