2016112611255800012945_isys6310 _ Tp2 _ Week 8 _ Session 12.doc

Tugas Personal ke-2 Minggu 8 – Sesi 12 (The Risk Management Plan)

1. Carilah sebuah artikel yang menggambarkan kegagalan proyek IT. Buat intisari dari artikel tersebut! Jelaskan IT Project Risk Framework pada proyek tersebut! Sertakan sumber referensinya! (Minimal 1 halaman paper A4) Proyek ini adalah Proyek pembangunan website resmi Dewan Perwakilan Rakyat Republik Indonesia (DPR-RI). Kegagalan proyek tersebut dapat diuraikan berdasarkan beberapa tolak ukur. Berdasarkan tolak ukur pertama, dapat dipastikan bahwa pelaksanaan proyek tersebut berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. Karena sesuai dengan peraturan yang ada dalam pengadaan barang dan jasa instansi pemerintah, proyek harus dilaksanakan tepat waktu. Apabila melampaui batas waktu yang telah ditentukan, maka akan dikenakan sanksi terhadap penyedia barang/jasa. Selama ini tidak pernah terdengar bahwa proyek tersebut mengalami keterlambatan. Berdasarkan tolak ukur kedua, dapat dikatakan sebenarnya proyek ini juga berhasil karena tidak melebihi pagu yang telah ditentukan. Namun dilihat dari kelayakan secara umum, proyek ini sangat tidak layak dilakukan melihat dari ukuran finansialnya. Nilai pemeliharaan proyek yang mencapai Rp. 8,4 M/tahun, Pemeliharaan situs Rp 1,3M/tahun, serta pengembangan sistem yang mencapai angka Rp 12 M sangat layak dipertanyakan. Dilihat dari biaya yang telah dikeluarkan, maka dapat dikatakan bahwa website tersebut adalah website termahal yang ada di dunia. Padahal apabila dilihat dari fitur website tersebut yang kebanyakan hanya berisi berita dan peraturan yang bisa diunduh, tentu nilai tersebut sangat tidak pantas. Berdasarkan tolak ukur ketiga, proyek bisa dikatakan gagal. Mungkin kita masih ingat tentang insiden yang pernah terjadi ketika anggota komisi VIII DPR-RI melakukan studi banding ke Australia. Ketika diminta alamat email, maka salah satu staf memberikan alamat email gratis yang biasa kita gunakan sehari-hari, yaitu email Yahoo. Tentu saja hal tersebut menjadi bulan-bulanan media massa di tanah air, karena DPR-RI sendiri telah memiliki webmail yang bisa digunakan oleh anggotanya. Sehingga webmail tersebut menjadi sia-sia apabila tidak digunakan semaksimal mungkin. Dari sudut pandang tersebut, dapat disimpulkan bahwa sebenarnya wemail yang juga tercakup dalam proyek website tersebut tidak dibutuhkan oleh penggunanya, yaitu anggota DPR RI serta pihak yang bersewang seperti Sekjen DPRRI. Berdasarkan uraian yang telah disebutkan diatas, maka dapat kita simpulkan bahwa proyek tersebut gagal dilihat dari sisi biaya yang telah dikeluarkan serta ISYS6310 – Information System Project Management

manfaatnya bagi user. Dengan mengacu pada PMBOK, dapat dibentuk sebuah framework dari manajemen resiko untuk pengembangan IT tersebut. Framework tersebut mempunyai tahapantahapan yang dapat dijabarkan sebagai berikut : 1. Menganalisis kebutuhan fungsional (functional requirements) Suatu software diharapkan bisa melaksanakan fungsi organisasi secara terintegrasi membutuhkan analisis kebutuhan fungsional yang baik dengan melibatkan semua pengguna (user) dan stakeholder. Kemampuan menganalisis kebutuhan fungsional sangat mendukung kesuksesan dari implemetasi sebuah pengembangan software. Implementasi aplikasi dari pengembangan software ini harus sejalan dengan proses bisnis, proses engineering dan pemilihan dari solusi perangkat teknologi informasi (information technologyIT) nya. 2. Menentukan cakupan (scope) dari proyek pengembangan software dan membuat WBS (Working Breakdown Structure). Berdasarkan analisis kebutuhan fungsional yang telah ditentukan bersama antara developer, user dan stakeholder, maka desain sistem informasi akan dapat menghasilkan scope dari proyek pengembangan software yang akan dikerjakan. Klasifikasi dari pekerjaan diwujudkan dalam berbagai modul atau sub-modul akan dituangkan dalam sebuah WBS. 3. Mengidentifikasi paket atau bagian pekerjaan yang beresiko. Semua jenis pekerjaan dalam pengembangan software yang tertuang dalam WBS ini akan diidentifikasi bagian mana saja yang beresiko, baik resikonya terhadap waktu, biaya maupun kualitas dari pengembangan software ini. Penentuan jenis atau bagian pekerjaan yang mempunyai resiko ini melibatkan pengambil keputusan sesuai dengan fungsinya (misalnya pimpinan, staf IT). 4. Mengidentifikasi event atau kejadian yang dapat mengakibatkan terjadinya resiko. Identifikasi kejadian yang dapat mengakibatkan terjadinya resiko, sebaiknya diidentifikasi berdasarkan konsensus bersama antara developer dan staf atau executive IT dari pengguna sistem. 5. Menganalisis kemungkinan (probability) resiko dan dampak keparahan (severity) dari resiko. Analisis resiko dilakukan dengan menggunakan ‘Risk Mapping’ yang berupa table matriks probability versus severity yang digunakan untuk menentukan probability terjadinya resiko dan severity dari semua resiko kejadian yang sudah teridentifikasi sebelumnya. Semakin tinggi tingkat probability semakin mungkin resiko itu terjadi, dan semakin tinggi tingkat severity berarti semakin parah akibat yang terjadi dari resiko tersebut. Probability dan severity ini dianalisa menggunakan tools yang kualitatif maupun kuantitatif bersama dengan keterlibatan aktif dari stakeholder dan penilaian dari para pakar (expert judgement). 6. Mengembangkan perencanaan manajemen resiko. Perencanaan manajemen resiko ini dievaluasi kontribusinya dalam mengurangi dampak resiko yang akan terjadi. Tanggapan atas resiko ini hanya dilaksanakan bila terjadi pengurangan resiko secara substansial. ISYS6310 – Information System Project Management

7. Memonitor dan mengontrol resiko yang terjadi saat implementasi. Perencanaan manajemen resiko menyarankan berbagai macam strategi, tergantung pada probability dan severity menurut persepsi para stakeholder. Pada saat pengerjaan proyek dibutuhkan mekanisme kontrol dinamis untuk membuat keputusan secara cepat apabila ada resiko yang benar-benar terjadi. Source :https://www.pdfcoke.com/doc/97177487/Contoh-5-Proyek-TI-Yang-Gagal

2. Berdasarkan artikel yang diperoleh di No.1, apakah Anda berhasil mengidentifikasi known risk, known-unknown risk, dan unknown-unknown risk? Berikan penjelasan Anda!  



Known risk adalah resiko yang diketahui adalah suatu peristiwa atau kejadian yang telah diidentifikasi dan dianalisis untuk perencanaan yang lebih baik dan memungkinkan. Known-unknown risk adalah resiko yang tidak diketahui namun dapat direncanakan terlebih dahulu sebelum permasalahan terjadi. Beberapa pihak memutuskan untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko sementara. Namun hsil akhirnya tidak jelas, sehingga setelah itu kita hanya bisa bersiap untuk menanggapi hasil baik atau buruk yang akan terjadi. Contoh dari known-unknown risk adalah : a. Pada awal proyek, kita mulai mengidentifikasi, mengelola, dan menganalisis bahwa ada modul laporan, namun kita belum mengetahui apa yang ada di dalam modul tersebut. Unknown-Unknown risk Unknown risk adalah resiko yang tidak diketahui. Resiko ini adalah dari kejadian yang tidak diketahui dan tidak dapat dikelola secara proktif. Resiko ini tidak dapat diantisipasi dan tidak dapat dihindari.

3. Apakah di dalam artikel yang Anda temukan di No.1 diketahui adanya contingency plan? Berikan penjelasan Anda! Contingency Plan (CP) merupakan proses keseluruhan untuk mempersiapkan atas kejadian yang tidak terduga. Tujuan utama perencanaan ini adalah untuk meminimalisasi biaya yang dikeluarkan serta dampak yang terjadi akibat kejadian yang tak terduga. Ada 4 komponen tahap dalam CP, antara lain: a. Business Impact Analysis Pada komponen tahap ini, tim CP dilengkapi dengan informasi dan tantangan yang mereka hadapi. Setiap informasi yang diperoleh akan diidentifikasi dan dibuat perencanaan per setiap unit bisnis untuk mengembangkan skenario kesuksesan organisasi. Setelah skenario selesai, maka dilakukan tindakan lanjut untuk menanggapi kejadian tak terduga untuk selanjutnya dilakukan analisis biaya, perencanaan lanjut, ISYS6310 – Information System Project Management

serta hasil yang mungkin terjadi sebagai evaluasi organisasi di masa mendatang. b. Incident Response Plan Tahap ini bertujuan untuk menganalisis aktivitas sebagai deteksi dan antisipasi atas efek yang terjadi akibat dari kejadian yang tak terduga. Pada komponen tahap ini dilakukan pengukuran yang dilakukan ketika kejadian, lalu dibandingkan dengan kondisi sesudah dan sebelum kejadian. Tim juga diharapkan dapat merencanakan dan mendeteksi respon serta aksi yang harus dilakukan untuk menanggapi kejadian tersebut. c. Disaster Recovery Plan Tahap komponen dimana perencanaan dilakukan atas antisipasi dan persiapan dari kejadian yang tak terduga. Pada tahap ini disusun skenario lanjut mulai dari proses yang paling penting bagi organisasi, serta melakukan restorasi sistem dan data penting perusahaan. Tahap ini juga menyiapkan kebijakan yang mengandung elemen-elemen seperti misalnya ruang lingkup, kebutuhan sumber daya, pelatihan, maintenance, dll. d. Business Continuity Plan Tahap ini bertujuan untuk memastikan bahwa bisnis akan dapat tetap berjalan apabila terjadi kejadian yang tak diinginkan. Pada tahap ini dianalisis strategi berkelanjutan untuk masa mendatang serta manajemen resiko dan krisis atas respon kejadian tersebut.

ISYS6310 – Information System Project Management