Analisis Externo E Interno - Proweb Contable Final

Fase analítica. Proweb contable

Proweb contable SAS -- Fase analítica Natalia Marcela Rendón Patiño, Magda Luz Ochoa Soto y Cindy Tatiana Pérez Pérez. Universidad Minuto de Dios, Seccional Bello.

Yesid Oswaldo González Marín Docente tutor área de procesos administrativos Carrera de contaduría pública III cuatrimestre.

Abril 12 del 2019

Fase analítica. Proweb contable

Análisis del entorno externo e interno de la empresa Proweb contable

Análisis de la organización, desde el ámbito externo. Aunque el análisis interno y externo van ligados. en el análisis de la formulación estratégica, debemos iniciar identificando cuales son nuestras variables más competitivas a la hora de ejecutar una estrategia con respecto al entorno externo de nuestra organización. Para Proweb contable, Es de gran importancia la formulación de estrategias identificando así que tenemos una amplia estrategia de competitividad enfocada en la segmentación del mercado. Teniendo en cuenta que existen varios tipos de estrategias que nos pueden ayudar a obtener mejores resultados en nuestra empresa de asesorías contables decidimos apoyarnos en diseñar nuestro manejo contable y tributario ofreciendo un valor agregado en nuestro amplio portafolio de servicios, con el fin de brindarlo de una forma completa y que sea gratificante para quienes decidan elegirnos. ya que todas estas personas, sean naturales o jurídicas; son nuestra razón de ser y nosotros teniendo muy claro que nuestro éxito depende de la calidad, la habilidad y el tratamiento que utilicemos para mantener relaciones profesionales y sólidas, Implementamos este servicio para alcanzar altos estándares de calidad. Para ello queremos trabajar fuertemente en los siguientes puntos que consideramos son los más débiles según los clientes en el momento de iniciar una relación con ellos. Es aquí donde queremos brindar nuestros valores agregados marcando la diferencia, para que así sigamos siendo preferidos y a la vez teniendo al cliente satisfecho. inicialmente mantener a nuestros clientes informados ante cualquier procedimiento que se ejecute y a su vez el resultado que se obtenga porque es muy común que se escuche decir que el contador público casi siempre este de afán y no alcance el tiempo para brindar la información de forma oportuna entonces por eso tenemos estandarizado enviar puntualmente de forma quincenal informes donde se plasme el manejo contable que se le está dando a las responsabilidades otorgadas y si es el caso posibles soluciones ante las anomalías que se estén presentado y en segunda instancia el tema de pago de impuestos es acostumbrado a presentarse ante los gerentes a última hora por decirlo así hasta el mismo día donde se debe de cancelar; entonces para contrarrestar este punto crítico implementamos un calendario contable donde se establecen los diferentes pagos que se deben hacer a lo largo del año y también haciendo un segundo llamado quince días antes del pago exponiendo el valor pertinente a pagar para que así se organicen para poner a disposición los dineros que se necesitan o si es el caso busquen los medios para cubrir estas cuentas por pagar . Así mismo la empresa ProWeb contable S.A.S se vería afectada por diferentes factores externos tecnológicos, ya que al ser un sitio web el único medio de comunicación con el usuario sería el internet y no poseer ningún establecimiento físico si fuera el caso, podría

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conllevar a cierta desconfianza por parte de los usuarios que deseen solicitar algunos de los servicios que allí son ofertados, teniendo en cuenta que actualmente existen empresas que prestan estos servicios por diferentes medios, tales como correo electrónico, líneas telefónicas, asesorías presenciales y chats virtuales. Adicional a ello se debe tener en cuenta que muchas de las personas que requieren las asesorías poseen un acceso limitado a internet y por ende podría entorpecer la comunicación, obteniendo retrasos y mal entendidos, generando cierto inconformismo y disgusto por parte de los clientes. Es necesario tener un hosting¹ y elegir un buen dominio el cual sea atractivo para el usuario o con una gran demanda por parte de las personas que han llegado a solicitar estos servicios para así tener un buen posicionamiento Web, esto requiere un asesoramiento a nivel de Seo², marketing y publicidad, inflando los costos para la mantenibilidad de la empresa. 1.El alojamiento web es el servicio que provee a los usuarios de Internet un sistema para poder almacenar información, imágenes, vídeo, o cualquier contenido accesible vía web. Fuente (Wikipedia) 2. El posicionamiento en buscadores, optimización en motores de búsqueda. Fuente (Wikipedia).

Para solucionar este factor se tiene el outsourcing contable. Con el cual estaremos dispuestos a mitigar este factor tecnológico sin que se vea afectado el valor agregado que es nuestra principal estrategia de competitividad. Anexo al análisis externo de nuestra organización definimos los siguientes aspectos en los ámbitos económico e industrial, como complemento al análisis de la competencia. Económico y sociopolítico de la empresa. Nos encontramos en el campo de las pequeñas empresas según modificación y reglamentación al artículo 43 de la Ley 1450 de 2011. Sector industrial: en el sector que competimos encontramos los siguientes competidores: Área metropolitana: 94 empresas de asesorías contables. Medellín: aproximadamente 600 empresas de asesorías contables registradas hasta dic del 2018 (fuente: cámara de comercio de Medellín 2018)

Análisis de la organización en el aspecto interno. Para Proweb contable es de suma importancia la estructura organizacional. Para analizar más a fondo lo que se mencionó en nuestra fase filosófica. Contamos con herramientas que describiremos a continuación. Las cuales nos permiten tomar decisiones que nos lleven a cumplir con nuestra fase filosófica organizacional. En toda buena organización, se plantea el organigrama como estructura para la diferenciación de áreas y funciones como una planeación estratégica dentro de la toma de decisiones. En Proweb contable se tiene el siguiente organigrama:

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PROWEB CONTABLE

GERENCIA

ÁREA DE CONSULTORIA Y ASESORIA

ÁREA CONTABLE Y TRIBUTARIA

ANALISTA CONTABLE

PASANTIA

ANALISTA JUNIOR

ANALISTA TRIBUTARIO

DEPARTAMENTO FINANCIERO

DEPARTAMENTO OUTSOURCING

DIGITADOR

GENERACION DE INFORMES

TESORERIA

AUXILIAR CONTABLE

DEPARTAMENTO RECUERSOS HUMANOS

RECEPCION

MENSAJERIA

Para Proweb contable es indispensable conocer los factores críticos de éxito, los cuales permitan analizar los aspectos que nos impidan alcanzar los objetivos corporativos. Para esto tenemos como lema: “si son medibles son controlables”. Para proweb contable S.A.S se consideran factores críticos de éxito los siguientes.     

Competitividad de precios Calidad de las asesorías Cambios en la normatividad Principios y valores de los empleados. Tecnología e innovación.

Como todos sabemos estos factores son de suma importancia en el alcance de nuestros objetivos corporativos. Para esto se realizó una depuración de factores de éxito frente a cada objetivo. Consiguiendo así los que verdaderamente son esenciales para su cumplimiento. Tanto dentro como fuera de la organización. Estos factores se miden a través de la matriz de FCE. Ponderamos cada uno de los factores críticos de éxito de la siguiente manera: Valor 1 si lo consideramos una debilidad mayor. Valor 2 si lo consideramos una debilidad menor. Valor 3 si lo consideramos una fortaleza menor Valor 4 si lo consideramos una fortaleza mayor.

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  

 

Competitividad de precios: valor 1 – ya que en el mercado hay empresas que brindan servicios a muy bajos precios. Calidad de las asesorías: valor 3 – consideramos nuestras asesorías de muy buena calidad. Cambios en la normatividad: valor 2 – si cambia la normatividad y no estamos actualizados se convierte en un factor crítico importante. No nos permite alcanzar el primer objetivo específico de nuestra empresa. Principios y valores de los empleados. Valor 4 – consideramos una gran fortaleza el contar con personal idóneo para los cargos. Tecnología e innovación: Valor 3 – puede ser tanto una fortaleza como una debilidad el trabajo web y el outsourcing porque dependemos de tecnologías ajenas a nosotros como el internet y el congestionamiento de la web.

Se debe de buscar la forma a través de la matriz y la tabulación administrar los riesgos, procurando transferir, eliminar y/o reducir su impacto para que nos permita el logro de los objetivos corporativos. Calificamos cada factor según el porcentaje de impacto que tenga en la consecución del objetivo. La suma de las calificaciones debe de ser = a 1. Debemos realizar la comparación entre competidores para definir. Si el resultado es > que 2.5 entonces nos encontramos en una situación de fortaleza respecto a los competidores.

Factor crítico de éxito Competitividad de precios Calidad de las asesorías Cambios en la normatividad Principios y valores de los empleados. Tecnología e innovación.

1 3 2

0,20 0,30 0,20

4

0,20

3

0,10 1,00

0,2 0,9 0,4 0,8 0,3 2,6

Para evaluar el nivel de riesgo dividimos la calificación total sobre el ponderado total. Y lo multiplicamos por 100 para sacar el porcentaje del riesgo. Nos da como resultado 2.6/13*100 =20%. Esto quiere decir que tenemos un riesgo bajo y que podemos ser altamente competitivos en el mercado alcanzado los objetivos corporativos.

Adicional a esto contamos con el análisis DOFA el cual nos permite tener una combinación del ámbito interno y externo implementando estrategias por medio de la matriz FODA.

Fase analítica. Proweb contable FACTOR INTERNO

FORTALEZAS ORGANIZACIÓN: estructura organizativa que tenga una independencia funcional. -La organización, como su proceso debe asegurar un servicio de calidad. -El clima organizacional debe ser pro-activo. - Cooperación entre el personal de la empresa. -Estabilidad en los puestos de trabajo. Actitud del personal hacia la capacitación. -conocimientos orientados a la satisfacción de las necesidades de los clientes.

DEBILIDADES ORGANIZACIÓN: -Desconocimiento del mercado. -La falta de conocimiento de las personas al no conocernos. -Entrega de la información incompleta. -Necesidad de mayores recursos para capacitación. -Falta de capacitación. Para una mejor atención a los clientes.

FACTOR EXTERNO

OPORTUNIDADES -Crecimiento del mercado. -Única empresa contable con asesoría en la web y presencial. -Expectativa en el ingreso económico. -Existencia de un mercado potencial. -Posibilidad de capacitación al personal. -Contratar personal calificado orientado hacia el logro de la misión. -implantar el software contable. -Crecimiento de la empresa a nivel regional. ESTRATEGIAS FO -Para obtener un servicio de calidad debemos comprender las interacciones de los

AMENAZAS -Recursos económicos. -Competencia desleal. -Clima organizacional. -Falta de integración de las herramientas tecnológicas e informáticas. -Ingreso de nuevos profesionales en el mercado. -Personal mejor alineado en otras organizaciones orientadas al mismo sector. -Mejores prestaciones de servicios en el mercado. -Organizaciones con una política de atención al cliente mejor definido.

ESTRATEGIAS

ESTRATEGIAS DO -Optimizar el sitio web esto atraerá a las audiencias y

Fase analítica. Proweb contable clientes para diseñar acciones con mayor impacto. -Empatizar con el cliente para lograr cambios sostenibles. -Involucrar a los clientes en el desarrollo de soluciones. -Utilizar un sistema de medición de resultados centrados en el cliente. -Con todo esto podemos aprovechar las fortalezas para convertirlas en oportunidades

ESTRATEGIAS FA -Mantener un estricto control de contraseñas y políticas de acceso. -Ser muy exigentes en la selección e información del personal que administra el sistema. -Proporcionar formación de sensibilización de seguridad periódica. -Realizar evaluaciones de riesgo, incluyendo pruebas de transgresiones internas y externas. -Supervisar y responder todas las acciones sospechosas en los sistemas y comportamiento de los empleados.

posiblemente se conviertan en clientes potenciales. -Ser visible en las redes sociales, aumentar el perfil del servicio que se está ofreciendo y hablar directamente con el público interesado a través de las redes sociales esto nos permite establecer relaciones y tener información valiosa de lo que desean los clientes y lo que están buscando. -Eventos patrocinados por medio de un evento, esto nos da oportunidad de establecer contactos con personas importantes. ESTRATEGIAS DA -Protección legal, se deben proteger los nombres y la razón social de la empresa, todo sujeto a protección legal para evitar eventuales competidores que nos copien. -No engancharse siempre se debe mantener el profesionalismo y la compostura, si se hace se pierde de vista nuestros fines y lo que queremos lograr se tiene que hacer con herramientas legales. -Fortalecer la propuesta de valor de lo que nos diferencia de los demás debemos enfocarnos en explicar muy bien que es lo que hacemos y como lo hacemos

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