05.3 Victor Villar Revisar

Gestión del Cambio modelando con BRM BRAND IDENTITY GUIDELINES

Project

Expositores Management Institute Fernando Santiago, PMP Víctor Villar, PMP

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Expositor 1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ingeniero Industrial, MBA, CPIM, PMP ® 30 años en Industria de Ingeniería y Construcción y TI Profesor Diplomado Gerencia de Proyectos desde 2001 Director de la Maestría en Administración y Dirección de Proyectos de Universidad UPC acreditada por PMI GAC Consultor en Dirección de Proyectos y PMO Instructor: MS Project, Primavera, PRISM

®

PMI Lima Peru Chapter, Past President 2005-2006 Past PMI Component Mentor South Latin America 2007-2009 Program Manager del Tour Cono Sur 2007 al 2010 PMI Leadership Institute Master Class Alumni 2010 Conferencista en USA, Perú, Chile, Argentina, Uruguay, México, Bolivia, Brasil y Paraguay. PMI ERC (Ethics Review Committee) member 2013-2015

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Agenda Contenido 1 2

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Minutos

Conceptos Caso de Estudio Sam Delivers Modelando cambios y Beneficios (BRM) Gestión del Cambio Organizacional Propuesta de Valor Conclusiones y Recomendaciones Preguntas y Respuestas X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI

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1. Conceptos Formular Estrategia

Caso de Negocio

V1

Planificación Estratégica

Modelamiento y seguimiento de Beneficios

Caso de Negocio

Vn

Procesos de seguimiento y control

Procesos de Planeamiento Trasladar Estrategia

Procesos de iniciación

Procesos de cierre

Procesos de Ejecución

Formulación y Evaluación de Proyectos

Guía del PMBOK®

Formulación y Evaluación de Proyectos

Portfolio Management Standard 4

Fuente: Elaborado por Víctor Villar © Propiedad Intelectual

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1. Conceptos Gerencia Ejecutiva

Ejecución Estrategia

Gerencia de Portafolios Operaciones

Dirección de Proyectos y Programas Fuente: “2013® PMI Managing Change in Organizations: a Practice Guide” traducido por Victor Villar

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AREAS DE CONOCIMIENTO

1. Conceptos

GRUPOS DE PROCESOS Alineando 4.4 Gestionar el cambio estratégico

Gestión del gobierno

Definiendo 4.1 Desarrollar plan estratégico del portafolio 4.2 Desarrollar Acta de Constitución 4.3 Definir la Hoja de Ruta 5.1 Definir el Plan para la Dirección 5.3 Optimizar el portafolio 5.2 Definir el Portafolio

Gestión del desempeño

6.1 Definir el plan de gestión del desempeño

6.2 Gestionar la Oferta y Demanda 6.3 Gestionar el valor del portafolio

Gestión de las comunicaciones

7.1 Definir el plan de gestión de comunicaciones

7.2 Gestionar la información del portafolio

Gestión del Riesgo

8.1 Definir el plan de gestión del riesgo

8.2 Gestionar los riesgos del portafolio

Gestión estratégica

Autorizando y Controlando

5.4 Autorizar el portafolio 5.5 Proveer seguimiento al portafolio

Fuente: “The Standard for Portafolio Management – Third Edition” traducido por Victor Villar

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1. Conceptos

4.4 Gestionar el cambio estratégico Evaluar y determinar las respuestas a los cambios actuales en la estrategia de la organización o de los componentes del portafolio, actualizando el Plan de Gestión del Portafolio y planes subsidiarios para reflejar el impacto y responder a los procesos de Gestión del Portafolio.

Estratégico

4 Tipos de Cambio rOperacional

buscando desesperadamente el futuro

Innovación Estratégica

REACIÓN

INNOVACIÓN

Recorte y espiral hacia abajo

Cultura de la Innovación

rReactivo • Capítulo Lima, Perú

Proactivo

Fuente: “The Standard for Portafolio Management – Third Edition” traducido por Victor Villar

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1. Conceptos

DEFINICION DE BENEFICIO • es un resultado del cambio que es percibido como positivo por un interesado”

4 Tipos de Beneficios

ESTRATEGICO: SOPORTA OPORTUNIDADES, DESARROLLO Y CRECIMIENTO

ESPECULATIVO: ALTO RIESGO PERO ALTA RECOMPENSA

OPERACIONAL: CRITICAS MEJORAS A LAS OPERACIONES ACTUALES: EFICIENCIA, EFECTIVIDAD

SOPORTE: “NICE TO HAVE” MEJORAS A ACTIVIDADES NO CRITICAS

Adaptado y traducido por Víctor Villar del libro: “Benefit Realisation Management” Gerald Bradley

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PROCESOS DE SOPORTE DE LA GESTION DE PROGRAMAS Gestión de Comunicaciones Gestión de Finanzas Gestión de Integración Gestión de Adquisiciones Gestión de Calidad Gestión de Recursos Gestión de Riesgos Gestión de Cronograma Gestión de Alcance TOTALES = 36 • Capítulo Lima, Perú

1. Conceptos

FASES DEL CICLO DE VIDA DEL PROGRAMA DEFINICION OBTENCION DE CIERRE BENEFICIOS 1 2 3 3 1 3 2 2 1 2 1 1 2 1 2 1 4 1 1 1 1 Fuente: “The Standard for Program Management – Third Edition” 13 19Villar 4 traducido por Victor

Fuente: “The Standard for Program Management – Third Edition” traducido por Victor Villar

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1. Conceptos GESTION EL CAMBIO

ESTRATEGIA

PORTAFOLIO: decisiones de valor

PROGRAMAS Y PROYECTOS:

entregables

OPERACIONES: Realización del valor del negocio

Análisis del impacto del Negocio Análisis del Rendimiento del Valor Fuente: “2013® PMI Managing Change in Organizations: a Practice Guide” traducido por Victor Villar

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1. Conceptos ¿Cómo captar el valor de la DIRECCIÓN DE PROYECTOS? Pulse of Profession 2015

“La realización de beneficios ilustra y mide con precisión, la manera en que los proyectos y programas añaden un verdadero valor a la empresa. Esta investigación indica que solo el 20% de las organizaciones tienen alto nivel de madurez en la realización de beneficios. “ Adaptado y traducido de “Capturando el Valor de la Dirección de Proyectos PMI 2015 por Víctor Villar

BRM Definición

“proceso de organización y gestión, por el cual podemos lograr los beneficios potenciales derivados de las inversiones en proyectos.” BRM es un proceso continuo que acompaña el ciclo de vida completo del producto. Adaptado y traducido por Víctor Villar del libro: “Benefit Realisation Management” Gerald Bradley

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R6

1. Establecer Visión y Objetivos

2. Identificar Beneficios y Cambios

6. Gestionar rendimiento

R5

Compromiso de Interesados

5. Gestionar Iniciativas

R4

1. Conceptos

R1

R2 3. Definir Iniciativas

4. Optimizar Iniciativas

FASES DEL PROCESO DE GESTION DE CAMBIOS AL MAS ALTO NIVEL es un proceso cíclico, iterativo y tiene puertas de revisión (Gates), para validar si el cambio está en control y aún genera valor.

R3

Adaptado y traducido por Víctor Villar del libro: “Benefit Realisation Management” Gerald Bradley

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1. Conceptos Actual Focus en la meta real: Beneficios

Posición Actual

Proceso Facilitadores

Final

Factores de Cambio

Interesados

Benefit Realization Management

Factores Culturales

Cambio del negocio

Beneficios Objetivos Visión Adaptado y traducido por Víctor Villar del libro: “Benefit Realisation Management” Gerald Bradley

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Contenido

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Conceptos Caso de Estudio Sam Delivers Modelando cambios y Beneficios (BRM) Gestión del Cambio Organizacional Propuesta de Valor Conclusiones y Recomendaciones Preguntas y Respuestas X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI

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2. Caso de Estudio – Sam Delivers Sam se ha dedicado a la entrega de muebles y electrodomésticos para tiendas y fabricantes más pequeños en Toronto durante los últimos 20 años; con una flota de seis furgonetas tipo cubo que salen por la mañana, cargan en una tienda y entrega en el resto del día. El negocio ha sido afectado por dos factores: • Tráfico en Toronto se ha vuelto tan congestionado que permite solo tres o cuatro entregas en un día, cuando la furgoneta puede cargar un máximo de diez entregas, por lo que las rutas no se completan en un día • Tiendas y fabricantes también han disminuido en volumen, no hay suficiente como para cargar un camión y mantener la flota ocupada Adaptado y traducido por Víctor Villar de presentación de Fernando Santiago

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2. Caso de Estudio – Sam Delivers Sus ingresos dependen del número de entregas en un día, y esto ha ido disminuyendo debido al tráfico y menos pedidos; actualmente en $ 2M / año El costo variable es principalmente de gasolina, que está subiendo cada año, además de las reparaciones, neumáticos, etc. Actualmente el costo variable es de $ 500 / día / furgoneta

Sam arrienda la flota y los conductores son empleados, y esto representa costos fijos actualmente en $ 1,200k / año Adaptado y traducido por Víctor Villar de presentación de Fernando Santiago

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Conceptos Caso de Estudio Sam Delivers Modelando cambios y Beneficios (BRM) Gestión del Cambio Organizacional Propuesta de Valor Conclusiones y Recomendaciones Preguntas y Respuestas X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI

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3. Modelando con BRM Proyectos

Facilitadores $

Reemplazar Flota

200k 20%

Camionetas mas pequeñas

$100k

$

300k $200k

Definir Territorios para Ruteo Dinamico $40k

Implementar Ruteo Dinamico

$600k Sistema de ruteo dinamico $40k $760k

$760k $300k Implementar Terminales Moviles GPS

Terminales Moviles GPS

Ruteo Dinamico de Ordenes

60%

$1,000k

Entregas por dia por camion incrementadas 20%

$675k

$86k

$840k Ingresos Incrementa dos

$210k

$420k Costos 60% Variables Reducidos

$600k Entrega el mismo dia

$600k Ordenes por dia $493k incrementadas

Resultados Generales Mejorados

15%

$986M

$493k 25% $350k Costos Fijos Reducidos $155k

Adaptado y traducido por Víctor Villar de presentación de Fernando Santiago

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60%

$338k

$1.400M

$466k $466k

$86k

Objetivos de Negocio

Beneficios

Cambios

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6. 7.

3. Modelando con BRM

Si Sam hubiera utilizado la gestión tradicional de portafolios el Ruteo dinámico no habría sido Aprobado Los resultados globales probablemente se verían comprometidos Se puede ver claramente que los beneficios se logran como resultado del cambio organizacional Los facilitadores (p.e. nuevo sistema de información, nueva línea de fabricación, edificio, carrretera, etc) permiten realizar los cambios Se necesita la gestión del cambio para que realmente se realice el cambio en el proceso de negocio y como resultado se generen los beneficios. El modelo permite ver en forma integral, la secuencia y las precedencias necesarias para modelar tanto los cambios como sus resultados mas importantes, los cuales son los beneficios El modelo es completo al considerar la valoración de costos y retornos de inversión. Adaptado y traducido por Víctor Villar de presentación de Fernando Santiago

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4. Gestión del Cambio Organizacional Objetivos del Negocio

Planear Cambios Implementar Cambios Gestionar la transición

Valor Realizado

Formular Cambios

Soporte al Cambio Fuente: “2013® PMI Managing Change in Organizations: a Practice Guide” traducido por Victor Villar

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4. Gestión del Cambio Organizacional R E N D I M I E ESTADO N ACTUAL T O

CAMBIO ADOPTADO ESTADO FUTURO

ESTADO DE TRANSICION

REALIZACION DE BENEFICIOS ACMP ® ASSOCIATION OF CHANGE MANAGEMENT PROFESSIONALS

CHANGE MANAGEMENT PROCESS 1. EVALUAR IMPACTO 2. FORMULAR 3. DESARROLLAR EL PLAN 4. EJECUTAR 5. COMPLETAR

NO HAY GARANTIA

TIEMPO Fuente: “2014 ACMP ® Standard for Change Management traducido y adaptado por Victor Villar

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Conceptos Caso de Estudio Sam Delivers Modelando cambios y Beneficios (BRM) Gestión del Cambio Organizacional Propuesta de Valor Conclusiones y Recomendaciones Preguntas y Respuestas X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI

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Costo

R e c u r s o s

5. Propuesta de Valor (V.Villar) Tiempo Alcance Calidad Valor

A c t I v I d a d e s

E n t r e g a b l e s

R e q u I s I t o s

Producto Tangible (Facilitadores)

Objetivos del Negocio

Beneficios

Cambios a procesos de negocios

Propuesta de Valor de Victor Villar © Derechos Reservados X Congreso Internacional de Dirección de Proyectos PMI Capítulo Lima, Perú

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6. Conclusiones y Recomendaciones CONCLUSIONES  Funciona en los escenarios de transformación, donde el enfoque tradicional no funciona  Crea un marco para la gobernanza basada no en el trabajo, pero si en los resultados  Proporciona una solución simple que cubre:  Implantación de la estrategia  Gestión de Realización de Beneficios  Gestión de Portafolio RECOMENDACIONES  Se requiere un alto nivel de madurez en OPM  Recomendable para organizaciones en cambios constantes  Actualizarse con tendencias (PMI, ACMP, BRM, otros) Adaptado y traducido por Víctor Villar de presentación de Fernando Santiago

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Preguntas y Respuestas

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Fernando Santiago, PMP®, MBA Managing Partner P3M •

Email: [email protected]

Víctor Villar, PMP®, MBA Director de Maestría en Administración y Dirección de Proyectos, acreditada por PMI GAC® •

Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas UPC Email: [email protected]

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