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Administración del Tiempo y Conducción de Reuniones de Trabajo Efectivas

Integrantes:  Rodríguez Guiovanna  Flores Carlos  León Carolina

DEFINICIÓN ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO 

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

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Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo adecuado de los recursos en todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al tiempo.

ALGUNAS DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO SON 

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.

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Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.

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Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.

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No se puede comprar.

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No se puede atrapar, detener o regresar.

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Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.

Los problemas mas comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo son: 

Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.

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La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.

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Es frecuente que se trata de hacer demasiado en un tiempo muy corto.

Manejo del Tiempo  UrgenteNo

Urgente ImportanteCuadrante 1: Crisis, Presión, "Apagar Incendios", Fechas Límites, Problemas Acuciantes. Cuadrante 2: Planificación, Visión, Valores, Preparación, Recreación verdadera. No ImportanteCuadrante 3:Interrupciones Varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas. Cuadrante 4: Actividades de Evasión, Trivialidades, Pérdidas de Tiempo.

características de los ejecutivos que administran eficientemente el tiempo: 

El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su control si lo consideran necesario.

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Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la empresa.

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Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.

Principios básicos para administrar con eficiencia el tiempo: 

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15 minutos cada una, facilita la utilización efectiva del tiempo.

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Esta comprobado y es un principio fundamental de la planeación del tiempo, que toda hora empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados.

CONDUCCION DE REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS La comunicación eficaz, la organización del tiempo y la relación con sus patrones superiores y supervisados, son algunas de las interrogantes que vuelven a plantearse a los ejecutivos, aunque temen ahora por las connotaciones económicas y por los avances tecnológicos que revolucionan las comunicaciones.

PREPARACION DE LA REUNION

 Cuando

se organiza una reunión se requiere prestar atención previamente sobre algunos aspectos vinculados a la forma de la reunión, a aspectos concretos vinculados con la misma, y a las expectativas sobre sus resultados.

DESARROLLO DEL TRABAJO PARA LA SINTESIS 

En esta fase se pondrán en evidencia algunas de sus cualidades como conductor Facilitar el desarrollo de la reunión, a través de una fluída comunicación que potencie la dinámica del grupo, ayudando a participar a los más silenciosos, a reducir la cantidad de intervenciones de quienes tienden a monopolizar la palabra y a inducir a la participación a partir de preguntas o cuestionamientos.

CIERRE. INSTANCIA DE ANÁLISIS Y CONCLUSIONES DE LOS RESULTADOS DE LA REUNIÓN

 La

reunión finaliza una vez que se alcanzaron los propósitos de la misma, no importa que esto suceda antes del tiempo (en todo caso le será información útil para programar la próxima reunión) y preferiblemente en el tiempo previsto.

CONCLUSION 

Después de haber analizado varios aspectos importantes sobre lo que definimos que es la administración del tiempos podemos concluir que es una herramienta muy importante en la vida de todas las personas y que debemos usar correctamente para no desperdiciarlo, pues el tiempo es irrecuperable y debe dársele el mejor uso; por lo que se recomienda establecer prioridades, el tiempo esta sujeto a modificaciones en nuestra vida diaria, a su vez esta clasificado en dos categorías; lo importante y lo urgente por esto es recomendable decidir cual actividad va a realizar durante el día para así dar el uso necesario al mismo sin descuidar los objetivos.