Analisa Jabatan: Oleh: Tjahjani Prawitowati

ANALISA JABATAN Oleh: Tjahjani Prawitowati

PENGERTIAN Analisa Jabatan adalah suatu proses untuk mengidentifikasi dan mendapatkan segala informasi yang berkaitan dengan pekerjaan dan tugas dalam suatu jabatan, yang selanjutnya untuk menetapkan tugas dan ketrampilan yang disyaratkan dalam suatu jabatan.  Analis, adalah seorang yang terlatih dan kompeten dalam sistem manajemen sumber daya manusia khususnya praktisi dalam proses analisa jabatan, dan yang ditunjuk untuk melakukan analisa jabatan 

Informasi apa tentang Pekerjaan?

Aktivitas pekerjaan Perilaku kerja Sarana prasarana kerja Standard kinerja

Persyaratan

HASIL DARI ANALISA JABATAN

Diskripsi Pekerjaan Rincian mengenai kewajiban, tanggungjawab, interaksi pekerjaan, kondisi pekerjaan, tanggungjawab supervisi

Spesifikasi Jabatan Rincian mengenai persyaratan kualifikasi yang meliputi pendidikan, pengalaman, kepribadian dan karakteristik individu lainnya

Penggunaan Hasil Analisa Jabatan: Rekrutmen Seleksi Kompensasi Penilaian Kinerja Pelatihan dan Pengembangan

KAPAN DILAKUKAN ANALISA JABATAN? Perubahan Organisasi

Perubahan Pekerjaan

Redesign Unit Kerja

Job Enrichment

Reengineering

Job Enlargement

Belum Pernah Dilakukan Anajab

YANG DILAKUKAN OLEH ANALIS

IDENTIFIKASI JABATAN YANG DIANALISIS MENYUSUN KUESIONER ANALISIS JABATAN

PENGUMPULAN INFORMASI

Prosedur Analisa Jabatan

Perencanaan Analisa Jabatan Pengumpulan data Jabatan Penentuan Tujuan Analisa Jabatan

Pengolahan data Jabatan Penyajian Hasil Analisa Penyusunan Program MSDM Lainnya

Prosedur Analisa Jabatan Penentuan Tujuan  Penentuan Tujuan Analisa

Jabatan :

untuk tujuan apa analisa jabatan tersebut dilakukan agar dapat menentukan jenis informasi jabatan yang diperukan.

1. 2.

3. 4. 5. 6. 7.

Memilih metode yang akan digunakan Melakukan seleksi terhadap Job Analyst: Kepribadian: a.l Ekstravert, komunikatif, memiliki kemampuan empathi, mandiri dalam kerjasama kelompok kecerdasan: tingkat kecerdasan minimal rata-rata, mampu menuliskan hasil analisa jabatan Seleksi sumber data Menentukan jenis informasi yang akan dikumpulkan Pembekalan petugas pelaksana (dengan training) Formulasi data Kontrol data

Prosedur Analisa Jabatan Perencanaan Analisis Jabatan 

Perencanaan analisa jabatan  Menentukan informasi umum yang dijadikan acuan:  Misi  Struktur organisasi  Mekanisme kerja organisasi  Daftar pegawai  Data jabatan yang ada  Lingkungan kerja  Kebijaksanaan kepegawaian

Prosedur Analisa Jabatan Perencanaan Analisis Jabatan 

Menentukan informasi jabatan minimal 3 komponen :  Identifikasi jabatan  Pelaksanaan pekerjaan yaitu jawaban dari : APA, Bagaimana dan Mengapa  Persyaratan jabatan, yaitu tentang syarat minimal yang dibutuhkan bagi seorang pemangku jabatan.



Menentukan metoda pengumpulan data :  Pendekatan yang digunakan :  Individu  Sampling  Nama jabatan  Rumpun jabatan

Prosedur Analisa Jabatan Perencanaan Analisis Jabatan Sumber data yang digunakan : Pegawai Atasan langsung pegawai Orang lain yang mengetahui tentang jabatan tersebut. Literatur-literatur  Teknik pengumpulan data : Wawancara (interview) Kuesioner Buku harian pegawai (log book) Pengamatan (observation) 

Interview 





Sumber Informasi  Karyawan  Sekelompok karyawan  Supervisor Kelebihan:  Cepat, cara langsung untuk mendapatkan informasi jabatan Kelemahan:  Informasi terdistorsi



Format Interview:  Terstruktur (Checklist)  Tidak terstruktur

Kuesioner 



Sumber informasi:  Karyawan yang mengisi kuesioner. Format  Pertanyaan terbuka kuesioner Position Analysis Questionnaire (PAQ) atau Job Element Inventory





Kelebihan  Cepat dan efisien untuk mendapatkan informasi dari sumber informasi yang banyak Kelemahan  Biaya dan waktu yang dipergunakan untuk mempersiapkan kuesioner

Prosedur Analisa Jabatan Pengumpulan Data Jabatan 

Pengumpulan Data Jabatan dilakukan dengan urutan : 

     

Memilih unit kerja yang akan diambil data jabatannya Inventarisasi jabatan yang ada dalam unit kerja Inventarisasi jumlah pemangku jabatan Menentukan jumlah sampel pada unit kerja Memilih nama pemangku jabatan sebagai sampel Melakukan pengumpulan data tertentu Mencatat dalam kertas kerja analisa jabatan

SUMBER INFORMASI 

  

   

Pemegang Jabatan Job Analyst Pengawas Manajer Para Ahli File/ Manual Rencana Kerja Sistem Informasi SDM

INFORMASI YANG DIPEROLEH LEWAT ANALISIS JABATAN

 

   



Identifikasi Jabatan Aktivitas kerja Perilaku individu dalam bekerja Kondisi lingkungan kerja Mesin, alat, perlengkapan kerja Standar kinerja Tuntutan kualifikasi

Prosedur Analisa Jabatan Penyajian Hasil Analisa Disajikan dalam bentuk 



Deskripsi Jabatan  Uraian jabatan  Syarat kualifikasi pemangku jabatan  Pelaksanaan kegiatan Persyaratan jabatan (Job Specification)

Untuk Tujuan Khusus, bisa ditambah dengan:  Klasifikasi Jabatan (Job Classification)  Desain Jabatan (Job Design)  Nilai Jabatan (job Volume)

JOB DESCRIPTION 



Pernyataan tertulis tentang apa yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan, bagaimana cara mengerjakannya dan dan dalam kondisi apa pekerjaan tersebut dilaksanakan. Memuat bagian-bagian tentang: Identifikasi Jabatan Ringkasan Jabatan Hubungan, tanggung jawab dan kewajiban Wewenang pemegang jabatan Standar kinerja Kondisi kerja Spesifikasi jabatan

Pengertian: 



Jabatan (Job), adalah suatu unit dasar dari organisasi dalam menjalankan pekerjaan-pekerjaan yang diberikan kepada suatu jabatan. Pekerjaan (Duties), adalah sekumpulan tugas-tugas yang harus dikerjakan oleh pemegang jabatan. Karakteristik dari pekerjaan adalah merupakan fungsi utama dari seorang pemegang jabatan, merupakan suatu kelompok dari tugastugas yang berkaitan dan merupakan faktor-faktor kritis dari suatu jabatan.



Tugas, adalah kegiatan terkecil dari suatu jabatan yang menggambarkan fungsi-fungsi dalam jabatan tersebut. Dengan adanya tugas, maka setiap jabatan dapat diteliti secara cukup detail untuk digunakan sebagai dasar dalam penyusunan sistem instruksi. Karakteristik dari tugas adalah

Karakteristik Dari Tugas: 

 

Pernyataan tugas menggambarkan suatu tindakan atau perilaku kerja yang sangat spesifik, tidak mengandung makna ganda dan tidak menimbulkan kebingungan dalam melaksanakannya. Kalimat pernyataan tugas memiliki subyek dan kata kerja. Stugas memiliki awal dan akhir. Suatu tugas biasanya dilakukan dalam waktu yang terhitung, misalnya dalam hitungan detik, menit, dan jam. Ada beberapa tugas yang mungkin memakan waktu lebih lama, namun tugas-tugas tersebut dapat dibagi lagi kedalam elemen-elemen tugas.







Pengerjaan tugas harus dapat diamati dan diawasi. Ini berarti, setiap kegiatan dalam tugas tersebut harus dapat dilihat dan hasil dari upaya pelaksana tugas dapat menggambarkan bahwa tugas telah dilaksanakan. Suatu tugas harus terukur. Analis dapat melihat apakah suatu tugas telah terlaksana dengan baik atau tidak dengan memperhatikan hasil dari suatu tugas yang dikerjakan. Setiap tugas adalah mandiri dan bebas dari tugas lainnya. Setiap kalimat pernyataan tugas harus menunjukkan kemandirian tersebut.

Spesifikasi jabatan dan Standar Kinerja

SPESIFIKASI JABATAN  Syarat individu untuk dapat memegang suatu jabatan  Pendidikan formal, training, pengalaman, kemampuan fisik dan psikis, kemampuan bahasa, pemahaman aspek STANDAR KINERJA Standar-standar yang harus dicapai oleh karyawan dalam masing-masing tugas dan tugas utama dari uraian jabatan

JOB DESIGN 

Rancangan pekerjaan yang mengidentifikasi pekerjaan apa yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dimana dilakukannya dan siapa saja yang melakukannya