Administrasi Laboratorium.docx

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Menurut Kep.Menkes No.943/Menkes/SK/VII/2002 yang dimaksud dengan laboratorium kesehatan adalah sarana kesehatan yang melaksanakan pengukuran, penetapan, dan pengujian terhadap bahan yang berasal dari manusia atau bahan bukan berasal manusia untuk penentuan jenis penyakit, kondisi kesehatan atau faktor yang dapat berpengaruh pada kesehatan perorangan dan masyarakat. Belakangan ini sering dijumpai kesalahan-kesalahan baik dalam penggunaan laboratorium maupun pengelolaannya. Contohnya yaitu saat melakukan praktikum ada bermacam-macam alat yang berbahan listrik, mekanik, optik dan lain sebagainya. Alat-alat tersebut sering digunakan oleh praktikan tanpa mengetahui peraturan penggunaannya dengan baik. Sehingga hal itu menimbulkan berbagai massalah, diantaranya kerusakan alat atau terjadinya kecelakaan dalam melakukan percobaan. Kejadian diatas dapat diminimalisir apabila para pengguna laboratorium memahami sekaligus menerapkan peraturan penggunaan dan pengelolaan laboratorium yang tercantum dalam Standar Operasional Prosedur (SOP) dan intruksi kerja. Berdasarkan paparan diatas latar belakang penulis menyusun makalah ini yaitu untuk mengulas Standar Operasional Prosedur dan Instruksi Kerja di Laboratorium Kesehatan. 1.2 Rumusan Masalah 1. Apa Pengertian Standar Operasional Prosedur dan Instruksi Kerja Laboratorium Kesehatan ? 2. Bagaimana fungsi Standar Operasional Prosedur dan Instruksi Kerja di Laboratorium Kesehatan?

1

1.3 Tujuan 1. Mengetahui definisi dari Standar Operasional Prosedur dan Intruksi Kerja di Laboratorium Kesehatan 2. Mengetahui Fungsi Standar Operasional Prosedur dan Instruksi Kerja di Laboratorium Kesehatan

2

BAB II PEMBAHASAN 2.1. Definisi Standar Operasional Prosedur

SOP atau Standar Operasional Prosedur memiliki beberapa definisi dari berbagai buku salah satunya ialah : 1. Menurut Laksmi, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendahrendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir. 2. Menurut Sailendra, Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar. 3. Menurut Moekijat, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah urutan langkah-langkah (atau pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), di mana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana

melakukannya,

bilamana

melakukannya,

di

mana

melakukannya, dan siapa yang melakukannya. 4. Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan suatu pedoman atau acuan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai denga fungsi dan alat penilaian kinerja instansi pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan. 5. Menurut Insani, SOP atau standar operasional prosedur adalah dokumen yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran yang berisi cara

3

melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan. Dapat di simpulkan bahwa Setiap perusahaan bagaimanapun bentuk dan apapun jenisnya, membutuhkan sebuah panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaan. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.

2.2. Fungsi dan Manfaat SOP Menurut Puji Indah fungsi dari adanya SOP adalah : 1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja. 2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan. 3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak. 4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja. 5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin. SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008): 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian. 2. SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. 3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas. 4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 4

5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya. 6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik. 7. Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari. 8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan. 9. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi. 2.3. Prinsip-Prinsip dalam penyusunan SOP

Prinsip-prinsip penyusunan SOP Penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut: a. Kemudahan dan kejelasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua pegawai bahkan seseorang sama sekali baru dalam tugas pelaksanaan tugasnya. b. Efisiensi dan efektivitas. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas. c. Keselarasan. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan prosedur-prosedur standar lain yang terkait. d. Keterukuran.

Output

dari

prosedur-prosedur

yang

distandarkan

mengandung standar kualitas (mutu) tertentu yang dapat diukur pencapaian keberhasilannya. e. Dinamis. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan. f. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani). Prosedur-prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan kebutuhan pengguna 5

(customer's needs) sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pengguna. g. Kepatuhan hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi ketentuan dan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku. h. Kepastian hukum. Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati, dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi pegawai dari kemungkinan tuntutan hukum. 2.4. Penyusunan SOP

Penyusunan SOP meliputi siklus sebagai berikut: 1. Persiapan, membentuk tim dan kelengkapannya, melakukan sebuah Training dan memberitahu kepada anggota bahwa akan dibuat sebuah SOP 2. Penilaian Kebutuhan SOP, melakukan penilaian kebutuhan, membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP. 3. Pengembangan SOP, Pengumpulan informasi dan identifikasi alternatif 4. Penerapan SOP, perencanaan penerapan, pelatihan pemahaman. 5. Monitoring dan Evaluasi SOP, mengamati dan membuat sebuah perbaikan atau pengujian terhadap SOP. Berikut adalah contoh format SOP. 

Contoh Format SOP :

6

2.5. Definisi Instruksi Kerja Menurut ISO 9001, Instruksi adalah dokumen mekanisme kerja yang mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktivitas yang hanya melibatkan satu fungsi saja sebagai pendukung Prosedur Mutu atau Prosedur Kerja. Menurut Arini T, Instruksi kerja adalah dokumen yang mengatur secara jelas dan rinci mengenai urutan suatu kegiatan yang melibatkan hanya satu jabatan atau satu unit kerja sebagai pelaksananya. Instruksi Kerja adalah suatu perintah yang disediakan untuk membantu seseorang dalam melakukan pekerjaan dengan benar atau suatu set instruksi untuk melakukan tugas atau untuk mengikuti prosedur. Tidak semua Prosedur harus dibuatkan Instruksi Kerjanya, pertimbangannya : Kerumitan dan kompleksitas aktivitas; Kualifikasi personel pelaksana; Sifat aktivitas (kritis tidaknya terhadap mutu, keselamatan, atau faktor lainnya); Struktur dan Isi Tidak ada bentuk bakunya, tetapi menurut good management practice di dunia industri; Secara garis besar memuat : 

Tahapan pelaksanaan aktivitas



Alat yang digunakan



Standar atau parameter yang dirujuk



Metode pengukuran



Pengujian



Pemeriksaan Sumber daya

2.6. Kriteria Instruksi Kerja

a. Petugas yang merekomendasikan Instruksi Kerja : 

Instruksi kerja wajib untuk sertifikasi ISO, ISO bersertifikat bisnis adalah meyakinkan untuk menjadi baik dan untuk memberikan produk yang berkualitas tinggi atau layanan kepada pelanggan.



Banyak manajer yang telah mematuhi dengan memiliki Instruksi Kerja untuk setiap operasi siap untuk merekomendasikan mereka

7

sebagai investasi yang baik untuk menghemat waktu dalam jangka panjang. b. Penulis Instruksi Kerja 

Orang terbaik adalah siapa saja yang telah melakukan tugas.



Orang yang telah ditemukan melalui jejak-kesalahan dan-cara terbaik untuk melakukan tugas.



Orang yang telah menentukan persediaan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas

c. Waktu Yang Tepat Untuk Membuat Instruksi Kerja 

Sesegera mungkin dan sebelum mereka menjadi kebutuhan mutlak.



Setelah Anda menyadari ada versi yang berbeda seperti banyak prosedur karena ada operator.



Bila Anda lupa prosedur dan Anda harus kembali belajar proses sekali lagi.



Ketika Anda mengenali proses ini harus dilakukan secara rutin (bulanan, kuartalan) tetapi tidak setiap hari.

d. Cara Menulis Instruksi Kerja 

Salah satu metode awal terbaik adalah mengikuti 5W+ H seperti yang kita lakukan di sini, ( Siapa, apa, dimana, kapan, mengapa dan bagaimana )



Membubuhkan beberapa jenis coding dengan nama orang kontak pada setiap instruksi. Sertakan tanggal untuk versi awal dan diperbarui.



Informasi ini membantu dalam kontrol dan distribusi dokumen.



Jelaskan operasi dari awal sampai akhir. Hal ini mirip dengan set instruksi lisan Anda akan memberikan kepada siapa.

Contoh Instruksi Kerja :

8

2.7. Perbedaan Standar Operasional Prosedur (SOP) dengan Instruksi Kerja (IK)

a) Perbedaan Dilihat dari kompleksitas aktifitasnya SOP menggambarkan pengendalian banyak aktifitas dari suatu proses, misalnya SOP Produksi, sedangkan IK hanya merupakan petunjuk atau tata cara dalam melakukan satu jenis aktifitas, Perbedaan SOP biasanya menggambarkan flowchart hubungan antar proses/aktifitas, misalnya untuk prosedur produksi, salah satu input dari prosesnya adalah hasil dari proses distribusi barang mentah, dan output

dari

proses

produksi

menjadi

input

dari

SOP

pengemasan/pengepakan. Instruksi kerja menceritakan deskripsi teknis dari suatu aktifitas misalnya instruksi kerja mesin percetakan dimana instruksi itu menggambarkan urut-urutan, mulai dari menyalakan tombol

9

sampai mesin itu bekerja sampai dengan selesai atau cara mematikan mesin. b) Perbedaan Dalam SDM SOP Recruitment & Selection, dimana disini inputnya adalah kebutuhan karyawan dan keluarannya adalah karyawan yang siap untuk bergabung,Untuk WI yang merupakan turunan dari SOP, misalnya dalam melakukan WI dalam melakukan tes yang berisikan detail satu persatu langkah-langkah yang dilakukan dalam aktifitas tes yang dilakukan tersebut. Perbedaan SOP merupakan standar kerja yang berhubungan dengan semua orang atau antar departemen dalam suatu perusahaan / instansi. Instruksi Kerja merupakan standard kerja yang sifatnya individual / how to do sehingga IK lebih cocok digunakan oleh perseorangan dalam melaksanakan sesuatu.

10

BAB III PENUTUP 

Menurut Laksmi, Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir.



Menurut Arini T, Instruksi kerja adalah dokumen yang mengatur secara jelas dan rinci mengenai urutan suatu kegiatan yang melibatkan hanya satu jabatan atau satu unit kerja sebagai pelaksananya.



Instruksi Kerja adalah suatu perintah yang disediakan untuk membantu seseorang dalam melakukan pekerjaan dengan benar atau suatu set instruksi untuk melakukan tugas atau untuk mengikuti prosedur. 

Perbedaan Dilihat dari kompleksitas aktifitasnya. SOP menggambarkan pengendalian banyak aktifitas dari suatu proses, misalnya SOP Produksi, sedangkan IK hanya merupakan petunjuk atau tata cara dalam melakukan satu jenis aktifitas,



Perbedaan SOP biasanya menggambarkan flowchart hubungan antar proses/aktifitas, misalnya untuk prosedur produksi, salah satu input dari prosesnya adalah hasil dari proses distribusi barang mentah, dan output dari proses produksi menjadi input dari SOP pengemasan/pengepakan. Instruksi kerja menceritakan deskripsi teknis dari suatu aktifitas misalnya instruksi kerja mesin percetakan dimana instruksi itu menggambarkan urut-urutan, mulai dari menyalakan tombol sampai mesin itu bekerja sampai dengan selesai atau cara mematikan mesin.

11

DAFTAR PUSTAKA Laksmi, Fuad dan Budiantoro. 2008. Manajemen Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Pernaka. Sailendra, Annie. 2015. Langkah-Langkah Praktis Membuat SOP. Cetakan Pertama. Trans Idea Publishing, Yogyakarta. Moekijat. 2008. Adminitrasi Perkantoran. Bandung: Mandar Maju. Atmoko, Tjipto. 2012. Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Skripsi Unpad. Jakarta. Insani, Istyadi. 2010. Pengembangan Kapasitas Sumber Daya Manusia Daerah Daam Rangka Peningkatan Transparansi dan Akuntabilitas Pengelolaan Keuangan Daerah. Hartatik, Indah Puji. 2014. Buku Praktis Mengembangkan SDM. Jogjakarta. Laksana Yahya, Muhbir. Analisis Prosedur Pelayanan Peserta ASKES di Rumah Sakit Umum Daerah KH. Hayyung Kabupaten Kepulauan Selayar. Diss. 2014

12