Imap_het Beste Mailprotocol Voor Iedereen

_PCC0501_IMAP.qxd

24-11-2004

09:34

Pagina 52

Doe meer met e-mail IMAP, het beste mailprotocol voor iedereen! Op je werk heb je een goed mailsysteem:

Express. Deze staan uitsluitend locaal op de computer en zijn niet via webmail bereikbaar.

naast de inbox zijn ook andere mappen als Concepten en Verzonden items toegankelijk

WEBMAIL

vanaf meerdere locaties. Dat wil je thuis ook,

De meeste internetproviders bieden een vorm van webmail aan. Hiermee is het mogelijk om uitsluitend nieuwe berichten te lezen met een webbrowser. Als je een keer een verzend/ontvangactie hebt uitgevoerd in het mailprogramma op je pc, zijn nieuwe of gelezen berichten niet meer terug te vinden via webmail. Dit geldt eveneens voor Verzonden items. Verstuur je een bericht via webmail? Dan komt deze niet in je Verzonden items te staan in Outlook Express.

maar het gebruikelijke POP3-protocol biedt deze mogelijkheden niet. Het alternatief: IMAP.

e internetprovider heeft gekozen voor het POP3protocol, met alle beperkingen van dien. IMAP is een beter protocol waarbij je volledige controle hebt over je mailbox (zie 1). De afkorting IMAP staat voor Internet Message Access Protocol. Voordat we dieper ingaan op de mogelijkheden van dit protocol, dien je eerst iets te weten over de mailoplossing die je internetprovider gebruikt. Indien je een particuliere internetabonnement hebt, is het voor 99% zeker dat je internetprovider je e-mail aanbiedt via POP3. Deze afkorting staat voor Post Office Protocol 3. De werking van dit mailsysteem is eenvoudig en kent vele beperkingen. POP3 heeft maximaal een mailbox: de Inbox. Zodra je je mailbox ophaalt met een mailclient als Outlook Express, wordt de mail gedownload naar je computer. Met andere woorden: de mail wordt direct gewist van de server en is alleen nog aanwezig op je pc. Berichten die je verstuurt vanaf je pc, worden locaal opgeslagen in het mapje Verzonden berichten. Ditzelfde geldt ook voor mappen die je aanmaakt in Outlook 1

Met IMAP beschik je overal en altijd over de volledige mailbox inclusief alle mappen. Ook via webmail kun je je complete mailboxen beheren en inzien.

52

2

IMAP-server in Outlook Express: niet alleen je inbox, maar alle mappen zijn opgeslagen op de server.

VERSCHIL IMAP EN POP3 Het grootste verschil tussen POP3 en IMAP is dat je met IMAP kunt beschikken over meerdere mappen, die ook nog eens allemaal op de server blijven staan. IMAP is het beste te vergelijken met de structuur van je harde schijf. Bij POP3 heeft de harde schijf slechts een mapje: de Inbox. Deze kun je kopiëren naar je mailclient of beter gezegd: leegtrekken. Vervolgens staan de berichten niet meer in de map Inbox, maar op de computer die de mail heeft opgehaald. IMAP heeft naast de standaard Inbox ook een mapje Sent Items (Verzonden berichten) en Concepten. De mappen blijven altijd op de server staan (zie 2). De mailclient downloadt eerst de mappenlijst (lees: synchroniseert de mappenlijst), vervolgens een kopie van de berichtkoppen (afzender, onderwerp, datum) en eventueel de complete mailtjes. Deze manier van handelen is een stuk logischer dan de actie die bij

_PCC0501_IMAP.qxd

24-11-2004

09:34

Pagina 53

3

Berichtmarkeringen gaan bij het IMAP-protocol nooit verloren. In deze afbeelding zie je de status ‘beantwoord’ zowel in Outlook Express en in de webmailinterface.

POP3 plaatsvindt. Bijkomend voordeel van meerdere mappen is dat ook verzonden berichten naar de IMAPserver worden gestuurd. Zo kun je altijd en overal zien wanneer je een mailtje hebt verstuurd of beantwoord (zie 3). Webmail en je mailclient integreren hier prima met elkaar. Een mailtje dat je via webmail verstuurt, komt ook terecht in de map Verzonden berichten en is dus later ook in je eigen mailclient terug te vinden. Kort door de bocht kun je met IMAP overal over al je mail beschikken. Het opgeven van de IMAP-server, gebruikersnaam en wachtwoord zijn voldoende om je complete mailbox opnieuw te laden, ongeacht de computer of gebruikte mailclient die je gebruikt.

HET ‘LEAVE MAIL ON SERVER’ TRUCJE Vrijwel alle mailclients beschikken over de optie leave mail on server. Deze POP3-instelling wordt in de praktijk vaak gebruikt door mensen met meerdere computers om de binnenkomende berichten te ontvangen op bijvoorbeeld een pc en notebook. Dit trucje werkt wel gedeeltelijk, maar kent ook een aantal nadelen. POP3 is niet echt intelligent en weet niet of je berichten reeds gelezen hebt of niet. Stel: je haalt via dit trucje tien nieuwe berichten op via je vaste pc, leest de berichten, verwijdert spam en beantwoordt een aantal mailtjes. Zodra je nu dezelfde actie uitvoert op je notebook, komen dezelfde tien berichten opnieuw binnen en worden gezien als nieuwe en ongelezen berichten. Als je niet veel mail ontvangt, is het handmatig markeren als Gelezen niet zo’n probleem, maar anders wel. De truc met ‘leave mail on server’ haalt tevens alle spam en virussen opnieuw op, waardoor de kans op een eventuele besmetting aanzienlijk toeneemt. IMAP is een stuk intelligenter en weet precies welke mail

je al hebt gelezen of verwijderd. Je haalt de tien berichten binnen op je pc en verwerkt deze: wissen en beantwoorden. Al deze acties worden uitgevoerd op de server. De berichten in een IMAP-mailbox hebben een bepaalde markering, ook wel flag genoemd, bijvoorbeeld gelezen, verwijderd, beantwoord of ongelezen. Als je vervolgens je mail ophaalt op de notebook, komen de tien berichten wel binnen, maar zie je geen nieuwe berichten opduiken: de mail is immers al verwerkt op de pc. Berichten kunnen niet alleen een flag hebben als gelezen/ongelezen, maar krijgen na het beantwoorden van een bericht een speciale markering. Zo zie je op de notebook, webmail en pc op welke berichten je al hebt gereageerd. Ook is het mogelijk om bijvoorbeeld in Outlook Express een bericht met een rood vlaggetje te markeren, bijvoorbeeld als een mailtje belangrijk is of als je het bericht nog moet beantwoorden, maar nu even geen tijd hebt. Het vlaggetje wordt toegekend aan het bericht op de server en is dus ook zichtbaar op de notebook of via webmail.

SERVER REGELS Een ander voordeel van IMAP is dat je bepaalde taken reeds op de server kunt laten uitvoeren, en dan met name mailregels (rules, filters, server based rules). Dit is vergelijkbaar met een regel in Outlook Express, waarmee

Eenvoudig overstappen naar IMAP Als je overstapt naar een nieuwe provider, krijg je een nieuw e-mailadres. Ditzelfde geldt ook voor IMAP. Gelukkig is hier een handig trucje voor, zodat je geen adreswijziging hoeft door te sturen naar je vrienden en bekenden. Vrijwel alle IMAP-diensten ondersteunen remote pop. Geef hier de instellingen op van je huidige POP3-mailserver om je mailbox te integreren in je nieuwe mailomgeving. De IMAP-server haalt vanaf nu je ‘oude’ mailbox leeg en plaatst de berichten in je IMAPmailbox.

Overstappen naar IMAP is eenvoudig als de aanbieder ‘remote pop’ ondersteunt. Hiermee integreer je je huidige e-mail naar de nieuwe IMAP-server.

53

_PCC0501_IMAP.qxd

24-11-2004

09:34

Pagina 54

4

IMAP en antispam/antivirus zijn goede vrienden van elkaar. Ongewenste virus/spammailtjes komen in een apart mapje terecht. Zo blijft je inbox schoon, maar raak je ook niets kwijt!

kan dit ook, maar blijft toch je inbox vervuilen. De mailserver markeert bijvoorbeeld een mailtje met ***SPAM*** en laat deze staan in je mailbox of verwijdert een virus uit de bijlage en markeert dit bericht als ***VIRUS FOUND***. Je inbox blijft vervuild. Uiteraard kun je er voor vaak wel voor kiezen om de berichten echt te wissen. Dan zul je echter net zien dat het spamfilter iets te scherp is afgesteld en je mail, die onterecht wordt aangezien als spam, kwijt raakt. Bij een IMAP-server is dit alles een stuk eenvoudiger. Je maakt de mapjes Spam en Virus aan en maakt een e-mailregel op de server (server based rule) om spam/virusmailtjes te verplaatsen naar deze mapjes (zie 4). Zo raak je nooit mail kwijt en hou je toch een schone inbox.

HOE BELANGRIJK IS DE AANBIEDER? het mogelijk is om een bepaalde actie te ondernemen als een mailtje voldoet aan een bepaald criterium. Een goed voorbeeld van een regel is een antispamfilter. Bij POP3 wordt de spam pas gefilterd zodra je de mail ophaalt. Ook hier geldt: als je gebruikmaakt van de optie leave mail on server, komt de spam op je notebook gewoon weer binnen. Als de IMAP-aanbieder een virus/spamfilter heeft geïnstalleerd, worden de mailtjes direct bij binnenkomst verwerkt op de server en dus niet pas later op je eigen pc(‘s) wanneer je de berichten ophaalt. Een virus- of spamfilter van je POP3-mailserver

Outlook Express en IMAP Veel IMAP-servers plaatsen de submappen standaard in de map Inbox. Dit ziet er anders uit dan je gewend bent van Outlook Express. Door de juiste basismap in te stellen, toont Outlook Express wel alle mappen onder elkaar.

Het kan voorkomen dat Outlook Express je IMAP-mailbox niet weergeeft zoals je van de locale mappen gewend bent (boven). Geef via Account het path aan naar de basismap van de IMAP-server om dit probleem op te lossen (links).

54

Voor het veiligstellen van je huidige e-mail ben je zelf verantwoordelijk. De berichten staan immers op je eigen pc. Bij IMAP blijven de berichten op de server staan en is de keuze van een goede IMAP-aanbieder uiterst belangrijk. Gaat er iets mis met je mailbox op de server? Dan kun je alle berichten kwijtraken. Wij raden je dan ook nadrukkelijk aan om, als je overstapt naar IMAP, eerst een proefabonnement aan te vragen en hier een tijdje mee te werken. Elke goede aanbieder moet dit kunnen leveren. Als dit niet het geval is, kun je direct vraagtekens plaatsen bij de aanbieder. Wij raden aan om altijd te kiezen voor een provider die naast IMAP ook antivirus- en antispamfaciliteiten aanbiedt. Hierdoor maak je optimaal gebruik van IMAP. Omdat je mailprogramma vrijwel continu ‘praat’ met de IMAP-server, is het belangrijk dat de aanbieder over een zeer snelle internetverbinding beschikt om alle afnemers van de dienst snel te kunnen bedienen. Aan jouw zijde dien je minimaal te beschikken over een breedbandverbinding. Modemgebruikers kunnen beter blijven ‘poppen’, omdat er bij IMAP regelmatig interactie plaatsvindt tussen de mailclient en de IMAP-server. De traagste adsl/kabel-internetverbinding is in de praktijk snel genoeg om goed gebruik te kunnen maken van IMAP.

WAAROM POP3 NOG EEN LEVEN HEEFT Het enige nadeel van IMAP ligt aan de kant van de provider. Omdat de mailbox in plaats van gedownload wordt gekopieerd naar de pc die de mail ophaalt, kost IMAP aan de kant van de aanbieder schijfruimte. Het beheer van een IMAP-server is in de praktijk ingewikkelder voor de provider dan een POP3-mailbox. Uiteraard dient de aanbieder zorg te dragen voor een dagelijkse back-up van je mailbox. Omdat de mailclient meer communiceert met de IMAP-server, leidt dit tot extra dataverkeer bij de aanbieder dan bij het ophalen van een

_PCC0501_IMAP.qxd

24-11-2004

09:34

Pagina 55

5

Op zoek naar een snelle en betaalbare IMAP-aanbieder? Kijk eens op www.imap4all.com. Deze Nederlandse provider is gespecialiseerd in IMAP en biedt keuze uit diverse pakketten.

server kost geld en vergt onderhoud. Ook het maken van back-ups door de aanbieder is essentieel. Informeer hiernaar en neem altijd eerst een proefabonnement om te kijken of de service en serversnelheid je bevalt. Imap4All, een bedrijf in Haarlem dat zich heeft gespecialiseerd in het aanbieden van IMAP, voldoet aan al deze eisen en is tevens een van de weinige Nederlandse aanbieders. Gaat er eens iets mis met je mailbox, dan ben je verzekerd van een Nederlandstalige helpdesk en dat is wel zo prettig. Imap4All biedt diverse abonnementsvormen, compleet met antispam en virusbescherming. Tevens is het mogelijk om de dienst 45 dagen gratis uit te proberen (zie 5). Betaal je liever niets? Dan biedt Cwazy.co.uk een redelijk snelle IMAP-dienst aan. Cwazy is gratis en biedt geen garantie wat betreft continuïteit of back-ups, iets wat voor je e-mail wel uiterst essentieel is.

CONCLUSIE POP3-mailbox. Al deze punten maken het aanbieden van IMAP niet alleen complexer, maar ook een stuk kostbaarder dan een conventionele, ‘domme’ POP3-server. Voor jou, de eindgebruiker, heeft IMAP alleen voordelen.

MAILCLIENT-PERIKELEN Alle e-mailprogramma’s kunnen overweg met POP3 en bijna allemaal met IMAP. Hierbij moet worden opgemerkt dat er een verschil is tussen ‘mee overweg kunnen’ en ‘goed ondersteunen’. Vooral Microsoft neemt met Outlook de vrijheid om het gebruik van een IMAP-server lastig te maken. Dit is technisch gezien niet nodig, maar Outlook is nu eenmaal ontworpen om samen te werken met Exchange, de commerciële mail/agendaserver van Microsoft. Microsoft maakt het lastig om Outlook goed samen te laten werken met IMAP door bijvoorbeeld verstuurde berichten locaal op te slaan in plaats van een kopie in de map Sent items op de server te plaatsen. Aan deze en andere irritante trekjes van Outlook in combinatie met IMAP kun je met plugins een einde maken, maar helaas zijn deze niet gratis. Meer informatie hierover vind je op www.mapilab.com. Outlook Express werkt wel goed samen met een IMAPserver (zie ook kader Outlook Express en IMAP), dus als je deze mailclient gebruikt, is de overgang van POP3 naar IMAP geen probleem. Inmiddels zijn de programmeurs van het Mozilla-project druk bezig om een veel betere mailclient te bouwen die luistert naar de naam Thunderbird. Deze kan, net als Netscape Messenger, uitstekend overweg met het IMAP-protocol.

AANBIEDER KIEZEN Wat betreft de juiste IMAP-aanbieder adviseren we je om te kiezen voor een betaalde dienst. Een goede IMAP-

Kiezen voor IMAP is kiezen voor totale controle over je mailbox. IMAP is geschikt voor iedereen, maar niet iedereen zal de voordelen optimaal benutten. Gebruik je meerdere pc’s waarop je mail wilt lezen en versturen? Dan is IMAP de oplossing om nooit meer dubbele mailtjes binnen te krijgen en je verstuurde berichten op alle pc’s gelijk te houden. Bijkomend voordeel is dat alle IMAP-aanbieders ook webmail toegang verlenen, waardoor je ook met je browser je volledige mailbox kunt benaderen. Alles wat je met je mail doet via webmail (beantwoorden, wissen, markeren, …) wordt later netjes op je eigen pc(’s) bijgewerkt. Er zijn twee situaties waar we IMAP toch niet kunnen aanraden. Mensen zonder breedbandverbinding kunnen beter POP3 blijven gebruiken, omdat IMAP is ontworpen voor een permanente internetverbinding. Gebruik je Outlook? Dan is IMAP minder geschikt, omdat Microsoft veel opties van IMAP niet goed ondersteunt. In dit geval kun je beter een mailclient gebruiken dat zich wel aan de IMAP-standaard houdt, zoals Thunderbird, Netscape Messenger of Outlook Express. ROBBIN OOIJEVAAR IMAP mailclients Netscape Messenger Thunderbird The Bat! Outlook/Outlook Express Websites Officiële IMAP-website Betaalde IMAP-diensten Betaalde IMAP-diensten Betaalde IMAP-diensten Gratis IMAP Gratis IMAP Overzicht gratis IMAP-diensten Standaard webmail

www.netscape.com www.mozilla.org/products/thunderbird www.ritlabs.com www.microsoft.nl

www.imap.org www.imap4all.com www.runbox.com www.lycos.nl www.cwazy.co.uk www.fastmail.fm www.emailaddresses.com/email_imap.htm www.xs2mail.com

55