125681668-bab-1-sifat-sistem-pengendalian-manajemen.docx

BAB I SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

Pengertian Sistem Pengendalian Manajemen Beberapa definisi sistem pengendalian manajemen : Edy Sukarno menyatakan : “Sistem pengendalian manajemen adalah suatu sistem terintegrasi antara proses, strategi, pemrograman, penganggaran, akuntansi, pertanggung jawaban, yang hakikatnya untuk membantu orang dalam menjalankan organisasi atau perusahaan agar hasilnya optimal.” Sedangkan Anthony and Govindarajan dalam bukunya Management Control System mengungkapkan : “Management control is the process by which managers influence other members of the organization to implement the organization’s strategies.”

Fungsi Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting. Pengendalian biaya yang efektif akan tergantung pada komunikasi yang baik antara informasi akuntansi dengan manajemen. Dengan membuat laporan prestasi kerja, controller memberikan saran kepada berbagai tingkat manajemen mengenai tindakan perbaikan yang diperlukan dalam suatu kegiatan.

Konsep-konsep Dasar -

Pengendalian

Suatu organisasi harus dikendalikan dengan baik. yaitu harus ada perangkat-perangkat untuk memastikan bahwa tujuan strategi organisasi dapat tercapai.

1

Perangkat kendali

1.Detector.Informasi mengenai apa yang sedang terjadi

2. Assessor. Perbandingan dengan ukuran standar

3. Effector. Perubahan perilaku, jika diperlukan

Perusahaan yang sedang dikendalikan Elemen-elemen Sistem Pengendalian Setiap sistem pengendalian sedikitnya memiliki empat elemen: 1. Pelacak (detector) atau sensor- suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan. 2. Penilai (assessor)- suatu perangkat yang menentukan signifikasi dari peristiwa aktual dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi. 3. Effector- suatu perangkat (yang sering disebut umpan balik) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut. 4. Jaringan komunikasi- perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan effector.

Manajemen Setiap organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama (dalam suatu organsisasi bisnis tujuan utamanya adalah memperoleh tingkatan laba yang memuaskan). Organisasi dipimpin oleh satu hierarki manajer, dengan chief executive officer (CEO) pada posisi puncak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian (section), dan subunit lainnya berada di bawah CEO dalam bagan organisasi.

2

Sistem Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktifitas. Thermostat dan proses pengendalian suhu tubuh merupakan contoh sistem. Penting untuk disadari bahwa proses informal amat dipengaruhi oleh bagaimana cara sistem pengendalian formal organisasi dirancang dan dioperasikan. Batas-Batas Pengendalian Manajemen Pengendalian manajemen terletak antara formulasi strategi dan pengendalian tugas dalam beberapa hal. Formulasi strategi focus pada jangka panjangdan tidak sistematis. Sementara pengendalian tugas focus pada jangka pendek dan paling sistematis. Aktivitas Formulasi strategi

-

Sifat Akhir Produk Tujuan, strategi, dan kebijakan

Pengendalian manajemen

Penerapan strategi

Pengendalian tugas

Kinerja yang efisien dan efektif dari tugastugas individual

Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Kegiatan Pengendalian Manajemen meliputi : 1. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi. 2. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.

3

3. Mengomunikasikan informasi. 4. Mengevaluasi informasi. 5. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada. 6. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka. Keselarasan Tujuan Proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis. Pengendalian manajemen meliputi interaksi antar invidividu yang tidak dapat digambarkan secara mekanis. Masalah dari pengendalian manajemen yang utama adalah bagaimana mempengaruhi individu untuk bertindak demi pencapaian tujuan pribadi para manajer dengan cara sedemikian rupa sehingga sekaligus juga membantu pencapaian tujuan organisasi.

Perangkat Penerapan Strategi Sistem pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan organisasi ke arah tujuan strategisnya. Dengan demikian, pengendalian manajemen terutama memfokuskan pada pelaksanaan strategi. Pengendalian manajemen merupakan satu–satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang diinginkan. Kerangka Kerja untuk penerapan strategi. Mekanisme Penerapan Pengendalian Manajemen

Strategi

Struktur organisasi

Manajemen SDM

Knerja

Kebudayaan

4

Tekanan Finansial dan Nonfinansial Dimensi finansial memfokuskan pada hasil – hasil moneter, yaitu laba bersih pengembalian atas modal (return on investment), seterusnya. Tetapi sebenarnnya seluruh subunit organisasi memiliki tujuan nonfinansial, yaitu mutu produk, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan semangat kerja karyawan.

Bantuan dalam Mengembangkan Strategi Baru Peranan utama pengendalian manajemen adalah untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih. Dalam industri berbeda dalam lingkungan yang cepat berubah, informasi pengendalian manajemen, terutama yang bersifat nonfinansial, juga dapat menyediakan dasar bagi pertimbangan strategi baru. Fungsi ini disebut sebagai pengendalian interaktif. Mengundang perhatian manajemen pada pengembangan baik negatif (misalnya kehilangan pangsa pasar) maupun positif (misalnya pembukaan pasar baru) yang menunjukan perlu adanya inisiatif strategi baru.

Pengendalian hari ini

Strategi masa depan

-

Perumusan Strategi Formula strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan stretegi

untuk mencapai tujuan – tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan keseluruhan dari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah – langkah khusus guna mancapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan. Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru; sementara pengendalian manajemen adalah proses implentasi strategi tersebut. Dari sudut pandang desain sistem, perbedaan yang paling penting antara formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis. Ancaman, kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi

5

pada jangka waktu yang tetap; dengan demikian, keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapan pun.

-

Pengendalian Tugas Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik

dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi melibatkan kinerja dari tugas individual sesuai dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen. Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah; yaitu, keputusan optimal atau tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali kembali kondisi yang diinginkan dapat diprediksikan dalam menghasilkan produk, jumlah jam kerja karyawan, dan jumlah kas yang dikeluarkan. Perbedaan Antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen adalah banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemen melibatkan perilaku para manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui persamaan – persamaan. Dalam pengendalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manajer lainnya dalam pengendalian tugas, manusia tidak terlibat sama sekali (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomatis), atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan nonmanajer. Contoh-contoh keputusan dalam fungsi perencanaan dan pengendalian. Perumusan Strategi

Pengendalian Manajemen

Pengendalian Tugas

Mengakuisisi bisnis yang tidak terkait

Memperkenalkan produk atau merk baru dalam lini produk

Mengkoordinasikan pesanan yang masuk

Memasuki bidang bisnis baru

Memperluas pabrik

Menjadwalkan produksi

Menerapkan kebijakan yang telah disepakati

Menerapkan program rekruitmen minoritas

Memelihara dokumen kepegawaian

Menyusun kebijakan spekulasi persediaan

Memutuskan tingkat persediaan

Memesan ulang suatu barang

6

-

Dampak Internet Terhadap Pengendalian Manajemen

Revolusi informasi dipercepat dengan ditemukannya komputer dan internet pada tahun 1990 an. Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya teknologi internet dewasa ini. 1. Akses secara mudah dan cepat, perpindahan data dengan menggunakan internet dapat dilakukan oleh setiap orang dalam hitungan detik. 2. Komunikasi multi target, memiliki pengertian bahwa internet memiliki jangkauan yang luas dan dapat menjangkau jutaan orang. 3. Komunikasi berbiaya rendah, dengan menggunakan internet dapat menghemat biaya seperti biaya telepon 4. Kemampuan untuk menampilkan citra tertentu, konsumen dapat melihat produk yang ditawarkan melalui internet, hal ini berbeda dengan jika menggunakan telepon 5. Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu, konsumen berlaku seperti raja dengan menggunakan web yang ada.

DAFTAR PUSTAKA Robert N.Anthony Vijay Govindarajan.2004. Management Control System, Salemba Empat: Jakarta

7

CASE STUDY

Wal-Mart Stores, Inc Setelah didirikan oleh Sam Walton, toko Wal Mart pertama dibuka di Rogers, Arkasas, pada tahun 1962. Tujuh belas tahun kemudian, penjualan tahunan mencapai $1 miliyar. Pada akhir Januari 2002, Wal Mart Stores, Inc merupakan perusahaan ritel terbesar dunia, dengan penjualan $218 miliar. Strategi kemenangan Wal-Mart di AS didasari pada penjualan produk bermerek dengan biaya rendah. Setiap minggu, sekitar 100 juta pelanggan mengunjungi sebuah toko Wal Mart dimana saja di dunia.perusahaan memperkerjakan lebih dari 1,3 juta associates (istilah yang digunakan Wal-Mart untuk karyawan) diseluruh dunia melalui lebih dari 3.200 toko di AS dan lebih dari 1.100 unit di Meksico, Puerto Rico, Kanada, Argentina, Brazil, China, Korea, Jerman dan Inggris. Pada tahun 2001, majalah Fortune menyebutkan Wal Mart sebagai perusahaan ketiga yang paling mengagumkan di Amerika dan Financial Times dan Pricewaterhouse Coopeer menempatkannya pada peringkat delapan sebagai perusahaan yang paling mengagumkan di dunia. Pada tahun berikutnya, Wal Mart disebut sebagai nomor satu pada daftar Fortune 500 dan disajikan dengan Ron Brown Award for Corporate Leadership suatu penghargaan presiden yang mengakui perusahaan-perusahaan atas pencapaian dalam hubungan masyarakat dan karyawan. Wal Mart menikmati posisi pangsa pasar 50% dalam industri ritel diskon. Procker dan Gamble, Clorox dan Johnson ada di antara hampir 3000 pemasoknya. Walaupun Wal Mart merupakan pelanggan paling besar untuk pabrik-pabrik produk konsumen dengan penuh pertimbangan menjamin bahwa perusahaan ini tidak menjadi terlalu tergantung pada salah satu pemasok, tidak ada vendor tunggal yang merupakan lebih dari 4% dari volume penjualan keseluruhannya. Lagi pula, Wal Mart membujuk pemasoknya untuk memiliki sambungan elektronik. Sekitar 85% dari semua barang dagangan yang dijual oleh Wal Mart dikirim melalui sistem distribusinya ke toko-tokonya (pesaing memasok ke ritel outlet mereka rata-rata kurang dari 50% dari barang-barang dagangan melalui pusat distribusi sendiri

8

mereka sendiri) Wal Mart menggunakan strategi “saturasi” untuk ekspansi tokonya. Standartnya dapat mendorong dari pusat distribusi ke sebuah toko dalam sehari. Pusat distribusi ditempatkan sedemikian strategis sehingga pada akhirnya dapat melayani 150200 toko Wal Mart dalam sehari. Toko yang dibangun sejauh mungkin tetapi masih dalam satu perjalanan pusat distribusi, area itu kemudian diisi kembali ke pusat distribusinya. Setiap distribusi beroperasi 24 jam sehari dengan menggunakan sabuk berjalan yang dipandu laser dan teknik cross docking yang menerima barang pada satu sisi sementara seraca serentak mengisi order pada sisi yang lain. Perusahaan memiliki armada yang terdiri dari 3000 truk dan 1200 trailer. Wal Mart mengimplementasikan sistem jaringan satelit yang memungkinkan informasi dibagikan di antara jaringan toko pada perusahaan itu keseluruhan, pusat distribusi dan pemasok. Sistem ini mengonsolidasi pesanan untuk barang, yang memungkinkan perusahaan untuk membeli barang satu truk penuh tanpa menanggung biaya persediaan barang. Dalam tahun-tahun awalnya, strategi Wal Mart adalah membangun toko besar dengan diskon di kota-kota kecil pedalaman. Sebaliknya pesaing seperti Kmart berfokus pada kota besar dengan populasi lebih dari 50.000. Strategi pemasaran Wal Mart adalah menjamin harga rendah setiap hari sebagai cara untuk menarik pelanggan. Retailer diskon tradisional mengandalkan penjualan yang diiklankan. Analisis Kasus Wal Mart menjadi pengecer terbesar di dunia dengan menjual produk bermerek dengan harga yang murah. Wal-Mart menjamin harga murah setiap hari untuk menarik para konsumen sebagai strategi pemasaran produknya. Keunggulan kompetitif muncul ketika perusahaan Wal Mart menerapkan strategi yang dimana pesaing tidak dapat meniru karena strategi tersebut terlalu mahal untuk ditiru oleh pesaing Hal yang mendukung Wal-Mart sehingga dapat menciptakan keunggulan kompetitif lebih murah daripada para pesaingnya karena faktor-faktor berikut :

9

1.

Menggunakan rantai persediaan yang efisien. Walaupun Wal-Mart merupakan pelanggan paling besar untuk pabrik-pabrik produk konsumen, namun perusahaan ini tidak menjadi tergantung pada salah satu pemasok atau tidak ada vendor tunggal sehingga tidak ada pemasok yang bisa mempengaruhi kebijakan penetapan harga. Perusahaan ini juga membujuk para pemasoknya untuk memiliki sambungan elektronik dengan toko-tokonya dan selalu beradaptasi dengan teknologi rantai persediaan terbaru untuk meningkatkan pengawasan atau pengaturan persediaan, begitu juga dengan pemasok agar dapat selalu memantau persediaan produknya di Wal-Mart. WalMart juga selalu memastikan tidak ada pemasok yang melebihi 4% dari volume penjualan keseluruhan.

2.

Dengan menggunakan pusat distribusi yang efisien. Wal-Mart menerapkan strategi saturasi dalam ekspansi toko. Standart ini dapat mendorong dari pusat distribusi ke sebuah toko dalam sehari. Wal Mart meciptakan pusat distribusi yang strategis sehingga dapat melayani 150-200 buah toko Wal-Mart dalam sehari. Pusat distribusi ini beroperasi 24 jam dengan sabuk berjalan yang dipandu laser dan teknik cross doking silang yang memungkinkan di satu sisi menerima barang dan mengisi order secara serentak disisi lainnya. Pusat distribusi yang efisien membuat biaya distribusi Wal-Mart lebih rendah jika dibandingkan dengan para pesaingnya.

3.

Sistem pendistribusian sendiri dan menggunakan sistem jaringan satelit. Perusahaan memiliki armada yang terdiri dari 3000 truk dengan 12000 trailer, hal

ini

mempermudahkan

Kebanyakan

para

Wal-Mart

pesaingnya

dalam

melakukan

mengangkut

sistem

persediaan.

outsourcing

untuk

pengangkutan truk. Wal Mart juga menggunakan sistem komunikasi satelit yang memungkinkan informasi dibagikan

diantara jaringan toko, pusat

distribusi dan pemasok. Sistem mengabungkan pesanan barang sehingga memungkinkan

perusahaan

membeli

barang

satu

truk

penuh

tanpa

menanggung biaya persediaan. Karena pemesanan dan pengangkutan yang berulang kali dan tidak optimal dapat memakan biaya yang besar.

10

Wal-Mart telah memiliki keunggulan kompetitif daripada para pesaingnya dengan menggunakan manajemen operasi toko yang baik dan efisien dari segi pemasok,

persediaan dengan sistem real time, lokasi toko dan pusat distribusi yang efisien, pengangkutan, distribusi, dan dengan menggunakan jaringan komunikasi satelit memberikan keunggulan biaya yang rendah pada perusahaan ini. Wal Mart juga harus tetap memperhatikan kepuasan pelanggannya serta mengembangkan strategi pemasaran, teknologi agar selalu dapat mempertahankan eksistensi perusahaannya dan tidak kalah saing dengan para pesaingnya.

11