Act. 7 Procesos Administrativos.docx

Consultoría Sobre Control Administrativo

Procesos Administrativos Actividad 7 Consultoría Sobre Control Administrativo

Presentado a: Edwin Carmona Trujillo

Presentado por: Angelly Ortiz Gómez 000667857 Karina Cardozo Salinas 000665662 Katherine Vargas Díaz 000665939 Kelly Velásquez Montealegre 000632451

Corporación Universitaria Minuto de Dios Facultad de Ciencias Empresariales Contaduría Pública lll Semestre Grupo 3f NRC 31243 24 de Marzo 2019

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Contenido Introducción ............................................................................................................................... 4 Objetivos .................................................................................................................................... 5 Desarrollo ................................................................................................................................... 6 Control Administrativo .............................................................................................................. 6 Descripción de la Empresa ......................................................................................................... 6 Como se Aplica el Control Administrativo en Safari Llanero ................................................... 7 Enfoques Sobre Control Administrativo .................................................................................... 8 Control Anticipado O Preventivo: ......................................................................................... 8 Control Durante O Concurrente: ............................................................................................ 8 Control Posterior O De Retroalimentación: ........................................................................... 9 Elementos Básicos del Proceso .................................................................................................. 9 Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales .................................................. 9 Establecimiento de estándares .............................................................................................. 10 Medición de resultados ........................................................................................................ 10 Comparación de los resultados con los estándares .............................................................. 10 Evaluación de resultados y toma de decisiones ................................................................... 11 Retroalimentación y reinicio del proceso de control ............................................................ 11 Tablero de mando ..................................................................................................................... 11 Herramientas de Control Administrativo ................................................................................. 12 Presupuestos: ........................................................................................................................ 12 Estados financieros: ............................................................................................................. 13 Círculos de Calidad: ............................................................................................................. 13 Cadena de Servicio y Beneficio: .......................................................................................... 13

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Plan de Mejora ......................................................................................................................... 13 Conclusión................................................................................................................................ 15 Bibliografía .............................................................................................................................. 16

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Introducción El presente informe presenta el concepto del sistema Integral de evaluación de Gestión que nos dice que es una herramienta que le permite a la entidad de manera sistémica aplicar conceptos de control administrativo, indicadores de gestión estableciendo estándares para dirigir y evaluar su desempeño en procesos internos y externos de la empresa en aras de mejorar su efectividad y desempeño aplicando herramientas de control. El presente documento evidencia los avances alcanzados en dicho sistema, los cuales se estructuran en cuatro segmentos: En la parte inicial, se presenta Definición del concepto de control administrativo y su aplicación en la organización, posteriormente, el segundo segmento representa un Análisis de los enfoques, elementos del control y su integración con el sistema de gestión en la organización, la tercera parte hace referencia Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control administrativo que maneja la organización. Por último se presentara un Plan de mejora con recomendaciones a la organización para optimizar su sistema de control haciendo énfasis en los indicadores de gestión.

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Objetivos Evaluar el funcionamiento del actuar del sistema integral de evaluación de control de la empresa Safari Llanero, mediante la aplicación de herramientas como conceptos administrativos, elementos básicos de proceso, mediciones de resultados a través de una encuesta basada en la visita a las instalaciones de la empresa, la observación y verificación documental a cada uno de los diferentes componentes del sistema a fin de realizar el diagnóstico y establecer puntos de mejora.

Establecer los riesgos a los que se expone la empresa a través del análisis de los datos recopilados para determinar las bases de mejoramiento y Diseñar una propuesta de mejoramiento mediante la identificación de las debilidades del sistema para minimizar o eliminar los riesgos a los que se ve expuesta la empresa.

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Desarrollo Control Administrativo

Consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes.1 “La función del control administrativo es la regulación de las actividades y las conductas de las personas y las organizaciones para ajustar o confrontar las acciones con respecto a los objetivos” (Hitt,Black y Porrer).

Descripción de la Empresa

Safari llanero es una microempresa prestadora de servicio de entretenimiento infantil con el alquiler de muñecos mecánicos y eléctricos, ubicado en el centro comercial Viva de Villavicencio permaneciendo en el mercado aproximadamente siete años. En la selección de personal se tiene en cuenta que tengan disponibilidad de tiempo, buena atención al cliente, carisma con los niños y buen trabajo en equipo.

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Los diferentes puntos se encuentran supervisados por el representante legal y el administrador quien se encarga de pasar el informe diario.

Control Tributario Como control tributario se tiene en cuenta los pagos que se realizan a la Cámara de Comercio, impuestos locales, sayco y acinpro y de avisos.

Safari Llanero Aplicación del Control

Administrador encargado de supervisar todas las áreas.

Encargado de supervisar

Empleados (Asesores)

Encargados de

todas las áreas y de

prestar la asesoría e

entrega del informe

información

financiero diario.

pertinente.

Como se Aplica el Control Administrativo en Safari Llanero

Se aplica en el área de caja (medios de pago), servicio al cliente y en los mantenimientos de los muñecos, con el fin de garantizar que las operaciones reales concuerden con las operaciones planificadas. Estos se realiza diariamente al final de la jornada, presentado un informe de lo se recogió en dinero, y una inspección del estado de los muñecos en el fin de estos no estén fallando con el fin

Consultoría Sobre Control Administrativo de que estos no se lleven a revisiones por daños de mal uso ya que esto nos genera un costo mayor al presupuestado.

Enfoques Sobre Control Administrativo

Las organizaciones diseñan e implementan indicadores de control para antes, durante o después de que un proceso o evento ocurra. Existen tres tipos de control que se denominan:

Control Anticipado O Preventivo: se realiza antes de que los procesos o eventos se implementen. Tiene como propósito evitar que se presenten problemas antes de que las actividades planeadas se ejecuten. En la empresa se aplica el control anticipado o preventivo, porque antes de realizar una innovación en el servicio, una promoción de tiempo accesible, un cambio de precio elevado o bajo, un obsequio en tiempo al cliente; también cuando se prevé que hacer en un momento de “caos” como el extraviar un documento, no tener en cuenta un depósito de dinero, recibir un billete falso, tener clientes ventajosos y en cuanto a la atención al cliente , que hacer y cómo reaccionar cuando es un cliente problemático, entre otros. Siempre se adelanta al suceso para saber cómo reaccionar y que consecuencias se van a afrontar.

Control Durante O Concurrente: es el control que se realiza durante el tiempo en que se está ejecutando una determinada actividad. Se realiza diariamente durante la jornada laboral, se hace por medio de seis controles de la siguiente forma: 

Cámaras de seguridad (se diligencia un formato si se presenta alguna novedad).



Tirilla del sistema que arroja las salidas de los muñecos y el total vendido.



Planilla diligenciada con cada salida de muñeco.



Efectivo disponible a la hora del cierre y arqueo de caja.



Conteo de monedas sacadas de los muñecos que representan las salidas que estos tuvieron.



Números de los codificadores que arrojan las salidas de los muñecos.

Se tiene en cuenta:

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Control valido 

Según sistema 30 salidas x 7000 = $ 210.000



Según contabilizador de muñeco 30 monedas x 7000 = $ 210.000



Según conteo de monedas 30 salidas x 7000 = $ 210.000



Según planilla de salidas 30 salidas x 7000 = $ 210.000



Según efectivo $210.000- equivalente a 30 salidas



Diferencia $0 Encabezado: Consultoría sobre control 9 Control incorrecto



Según sistema 27 salidas x 7000 = $ 189.000



Según contabilizador de muñeco 30 monedas x 7000 = $ 210.000



Según conteo de monedas 30 salidas x 7000 = $ 210.000



Según planilla de salidas 21 salidas x 7000 = $ 147.000



Según efectivo $147.000- equivalente a 21 salidas



Diferencia Según los datos presentados se puede evidenciar que los distintos indicativos de control no concuerdan, lo que sí es fijo son los datos arrojados por el contabilizador del muñeco y el conteo de sus monedas, por lo cual podemos evidenciar un faltante de efectivo aproximadamente de $63.000. No hay un buen registro en el sistema, ni en las planillas. Se debe revisar para realizar ajustes y aplicar correctivos.

Control Posterior O De Retroalimentación: Se lleva a cabo sobre actividades o procesos ya efectuados, informa sobre la eficacia de los resultados obtenidos respecto del previsto y es fundamental para retroalimentar sobre resultados. En las organizaciones, es fundamental que se plasme los tres tipos de control, con el propósito de evitar y justificar problema de tal forma que se mencione las consecuencias negativas de la empresa, y así optimicen los resultados en función de una mejor competitividad empresarial.

Elementos Básicos del Proceso Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales Es importante que en un proceso de control administrativo comience por tener claro los objetivos y estrategias de las organizaciones, de forma que el pertinente control se realice su cumplimiento.

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En la empresa es necesario que los empleados tengan pleno conocimiento de la visión, misión, los objetivos y estrategias que se implementan para aumentar las ventas en temporadas “bajas” y así mismo el proceso de control que se llevara a cabo para realizar un trabajo productivo. Establecimiento de estándares Consiste en establecer parámetros o estándares específicos para los factores críticos del éxito, quiere decir, aquellos aspectos o actividades consideradas determinantes para el logro de los objetivos, los cuales son necesario para realizar el control. El reglamento interno de la empresa es quien guía al empleado a realizar las actividades de forma honesta, espontánea y dinámica Medición de resultados Establece los indicadores que permitan medir las actividades, como, los resultados de las acciones realizadas. Se establecen indicadores de gestión corporativa para determinar la viabilidad y crecimiento de la empresa, la participación e impacto que se tiene en el mercado y la satisfacción de los clientes; también indicadores por unidad estratégica, para evaluar el desempeño y el rendimiento de los empleados; la gestión de competitividad para evaluar los servicios competentes y ver los fuertes para deducir cuales son las capacidades para permanecer en el mercado; y también se tienen en cuenta los indicadores de productividad, porque la inversión que se realizó en la compra inicial de los muñecos efectivamente corresponde al objeto social de la empresa.

Comparación de los resultados con los estándares Consiste en comparar los resultados de la medición con los estándares establecidos al momento de fijar los objetivos corporativos y las estrategias para lograrlos, se requiere ajustes a las acciones que conducen a los resultados para lograr mejoras. Cuando se evidencia que no se está cumpliendo el reglamento interno de la empresa con la comparación de los estándares e indicadores, se prosigue al siguiente paso.

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Evaluación de resultados y toma de decisiones En el proceso de control es muy importante porque evalúa los resultados de la actividad de las organizaciones y comparar los resultados en función de los estándares definidos para el logro de los objetivos. Por ser este un sistema de control, todos los parámetros deben cumplirse a cabalidad para lograr éxito en la organización, la empresa deberá tomar una decisión en base a los resultados de los controles anteriores y esta información deberá ser verificable y comparable para poder desarrollar una acción correctiva o de agradecimiento.

Retroalimentación y reinicio del proceso de control Una vez realizada la evaluación de resultados y la toma de decisiones a implementar se comunica a las personas involucradas y las decisiones, reiniciando así el ciclo proceso de control lo cual se hará de forma reiterativa y permanente. Este es el último paso a realizar en el proceso de control, puesto que cuando ya se ha tomado una decisión administrativa, lo único que queda por hacer es comunicarla a los empleados que se encuentren involucrados dentro de dicha situación, realizar las observaciones como una retroalimentación que de alguna u otra forma mejorara el rendimiento laboral.

Tablero de mando Es una herramienta que permite monitorear las organizaciones con indicadores adicionales a los puramente financieros ya que ofrece la posibilidad de medir la forma en que las unidades de negocio crean valor para sus clientes presentes y futuros. En cuanto al control interno de la empresa para la vigilancia o el cuidado de las finanzas, para evitar que haya sobrantes y faltantes sin justificación y para comprobar que el empleado no esté actuando inmoralmente, se puede decir que existen seis controles que no se pueden burlar y que son claves para la supervisión adecuada del dinero. Los cuales son, las cámaras de seguridad, el efectivo disponible que se verifica en el arqueo de caja, el sistema de facturación (el cual al final del turno muestra detalladamente que muñecos, cuanto tiempo, horas de salida, horas de entrada, cuanto se cobró al cliente y cuanto es el producido total), una planilla que se debe llenar a mano con la salida de cada muñeco (la cual debe coincidir con lo ingresado al sistema), el conteo de las monedas de las cajas internas de los muñecos y el estabilizador encargado de registrar y llevar el

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control de las salidas de estos estos dos últimos se deben registrar en un formato ya predeterminado. Al final del día todos estos sistemas deben coincidir, para demostrar el buen funcionamiento y la buena labor que se está realizando en el stand.

Tablero de Mando Safari Lllanero

Tablero de Mando

Tablero de Mando

Safari Lllanero

Safari Lllanero

Tablero de Mando

Tablero de Mando

Safari Lllanero

Safari Lllanero

Herramientas de Control Administrativo Cuenta con una gran variedad de herramientas para realizar control en sus diferentes actividades y funciones. Safari Llanero maneja algunas herramientas que se desarrollan a continuación: Presupuestos: Consiste en el proceso de establecer límites en el manejo de los recursos. En la empresa se tiene en cuenta cuando se empiezan a presentar necesidades en el área de trabajo, como el mantenimiento de las llantas y estructura del muñeco, el lavado especial que se le debe realizar al peluche, la innovación en cuanto a la adecuación e imagen de la empresa, la contratación de nuevo personal para la temporada “alta” o de vacaciones, las reparaciones a la infraestructura por el mal uso o vida útil de ella, los gastos en los que se incurren para los implementos de oficina y aseo, las bonificaciones o incentivos que se dan a los empleados y sobre productos nuevos en los que se quiera invertir.

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Estados financieros: Son las que informan sobre la situación financiera de las organizaciones, es un resumen del desempeño durante un periodo de pérdidas o ganancias. En la empresa esto lo realiza un contador público y él nos da a conocer el estado económico real de la empresa. Círculos de Calidad: Es el equipos de personas en la empresa que se reúnen periódicamente para analizar y resolver problemas que afectan la calidad en el trabajo. Basándose en el informe diario que realiza el administrador de cada punto con relación a las ventas y el estado de los muñecos el representante legal, programa revisión general de los mismos. Cadena de Servicio y Beneficio: Es la herramienta para el control de la secuencia de calidad del servicio desde los empleados hasta los clientes para la obtención de beneficios por parte de la empresa. La empresa tiene un reglamento interno que son los requisitos que se deben cumplir para que la prestación del servicio sea exitosa, cuando el cliente se acerca, se le debe informar minuciosamente las recomendaciones, el costo del tiempo del uso, riesgos y condiciones; si el cliente acepta tomar el servicio se procede a recibir el dinero y como último requisito se pide a la persona que deje como depósito un documento de identidad que se encuentre vigente o un depósito de veinte mil pesos como garantía mientras el muñeco es devuelto al punto. Así mismo el encargado del punto se responsabiliza del cuidado y la devolución acertada de cualquiera que sea el depósito que el cliente haya dejado. En este solo aspecto se puede evidenciar la aplicación del control administrativo, pues esto se hace para evitar novedades e inconvenientes que puedan comprometer negativamente a la empresa.

Plan de Mejora Deben mejorar los sistemas integrales de gestión, pues ellos proporcionan diferente información la cual es relevante para la evaluación de cualquier plan innovador que se quiera realizar en la empresa. Se deben tener en cuenta sus características (precisión, relevancia, apropiados, prácticos) y se debe analizar la información de cada uno de los indicadores existentes en el control administrativo. Los empleados deben capacitarse y motivarse con la implementación no solo de herramientas que faciliten el proceso de control, sino que también tenerse en cuenta la cultura organizacional ya que esta refuerza el sistema de valores que

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influencian sobre el empleado y así la empresa podrá tener una eficacia en el logro de sus objetivos y requerirán menos control y menos tiempo de supervisión. En estos momentos no se tiene una sólida cultura, porque los sistemas de control son permanentes y molestos de realizar. Por lo que se recomienda prestar atención a estos temas para crear una cultura sólida, basada en la confianza el respeto y la honestidad entre los empleados.

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Conclusión En Conclusión el control administrativo, nos permite identificar los sistemas de control que se llevan a cabo en toda empresa e incluso las actividades, de todo esto se puede deducir, que si no existiera un sistema de control, se generaría fallas financieras y llevaría a las empresas a no permanecer en un mercado.

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Bibliografía César Augusto Bernal Torres, H. D. (s.f.). Proceso Administrativo para las Organizaciones del SIglo XXI (tercera ed.). Pearson.