14 Tips Voor De Selectie Van Het Beste Webbedrijf

Media Mates presenteert:

14 tips voor de selectie van het beste webbedrijf Door Yves Roelens 7 augustus 2006

Steeds meer bedrijven willen professioneel op het internet aanwezig zijn. Er zijn echter letterlijk honderden webbouwers op de markt aanwezig. Hoe maakt u de juiste keuze uit een myriade van aanbieders? De analyse en het vergelijken van commerciële voorstellen is een zeer delicate taak. Waarop baseert u uw oordeel? Wat zijn de valkuilen? Kan het webbureau datgene realiseren waar u nood aan hebt? In dit bundeltje bieden wij u 14 tips uit de praktijk die u aardig op weg helpen. Met deze tips kiest u weloverwogen de juiste partner voor het opzetten van uw webproject.

Astridlaan 17 – 8760 Meulebeke Tel. 051 570 830 – Fax 051 570 829 [email protected] – www.mediamates.be Copyright © 2006, Media Mates bvba. All Rights Reserved.

1 m e d i a

m a t e s

Inhoudstabel

1.

Een webbureau moet een uitgesproken visie hebben

2.

Overschat de portfolio van de webbouwer niet als teken van kwaliteit

3.

Professionals tonen u hun projectplan

4.

Sta stil bij het grafisch en technisch ontwerp

5.

U moet uw website gemakkelijk zelf kunnen beheren

6.

Wat betekenen service en onderhoud?

7.

Krijgt u een opleiding?

8.

Wat kost de hosting van uw website?

9.

Eis de intellectuele rechten van uw systeem op

10.

Koop Slim; hecht meer waarde aan een helder investeringsoverzicht dan aan de botte totaalprijs

11.

Hebt u een professional voor u?

12.

Spreek enkel met een complete webbedrijven

13.

De grootte van een webbedrijf en het aantal jaren dat het reeds op de markt is, zijn geen absolute garanties voor kwaliteit

14.

De vriendschapsfactor

Astridlaan 17 – 8760 Meulebeke Tel. 051 570 830 – Fax 051 570 829 [email protected] – www.mediamates.be Copyright © 2006, Media Mates bvba. All Rights Reserved.

2 m e d i a

m a t e s

1.

Een webbureau moet een uitgesproken visie hebben

Zomaar iets ontwikkelen omdat de klant het zo wil, mag nooit een optie zijn. De klant is een expert in zijn branche maar is meestal geen internetspecialist. Het is de taak van het webbedrijf om de expertise van de klant naar het internet te vertalen en er zijn doelstellingen waar te maken. Hoe onthult u de visie van een webbouwer? Neem een kijkje in het lastenboek dat hij u voorschotelt. Is dit lastenboek gewoon een offerte van 10 bladzijden waarvan de helft bijlagen zijn? Een lastenboek is nochtans een document dat elk onderdeel van uw project gedetailleerd in kaart moet brengen. U moet er het onderdeeltje ‘visie’ zeker in terug vinden. Bestudeer ook even de modules die het bureau reeds heeft ontwikkeld. Vraag na hoe en uit welk oogmerk de technologie is opgebouwd. Waarom is zijn technologie beter dan die van ander aanbieders? Kan het webbedrijf de noodzaak van haar producten articuleren? Kan het webbureau zich inleven in uw bedrijfsfilosofie? Vele webbouwers hebben een rugzak vol technische taal over hun producten die ze met zwier naar uw hoofd slingeren. Ze beginnen echter te stotteren wanneer u hen om specifieke oplossingen vraagt voor kritische vraagstukken binnen uw business.

2.

Overschat de portfolio van de webbouwer niet als teken van kwaliteit

Een eerste aanknopingspunt om te proeven van wat een webbouwer te bieden heeft is een bezoekje brengen aan zijn online portfolio. Meestal vindt u daar een bundeling van zijn realisaties. Bestudeer de websites aandachtig. Beoordeel zeker de volgende parameters: • • •

Is de website grafisch geslaagd? Is de website gebruiksvriendelijk (usability)? Is de inhoudsstructuur intuïtief en ondersteund door een goede navigatie?

Veel webbouwers pakken uit met sterke verhalen over strategie en functionaliteit. Hun referenties ontbreken echter elke spoor van hun bepleite filosofie. Relativeer de waarde van een portfolio als bewijs van een kwalitatieve dienstverlening. Uw oordeel over een portfolio is immers altijd subjectief getint. Vele websites zijn gemaakt op het oog van het betreffende bedrijf en zijn doelgroep. Ook het beschikbare budget speelt steeds een rol naar eindresultaten toe. De beste manier om een helder en eerlijk zicht te krijgen op de servicekwaliteit van een webbouwer is gewoon een paar van zijn klanten contacteren. Webbouwers die overtuigd zijn van hun dienstverlening zien daar absoluut geen graten in. Trouwens, tevreden klanten doen u graag hun verhaal. Vraag hen ronduit of ze tevreden zijn, hoe de samenwerking is verlopen, hoe de relatie met hun webbureau is, hoe snel het reageert op hun vragen en of de webbouwer af en toe eens hun website naziet en betrokkenheid toont door hen regelmatig spontaan te contacteren. U zult het merken: de kwaliteit van de dienstverlening is gelegen in de relatie tussen het bedrijf en de webbouwer. Weet dat ‘liefde/haat verhoudingen’ tussen bedrijven en hun webbureau koek van alle dag is. Oppassen dus!

Astridlaan 17 – 8760 Meulebeke Tel. 051 570 830 – Fax 051 570 829 [email protected] – www.mediamates.be Copyright © 2006, Media Mates bvba. All Rights Reserved.

3 m e d i a

m a t e s

3.

Professionals tonen u hun projectplan

U wilt absoluut vermijden dat wanneer uw website bijna is afgewerkt u moet vaststellen dat het project totaal niet aan uw verwachtingen beantwoordt. Vraag daarom altijd om een projectplan. In deze planning leest u wanneer welke onderdelen klaar moeten zijn. U weet ook wanneer u wat mag verwachten en wanneer u materiaal moet aanleveren. De planning moet ook communiceren wat de gevolgen zijn van het later aanleveren van materiaal. Naast een overzicht van hoe het project in de tijd verloopt, bevat een projectplan dus ook deadlines voor het aanleveren van informatie, belangrijke mijlpalen en een overzicht van wat er precies zal worden opgeleverd. Andere belangrijke stappen in het projectplan zijn onder andere uw bedrijfsdoelstellingen verfijnen, het voorstellen van enkele strategische concepten, het bespreken van de database en de vormgeving, het ontwerp van enkele grafische designs waaruit u kan kiezen…

4.

Sta stil bij het grafisch en technisch ontwerp

Grafisch gezien spelen enkele factoren een hoofdrol. De ‘usability’ van uw website is veruit de belangrijkste. Usability is de mate waarin een product door specifieke gebruikers in een bepaalde gebruikersomgeving kan worden ingezet om vooropgestelde doelen effectief, efficiënt en naar tevredenheid te bereiken. Inderdaad, effectiviteit, efficiëntie en naar tevredenheid van de gebruik zijn de sleutelbegrippen wanneer men spreekt over de usability van een website en andere internetapplicaties. Leggen de offerte en het lastenboek van uw webbouwer voldoende nadruk op usability? De gebruiksvriendelijkheid vertegenwoordigt – veel meer dan stijl en animatie – uw merkcommunicatie! Een andere belangrijke grafische aandachtspunt is de strikte scheiding van opmaak en inhoud. De layout moet gecodeerd worden in aparte CSS-bestanden. Deze benadering maakt het mogelijk om met één wijziging de lay-out op alle pagina’s te veranderen. Het technisch ontwerp beschrijft de technieken die voor de opbouw van de website worden gebruikt. Het is een vereiste dat de webspecialist courante technologieën gebruikt zoals PHP, ASP of JSP. De keuze tussen deze technologieën is van ondergeschikt belang. De kwaliteit van het content management systeem dat ermee werd ontwikkeld is dat uiteraard wel. De hoofdvereiste is dat u uw website ten allen tijd vlot kunt aanpassen en dat kunt u nooit met een simpele HTML-website. Vraag na of de websitebouwer gebruik maakt van zelf ontwikkelde platformen. Host hij zijn websites op een zelf ontwikkeld serversysteem? Dit heeft inderdaad voordelen naar het onderhoud van uw site toe. Maar wilt u hiervoor uw vrijheid hypothekeren? Dergelijke systemen binden u aan het webbedrijf. Bij ontevredenheid of bij faillissement kan uw website dan niet naar een ander systeem of server worden overgeplaatst. Van onschatbaar belang is de moduleerbaarheid van uw site. Een professionele website is er een die kan worden uitgebreid zonder dat er eerst puin moet worden geruimd. Op uw webplatform moeten moeiteloos aanvullende modules kunnen worden geïmplementeerd. Enkel op die manier kan uw website kosteneffectief meegroeien met uw bedrijf. Wilt u pas volgend jaar een webshop inbouwen, dan moet dit kunnen zonder dat uw complete site hoeft te veranderen!

Astridlaan 17 – 8760 Meulebeke Tel. 051 570 830 – Fax 051 570 829 [email protected] – www.mediamates.be Copyright © 2006, Media Mates bvba. All Rights Reserved.

4 m e d i a

m a t e s

5.

U moet uw website gemakkelijk zelf kunnen beheren

Let erop dat de offerte van het webbureau het gemakkelijke onderhoud van uw website garandeert. Vele mooie websites sterven een vroege dood omdat ze nooit worden geüpdatet. Nieuwe informatie is en blijft het levensbloed van uw internetimago. Een content management systeem is meestal de beste oplossing voor het inhoudsbeheer van uw website. Zo’n systeem laat u toe zonder technische voorkennis tekst, foto’s, producten en nieuws toe te voegen. Er zijn webbedrijven die andere oplossingen zoals FTP-systemen aanbieden. Deze zijn echter veel minder gebruiksvriendelijk en altijd een stuk omslachtiger. Heeft u een groot bedrijf dan is het belangrijk dat het content management systeem gebruikt kan worden door meerdere gebruikers. Het is voorts ook interessant om te weten dat sites die slechts door één persoon worden beheerd, meestal minder succesvol zijn. Het is van imperatief belang dat een webbureau aantoont u te kunnen bijstaan bij het onderhoud van uw website. Checkt de webbouwer ook regelmatig op eigen initiatief de inhoud van uw website om u vervolgens zijn bevindingen erover te laten weten? Schrijven en publiceren op het web is een aparte vaardigheid. U hebt daarom – zeker in het begin – de begeleiding van een specialist nodig. Weet dat een website zonder kwalitatieve inhoud een nutteloze investering is.

6.

Wat betekenen service en onderhoud?

Vraag aan de meeste webbouwers wat hen onderscheidt van de andere en ze schreeuwen allen in harmonie ‘onze service’! Als u echter vraagt wat die uitstekende service dan precies inhoudt, beginnen er alweer velen te stotteren. U hoort slome, vage kreten zoals we zijn heel snel en u kan ons telefonisch altijd bereiken… Vele bedrijven bieden nog enkele weken na de oplevering van uw website, telefonische service. Meer dan dat is er zogezegd niet nodig nadat de website is afgewerkt. Laat u echter niet te vlug verleiden. In onze branche betekent service veel meer dan dat. Ook al heeft u een dynamische website besteld en bent u in principe volledig zelf verantwoordelijk voor het publiceren van alle inhoud, de webbouwer moet u hierbij helpen. Het publiceren van webcontent is eigenlijk een vak apart. Daarom is het imperatief dat de webbouwer de eerste publicatie voor zijn rekening neemt, u hierbij betrekt en zo op weg zet. Service betekent ook dat de webbouwer u website regelmatig nakijkt en zijn bevindingen met u deelt. Het webbureau moet regelmatig spontaan met u contact opnemen om te polsen of alles naar behoren verloopt. Zeker, wanneer u om een interventie vraagt moet dit snel gebeuren. U moet rechtstreeks contact kunnen opnemen met de projectleider, de programmeur en de graficus. Deze openheid is een absolute voorwaarde om tot een doeltreffende samenwerking te kunnen komen. Met een onderhoudscontract kunt een websitebouwer engageren om snel in te grijpen wanneer nodig, ofwel tegen uurkost of voor het aantal uren die in de overeenkomst werden vastgelegd. Vraag na of er periodieke back-ups worden genomen van uw website. Wanneer de server crasht is er anders heel wat werk verloren. Hoe zit het met de online beveiliging van uw gegevens?

Astridlaan 17 – 8760 Meulebeke Tel. 051 570 830 – Fax 051 570 829 [email protected] – www.mediamates.be Copyright © 2006, Media Mates bvba. All Rights Reserved.

5 m e d i a

m a t e s

7.

Krijgt u een opleiding?

Teveel webbedrijven gaan ervan uit dat hun technologie voor iedereen toegankelijk is. Natuurlijk is dit nooit het geval. Waak erover dat u een contractuele garantie krijgt voor een degelijke, interne opleiding van uzelf en/of uw personeel. De ethische webbouwer tracht zichzelf – op termijn – steeds zo goed als overbodig te maken. Een webbouwer zal u normaal ook een voorstel bezorgen voor het promoten van uw site bij prospects en bestaand cliënteel. Wees hier op uw hoede voor bedrijven die dit volledig zelf willen doen. De wil van het webbedrijf om samen te werken met de opdrachtgever en met andere gespecialiseerde bedrijven betekent voor u een sterk voordeel.

8.

Wat kost de hosting van uw website?

Bekijk aandachtig de kosten die u worden aangerekend voor de hosting van uw website. De meerprijs ervan kan soms niet worden afgeleid uit de totaalinvestering maar kan dan plots enorm oplopen. Trafiekbeperkingen (bv een maximum aantal GB per maand), restricties op webruimte (bv maximum 50 MB) en limiteringen op databasevelden zijn veelal de kwaaddoeners. Prijzen voor hosting zijn afhankelijk van wat de onderhoudscontracten stipuleren, de servicegaranties en het eigen beheer. Veelal wordt de goedkoopste hostingformule opgenomen in de offerte, wetende dat u sowieso zal moeten overschakelen op een duurdere hostingformule. Tracht dus altijd duidelijkheid te scheppen omtrent de hosting.

9.

Eis de het permanente gebruik van uw systeem op

Het voorstel dat u van een webbouwer ontvangt moet duidelijk vermelden dat de intellectuele rechten van het systeem aan u worden overgedragen. Dit betekent niet dat u recht hebt om de broncode te zien of te verspreiden. U moet echter er wel zeker van zijn dat u na de aankoop beschikt over een permanent gebruikersrecht.

10.

Koop Slim; hecht meer waarde aan een helder investeringsoverzicht dan aan de botte totaalprijs

Een gedetailleerd kostenoverzicht laat u toe om verschillende offertes op kritische punten te vergelijken. Hoedt u voor goedkope offertes op het eerste zicht. Ze vallen op termijn vaak zeer duur uit. Een scherp kostenplaatje toont dikwijls dat de ontwikkelingkost van bedrijf X lager ligt dan deze van bedrijf Y. Bedrijf X rekent echter elke MB extra hosting aan, voor elke update moet worden betaald en er moet zelfs betaald worden wanneer het bezoekersaantal een bepaalde quota overschrijdt. Het leeuwendeel van goedkope systemen kan op een later tijdstip moeilijk functioneel worden aangevuld en uitgebreid. Veelal moet de website dan volledig opnieuw worden opgebouwd. De kosten zijn dan natuurlijk aanzienlijk hoger dan eigenlijk nodig is.

Astridlaan 17 – 8760 Meulebeke Tel. 051 570 830 – Fax 051 570 829 [email protected] – www.mediamates.be Copyright © 2006, Media Mates bvba. All Rights Reserved.

6 m e d i a

m a t e s

Er speelt ook een latente kostenfactor. Met deze schijnbaar onzichtbare factor houdt bijna geen enkel bedrijf rekening. We doelen op de productiviteit van het systeem dat u aanschaft. Hoe intuïtief is het systeem? Hoeveel leertijd moet u investeren voordat u het systeem onder de knie hebt? Hoe snel kunnen nieuwe werknemers met het systeem aan de slag? En nog veel belangrijker, hoe snel werkt het systeem? Trage systemen slorpen op lange termijn heel wat van uw kostbare werkuren op. De taken die u wenst uit te voeren verlopen veel traag en hinderen een aangenaam en vlot gebruik. Na verloop van tijd betaalt u niet alleen dubbel in tijd en geld maar ook met onnodige frustraties.

11.

Hebt u een professional voor u?

U wenst een professioneel product? Enkel een professional kan u dit leveren. Zit die persoon voor u? Zorg er in ieder geval voor dat u met de projectleider spreekt. De projectleider is degene die het complete productieproces begeleidt en stuurt. Hij is uw contactpersoon en het aanspreekpunt voor het gehele webteam. De projectmanager maakt en bewaakt de planning, houdt de gewerkte uren in de gaten, bewaakt budgetten en legt hierover verantwoording af tegenover u, de opdrachtgever. Verder lost de projectmanager problemen op zoals communicatiestoornissen en stimuleert en motiveert de mensen van het webteam. De projectmanager runt verschillende projecten tegelijk. Een correcte invulling van deze functie vraagt discipline, organisatorisch talent en een sterke communicatievaardigheid. Organisatie en discipline zijn gemakkelijk af te lezen van een persoon. Let op de details want alles telt. Is de persoon verzorgd? Hoe staat het met zijn kleding? Let op zijn accessoires. Zijn ze net, kwalitatief en geordend? De tijden dat de webbouwer de onfrisse artiest was die enkel mompelde over zijn eigen visie, zijn voorbij. Wat vindt u van zijn communicatiestijl? Heeft de projectleider door dat hij twee oren heeft om 66% van de tijd naar u te luisteren en slechts één mond om 33% van het gesprek op uw vragen te antwoorden en te adviseren? Maakt hij aandachtig notities van wat u hem vertelt? Een goede projectleider onderzoekt eerst uw noden door vragen te stellen en vervolgens te luisteren. Dan stelt hij een diagnose. Daarna stelt hij u op een gefundeerde manier enkele oplossingen voor. Spreekt de projectleider uw taal of hoort u enkel technisch gewauwel? Toegegeven, u identificeert een professional niet aan zijn driedelig maatpak. Zijn persoonlijke stijl en het rapport dat hij met u bouwt vertellen u echter boekdelen over de service die u kan verwachten.

12.

Spreek enkel met complete webbedrijven

Enkele jaren terug waren vele webbedrijven eenmanszaken. Eén persoon stond in voor de volledige ontwikkeling van een website. Tegenwoordig is het onmogelijk dat één persoon een geavanceerde website ontwerpt, ontwikkelt en realiseert. Succesvolle websites worden gemaakt door webteams. Een webteam bestaat uit diverse personen die alle nodige expertises vertegenwoordigen. Globaal gezien zijn alle disciplines gemakkelijk onder te brengen in 3 hoofdcategorieën: • • •

Grafisch design Informatica Marketing intelligence

Astridlaan 17 – 8760 Meulebeke Tel. 051 570 830 – Fax 051 570 829 [email protected] – www.mediamates.be Copyright © 2006, Media Mates bvba. All Rights Reserved.

7 m e d i a

m a t e s

Een professioneel webteam bestaat uit: • • • • • • •

Een projectmanager Een grafisch designer Een ontwikkelaar Een usability expert/informatiearchitect Een copywriter Een webvertisement specialist (SEO, SEA, SEM) En natuurlijk u, de opdrachtgever

Het is mogelijk dat één persoon meerdere rollen op zich neemt maar over het algemeen is dit niet wenselijk. Het benodigde budget groeit mee met de grote van het webteam. Het is aan de projectleider om realistisch te zijn en een webteam samen te stellen binnen de grenzen van het budget.

13.

De grootte van een webbedrijf en het aantal jaren dat het reeds op de markt is, zijn geen absolute garanties voor kwaliteit

Grote bedrijven zijn altijd logger en meestal duurder dan compacte bedrijven. U bent slechts één van de vele namen in hun vaak indrukwekkend grote portfolio. Grote organisaties staan verder van u af en daardoor hebt u minder controle over het werk dat ze leveren. De algemene benadering is eerder onpersoonlijk. U kent de mensen die aan uw project werken niet omdat u zelden toegang tot hen krijgt. Steeds meer bedrijven kiezen een kleinere webbouwer als partner. Ze opteren liever voor een kleine groep van vakvolwassen professionals die zich met engagement schaart rond hun project. Met elk lid van het kleine webteam kunnen ze op persoonlijke voet treden. Op die manier verzekeren ze zich ervan dat het eindresultaat dat ze voor ogen hebben kosteneffectief wordt bereikt. Grote bedrijven zullen u zelden spontaan adviseren over de specifieke uitbouw van uw website. Dat een webbedrijf reeds vele jaren op de markt is, is een goede indicator van kwalitatief management en een uitgebouwde sales force. Het aantal marktjaren vertelt u echter niks over de huidige, intrinsieke kwaliteit van hun technologie. Vaak houden oudere bedrijven vast aan verouderde technologieën en designs. Kies een jonge expertisegroep, die weloverwogen op de markt is gekomen. Jonge webbedrijven bestaan veelal uit ervaren experts waarvan de technologie geënt is op vooruitgang en evolutie. Ze zijn meestal zeer flexibel en hebben de wil zich te bewijzen.

14.

De vriendschapsfactor

De laatste maar misschien wel belangrijkste factor waarmee u rekening moet houden, is de vriendschapsfactor. Het is de mate waarin u de potentiële partner waarmee u spreekt weet te appreciëren. De vriendschapsfactor manifesteert zich in de spreekwoordelijke klik die u voelt met de projectleider, de persoon die het bedrijf vertegenwoordigt. Op het moment dat u kiest voor een webbouwer, koopt u in principe een onzichtbaar product. U koopt de belofte van de projectleider. Dit kan enkel in een sfeer van vertrouwen, de basis van vriendschap, gebeuren. Wie zich een stukgoed aanschaft, zoals een printer, hoeft niet op langere

Astridlaan 17 – 8760 Meulebeke Tel. 051 570 830 – Fax 051 570 829 [email protected] – www.mediamates.be Copyright © 2006, Media Mates bvba. All Rights Reserved.

8 m e d i a

m a t e s

termijn om te gaan met de verkoper ervan. U hoeft de persoonlijkheid van de aanbieder in principe niet te waarderen. Een aantrekkelijke prijs voor een dergelijk goed is voldoende om met vertrouwen tot de aankoop ervan over te gaan. Eens u het product bezit, hoeft u de verkoper niet meer te zien. Voor de bouw van een website liggen de zaken wel even anders. Wilt u tot een succesvol eindproduct komen dan zult u op langere termijn intensief moeten samenwerken met de projectleider en zijn bedrijf. Houd daarom rekening met de bovenbeschreven factoren. Vertrouw ook voor een deel op uw intuïtie. U voelt wederzijds respect en inlevingsvermogen sowieso altijd aan. De vriendschapsfactor is steeds de wortel van echte win-win prestaties.

Astridlaan 17 – 8760 Meulebeke Tel. 051 570 830 – Fax 051 570 829 [email protected] – www.mediamates.be Copyright © 2006, Media Mates bvba. All Rights Reserved.

9 m e d i a

m a t e s