Activitatea-de-secretariat.doc

ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Studiu de caz - privind prezentarea si analiza activitatii de secretariat si birotica

ACTIVITATEA DE SECRETARIAT Structura seminarului : I. Importanţa activităţii de secretariat II. Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor III. Rolul şi locul secretarei (asistentei manager) în lumea profesională contemporană IV. Functia de asistent manager

I. Importanţa activităţii de secretariat Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul unei organizaţii economicosociale se numără şi activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurată pe compartimente specializate şi are o amplă generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administraţiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii locale), cât şi la nivelul agenţilor economici, al unităţilor cu profiluri diferite (academii, instituţii de învăţământ superior, şcoli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt diferite de la o organizaţie la alta. Munca de secretariat în administraţia publică prezinta unele particularităţi faţa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului că insuşi managementul instituţiilor publice şi structura organizaţionala sunt diferite de oranizarea si conducerea companiilor ţi firmelor private. Aici termentul de secretara a fost inlocuit cu cel de asistent manager. Secretariatul este considerat ca interfaţă a şefului unei instituţii cu personalul angajat şi cu persoanele din afara instituţiei şi de asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcţiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor specifice. Astfel, secretara preia o serie de atribuţii privind personalul, activităţi administrative, activităţi de relaţii cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct şi indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condiţiile necesare realizării principalelor sale funcţii: prevedere – organizare – comandă – coordonare  control. Secretara trebuie să creeze condiţii optime pentru luarea deciziilor care reprezintă actul esenţial al conducerii. În literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcţii şi respectiv persoane care le ocupă) cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializaţi sunt reuniţi sub o autoritate ierarhică (directori de secretariate, şefi de serviciu, secretari-şefi) autoritate subordonată la rândul său direct conducerii şi care are precizate atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activităţi : 1) Activităţi cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de şefi, clasarea documentelor, înregistrarea corespondenţei). 2) Activităţi prin care se duc la îndeplinire sarcinile şi atribuţiile prevăzute în fişa postului (documentare, corespondenţă, protocol, organizarea manifestărilor etc.). 3) Activităţi pe care le decid, le iniţiază singure (cursuri de perfecţionare, instruire a secretarelor din subordine), 4) Activităţi de reprezentare a şefilor lor (primiri oficiale, participare la discuţii cu parteneri de afaceri, etc.) Activităţile se compun din atribuţii, iar atribuţiile din sarcini. Atribuţia reprezintă sfera de competenţă a unui compartiment, iar executarea atribuţiilor de către un compartiment

presupune competenţa membrilor compartimentului în realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activităţi. II. Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor Compartimentului secretariat îi revin atribuţii globale din care se extrag şi se detaliază sarcini pentru fiecare lucrător. Atribuţiile şi sarcinile unei secretare depind de structura şi domeniul de activitate al organizaţiei respective şi sunt cuprinse în fişa postului. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi în tara activitatea de secretariat, (in cazul în care funcţionează ca un serviciu autonom), ea include următoarele atribuţii şi sarcini :  executarea lucrărilor de registratură generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu există un compartiment specializat de registratură.  lucrări de corespondenţă primită şi emisă de unitate; lecturarea corespondenţei primite, prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea şi urmărirea rezolvării corespondenţei primite, întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenţei cu materialul de bază; pregătirea corespondenţei pentru expediere, predarea la registratură sau expedierea directă, după caz, asigurarea transportului corespondenţei prin organizarea muncii curierilor.  atribuţii de documentare: detectarea surselor interne şi externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea şi asigurarea unei bune funcţionări a arhivei unităţii.  scrierea rapidă, stenografierea discuţiilor din şedinţele, conferinţele, întâlnirile de afaceri, stenografierea după dictare (şi la telefon), transcrierea setnogramelor.  multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maşina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarbă), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea maşinilor de copiat, corectarea greşelilor, cunoaşterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.  traduceri şi retroversiuni de acte, corespondenţă, materiale documentare, cunoaşterea unei limbi străine de circulaţie internaţională scris şi vorbit.  probleme de protocol şi relaţii cu publicul: întocmirea unor planuri pentru desfăşurarea în bine condiţii a întâlnirilor cu persoane din afără instituţiei, primirea vizitatorilor şi a partenerilor de afaceri, cunoaşterea, documentarea în ceea ce priveşte regulile de comportament şi protocol specifice ţării din care vine partenerul, pregătirea corespondenţei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente.  evidenţa necesarului de consumabile şi evidenţa de personal (secretara întocmeşte referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ţine evidenţa orelor suplimentare, concediilor, evidenţa delegaţiilor, a deplasărilor şi a evenimentelor profesionale.  pregătirea călătoriilor de serviciu ale şefului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, obţinerea vizei (dacă este cazul), pregătirea documentelor necesare pentru întâlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie să se întâlnească şeful şi stabilirea programului.  cunoaşterea şi folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maşina de multiplicat, fax, aparatura de înregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaşterea tehnoredactării computerizate şi a programelor pentru aceasta.  organizarea sistemului informaţional: primirea prelucrarea şi transmiterea informaţiilor.  întocmirea contabilităţii primare a firmei  primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice

     

organizarea şedinţelor şi a materialelor necesare. difuzarea în unitate a deciziilor şi instrucţiunilor cu caracter de circulată. preluarea de la şefi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilităţi persoanelor din subordine. perfecţionarea permanentă din punct de vedere profesional. supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilităţilor fiecăruia şi stabilirea responsabilităţilor. respectarea disciplinei muncii.

III. Rolul şi locul secretarei (asistentei manager) în lumea profesională contemporană Pentru funcţia de secretară nu există o descriere universal valabilă, dar definirea funcţiei presupune considerarea cel puţin a următoarelor elemente : scopul şi rolul secretariatelor în sistemul general al activităţii economico-sociale şi în organizaţia respectivă, poziţia pe care activitatea de secretariat o deţine, responsabilităţile, gradul de autoritate primită de la manager, relaţiile cu toţi factorii implicaţi în respectivul proces al muncii. În ciuda a ceea ce s-ar putea crede apariţia meseriei de secretară nu aparţine vremurilor moderne, ea are deja o istorie îndelungată. O abordare evolutivă a meseriei de secretară nu se poate realiza decât în contextul evoluţiei istorice a managementului şi a mijloacelor de comunicaţie. Incă din fazele de început, în practicarea acestei meeserii, descoperim câteva coordonate esenţiale care i-au marcat funcţionarea până astăzi, şi anume: - meseria de secretară a apărut şi a funcţionat întotdeauna pe lângă factorii de decizie ai vieţii eocnomico-sociale; - tratarea informaţiei scrise, a stat la baza acestei activităţi; - confidenţialitatea a constituit o cerinţă esenţială sub aspect deontologic. Confidenţialitatea este sugerată chiar de termenul ,,secretar(ă)’’; etimologic, cuvântul derivând din latinescul “secretum”,şi desemna o persoană care ştia să păstreze secrete. Meseria de secretară precede - în timp istoric - apariţia denumirii sale. Dacă ţinem cont de faptul că primele forme ale scrierii au apărut din necesităţile administraţiei de stat de a emite dispoziţii, de a da ordine şi a administra bunuri, putem lega apariţia acestei meserii de casta scribilor. In special, în perioda faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializaţi în comunicarea scrisă. Problema confidenţialităţii se punea, la vremea aceea, numai pe cale orală, fiind puţini cei care ştiau să citească. Aşa se şi explică practica unor autorităţi de a tăia limba scribilor, pentru a se asigura de păstrarea secretului profesional. Apoi, prin trecerea de la un sistem economic la altul şi prin evoluţia mijloacelor de comunicaţie, apar alte coordonate funcţionale ale acestei profesii. Astfel, în Evul Mediu persoana desemnată cu titlul de secretar era cea care se ocupa de corespondenţa monarhului sau a unor înalţi demnitari; aceasta presupunea menţinerea în continuare a sarcinilor iniţiale de caligrafiere a textelor, la care s-au adăugat alte operaţiuni de expediere, dar şi de evidenţă a circulaţiei documentelor scrise. In epoca modernă, o dată cu pătrunderea maşinilor mecanice de scris în structurile administrative, imaginea secretarei se va asocia atât de mult cu acest mijloc de imprimare a textelor, încât activitatea ei se va confunda cu cea de dactilografă. Trebuie spus, însă, că din punct de vedere istoric, această meserie a aparţinut bărbaţilor, până la începutul secolului XX, când au început să fie promovate drepturile cetăţeneşti refuzate femeii secole de-a lungul. Astăzi, statisticile demonstrează că 95% din funcţiile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii argumentează acestea prin faptul că este o meserie care se potriveşte ca o “mănuşă” femeilor, căci ele din naştere au o capacitate mai mare de supunere, înclinaţie spre detaliu, loialitate, abilitate relaţională şi chiar o mai mare inteligenţă emoţională. Apar, astfel,

noi cerinţe privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca ştiinţă tot la începutul secolului XX, dezvoltă noi valori, privind resursele umane şi resursele informaţionale. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, şi reevaluarea auxiliarului său de bază, secretariatului. In zilele noastre meseria de secretară/asistent manager este foarte căutată, accentul punându-se acum pe selectarea cât mai atentă a lor. Dovadă că este aşa sunt şi zecile de anunţuri care apar zilnic în ziare şi reviste. Profesiunea de secretară este poate singura profesiune care a “suferit” cele mai multe transformări după 1989, odată cu apariţia şi la noi a mijloacelor moderne de comunicare şi informare. Secretara nu înseamnă doar puţină dactilografie, picioare frumoase şi arta de a face cafea, ea lucrează acum pe calculator, foloseşte Internetul, are cunoştinţe de management, marketing, drept, primeşte şi transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail în limbi străine pe care le stăpâneşte mai bine decăt şeful ei, dispune de un mic atelier informaţional, dactilografiază pe calculator folosind “metoda oarbă”. Ea întocmeşte şi foloseşte sisteme sigure de evidenţă, fiind la curent cu instituţiile, organismele şi departamentele din ţară şi străinătate cu persoanele lor cheie. “Ea este cronicara evenimentelor instituţiei sale, autoare de anale nepublicate. E mai uşor să găseşte un expert sau un strateg decât o secretară bună” (Mircea Maliţa). Secretarele sunt managerii propriilor lor firme – secretariatele. Profesiunea de secretară nu reprezintă o muncă independentă. Spre deosebire de un contabil manager, secretara este întotdeauna legată de o anumită persoană sau de un anumit departament. Ea lucrează pentru alţii, munca ei foloseşte muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a ajuta. Secretara şi şeful trebuie să formeze o echipă în adevăratul sens al cuvântului cu drepturi şi obligaţii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esenţial ca şeful şi secretara să gândească, să planifice şi să acţioneze ca o echipă. Aşa cum succesul jucătorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecăruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa şi sincroniza, tot aşa şeful şi secretara trebuie să muncească din greu pentru a-şi dezvolta strategia de echipă. Munca unui director şi cea prestată de o secretară sunt greu de separat; acţiunile directorului şi cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcţionate spre acelaşi scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara îl prelucrează, îl stilizează. Deci sarcina unică a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuţia celor două persoane, existenţa uneia depinzând de existenţa celeilalte. Este cunoscut faptul că atunci când şeful avansează pe scara ierarhică, secretara este luată cu el. (nu este mai puţin adevărat că pentru unele secretare există riscul să rămână fără post atunci când şeful este schimbat pe criterii politice). Exercitarea atribuţiilor de către un compartiment presupune exercitarea responsabilităţilor, a prerogativelor dar şi competenţa în a le realiza. Competenţa celor care lucrează în compartimentele de secretariat se concretizează în a fi:  un bun stenograf – să poată transmite şi transcrie exact ceea ce i se dictează;  un dactilograf îndemânatic, scriind fără greşeli de tastare şi limbă;  un bun corespondent, folosind o limbă corectă şi bogată în conţinut;  un bun specialist în clasarea şi arhivarea actelor, corespondenţei şi documentelor, capabil să le găsească, la nevoie, cu rapiditate;  un interpret capabil să discute cu persoane străine, să facă cunoscute ideile reprezentanţilor firmei, să comunice acestora ideile reprezentanţilor firmei, şi să comunice acestora ideile interlocutorilor străini fără denaturări;  un bun organizator al sistemului informaţional, capabil să primească, să prelucreze şi să transmită informaţii, precum şi să ţină la zi evidenţele pentru conducere şi celelalte compartimente ale unităţii;  un bun traducător, capabil să traducă cu rapiditate un text din/în limba română/limba străină;

 un bun cunoscător al lucrărilor de secretariat şi corespondenţă, capabil să înregistreze, repartizeze şi să urmărească rezolvarea corespondenţei primite, să pregătească răspunsul la scrisorile indicate de conducere, să prezinte la semnat corespondenţa împreună cu materialul de bază, să întocmească formele de expediere a corespondenţei;  un bun organizator al contactelor între conducere şi persoanele din afară şi din interiorul firmei (întâlniri de lucru, şedinţe, conferinţe); capabil să facă oficiul de secretar de şedinţă şi să redacteze procese-verbale;  un bun documentarist, capabil să detecteze surse de documentare, să selecteze şi să claseze materialul, să-l difuzeze sub formă de buletine, fise, etc;  un bun specialist în manipularea şi utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maşini de multiplicat, aparatură de înregistrare-clasare, etc);  un bun lucrător, capabil să întocmească statistici specifice sectorului de secretariat, să le prezinte sub formă de grafice şi tabele;  un bun agent de triere şi transmitere a comunicărilor telefonice, capabil să filtreze, limitând până la evitarea totală a caracterului nociv al suprasolicitărilor şi întreruperilor frecvente ale activităţii conducerii în anumite perioade.  un lucrător capabil să redacteze rapoarte, referate, informări pe baza unor directive generale şi a materialului documentar;  un bun specialist pentru controlul şi corectura editorială şi tipografică a materialelor în curs de multiplicare. Secretara este cea care contribuie la imaginea publică a unei firme sau instituţii. Ea reprezintă prima imagine a firmei, prima persoană cu care se intră în contact (ştim cu toţi că prima impresie contează; imaginea pe care o creează secretara este extrem de importantă. Nu de puţine ori am auzit s-au am gândit “dacă secretara arată aşa sau se comportă aşa … ce să mai zicem de şef”). Trebuie să recunoaştem că în România zilelor noastre, mai ales în instituţiile publice de stat, secretariatul apare ca ceva “tabu”, ca locul unde îţi este teamă să intri si să ceri informaţii şi asta pentru că unele secretare confundă profesionalismul cu atitudinea ostilă pe care o afişează de la prima ora a programului, aducând astfel un mare deserviciu atât şefului cât şi instituţiei unde lucrează. În concluzie, putem spune că oricât de multe schimbări vor fi în structura organizatorică a instituţiilor, oricât de multe şi sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reuşi să înlocuiască niciodată o secretara competentă, care se va perfecţiona continuu. IV. Functia de asistent manager Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern şi în acelaşi timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu poate da dispoziţii nimănui, fără a fi delegat în acest sens de director, doar dacă la rândul său are subalterni (secretare). Sunt cazuri în care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se subordonează directori de departamente, asistentele acestora etc. Activitatea de asistent manager oferă nenumărate satisfacţii personale şi profesionale, dar şi o serie de constrângeri: Avantaje: - un salariu mai mare; - condiţii de muncă mai bune; - contacte variate; - mai multe responsabilităţi; - mai multă putere de influenţă;

Constrângeri : - deplasări frecvente în provincie şi/ sau străinătate ; - program flexibil ; - raportări permanente ; - obligaţii sociale sau mondene (o mai mare disponibilitate) ; - stagii de perfecţionare. Ceea ce aşteaptă şefii din partea asistentilor este adesea contradictoriu. Pe de o parte, orice director îşi doreşte un asistent care să primească dispoziţiile fără a-l contrazice, să fie loial şi discret, iar pe de altă parte, independenţa, inteligenţa, solicitudinea şi responsabilitatea sunt acele calităţi pe care trebuie să le aibă un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, sprijini si asigura succesul. Sarcinile şi atribuţiile pe care trebuie să le îndeplinească un asistent manager depind de poziţia pe care şeful lui o ocupă în structura organizatorică a firmei, precum şi de domeniul de activitatea al acesteia. Faţă de secretara din instituţiile de stat, asistentului manger i se cer mai multe cunoştinţe şi abilităţi (cunoştinţe de mangement, marketing, drept, psihosociologie, informatică, relaţii publice, etc.) ; au mai multe responsabilităţi. Cele mai importante competente ale asistentei manager sunt :  administrarea – gestionarea documentelor  corespondenţa cu partenerii de afaceri  motivare-stimulare  rezolvare a conflictelor  luarea deciziilor  negocierea  controlul  delegarea responsabilităţilor  raportarea activităţii  optimizarea forţei de muncă  coordonarea perfecţionării forţei de muncă  comunicarea interpesonala Aceste unităţi de competnţă definesc în mare parte activitatea unei asistente manager, dar aşa cum am mai spus, ele se stabilesc în funcţie de domeniul în care lucrează şi de poziţia pe care o ocupă ( în subordinea directorului general, a unui director de departament, etc.). Eficienţa unei asistente manager devine o cerinţă tot mai stringentă în munca ei de zi cu zi. Pentru a fi eficientă şi a evita strsul, ea trebuie să-şi organizeze cât mai bine activităţile pe care le are de îndeplinit. In ajutorul efectuării cu succes a sarcinilor, asistenta manager are la dispoziţie diferite mijloace şi metode de organizare a activităţilor:  planificarea scrisă – este o metodă care duce la eficientizarea timpului de lucru. Secretara trebuie să-şi planifice, să-şi noteze toate sarcinile pe care le are de rezolvat şi toate informaţiile pe care le primeşte. In afară de planificarea zilnică, se pot face şi planificări pe termen lung (pentru sarcinile ce pot fi prevăzute dinainte. De ex. vizitele unor străini, diferite lucrări, rapoarte, dări de seamă etc.) In planificarea zilnică a sarcinilopr pe care le are de rezolvat, secretara trebuie să aprecieze corect durata rezolvării lor. De asemenea, ea nu îşi va planifica toate cele opt ore de muncă ale zile, ci numai 40%, restul de 60% din timpul de lucru reprezentând timp tampon (perioade de timpi pentru sarcini, lucrări neprevăzute, suplimentare, noi etc.).  stabilirea corectă a priorităţilor – este foarte important ca secretara să stabilească corect priorităţile sarcinilor pe care le are de rezolvat într-o zi. Priorităţile se stabilesc după cum urmează: a) sarcini importante şi urgente (se rezolvă imediat); b) sarcini importante, dar nu urgente (nu trebuie rezolvate imediat);

c) sarcini nu foarte urgente şi nu foarte importante (trebuie delegate pe cât posibil, fiind mari consumatoare de timp).  scurta discuţie matinală cu şeful asupra programului zilei;  informarea şefului, atunci când problemele foarte urgente şi importante se decalează sau nu pot fi toate rezolvate;  delegarea unor sarcini – mari consumatoare de timp;  înfiinţarea unei mape personale de corespondenţă (pentru presortarea corespondenţei sosite după puncte de interes);  evitarea nemulţumirii de a căuta mereu documente sau dosare care lipsesc, urmărind cu atenţie mişcarea hârtiilor şi a dosarelor;  notarea tuturor informaţiilor importante  reactualizarea periodică a caietului cu numerele de telefoane şi adresele pe care le foloseşte în mod curent;  stabilirea de bune relaţii de muncă, atât cu şefii, cât şi cu persoanele din subordine;  comunicarea eficientă cu celelalte secretare din instituţie şi din afara instituţiei; Secretara nu poate ţine minte numărul mare de detalii ce apare în munca de zi cu zi. Informaţiile sosite pe diferite căi în secretariat trebuie notate, pentru a fi transmise conducerii şi compartimentelor de lucru cât mai exact. In acest scop, secretara dispune de diferite mijloace; cele mai uzitate sunt: Agenda de birou – este extrem de necesară şi cea mai des utilizată formă de evidenţă. In agendă se înscriu în mod obligatoriu toate sarcinile, inclusiv cele care trebuie rezolvate imediat. Agenda de birou computerizată – poate fi păstrată în memoria unui calculator, astfel încât înregistrările pot fi vizualizate pe ecran şi pot fi tipărite la imprimantă. Inregistrarea se face introducând data, ora şi scurte detalii, iar când o întâlnire este anulată sau mutată la altă dată, înregistrarea poate fi ştearsă din memorie sau mutată. O întâlnire care se repetă la intervale de timp în decursul unui an se poate introduce o singură dată, iar calculatorul va înregistra mesajul automat la toate datele. Inregistrările fiecărei zile pot fi vizualizate la începutul zilei de lucru. Avantajul acestui tip de agendă este confidenţialitatea înregistrărilor, prin folosirea de către secretară a unei parole care nu permite accesul altcuiva la agendă. Calendarul de evenimente – are o natură distinctă de cea a agendei de lucru, cuprinzînd toate invitaţiile, convocările, programările, evenimentele protocolare. Pentru a putea fi trecute în agenda de lucru, acestea trebuie să fie aprobate şi să se transmită confirmarea participării. Evenimentele cuprinse în calendarul de evenimente sunt: - invitaţii primite de la organismele civile, alte autorităţi, parteneri din ţară şi străinătate, reprezentanţiile diplomatice, invitţiile la evenimente personale; - evenimente de specialitate – organizate de instituţie sub forma colocviilor şi meselor rotunde; organizate de alte instituţii omoloage saxu din alte domenii de activitate, la care se solicită prezenţa ca specialist; - convocări de către autorităţi superioare : la şedinţe, la prezentări de rapoarte, la stagii de instruire etc. Programul zilnic- se prezintă dactilografiat în fiecare dimineaţă conducerii şi cuprinde şedinţele consfătuirile, întâlnirile de lucru din ziua respectivă. Caietul alfabetic cu adrese şi numere de telefon – trebuie ales foarte gros, deoarece pe parcursul activităţii unei instituţii, numărul acestora va creşte. Caietul trebuie să fie format mare, pentru a putea conţine coloane cu numele persoanei sau a instituţiei, adresa, numărul de telefon. Adresele şi numerele de telefon se notează pe măsura apariţiei lor, din această cauză, caietul cu adrese prezintă următorul dezavantaj: ordinea alfabetică în cursul unei litere nu poate fi respectată, unele se ordonează numai după prima literă nu şi după a doua, ceea ce face dificilă găsirea rapidă a numelui şi adresei unei persoane sau a unei instituţii.

Lista numerelor de telefon curente – cuprinde un număr restrâns de numere de telefon care trebuie identificate rapid. Utilizarea ei scuteşte secretara de a pierde timpul căutând în agendă sau în fişier; se impune revizuirea şi actualizarea lunar sau trimestrial. Scadenţarul de termene – constituie un instrument indispensabil în asigurarea respectării termenelor stabilite de conducere sau de secretariat. La folosirea scadenţarelor de termene este nexcesar ca secretara să dovedească mult discernământ în aprecierea diverselor termene,după urgenţă şi importantă, atrăgând din timp atenţia factorilor responsabili, pentru prevenirea unor întârzieri. Activităţile nerealizate la termenele fixate se vor transfera, cu acordul părţilor, la noi termene sau se va renunţa la ele dacă este cazul. Asistenta manager ocupă o funcţie reprezentativă în cadrul firmei, ea reprezentând « cartea de vizită » a firmei în faţa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz şi indiferenţa acţionează în mod negativ asupra clienţilor. De aceea, o bună asistentă trebuie să cunoască şi să respecte regulile bunelor maniere în afaceri, să dovedească respect faţă de clienţi, să respecte timpul celorlalţi, să fie amabilă, binevoitoare şi să poată purta în mod plăcut o conversaţie.

Fisa postului Secretara I. 1.

IDENTIFICAREA POSTULUI Numele si prenumele titularului: ...........................

2. Denumirea postului: Secretara [Obs.: Daca in organigrama dvs. denumirea postului difera de cea din COR, va trebui sa mentionati in fisa si denumirea din COR.] 3. Pozitia in COR / Cod: 411501 [Obs.: In cazul in care denumirea postului din firma dvs. nu se regaseste in COR, va trebui sa treceti codul din COR pentru denumirea cea mai apropiata din punct de vedere al sarcinilor si responsabilitatilor.] 4. Departamentul / locatia: Secretariat / Receptie [Obs.: Repartizarea se va face conform marimii, specificului si organigramei firmei.] 5. Nivelul postului: • Conducere / coordonare: Nu este cazul • Executie: Entry 6. Relatiile: a. Ierarhice (control, indrumare, posturi supervizate): • se subordoneaza: Directorului General • are in subordine: Nu este cazul b. Functionale (colaborare, pe orizontala): Colaboreaza cu toti angajatii firmei pentru a asigura circuitul informatiilor c. Reprezentare (colaborare, consultanta): Asigura interfata cu persoanele din afara firmei [Obs.: Pentru punctele a, b si c se va tine cont de marimea, specificul si organigrama firmei.] II.

DESCRIEREA POSTULUI

1. Scopul general al postului Asigurarea in dublu sens a fluxului informational intre firma si clientii externi, precum si intre departamentele firmei. [Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei scopul poate diferi. Scopul postului se va regasi detaliat in obiectul contractului definit in CIM semnat de parti.] 2. Obiectivele postului • Asigurarea repartizarii informatiilor dinspre management catre toate departamentele firmei, precum si in sens invers. • Asigurarea transmiterii informatiilor primite din afara firmei, precum si a celor catre exteriorul firmei persoanelor carora li se adreseaza. • Tehnoredactarea diferitelor materiale si redactarea corespondentei zilnice. • Promovarea imaginii firmei prin activitatea pe care o desfasoara. [Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei obiectivele pot diferi.]

3. Descrierea sarcinilor / atributiilor / activitatilor postului • Sorteaza si inregistreaza corespondenta primita in registrul de intrari-iesiri (numar, data, denumirea firmei, telefon, continutul mesajului, alte informatii considerate necesare). • Preia si directioneaza apelurile telefonice, iar daca persoana solicitata este ocupata / lipseste, preia eventualele mesaje si le transmite ulterior sau directioneaza apelul catre persoanele care ar putea sa cunoasca problema. • Inainte de transferarea mesajului afla cine suna si eventual in ce problema; transmite aceste informati persoanei interesate inainte de a transfera efectiv legatura. • Primeste persoanele din afara (clienti, parteneri de afaceri etc.), ii informeaza pe cei interesati despre sosirea acestora dupa care conduce vizitatorii la persoanele respective, asigurand protocolul aferent. • In cazul in care persoana care primeste vizita este ocupata / lipseste, secretara pune oaspetii in legatura cu altcineva care cunoaste problema. • Mentine evidenta primirii faxurilor, se ocupa de copierea si inregistrarea lor (continutul mesajului, numar, data), indosarierea lor in bibliorafturi (Primite, Trimise) • Mentine legatura cu agentii de turism, de voiaj etc. pentru a asigura transportul si cazarea, la nivelul solicitat, in cazul deplasarilor in interes de serviciu ale angajatilor / partenerilor firmei. • Completeaza borderourile pentru Prioripost, plicurile trimise recomandat (prin curierat rapid sau posta normala), completeaza adresele pe plicuri, impacheteaza coletele, inregistreaza plicurile trimise. • Programeaza interviurile si audientele. • Copiaza / redacteaza / tehnoredacteaza diferite materiale. • Primeste si transmite e-mail-uri si memo-uri. • Executa orice alte dispozitii date de superiorul ierarhic direct sau de supraordonatii acestuia in realizarea strategiilor pe termen scurt ale companiei in limitele respectarii temeiului legal. [Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei sarcinile / atributiile / activitatile pot diferi.] 4. Descrierea responsabilitatilor postului a) Privind relatiile interpersonale / comunicarea • Asigura o buna comunicare cu toate departamentele firmei si transmite corect si in timp util informatiile. • Manifesta atentie fata de toate persoanele straine care vin in firma indiferent in ce calitate se prezinta acestea. • Are o atitudine politicoasa atat fata de colegi, cat si fata de persoanele cu care vine in contact in cadrul firmei. • Raspunde de corectitudinea si promptitudinea cu care furnizeaza / transmite informatii. b) Fata de echipamentul din dotare: • Raspunde de respectarea procedurilor interne legate de utilizarea aparaturii din dotare. • Raspunde de informarea imediata a persoanelor responsabile privind orice defectiune in functionare a echipamentului cu care isi desfasoara activitatea. c) In raport cu obiectivele postului • Raspunde de promovarea imaginii firmei prin comportamentul adoptat si prin activitatea desfasurata. • Urmareste in permanenta daca mesajele / corespondenta au fost receptionate / transmise si au ajuns la destinatie. • Se preocupa in permanenta de dezvoltarea si imbogatirea competentelor proprii.

• Raspunde de pastrarea confidentialitatii asupra informatiilor despre firma la care are acces. • Raspunde de rapiditatea si promptitudinea cu care preia / transmite mesajele celor interesati. d) Privind securitatea si sanatatea muncii Respecta normele de Sanatatea si Securitatea Muncii si de PSI. e) Privind regulamentele / procedurile de lucru • Respecta procedurile de lucru generale specifice societatii (programul de lucru, punctualitatea in intocmirea si predarea rapoartelor etc.). • Respecta Regulamentul Intern si Regulamentul de Organizare si Functionare. • Respecta termenele impuse de predare a situatiilor catre superiorul ierarhic. • Pastreaza confidentialitatea datelor si informatiilor la care are acces. • Respecta si aplica actele normative in vigoare si Contractul Colectiv de Munca aplicabil. [Obs.: In functie de marimea, specificul si organigrama firmei responsabilitatile postului pot diferi. Atentie! Raspunderea juridica generata de nerespectarea obligatiilor stabilite prin prezenta se va stabili in conformitate cu prevederile legislatiei in vigoare precum si in baza procedurilor reglementate in Regulamentul Intern al firmei.] 5. Conditiile postului de lucru a. Programul de lucru 8 ore si suplimentar cand este nevoie. Obs.: Se va asigura corelarea acestor dispozitii cu acelea ale clauzei specifice din CIM, precum si cu prevederile din anexele la RI / CCM la nivel de unitate referitoare la alternanta turelor, daca este cazul, respectiv la programul de lucru inegal. b. Conditiile materiale • ambientale Nu lucreaza in conditii ambientale deosebite. • deplasari Nu efectueaza deplasari. • spatiu Nu are birou propriu, isi desfasoara activitatea in Secretariat. • conditii suplimentare (fac parte din categoria de beneficii) Telefon, PC, fax. c. Conditii de formare profesionala Participa la diverse instruiri pe linie profesionala si de dezvoltare personala. d. Buget Nu este cazul. [Obs.: Conditiile de la punctele a, b, c si d se decid la nivelul fiecarei firme in functie de conditiile specifice si de posibilitati, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.] 6. Gradul de autonomie a. Autoritate asupra altor posturi .................. [Obs.: Se refera la alte posturi decat cele aflate in subordinea directa. Autoritatea se stabileste in fiecare firma de catre conducere, pentru fiecare post in parte - in functie de marimea, specificul si organigrama firmei.] b. Delegare (inlocuitori, sarcini delegate) • inlocuieste pe: O alta Secretara sau pe Asistent Manager, cu responsabilitati limitate. • este inlocuit de: O alta Secretara sau de Asistent Manager. [Obs.: De obicei, fiecare firma stabileste si mentioneaza numele persoanei inlocuitoare, cu precizarea responsabilitatilor si a sarcinilor pe perioada delegarii.] 7. Indicatori de performanta Un procent maxim de reclamatii de ...% din partea colegilor, clientilor etc. pe durata unui an.

[Obs.: In functie de specificul firmei, pot fi utilizati indicatori diferiti, cu valori diferite, in limitele responsabilitatilor si performantelor cerute de post.] 8. Perioada de evaluare a performantelor Anual [Obs.: Se stabileste in functie de sistemul de evaluare din fiecare firma.] 9. Evolutii posibile Asistent Manager. [Obs.: Se stabileste in functie de sistemul de planificare a carierei din fiecare firma.] III.

DESCRIEREA POSTULUI

1. Nivelul de studii Minimum studii medii. [Obs.: Nivelul de studii pentru fiecare post difera in functie de specificul si marimea firmei, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma.] 2. Calificarea necesara • Colegiul de secretariat sau cursuri de specializare in secretariat / birotica. • Operare PC: MS Office. • Excelenta cunoastere a limbii romane, scris si vorbit. • Cunoasterea de limbi straine: limba engleza, nivel mediu sau avansat. [Obs.: In functie de specificul si marimea firmei, precum si de nevoile pentru postul respectiv in firma se pot solicita si alte calificari / specializari.] 3. • • • • • • • •

Competentele postului (pachet de competente) competente de comunicare si usurinta in stabilirea contactelor cu terti; competente de comunicare scrisa si aplecare spre detaliu; claritate si coerenta in exprimarea scrisa si orala; buna memorare a datelor si cifrelor; buna planificare si organizare; atentie distributiva; spirit de echipa; rezistenta la stres si flexibilitate.

4. Experienta de lucru necesara (vechimea in specialitatea ceruta de post) Minimum 2 ani experienta in domeniu. [Obs.: Experienta de lucru necesara se stabileste de fiecare firma in functie de nevoile specifice pentru postul respectiv.] Data, APROBAT Director General

Numele si semnatura titularului postului,

Studiu de caz privind prezentarea si analiza activitatii de secretariat si birotica

Caracteristici tipologice ale firmei. Denumirea şi statutul juridic. Denumirea :S.C IRMEB S.A. Bucureşti Forma juridică :societate pe acţiuni. Actul normativ de înfiinţare: înfiinţat în 1990 conform Legii 15/1990 cu privire la transformarea întreprinderilor de stat în societăţi comerciale şi regii autonome. S.C IRMEB S.A este o firmă cu un capital social de 2.046.900.000 lei si un număr de acţiuni de 102.381, în valoare nominală de 25.000 lei/acţiune, avţnd următoarea structură: Acţionar F.P.S S.I.F Muntenia TOTAL

% 76 24 100

Nr. acţiuni 77.818 24.563 102.381

Valoare (mii. lei) 1.945.450 614.075 2.559.525

Managementul firmei este asigurat de: Adunarea Generală a Acţionarilor; Managerul general; Manager; Directori executivi; Şefi de secţie. Obiectul de activitate. Obiectul de activitate al firmei îl constituie: producerea şi comercializarea de aparatură de încercare, măsurare, comandă, control pentru procesele tehnologice specifice sectorului energetic precum şi articole de cauciuc specifice acestui sector. cercetare-dezvoltare, modernizare şi proiectare pentru produsele proprii şi pentru terţi, precum şi în cadrul programelor coordonate de Ministerul Cercetării şi Tehnologiei. service şi asistenţă tehnică pentru produsele proprii. comercializarea diferitelor produse obţinute în urma activităţilor de compensare cu diferiţi agenţi economici. Cooperarea şi relaţiile cu alte firme; apartenenţa sectorială. S.C. IRMEB S.A. nu deţine nici un contract de cooperare cu altă firmă din domeniul ei de activitate sau din oricare alt domeniu, relaţiile acesteia cu alte firme realizţndu-se pe deo parte pe plan de aprovizionare cu materii şi materiale necesare realizării producţiei, iar pe de altă parte pe plan de desfacere prin distribuirea de produse finite către beneficiari. Prin obiectul de activitate al firmei, aceasta este integrată în cadrul sectorului energetic.

Caracteristici ale proceselor de aprovizionare, producţie şi vanzare. Pentru caracterizarea şi evidenţierea proceselor de aprovizionare, producţie şi vânzare s-a întocmit o schiţă cu cele mai importante elemente ale acestor procese. Sistemul de salarizare. Baza legală a sistemului de salarizare o constituie Legea nr. 18/08.02.1991, a salarizării. Potrivit Legii 14/1991, pentru munca prestată în condiţiile prevăzute în contractul individual de muncă, fiecare persoană are dreptul la un salariu în bani, convenit la încheierea contractului. Salariul cuprinde : salariul de bază, adaosurile şi sporurile la acesta. Salariul de bază se stabileşte pentru fiecare salariat în raport cu calificarea, importanţa, comlexitatea lucrărilor ce revin postului în care este încadrat cu pregătirea şi competenţele profesionale. Adaosurile şi sporurile la salariul de bază se acordă în raport cu rezultatele obţinute, condiţiile concrete în care se desfăşoară activitatea şi după caz vechimea în muncă. Salariul de bază, adaosurile şi sporurile sunt confidenţiale. Legea prevede că la stabilirea salariului nu pot fi făcute discriminări pe criterii politice, etnice, confesionale, de vârstă, sex sau de starea materială. Nivelul salariului se stabileşte în cazul societăţilor comerciale şi al regiilor autonome prin negocieri între partenerii sociali cu ocazia încheierii contractului colectiv de muncă, fapt care permite realizarea unui echilibru echitabil între nevoile salariaţiilor şi resursele agentului economic, iar în cazul personalului, care îşi desfăşoară activitatea în sectorul bugetar, şi în regiile autonome cu specific deosebit, pe bază de lege sau, după caz, prin hotărâre de guvern. Nivelul salariilor astfel stabilit nu poate fi mai mic decât salariul de bază minim brut pe ţară, ce se stabileşte de Guvern, cu consultarea sindicatului şi patronatului. Sistemul de salarizare pe baza căruia se fixează salariile individuale se stabileşte potrivit prevederilor Legii 14/1991, în raport cu forma de organizare a unităţii, modul de finanţare şi caracteristicile societăţii. Salariile se stabilesc prin negocieri colective sau după caz individuale între persoane juridice şi fizice care angajează şi salariaţi sau reprezentanţi ai acestora, în funcţie de posibilităţiile financiare ale persoanei care angajează. Plata salariului se face periodic, la intervale de cal mult o lună. Salariul nu poate fi urmărit sau reţinut decât în cazurile şi condiţiile prevăzute de lege. Activitatea statistică a firmei. Documente statistice şi contabile întocmite zilnic, săptămânal, decadal, lunar, trimestrial şi cui sunt destinate. Activitatea statistică a societăţii comerciale, are o pondere extrem de scăzută chiar aproape inexistentă, singurele informaţii statistice asupra situaţiei economico-financiară a firmei regăsindu-se în documente (bilanţul contabil, bugetul de venituri şi cheltuieli, balanţe analitice sau de verificare sintetică) elaborate în scopuri decât cele de interpretare a potenţialului economico-financiar al firmei.

Perioada Zilnice

Lunar

Denumire document NIR Bon de consum Facturi Acte de casă Acte de bancă Note de predare Registru de casă Note contabile Balanţe

Destinaţie Magazie Magazie Contabilitate Contabilitate Contabilitate Contabilitate ,depozit Casierie Contabilitate Contabilitate

Întocmit de: Magazie Magazie Contabilitate Casierie Bancă Secţie producţie Contabilitate Contabilitate Contabilitate,

Documente privind

Contabilitate

conducătorul firmei Contabilitate

constituirea TVA-ului Declaraţia lunară privind

Ministerul Finanţelor

Contabilitate

Ministerul Finanţelor

Contabilitate

sănătate State de plată Lista de avans Situaţia furnizărilor Situaţia facturilor emise şi

Contabilitate Contabilitate

Contabilitate Contabilitate

neîncasate Situaţia facturilor neachitate Documente privind

Contabilitate Contabilitate

Contabilitate Contabilitate

obligaţiile către bugetul asigurărilor sociale de stat Declaraţia privind obligaţiile de plată la Fondul iniţial al asigurărilor sociale de

Decadal

Trimestrial

constituirea impozitului pe profit

Reproiectarea subsistemului informaţional. Motivarea schimbării informaţionale. Stabilirea şi determinarea sferei de cuprindere a studiului informaţional. Identificarea şi determinarea ariei de cuprindere a sistemului informaţional ce urmează a fi analizat precum şi a problemelor din punct de vedere economic şi decizional, raţionalizarea sa, este condiţionată de atinderea următoarelor obiective derivate : raţionalizarea sistemului informaţional, urmărindu-se preponderent îmbunătăţirea componentelor sale fără trecerea la prelucrarea automată a datelor; creşterea calităţii informaţiilor care circulă în sistem, a vârstei şi acurateţii acestora prin dezvoltarea în cadrul sistemului a unor subsisteme informatice. Stabilirea echipei de specialişti. În stabilirea echipei de specialişti, se recomandă a se forma o echipă mixtă cu specialişti atât din cadrul firmei (din fiecare compartiment), cât şi din afară (un specialist în implementarea unui sistem informaţional). Enunţarea principalelor mobiluri care fac necesară reproiectarea informaţională. În cazul S.C. IRMEB S.A. principalul eveniment generator al studiului şi acţiunii de raţionalizare a subsistemului informaţional, îl constituie privatizarea firmei, pe lângă acesta existând şi alte elemente motivaţionale precum: experienţa mondială în domeniul acesta (banchworking); presiunile mediului ambiant naţional şi internaţional. Precizarea obiectivelor studiului de reproiectare informaţională. În reproiectarea sistemului de informaţional este necesară stabilirea a două categorii de obiective care trebuie atinse în final : obiective fundamentale (la nivelul întregii societăţii) şi obiective derivate (la nivelul activităţiilor economice conţinute în cadrul firmei). Pentru elaborarea acestor obiective este necesară participarea managerilor de nivel superior şi a principalelor compartimente implicate, iar sub conducerea acestora, echipei de raţionalizare informaţională i se stabilesc două categorii de obiective : Obiective informaţionale – vizează direct funcţionalitatea sistemului informaţional; Obiective economice – au în vedere efecte directe şi indirecte determinate de perfecţionările informaţionale. Perfecţionarea subsistemului informaţional. Începerea perfecţionării propriu-zise a domeniului informaţional abordat este precedată de stabilirea de către echipa care lucrează, împreună cu managerii implicaţi, între care nu trebuie să lipsească conducătorul de nivel superior ce coordonează domeniul investigat, a cerinţelor informaţionale, manageriale şi economice faţă de soluţiile preconizate, pornind de la obiectivele stabilite în prima etapă. Aceste perfecţionări pot viza în principal : Delimitarea şi dimensionarea principalelor categorii de informaţii. Raţionalizarea documentelor informaţionale. Raţionalizarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale. Precizarea cât mai exactă şi detaliată a procedurilor informaţionale. Informatizarea proceselor de muncă şi a celor de management, în principal. Dezvoltarea bazei materiale. Prima fază în cadrul acestei etape o constituie stabilirea configuraţiei de ansamblu a sistemului informaţional îmbunătăţit.

Concret se au în vedere aspecte cum sunt : fundamentarea sistemului pe noi principii şi cerinţe, concentrarea asupra abaterilor semnificative, felul şi mărimea bazelor de date şi interconectarea lor, principalele module şi aplicaţii informaţionale de realizat, echipamentele de tratare electronică a informaţiilor de introdus, etc. Rezultatul acestei faze îl reprezintă o succintă prezentare a configuraţiei sistemului informaţional cu precizarea principalelor schimbări preconizate. Cea de-a doua fază rezidă în proiectarea de detaliu a componentelor informaţionale, la care intervin schimbări. În esenţă sunt posibile trei categorii de modificări : introducerea de elemente noi (documente, proceduri informaţionale); comasarea sau schimbarea parţială a conţinutului unor componente informaţionale; eliminarea altor documente. Astfel, în ceea ce priveşte documentele informaţionale, ce urmează a fi întocmite la nivel de firmă şi centre de profit şi care răspund cerinţelor şi exisgenţelor managementului prin obiective şi prin bugete acestea pot fi : Sisteme de bugete; Bugetul general al societăţii; Delimitarea şi dimensionarea centrelor de profit; Determinarea nivelului costului orei de funcţionare la nivel de întreprindere; Situaţia cheltuielilor repartizate direct pe centre de profit; Situaţia cheltuielilor repartizate în funcţie de suprafaţă; Situaţia cheltuielilor repartizate în funcţie de numărul de personal; Bugetul centrului de profit; Costul normat al produsului; Centralizatoare de abateri; Costul efectiv al produsului; Tabloul de bord al şefului centrului de profit. Reproiectarea subsistemului organizatoric. Principalele soluţii de remodelare organizatorică pentru S.C. IRMEB S.A. vizează în principal următoarele : Delimitarea şi dimensionarea componentelor procesuale – funcţiuni, activităţi atribuţii, sarcini – gruparea acestora în componente structural organizatorice adecvate – posturi, funcţii, compartimente – corelarea lor cu principalele categorii de obiective. Înfiinţarea / desfiinţarea / comasarea de compartimente funcţionale şi operaţionale. Redimensionarea umană a unor compartimente şi asigurarea unor posturi cu personal cu competenţa necesară. Structurarea judicioasă a autorităţii pe niveluri ierarhice şi lanivelul posturilor de management amplasate în cadrul acestora. Înfiinţarea unui consiliu consultativ constituit din managerii de nivel superior şi conducătorii centrelor de gestiune. Elaborarea unor documente de formalizare a subsistemului organizatoric cu un conţinut nou – ROF, organigrama, descrieri de funcţii şi fişe de post. Descentralizarea managerială asigurată prin înfiinţarea şi funcţionarea de centre de gestiune în sfera producţiei, activităţiilor auxiliare şi funcţionale. Actuala structură organizatorică a societăţii corespunde în cea mai mare parte cerinţelor organizatorice a managementului prin obiective şi prin bugete, singurul compartiment care se impune a se înfiinţa fiind “ Compartimentul Bugete “, aflat în subordinea nemijlocită a directorului economic. Un alt aspect al acestor sisteme de management este înfiinţarea unor grupe obiective – bugete, în cadrul fiecărui centru de gestiune din sfera producţiei de bază şi auxiliare.

Consiliul consultativ impus, se arată ca un organism alcătuit din directorii executivi şi conducătorii centrelor de profit care, sub conducerea managerului general dezbate principalele probleme rezultate din implementarea şi utilizarea managementului prin obiective şi a managementului prin bugete. Nu are caracter decizional ci, prin întâlnirile săptămânale, oferă managerilor materialul informaţional pentru adoptarea de decizii şi iniţierea de acţiuni în acest domeniu. Deasemenea se impune o modernizare a documentelor de formalizare a subsistemului organizatoric. Ca titlu de exemplu este prezentată o structură a unei fişe de post: Analiza activităţii de birotica şi secretariat. Organizarea activităţii de secretariat. Organizarea activităţii de secretariat poate fi evidenţată prin atribuţiile ce revin acestui post şi anume : Dactilografierea corespondenţei de afaceri sau personală a managerilor. Asigură interceptarea apelurilor telefonice şi primirea vizitatorilor nepermiţând accesul acestora în birourile managerilor decât în situaţia în care acest lucru este posibil. Întocmirea planului călătoriilor de afaceri, rezervarea locurilor la hotel, procurarea biletelor de călătorie. Organizarea din punct de vedere tehnic a şedinţelor, simpozioanelor, conferinţelor, coktailuri etc. Sortarea, capsarea, clasarea, îndosariarea şi arhivarea documentelor aflate în evidenţa secretariatului. Deschiderea corespondenţei, clasificarea şi expedierea ei. Prepararea şi servirea cafelei (ceaiul, etc) pentru invitaţi şi manageri. Primirea şi transmiterea comunicările prin fax sau e-mail. Multiplicarea materialelor la copiator sau imprimantă. Ordonarea problemelor legate de protocol în cadrul firmei (aprovizionarea cu tot ceea ce este necesar) şi în afara ei (corespondenţa de protocol). Păstrarea cu stricteţe orice informaţie, secret de serviciu sau date la care se are acces prin natura serviciului. Executarea de orice alte lucrări specificate de şefii ierarhici în condiţii excepţionale, cu acordul sindicatului. Asigură aprovizionarea şi gestionarea necesarului de produse de papetărie aferente activităţii din secretariat. Echipamente şi programe de birotică utilizate în cadrul firmei. Din punct de vedere al dotării cu tehnică de calcul şi echipamente auxiliare se poate aprecia că S.C. IRMEB S.A. se află printre societăţiile bine dotate, fiecare compartiment funcţional este dotat cu necesarul de tehnică de calcul. Echipamentele existente sunt formate din : PC 80486, PC 80586, Pentium (la nivelul echipei manageriale), imprimante, xerox, telefon, fax. Aplicaţiile de birotică şi soft-urile sunt formate din : Pachet Microsoft Office si Windows cu aplicatiile aferente în cadrul compartimentelor funcţionale sunt utilizate diverse programe specifice activităţii compartimentului de referinţă (programe de contabilitate, de evidenţă a personalului, de gestiune, diverse baze de date).

BIBLIOGRAFIE

1) Prof. Dr. Alina Berciu-Drăghicescu, Manual de secretariat şi asistenţă managerială 2) Pariza Maria, Curs de secretariat şi asistenţă managerială 3) www.pdfcoke.com – Manual de secretariat 4) Margit Gatjens, Claudia Behrens, Manual de secretariat şi asistenţă managerială, traducere, Editura Tehnică, Bucureşti, 1999 5) Victor Alistar, Ion Popescu Slaniceanu, Protocol, corespondenta secretariat în Administratia Publica, Editura Lumina Lex, Bucuresti, 2001 6) Susan VINNICOMB; Nina COLWILL L, Femeile în management, Bucureşti , Teora, 1998