Administrasi Umum Kearsipan.docx

Kata Pengantar Segala puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan kami kemudahan sehingga kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Tanpa pertolongan-Nya tentunya kami tidak akan sanggup untuk menyelesaikan makalah ini dengan baik. Penulis mengucapkan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan nikmat sehat-Nya, baik itu berupa sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga penulis mampu untuk menyelesaikan pembuatan makalah sebagai salah satu tugas dari pelajaran administrasi umum dengan judul “Penataan Surat dan Dokumen Organisasi”. Penulis tentu menyadari bahwamakalah ini masih jauh dari kata sempurna dan masih banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik dan saran, supaya makalah ini dapat menjadi lebih baik lagi. Demikian, dan apabila terdapat banyak kesalahan pada makalah ini penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada semua pihak khususnya kepada guru Administrasi Umum, Bu Ria yang telah membimbing dan mengajari kami cara membuat makalah yang baik dan benar. Demikian, semoga makalah ini dapat bermanfaat terima kasih.

1

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dokumen adalah warkat asli yang digunakan sebagai alat pembuktian, untuk mendukung keterangan. Dalam organisasi, dokumen merupakan hal yang penting karena dokumen merupakan sumber informasi bagi organisasi. Dokumen perlu diproses sedemikian rupa agar informasi tidak hilang. Langkah terakhir dalam memproses dokumen adalah melakukan penyimpanan. Kumpulan dari berbagai dokumen yang harus disimpan dengan rapi sesuai dengan prosedur tertentu disebut arsip. Penyelangaraan penataan dokumen perusahaan sebagai bagian intergrasi pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi masih harus ditingkatkan. Upaya-upaya penyelenggaraan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan secara terencana, sistematik dan terpadu serta berkesinambungan merupakan suatu kebutuhan bagi perusahaan.

B. Rumusan Masalah     

Pengertian Arsip Fungsi Arsip Jenis-jenis Arsip Alat dan bahan kearsipan Sistem kearsipan

C. Tujuan Untuk mendapatkan nilai Untuk menyelesaikan tugas Administrasi Umum Untuk memperdalam ilmu tentang Penataan Surat dan Dokumen Organisasi

2

BAB II ISI 1. Pengertian Arsip Kata arsip dalam bahasa belanda disebut archief dalam bahasa inggris disebut archivum atau archieve dalam bahasa latin disebut archicum atau archium sedangkan dalam bahasa yunani disebut arche yang berati pemulaaan. a. Menurut UUD No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Menurut UUD No.43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik. b. Menurut Internasional Standards Organization (ISO) Arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima, serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bentuk aktivitas. c. Menurut The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

2. Fungsi Arsip Arsip memiliki fungsi penting bagi organisasi. Beberapa fungsi penting arsip diantaranya sebagai berikut: Mendukung proses pengambilan keputusan Menunjang proses perencanaan Mendukung pengawasan Sebagai alat pembuktian Memori organisasi

3. Jenis-Jenis Arsip a. Jenis Arsip Menurut Subjek atau Isi Berdasarkan subjek atau isinya, arsip terdiri dari 10 jenis yakni : arsip umum, arsip pemerintahan, arsip politik, arsip keamanan dan ketertiban, arsip kesejahteraan, arsip perekonomian, arsip pekerjaan umum dan ketenangan, arsip pengawasan, arsip kepegawaian, arsip keuangan. b. Jenis Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya Menurut bentuk dan wujudnya, arsip terdiri dari empat jenis, yakni : arsip tekstual (textual record), arsip pandangan dengar, arsip kartografi dan kearsitekturan, arsip komputer atau disebut juga arsip elektronik.

3

c. Jenis Arsip Menurut Nilai Gunanya Berdasarkan nilai gunanya, arsip terdiri dari 7 jenis berikut ini : 1) Arsip yang bernilai guna administrasi 2) Arsip yang bernilai guna hukum 3) Arsip yang bernilai guna keuangan 4) Arsip yang bernilai guna untuk kebijaksanaan 5) Arsip yang bernilai guna untuk pelaksanaan kegiatan 6) Arsip yang bernilai guna sejarah 7) Arsip yang bernilai guna untuk penelitian d. Jenis Arsip Menurut Sifat Kepentingannya 1) Arsip esensial adalah arsip yang tidak memiliki niolai kepentingan apa pun 2) Arsip yang diperlukan adalah arsip arsip yang memiliki nilai kegunaan, namun sifatnya sementara. 3) Arsip penting adalah arsip yang memiliki nilai hukum, pendidikan, keuangan,serta sejarah. 4) Arsip vital, adalah arsip yang sifatnya permanen,misalnya akta pendirian perusahaan. e. Jenis Arsip Menurut Frekuensi Penggunaannya 1) Arsip aktif adalah arsip yang sering digunakan untuk keperluan tertentu 2) Arsip pasif adalah arsip yang jarang digunakan atau hanya digunakan apabila diperlukan 3) Arsip abadi adalah arsip yang penting dan berlaku untuk selama-lamanya atau seumur dengan organisasi atau badan sebagai pemiliknya. f. Jenis Arsip Menurut Fungsinya 1) Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu 2) Arsip statis adalah arsip yang tidak digunakan secara langsung untuk merencanakan, menyelenggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya g. Jenis Arsip Menurut Tempat Penyimpanan dan Pemeliharaannya 1) Arsip terpusat atau sentral adalah arsip yang penyimpanan dan pemeliharaan dipusatkan menjadi satu 2) Arsip unit atau tersebar adalah arsip yang penyimpanan dan pemeliharaannya berada dalam unit-unit organisasi

4. Alat dan Bahan Kearsipan a. Peralatan Kearsipan  Filling Cabinet Filling Cabinet ialah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk menyimpan arsip. Penggunaan filling cabinet dilengkapi dengan tab,guide,hang map, snelhecter map, folder, dan tickler file  Ordner Map dari karton, yang dapat menampung banyak arsip dan di dalamnya terdapat besi untuk mengaitkan arsip yang telah diperforator (dilubangi) pinggirnya.

4

 Letter Tray ( Baki Surat ) Baki yang terbuat dari plastik atau alumunium yang digunakan untuk meletakkan surat, biasanya disimpan diatas meja.  Safe Keeping Document (Brankas) Lemari besi yang dilengkapi dengan kunci pengaman.Biasanya digunakan untuk menyimpan arsip rahasia atau penting  Rak Buku Rak untuk menyimpan buku atau ordner  Lemari Arsip Lemari yang terbuat dari kayu atau bahan lain, dan berfungsi untuk menyimpan berbagai macam bentuk  Visible Record Cabinet Tempat penyimpanan arsip dengan menggunakan kantong kantong kartu tersusun, yang disimpandan di jepit didalam laci atau baki, kemudian tersusun dalam kabinet  Compact Rolling Shelving ( Lemari Geser ) Lemari penyimpanan arsip yang disusun sejajar diatas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda sehingga dapat dirapatkan satu sama lain dengan ringan dan mudah  Rotary Filling System Sistem file bertingkat yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad, dan warna serta berpola tingkatan.Berbentuk bundar dan dapat diputar,serta memakai system retracting door (pintu geser ke dalam) sehingga hemat tempat.  DataplanTray Filling System (Cardex) Baki untuk menyimpan arsip secara vertikal maupun horizontal  Compact Rotary Filling Sistem file bertingkat sejenis rotary filling system hanya dimasukkan kedalam lemari  Mobilplan Filling System Alat untuk menyimpan gambar, kartu,map cetakan, dan lain lain secara vertikal. Alat ini mudah digeser karena dilengkapi dengan roda sehingga mempercepat dan mempermudah pelaksanaan tugas pengarsipan.  Vertical plan Filling System Lemari untuk menyimpan gambar dengan sistem vertikal  Retris Alat penyimpan arsip yang dilengkapi dengan sistem pencari letak nomor arsip yang dibutuhkan.  Memory Writer Mesin TIK yang menyediakan tempat untuk menyimpan data dengan kapasitas terbatas  Mikrofilm Alat untuk memproses fotografi  Komputer Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis,berdasarkan instruksi atau program yang ada, menyimpan dan menampilkan keterangan bila diperlukan  Desk Tray Tempat untuk menyimpan arsip yang dapat diletakkan diatas meja atau peralatan lainnya

5

 Rollafile Trolley Alat untuk menyimpan map, yang dapat dengan mudah dipindahkan karena memiliki roda dibawahnya.

b. Bahan Kearsipan Bahan kearsipan ialah bahan bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan. Bahan-bahan kearsipan antara lain sebagai berikut:  Kartu indeks merupakan kartu yang berisi suatu riwayat arsip yang disimpan , gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip  Kartu tunjuk silang adalah kartu yang berfungsi untuk membantu menginformasikan letak surat yang sedang dicari dalam tempat penyimpanan  Lembar pinjam arsip (Outslip) Outslip adalah lembar yang digunakan untuk mencatat setiap permintaan arsip 1) Lembar 1 untuk di tempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang di pinjam 2) Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai buku peminjaman ,dan 3) Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan  Map penganti (out folder) Unit atau orang yang meminjam arsip bisa saja tidak meminjam satu berkas atau dokumen saja bisa jadi pihak tersebut meminjam satu map yang berisikan seluruh surat surat maka dari itu perlu dibuat satu map pegganti (out folder) dan menempatkan di tempat map yang di pinjam tadi

5. Sistem kearsipan Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metode, atau cara yang di pergunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuan penerapan sistem kearsipan adalah ‘efisiensi’. a. Kearsipan Sistem abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpana arsip dengan metode penyusunan secara abjad atau arsip klarifikasikan berdasarkan huruf A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks. Peraturan mengindeks yang di kutip dari buku kesekretarisan modern dan administrasi perkantoran (Yatimah,2009) ialah sebagai berikut.  Nama biasa, maka diindeks sebagaimana nama itu di tulis.Misalnya Andi Setiadi (diindeks A)  Nama perseorangan yang memakai nama keluarga, maka unit pertama adalah nama keluarga. Misalnya Elaine Hartanto (diindeks H)  Nama perorangan yang menggunakan nama marga, maka unit pertama adalah nama marganya. Misalnya Aliando Sitimorang (diindeks S)  Nama yang menggunakan nama baptis, maka yang di gunakan adalah nama aslinya. Misalnya Xaverius Mulyadi (diindeks M)  Nama orang yang di singkat, maka yang di pakai nama jelasnya. Misalnya Agung B.R.(diindeks A)  Nama wanita yang diikuti nama suami, maka yang di gunakan nama suaminya. Misalnya Ny. Sinta Praowo (diindeks P)

6

 Nama orang yang memakai gelar, maka gelar tidak diperhatikan dan nama orang diindeks sesuai sesuai dengan peraturan mengindeks. Misalnya Raden Mas Sayuti (diindeks S)  Nama instansi pemerintah yang diutamakan adalah kata pengenal yang terpenting dari nama instansi tersebut,sedangkan bentuk organisasi dijadikan sebagai unit terakhir. Misalnya Lembaga Administrasi Negara (diindeks A)  Instansi pemerintah atau nama wilayah yang diutamakan adalah nama wilayahnya, kemudian diikuti bentuk kata tingkat badannya.Misalnya kabupaten Boyolali (diindeks B)  Nama kantor atau organisasi yang oraganisasi yg populer dengan singkatannya maka tidak perlu dipanjangkan dan diindeks sesuai dengan nama singkatannya. Misalnya Telkom (diindeks T)  Nama perusahaan atau yayasan yang menggunakan nama orang sebagai salah satu unit dari nama tersebut,maka yg dijadikan unit pertama adalah nama orangnya dan nama orang tersebut diindeks sesuai dengan peraturan mengindeks. Misalnya Rumah sakit Kustati (diindeks K)  Nama perusahaan yang dijadikan unit pertama adalah kata kata pengenal yang terpenting dari nama perusahaan tersebut dan bentuk perusahaannya dipakai sebagai unit terakhir. Misalnya Bank Mandiri (diindeks M)  Nama organisasi,badan sosial,yang dijadikan unit pertama ialah kata pengenal yang terpenting dari nama organisasi tersebut dan bentuk organisasinya dijadikan sebagai unit terakhir. Misalnya Persatuan Wartawan Indonesia (diindeks w) Prosedur yang bisa dilakukan dalam menyimpan arsip dengan sistem abjad yaitu sebagai berikut : a) Mempersiapakn peralatan yang akan digunakan dalam menyimpan arsip yang menggunakan filing sistem abjad. b) Memeriksa apakah surat atau dokumen bener-bener akan disimpan. c) Mengindeks dalam sistem abjad dengan memilih nama-nama akan dipakai sebagai identitas penyimpanan dan kemudia menguraikannya menjadin unit-unit untuk keperluan mengabjad. d) Mmemberi tanda pada nama atau kata tangkap yang sudah diindeks. e) Menyortir, artinya mengelompokan surat atau dokumen dalam kelompok abjad masing-masing. f) Menempatkan. b. Kearsipan sistem subjek/perihal/masalah Sistemperihal/subjek/masalah adalah tata cara penyimpanan arsip-arsip dengan menggunkan pokok masalah sebagai pedoman mengatur penyimpanan. Arsip diklasifikasi berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah yang berhubungan dengan kantor. Masalah tersebut dikelompokan menjadi suatu subjek yang disusun berdasarkan daftar indeks.Sebelum melakukan penataan arsip berdasarkan sistem subjek, terlebih dahulu harus diketahui daftar klasifikasi subjek agar pengelompokan arsip dapat dilakukan secara seragam dan tetap. Klasifikasi disusun berjenjang:  Masalah pokok/primer (main subject)  Sub masalah pokok/sekunder (sub subject)  Sub masalah kecil/tersier (sub sub subject

7

BAB III Penutup A. Kesimpulan Kata arsip dalam bahasa belanda disebut archief dalam bahasa inggris disebut archivum atau archieve dalam bahasa latin disebut archicum atau archium sedangkan dalam bahasa yunani disebut arche yang berati pemulaaan. Fungsi penting arsip antara lain mendukung proses pengambilan keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pengawasan, sebagai alat pembuktian, memori organisasi Jenis jenis arsip antara lain menurut subjek, menurut bentuk, menurut nilai gunanya, menurut sifat kepentingannya, menurut frekuensi penggunaannya, menurut fungsinya, menurut tempat penyimpanan dan pemeliharaannya. Alat dan bahan kearsipan terbagi menjadi dua yaitu peralatan kearsipan dan bahan kearsipan. Sistem kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metode, atau cara yang di pergunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuan penerapan sistem kearsipan adalah ‘efisiensi’. Sistem Kearsipan terbagi menjadi dua yaitu kearsipan sistem abjad dan kearsipan system subjek/perihal/masalah

8