2016051816410000009696_isys6300 - Tk2 - W5 - S7 - R0 (2).docx

Tugas Kelompok ke - 2 Minggu 5 / Sesi 7

1.

Mengapa sebuah organisasi perlu mempersiapkan dokumentasi sistem ? apa tujuan adanya dokumentasi sistem untuk sebuah organisasi ? Jelaskan !

2. Jelaskan informasi yang dapat diperoleh dan fungsi dari setiap bentuk dokumentasi sistem berikut ini : a. Process Map b. Context Diagram c. Physical data flow diagram d. Logical data flow diagram e. Systems Flowchart

3. Jelaskan tujuan utama dan implikasi strategis dari siklus pendapatan !

1. Didalam suatu organisasi untuk mencapai kesejahteraan adalah hal yang sangat penting, menujukan bahwa revenue cycle sudah dikelola dengan baik dan terkendali, biasanya department Sales dan accounting unit organisasi yang memiliki tanggung jawab utama untuk revenue cycle, sales muara utama semua aktivitas organisasi, dan titik kontak customer yang paling intensif, suatu penjualan akan hilang jika customers dihadapkan dengan proses penjualan yang tidak memadai atau implementasi penagihan yang tidak benar,kerugian yang mungkin pada masalah pengiriman tidak akurat, tepat waktu dan terkontrol dengan baik. Reveue cycle tidak memadai atau kegagalan untuk mengumpulkan pendapatan, dapat menyebabkan penurunan

penjualan, kesulitan arus kas dan, dalam kasus terburuk, potensi kebangkrutan atau penghentian kegiatan bisnis. Kesimpulannya efek dari revenue cycle (siklus pendapatan) adalah suatu rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan serta menagih kas sebagai pembayaran dari penjual tersebut.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

Diantara unit unit organisasi yang paling terlibat dalam Revenue cycle yang ditunjukkan pada gambar.sbb :

Managing Director

Director Marketing

Director Sales

Manager Inventory Control

Marketing Manager

Sales Manager

Spv. Accounting

Purchasing

Spv. Sales

Staff Accounting

Assistant Manager Marketing

Receiving

Director Administration

Director Finance or Accounting

General Manager

Finance Manager

Manager Adm

Spv. Adm

Director Logistic

Tax Planning

Storage

Maintain Account

Production

Budgeting

Shipping

Staff. Adm

Update Accounting Records

Supervisor Marketing Promotion/Advert ising

Sales staff/Sales order Customer Service

Marketing staff

Strategic imlplications of the revenue cycle yang terpenting; achieved sales dan aktivitas lain didalam sebuah perusahaan demi kelangsungan hidup dan berkembang perusahaan tidak hanya harus tetap menguntungkan (yaitu pendapatan harus melebihi biaya), namun harus mampu mencapai arus kas positif. Pendapatan juga suatu control yg dapat memberikan keunggulan kompetitif dengan menyediakan tingkat layanan pelanggan yang unggul, dimana pada gilirannya peluang untuk mempertahankan harga produk yang lebih tinggi,serta alternatif dari

ISYS6300 – Business Process Fundamental

keunggulan kompetitif adalah potensi untuk mengendalikan biaya yang diberikan dengan memastikan bahwa revenue cycle/siklus pendapatan efisien dan effective. Idealnya, keduanya menggunakan keunggulan kompetitif ini akan direalisasikan secara bersamaan, dengan revenue cycle/siklus pendapatan yang efisien dan efektif menjamin tingkat kualitas layanan pelanggan dengan biaya rendah, namun pada kenyataannya tujuan ini sering terbukti tidak sesuai, dengan siklus pendapatan, karena strategi perusahaan, sifatnya harus melindungi dan membimbing semua process design bisnis. Revenue cycle /siklus pendapatan yang selaras akan sama sama membangun bersama strategi organisasi, dan kompatibel dengan tujuan organisasi, visi misi dan budaya.

4. Jelaskan aktivitas utama dari siklus pendapatan dan bagaimana hubungan dari masingmasing aktivitas tersebut ?! 5. Sebutkan dan Jelaskan risiko utama dari siklus pendapatan ! Mendefinisikan resiko utama dari revenue cycle, umumnya terkait dengan meliputi otorisasi atau akurasi kontrak penjualan dengan customer. perusahaan harus memastikan harga diambil dengan benar mengikuti kebijakan harga penjualan,atau perusahaan tidak ingin order penjualan akan diterima tanpa sepengetahuan manajemen atau untuk diterima dengan harga atau istilah yang melanggar hukum serta peraturan pemerintah, maka dari itu perusahaan harus meninjau bagaimana kredit diberikan kepada customer yang mewakili risiko kredit dapat diterima ke perusahaan. Ketika perusahaan memberikan layanan atau jasa pengiriman, maka harus memastikan bahwa barang-barang tidak disampaikan kepada pihak yang salah, atau kuantitas yang salah dari barang atau jasa dapat dikirimkan atau disampaikan. sebuah skema penggelapan umum adalah dengan menggunakan pengiriman atau jasa fiktif atau tidak valid.

Itu jika barang tersebut benar-benar ditagih di tempat pertama. ada kemungkinan bahwa produk yang dijual mungkin tidak awalnya dicatat dan dilaporkan catatan penjualan mungkin akan hilang dan karena itu tidak untuk ditagihkan.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

6. Bacalah soal kasus dibawah ini, dari kasus tersebut anda diminta untuk menjelaskan tentang alur proses yang terjadi dengan menggambarkan : a. Diagram Konteks ! b. Logical DFD level 0! c. Physical DFD ! d. Systems Flowchart !

a. INA ONLINE – Proses Pemesanan Barang Pada waktu malam setiap hari, di halaman website sudah muncul barang-barang yang tersedia untuk dijual. Pelanggan melihat website dan jika mereka menginginkan membeli barang untuk hari tersebut, mereka dapat memilih tombol “purchase” yang tersedia. Ketika tombol itu ditekan, tampilan “login” akan muncul dan pelanggan dapat masuk dengan memasukkan username dan password. Pelanggan baru dapat melakukan registrasi terlebih dahulu pada tampilan “new customer” dengan memasukkan nama, alamat, beserta data diri lainnya untuk dapat login pada website tersebut, sehingga banyak pelanggan baru yang bergabungan pada INA. Setelah pelanggan berhasil masuk pada website, mereka dapat melihat tipe barang apa saja yang ditampilkan dengan jumlah barang yang tersedia, serta dapat memilih metode pembayaran yang tersedia. Setelah itu, pastikan barang yang akan dibeli telah diinput dan disimpan pada sistem sesuai dengan tipe barang yang diinginkan dan jumlah barang yang akan dibeli. Total biaya atas barang yang dipesan akan dihitung dan ditampilkan pada sistem. INA menyediakan metode pembayaran lewat kartu kredit atau PayPal, dan kebanyakan pelanggan memilih untuk membayar lewat Kartu Kredit. Setelah pelanggan melakukan pembayaran, rincian data pembayaran akan dikirimkan ke bank untuk dilakukan verifikasi.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

b. INA ONLINE – Proses Pengambilan, Pengepakan, dan Pengiriman Barang Setiap hari pukul 7 pagi, sistem secara otomatis mencetak setiap detail data pelanggan dan alamat pengiriman untuk setiap pelanggan yang melakukan pembelian barang pada hari sebelumnya. Sistem akan mengeluarkan cetakan label untuk setiap pelanggan dan menghitung jumlah pembayaran serta jumlah barang yang akan dibungkus dalam gudang. Barang akan dikirimkan dengan menggunakan tas pos empuk yang dibeli dalam jumlah yang banyak dan pengepakan barang ini sudah termasuk dalam pengiriman prabayar. Petugas gudang akan membawa setiap label pengiriman dan laporan pemesanan pada jam 9 pagi setiap hari lalu mengumpulkan tas ongkos kirim prabayar dari petugas ruang surat untuk mengepak barang pesanan harian. Setelah petugas gudang mengumpulkan tas pos dan label, paket barang siap untuk dikirimkan. Setiap label pengiriman tertera nama dan alamat pelanggan, serta jumlah yang tertera di pojok kanan bawah yang menunjukkan berapa banyak barang yang termasuk dalam setiap pesanan, kebanyakan pesanan untuk satu atau dua item barang. Petugas gudang akan mengepak barang satuan ke dalam tas prabayar kemudian akan disegel serta ditempel label pengiriman pada tas prabayar tersebut. Jika tidak cukup untuk mengisi semua barang, maka petugas gudang akan memberitahu pemasok melalui telepon dan meminta lebih banyak tas sesuai dengan kebutuhan barang yang akan dikirim untuk menutupi kekurangan yang ada. Jika ada barang yang tersisa, petugas gudang memberitahukan kepada manajer penjualan secara lisan mengenai jumlah barang yang keluar, dan barang sisa tersebut terkunci dengan aman dalam lemari yang terletak diruang pengepakan. Setelah pengepakan barang telah selesai , petugas pengiriman akan menghubungi petugas post untuk meminta datant dan mengambil serta mengumpulkan barang yang akan dikirimkan kepada pelanggan. Petugas pengiriman akan meninggalkan barang-barang tersebut untuk dikemas di dermaga pengiriman untuk dikumpulkan oleh kurir pos.

c. INA Online – Proses Penerimaan dan Pencatatan Pembayaran Ketika menu pembayaran Kartu Kredit telah dipilih oleh pelanggan, website akan menampilkan tampilan rincian untuk di cek oleh pelanggan mengenai alamat pengiriman serta alamat pembayaran apakah sudah benar, jika alamatnya belum sesuai maka pelanggan dapat mengubah alamat yang benar. Setelah rincian alamat telah selesai diinput dan disimpan, layar akan menampilkan konfirmasi sekali lagi atas data yang telah dimasukkan. Setelah pelanggan melakukan verifikasi atas alamat yang diinput sudah benar, maka layar akan menampilkan data pembayaran melalui kartu kredit yang dipilih oleh pelanggan. Pelanggan akan memasukkan nomor kartu kredit, dan jika nomor kartu kredit yang dimasukkan kurang dari 10 digit, pemesanan tidak dapat diproses dan akan muncul pesan error. Jika nomor kartu kredit telah dimasukkan dengan 10 digit nomor, sistem akan mengecek nomor kartu kredit tersebut apakah terdaftar atau tidak dan data alamat penagihan ke bank, dimana sistem akan

ISYS6300 – Business Process Fundamental

memverifikasi informasi kartu dan mengirim pesan untuk menunjukkan apakah pembayarn telah berhasil diproses atau tidak. Setelah pembayaran telah diverifikasi, pelanggan akan disajikan dengan tampilan layar yang berisi bahwa mereka telah berhasil membeli barang hari ini.

Context diagram in INA online

Customer

Production Cycle

Revenu Cycle

HR Cycle

Bank Courier Finance Cycle

Penjelasan : Suatu proses yang menggambarkan ruang lingkup suatu sistem.pada INA online context diagram ini merupakan level tertinggi dari data flow diagram (DFD) yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. context Diagram akan memberi gambaran tentang keseluruan sistem, sehingga sistem yang ada dibatasi oleh pembatas (boundary) yang dapat digambarkan

dengan garis putus-putus. didalam context diagram hanya ada satu proses dan tidak boleh ada data store.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Pada Sistem INA Belanja Online terdapat 3 entitas yang berperan penting. Berikut adalah peran-peran pada masing-masing entitas:

Admin dapat mengetahui data visitor dan customer yg telah terdaftar pada system.admin dapat melakukan insert, update, dan delete data visitor dan customer pada system. Customer Customer dapat melakukan registrasi pada system. Customer dapat melakukan pembelian product secara online. Customer dapat mengetahui product yang dijual pada system. Customer akan mendapatkan konfirmasi setelah melakukan pembayaran product sebagai tanda bukti. Pemimpin/Management Mengetahui segala transaksi yang terjadi pada system Entitas eksternal Financial Cycle mendapatkan invoice/tagihan dan rincian pembayaran.

Diagram Level 0 logical DFD Seller/administrator

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Website Management

Update website

Sell/Purcha se

Register/Upda te Personal

User manageme

Buyer

View Website Information

Visitor

Penjelasan Menunjukan semua proses utama pada INA online yang menyusun keseluruhan sistem. level ini juga menunjukan komponen Internal dari Proses 0 serta mengindikasikan bagaimana proses-proses utama untuk direlasikan menggunakan data flow atau tabel dari database. serta pada bagian ini juga menunjukkan semua proses terhubung dengan entitas eksternal dan data store.

Physical DFD INA Online.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Data Order (5)

Customer

Customer

Customer and order data (1)

Data Payment (6)

2.0 2.0 Complete Complete payment payment Data Payment detail (4)

1.0 Computer Computer

Payment Payment System(Bank,Credit system(Bank, Credit card,Patpal) card, Paypal)

Data Delivery (8)

Saving order (2)

Confirmed order

Confirmed Order

(3) (7)

Warehouse officer Warehouse

officer Confirmed

Confirmed Payment Payment

Penjelasan : Menunjukan bagaimana rules dari suatu system diterapkan. oleh INA online dalam bentuk DFD Physical, menggambarkan suatu system yang sudah ada, dari keuntungan bentuk ini adalah proses suatu system yang ada akan lebih dapat digambarkan dengan jelas dan dapat dikomunikasikan dengan lebih mudah kepada user system sehingga akan mempermudah programmer di dalam menganalisis system maupun memperoleh gambaran yang jelas kemana saja arahnya.

Systems flowchart

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Start

Click Sell it to me button

Display login page

If username !=exisist

Display registration page

Input name and address detail

Input username and key or password No

If username && password == valid

Yes

Login Success

Input number of products

End

Display total order

Payment

Order system flowchart

ISYS6300 – Business Process Fundamental

If payment method==credit card

Display shipping and billing address detail

If address != true

No

Click checkout option

yes

Click update me button

Display credit card data form

Display error message

yes

Input all of credit card data including the customer key

Click confirm button

If credit card number < 10 diigits

No

Payment proccessing and successfull

Payment flowchart

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Start

Display name and shipping address Who purchase yesterday

If product < request

yes

Call supllier

no

If product left over

yes

Notify left product number to sales manager

no

Packed product

Calls Australia post to collect goods

End

Delivery system flowchart Penjelasan : INA online menggunakan diagram flowchart sebagai alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi.semua aktivitas bisnis yg terjadi dari ulu ke ilir.

Referensi : Accounting Information System understanding business process 4th edition Brett considine Alison parkess Karin olesen Yvette blount derek speer Lecture PPT

ISYS6300 – Business Process Fundamental

ISYS6300 – Business Process Fundamental