22-08-2008 Controladoria E Orcamento

CONTROLADORIA E ORÇAMENTO Profº Camina 22/Ago/08

EVOLUÇÃO DA CONTROLADORIA COMO INSTRUMENTO DE CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS ATIVIDADES o As atividades da controladoria tornaram-se fatores vitais para o controle e planejamento a médio e longo prazos de qualquer organização; o Competitividade dos negócios, a globalização globalização, a crescente preocupação com a ecologia, corrupção, os aspectos sociais, corrupção sociais entre outras.

EVOLUÇÃO DA CONTROLADORIA COMO INSTRUMENTO DE CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS ATIVIDADES (Cont.) o Apoiar e fornecer subsídios para os diversos gestores no planejamento e controle das atividades operacionais, comerciais, financeiras, administrativas, tributarias etc. o Qualidade das informações e segurança para os acionistas.

EVOLUÇÃO DA CONTROLADORIA COMO INSTRUMENTO DE CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS ATIVIDADES (Cont.) o Só é possível afirmar que há um efetivo controle se as respostas forem afirmativas nas seguintes peruntas:: peruntas São conhecidas a origem de cada ingresso de recursos e destino de cada saída? As receitas e as despesas estão dentro dos valores e limites esperados?

EVOLUÇÃO DA CONTROLADORIA COMO INSTRUMENTO DE CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS ATIVIDADES (Cont.) Os desvios nesses parâmetros são de rápido conhecimento dos gestores responsáveis? Sao tomadas providências para corrigir tais desvios? Os sistemas de informações existentes permitem o adequado registro e acompanhamento das tomadas de decisões?

EVOLUÇÃO DA CONTROLADORIA COMO INSTRUMENTO DE CONTROLE E GERENCIAMENTO DAS ATIVIDADES (Cont.) Qual o significado de controle? controle O conhecimento da realidade e a comparação com o que deveria ser, com o objetivo de constatar o mais rápido possível as divergências e suas origens e tomar as devidas providencias,

ESTRUTURAÇÃO DA CONTROLADORIA Deve estar ligada aos sistemas de informações necessárias a gestão, tanto dos aspectos rotineiros como dos gerenciais e estratégicos. • Contábil e fiscal

• Planejamento e controle

ESTRUTURAÇÃO DA CONTROLADORIA

FUNÇÕES DA CONTROLADORIA No contexto da administração financeira, a Controladoria serve como órgão de observação e controle da cúpula administrativa, administrativa preocupando-se com o desempenho dos vários departamentos no exercício de suas atividades. Estabelecer, coordenar e manter um plano integrado para o controIe das operações; Revisar e analisar os objetivos e métodos de todas as áreas da organização, organização sem exceção.

FUNÇÕES DA CONTROLADORIA (Continuação) Segundo Kanitz, as funções da controladoria podem ser resumidas como: Informação: sistemas contábil-financeirogerenciais; Motivação: Efeitos do sistema de controle sobre o comportamento; Coordenação: visa centralizar informações para o processo de tomada de decisões;

FUNÇÕES DA CONTROLADORIA (Continuação) Avaliação: interpreta fatos, informações e relatórios. Planejamento: planos e objetivos; Acompanhamento: Verifica e controla a evolução e o desempenho dos planos traçados;

PROJETO DA CONTROLADORIA DO GRUPO ESTADO

Gerenciamento Matricial de Despesas FUNDAÇÃO DOM CABRAL – MG SINTESE DO PROJETO
Desenvolvimento de um processo de diagnóstico, avaliação e transferência de

melhores práticas na

administração dos custos e despesas das Unidades de Responsabilidades (UR (UR´´s) do Grupo Estado.

Case - Gerenciamento Matricial de Despesas

Objetivos do Projeto


Redução de despesas mediante identificação e aplicação das melhores práticas;
Conhecimento

detalhado dos gastos;


Estabelecimento de
Melhoria da

metas;

qualidade de informações para

decisões;
Implementação de mudanças e/ou

processo.

melhorias no

Case - Gerenciamento Matricial de Despesas

Principais atividades do projeto
Diagnóstico da situação atual;
Metodologia de avaliação;
Reavaliar os Pacotes de Despesas e indicadores operacionais;
Benchmarking com outras empresas;
Estabelecer cronograma de atividades e critérios para cobrança dos resultados;
Divulgação dos objetivos pela alta direção da empresa.

Case - Gerenciamento Matricial de Despesas Curva ABC dos Pacotes de Despesas

PACOTES DE DESPESAS PACOTE Remunerações + Encargos Papel Comissões e Prêmios de Vendas Promoção e Propaganda Serviços de Colaboradores Benefícios Sociais Utilidades / Manutenção Serviços de Terceiros Comunicações Materiais / Prêmios de Seguros Viagens e Conduções Aluguéis e Leasing Hardware e Software TOTAL

out/04 R$ R$ mil

% %

44% 122.934 17% 47.740 10% 29.120 5% 15.302 5% 15.139 4% 11.371 3% 9.280 3% 8.536 2% 5.887 2% 4.365 1% 3.642 1% 3.509 1% 2.380 279.205 100%

Gerenciamento Matricial de Despesas Indicadores Operacionais

PARÂMETRO

PACOTES / CONTAS UTILIDADES / MANUTENÇÃO Consumo de energia elétrica

INDICADOR

M²

Desp UR / M²

Consumo de água

Qtd Funcionários

Desp UR / Qtd Funcionários

Manutenção Mecânica

Desp Depreciação

Desp UR / Desp Depreciação

Manutenção Móveis e Utensílios

Qtd Funcionários

Desp UR / Qtd Funcionários

Qtd Funcionários

Desp UR / Qtd Funcionários

Telefonia Celular

Valor limite estabelecido

Desp UR / Valor Estabelecido

Satélites e Links

Usuários / Clientes

Desp UR / Usuários

Correios/Telegramas/Malotes

Qtd Funcionários

Desp UR / Qtd Funcionários

COMUNICAÇÕES Telefonia Comum

Gerenciamento Matricial de Despesas TO ACT
Apresentar os resultados obtidos e as melhores práticas.
Divulgar as particularidades das UR’s e redefinir os indicadores operacionais, se necessário.
Propor políticas, normas e padrões, a nível corporativo.
Reconhecer os colaboradores pelos melhores resultados.

TO CHECK
Avaliar os resultados obtidos
Identificar as melhores práticas entre as UR´s.
Avaliar as particularidades de cada UR.
Avaliar a aplicabilidade dos indicadores operacionais.

TO PLAN
Identificar os Pacotes de Despesas.
Definir os Indicadores Operacionais.
Definir o coordenador, equipes de patrocinadores, responsáveis e apoio.
Elaborar cronograma de atividades, bem como treinamento de pessoal.
Definir sistema de controle e acompanhamento.

TO DO
Pesquisar e estabelecer parâmetros e indicadores para avaliação dos pacotes de despesas.
Divulgar internamente o objetivo do projeto e o apoio da alta direção da empresa.
Fazer reuniões periódicas de avaliação
Implementar o sistema de controle e acompanhamento.
Realizar treinamentos.

PAPEL DA CONTROLADORIA NO PROCESSO DE GESTÃO O processo decisório é influenciado pela atuação da Controladoria por meio das informações de planejamento e controle. No planejamento estratégico, estratégico cabe ao controller assessorar o principal executivo e os demais gestores na definição estratégica, fornecendo informações rápidas e confiáveis sobre a empresa. No planejamento operacional, operacional cabe a ele desenvolver um modelo de planejamento baseado no sistema de informação atual.

CARACTERISTICAS DA FUNÇÃO DO CONTROLLER Podem ser vistos em anúncios que recrutam finance controller, planting controller, senior controller, controller para unidades de negócios, diretor ou gerente de Controladoria. Devido a sua importância como órgão de controle e assessoria, o controller deve ser um profissional de assessoria alto nível na empresa. Ele deve ter uma visão proativa, permanentemente dirigida para o futuro. Interpretar dados, traduzir desempenho, avaliar problemas, conselheiro, imparcial e justo, vender idéias.