Administrasi

ReSuME PElajaran PenGanTAR ILMU AdmInISTRasi

O L E H

Riyadi Ridwan NIM. 2007 150 066

Fakultas ILmu SoSial dan PolItik Jurusan ADminsTrasi Negara Universitas ISKandAr Muda Banda Aceh 2007-2008

ADMINISTRASI Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan. •

Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958).

•

Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958).

•

Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963).

•

Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :

•

Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

•

Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)

Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. 2

Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan. Dalam dunia kerja saat ini istilah administrasi dan manajemen tentu sudah banyak menjadi acuan dalam mencapai suatu tujuan khususnya dalam bidang perkantoran. administrasi berasal dari bahasa yunani yang berarti suatu proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumya. sedangkan manajemen adalah suatu proses mengantur,mengendalikan,dan melaksanakan proses kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. sebagaimana dalam prinsip manajemen adalah "pengorbanan yang sekecil-kecilnya untuk memperoleh hasil yang semaksimal mungkin".dalam sub bab ini akan dibahas secara singkat tentang pengertian

administrasi

dan

manajemen,

unsur-unsur

administrasi

dan

manajemen,peranan adminstrasi dan manajemen,dan hubungan administrasi dan manajemen •

PENGERTIAN ADMINISTRASI

administrasi pendidikan terdiri dari 2 kata yang masing-masing mempunyai pengetian tersendiri. kata administrasi menurut asal katanya berasal dari bahasa latin. ad + ministrae, ad berarti intensif sedangkan ministrae berarti melayani, membantu, dan memenuhi, jadi tugas utama seorang adminisatrator/manajer adalah memberikan layanan prima. administrare adalah kata kerja sedangkan kata bendanya adalah administration dan kata sifatnya adalah administratiavus. dalam kegiatan sehari-hari untuk istilah administrasi dibagi menjadi 2 pengertian yaitu •

Administrasi dalam pengertian yang sempit adalah suatu pekerjaan tata usaha dalam kantor

3

•

Administrasi dalam pengertian yang luas adalah seluruh proses kerja sama orang atau lebih dalam mencapai tujuan bersama.

Asministrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu Proses adalah rangkaian perbuatan manusia yang mengandung maksud tertentu yang memang dikehendaki oleh yang melakukan perbuatan itu. Disini termasuk pula segenap aktivitas yang terjadi sebagai akibat perbuatan itu. Perbuatan adalah suatu kegiatan manusia yang mengandung maksud tertentu berupa tindakan dan pemikiran. Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan sesuatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan. Suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebetulan untuk melaksanakan fungsi disebut sistem Metode adalah cara yang telah menjadi pasti ketepatannya dan merupakan pola dalam mekukan suatu pekerjaan. Apabila metode merupakan kamahiran dari seseorang yang sudah tergolong ahli, ini disebut teknik •

SEJARAH PEMIKIRAN ADMINISTRASI  Pemikiran yang dikembangkan oleh para ahli teori klasik yang dianggap sebagai perintis dan menjadi fondasi untuk ilmu administrasi modern:  Charles Babbage, Henry R.Tone, Fredrick Winslow Taylor, Gilbreths, Henry L.Grant, Harrington Emerson, Henry Fayol, James D. Money,Lyndal F.Urwick, Chester I. Barnard  Para ahli Adm modern yang dikembangkan dari pendekatan-pendekatan psikologis terutama dipelopori oleh Elton Mayo, hugo Munsterberg yang dikenal 4

dengan hubungan manusia, dan juga aliran-aliran perilaku, teori proses, pendekatan kuantitatif, pendekatan sistem dan pendekatan kontingensi  Para ahli teori klasik terutama menekankan pada pemikiran F.W Taylor dan Henry Fayol dan Max Webber dengan kontribusi dari para ahli teori klasik lainnya  Kemudian membahas pendikatan hubungan manusia, pendekatan prilaku, pendekatan proses, pendekatan kuantatif, pendekatan sistem dan pendekatan kontingensi yang merupakan acuan pendekatan studi dalam administrasi modern.  Teori selalu berkembang dan tidak mengenal akhir. Apalagi tidak satu teoripun yang bisa gambarkan secara lengkap tentang kenyataan kerja sama keorganisasian yang kita alami  Oleh sebab itu teori klasik bukan berarti sudah kadaluarsa dan teori modern dan kontemporer adalah up to date, tetapi kedua-duanya saling lengkapi atas kelemahan masing-masing.  Meskipun demikian baru pada akhir abad 19 awal abad 20 pengalaman tersebut ditelaah dan dianalisis secara ilmiah yang dikumpulkan dalam satu disiplin ilmu yaitu Ilmu Administrasi  Melalui analisis sejarah dapat dilacak dan diketahui bahwa kira-kira tahun 1300 SM bangsa mesir telah mengenal Administrasi, Max webber “Mesir sebagai satu-satunya

Negara

paling

tua

yang

memiliki

Administrasi

Birokratik”.Demikian juga tiongkok kuno, dapat diketahui tentang konstitusi Chow

yang

dipengaruhi

oleh

ajaran

Confucius

dalam

“administrasi

Pemerintahan”. Yunani (430 SM) dengan susunan kepengurusan Negara yang demokratis, Romawi dengan “de ofiis” dan “de Legibus”nya Marcus Tullius Cicero dan abad 17 di perusia, Austria, Jerman, dan Prancis dengan Kameralisyang mengembangkan Administrasi Negara, Misalnya : Sistem Pembukuan dalam hal administrasi keuangan Negara, Markantilis (sentralisasi Ekonomi dan politik) dan Kaum Fisiokrat yang berpengaruh selama kurun waktu 1550 – 1700 san  Fakta administrasi seperti dikemukakan diatas hingga 1886 dikenal sebagai praktek dan teknik kerjasama sebagai seni administrasi yang belum ditelaah secara ilmiah. Adapun puncak analisis ilmiah mengenai fenomena administrasi 5

berdasarkan fakta sejarah dimulai pada akhir abad 19 dengan munculnya gerakan manajemen ilmiyah yang dipelopori F.W Taylor (1856 -1925) dan gerakan general and industrial administration yang dipelopori H. Fayol (1841-1925) sekaligus beri identitas ilmu bagi adminstrasi yang kemudian desempurnakan dengan munculnya berbagai teori dan pendekatan studi administrasi.  Perkembangan Asministrasi sebagai seni dapat dibagi dalam dua fase yaitu: a. Fase Prasejarah (dapat dilihat dari beberapa peradaban) •

Mesopotamia Mesopotamia telah menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi dan manajemen

terutama

bidang

pemerintahan,

perdagangan,

komunikasi,Pengangkutan (pengangkutan sungai) dan telah digunakannya logam sebagai alat tukar menukar , alat ukur dan hitung yang sudah barang tentu memperlancar perdagangan. •

Babilonia Telah diterapkan administrasi dibidang pemerintahan, perdagangan, komunikasi,Pengangkutan. Sistem adm dibidang teknologi juga telah berhasil dengan adanya taman tergantung. Dalam Code Of Hammurabi dikembangkan manajerial guide line were set forth, pentingnya effective leader style, dalam didirikan menara babel setinggi 650 Feet tampak Magnificient structures were erected, production and inventory control was employed.

•

Mesir Sistem desentralisasi dan penggunaan staf penasehat pada 2000 tahun SM, peninggalan sejarah berupa Paramida yang diperkirakan 100.000 orang selama 20 tahun, pekerjaan ini butuh sistem administrasi yang handal

•

Cina Kira-kira pada tahun 1100 SM cina telah menyadari perlunya perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan. Melalui confucion dengan adm kepegawaian tiongkok kuno dan Chow yang juga

6

menjabat sebagai perdana mentri berhasil menciptakan apa yang disebut UUD Chow. •

Romawi Dipelopori oleh Cicero dalam buku “de officiis” dan “de Legibus” (the Law) dijelaskan tentang pemerintahan romawi yang berhasil memerintah dan kuasai daerah yang luas dengan bagi-bagi tugas pemerintahan dalam departemen-departemen yang disebut “Mangitrates” yang dipimpin oleh magistrator. Disamping itu ada adm perhubungan, adm perpajakan. Oleh deocletian, struktur empire diorganisasi dan dibagi dalam 100 Provinsi. Organisasi

militer

juga

menyumbang

perkembangan

studi

adm,

penggunaan staf, keseragaman cara dalam pelaksanaan tugas tugas, penerapan disiplin, bahkan pernah digunakan oleh Alexander agung, Hannibal (182 SM), Caesar dan Napoleon b. Fase Sejarah Hingga Revolusi Industri •

Gereja katolik Mempunyai sumbangan besar terhadap pemikiran adm melalui praktek adm terutama dalam organisasi 1000 tahun yang lalu, memberi kontribusi dalam hal Hirarki otoritas, spesialisasi aktivitas sepanjang garis fungsional dan konsep staf.

•

Nicolo Machiaveli Merupakan orang yang memberi kontribusi secara individual terhadap pengembangan pemikiran administrasi dan management, lahir pada tahun 14 69 ia membuat analisis sistematis tentang Prince’s (manajer) job dan dari itu dikembangkan prinsip-prinsip prektis yang digunakan sekarang ini seperti telah ada 500 tahun lalu. Dalam the prince dan the Discoources, Machiaveli 4 prinsip-prinsip kepemimpinan yaitu 1. Pentingnya Relying upon mass consent. Otoritas prince adm pemimpin datang dari adm yang diberikan oleh bawahan. Tak seorangpun menjadi pimpinan tanpa disetujui pengikut. 2. Pemimpin harus Stive for cohesiveness dalam organisasi.

7

3. Prince harus mempunyai satu kemauan untuk survive 4. Prince harus mejadi pimpinan yang perhatikan wishdom, kindness dan justice, sifat yang diuji pada setiap waktu •

Revolusi Industri Inovasi teknologi dari revolusi industri memberi impak dinamik terhadap pemikiran-pemikiran adm dan manajemen. Terjadi di inggris antara tahun 1700-1785, revolusi industri di inggris mengubah manusia di segala bidang termasuk di bidang adm dan manajemen sebagai sebagai teknik dan praktek kerjasama manusia. Pada abad 18 dan 19 terjadi revolusi teknologi di inggris. Tenaga manusia digantikan oleh mesin dan mesin-mesin uap menghasilkan tenaga yang lebih murah dan lebih efisien. Pada fase revolusi industri, Richard Arkwright memberi kontribusi dalam penggunaan efficient managerial principles yang berhubungan dengan produksi yang kontinu, koordinasi mesin-mesin, material, orangorang , capital, factory disiplin dan tanda- tanda pembagian kerja. Adam Smith juga memberi kontribusi tentang pembagian kerja, dimana ditunjukkan

bahwa

spesialisasi

dapat

meningkatkan

efisiensi,

Perkembangan pemikiran dalam periode waktu hingga 1886 lebih merupakan adm dan manajemen sebagai praktek pengaturan kerjasama untuk mencapai tujuan, administrasi lebih dikenal sebagai “seni” Puncak perkembangan organisasi dan manajemen pada fase sejarah adalah permulaan abad 18 melalui karya charles babbage (1792-1871) seorang ahli matemartika di universitas Cambridge inggris. Dalam bukunya “the economy of manufacture” menekankan pentingnya efisiensi dalam usaha pencapaian tujuan dan pentingnya pembagian kerja, pada awalnya buku itu tidak mendapat perhatian tetapi setelah lahirnya gerakan manajemen ilmiyah di AS yang dipelopori F.W Taylor (1886) buku tersebut mulai diperhatikan dan diselidiki. Lahirnya manajemen ilmiah merupakan fase modern dalam perkembagan administrasi

dan merupakan titik awal

perkembangan administrasi sebagai ilmu pengetahuan, Pada fase

8

modern pengembangan administrasi dan manajemen mulai menggunakan metode-metode sehingga fase ini meupakan fase perubahan administrasi dan manajemen sebagai prektek dan teknik kerjasama sebagai seni menjadi sebagai ilmu Pelopor pemikiran administrasi dan manajemen sebagai ilmu dengan menggunakan metode-metode ilmiyah adalah F.W Taylor dalam karyanya “shop Management” (1911) dan H.Fayol dalam karyanya “Administration Indutrialle et Generale” Manajemen Umum dan Industri.

9

•

DEFENISI ADMINISTRASI MENURUT PARA AHLI 1. Leonard D white (1955: P.1) merumuskan sebaagai "administration is a process comman to all group effort public or provaate, civil or millitaaary, large scaale or smaall scall" (administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok baik usaha pemerintah, ataupun swasta, sipil atau militer baik secara besar-besaran ataupun kecil-kecilaan) 2. H.A.Simon (1961:P.3) "administration can be defined aas the aactivitiesa if group cooperating to accomplish common goals" (administrasi dapat didefenisikan sebagai kegiatan kelompok orang-orang yaang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama) 3. Dwoght Waldo (1971:P.20) "administrasi adalah suaatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalaiteit yaang tinggi": 4. The

Lianag

Gie

(1965:P.5)

"administrasi

adalah

segenap

proses

penyelenggaraaaan dalam segenap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu". defenisi ini mendapat perubahan (1972 :P.a37) yatiu peoses penyelenggaraan diganti dengan rangkaian penaataaan. kemudian lebih disempurnakan (1977:13) yaitu administraasi adalah segenap rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapaai tujuan tertentu. 5. S.p siagiaan (1985:P.3) " adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. 6. Parajudi Atmosudirjo (11975 : P) administrasi adalah pengendalian dan penggerakk dari suatu organisasi sedemikiaan rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju ketercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator yakni kepala organisasi. 7. Sedangkan ilmu administrasi didefinisikan oleh Guilick sebagai berikut: ” The science of administration in thus the system of knowledge whereby men may understand relationship, predict result, and influence outcomes in any situation where men are organized at work together for a common purpose”.

10

Albert Lepawsky menunjukkan 6 peranan administrasi dalam kehidupan dan perkembangan masyarakat: 1. The Universal Importance of Administration • • •

Bahwa administrasi sebagai studi ilmiah yang serius diperlihatkan dari disintegrasi bagi kurangnya abilitas adminstrasi dan efisiensi manajemen terutama pada periode Perang dunia II Fayol katakan, melalui pengetahuan administrasi kita mengerti peranan orang, komando, koordinasi dan control yang jadi dasar untuk tenaga kerja (workman) Dengan demikian tiap orang membutuhkan Adm sehingga adm adalah suatu subyek dari kepentingan universal.

2. The stabilizing role of administration in society •

Paul pigors menyatakan bahwa fungsi primer administrasi adalah untuk stabilisasi institusi-institusi social.

3. The role administration in social change •

Brook adam mengatakan bahwa fungsi pokok administrasi adalah jaminan stabilitas social dengan sediakan fasilitas bagi perubahan social.

4. The treat of a managerial revolution •

James burnham : kualitas esensial dari the emerging society adalah karakter manajemennya, bahwa dalam kenyataan manajer-manajer mempersiapkan untuk taken over masyarakan modern.

5. The prospect of a managerial evolution • •

Charles merriem: bahwa lambat laun akan diberikan atribut posisi manajer dari suatu masyarakat demokratik. Ia menyebut organisasi pemerintahan tidak lain merupakan organisasi manajerial.

6. Adminstration as the key to modern society •

Charles A. Besrd : Masyarakat modern adalah masayarakat besar. Setiap usaha masyarakat modern akan mendapatkan ketenangan dibawah adminstrasi.

11

•

KEDUDUKAN ADMINISTRASI

dalam kehidupan manusia serba kebutuahan, kebutuhaan untuk tempat tinggal, makan, pakaian dan lain-lain yang biasa dikenal dengan istilah kebutuhan- kebutuhan primer atau kebutuhan pokok. untuk dapat memenuhi kebutuhan ini apa itu kebutuhan primer atau kebutuhan sekunder .orang harus mengusahakan dengan perbuatan -perbuatan yang nyata berusaha seorang diri maupuna secara bekerja sama dengan perbuatan yang nyata akan dengan perbuatan nyata maka kebutuhan itu menjelma menjadi tujuan.didalam memenuji kebutuhannya dalam banyak hal orang harus bekerja sama atau dengan kata lain orang harus melaksanakan suatu proses penyelenggaraan usaha kerja sama dalam mencapai tujuaannya. proses penyelenggaraan inilah yang disebut dengan administrasi dan pada masyarakat moden yaang makin berkembang ini makin penting pula tujuan-tujuan yang ingin dan hendak dicapainya maka makin baik dan tepat pula administrasi yanag harus diaarahkannya oleh karena itu makin penting pulaa kedudukanaadministrasi sebagai kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut. kedudukan aadministrasi penting dalam suatu negara yaang telah maju apalagi bagi negara yang sedang berkembang. yang mana administrasi akan memberi sumbangan pengalaman dibidang apapun telah mengajarka kepada negara-negera itu bahwa masalah kemajuan negara bukanlah dititik beratkan hanya pada modal yang cukup sumber-sumber alam dan kekayaan bumi yaang berlimpah-limpaah tenaga kerja manusia yang belebih-lebihan tetapi sangat dibutuhkan peranan/ kedudukan aadminstrasi. administras merupakan modal yang berhargan sekali bagi negara-negara tersebut untuk melaksanakan tugas dalam mencapai tujuan apalagi asas utama administrasi adalah daya guna kerja berarti bahwa manusia ingin mencapai suatu hasil secara maksimum atau terbaik dengan menyelenggarakan sesuatu keja atau usaha secara minimum atau teringan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukaan sebelumnya disamping administrasi penting bagi suatu negara maka admnistrasi jugaa penting bagi badan-badaan atau organisasi perusahaaan dan perindustrian juga bagi lembaga-lembaga

seperti

lembaga

peradilan

lembaga

permasyarakatan

bahkan

pembrontak dan orang matipun membutuhkan admnistrasi sehingga dapat dikatakan bahwa dimana ada terdapat kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama maka disana terdapat administrasi.

12

•

PERINCIAN ILMU ADMINISTRASI

prajudi atmosudirjo (1975:P.13) menggolongkan spesialisasi ilmu administrasi bidang operasi dari organisasi yang diadministrasikan yaitu, administrasi negara,administrasi niaga,

administrasi

internasional

dan

administrasi

sosial.

sukarno K (1985:P.12) dan ibrahim lubis (1984:P.19) membagi bidang administrasi atas 3 golongan besar dengan rincaian sbb: •

adminisrasi negara ialah administrasi yang berobyek kenegaraan terdiri dari o

administrasi sipil ialah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen, jawatan, kantor kecamatan, dan kantor kelurahan atau seluruh kegiatan negara dikurangi kegiatan perusahaan negara dan kegiatan militer/TNI

o

administrasi kegiatan angkatan bersenjata yang terdiri dari administrasi angkatan udara, angkatan laut, angkatan darat dan angkatan kepolisian.

•

administrasi niaga ialah administrasi yang berobyek swasta perniagaan yaitu: o

administrasi perusahaan ialah kegiatan-kegiatan dibidang produksi, transportasi, asuransi, perbankan dan lain-lain dibidang perusahaan swasta

o

administrsi sosial bukan perusahaan biasanya cenderung kearah usaha sosial seperti administrasi sosial sekolah swasta, rumah sakit swasta, yayasan, klub dll

•

administrasi internasional ialah administrasi yang bergerak dibidang internasional seperti yang dilakukan oleh PBB beserta cabang-cabangnya misalnya UNICEP,ILO,UNESCO, dll

13

ORGANISASI •

PENGERTIAN ORGANISASI Pengertian organisasi menurut berbagai para ahli antara lain disebutkan oleh:

1. Organisasi Menurut Stoner Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama. 2. James D. Mooney (1974) Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. 3. Ralp Currier Davis (1951) Organisasi adalah sesuatu kelompok orang-orang yang sedang bekerja ke arah tujuan bersama di bawah kepemimpinan. 4. Daniel E. Griffths (1959) Organisasi adalah seluruh orang-orang yang melaksanakan fungsi-fungsi yang berbeda tetapi saling berhubungan dengan yang dikoordinasikan agar sebuah tugas dapat diselesaikan. Dengan demikian diantara ketiga macam pandangan tentang pengertian organisasi, pandangan yang tepat adalah yang menganggap organisasi sebagai suatu sistem kerjasama, sistem hubungan, sistem sosial. Guna memudahkan penangkapan pengertian, dapatlah kiranya disusun suatu definisi organisasi secara sederhana dan dapat diterapkan dalam praktek sebagai berikut :

14

“ Organisasi adalah suatu sistem yang saling mempengaruhi antar orang dalam kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu “. Dari definisi sederhana ini dapat ditemukan adanya berbagai faktor yang dapat menimbulkan organisasi, yaitu orang-orang, kerjasama, dan tujuan tertentu. Berbagai faktor tersebut tidak dapat saling lepas berdiri sendiri, melainkan saling kait merupakan suatu kebulatan. Maka dalam pengertian organisasi digunakan sebutan sistem yang berarti kebulatan dari berbagai faktor yang terikat oleh berbagai asas tertentu. •

TUJUAN ORGANISASI Pentingnya perumusan tujuan bagi organisasi telah lama disadari orang.

pentingnya perumusan tujuan tersebut terutama karena : a. Tujuan untuk bertindak sebagai titik rujukan bagi usaha yang dilaksanakan organisasi. b. Tujuan diperlukan untuk mengkoordinasikan usaha. c. Organisasi yang berharap dapat berkembang dan bersaing dengan efektif harus segera terus menerus memperbaharui tujuannya. d. Tujuan organisasi merupakan tempat seluruh tindakan organisasi diarahkan. e. Tujuan merupakan prasyarat penetapan kebijaksanaan, strategi, prosedur, metode dan peraturan. Karena tujuan itu amat penting dirumuskan, maka kita perlu memahami benar sifat-sifat utama tujuan organisasi itu. Sifat tujuan organisasi yang utama diantaranya adalah : a. Tujuan organisasi berstruktur dalam suatu hierarki. b. Tujuan itu memperkuat tujuan perseorangan dan sebaliknya. c. Tujuan itu hendaknya berpadu dengan tujuan perseorangan. d. Tujuan yang lebih tinggi berisi tujuan-tujuan yang lebih bawah dan dapat dicapai dengan efektif hanya melalui kerjasama.

15

•

IKLIM ORGANISASI DAN KEEFEKTIVITASAN ORGANISASI

A. Pengertian Iklim organisasi merupakan keadaan mengenai karakteristik yang terjadi di lingkungan kerja yang dianggap mempengaruhi perilaku orang-orang yang berada dalam lingkungan organisasi tersebut. oleh karena itu, iklim organisasi dapat dikatakan sebagai lingkup organisasi. Menurut Owens (1991) dan Hoy and Miskel (1987) bahwa iklimorganisasi adalah persepsi anggota tentang lingkungan kerja organisasi. Scheider (1991) berpendapat bahwa iklim organisasi menunjuk pada gaya material yang mempengaruhi pandangan anggota mengenai nilai dan tujuan organisasi. Menurut Rossow (1990) iklim organisasi menunjuk pada karakteristik organisasi secara keseluruhan dan berhubungan dengan perasaan anggota yang bersangkutan. Dari berbagai pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa iklim organisasi tidak hanya menyangkut aspek sosial saja tetapi juga aspek fisik dalam organisasi. Iklimorganisasi juga berkenaan dengan persepsi anggota organisasi, baik secara individual maupun kelompok, tentang sifat-sifat dan karakteristik organisasi yang mencerminkan norma serta keyakinan dalam organisasi. Banyak hal yang berpengaruh di dalam organisasi sehingga terbentuklah iklim organisasi, hal tersebut adalah : 1. Bekerja Keras Beban kerja yang berat serta tidak diimbangi dengan hasil yang diharapkan pada akhirnya, juga akan mempengaruhi orang-orang yang ada di dalam organisasi tersebut. 2. Kerja sama Antara pemimpin dan karyawan tidak saling membeda-bedakan, bersama-sama menciptakan suasana dalam organisasi menjadi nyaman, sehingga kesertaan dan keserasian kerja di dalamnya semakin meningkatkan kinerja organisasi tersebut.

16

3. Peraturan Peraturan yang dibuat dijadikan sebagai pedoman sehingga hendaknya benarbenar mentaati dan bila ada penyelewengan harus benar-benar ditindak dengan tegas, baik memberikan peringatan ataupun hukuman. Sedangkan keefektivitasan organisasi dapat dilakukan dengan cara melihat seberapa jauh pencapaian tujuan yang diharapkan organisasi itu. Pendeskripsian mengenai efektivitas kinerja organisasi meliputi produktivitas dan pemanfaatan terhadap organisasi tersebut serta masyarakat. Setiap anggota organisasi dalam melaksanakan tugasnya dinilai sudah memperoleh keuntungan dari apa yang telah dikerjakan, berupa kepuasan batin dan penyelesaian tugas sesuai dengan job descriptionnya. Teori Tentang Iklim Organisasi 1. Halpin and Crroft berdasarkan anggapan bahwa iklim organisasi merupakan persepsi dari anggotanya, maka ada beberapa faktor yang membentuk iklim organisasi, yaitu : keterpisahan, rintangan, keakraban, kejauhan, tekanan pada hasil, dorongan (motifasi) dan semangat. 2. Likert Likert teori yang disebut Likert’s Management System Theory. Dari sistem tersebut Likert mengungkapkan bahwa ada empat sistem manajemen yang membentuk iklim organisasi, yaitu : a. Sistem exploitative-authoritative (sistem penguasa pemeras) Sistem ini menunjukkan bahwa pemimpin bersifat sangat otokrasi, sedikit kepercayaan terhadap bawahan dan bersifat paternalistik. Bawahan diberi motivasi

17

dengan cara ditakut-takuti dan memberi hukuman. Sistem komunikasi cenderung berbentuk komunikasi ke bawah. b. Sistem benevolent-authoritative (sistem penguasa pemurah) Dalam sistem manajemen ini, pemimpin memiliki kepercayaan yang terselubung dengan bawahan. Motivasi terhadap bawahan dengan cara diberi hadiah, menakutinakuti, dan pemberian hukuman. Pemimpin sudah memperbolehkan komunikasi ke atas (up-ward communication), mendengarkan pendapat bawahan, serta melimpahkan wewenang pengambilan keputusan. c.

Sistem consultative (sistem penasehat) Pemimpin

sedikit

memiliki

kepercayaan

terhadap

bawahan

terutama

jika

membutuhkan informasi atau ide. Pemberian motivasi kepada bawahan dilakukan dalam bentuk penghargaan atau hukuman. Komunikasinya berpola ke atas dan ke bawah. d. Sistem participative-group (sistem kelompok partisipasi) Pemimpin memiliki kepercayaan yang cukup besar terhadap bawahan. Setiap pemecahan masalah melibatkan ide-ide bawahan secara konstruktif. Pola komunikasi yang digunakan berpola ke atas, ke bawah dan horizontal.

•

KESEHATAN ORGANISASI

A. Kesehatan Organisasi Melalui Pengembangan Organisasi Keadaan kesehatan organisasi bila dicapai karena tingkat pengelolaan profesional yang relatif tinggi. Hal ini membutuhkan penerapan konsep dan teknik-teknik yang tidak dapat diciptakan melalui imajinasi atau pengalaman dalam waktu singkat, walaupun seorang manager berbakat. Konsep serta teknik-teknik initelah dikembangkan selama bertahun-tahun oleh berbagai pemikir dan baru disusun dalam kesatuan pemikiran 18

manajemen. Tidak ada salahnya bagi seorang manager atau pemimpin menjadi orang baru dalam pekerjaannya serta meniti karirnya, sambil banyak belajar tentang bidang tertentu, tetapi tidak belajar banyak tentang pengelolaan. Sehingga dalam mempelajari organisasi yang sehat dan teliti, kita bisa menemukan beberapa hal umum yang cenderung membuat organisasi itu tetap sehat. Kita dapat menyimpulkan sifat-sifat organisasi yang sehat hanya dalam empat proses penting, yaitu : 1. Evaluasi Merupakan suatu proses periodic dan sistematis untuk meninjau seluruh sistem organisasi untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan : •

Apa perbedaan antara yang ada sekarang dengan yang seharusnya menurut tuntutan keadaan ?

•

Apa yang perlu kita lakukan dengan cara lain ?

•

Perubahan apa yang mesti kita lakukan dalam organisasi untuk memenuhi tuntutan masa datang ?

2. Penyesuaian Merupakan proses perencanaan yang formal dan teratur, yang menghasilkan keputusan-keputusan konkrit tentang organisasi dan perkembangannya serta mengarah ke tindakan-tindakan konkrit yang ditugaskan pada individu tertentu, bersama dengan hasil dan target waktu tertentu. 3. Kaderisasi merupakan proses yang sistematis, relatif formal dan umum. Dengan proses itu organisasi menemukan dan mengembangkan pemimpin-pemimpin masa datang untuk menyiapkan bakat pengelolaan sebelum kebutuhan muncul dan memiliki orang-orang yang ahli sehingga cukup tersedia untuk dipilih.

19

4. Inovasi kebijaksanaan yang disadari benar-benar Untuk mendorong orang-orang di semua tingkat organisasi agar menemukan caracara baru dalam mencapai hasil yang tanggung jawabnya dibebankan oleh manajemen, sebagai alat untuk mengakui dan memberi kepada pikiran-pikiran dan tingkah laku inovatif, bukan hanya dalam mengembangkan produk, namun dalam semua aspek pekerjaan. B. Penyakit Ketidakmampuan Menyelesaikan Diri Dalam Organisasi 1. Penyakit yang timbul dalam organisasi Dalam organisasi yang mengisyaratkan ketidakmampuan suatu organisasi untuk menyelesaikan diri menyebabkan munculnya penyakit yang berakibat kurang berfungsinya organisasi, atau keadaan tidak selaras, tampaknya benar-benar terjadi dalam organisasi bisnis, baik di bidang komersial maupun segi pengelolaannya. Inilah sembilan penyakit yang mengisyaratkan ketidakmampuan suatu organisasi untuk menyelesaikan diri, yaitu : 1. Sindrom amuba Suatu penyakit organisasi yang timbul karena kurang pengarahan yang kuat dari pimpinan organisasi, tidak memadainya struktur, perintah atau bimbingan agar pimpinan tingkat menengah dan supervisor mampu memberikan pengarahan yang memadai kepada anggota stafnya dan keadaan organisasi secara keseluruhan mengalami kemerosotan serta manajemen puncak tidak dapat memberikan bimbingan yang dapat menggerakkan organisasi ke arah yang konstruktif. 2. sindrom anarkhi Penyakit organisasi yang timbul karena kepemimpinan organisasi berada dalam pertentangan pendapat yang diakibatkan oleh “perang dalam istana”, dengan para pimpinan bersenjata kapak di tangan kiri dan kanan. Atau pergolakan penempatan di mana masalah tanggung jawab, fungsi dan sumber sedang di pertentangkan. 20

3. Sindrom cambuk pedati penyakit organisasi yang timbul karena organisasi tergan tung pada produk pelayanan yang sudah usang, sudah tidak mempunyai kekuatan lagi di pasaran. 4. Sindrom dedlock penyakit organisasi yang timblu karena keadaan renggang terjadi karena antara manajemen dengan pemimpin serikat buruh, yang disebabkan dedlock atau jalan buntu dan ketidakmampuan dalam mengatasi masalah. 5. Sindrom mama dan papa penyakit organisasi yang timbul karena pemimpin kurang profesional dalam menguasai mekanisme penyesuaian dengan perkembangan pasaran terhadap hasil produksi sehingga mengalami kemacetan dalam pemasaran. 6. Sindrom rabun dekat penyakit organisasi yang timbul karena para pemimpin organisasi yang mengelola perusahaan berpandangan sempit dan tidak berorientasi ke masa depan dan cenderung menyepelekan pemikiran strategi, arah atau proses perencanaan. Mereka hidup atas dasr kegiatan rutin saja. 7.

Sindrom lomba tikus penyakit organisasi yang timbul karena iklim sosial buruk disebabkan oleh manager yang suka menindas dan menghukum dalam berbagai tingkat. Juga kurangnya minat pimpinan puncak terhadap kepentingan sah pegawai atau kebijakan yang cenderung pada “perbudakan”, yang oleh pegawai tidak adil, tidak manusiawi dan tanpa imbalan.

21

8. Sindrom kontrol jauh dekat penyakit organisasi yang timbul karena organisasi harus bertindak dengan pengendalian wewenang dan administrasi yang sangat ketat dari organisasi indukna sehingga otonomi dalam mengambil keputusan sangatlah kurang. 9. Sindrom rigor-moris penyakit organisasi yang timbul karena organisasi bersifat kaku mayat berlaku kondisi kelembaban dan kegiatan yang menyempit, karena nilai utama organisasi itu adalah struktur dan perintah.

22

PENGERTIAN MANAJEMEN Manajemen berasal dari bahasa latin yaitu dari adal kata manus yang berarti tangan dan agere yang berarti melakukan. kata-kta itu digabung menjadi kata kerja managere yang berarti menangani, managere diterjemahkan kedalam bahasa inggris dalam bentuk kata kerja to manage untuk orang yang melakukan kegiatan manajemen akhinya management diterjemahkan •

kedalam

bahasa

indonesia

menjadi

manajemen/

pengelolaan

DEFENISI MANAJEMAN MENURUT PARA AHLI 1. Koontz and Donnel (1972) " management is getting thing done through the efforts of other people" (manajemen adalah terlaksananya pekerjaan melalui orang-orang lain ) 2. Millet (1954) " management is the process of directing and fasilitating the work of people organized informal group to achieve a desire goal" (manajemen adalah proses memimpin dan melancarkan pekerjaan dari orang-orang yang terorgasisir secara formal sebagai kelompok untuk memperoleh tujuan yang diinginkan 3. Davis (1951) "management is the fuction of the executive leadership any where" ( manajemen adalah fungsi dari setiap kepemimpinan eksecutif dimanapun) 4. Kimball and Kimball (1951)"management embraces all dities and function that pertain to the provicion of necessary is to operate and the selection of the principal office "( manajemen terdiri dari semua tugas dan fungsi yang meliputi penyusunan sebuah perusahaan, pembiayaan, penetapan garis-garis besar kebijaksanaa,penyediaan semua peralatan yang diperlukan dan penyusunan kerangka organisasi serta pemilihan para pejabat terasnya.

sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen mutlak diperlukan dalam setiap bidang kegiatan usaha yang melibatkan 2 orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu dengan melalui kerja sama serta dengan memanfaatkan sumber-sumber lain.

23

•

UNSUR-UNSUR MANAJEMEN

unsur manajemen adalah sesuatu yang menjadi bagian mutlak sebagai pembentuk manajemen banyak yang mengemukakan bahwa unsur manajemen seperti yang dikemukakan oleh G.R Terry dengan istilah the six M'S in management (6M didalam manajemen),

yaitu

man,

money,

materials,

market,

and

methods.

sesuai dengan pengertian manajemen y aitu suatu kegiatan usaha kearah pencapaian tujuan tertentu dengan melalui kerja sama orang lain serta denga pemanfaatan sumbersumber lain yang tersedia maka unsur-unsur manajemen meliputi : 1. manusia (manusia pemimpin,manusia pelaksana,dan atau manusia objek pelaksana 2. tujuan yang hendak divapai sebagai pemegangan titik pengarahan 3. wadah yakni badan /organisasasi sebagaai tempat orang-orang melakukan kerja sama 4. alat atau sarana mencapai tujuan 5. kegiatan /aktivitas seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dsb •

HUBUNGAN ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

hubungan administrasi dan manajemen adalah 1. dalam penerapan adminstrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya yang dapat dibedakan 2. adminmistrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh sedangkan manajemen sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi 3. administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsurt dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifar operasional

melainkan

mengatur

tindakan

-tindakan

pelaksanaan

oleh

sekelompok orang yang disebut "bawahan" jadi dengan manajemen administrasi akan mencapai tujuannya •

INTI MANAJEMEN

24

inti manajemen menurut para ahli adalah sbb 1. dimork dan koening (1960) "leadership is the key to management (kepemimpinan adalah inti dari manajemen) 2. siagian (1981) mengemukakan " kepemimpinan merupakan motor penggerak dari semua sumber-sember dan alat-alat (resoures)yang mendisahkan sebuah buah -buahan

yang

dikulitnya

diumpamakan

dengan

admnistrasi,

dagingnya

diumpamakan dengan manajemen dan bijinya adalah kepemimpinan maksudnya sama halnya dengan manajemen maka yang pertama tama disoroti adalah kulitnya bagian luar "administrasi " kemudian intinya yaitu manajemen selanjutnya bertemu denga inti dari manajemen disebut denga kepemimpinan (leadership) maka baik tidaknya buah itu nantisangat bergantung pada kwalitas bijinya kaitannya dengan manajemen baik tidaknya manajemen bergantung pada baik tidaknya kepemimpinan. •

EFISIENSI SEBAGAI FAKTOR KUNCI KEGIATAN MANAJEMEN

Miftah thoha dalam aneka sari ilmu administrasi (1980 : P A28) bahwa dimanapun administrasi itu dijalankan maka erja haruslah merupakan dasar pertimbangan untuk melakukan

segala

kegiatan

dalam

rangka

menapai

tujuan

organisasinya

Luther Gullick (1957 : P 191 -192) berpendapat bahwa dalam pengetahuan administrasi masalah yang menjadi intinya adalah efisien tujuan pokok dari ilmu administrasi didalam pelaksanaan pekerjaan yang ada dengan pembiayaan minimal untuk tenaga kerja dan barang-baragn kesimpulan dari kedua pendapat tesebut bahwa tidak ada artinya suatu pembangunana negara kalau administrasinya hanya merupakan sumber / akibat utang bertumpuk sehingga administras dalan hai ini mempunyai tujuan atau motif tak lain dan tak bukan hanyalah tercapainya tujuan secara efisien the liang ge berpendapat bahwa efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara sesuatu usaha dengan hasilnya perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu segi hasil dan segi usaha  dilihat dari segi hasil suatu usaha dapat dikataka efisien kaau usaha itu memberikan hasil yang terbaik

25

 dilihat dari segi usaha suatu usaha dapat dikatakan efesien kaau sesuatu hasil yang dikehendaki dapat tercapai dengan usaha yang teringan. teringan dalam hubungannya dengan pemakaian waktu benda atau ruang yang digunakan untuk melakukan usaha walter W skeat dalam The laing Gie mengemukakan bahwa perkataan itu sendiri berasal dari bahasa latin efficere (menghasilkan, mengadakan dan menjadikan ) dan dalam istilah indonesia "effesiensi", efisien kemudian dalam perkembangannya sampai sekarang ini para ahli memberikan bermacam-macamrumusan. ibrahim lubis efisiendi adalah perbandingan antara pendapatan dan pengeluaran . perbandingan yang dimaksudkan disini •

adalah

daya

guna

yang

berarti

cep[a,

tepaat,

hemat,

dan

selamat

PROSES MANAJEMEN

proses manajemen adalah suatu kegiatan yang terus menerus tetapi sistematis tidak sembarangan atau asal saja melainka secara teratur dalam keraturan yang terus menerus itu manajemen tidak tanpa tujuan melainkan ada tujuan yang adakn dicapai tetapi meskopun tujuan telah tercapai tidak berarti kegaitan berhenti karena dalam dinamika manajemen suatu tujuan yang telah dicapaidisusul atau dilanjutkan dengna tujuan berikutnya manajemen sebagai suatu proses, banyak tugas atau fungsi yang fundamarntal fungsi fundamental ini oleh beberpa ahli brlainan pendapat tetapi pada hakikatnya yang jadi klasifikasi pokok yaitu perencanaan, pengorganisasian , penggerakan dan pengawasan berhubungan dengan pencapaian tujuan melalui kerja sama orang lain titik beratnya ada usaha pemanfaatan orang-orang yang berarti ia yang melakukan perfomencenya akan tetapi melalui sumber-sumber yang tersedi untuk itu sebagai sarana dan prasaran usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tersebut yang dimaksud sumber-sumber yang tersedia ialah segenap potensi yang dapai dimanfaatkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan pekrjaan usaha kerja sama yang bersangkutan

Daftar Pustaka

26

•

Bahan Presentasi Dosen

•

Al-Brench, Karl. 1985. Pengembangan Organisasi. Bandung : Angkasa.

•

Kamaruddin. 1981. Analisa Organisasi Menejemen Modern. Jakarta : Rajawali.

•

Stoner, James A. F. 1982. Menejemen edisi ke dua (revisi). Jakarta :Erlangga.

•

Sutarto. 2002. Dasar-Dasar Organisasi. Yogyakarta : Gajah mada.

•

Arni, M. 1989. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Depdikbud

•

www.rachmayantitihan-amma.blogspot.com

•

www.wikipedia.com

•

www.yahoo.com

•

www.google.com

•

www.wordpress.com

27