Actvidad 2 Gestion Documental.docx

Actividad 2 VALORACION DOCUMENTAL Y DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUMENTOS

Presentado por: MARTHA CASANOVA

Valoración Documental Procesos en el cual se determina la valoración primaria y secundaria de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. Es el que interesa a los investigadores de la información retrospectiva. Surge una vez el VALOR inmediato o primario se ha agotado.

Valor Primario Es el que tiene el Documento mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento. Es decir a los involucrados en el tema o asunto.

Valor Secundario Los documentos que tiene este valor se conservan permanentemente.

MAPA CONCEPTUAL VALORACION DOCUMENTAL

Labor intelectual por la cual se denomina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vota. VALORACION DOCUMENTAL

DOMENTACION ACTIVA

Archivo de Gestión

DOCUMENTACION SEMIACTIVA

Archivo Central

VALOR PRIMARIO - Aministrativo

- Legal - Fiscal - Contable - Tecnico

DOCUMENTACION INACTIVA

Archivo Historico

VALORACION SECUNDARIA

VALORACION DOCUMENTAL ELECTRONICA Acto de conservar los documentos electrónicos por periodos de tiempo determinados en función de su valor.

- Historico - Cultural - Investigativo - Cientifico

DISPOSICION FINAL DE LOS DOCUEMNTOS Selección de los documentos en cualquier tapa de su siclo vital, enfocado en su conservación total, eliminación, y selección y/o Reproducción, de acuerdo a lo estipulado en la tabla, de Retención Documental (TRD), o tabla de valoración documental ( TVD).

Por medio de los procedimientos asignados a esta, se hace posible mantener un control sobre grandes masas documentales, conservadas para abrirle precio a otros documentos actuales o para determinar su destino final o la posibilidad o no de reproducción en otros medios

Ejemplos TIPO DE DOCUMENTO CONTRATOS

RESOLUCIONES

ACTAS

CARACTERISTICAS

DISPOSICION FINAL

Acuerdo generalmente escrito por el que dos o más partes se comprometen a cumplir una serie de condiciones

5 Años en el Archivo de Gestión y 20 en el archivo Central, se conservan en su totalidad.

Norma legal que determina obligatoriedad, estos pueden ser dados por un ente legal, o por un representante de una empresa. Puede ser utilizada para nombramiento para ciertos cargos en una empresa. Son documentos que reflejan decisiones de carácter administrativo, legal y fiscal tratado o acordado en una junta o reunión

Documento del archivo activo que apoyan a la empresa.

Se conservan 1 Año en el Archivo de Gestión y 24 en el Archivo Central una vez finalizado su tiempo de retención en el Archivo Central se deben conservar totalmente por

poseer valores secundarios e históricos. HISTORIA CLINICA

Es un documento privado, obligado y sometido a reserva en el cual se registra cronológicamente la salud del paciente.

20 años contados a partir de la fecha de la última atención. Mínimo 5 años en el archivo de gestión, del prestador del servicio de salud.

CORRESPONDENCIA INTERNA ENVIADA Y RECIBIDA

Documentos que soportan el cruce de correspondencia de la dependencia con destinatarios o remitentes internos de una empresa.

Se conservarán como parte de la memoria institucional. Retención en el archivo de gestión 3 años y en el archivo central: 5 años

CONSENTIMIENTO INFORMADO

Autorización que hace una persona

20 años contados a partir de la fecha de expedición.

con plenas facultades físicas y mentales.