Aprendamos De Las Derrotas En Las Licitaciones (lessons Learned For Construction Bidding)

La Contratación pública en Colombia se ha convertido en verdadera piedra de escándalo, y es la principal causa de investigación disciplinaria para el administrador público. Los contratistas suelen cometer serios errores que les niegan la oportunidad de obtener los trabajos. Para generar debate, incluyo algunas reflexiones sobre el tema, para motivar la intervención de los visitantes a esta página. En particular me interesa la opinión y experiencia de personas de otros países con cuya contribución de pronto encontramos la manera de combatir el flagelo de la Corrupción-

Aprendiendo de las derrotas! Germán Urdaneta H Ingeniero Civil

Este documento fue presentado por primera vez en las 2as Jornadas de Ingeniería del Eje Cafetero en Julio de 1997

RESUMEN DEL DOCUMENTO Aprender de las derrotas es un mecanismo muy adecuado para evitar la reincidencia en los errores que han generado la pérdida de las licitaciones. En el artículo, el autor discute, a través de unos casos hipotéticos y algo dramatizados, las principales de causas de fracaso en procesos licitatorios, generados por la premura, la improvisación y la falta de planeación. Trata del problema d la entrega inoportuna, de los trasnochos propios del proceso licitatorio, de las equivocaciones que genera la falta de identificación de la importancia de licitar, de la interferencia de otros mandos en los procesos logísticos, que impiden la terminación oportuna del esfuerzo. Toca el tema de la falta de capacitación en informática de muchos ejecutivos, cuya falta de destreza obstaculiza los procesos de producción documental, o a la utilización de métodos obsoletos para la producción de documentos. Si de aprender se trata, esta anécdota a la cual solamente se le han cambiado algunos detalles para evitar la penosa identificación de los actores nos muestra los más frecuentes de los errores que comete un licitante Las carreras de la entrega Se recomiendan algunas prácticas para corregir el mal hábito como son la estricta planeación y organización del proceso de preparación de la licitación el, adelantar la meta de terminación de la licitación, leer completamente la propuesta, fijar límites a los trabajos que se proponen, tener un equipo de personas para preparar ofertas y que al entregar la propuesta hay que prever un margen amplio en el tiempo, con un Plan B dispuesto para eventualidades imprevistas (Pinchadas, colisiones, etc.. También tratando algunos casos, se discuten los errores que suele cometer el Estado. Rechazos exagerados de proponentes, eliminación, criterios mal definidos, faltan de reglas de evaluación, copia de pliegos, presupuestos mal hechos y un sinnúmero de causas menores. Es obvio que todas las partes cometen errores. Pero también que todos podemos aprender de ellos. Se proponen 6 factores de control cuyo incumplimiento puede explicar el comportamiento inadecuado Se habla de la Obediencia, que debe ser ciega. También del Orden, mencionando tanto el desorden físico como el procedimental. Se continuo con la Organización, piedra angular del proceso de elaborar licitaciones, del Olfato, para manejar el entorno del cliente y de la competencia. No se puede dejar de lado la Oportunidad, tanto en la entrega justo a tiempo, sino también en los pasos intermedios. También se refiere al arte de contestar el tema que se propone y nó otro. Se menciona la necesidad de puntuar 100 de 100, como formula salvadora del esfuerzo. Y finalmente, el proceso licitatorio se debe encuadrar en un ambiente de Optimismo. El triunfalismo del gerente se debe transmitir no solo a la organización sino también al grupo de competidores y a los clientes. Siempre se cometerán errores en el difícil arte de licitar. Esto es natural en una competencia en la cual se participa para ganar, teniendo la casi plena seguridad de perder. Pero lo malo es caer en lo mismo, sin que se gane experiencia de los errores.

“ Perder es ganar un poco “, decía Francisco Maturana después de algunas de las muchas victorias morales que con varios goles en contra suele lograr nuestra selección futbolística!. Y francamente, que en los últimos días debo haber ganado muchos “pocos”, porque es mucho los que se ha perdido! Sin ir muy lejos, solo ayer, ganamos varios de estos “pocos” con uno de mis clientes. Participábamos en una licitación para la prestación de servicios logísticos en cerca de 200 sitios en el pais, para los próxi-

mos dos años. Fácilmente, unos 2,000 millones de pesos. Como licitación privada, se fijaba la fecha de entrega, más nó la hora. La entidad atiende al público hasta las 4.00 p.m. Llegamos, corriendo naturalmente, con nuestros sobres a las 3:53, aspirando a clasificar sobre la pura línea. y encontramos que 3 de los 5 ascensores estaban en revisión, el cuarto estaba en el piso sexto, atendiendo un trasteo y para poder subir por el otro se necesitaba dejar una ficha y no había para el piso 22, localización de la entidad contratante ( como complicado subir los pisitos en 5 minutos). A las 3.57 bajó un mensajero que dejó su ficha en recepción y rapándola y raudos cual el viento, dejando media chaqueta de mi compañera engarzada en un

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gancho del ascensor subimos pegados del botón “cerrar puerta”. Al llegar al piso 22 escuchamos un teléfono puesto en altavoz que con una melodiosa pero un tanto monótona voz cantaba : “Son las cuatro, cero y veinte”. Pocas veces en la vida he sentido tantas emociones encontradas. Rabia, desesperación, risa, vergüenza y quien sabe cuantas más. Mi compañera, una de las varias gerentas de la Empresa , casi rompe a llorar. Yo si lo hice! Y hubieran visto la cara de los competidores ! Había de todo: Burla, compasión, satisfacción, lástima. El Jefe de contratos de la entidad, nuestro amigo personal, viendo lo sucedido preguntó a los presentes se aceptaban que entregásemos los sobres. Obviamente, nuestro “amigo” de la faz sonriente se negó rotundamente, obviamente en todo su derecho. Al entregar licitaciones, la hora es histéricamente fija. Y nuestro precio ganaba lejos!!

Nó. Creo que esta es la vida del mundo del licitante. De carrera en carrera, de tropiezo en tropiezo vamos camino adelante y de pronto le pegamos a un trabajito. Si de aprender se trata, esta anécdota a la cual solamente se le han cambiado algunos detalles para evitar la penosa identificación de los actores nos muestra los más frecuentes de los errores que comete un licitante : Las carreras de la entrega.. En los cursos que suelo dictar sobre las estrategias de licitación, acostumbro aconsejar algunas prácticas que pueden minimizar estos errores:

• Ante todo, una estricta planeación y or-

Porqué llegamos tarde ? Toda una cadena de equivocaciones nos condujo a este evento. Además de la inverosímil comprobación de la cuarta ley de Murphy, que se presentó en esos frenéticos siete minutos, los mas largos y penosos de mis últimos años, íbamos en el carro de mi compañera y a cuatro cuadras del edificio, sacó la mano por gasolina. Menos mal que iba con nosotros el mensajero y él se pudo quedar a cuidar el carrito. La carrera se la pueden imaginar. Pero antes de esto, y esto fué lo más triste, tardamos en terminar la propuesta porque ese mismo día, el Gerente debía presentar una propuesta para un amigo, por unos 50 millones. Y solo hay una niña encargada de hacer cotizaciones. Y donde manda capitán no manda marinero! Su propuesta, que se debería entregar a las 5:00 p.m. estuvo lista a las 9:30 a.m. Pero la nuestra, 40 veces más grande, cerró a las 3.05 !! Ganamos 50 y perdimos 2,000. Negocio redondo!! Pero si solo fuera eso!! Como eran tantos sitios, fué necesario hacer precios por separado para cada uno de ellos. Y mi compañera no domina el Excel, de manera que armó la matriz de cálculo, a mano en unas hermosas hojas de análisis contable, usando una calculadora Facit mecánica. El cuadre de las sumas de filas y columnas costó cerca de 12 horas, pues alguien le metió mano a los precios básicos y trastocó un par de columnas. Claro que las 12 horas fueron en amanecida. Claro que hubo más incidentes, pero ni hablar! Y pasado mañana se presenta una licitación para Ecopetrol, que solamente cuesta 3,500 millones. Que nos pasó? De malas? Sin suerte? Descuido? Negligencia? Alguien se ha sentido aludido?

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ganización del proceso de preparación de la licitación, entendiendo que este proceso requiere de una acción de choque, en la cual no es posible cometer errores. • En segundo lugar, adelantar la meta de terminación de la licitación, al menos en un par de días. Ya sé, no se enojen! Si con todo el tiempo, no alcanzan, como les voy a proponer este exabrupto! Pero, no piensan Ustedes que este tiempo que se corta al final se puede obtener comprando los pliegos más temprano, sin necesidad de esperar a que suceda la visita de obra ? Entre otras cosas esta mañita se debiera borrar de la práctica cotidiana del licitante. • En tercer lugar hay que leer completamente la propuesta, ya que este es un documento que sirve de base a la selección objetiva del mejor proponente. • En cuarto lugar, hay que fijar límites a los trabajos que se proponen. Tanto por arriba como por abajo! Cuando el orden de facturación son varios miles de millones de pesos, no vale la pena cotizar 50 millones. • Licitar es costoso. Vale por lo menos el 0.5% del valor de la licitación, entre pliegos, pólizas y preparación. Y estos costos hay que sacarlos de los gastos de la tienda abierta, ya que si los cargamos a la licitación, solo los recuperamos en caso de éxito. El resto, los perdemos. • El esfuerzo de licitación es permanente. Si con suerte se pueden contratar 100 pesos de cada 500 a 1,000 que se licitan, para poder sufragar los gastos de tener la tienda abierta con un módico 4% de la contratación, se necesita de 13,000 a 25,000 pesos de licitación para poder gastar 100 pesos en tener la tienda abierta!! • En consecuencia, hay que tener un equipo de personas para preparar ofertas. El mínimo somos 1.5 (Yo y medio mensajero) y el máximo 6 personas. Al entregar la propuesta hay que preveer un margen amplio en el tiempo, con un Plan B dispuesto

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para eventualidades imprevistas (Pinchadas, colisiones, etc.). No es mala práctica usar transporte público para evitar los problemas, el parqueo etc. Por qué será que no me puedo olvidar de la vez en que un compañero se presentó a entregar una propuesta a las 4:00 p.m. porque la entrega era a las 14:00 horas ? Pero si por aquí llueve, por los lados del Estado no escampa !. No hace mucho se abrió una licitación para vigilancia autorizada con perros en espacio público. Para un programa de amplio cubrimiento, la Entidad necesitaba contar con opciones de servicio y por esta razón generó varios grupos de escenarios, previendo la adjudicación parcial. Los pliegos pidieron que las Empresas participantes acreditaran experiencia, dando el máximo puntaje a quien exhibiera 15 años de experiencia., disminuyendo el puntaje en razón inversa a la experiencia real. Quien no acreditase 4 años recibe Cero puntos. Además, este puntaje hace parte de un puntaje en el cual hay que lograr un 70% so pena de ser descalificado. Resulta que la modalidad de vigilancia con perros solamente fué autorizada en el país hace 4 años, de manera que ninguna firma logró puntaje en este Item. Como consecuencia solamente una logra superar la barrera del 70% y la entidad se vé obligada a adjudicar todos los grupos al mismo proponente, que no era por cierto la propuesta más favorable ni técnica ni económicamente. Ante este obvio despropósito, que planteo una condición de imposible cumplimiento por parte de los proponentes, la Administración actúo temerosamente y no desestimó el criterio que de ninguna manera favorecía a proponente alguno. Es obvio que todas las partes cometen errores. Pero también que todos podemos aprender de ellos. Quiero proponer una colección de reglas de oro que, sabiamente aplicadas, pueden ayudar a mejorar sustancialmente el aprovechamiento de las propuestas que lamentablemente fracasan. En primer lugar, hablemos de la Obediencia, que debe ser ciega. Los pliegos son ley entre las partes y todas sus exigencias deben satisfacerse con verdadera excelencia. No es justificable que se pierda el esfuerzo de preparación de una oferta por desobedecer una solicitud expresa. En particular, hay que identificar muy claramente las causales estipuladas para el rechazo que significa que la entidad no dá por recibida la propuesta. Es decir que se pierde la carrera sin siquiera tomar la salida ! Manejado con mucha liviandad por las entidades estatales, se suele confundir con la descalificación o con la puntuación nula. Por ejemplo se suele considerar rechazo porque se proponga fuera de cierto rango. Pero el valor de la propuesta rechazada sí se tuvo en cuenta al promediar los valores, es decir que sí se tomó la partida . Este es un caso de descalificación. En cerca de 10 licitaciones recientes en una entidad del orden municipal en Bogotá, se ha presentado cerca de un 40% de rechazos en las propuestas ofrecidas, porque los proponentes no satisfacen requisitos

mínimos de experiencia y capacidad claramente exigidos por los pliegos. En un caso, muy lamentablemente por cierto, no se certificó el origen de una volqueta, lo cual ocasionó el rechazo de una firma. Hace ya algunos meses, conocí el caso de un contratista de esta misma región que fué descalificado porque se le exigió la presentación del certificado de inscripción en el registro y así mismo del correspondiente formulario. El proponente omitió este último documento, obviamente redundante puesto que el primero certifica el contenido del último. Sin embargo, fué descalificado por “nó entregar un documento solicitado” . Y ní hablemos del efecto devastador que tiene no entregar el análisis de precios de las jaboneras o de la cerradura de baño. Otro frente feraz para el rechazo es el incumplimiento de las exigencias financieras. Celosos de su poca importancia en el proceso de adjudicación, los entes administrativos extreman su rigor en la solicitud de requisitos formales calificados como de fondo : falta de firmas en el balance, que este no es un balance certificado según tal o cual decreto, que la fecha está mal, o que no le gustó a alguien la tinta de la fotocopia !! No importa cuan absurdo, redundante u oneroso pueda parecer un requisito, es necesario cumplir con perfección con todos ellos. Qué sentido puede tener presentarse a un concurso en el cual se ofrecen 100 puntos, con menos de 100 puntos? De otro manera, los riesgos de fracaso se disparan ! Recordemos que el participar en una licitación no nos dá derecho a exigir la admisión en el concurso. Somos meros solicitantes del favor de tener oportunidad de trabajar . Hagamos pues un verdadero voto de obediencia, tan estricto como el que jura el recluta al ingresar a filas o la monja que se entrega a la clausura. Y borremos así de paso uno de los causales más relevantes de fracaso. Sigamos ahora con el Orden, atributo de santos y mártires. Pero nó ciertamente de los constructores colombianos. Fruto del desprecio generalizado por la planeación como virtud gerencial, todas las acciones se improvisan y se desarrollan sin concierto alguno. Baste visitar una oficina en la cual se esté preparando una licitación: Papeles en todas partes, planos pegados en la pared, apilados o extendidos en el suelo, ceniceros, tazas y envases de vidrio por todos lados. Seres demacrados y carentes de sueño, ambiente de tensión, el piso lleno de restos de papel, basureras sin evacuar, errores flotando en el ambiente. O también la presentación de la oferta que nó se folia

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“porque los pliegos no lo pedían”, y más tarde nos dolemos porque se perdió una hoja. Hace “pocos” días, fué necesario descalificar una propuesta porque se presentó como hojas sueltas, sin índice ni foliado. Aquí me asalta el recuerdo del capítulo ocho. Hace ya varios años, presentábamos una propuesta para un grupo de tanques de combustible. Propuesta muy interesante, de participación interdisciplinaria, y para la cual como encargado de la licitación, me preocupé de organizar copias de los pliegos y los planos para los distintos participantes en el esfuerzo. Armé los grupos y encargue al mensajero de tomar las fotocopias. Muy obediente, el muchacho procedió a seguir mis instrucciones. Colocó los originales en perfecto orden a la derecha de la copiadora, y apilando los que ya había copiado a la izquierda. Las copias las recogía de la bandeja y las colocaba en una mesa auxiliar. Esto sucedió con gran consternación del contador, venerable exponente de la vieja guardia, que con sus sobremangas negras veía con desespero que la fotocopiadora estaba muy ocupada y que llevaba varios días sin poder fotocopiar sus soportes contables. Con un amplio espíritu ahorrativo, el contador acostumbraba usar papel de “segunda” para esta tarea. Un jueves, recuerdo mucho, a la hora del mediodía el mensajero debió salir a almorzar y muy ordenado él, guardó las copias y los originales ya copiados. Como demoraba muy poco en almorzar dejó al lado derecho los originales por copiar. Y aquí que nó peco, salta el contador a usar la copiadora. Y maravilla!! Encuentra una bella pila de papel de “segunda” para cumplir su tarea. Logró copiar 82 páginas antes de que regresara el mensajero. Este reanudó su tarea y hacia las 3:00 pm ya había terminado. Diez días después presentamos la oferta y observamos, nó sin preocupación que nuestra oferta estaba 800 millones por debajo del precio normal. No alcanzamos a esbozar la sonrisa del triunfo cuando nuestro más encarnizado oponente levantó la voz para solicitar que se revisara nuestra oferta para verificar que estabamos proponiendo el capítulo 8, Instalaciones mecánicas especiales. Capítulo 8? Al oir esto, un sudor frío recorrió mi espina dorsal. Cuál capítulo 8 ? Si solamente había que cotizar siete capítulos !! Como así? Que pasa aquí? Efectivamente, nos faltaba cotizar el fatal capítulo 8. Valía 800 millones y las especificaciones constaban de 82 páginas !! Sin comentarios!! Sugiero manejar los papeles con un gran orden. Como es conveniente ir aprontando la información, es conveniente usar un archivador de fuelle ( o varios si es necesario) para ir guardando los documentos en el orden del índice general. En otras ocasiones es prudente organizar un “machote” en el cual se asigna una hoja de papel en blanco a cada documento, identificándola debidamente. Al producir el documento, se retira el molde y el documento se va completando gradualmente. Obviamente, este archivador debe dormir a buen recaudo, para evitar filtraciones peligrosas. Continuemos con la Organización, piedra angular del proceso de elaborar licitaciones. Desde la con-

cepción misma del trabajo hasta su entrega, todo debe ser planeado estrictamente, pronosticando las incidencias y desarrollando planes B para atender emergencias. Se debe manejar una verdadera operación de comandos, como las de los “Doce del patíbulo” o la “Fuerza delta” de la pantalla de plata. Cada participante debe conocer su cometido, la fecha y hora de entrega de su producto y a quien la debe entregar. No debe haber pasos atrás, trabajo repetido, entregas tardías. Todo debe funcionar como un relojito. Cuantas veces nos hemos dolido por no tener una copia fiel del documento que entregamos. Al economizar unos pesos por no reproducir todas las páginas, después no podemos estructurar un reclamo o revisar un concepto pues no hay sobre qué hacerlo. La asignación de recursos debe ser bien dimensionada al esfuerzo a realizar, tanto en calidad como en cantidad. No se debe recargar a una sola persona todo el trabajo. Las jornadas de trabajo, aunque largas deben ser planeadas. Hasta medianoche es trasnocho. Después, es amanecida. El estudio del proyecto debe obedecer al plan básico para hacer la obra. No tiene sentido presentar una propuesta que fija un precio y un plazo y luego colocar dentro de esta camisa de fuerza las actividades a desarrollar en la obra. Los recursos evaluados deben ser los ordenados. No menos importante resulta el Olfato. Desde el mismo momento de la compra de los pliegos, cuando decido participar, debo ubicar a los competidores, medir su potencial, evaluar sus alianzas y las actitudes. Debo revisar a fondo los pliegos, en especial en los referente a los requisitos que debo cumplir, los documentos que debo entregar y la manera como seré evaluado. Debo solicitar que se aclare o modifique cualquier cosa que encuentre en los pliegos que pueda atentar contra mis posibilidades de éxito. Por lo menos una vez al día debo hacer de abogado del diablo y preguntarme que pueden estar haciendo mis rivales que no esté haciendo yo. El momento de obtener la adjudicación es mientras se prepara, nó en la opción de revisión, en la cual se ataca con desespero los pequeños o grandes errores de mis rivales y defiendo con las uñas muy débiles manifestaciones de mi propuesta, que los evaluadores han encontrado incorrectas. Debo manejar con extrema prudencia la información que confío al medio magnético. Los archivos que guardo en el disco duro deben ser protegidos por medio de una contraseña, que solo el equipo conoce. Todos los días debemos hacer una copia de respaldo a disquete, ojalá a dos. Obviamente estas copias deben reposar a buen recaudo en sitios separados y bajo llave. La búsqueda de virus informáticos debe ser incesante.

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La garantía de seriedad se debe pedir por un valor redondo y superior al valor real de la oferta. Unas días antes de la fecha de entrega, se debe dejar filtrar una cifra elevada, la cual se mantiene hasta el último momento, cuando el verdadero valor se fija por medio de un descuento. El análisis del presupuesto debe hacerse rigurosamente, sin incorporar márgenes o colchones. La administración de la obra se hace estrictamente y se deja prevista como un instrumento de control. El panorama de riesgos debe reflejar el verdadero objeto del contrato, previendo las recuperaciones a partir de quien inflige daño. Las cuotas de administración y utilidad se adjudican con un sentido estratégico general. En fin el precio debe ser absolutamente óptimo. Debe entenderse que la concepción de Precio directo - AIU ha perdido toda su validez. Debo además comprender que mi oferta se debe referir únicamente al problema que me fue definido en los pliegos. En fin debo resolver el problema que se me pide que resuelva y nó lo que yo crea. La puntuación a la cual aspiro no puede ser inferior al 100%. Si no la puedo lograr, debo buscar alianzas estratégicas que me permitan completarla. Todo lo anterior resulta vano si no se aplica el don de la Oportunidad. No solamente se trata de entregar a tiempo. Tambien de retirar los pliegos a tiempo, de solicitar las constancias y certificados, pólizas y documentos con tiempo, de planear las entregas internas con oportunidad para obtener los resultados especiales. No saco nada terminando el presupuesto una hora antes de la fecha de cierre si por esta razón no puedo hacer el análisis financiero. El programa debe estar substancialmente completo con antelación para permitir toda la integración en los resultados financieros. Los adeudos que envía la Administración deben llegar con tiempo suficiente. En caso contrario solicitar ampliación del plazo..

tes. Un jugador que se presenta a competir convencido de su derrota, ya perdió. Cuando compro varios números para el mismo sorteo de lotería, estoy atomizando mi opción de ganar y ya perdí. El estudio y análisis de la conducta de mi competencia me aporta datos de un enorme valor para mejorar mis posibilidades. Es decir que si se aplican los seis grandes principios de oro,

Obediencia Orden zación

Organi-

Olfato Oportunidad Optimismo

podré sentir que mi vestidura de gala está correctamente abotonada y mi presentación será impecable, garantizándome el verdadero éxito. Siempre se cometerán errores en el difícil arte de licitar. Esto es natural en una competencia en la cual se participa para ganar, teniendo la casi plena seguridad de perder. Pero lo malo es caer en lo mismo, sin que se gane experiencia de los errores. Tal vez ustedes, que me llevan la gran ventaja de una mayor juventud puedan aprovechar un poco esta breve y deshilvanada confesión de pecados, habiéndome reservado por razón del tiempo las culpas más graves.

Y finalmente, el proceso licitatorio se debe encuadrar en un ambiente de Optimismo. El triunfalismo del gerente se debe transmitir no solo a la organización sino también al grupo de competidores y a los clien...

Si le ha llamado la atención este planteamiento, lo invito a revisar otros temas que estoy proponiendo en los artículos titulados “Comparar nó calificar ” y “Estrategias de Contratación” publicados en este sitio. Así mismo, le invito a consultar el sitio www.pdfcoke.com, en el cual he publicado varios temas, bajo el seudónimo licitar

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