Vdp 1a - Huong Dan Vdp - Cdp Cua Gtz

Tài liệu hướng dẫn VDP/CDP

KÕ ho¹ch chuÈn [1] bÞ vµ ®Þnh h­íng [6] §¸nh gi¸

[5]Thùc hiÖn vµ theo dâi

[4]Phª duyÖt vµ ph¶n håi

[2] VDP

[3] CDP

Tài liệu hướng dẫn chung dành cho Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã & dự thảo ngân sách phân cấp

SMNR-CV

Bộ tài liệu đào tạo VDP

Nguồn gốc hình thành tài liệu hiện tại Cơ sở ban đầu hình thành cuốn tài liệu hướng dẫn này là những kinh nghiệm đạt được ở tỉnh Sơn La trong Lập kế hoạch phát triển thôn bản theo quyết định của tỉnh năm 2001 về việc áp dụng VDP là tiêu chuẩn cho việc lập kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội có sự tham gia của người dân trong toàn tỉnh (Quyết định 894/2001/QĐ-UB ngày 07 tháng 05 năm 2001). Bản hướng dẫn ban đầu của tỉnh Sơn La ra đời dưới sự chỉ đạo sâu sát của Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh Sơn La với sự hỗ trợ kỹ thuật của dự án Phát triển Lâm nghiệp xã hội Sông Đà (SFDP) do GTZ tài trợ. Hướng dẫn VDP đã được chỉnh sửa phù hợp để áp dụng cho dự án SFNC (EU tài trợ) tại Nghệ An, trở thành cơ sở để có một bản tài liệu hoàn thiện hơn nữa cho dự án Phát triển Nông thôn tỉnh Đắc Lắc. Chúng tôi xin trân trọng ghi nhận những đóng góp của Dự án Hỗ trợ Phổ cập và đào tạo Phục vụ Nông nghiệp và Lâm nghiệp vùng cao (Helvetas/ ETSP).Bản hướng dẫn này tiếp tục được sửa đổi toàn diện hơn và đặc biệt được mở rộng thêm với việc lồng ghép dự thảo ngân sách phân cấp vào VDP/CDP (lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã) từ kinh nghiệm của SFDP Sông Đà, Dự án Phát triển nông thôn Đaklak và dự án Quản lý bền vững Tài nguyên thiên nhiên miền Trung. Bản thảo cuối cùng do Klaus Kirchmann hoàn chỉnh cho Chương trình hành động giảm nghèo GTZ AP 2015. Mục đích và đối tượng mục tiêu của Cuốn tài liệu hướng dẫn Hiện tại có nhiều tỉnh không ngừng thể hiện sự quan tâm của mình trong việc giới thiệu các phương pháp luận mà có thể hỗ trợ cho việc thực hiện Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và xoá đói, giảm nghèo (CPRGS) tại địa phương nói chung và cụ thể là quy chế dân chủ cấp cơ sở hay việc phân cấp tài chính theo luật ngân sách mới. Theo định hướng nhu cầu, GTZ kế hoạch hỗ trợ việc khởi xướng Mạng lưới VDP liên tỉnh bắt đầu hoạt động năm 2004 với mục đích trao đổi những kinh nghiệm đạt với sự tham gia của các đại diện lãnh đạo của các Sở ban ngành liên quan và cùng khâu nối những hỗ trợ cần thiết tới các tỉnh trong quá trình nâng cao năng lực và áp dụng VDP/CDP. Cuốn tài liệu hướng dẫn này hiện là bản phác thảo dành cho các cuộc thảo luận của các tỉnh quan tâm. Hướng dẫn gồm có những nguyên tắc, tiêu chuẩn, và chi tiết đối với việc thực hiện VDP/CDP trên thực địa, sau đó sẽ được điều chỉnh và phê duyệt theo điều kiện của từng tỉnh. Song hành với bản hướng dẫn này là bộ mẫu biểu áp dụng VDP/CDP trên thực tế. Hệ thống mẫu biểu này được sử dụng và quản lý dưới dạng MS Excel. Các chỉ số phát triển trong những mẫu biểu này cần được chỉnh sửa để phù hợp với điều kiện của mỗi tỉnh.

Dự án Phát triển Lâm nghiệp xã hội Sông Đà 1A Nguyễn Công Trứ Hà Nội Tel: 04 – 8214768/71 Fax: +84 (04) 8214765 [email protected] http://www.mekonginfo.org/partners/SFDP/index.htm

Dự án Phát triển Nông thôn tỉnh Đaklak 17 Lê Duẩn Buôn Ma Thuột Tỉnh Đaklak Tel.: 050 - 858431 Fax: 050 – 850236 [email protected]

Dự án Quản lý bền vững Tài nguyên thiên nhiên miền Trung Việt Nam Hòm thư PO 22, Số 6 Phan Chu Trinh Đồng Hới, Quảng Bình Tel./Fax: 052-840 771 / 72 e-Mail: [email protected]

GTZ Chương trình hành động giảm nghèo AP2015 Tầng 6 tháp Hà Nội, Hai Bà Trưng Hà Nội Tel.: +84 (04) 9344 951

Hướng dẫn VDP/CDP 2/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

Nội dung

1Giới thiệu ......................................................................................... ............................4 2 Các nguyên tắc và tiêu chuẩn đối với Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP) .................................................................................................................................. ......6 2.1 Quy chế dân chủ cấp cơ sở – sự tham gia ở diện rộng 2.2 Lồng ghép các kế hoạch phát triển và các kế hoạch đầu tư 2.3 Khả năng dự đoán 2.4 Tính minh bạch và khả năng giải trình 2.5 Nâng cao năng lực 2.6 Các bước, hoạt động và tiêu chuẩn của VDP/CDP

6 6 7 7 8 8

Sáu bước thực hiện Lập kế hoạch phát triển thôn bản/lập kế hoạch phát triển xã (VDP/CDP)................................................................................................................. ...12 Bước 1: Chuẩn bị VDP/CDP và kế hoạch định hướng Bước 2: Lập kế hoạch phát triển thôn bản (VDP) Bước 3: Lập kế hoạch phát triển xã (CDP) Bước 4: Phê duyệt và phản hồi Bước 5: Thực hiện và theo dõi Bước 6: Đánh giá

13 16 22 24 26 29

Hướng dẫn VDP/CDP 3/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

1

Giới thiệu

Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP) luôn bám sát phương châm: “Dân biết, dân bàn, dân làm và dân kiểm tra” (trích dẫn lời Chủ tịch Hồ Chí Minh) 1. Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã là phương pháp luận lập kế hoạch có sự tham gia của người dân, mà phương pháp luận này sẽ lồng ghép việc lập kế hoạch cấp cơ sở với hệ thống lập kế hoạch của nhà nước ở cấp trung ương. Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã là phương pháp lập kế hoạch cấp cơ sở có sự tham gia của người dân, mà ở đây người dân địa phương: 

cùng với những hiểu biết về địa phương mình đánh giá mọi tiềm năng, khó khăn cũng như những thuận lợi và từ đó tìm ra những giải pháp phù hợp



xây dựng kế hoạch phát triển lâu dài và kế hoạch hàng năm cho phù hợp với định hướng phát triển kinh tế, xã hội của địa phương



thực hiện và theo dõi các các hoạt động cùng với sự hỗ trợ hiệu quả và hữu hiệu của các đơn vị dịch vụ công và các dự án phát triển

nhằm cải thiện điều kiện sống và sự phát triển của địa phương

Cơ sở pháp lý đối với Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã cụ thể ở đây là Nghị định chính phủ số 79/2003/ND-CP ngày 07 tháng 07 năm 2003/ND-CP ban hành quy chế thực hiện dân chủ cấp xã (thay thế cho Nghị định số 29/1998/ND-CP năm 1998). Ngoài ra, còn có một loạt các quyết định và quy định khác ở cấp quốc gia và các cấp khác, và cùng đề cập trong Chiến lược toàn diện và tăng trưởng, xoá đói, giảm nghèo của Việt Nam (CPRGS)2, Chính phủ một lần nữa nhấn mạnh sự cần thiết củng cố cho chiến lược này. Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDF/CDP) đặc biệt được xây dựng nhằm phát huy tính thực thi của Nghị định trên ở cấp cơ sở. Tại tỉnh Sơn La, Uỷ ban nhân dân tỉnh đã chính thức phê duyệt phương pháp luận này là một quy trình lập kế hoạch cho việc lập kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội hàng năm trong tỉnh (Quyết định số 894/2001/QDUB ngày 07 tháng 05 năm 2001). Theo xu thế những lần cải cách gần đây nhất tại Việt Nam, đặc biệt là theo luật ngân sách mới 3, việc lập kế hoạch ngân sách phân cấp đã được đưa vào thành một đặc điểm mới trong quá trình Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã. Điều này cho phép việc lồng ghép hữu hiệu hơn các chương trình của chính phủ và các dự án tài trợ vào phương pháp lập kế hoạch toàn diện ở cấp cơ sở, và sự khâu nối tốt hơn nữa các nguồn đầu tư ở cấp địa phương.

Chu trình Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP) 1

Trích dân: Báo cáo phát triển Việt Nam 2000 – Tấn công nghèo đói. Báo cáo chung của Chính phủ – Nhà tài trợ – Tổ công tác NGO. Cuộc họp nhóm tư vấn các nhà tài trợ đối với Việt Nam, ngày 11-15 tháng 12, 1999.

2

Chính phủ nước cộng hóa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và xóa đói, giảm nghèo (CPRGS). Tháng 5, 2002, Hà Nội 3 Tài liệu tham khảo: Nghị định 01/2002/QH11; 59; 60; 65 2003  Hướng dẫn VDP/CDP 4/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP VDP/CDP là công cụ phục vụ cho việc lập kế hoạch hàng năm và kế hoạch dài hạn. Công cụ này hỗ trợ cho việc lập kế hoạch các chương trình mục tiêu của dự án nhà nước thông qua các cơ sở dữ liệu cơ bản và các ưu tiên dành cho các hoạt động phát triển từ cấp cơ sở. Bởi vậy, VDF/CDP không là một hoạt động đơn lẻ, mà là một quá trình thực hiện theo chu kỳ và lặp lại. Toàn bộ quá trình này được minh họa rõ nhất trong “chu trình Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP)” bao gồm 6 bước. Theo như minh họa, Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã không chỉ tồn tại cho việc thực hiện công tác lập kế hoạch các cấp thôn bản/cấp xã (bước [2] và [3], mà còn đòi hỏi một sự chuẩn bị chính xác, đặc biệt là kế hoạch định hướng từ các cấp cao hơn. Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP) cũng đòi hỏi việc quản lý hiệu quả các kết quả có được sau khi các dữ liệu được thu thập, và ý kiến phản hồi tới các bản về kế hoạch đã được phê duyệt (bước [4]). Tuy nhiên, điểm lưu ý ở đây là các hoạt động thực hiện tiếp theo sau bước thực hiện kế hoạch (bước [5]). Trong trường hợp, việc thực hiện các kế hoạch thôn bản và kế hoạch xã không nhận được sự hỗ trợ, thì người dân có lẽ sẽ mất dần sự quan tâm và không còn hào hứng với Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP). Minh họa 1: Chu trình Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP) bao gồm 6 bước

[1] KÕho¹ch chuÈn bÞvµ ® Þnh h­ í ng

[6] § ¸nh gi¸

[5] Thùc hiÖn vµ theo dâis

[4] Phª duyÖt vµ ph¶n håi

[2] VDP

[3] CDP

Người dân thôn bản, các nhà lãnh đạo và chức trách địa phương, đơn vị cung cấp dịch vụ công và đơn vị đầu tư cần phải cam kết thực hiện kế các kế hoạch cấp cơ sở, nhờ đó đấu tranh giảm nghèo và cải thiện điều kiện sống của người dân.

Hướng dẫn VDP/CDP 5/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

2 Các nguyên tắc và tiêu chuẩn đối với Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP) Các phương pháp lập kế hoạch phát triển thôn bản và xã đã được giới thiệu ở khá nhiều tỉnh, và trong đó có nhiều tỉnh đã bám sát theo hướng dẫn của tỉnh hoặc huyện mình. Để đảm bảo mục đích ban đầu và chất lượng của Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP) mặc dù những một số khác biệt, thì cần xây dựng những nguyên tắc rõ ràng và những tiêu chuẩn cơ bản tối thiểu cho việc hoàn thiện hơn nữa.

2.1

Quy chế dân chủ cấp cơ sở – sự tham gia ở diện rộng

Căn cứ theo hướng dẫn chung của Nghị định 79/2003 về thực hiện quy chế dân chủ ở cấp xã, tất cả mọi người cần phải có cùng cơ hội tương tự tham gia Lập kế hoạch phát triển thôn bản (VDP) – hoặc trực tiếp hoặc thông qua người đại diện được lựa chọn. Điều này bao gồm: 

Tất cả các hộ gia đình phải được mời tham gia vào các cuộc họp thôn bản. Các cuộc họp thôn bản và hội thảo lập kế hoạch cấp xã chính là thời điểm đưa ra ra những quyết định cao nhất về việc lập kế hoạch phát triển thôn bản và xã (xem mục 2.2)



Tất cả phụ nữ cũng được hưởng cơ hội bình đẳng tham gia Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP) (tối thiểu 40% phụ nữ tham gia vào các cuộc họp và các nhóm làm việc)



Xếp thứ tự ưu tiên cụ thể về giới, dân chủ đối với các hoạt động được đưa vào kế hoạch



Đảm bảo tính minh bạch và công khai các nguồn ngân sách và các thông tin liên quan khác đến người dân.



Đảm bảo rằng trong mọi cuộc họp thôn bản được tổ chức ở các vùng dân tộc thiểu số đều được phổ biến bằng tiếng địa phương, hoặc ít nhất là cũng việc dịch lại thường xuyên cho những người không nói được tiếng phổ thông. Việc tách rời những người không hiểu ngôn ngữ chung khỏi các cuộc thảo luận và trong những lần đưa ra quyết định do sự bất đồng ngôn ngữ sẽ đi ngược lại với tinh thần và các quy định của quy chế dân chủ cấp cơ sở. Lý tưởng hơn cả nếu như các cán bộ hỗ trợ là người bản địa.



Mọi dân tộc thiểu số đều có cơ hội bình đẳng được tham gia đào tạo và trở thành cán bộ hỗ trợ trong quá trình Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã.

2.2

Lồng ghép các kế hoạch phát triển và các kế hoạch đầu tư

Hệ thống lập kế hoạch chính phủ chỉ cung cấp khung hoạt động đối với việc lập kế hoạch địa phương. Tại đó, nhu cầu địa phương và thứ tự ưu tiên không được đưa vào thành chi tiết. Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP) hỗ trợ việc lồng ghép mạnh mẽ các kế hoạch từ cấp cao hơn với kế hoạch phát triển địa phương. Tuy nhiên, trên thực tế, các kế hoạch ở cấp cơ sở và kế hoạch giao từ cấp cao hơn hiếm khi khớp với nhau hoàn toàn. Để có được sự phân biệt rõ ràng, các kế hoạch ở cấp cơ sở được gọi là “kế hoạch phát triển”, Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã. Còn các kế hoạch từ cấp cao hơn được gọi là “kế hoạch đầu tư”. Các kế hoạch đầu tư có lẽ được hiểu là kế hoạch cấp huyện hay tỉnh, hay cụ thể hơn là hạng mục công trình - đầu tư hàng năm của các đơn vị theo ngành, mà ở đây bao gồm các dịch vụ khuyến nông, các chương trình mục tiêu của nhà nước, các dự án quốc tế, vv… Hướng dẫn VDP/CDP 6/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP Trách nhiệm của tất cả các bên tham gia và hưởng lợi liên quan là phấn đấu có được sự lồng ghép hữu hiệu nhất các kế hoạch khác nhau. Việc bàn bạc, lấy ý kiến là cần thiết trong quá trình một năm thực thi bởi vì thông thường việc thực hiện Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP) bị ảnh hưởng do sự không ổn định/chắc chắn trong công tác lập kế hoạch và những vướng mắc trong công tác quản lý như việc trì hoãn các quyết định hoặc các nguồn có sẵn. Do vậy, việc điều chỉnh linh hoạt các hoạt động đã được lập kế hoạch là cần thiết.

2.3

Khả năng dự đoán

Việc lập kế hoạch chỉ hợp lý trong trường hợp các điều kiện khung phải rõ ràng và các nguồn có sẵn đối với các hoạt động phát triển có thể được dự đoán trước. Kế hoạch định hướng mà nó là một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch phát triển kinh tế xã hội Việt Nam chính là cơ sở cho việc chuẩn bị kế hoạch phát triển. ở đây bao gồm định hướng chung đối với việc lập kế hoạch hàng năm, và mọi dự trù/dự tính đối với các nguồn ngân sách tương ứng với việc lập kế hoạch cấp cơ sở. Vấn đề được đặt ra là các nguồn ngân sách nào của nhà nước sẽ đưa vào Lập kế hoạch phát triển thôn bản/xã (VDP/CDP) và tương ứng với mỗi nguồn ngân sách thì bao nhiêu tiền để tiếp nhận cho việc lập kế hoạch cấp cơ sở còn tuỳ thuộc vào việc đưa ra quyết định của cấp có thấp quyền theo hướng dẫn chung của Uỷ ban nhân dân tỉnh. Dựa trên cơ sở kế hoạch định hướng cùng với các thông tin về nguồn ngân sách, người dân thôn bản chuẩn bị mọi dự tính chi phí đối với các hoạt động được lập kế hoạch mà sau đó các hoạt động này sẽ được hoàn thiện và xem xét trong hội thảo lập kế hoạch cấp xã với sự hỗ trợ của các thành viên đại diện từ huyện hoặc tỉnh.

2.4

Tính minh bạch và khả năng giải trình

Theo như Nghị định cấp cơ sở 79, luật ngân sách mới, và Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và xoá đói, giảm nghèo (CPRGS), mọi dự tính về các nguồn ngân sách công sẽ được thông báo tới các xã và các bản. Các đơn vị liên quan đến công tác quản lý ngân sách nên thông báo về những hạng mục được chi tiêu. Cho đến nay, công tác giải trình ở Việt Nam được tập trung theo hướng các thông tin được giải trình lên trên: các hoạt động hành chính cần được báo cáo lên cấp cao hơn. Cho phù hợp với quy chế dân chủ cấp cơ sở và công tác quản lý ngân sách phân cấp, công tác giải trình xuống các cấp thấp hơn là ngày càng cần thiết. Một cách rõ nét nhất để đạt được điều này là trong phạm vi hệ thống hiện tại là việc niêm yết công khai mọi dự tính ngân sách, các kế hoạch, và chi phí thực tế, và để thảo luận các vấn đề liên quan đến tài chính trong các cuộc họp hàng tháng, hàng quý của xã và huyện. Việc này và vai trò của hội đồng nhân dân trong việc kiểm toán các nguồn ngân sách công chính là nền tảng cho việc giải trình phù hợp.

Tính minh bạch và khả năng giải trình được cân nhắc là nguyên tắc chủ đạo trong việc sử dụng hiệu quả hơn các nguồn công, giảm bớt mọi tham nhũng. Để tránh việc chi trả hai lần một hoạt động nào đó hay một dự án nhỏ từ các nguồn khác nhau, thì việc tổng hợp mọi dự tính và mọi chi tiết thanh toán cuối cùng của các nguồn ngân sách vào trong một bảng tổng hợp chung là rất cần thiết.

Hướng dẫn VDP/CDP 7/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

2.5

Nâng cao năng lực

Nâng cao năng lực là điểm quan trọng nhất để giới thiệu thành công việc lập kế hoạch có sự tham gia của người dân. Đây là việc làm không thể tách rời được với quy chế dân chủ cấp cơ sở và quản lý chất lượng việc lập kế hoạch ở địa phương. Việc nâng cao năng lực không chỉ diễn ra trong các khoá đào tạo mà còn trong quá trình thực hiện việc lập kế hoạch thôn bản cùng với mọi hỗ trợ về hướng dẫn/huấn luyện. Cán bộ hỗ trợ cần có tinh thần trách nhiệm hỗ trợ quá trình học tập, nâng cao nhận thức, giải quyết mọi khó khăn, nâng cao năng lực cho người dân thôn bản trong quá trình thực hiện VDP/CDP.

2.6

Các bước, hoạt động và tiêu chuẩn của VDP/CDP

Bảng “Tổng hợp 1: Các tiêu chuẩn thực hiện VDP/CDP” kết hợp 6 bước trong chu trình VDP/CDP với các hoạt động tương ứng, kết quả đầu ra được xác định ở mỗi bước, và các tiêu chuẩn liên quan. Có thể coi đây là một hướng dẫn nhanh đối VDP/CDP.

Các tiêu chuẩn này có thể là cơ sở cho việc quản lý chất lượng của hệ thống VDP/CDP, nghĩa là có thể sử dụng cho theo dõi đánh giá quá trình lập kế hoạch

Một số thuật ngữ được sử dụng trong bảng này: Đơn vị tài chính

Đơn vị hỗ trợ tài chính cho việc tiến hành VDP/CDP và đào tạo. ở đây có lẽ là Uỷ ban nhân dân tỉnh, một dự án kỹ thuật hoặc đầu tư, hay một tổ chức phi chính phủ quốc tế.

Dự án đầu tư

Dự án trong nước hay dự án quốc tế mà nguồn quỹ của các dự án đó được đầu tư thông qua cơ chế VDP/CDP. Vì vậy, đơn vị tài chính cũng có thể là dự án đầu tư

Đơn vị đào tạo

Đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và tiến hành đào tạo VDP. Đây có thể là bộ phận đào tạo của một dự án, hay các đơn vị địa phương như Sở Kế hoạch và Đầu tư, trường hành chính công, hay trường dạy nghề.

Nhóm chuẩn bị VDP (cấp thôn bản)

Những người dân thôn đại diện được lựa chọn trong cuộc họp thôn bản tham gia vào việc chuẩn bị đề xuất kế hoạch thôn bản dựa trên cơ sở đánh giá tình hình thôn bản.

Cuộc họp thôn bản

Đối tượng đưa ra quyết định cao nhất trong việc thông qua kế hoạch thôn bản và sắp đặt các ưu tiên phát triển

Tổ công tác VDP cấp tỉnh

Do Sở Kế hoạch và Đầu tư chủ trì với sự tham gia của tất cả các Sở ban ngành liên quan, đại diện của các huyện được lựa chọn và chuyên gia tư vấn từ các dự án. Nhiệm vụ chính là công tác quản lý toàn diện VDP/CDP, đặc biệt là việc Theo dõi và đánh giá chất lượng và tác động của VDP.

Hướng dẫn VDP/CDP 8/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

Bảng tổng hợp 1: Các tiêu chuẩn thực hiện VDP/CDP Các bước trong chu trình VDP và các hoạt động

Kết quả

1 Công tác chuẩn bị và kế hoạch định hướng Chuẩn bị ngân sách tổng 1.1 • Ngân sách-và kế thể-và kế hoạch làm việc để làm VDP/CDP, đào tạo và Theo dõi&đánh giá

1.2

Chuẩn bị kế hoạch định hướng

hoạch làm việc

•

Kế hoạch định hướng

Trách nhiệm

•

Đơn vị tài chính

•

Sở KH&ĐT

•

Uỷ ban nhân dân tỉnh/Sở KH&ĐT

•

Uỷ ban nhân dân huyện/phòng kế hoạch huyện

•

Dự án đầu tư

1.3

Hướng dẫn đào tạo

•

Báo cáo đào tạo

•

Đơn vị đào tạo

1.4

Tổ chức cuộc họp xã để chuẩn bị VDP/CDP (có thể được đưa vào đào tạo) và thu thập cơ sở dữ liệu

•

Đội ngũ cán bộ hỗ trợ

•

Uỷ ban nhân dân xã

•

Cơ sở dữ liệu

•

Nhóm chuẩn bị VDP

•

Cuộc họp thôn bản

Các tiêu chuẩn

2 Lập kế hoạch phát triển thôn bản (VDP)

2.1

Giới thiệu VDP và lựa chọn nhóm chuẩn bị VDP

Trong năm đầu tiên:đánh giá tình hình thôn bản (PRA) và chuẩn bị kế hoạch dài hạn

•

Tài liệu hóa kết quả PRA

•

Kế hoạch phát triển thôn bản dài hạn

2.2.b

Trong những năm tiếp theo: đánh giá việc thực hiện kế hoạch của năm trước

•

2.3

Cập nhật/hoàn thiện dữ liệu thôn bản còn thiếu

2.4

2.5

2.2.a

•

Mời tất cả hộ gia đình

•

Nhóm chuẩn bị VDP, ít nhất có 30% là phụ nữ

•

Đại diện của hộ gia đình nghèo

•

Nhóm chuẩn bị VDP

Đánh giá kết quả VDP trước đó

•

Nhóm chuẩn bị VDP

•

Văn bản đánh giá VDP

•

Dữ liệu cập nhật cơ bản

•

Nhóm chuẩn bị VDP

•

Hệ thống biểu [B1.1 - – B1.5]

Xây dựng đề xuất VDP

•

Đề xuất VDP (kế hoạch định hướng và kế hoạch giải pháp)

•

Nhóm chuẩn bị VDP

•

Hệ thống biểu [B2 - B5]*

Cuộc họp thôn bản quyết định về kế hoạch và ưu tiên

•

Kế hoạch thôn bản được chấp thuận trong cuộc họp thôn bản

•

Cuộc họp thôn bản

•

Tất cả các hộ gia đình được mời đến

•

Có tối thiểu 30% là nữ

•

Các ưu tiên về giới*

•

Biểu 6 [ kế hoạch giải pháp]

•

Mỗi bản có 1 nam giới + 1 phụ nữ

•

Hệ thống biểu [X1 – X5]

•

Sổ CDP được phê duyệt

•

Các mẫu theo dõi về giới được hội phụ nữ hoàn thành

3 Lập kế hoạch phát triển xã (CDP)

3.1

3.2

Chuẩn bị kế hoạch xã dựa trên kế hoạch thôn bản, đưa các hoạt động xã vào và điều chỉnh dự toán ngân sách

•

Phê duyệt các kế hoạch xã và thôn bản

•

Kế hoạch phát triển xã

Sổ ghi chép VDP/CDP được phê duyệt (3 bản

•

Ban quản lý thôn bản

•

Ban quản lý xã

•

Ban quản lý thôn bản

Hướng dẫn VDP/CDP 9/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP •

sao)

Ban quản lý xã

Các tiêu chuẩn được đánh dấu “*” là rất cần thiết (không thể thiếu được), các tiêu chuẩn còn lại có thể được áp dụng linh hoạt hoặc được điều chỉnh theo từng tỉnh. Hệ thống biểu tiêu chuẩn có dưới dạng file Excel

Các bước trong chu trình VDP Và các hoạt động

Kết quả

Trách nhiệm

Các tiêu chuẩn

4 Phê duyệt và phản hồi 4. 1

Xử lý dữ liệu ở cấp huyện

•

VDP+CDP được đưa vào Phòng kế hoạch huyện cơ sở dữ liệu VDP

•

Bản in các kế hoạch phân theo ngành

4. 2

Kiểm tra, phê duyệt và phản hồi về các kế hoạch

•

Hỗ trợ bên ngoài đã được Uỷ ban nhân dân phê duyệt được niêm yết huyện, các đơn vị công khai tại các bản và đầu tư và dịch vụ trong xã

5 Thực hiện và theo dõi 5. 1

Ban quản lý thôn bản và Ban quản lý xã thực hiện và theo dõi các kế hoạch phát triển đã được phê duyệt

•

Biên bản theo dõi

•

Ban quản lý thôn bản + Ban quản lý xã

•

•

Hệ thống biểu [X6]

•

Cơ sở dữ liệu VDP trên phần mềm Access

Nhà đầu tư và các dịch vụ công

5. 2

Thảo luận các vấn đề VDP/CDP trong các cuộc họp hàng tháng và hàng quý ở cấp xã và cấp huyện

•

Biên bản các cuộc họp

•

Ban quản lý thôn bản, bản quản lý xã, Uỷ ban nhân dân huyện

6 Đánh giá 6. 1

Đánh giá cuối cùng của Ban quản lý thôn bản và viết báo cáo

•

Báo cáo đánh giá từ

•

thôn bản đến xã

•

Báo cáo đánh giá từ xã đến huyện

•

Ban quản lý

Đánh giá chất lượng và tác động của VDP

•

•

Uỷ ban nhân dân xã

Công khai các thông

Báo cáo đánh giá

Báo cáo bằng văn bản

•

Niêm yết

thôn bản

tin về ngân sách 6. 2

•

công khai các chi phí thực tế*

Sở Kế hoạch và Đầu tư cùng với tổ công tác VDP cấp tỉnh

Hướng dẫn VDP/CDP 10/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

6. 3

Công tác kế toán, báo cáo cuối cùng, kiểm toán và kiểm tra

•

Biên bản kế toán hoàn Kế toán xã (có huyện hỗ trợ) chỉnh

•

Quy định của nhà nước*

Các tiêu chuẩn được đánh dấu “*” là rất cần thiết (không thể thiếu được), các tiêu chuẩn còn lại có thể được áp dụng linh hoạt hoặc được điều chỉnh theo từng tỉnh.

Hướng dẫn VDP/CDP 11/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

Sáu bước thực hiện Lập kế hoạch phát triển thôn bản/lập kế hoạch phát triển xã (VDP/CDP)

Hướng dẫn VDP/CDP 12/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

Bước 1: Chuẩn bị VDP/CDP và kế hoạch định hướng Thời điểm: các

ngay khi có sẵn các thông tin cần thiết cho việc chuẩn bị các kế hoạch định hướng cho xã. Trong hệ thống nhà nước, các thông tin thường có vào tháng 6

Thời gian: đào

khoảng 1 đến 3 tuần; trong trường hợp VDP được làm trong toàn tỉnh, các hoạt động tạo có lẽ được tiếp tục trong khoảng thời gian 2 tháng hay thậm chí lâu hơn.

1.1 Chuẩn bị ngân sách tổng thể và kế hoạch làm việc để làm VDP/CDP, đào tạo và Theo dõi và đánh giá Kết quả

Trách nhiệm

 Kế hoạch ngân sách và kế hoạch làm việc đối với các hoạt động VDP/CDP và đào tạo

•

Đơn vị tài chính

•

Đơn vị chủ trì VDP

Các tiêu chuẩn



Sở Kế hoạch và Đầu tư cùng với sự hỗ trợ của đơn vị hỗ trợ tài chính (ví dụ GTZ) chịu trách nhiệm chuẩn bị kế hoạch ngân sách tổng thể và kế hoạch làm việc.



Các hoạt động đào tạo có thể được ký hợp đồng phụ với các đơn vị đào tạo chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, các đơn vị đào tạo nên tham gia vào quá trình chuẩn bị kế hoạch đào tạo và làm việc.



Trong trường hợp có đồng hỗ trợ tài chính cho các hoạt động VDP và đào tạo từ các bên khác nhau, đơn vị chủ trì VDP (Sở Kế hoạch và Đầu tư) chịu trách nhiệm khâu nối các nguồn đóng góp, và mời các đơn vị hỗ trợ tài chính tham gia cuộc họp phối hợp.



Hơn nữa, đơn vị chủ trì VDP chịu trách nhiệm trong việc đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng về các nguồn đóng góp khác nhau, để tất cả các đơn vị hỗ trợ tài chính được thông báo về nguồn ngân sách tổng thể cho VDP. 1.2

Chuẩn bị kế hoạch định hướng

Kết quả

Trách nhiệm

•

Bảng tổng hợp cùng với dự toán các nguốn ngân sách có thể dành cho lập kế hoạch cấp cơ sở

Uỷ ban nhân dân tỉnh/Sở Kế hoạch và Đầu tư

•

Phần phụ lục bao gồm các thông tin chi tiết về từng nguồn ngân sách

Sở Kế hoạch và đầu tư/phòng kế hoạch huyện

•

Đơn vị hỗ trợ tài chính

 Kế hoạch định hướng bao gồm • •

Các tiêu chuẩn



Sở Kế hoạch và Đầu tư chịu trách nhiệm hướng dẫn huyện trong việc chuẩn bị kế hoạch định hướng nếu được yêu cầu.



Phòng kế hoạch huyện thay mặt Uỷ ban nhân dân huyện chịu trách nhiệm chuẩn bị kế hoạch định hướng sẽ được thông báo tới các xã.

Hướng dẫn VDP/CDP 13/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP 

Kế hoạch định hướng sẽ bao gồm (1) biểu tổng hợp 1 trang về các dự án và nguồn ngân sách phù hợp với việc lập kế hoạch ở cấp cơ sở, và (2) phụ lục với các chi tiết cụ thể hơn về đơn vị cung cấp dịch vụ hoặc đầu từ nếu được yêu cầu.



Bất kỳ một nguồn đầu tư hay dịch vụ nào phù hợp với việc lập kế hoạch ở cấp cơ sở từ các chương trình mục tiêu quốc gia hay từ các dự án quốc tế cũng nên được đưa vào kế hoạch định hướng.



Việc xây dựng chính xác và thông báo kế hoạch định hướng tới các xã và thôn bản là rất cần thiết, không thể thiếu được khi đưa quá trình lập kế hoạch ngân sách phân cấp vào VDP

(1) Ví dụ một biểu tồng hợp kế hoạch định hướng 1

2

3

4

Tên dự án/nguồn ngân sách

Cơ quan chủ đạo

Nguồn ngân sách sẵn Các tiêu chí phân bổ ngân có cho xã năm 200.. sách xã tới các bản

5

6

Các tiêu chí đầu tư và các Ghi chú tiêu chuẩn kế toán

Ví dụ:

Ban quản Chương trình 135 lý. Ví dụ: Chương trình GTZ AP 015

GTZ

Một số lưu ý khi điền thông tin vào bảng biểu trên 1: Tên dự án: hầu hết các chương trình mục tiêu chính phủ hay các dự án quốc tế có kế hoạch phân bổ ngân sách cho việc lập kế hoạch ở cấp cơ sở, ví dụ theo hình thức ngân sách xã. Quyết định về những nguồn ngân sách chính phủ nào sẽ được đưa vào quá trình lập kế hoạch ngân sách phân cấp phần lớn do tỉnh quyết định, hay các ban quản lý chương trình đại diện. Ví dụ các dự án có thể được đưa vào là: chương trình mục tiêu quốc gia 135, Chương trình mục tiêu quốc gia xoá đói, giảm nghèo (Chương trình xoá đói, giảm nghèo, HEPR, Chương trình xoá đói, giảm nghèo và tạo công ăn việc làm143), Chương trình định canh, định cư, Chương trình của tỉnh 925 (Nước sạch nông thôn, vệ sinh và môi trường); Chương trình 661 (Trồng mới 5 triệu ha rừng); ngân sách bảo tu cơ sở hạ tầng xã; nguồn ngân sách riêng của xã, đóng góp địa phương, Chương trình hành động GTZ AP 2015, Các dự án cho vay. 2: Cơ quan chủ đạo là đơn vị hỗ trợ tài chính cho việc lập kế hoạch ở cấp cơ sở. ở đây có thể là ban quản lý chương trình 135, chương trình 925 hay các dự án quốc tế... 3: Chỉ những dự tính ngân sách thực sự phù hợp cho việc lập kế hoạch ngân sách ở cấp cơ sở là được điền vào phần này. Ví dụ: điển hình là ngân sách 135 chương trình 135 cho xã nghèo là 500 triệu đồng Việt Nam. Cơ quan chủ đạo có lẽ quyết định là 300 triệu đồng Việt Nam sẽ được dùng cho việc lập kế hoạch thôn bản, và còn lại 200 triệu đồng được quản lý như trước kia, cụ thể thông thường là đơn vị ban quản lý cấp huyện của chương trình 135 đưa ra quyết định này. Trong trường hợp này chỉ 300 triệu đồng sẽ được đưa vào kế hoạch định hướng. 4: Việc phân bổ các nguồn ngân sách công từ xã tới các bản có thể là chia đều tới từng bản, hay theo các tiêu chí như theo số hộ gia đình, tiêu chí nghèo, khoảng cách từ bản tới trung tâm xã, vv. Phương thức tính toán này cần được minh bạch, rõ ràng. Và mức phân bổ trần cho mỗi bản cần được thông báo tới các bản trước khi bắt đầu làm VDP. Trong hội thảo lập kế hoạch phát triển xã, lãnh đạo của bản hay ban quản lý xã có lẽ cùng thống nhất về sự sửa đồi cuối cùng việc phân bổ ngân sách. 5: Phần lớn các chương trình hay dự án cần có các tiêu chí khung là tiền đầu tư sẽ được dùng vào việc gì. Ví dụ: chương trình 135 chủ yếu dành cho việc xây dựng cơ sở hạ tầng quy mô nhỏ. Một phần trong đó, thậm chí là các thử nghiệm nông nghiệp cũng được hỗ trợ tài chính. Chương trình hành động GTZ AP 2015 cho phép việc sử dụng linh hoạt hơn, về cơ bản là dành cho những nhu cầu đầu tư tức thời và đặc biệt là giúp cho việc giảm nghèo. Đối với từng nguồn ngân sách, các tiêu chí này cần được nêu rõ, để người dân thôn bản cùng với sự trợ Hướng dẫn VDP/CDP 14/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP giúp của cán bộ hỗ trợ VDP có thể lập kế hoạch một cách chính xác. Trong trường hợp một dự án áp dụng các tiêu chuẩn kế toán khác với các tiêu chuẩn được áp dụng thông thường, thì các tiêu chí cần được chỉ ra ở đây. 6:

Bất kỳ thông tin liên quan nào không phù hợp với 5 cột đầu tiên.

(2) Các chi tiết về các loại dịch vụ và đầu tư cho các bản và các xã Trong trường hợp biểu tổng hợp [VDP B1] không có đủ chỗ trống để đưa tất cả các thông tin liên quan về một chương trình nào đó, thì các chi tiết bổ sung cần được đưa vào các trang khác. Đây có thể hoặc là bản sao các quy chế hiện tại như nghị định 135 (cho chương trình 135), hay nghị định 90 cho Chương trình xoá đói, giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc (NMPRP) (trong trường hợp quy trình VDP/CDP được áp dụng). Hoặc có thể là theo hình thức một trang tóm tắt theo mỗi chương trình. Kế hoạch định hướng không giới hạn với bất kỳ một đơn vị cung cấp đầu tư nào và cũng có thể bao gồm các dịch vụ công phù hợp với việc lập kế hoạch thôn bản như khuyến nông, khuyến lâm, bảo vệ thực vật hay dịch vụ y tế. 1.3

Tiến hành đào tạo

Kết quả

Trách nhiệm

 Báo cáo đào tạo cùng với đánh giá khoá học

•

Các tiêu chuẩn

Đơn vị đào tạo



Bám sát kế hoạch ngân sách và kế hoạch làm việc (1.1), đơn vị đào tạo chuẩn bị và tiến hành các khoá đào tạo. Đối với các khoá đào tạo chuẩn về VDP/CDP và Đào tạo giảng viên (ToT về VDP) đã có sẵn tài liệu hướng dẫn và tài liệu đào tạo.



Bộ tài liệu chuẩn đối với mỗi khoá đào tạo bao gồm (1) miêu tả ngắn gọn khoá học sẽ được chuẩn bị trước khi tiến hành khoá học (2) báo cáo đã được đóng góp ý kiến của giảng viên sau khoá học (3) biểu đánh giá do học viên điền vào cuối mỗi khoá học. 1.4

Tổ chức hội thảo cấp xã cho việc chuẩn bị VDP/CDP

Kết quả

Trách nhiệm

Các tiêu chuẩn

 Kế hoạch làm việc ở địa phương và nhóm cán bộ hỗ trợ được phân công nhiệm vụ

 Các dữ liệu cơ bản về thôn bản và xã càng đầy dủ

•

Uỷ ban nhân dân xã

và cập nhật càng tốt



Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp ở xã cùng với đại diện từ tất cả các bản để chuẩn bị VDP/CDP. Mục đích chính là:



Cung cấp các thông tin về quá trình lập kế hoạch và cơ sở pháp lý của quy trình tới chính quyền xã và các trưởng bản.



Thành lập (khẳng định cho những năm sau) nhóm cán bộ hỗ trợ Lập kế hoạch phát triển xã (CDP) là những người chịu trách nhiệm chính trong việc hỗ trợ các bản và xã xây dựng, thực hiện và theo dõi VDP/CDP, và xây dựng lịch hoạt động chi tiết.

Xác định các nhu cầu thông tin và thu thập dữ liệu Các nhu cầu thông tin và các nguồn thông tin liên quan về những đặc điểm cơ bản của xã và thôn bản (dân số, hiện trạng sử dụng đất, vv…) cần được xác định ngay từ ban đầu. Hướng dẫn VDP/CDP 15/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP Việc thu thập các thông tin cơ bản (dữ liệu thứ cấp) là nhiệm vụ hàng đầu của nhóm cán bộ hỗ trợ Lập kế hoạch phát triển xã (CDP). Các dữ liệu có thể được đưa vào “Cơ sở dữ liệu xã” [B 1.1 – B 1.5], và những dữ liệu này cần được cập nhật thường xuyên. Bất kỳ khi nào có thể, nên có sẵn các bản đồ xã, ví dụ như quy hoạch cơ bản cùng với các thông tin hành chính cơ bản; và các bản đồ theo chủ đề như bản đồ hiện trạng sử dụng đất. Các thông tin cơ bản còn thiếu cần thiết cho việc xây dựng các kế hoạch phát triển thôn bản và xã có thể được hoàn thiện ở bước VDP, đồng thời sử dụng các công cụ PRA.

Bước 2: Lập kế hoạch phát triển thôn bản (VDP) Thời điểm: (nên là thời Thời gian: bị kế hoạch

ngay khi bước 1 được hoàn tất (chuẩn bị VDP/CDP, kế hoạch định hướng, và đào tạo); theo như hệ thống nhà nước thường là vào tháng 6/7, muộn nhất là tháng 8 điểm chuẩn định!) 3 ngày tại các bản đã làm VDP năm đầu tiên; 1-2 ngày (bao gồm dự tính ngân sách) tại các bản đã có kinh nghiệm làm VDP, và đối với những bản không phải chuẩn phát triển thôn bản dài hạn.

Lịch trình tiêu chuẩn làm VDP được chia thành 3 phần:

1. Cuộc họp giới thiệu trước thôn bản và lựa chọn nhóm đại diện những người dân thôn bản (ở đây muốn đề cập đến nhóm chuẩn bị VDP) (2.1)

2. Chuẩn bị kế hoạch thôn bản do nhóm chuẩn bị VDP thực hiện. Phần này có thể kéo dài 2 ngày cho việc đánh giá chi tiết với việc sử dụng các công cụ PRA đối với những bản lần đầu tiên làm VDP, hoặc chỉ nửa ngày đối với những bản đã có kinh nghiệm, sau đó đưa thêm phần đánh giá kế hoạch của năm trước. (2.2a, 2.2b, 2.3 và 2.4)

3. Cuộc họp thôn bản chính sẽ thảo luận về các kế hoạch thôn bản đã được chuẩn bị, xếp thứ tự ưu tiên và đi đến thống nhất đề xuất VDP (2.5)

2.1 Cuộc họp giới thiệu VDP với việc lựa chọn những người dân thôn bản đại diện thực hiện PRA và việc chuẩn bị VDP (=nhóm chuẩn bị VDP) Kết quả

Trách nhiệm

 Nhóm những người dân thôn bản được cử làm đại diện để làm VDP và chuẩn bị kế hoạch thôn bản (= nhóm chuẩn bị VDP)

•

Cuộc họp thôn bản

Các tiêu chuẩn

•

Mời tất cả các hộ gia đình tham gia giới thiệu trước thôn bản

•

Nhóm chuẩn bị VDP có số nữ giới chiếm tối thiều 30%

•

Ngoài ra, còn có đại diện của hộ nghèo.

Trưởng bản với sự hỗ trợ của cán bộ hỗ trợ chịu trách nhiệm: 

giới thiệu lịch trình làm VDP và kế hoạch định hướng của năm sắp tới



giải thích vai trò của nhóm chuẩn bị VDP (chỉ là nhiệm vụ thực hiện, không phải là quyền đưa ra quyết định)

•

hướng dẫn việc lựa chọn các thành viên trong nhóm chuẩn bị VDP; các thành viên trong nhóm này do chính những người dân đề cử, với số nữ giới chiếm tối thiểu 30% và ngoài

Hướng dẫn VDP/CDP 16/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP ra còn có đại diện của hộ gia đình khó khăn/hoàn cảnh. Một nhóm chuẩn bị lý tưởng gồm có 10-15 thành viên. •

Nhóm chuẩn bị VDP cần đặc biệt lưu ý đến các phạm vi ưu tiên sẽ được đưa ra quyết định trong cuộc họp thôn bản trong quá trính nhóm chuẩn bị kế hoạch thôn bản. Các phạm vi theo chủ đề tuỳ thuộc theo đặc thù của tỉnh. Các chủ đề này sẽ là cơ sở để lựa chọn công cụ PRA (đánh giá nhanh nông thôn có sự tham gia) tương ứng, vì không phải kế hoạch phát triển thôn bản nào cũng sử dụng tất cả các công cụ PRA.

2.2a

Vào năm đầu tiên: đánh giá tình hình thôn bản (PRA) và chuẩn bị kế hoạch dài hạn

Kết quả

Trách nhiệm

 Các biểu tài liệu PRA, và bản sao các kết quả trên giấy A0

 Kế hoạch thôn bản dài hạn

•

Các tiêu chuẩn

Nhóm chuẩn bị VDP

•

Hoạt động chủ yếu trong năm đầu tiên là đánh giá mang tính chiều sâu về tình hình thôn bản bằng các công cụ PRA. Khoảng thời gian: 2 ngày. Trong những năm kế tiếp, công việc này không cần thiết phải làm với cường độ tương tự.

•

Nhóm chuẩn bị VDP phân tích tình hình thôn bản, đặc biệt là các phạm vi theo chủ đề được lựa chọn trong cuộc họp giới thiệu, bằng cách sử dụng các công cụ PRA. Nhóm chuẩn bị VDP có thể được chia thành những nhóm nhỏ làm việc song song để có thể tận dụng thời gian hiệu quả nhất.

•

Các kết quả được tóm tắt trong tài liệu kết quả PRA, trong đó có cả các hoạt động được đề xuất đối với từng phạm vi chủ đề.

Một số gợi ý dành cho cán bộ hỗ trợ Dành một khoảng thời gian vừa đủ cho các cuộc thảo luận theo chủ đề Các công cụ PRA chỉ hỗ trợ cho các cuộc thảo luận nhóm và công việc phân tích. PRA không phải là công cụ để biểu đạt các biểu đồ, bảng biểu và bản đồ có đẹp hay không (mặc dù đây có thể là những minh hoạ rất hữu ích). Điều thường xảy ra là các cán bộ hỗ trợ tập trung nhiều vào Cách làm thế nào để thao tác một cách chính xác một công cụ cụ thể, ví dụ như tạo một đường cắt ngang thôn bản cho đẹp, mà họ quên rằng chính xác là cái gì mới nên là nội dung của cuộc thảo luận.

•

Nhóm chuẩn bị VDP chuẩn bị kế hoạch thôn bản trung hạn đồng thời sử dụng mẫu [KH dài hạn]. Kế hoạch trung hạn giúp có được một tầm nhìn lâu dài về sự phát triển thôn bản và tạo cơ sở cho việc xây dựng VDP hàng năm.

Hướng dẫn VDP/CDP 17/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

2.2b

Trong những năm tiếp theo: Đánh giá việc thực hiện kế hoạch của năm trước

Kết quả

Trách nhiệm

 Đánh giá các kết quả kế hoạch thôn bản năm trước

•

Nhóm chuẩn bị VDP

Các tiêu chuẩn

Biên bản đánh giá

•

Nhóm chuẩn bị VDP đánh giá việc thực hiện kế hoạch thôn bản năm trước trước khi chuẩn bị VDP mới. Để làm được điều này, Ban quản lý thôn bản cần cung cấp một bản sao kế hoạch thôn bản năm trước, trong đó có cả phần ghi chép công tác theo dõi các hoạt động.

•

Việc đánh giá kế hoạch năm trước được làm với mục đích để kiểm tra những hoạt động nào trong kế hoạch đã được tiến hành, và khó khăn phải đương đầu là gì, để đúc rút ra các kết luận cho việc xây dựng kế hoạch thôn bản mới.

2.3

Cập nhật/hoàn thành các dữ liệu thôn bản còn thiếu

Kết quả

Trách nhiệm

 Dữ liệu cơ bản được cập nhật •

•

Nhóm chuẩn bị VDP

Các tiêu chuẩn •

Hệ thống biểu

[B 1.1 – B 1.5 ]

Mục đích chính là thu thập toàn bộ những dữ liệu và thông tin phù hợp về các thôn bản và xã để hỗ trợ cho quá trình lập kế hoạch. Nên tránh thu thập dữ liệu không trực tiếp liên quan đến việc thực hiện các kế hoạch vì việc này tạo ra những chi phí không cần thiết và làm quá trình xử lý dữ liệu trở nên phức tạp.

2.4 Xây dựng đề xuất VDP Kết quả

 Đề xuất kế hoạch thôn bản

•

Trách nhiệm

•

Nhóm chuẩn bị VDP

Các tiêu chuẩn

•

Hệ thống biểu [B2 – B5]

Nhóm chuẩn bị VDP tổng hợp các kết quả thu được từ các hoạt động có sự tham gia của người dân như PRA, việc thu thập các dữ liệu cơ bản, phần đánh giá kế hoạch năm trước, vào trong phần đề xuất dành cho kế hoạch phát triển thôn bản hàng năm. (Chú ý: kế hoạch này chỉ

Hướng dẫn VDP/CDP 18/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP là đề xuất mà thôi). Việc phê duyệt cuối cùng và xếp thứ tự ưu tiên là tuỳ thuộc vào cuộc họp thôn bản.

2.5

Cuộc họp thôn bản quyết định kế hoạch và hoạt động ưu tiên

Kết quả

Trách nhiệm

 Mẫu theo dõi về giới do hội phụ nữ điền  Kế hoạch thôn bản được thống nhất trong cuộc họp thôn bản

•

Cuộc họp thôn bản

Các tiêu chuẩn •

Mời tất cả các hộ gia đình

•

Tối thiếu 30% phụ nữ tham gia (các thành viên tham gia ký tên vào)

•

Thứ tự ưu tiên theo khía cạnh giới

•

Mẫu biểu 6 [KHgiai phap]



Ban quản lý thôn bản chịu trách nhiệm mời tất cả các hộ gia đình ít nhất 3 ngày trước cuộc họp.



Trong cuộc họp thôn bản, kế hoạch thôn bản sẽ được đưa ra thảo luận và đi đến quyết định, và xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động (phụ nữ và nam giới được tổ chức tách riêng). Đây là một hoạt động quan trọng nhưng thường xuyên bị bỏ qua. Cán bộ hỗ trợ có trách nhiệm thu thập thứ tự ưu tiên cho các hoạt động trong các cuộc họp tổ chức riêng cho nam và nữ. - Cách đơn giản nhất để xếp trật tự ưu tiên là chọn các hoạt động quan trọng nhất (cách này đơn giản và hiệu quả) - Có thể xếp trật tự ưu tiên chi tiết hơn bằng cách chấm điểm từ 1 (ưu tiên cao nhất) đến 3 thậm chí đến 10 (ưu tiên thấp hơn) - Phương pháp xét ưu tiên nên được áp dụng chung cho cả huyện



Cán bộ hỗ trợ cũng có trách nhiệm khuyến khích các hộ nghèo thuộc nhóm dễ bị tổn thương tham gia tích cực vào các cuộc thảo luận và đưa ra ý kiến. Ngoài ra, cán bộ hỗ trợ còn có trách nhiệm khuyến khích tất cả người dân chủ động tìm ra các giải cảI thiện đời sống của các hộ nghèo nhất trong thôn.



Hội phụ nữ chịu trách nhiệm theo dõi cuộc họp bằng việc sử dụng mẫu theo dõi giới.



ở các vùng dân tộc thiểu số, cần phải đảm bảo việc thông dịch cho những người dân không nói được tiếng phổ thông! Sẽ là lý tưởng nếu cán bộ hỗ trợ nói được tiếng địa phương.



Một số dự án đầu tư dung kế hoạch thôn bản với từng hoạt động (thường là các hoạt động đầu tư lớn) có ghi tên của một số người hoặc nhóm người chịu trách nhiệm giám sát thực hiện kế hoạch. Mẫu biểu 6 [KHgiai phap] có để chỗ trống để điền thông tin này.

Hướng dẫn VDP/CDP 19/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

Chương trình họp chuẩn (khoảng 3 tiếng): 

Khai mạc, đăng ký tên hộ gia đình tham gia và tỷ lệ phụ nữ tham gia



Phần báo cáo hoặc thảo luận o

Kết quả PRA có được từ nhóm chuẩn bị VDP. Giới hạn thời gian, nếu không thì sẽ mất rất nhiều thời gian cho phần này và sẽ bị thiếu thời gian để thảo luận những nội dung quan trọng hơn: kế hoạch thôn bản thực tế và xếp thứ tự ưu tiên – trong năm đầu tiên.

o

Đánh giá kế hoạch của năm trước – trong những năm sau



Trình bầy và thảo luận kế hoạch dài hạn. Hạn chế những cuộc thảo luận về những nội dung chung chung, ví dụ như người dân thôn bản mong muốn rừng đạt được độ che phủ ở khu vực nào, ý kiến tổng quan về phát triển cơ sở hạ tầng tại thôn bản, và không quá nhiều những con số chi tiết, tỉ mỉ về diện tích chính xác, số km hay bao nhiêu con đường, vv. Các hạng mục được nhất trí sau đó sẽ được sao chép vào mẫu biểu.



Trình bầy kế hoạch thôn bản hàng năm cùng với mọi dự trù kinh phí cho từng hoạt động, và các chi tiết được gợi ý như thời gian hay sự đóng góp của địa phương.



Tổ chức thảo luận về giải pháp và việc hoàn thiện kế hoạch. Trong trường hợp, người dân đi đến thống nhất các đề xuất, thì có lẽ chỉ cần những điều chỉnh nhỏ. Nhưng nếu người dân không nhất trí với kế hoạch được đề xuất, thì kế hoạch cũng có thể được thay đổi hoàn toàn. Trong cuộc họp thôn bản, điều này sẽ được quyết định.



Xếp thứ tự ưu tiên riêng cho nam giới và phụ nữ (cuộc họp riêng). Có thể có các phương thức xếp thự tự ưu tiên khác nhau.



Tổng kết và ý kiến nhất trí chính thức của người dân về kế hoạch.



Chuẩn bị danh sách ký tên của các thành viên tham gia (sau đó sẽ được trình lên huyện cùng với VDP/CDP)

•

Sau khi kế hoạch đã được thống nhất, sao chép kế hoạch giải pháp vào mẫu biểu 6 [KHgiai phap] bao gồm chi tiết cho mỗi hoạt động ở dòng đầu tiên “KH”. Bảng này có để chỗ để diền các thông tin khác.

o

Các hoạt động ưu tiên chuyên biệt về giới

o

Kinh phí dự trù

o

Số người hưởng lợi ước tính

o

Tên của người chịu trách nhiệm theo dõi các tiểu dự án (cá nhân hoặc nhóm người)

Tất cả giấy khổ A0 ban đầu từ quá trình lập kế hoạch cần được Ban quản lý thôn bản cất giữ cho đến thời điểm làm VDP năm sau.

Hướng dẫn VDP/CDP 20/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP Hướng dẫn sử dụng mẫu biểu [VDP B5] Đề nghị viết chữ dễ nhìn!

(2) Mô tả các hoạt động một cách chi tiết. Ví dụ viết “thuỷ lợi” là chưa đủ, nên viết cụ thể là “cải thiện khả năng cấp nước và mở rộng hệ thống tưới tiêu ra các diện tích mới ”

KÕho¹ ch gi¶i ph¸p cho n¨m 200....

HuyÖn:.............................................

Ngµy lËp kÕ ho¹ ch th«n b¶n (VDP): ............................

(10) Đóng góp của thôn bản, cụ thể bằng tiền mặt, công lao động hoặc vật liệu địa phương

X· :....................................................

(11) KH: hoạt động nào cần hỗ trợ hỗ trợ bên ngoài thì phải có dự trù theo kế hoạch định hướng và điền vào dòng KH.

(12) Chỉ ra đơn vị hỗ trợ cho hoạt động. Ví dụ chương trình 135, hay các chương trình khác.

Th«n b¶n:

KH: kÕ ho¹ ch ®­ î c x· th«ng qua - TH: thùc hiÖn trª n thùc tÕ

§ ¸nh sè thø tù kÕ ho¹ ch th«n b¶n theo mÉu ngµnh kÕ ho¹ c 

Ho¹ t ®éng (cï ng ví i m« t¶ chi tiÕt)

§ ¬n vÞ

Sè l­ î ng

§ Þa ®iÓm

1

2

3

4

5

1

(8+9) với mỗi hoạt động, đưa thứ tự ưu tiên của nam và nữ (qua các cuộc họp riêng!) 1= ưu tiên cao nhất, 2 = ưu tiên thứ 2, vv

Khung thêi gian B¾t ®Çu

KÕt thóc

6

7

¦ u tiªn

Ng©n s¸ch, tµi liÖu hay c¸c yªu cÇu dÞch vô

Nam n÷ §ãng gãp cña th«n b¶n 8

9

Hç trî bªn ngoµi

§ ¬n vÞhç trî

Ghi chÐp ®¸nh gi¸

11

12

13

10

KH TH Tr¸ch nhiÖm theo dâi:

11

Ng­ êi h­ ëng lî i (..............…ng­ êi/...............… ng­ êi nghÌ o)

KH TH Tr¸ch nhiÖm theo dâi:

Ng­ êi h­ ëng lî i (..............…ng­ êi/...............… ng­ êi nghÌ o) (ghi chó: VDP/CDP ®­ î c phª duyÖt sÏ bao gåm ch÷ký cña c¸c bªn liªn quan. Tuy nhiªn ®iÒu nµy kh«ng cã nghÜ a lµ ®· cã sù cam kÕt vÒ c¸c nguån hç trî tµi chÝnh vµ c¸c nguån kh¸c tõ bªn ngoµi. C¸c nguån ®Çu t­ sÏ ®­ î c c¸c c¬quan chøc n¨ng th«ng qua sau

Ký tªn sau héi th¶o lËp kÕ ho¹ ch cÊp x· . Ngµy:

Ban qu¶n lý th«n b¶n

(1) Ở một số tỉnh hay dự án, các hoạt động được phân loại theo lĩnh vực. Trong trường hợp này, dung các mã cho mỗi lính vực được sử dụng (ở các tỉnh hay dự án khác, cột này có thể để trống).

Ban qu¶n lý x·

A: B: C: D: E: F: G: H: hoá I: J: K: L: M:

Quy hoạch SDĐ và giao đất Trồng lúa nước Canh tác trên nương Vườn hộ Cây hoa màu Chăn nuôi Lâm nghiệp Thị trường & cung cấp hàng Phát triển tổ chức Giáo dục Y tế Cơ sở hạ tầng Các lĩnh vực khác

§ ¹ i diÖn cña huyÖn/tØ nh

Theo trình tự từng bước trước tiên là lập kế hoạch, sau đó là giám sát thực hiện KH: Điền các kế hoạch thôn bản (được chọn lọc sau hội thảo lập kế hoạch xã) TH: trong năm tiếp theo, điền các hoạt động được thực hiện và nguồn ngân sách được phân bổ)

Chữ ký xác nhận kế hoạch phát triển thô bản và xã. Chú ý: kế hoạch phát triển chỉ thể hiện các nguyện vọng từ cấp cơ sở.

..... .....

Khoảng trống để ghi người chịu trách nhiệm giám sát hoạt động (1 người hoặc 1 nhóm người ví dụ như trưởng thôn, hội phụ nữ) Bao nhiêu người hưởng lợi từ hoạt động này, và bao nhiêu người nghèo?

Hộp có đường kẻ đúp là các nguồn hỗ trợ yêu cầu (số lượng và nguồn) được lựa chọn trong hội thảo xã. Thông tin trong hộp này (bao gồm cả khoản tiền và đơn vị hỗ trợ) sẽ được copy vào bảng [X7] để tính tổng từng nguồn ngân sách Thay bằng tiền, hỗ trợ bên ngoài cũng có thể là dạng hỗ trợ dịch vụ ví dụ “300 ngày công”

Hướng dẫn VDP/CDP 21/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

Bước 3: Lập kế hoạch phát triển xã (CDP) Thời điểm

Ngay khi người dân trong xã hoàn thành VDP của bản mình

Thời gian:

1 ngày

Thành phần tham gia: nữ); ban

1 nam giới và 1 phụ nữ/1 bản (thông thường là trưởng bản và trưởng hội phụ quản lý xã, đại diện huyện và tỉnh.

3.1

Chuẩn bị kế hoạch xã dựa trên cơ sở kế hoạch thôn bản đã được thống nhất

Kết quả

Trách nhiệm

 Danh sách các thành viên đã ký tên  Kế hoạch phát triển xã

•

Ban quản lý thôn bản + ban quản lý xã

Tiêu chuẩn

•

1 nam giới + 1 phụ nữ/1 bản

•

Hệ thống mẫu biểu [X1 – X5]



Điểm danh (danh sách các thành viên đã ký tên)



Việc chuẩn bị kế hoạch xã, dựa trên cơ sở các kế hoạch thôn bản, bao hồm có 3 hoạt động song song: 1. Đại diện thôn bản trình bầy kế hoạch thôn bản hàng năm (trên giấy A0) 2. Ban quản lý xã và đại biểu các thôn thảo luận và đi đến thống nhất (hoặc đề xuất những thay đổi) kế hoạch, thảo luạn các hoạt động, các ưu tiên theo quan điểm cấp xã. Ví dụ một kế hoạch quản lý rừng của xã hay việc làm đường giao thông xã không thể quyết định ở cấp thôn bản được. Rất nhiều vấn đề tương tự cũng cần được thảo luận trên quan điểm phát triển về lâu dài chứ không chỉ là một bản kế hoạch hoạt động hàng năm 3. (Chỉ áp dụng trong trường hợp dự thảo ngân sách cấp xã) Kế toán xã tính toán tổng cộng của toàn xã theo từng nguồn ngân sách (xem kế hoạch định hướng) và kiểm tra con số trần không được vượt quá. Ghi vào các hàng và cột tương ứng (biểu X[7] số tổng cần huy động từ các dự án khác nhau và so sánh với con số trần của từng nguồn ngân sách để cân đối. Để cân đối, số trần trong kế hoạch định hướng được ghi ở dòng cuối cùng.

Ghi chú: các kế hoạch thôn bản thường là kết quả của cuộc họp thôn bản. Kế hoạch không thể bị thay đổi theo ý kiến cá nhân của người đại diện của thôn bản đó. Chỉ trong trường hợp là trong cuộc họp này, cụ thể là đại đa số các trưởng bản và ban quản lý xã cùng nhất trí và quyết định về những thay đổi mà họ không tán thành với quyết định của thôn bản.

Hướng dẫn VDP/CDP 22/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

3.2

Phê duyệt các kế hoạch thôn bản và xã

Kết quả

Trách nhiệm

 Các kế hoạch thôn bản và xã được phê duyệt

•

(3 bản sao Sổ theo dõi VDP/CDP)

Ban quản lý thôn bản+ban quản lý xã

Các tiêu chuẩn

•

Sổ CDP được phê duyệt (rất cần thiết)



Cuộc họp ở cấp xã cùng với đại diện của tất cả các bản chính thức phê duyệt các kế hoạch thôn bản và xã khi các kế hoạch đã được hoàn thiện và các nguồn ngân sách được ước tính một cách chính xác (không có sự vượt quá về con số).



Bản kế hoạch cuối cùng được chuẩn bị thành 3 bản sao:

o

Xã và huyện mỗi cấp lưu một bản

o

Thôn bản lưu hệ thống biểu của bản

Chú ý: Việc chuẩn bị 3 bản sao mất không nhiều thời gian, vì vậy nên được bắt đầu càng sớm càng tốt trong hội thảo. Một số cán bộ hỗ trợ nên cùng viết với nhau. Đảm bảo rằng có đủ các biểu mẫu trống của biểu [VDP B5] bởi vì các kế hoạch thôn bản đã được chuẩn bị trong quá trình VDP có lẽ được thay thế do có nhiều thay đổi.

Sổ ghi chép VDP/CDP

Toàn bộ bộ kế hoạch thôn bản và xã được tổng hợp thành một cuốn sổ ghi chép: 

trang bìa (1 trang)



kế hoạch định hướng [X1 – X5] (13 trang)



Tất cả các “kế hoạch giải pháp” (thông thường 2-3 trang/1 bản)



Các hoạt động được lập kế hoạch cho cấp xã [ kế hoạch giải pháp] (1 trang)



Mỗi bản sao sẽ do (1) trưởng bản, (2) lãnh đạo xã, và (3) và đại diện từ cấp huyện hay cấp tỉnh ký tên.



Bản sao các kế hoạch với chữ ký của các bên đại diện được gửi cho phòng kế hoạch huyện để nhập dữ liệu vào máy tính.



Trong trường hợp, dự án tài trợ có mặt tại hội thảo để phê duyệt tức thì nguồn hỗ trợ tài chính, thì cần có thêm bản sao thứ tư và người đại diện nhà tài trợ cùng ký tên. Chữ ký thứ tư chỉ đơn thuần khẳng định nguồn ngân sách từ nhà tài trợ này được thông qua.

Hướng dẫn VDP/CDP 23/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP (chú ý: khi đầy đủ các chữ ký thì có nghĩa là VDP/CDP được phê duyệt. Điều này không có nghĩa là sự cam kết về hỗ trợ tài chính hay bầt kỳ sự hỗ trợ bên ngoài nào. Mọi nguồn đầu tư sẽ được các cơ quan ban ngành liên quan thông qua sau này).

Bước 4: Phê duyệt và phản hồi Thời điểm: ấn các bắt

Việc xử lý dữ liệu ở cấp huyện bắt đầu ngay sau khi thu thập các kế hoạch thôn bản và xã. Việc in kế hoạch theo ngành cần được gửi tới các đơn vị cung cấp dịnh vụ và đầu tư liên quan trước khi họ đầu chuẩn bị kế hoạch làm việc hàng năm của họ.

trực

Các nguồn quỹ phát triển thôn bản và xã nhỏ hơn (ví dụ AP 2015) thậm chí có thể được thông qua tiếp trong hội thảo lập kế hoạch cấp xã (bước 3).

Thời gian: ngày

Việc nhập dữ liệu của cả huyện (150 bản, 1.700 hoạt động) vào cơ sở dữ liệu mất khoảng 10 đến 12 làm việc đối với cán bộ đã được đào tạo (cụ thể là một tuần làm việc cho 2 cán bộ đã được đào tạo).

4.1

Việc xử lý dữ liệu ở cấp huyện

Kết quả

Trách nhiệm

 Kế hoạch thôn bản và xã được đưa vào cơ sở dữ liệu VDP

•

 Việc in ấn các kế hoạch theo ngành cụ thể theo từng

Các tiêu chuẩn

• Phòng kế hoạch huyện

nhà đầu tư và dịch vụ

Cơ sở dữ liệu trên MS Access

Phòng kế hoạch huyện chịu trách nhiệm: 

Nhập kế hoạch thôn bản và xã vào máy vi tính ngay sau hội thảo lập kế hoạch cấp xã (sử dụng cơ sở dữ liệu VDP Sơn La).



In ấn các kế hoạch theo ngành cho các đơn vị liên quan (ví dụ các hoạt động liên quan đến khuyến nông được gửi tới trạm khuyến nông; đề xuất hỗ trợ của thôn bản từ chương trình 135 được gửi tới ban quản lý chương trình 135)

Các kế hoạch cần được gửi tới các phòng ban liên quan trước khi họ xây dựng kế hoạch hàng năm, để các kết quả VDP/CDP có thể được đưa vào. 

Cập nhật dữ liệu thôn bản và xã trong cả năm, từ đó theo dõi tình hình và tiến độ thực hiện các hoạt động được lập kế hoạch.

4.2

Rà soát, phê duyệt và phản hồi các kế hoạch

Kết quả

 Kế hoạch được thông qua ở cấp cao hơn được niêm yết công khai tại các bản và xã

Trách nhiệm

•

Uỷ ban nhân dân huyện

•

Các nhà cung cấp dịch vụ và đầu tư

Các tiêu chuẩn

Hướng dẫn VDP/CDP 24/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP 

Các đơn vị cung cấp dịch vụ hay đầu tư tới các bản có trách nhiệm xây dựng kế hoạch làm việc hàng năm của mình dựa trên cơ sở các kết quả VDP/CDP. Mỗi đơn vị cần rà soát các hạng mục VDP/CDP đối với các hoạt động được hỗ trợ.



Trong trường hợp dự án tài trợ hỗ trợ vốn cho VDP/CDP theo quy mô nhỏ (như Chương trình hành động GTZ AP2015), việc rà soát và phê duyệt các nguồn đầu tư có thể được thực hiện trực tiếp trong hội thảo lập kế hoạch cấp xã (bước 3).



Tại các cuộc họp cấp huyện, các đơn vị đang hỗ trợ các bản cần phối hợp hỗ trợ đầu vào của mình theo chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân huyện để tránh việc chi trả hai lần và tính hiệu quả được tăng cường.

Phản hồi và công khai các kế hoạch đã được thông qua 

Phòng kế hoạch huyện chịu trách nhiệm thông báo cho xã về các kế hoạch đã được thông qua, cụ thể là những nguồn hỗ trợ bên ngoài nào xã và thôn bản có thể mong đợi trong năm tới.

Chú ý: Phản hồi về các kế hoạch đã được thông qua tới các xã và các bản có thể không thể tới ngay cùng một lúc, bởi vì nguồn hỗ trợ cho các hoạt động bắt nguồn từ nhiều đơn vị và dự án nên sẽ có sự khác nhau về tốc độ hoàn thành kế hoạch của mỗi đơn vị. Điều này có nghĩa là mọi thông tin về các nguồn hỗ trợ được thông qua chỉ có thể “chảy nhỏ giọt” dần dần tới các xã. Bất luận điều gì, ban quản lý thôn bản và ban quản lý xã cũng có trách nhiệm niêm yết công khái mọi hỗ trợ đã được thông qua khi các thông tin được phản hồi tới xã.



Uỷ ban nhân dân xã chịu trách nhiệm công khai các kế hoạch thôn bản ở nơi dễ tiếp cận công chúng (trung tâm xã).



Trưởng bản có trách nhiệm niêm yết kế hoạch thôn bản ở những nơi dễ tiếp cận công chúng (nhà văn hoá, nhà trưởng bản).



Các thông tin về “hỗ trợ bên ngoài được phê duyệt” trong kế hoạch thôn bản và xã được niêm yết công khai [VDP B5] đang được từng bước đưa thêm vào bởi vì mọi thông tin từ cấp cao hơn được cung cấp dần dần.

Hướng dẫn VDP/CDP 25/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

Bước 5: Thực hiện và theo dõi Thời điểm: được

Có thể bắt đầu ngay sau hội thảo lập kế hoạch cấp xã, nhưng tùy thuộc vào thời gian các hoạt động lập kế hoạch, và vào thời gian có được hỗ trợ từ bên ngoài.

Thời gian:

Một năm (cho đến khi kết thúc năm tài chính sau)

5.1 Việc thực hiện và theo dõi các kế hoạch phát triển đã được phê duyệt của Ban quản lý thôn bản và Ban quản lý xã Kết quả

Trách nhiệm

•

Ban quản lý thôn bản + ban quản lý xã

•

Đơn vị cung cấp dịch vụ công và các nguồn đầu tư

 Các ghi chép theo dõi

 Các ghi chép theo dõi

Các tiêu chuẩn •

[VDP B5]

•

Cơ sở dữ liệu trên MS Access

Ở cấp thôn bản 

Theo dõi chung việc thực hiện kế hoạch thôn bản. Đối với mỗi hoạt động và tiểu dự án, công việc này có thể được giao cho các cá nhân hay các nhóm. (Trách nhiệm chỉ là theo dõi và không bao hàm trách nhiệm thực hiện hay quản lý tài chính)



Các nhóm nói trên tổ chức các cuộc họp theo quý để chuẩn bị các báo cáo về tiến độ thực hiện kế hoạch, bao gồm các báo cáo hoàn thành các tiểu dự án. Báo cáo dựa vào các cản kế hoạch thôn bản được phê duyệt. Trưởng thôn xem lại các báo cáo quý, ký tên và gửi chúng tới Uỷ ban nhân dân xã.



Giám sát các hoạt động bao gồm cả giám sát việc hoàn thành đúng thời gian, và đảm bảo chất lượng, chi tiêu hợp lý (ví dụ: tránh chi tiêu trùng lắp) và thanh toán tài khoản xã.



Ban quản lý thôn bản xin ý kiến ban quản lý xã khi có các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch, và yêu cầu hỗ trợ bên ngoài theo kế hoạch đã phê duyệt.



Trưởng thôn thường xuyên thông báo các kết quả giám sát và thảo luận các vấn đề liên quan đến thực hiện kế hoạch trong các cuộc họp thôn trong cả năm.

Trách nhiệm của Ban quản lý xã 

Hỗ trợ người dân thực hiện các kế hoạch thôn bản.



Trong các cuộc trao đổi định kỳ với Ban quản lý thôn bản, theo dõi việc thực hiện kê hoạch, đồng thời sử dụng sổ ghi chép VDP/CDP (xem phần 3.4) làm công cụ theo dõi.



ủng hộ việc hỗ trợ từ bên ngoài cho việc thực hiện VDP/CDP từ các đơn vị cung cấp dịch vụ và đầu tư theo như các kế hoạch đã được thông qua.

Hướng dẫn VDP/CDP 26/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

Trách nhiệm của Uỷ ban nhân dân xã 

Xã có trách nhiệm quản lý các nguồn cũ được phân bổ. Đối với các công trình xây dựng với quy mô nhỏ, việc quản lý các nguồn quỹ có thể là: o

Duy trì một tài khoản ở kho bạc nhà nước hay ngân hàng nhà nước huyện

o

Kế toán ngân sách

o

Khảo sát, thiết kế kỹ thuật, và dự toán công trình

o

Các thủ tục mua bán nếu có thể áp dụng

o

Ký kết hợp đồng, thực thi và theo dõi công trình xây dựng

o

Bàn giao và bảo dưỡng công trình

o

Chuyển tiền tới các bản từ các nguồn ngân sách được xem là ban quản lý thôn bản có thể quản lý được

o

Tạm ứng tiến, thanh toán, và giải ngân theo như các quy định được đưa ra

o

Chi trả phí quản lý và hành chính

o

Công khai tất cả các nguồn ngân sách và mọi chi phí (niêm yết tại trung tâm xã)

Cuối mỗi quý, chuẩn bị báo cáo quý về tiến độ thực hiện kế hoạch. Báo cáo này được viết dựa vào các báo cáo tổng hợp từ các bản cùng với các thông tin liên quan đến các hoạt động của xã và sẽ được gửi tới Uỷ ban nhân dân huyện/phòng kế hoạch huyện. Ghi chú: Các kế hoạch về dịch vụ và đầu tư (các đơn hỗ trợ bên ngoài) nhìn chung khác với VDP/CDP. Ngoài ra, đôi khi không có ngân sách kế hoạch ban đầu. Việc trì hoãn và sự không chắc chắn về kế hoạch là một thực tế – không chỉ ở VDP/CDP. Bởi vậy, tất cả các bên liên quan cùng nhau có trách nhiệm hoàn thành một cách hiệu quả và hữu hiệu nhất mọi kế hoạch phát triển ở cấp cơ sở.

Trách nhiệm của các đơn vị dịch vụ và đầu tư 

Hỗ trợ việc thực hiện VDP/CDP theo như kế hoạch đã được thông qua từ ban đầu và bám sát kế hoạch làm việc của mình và kế hoạch đầu tư. Một công cụ hữu ích (nhưng không có nghĩa là không thể thiếu được) để thực hiện công việc này chính là cơ sở dữ liệu VDP được xây dựng cho tỉnh Sơn La

5.2 Thảo luận các vấn đề liên quan đến VDP/CDP trong các cuộc họp hàng tháng, hàng quáy ở cấp xã và cấp huyện Kết quả

Trách nhiệm

•  Biên bản các cuộc họp

Các tiêu chuẩn

Ban quản lý thôn bản, Uỷ ban nhân dân xã, Uỷ ban nhân dân huyên

Hướng dẫn VDP/CDP 27/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP 

Uỷ ban nhân dân xã có trách nhiệm đưa mọi vấn đề quan tâm liên quan đến VDP ra thảo luận trong các cuộc họp quý và tháng ở cấp xã, ví dụ như những khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch, sự trì hoãn cung cấp dịch vụ, khó khăn trong việc quản lý tài chính, vv. ở cấp xã thì sổ ghi chép VDP/CDP (xem phần 3.4) chính là công cụ theo dõi chính (các thông tin có thể được xử lý bằng tay).



Cũng tương tự, uỷ ban nhân dân huyện có trách nhiệm đưa mọi vấn đề quan tâm có liên quan đến VDP ra thảo luận trong các cuộc họp quý và tháng ở cấp huyện, ví dụ như những khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch, sự trì hoãn cung cấp dịch vụ, khó khăn trong việc quản lý tài chính, vv. ở cấp huyện, cơ sở dữ liệu VDP (phần mềm Access) là công cụ theo dõi chính (máy vi tính là cần thiết ví số lượng các bản làm VDP ngày càng nhiều)

Hướng dẫn VDP/CDP 28/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

Bước 6: Đánh giá Thời điểm: kết tỉnh

Có nhiều thời điểm thực hiện công tác đánh giá. Đánh giá cuối cùng ở cấp thôn bản và cấp xã được hợp với chu trình VDP/CDP kế tiếp, thông thường là sau tháng 7. Việc đánh giá của tổ công tác cấp thông thường diễn ra vào tháng 10 hoặc tháng 11. Công tác kế toán tuỳ thuộc vào nguồn ngân sách, nhưng nhìn chung là theo năm tài chính.

6.1 Đánh giá cuối cùng việc thực hiện kế hoạch của Ban quản lý thôn bản và Ban quản lý xã, và báo cáo Kết quả

 Báo cáo đánh giá từ bản tới xã

Trách nhiệm

Các tiêu chuẩn

•

Ban quản lý thôn bản

•

Biểu 6 [KH giải pháp]

•

Uỷ ban nhân dân xã

•

Biểu 6 [KH giải pháp]

•

Ban quản lý thôn bản

•

Uỷ ban nhân dân xã

Niêm yết công khai các chi phí thực tế (rất cần thiết, không thể thiếu được)

 Báo cáo đánh giá từ xã đến huyện

 Niêm yết công khai các dự tính ngân sách, nguồn hỗ trợ được phê duyệt và việc thanh quyết toán cuối cùng

Cuối chu trình VDP/CDP, việc thực hiện các hoạt động thôn bản và xã được đưa ra đánh giá lần cuối. Mục đích chính là để đúc rút kinh nghiệm và đưa ra một số kết luận cho việc thực hiện VDP/CDP lần tới. Biểu mẫu [VDP B5], được sử dụng là công cụ chính cho việc theo dõi trong suốt một năm tiếp tục là công cụ chính sẽ được sử dụng.

Thôn bản 

Trưởng bản cùng với nhóm chuẩn bị VDP (xem phần 2.1.) có trách nhiệm đánh giá tất cả các hoạt động cuối chu trình VDP/CDP, và chuẩn bị các kết quả tóm tắt trong cuộc họp thôn bản trước khi trình bầy đề xuất kế hoạch mới. Cơ sở cho việc đánh giá là kế hoạch thôn bản được viết trong biểu mẫu [VDP B5], bao gồm thông tin về dự tính ngân sách ban đầu, hỗ trợ từ bên ngoài được thông qua, và thực chi đối với từng hoạt động.



Người/nhóm chịu trách nhiệm theo dõi từng hoạt động phải tiến hành kiểm tra hiện trường đối với các tiểu dự án đã hoàn thành và điền vào mẫu đánh giá [ KH giải pháp]. Việc kiểm tra hiện trường phải được công khai trước toàn dân thôn bản, đồng thời tối thiểu 30% số hộ gia đình phải biết rõ về chất lượng thực hiện công việc, Sau đó họ sẽ tổ chức một buổi họp để cùng chuẩn bị báo cáo cuối cùng về việc thực hiện kế hoạch, bao gồm cả báo cáo về việc hoàn chỉnh các tiểu dự án.

Hướng dẫn VDP/CDP 29/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP 

Báo cáo dựa trên kế hoạch của bản đã được phê duyệt. Trưởng bản sau đó sẽ xem lại báo cáo, ký tên và nộp cho UBND xã.



Trưởng bản có trách nhiệm công khai các thông tin chi tiết về bản kế hoạch gốc, các nguồn hỗ trợ đã được thông qua và thanh quyết toán cuối cùng.

Uỷ ban nhân dân xã 

Cuối mỗi chu kỳ đầu tư, uỷ ban nhân dân xã chuẩn bị báo cáo về việc hoàn thành các hoạt động và các tiểu dự án và gửi tới Uỷ ban nhân dân huyện. Báo cáo này được tổng hợp dựa trên cơ sở các báo cáo từ các bản cùng với các thông tin liên quan đến các hoạt động ở cấp xã. Báo cáo bao gồm các nội dung liên quan đến các hoạt động đã hoàn thành, sự so sánh giữa kế hoạch được phê duyệt và kết quả thực tế, cũng như các vấn đề nảy sinh và khó khăn cần được tháo gỡ.



Ngoài báo cáo về việc hoàn thành chu kỳ đầu tư, cuối mỗi giai đoạn thực hiện, Uỷ ban nhân dân xã chuẩn bị một báo cáo tài chính đối với việc hoàn tất chu kỳ đầu tư và gửi tới phòng tài chính và đầu tư huyện.



Uỷ ban nhân dân xã có trách nhiệm niêm yết công khái các thông tin ngân sách chi tiết về kế hoạch ban đầu, sự thông qua hỗ trợ bên ngoài, và thanh quyết toán cuối cùng.

6.2

Đánh giá chất lượng và tác động của VDP của tổ công tác VDP cấp tỉnh

Kết quả

Trách nhiệm

 Báo cáo đánh giá

•

Các tiêu chuẩn

Tổ công tác VDP cấp tỉnh



Tổ công tác cấp tỉnh VDP có trách nhiệm theo dõi chất lượng tổng thể VDP/CDP và tác động của VDP đối với giảm nghèo. Tổ công tác bao gồm các vị đại diện của các sở ban ngành liên quan và do Sở Kế hoạch và Đầu tư chủ trì.



Tổ công tác của tỉnh (được dự án hỗ trợ kỹ thuật) cần thống nhất các công cụ thích hợp và hình thức theo dõi đánh giá chất lượng VDP/CDP (tham khảo thêm Tài liệu làm việc số 8, SFDP Sông Đà, tháng 02/2004)



Tổ công tác cấp tỉnh cần đảm bảo rằng các cấp thấp hơn đảm nhận được nhiệm vụ theo dõi của họ. Ngoài ra, tổ công tác tiến hành đánh giá hàng năm dựa trên cơ sở khảo sát hộ gia đình, cấp thôn bản, cấp xã, và cấp huyện. (Phục vụ cho việc khảo sát này, trong tài liệu “Hệ thống theo dõi và đánh giá cho VDP” có giới thiệu 4 bảng hỏi tương ứng).

6.3

Công tác kế toán, báo cáo, kiểm toán và kiểm tra

Kết quả

Trách nhiệm

Các tiêu chuẩn

Hướng dẫn VDP/CDP 30/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP

•  Hồ sơ kế toán đã được hoàn tất



•

Kế toán xã

Theo quy định của nhà nước

Kế toán xã có thể sử dụng hệ thống kế toán riêng cùng với sổ kế toán, các mẫu biểu, và thủ tục kế toán theo các tiêu chuẩn của tỉnh. Chứng từ, hóa đơn, biên lai, hợp đồng, vv.. liên quan đến các khoản đầu tư và quản lý cũng như các chi phí hành chính theo ngân sách xã, tất cả được lưu giữ tại Uỷ ban nhân dân xã đối với việc kiểm tra, cân đối và kiểm toán khi cần thiết.

Các quy định liên quan là Nghị định số 77/2003/ND-CP ngày 01 tháng 07 năm 2003 của chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ cấu tổ chức Bộ tài chính; Nghị định số 17/2001/ND-CP ban hành ngày 4 tháng 5, 2001 của Chính phủ ban hành các quy chế quản lý và sử dụng ODA (Quỹ hỗ trợ chính thức); Nghị định số. 52/1999/NDCP ban hành ngày 8 tháng 7 năm 1999 của Chính phủ về quản lý đầu tư và xây dựng; Nghị định số. 12/2001/ND-CP ngày 5 tháng 5 năm 2000 sửa đổi và bổ sung một số điều khoản trong Nghị định số . 52/1999/ND-CP; Nghị định số 07/2003/ND-CP ban hành ngày 30 tháng Giêng, 2003 của Chính phủ về việc sửa đổi và bổ sung một số quy định về quản lý xây dựng và đầu tư đã được ban hành cho phù hợp với Nghị định số 52/1999/ND-CP ngày 8 tháng 7 năm 1998 và Nghị định số 12/2000/ND-CP ngày 5 tháng 5 năm 2000. (nguồn: thông tư 90 Bộ tài chính, tháng 9 năm 2003)



Các hoạt động khác liên quan đến công tác kế toán được tuân theo các quy định hiện hành có liên quan.

Chuẩn bị và thông qua báo cáo cuối cùng 

Phòng tài chính hay phòng kế hoạch và đầu tư hướng dẫn Uỷ ban nhân dân huyện/kế toán xã chuẩn bị báo cáo cuối cùng của mỗi tiểu dự án.

Cơ sở là thông tư liên bộ số. 666/2001/TTLT/BKH-UBDTMN-TC-XD ngày 23 tháng 8 năm 2002 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Uỷ ban dân tộc và các tỉnh miền núi, Bộ Tài Chính, Bộ Xây dựng ban hành hướng dẫn quản lý xây dựng và đầu tư các công trình cơ sở hạ tầng thuộc chương trình 135. Mẫu báo cáo tài chính thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Báo cáo cuối cùng sẽ được Bộ phận tài chính huyện đánh giá và được gửi tới Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện để thông qua. Thời gian đánh giá báo cáo cuối cùng không muộn quá 15 ngày làm việc (nguồn: thông tư 90 của Bộ Tài chính, tháng 9 năm 2003).

Kiểm toán nội bộ 

Bộ phận tài chính và đầu tư sẽ, dựa trên cơ sở khoảng thời gian 6-12 tháng, thực hiện việc kiểm toán nội bộ đối với các khoản chi ở cấp xã (nguồn ngân sách xã).

Kiểm toán dự án 

Ngoài việc kiểm toán nội bộ, công tác liên quan đến dự án cụ thể có lẽ cũng áp dụng (ví dụ. Hợp phần ngân sách phát triển xã thuộc Dự án giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc, hay Quỹ phát triển thôn bản/Quỹ phát triển xã thuộc GTZ AP 2015, vv..).

Hướng dẫn VDP/CDP 31/ 32

Bộ tài liệu đào tạo VDP 

Đối với hợp phần quỹ phát triển xã, việc kiểm toán sẽ được đưa vào trong đó có đề cập đến các chi phí của Ban quảy lý dự án. Ban phát triển xã chịu trách nhiệm cung cấp đầy đủ mọi chứng từ tới đơn vị kiểm toán.



Trong trường hợp Chương trình hành động GTZ AP 2015, việc kiểm toán dự án được tiến hành không thường xuyên. Trọng tâm của việc kiểm toán là sự chính xác của các hoá đơn, chứng từ, vv.., việc hoàn thành các kế hoạch như được nhất trí trong hợp đồng, kiểm tra điểm việc sử dụng chính xác các nguồn quỹ tại cấp thôn bản và xã.



Công việc kiểm toán đối với các dự án khác sẽ tuân theo các quy định hiện tại có liên quan.

Kiểm tra (có thể áp dụng cho Hợp phần ngân sách phát triển xã thuộc Dự án giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc) 

Ban quản lý dự án huyện, ban quản lý dự án tỉnh, ban quản lý dự án xã, Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính sẽ thực hiệm kiểm tra ở một số điểm việc thực thực dự án và việc sử dụng hợp phần ngân sách phát triển xã. Trong trường hợp việc sử dụng sai nguồn quỹ được xác định, các cơ quan chức năng sẽ tạm thời ngừng giải ngân và đưa ra các biện pháp xử lý liên quan.

Hướng dẫn VDP/CDP 32/ 32