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Administración de Proyectos

Administración de Proyectos Justo Pérez S. Project Manager Information Technology April 9, 2018

Technology Advice. Business Results. JUSPE Information Group

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Interesados

Recursos

Adquisiciones Alcance

Tiempo

Calidad Riesgos

Costos

Comunicaciones

Integración © 2011 JUSPE Information Group, Inc.

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Areas de Conocimiento (10)

Integración (7)

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos (5) Iniciación (2) 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Alcance (6)

Cronograma (6)

4. 2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Ejecución (10)

Calidad (3) Recursos (6) Comunicaciones (3)

Riesgos (7)

Adquisiciones (3) 13.1 Identificar a los Interesados

Seguimiento y control (12)

4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. 4.5 Monitorear y Controlar el trabajo del 4.4 Gestionar el Conocimiento del Proyecto Proyecto 4.6 Realizar el Control Integrado de Cambios

5.1 5.2 5.3 5.4

Planificar la Gestión del Alcance Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear la EDT/WBS

5.5 Validar el Alcance 5.6 Controlar el Alcance

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Planificar la Gestión del Cronograma Definir las Actividades Secuenciar las Actividades Estimar la Duración de las Actividades Desarrollar el Cronograma

6.6 Controlar el Cronograma

7.1 Planificar la Gestión de los Costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto

Costos (4)

Interesados (4)

Planificación (24)

Cierre (1) 4.7 Cerrar el Proyecto o Fase

7.4 Controlar los Costos

8.1 Planificar la Gestión de Calidad

8.2 Gestionar la Calidad

8.3 Controlar la Calidad

9.1 Planifiicar la Gestión de Recursos 9.2 Estimar los Recursos de las actividades

9.3 Adquirir Recursos 9.4 Desarrollar el Equipo 9.5 Dirigir al Equipo

9.6 Controlar los Recursos

10.1 Panificar la Gestión de las Comunicaciones

10.2 Gestionar las Comunicaciones

10.3 Monitorear las Comunicaciones

11.1 Planificar la Gestión de los Riesgos 11.6 Implementar la Respuesta a los Riesgos 11.2 Identificar los Riesgos 11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

11.7 Monitorear los Riesgos

12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones

12.2 Efectuar las Adquisiciones

12.3 Controlar las Adquisiciones

13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados

13.3 Gestionar la Participación de los Interesados

13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados

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Gestión de la Integración del Proyecto Las acciones de Integración debe cumplir con las expectativas y los requisitos de los interesados. Implica tomar las decisiones en la asignación de los recursos, balancear los objetivos del proyecto, plantear soluciones y manejar las interdependencias existentes entre las áreas de conocimientos. La gestión de Integración Identifica, Define, Combina, Unifica y Coordina los procesos y las actividades de la Dirección de proyectos dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos. En muchas organizaciones el Gerente del Proyecto no participa en la selección del proyecto a desarrollar. Inicio

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Integración

Alcance

Cronograma

Costos

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Interesados

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Gestión de la Integración del Proyecto Los entregables generados por los proyectos deben de integrarse con las operaciones de la organización ejecutante. El gerente y el equipo del proyecto deben aplicar los procesos de dirección de proyectos que requiera el Proyecto y determinar el nivel de la implementación de cada uno de ellos. La experiencia nos dice que no existe una única forma de gestionar los proyectos.

1 Producto

2 Gestión del proyecto

Equipo del proyecto Inicio

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Entregables Integración

Alcance

Cronograma

Operación Costos

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Interesados

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Areas de Conocimiento (10)

Integración (7)

Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos (5) Iniciación (2) 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto

Alcance (6)

Cronograma (6)

4. 2 Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto

Ejecución (10)

Calidad (3) Recursos (6) Comunicaciones (3)

Riesgos (7)

Adquisiciones (3) 13.1 Identificar a los Interesados

Seguimiento y control (12)

4.3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del Proyecto. 4.5 Monitorear y Controlar el trabajo del 4.4 Gestionar el Conocimiento del Proyecto Proyecto 4.6 Realizar el Control Integrado de Cambios

5.1 5.2 5.3 5.4

Planificar la Gestión del Alcance Recopilar Requisitos Definir el Alcance Crear la EDT/WBS

5.5 Validar el Alcance 5.6 Controlar el Alcance

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5

Planificar la Gestión del Cronograma Definir las Actividades Secuenciar las Actividades Estimar la Duración de las Actividades Desarrollar el Cronograma

6.6 Controlar el Cronograma

7.1 Planificar la Gestión de los Costos 7.2 Estimar los Costos 7.3 Determinar el Presupuesto

Costos (4)

Interesados (4)

Planificación (24)

Cierre (1) 4.7 Cerrar el Proyecto o Fase

7.4 Controlar los Costos

8.1 Planificar la Gestión de Calidad

8.2 Gestionar la Calidad

8.3 Controlar la Calidad

9.1 Planifiicar la Gestión de Recursos 9.2 Estimar los Recursos de las actividades

9.3 Adquirir Recursos 9.4 Desarrollar el Equipo 9.5 Dirigir al Equipo

9.6 Controlar los Recursos

10.1 Panificar la Gestión de las Comunicaciones

10.2 Gestionar las Comunicaciones

10.3 Monitorear las Comunicaciones

11.1 Planificar la Gestión de los Riesgos 11.6 Implementar la Respuesta a los Riesgos 11.2 Identificar los Riesgos 11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos 11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos 11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

11.7 Monitorear los Riesgos

12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones

12.2 Efectuar las Adquisiciones

12.3 Controlar las Adquisiciones

13.2 Planificar el Involucramiento de los Interesados

13.3 Gestionar la Participación de los Interesados

13.4 Monitorear el Involucramiento de los Interesados

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Grupo de procesos: INICIO

Procesos de T – Caso de Negocio Seguimiento y control T – Plan de gestión de beneficios Procesos de T -- Acta de Constitución del Proyecto Planificación T - Registro de supuestos T – Registro de Interesados T – Matriz de interesados T -- Estrategia de Gestión de los Procesos Procesos de Inicio de Cierre Interesados

Procesos de Ejecución

Inicio

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Integración

Alcance

Cronograma

Costos

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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Iniciación del proyecto Iniciar el proyecto es identificar a los interesados, documentar y conciliar sus expectativas sobre el proyecto.

Sustentar la justificación del proyecto y comunicar sus objetivos para compartir al equipo del proyecto una visión clara de la necesidad del proyecto y los entregables a desarrollar. El project charter es el resultado de este grupo de dirección del proyecto que servirá de guía para la administración del proyecto. Inicio

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Integración

Alcance

Cronograma

Costos

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución Una organización desarrolla un plan estratégico que le permite dirigir sus esfuerzos para lograr que su misión se acerque a su visión. Como resultado tenemos una serie de estrategias que se apoyan en proyectos específicos encaminados a lograr la visión de la empresa.

Planificación

Ejecución

Control

Iniciativa Formal Project Charter

Iniciativa Informal

Evalúa la factibilidad del proyecto para después concretarla en una iniciativa formal

1 Demanda de mercado

4 Avance tecnológico

2 Petición del cliente

5 Requerimientos Legales

Un proyecto se desarrolla para cubrir: Inicio

Es un documento que formaliza el inicio del proyecto

Cierre

Integración

Alcance

Cronograma

3 Necesidad del negocio Costos

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución El Project Charter es un Documento de alto nivel que autoriza formalmente el inicio o fase de un proyecto, documenta los Requisitos iniciales que satisface a los deseos, necesidades y expectativas de los interesados. La firma del documento es realizado por alguien externo al equipo del proyecto, quién aprueba y autoriza el inicio del proyecto pudiendo ser un Alto ejecutivo. patrocinador, PMO o un comité ejecutivo del portafolio. El patrocinador o la PMO debe encontrarse en un nivel apropiado para financiar el proyecto, y cualquiera de ellos puede elaborar el acta de constitución del proyecto. Inicio

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Integración

Alcance

Cronograma

Costos

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución Seleccionar y asignar al Gerente del proyecto debe ser tan pronto como sea posible, de preferencia durante la elaboración del project charter, pero siempre antes de comenzar con el proceso de la planificación.

Es recomendable que el Gerente del proyecto participe en la elaboración del project charter, ya que ésta le otorga la autoridad para hacer uso de los recursos de la organización. El dueño de este proceso es el PMO o el patrocinador, y una vez firmado y aprobado el acta de constitución no debería sufrir modificación alguna. Inicio

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Integración

Alcance

Cronograma

Costos

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Interesados

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución Los proyectos se autorizan en función de las necesidades internas de la empresa, organismo reguladores, el mercado o en cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización. 4.1 Desarrolllar el Acta de Constitución del Proyecto Entradas

Herramientas y Técnicas

. 1 Documentos de Negocio Caso de Negocio Plan gestión de beneficios

Salidas

. 1 Juicio de Expertos

. 1 Acta de Constitución del Proyecto

. 2 Recopilación de datos

. 2 Registro de Supuestos

Tormenta de ideas

. 2 Acuerdos

Grupos focales

. 3 Factores Ambientales de la Empresa

Entrevistas

. 4 Activos de los Procesos de la Organización

. 3 Habilidades interpersonales y de equipo Gestión de conflictos Facilitación Gestión de reuniones . 4 Reuniones

Inicio

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

Integración

Alcance

Cronograma

Costos

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

Adquisiciones

Interesados

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución Proporciona la información necesaria desde un punto comercial para justificar si el proyecto vale o no la inversión requerida.

Entradas . 1 Documentos de Negocio Caso de Negocio Plan gestión de beneficios

Normalmente, los documentos de la necesidad comercial y el análisis de costo-beneficio se incluyen en el caso de negocio para justificar el proyecto.

. 2 Acuerdos . 3 Factores Ambientales de la Empresa . 4 Activos de los Procesos de la Organización

El PM no actualiza ni modifica los documentos de negocio. ➢Demanda del mercado

➢Requisito legal

➢Necesidad comercial

➢Impacto ecológico

➢Solicitud del Cliente

➢Necesidad social

➢Avnce tecnológico

➢Organismo regulador

Inicio

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Ejecución

Control

Cierre

Integración

Alcance

Cronograma

Costos

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Recursos

Comunicaciones

Riesgos

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución Explicación documentada que define los procesos para crear, maximizar y mantener los beneficios de los interesados que son establecidos en el caso de negocio. Y para cuándo se espera que estén disponibles estos beneficios del proyecto pej el VAN, ROI, etc. Que proporciona valor a la organización patrocinadora.

Entradas . 1 Documentos de Negocio Caso de Negocio Plan gestión de beneficios . 2 Acuerdos . 3 Factores Ambientales de la Empresa . 4 Activos de los Procesos de la Organización

El desarrollo y mantenimiento de este Plan es una actividad ITERATIVA, esté plan complementa 1) Caso de negocio, 2) acta de constitución del proyecto y 3) plan para la dirección del proyecto. El gerente del proyecto y sponsor deben mantener alineado a lo largo del ciclo de vida del proyecto a los siguientes documentos: 1) Acta de constitución del proyecto, 2) plan para la dirección del proyecto y 3) plan de gestión de beneficios Inicio

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Ejecución

Control

Cierre

Integración

Alcance

Cronograma

Costos

Calidad

Recursos

Comunicaciones

Riesgos

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución El desarrollo de este plan comienza tempranamente en el ciclo de vida del proyecto con la definición de los beneficios objetivo a alcanzar, hace uso de datos e información documentadas en el caso de negocio. Este plan y el plan para la dirección del proyecto se vuelve parte de las operaciones permanente de la organización.

Entradas . 1 Documentos de Negocio Caso de Negocio Plan gestión de beneficios . 2 Acuerdos . 3 Factores Ambientales de la Empresa . 4 Activos de los Procesos de la Organización

Necesidad comercial: Demanda del mercado, avance tecnológico o requisito legal.

Plazo para obtener los beneficios: corto plazo , largo plazo, por etapas o fases Un Plan estratégico: Todo proyecto estará alineado al plan estratégico y deberá ser tomado en cuenta para priorizar y seleccionar los proyectos Métricas, supuestos y riesgos. Como vamos a medir, que factores estaran disponible y que riesgos peligra de no obtener los beneficios. Inicio

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Control

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Cronograma

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Recursos

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución Pueden ser contratos, memorandum, SLA, cartas de acuerdo, declaración de intención, acuerdo verbal o escrito, correos.

Entradas . 1 Documentos de Negocio Caso de Negocio Plan gestión de beneficios

Un contrato es una entrada si el proyecto se realiza para un cliente externo, en este caso el Acta de Constitución lo estaría elaborando la empresa contratada.

. 2 Acuerdos . 3 Factores Ambientales de la Empresa . 4 Activos de los Procesos de la Organización

Organización a cargo del Proyecto

Cliente externo

Contrato

Acta de Constitución del Proyecto Inicio

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Recursos

Comunicaciones

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución ➢ Cultura,

clima y estructura organización o empresa

Entradas . 1 Documentos de Negocio

de

la

➢ Normas o estandares gubernamentales o industriales (reglamentaciones, normas de producto, estándares de calidad y normas de fabricación y seguridad)

Caso de Negocio Plan gestión de beneficios . 2 Acuerdos . 3 Factores Ambientales de la Empresa

➢ Requisitos regulatorios.

. 4 Activos de los Procesos de la Organización

y

restricciones

legales

y

➢ Las condiciones de mercado. ➢ Expectativas de los interesados y umbrales de riesgos

Son todos los factores ambientales y sistemas de la organización que influye en el proyecto, afectando favorable o desfavorablemente. Inicio

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución Son los procesos de la organización que se usa para ejercer influencia sobre el éxito del proyecto y tiene un valor intangible para la organización.

Entradas . 1 Documentos de Negocio Caso de Negocio Plan gestión de beneficios . 2 Acuerdos . 3 Factores Ambientales de la Empresa

poseen plantillas, formularios, guías formales e informales y procedimientos.

. 4 Activos de los Procesos de la Organización

▪

Politicas, procesos y procedimientos estándares de la organización.

▪

Métodos de monitoreo e información y Plantillas

▪

Marco de gobierno para portafolios, programas y proyectos

▪

Información histórica (pej actividades, EDT, informes, estimaciones, Plan de gestión del proyecto, lecciones aprendidas, estudios comparativos, riesgos, necesidad de recursos, correspondencias).

Inicio

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Control

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución Realizando una evaluación de los activos procesos de la organización (APO) y los factores ambientales (FAE) con relación a su uso en los 49 procesos del PMBOK. Se observa que los APO son mas requeridos en los procesos (47 procesos) que los FAE (40 procesos) Factores Ambientales de la Empresa (de los 49 procesos NO requieren 9 procesos) Inicio

Planificación

Ejecución

Control

8.2 Gestionar la Calidad

Cierre

5.5 Validar el alcance

4.7 Cierre del proyecto o fase

11.6 Implementar la respuesta a los riesgos 5.6 Controlar el alcance 6.6 Controlar el cronograma 7.4 Control del costos 9.6 Controlar los recursos 11.7 Monitorear los riesgos Activos Procesos de la Organización (de los 49 procesos NO requieren sólo 2 procesos) Inicio

Planificación

Ejecución

Control

Cierre

5.5 Validar el Alcance 11.7 Monitorear los riegos

Inicio

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución Herramientas y Técnicas

Esta experiencia es proporcionada por cualquier persona o grupo de personas con conocimientos o formación especializada, y puede obtenerse de numerosas fuentes. Incluidas como:

. 1 Juicio de Expertos . 2 Recopilación de datos Tormenta de ideas Grupos focales Entrevistas . 3 Habilidades interpersonales y de equipo Gestión de conflictos Facilitación Gestión de reuniones . 4 Reuniones

➢Consultores ➢Interesados, incluido cliente y patrocinador, PMO u otras unidades dentro de la organización ➢Asociaciones profesionales y técnicas ➢Expertos en la materia. Inicio

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución ➢Descripción del proyecto, limites y entregables

Salidas

➢Justificación del proyecto

. 1 Acta de Constitución del Proyecto . 2 Registro de Supuestos

➢Objetivos medibles del proyecto (Cumplir SMART, específico, medible, alcanzable y retador, relevante, tiempo)

➢Requisitos y riesgos de alto nivel ➢Descripción del producto ➢Factores críticos de éxito ➢Resumen del cronograma de hitos ➢ Hitos ➢ Recursos financieros pre aprobados ➢ Requisitos de aprobación del proyecto ➢ Criterios para cancelar un proyeco Inicio

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución Salidas

➢Requisitos para la aprobación del proyecto (qué constituye el éxito, quién lo decide, quién firma la aprobación del proyecto)

. 1 Acta de Constitución del Proyecto . 2 Registro de Supuestos

➢Nombre del Director del proyecto asignado, nivel de responsabilidad y de autoridad ➢Nombre y responsabilidad de las personas que autorizan el acta de constitución del proyecto. ➢Stakeholder principales Inicio

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución Salidas

➢Asunciones

. 1 Acta de Constitución del Proyecto . 2 Registro de Supuestos

➢Restricciones ➢Nombre del sponsor y cliente. ➢Comité ejecutivo del proyecto ➢Entregables importantes ➢Interesados claves ➢Recursos pre signados ➢Criterios de aceptación alto nivel.

Inicio

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución •

Para qué sirve?

Formaliza el inicio del proyecto

• Asigna al gerente del proyecto y le otorga autoridad • Facilita que el gerente del proyecto y su equipo comprendan el negocio, el porqué del proyecto y sus riesgos (restricciones y supuestos) • Documenta las expectativas para atenderlas • Justificación y propósito del proyecto • Descripción del producto que generará el proyecto

Qué incluye?

• Entregables finales del proyecto • Involucrados clave y sus expectativas • Restricciones y supuestos • Información histórica relevante

• Nombre del gerente del proyecto y nombre y firma del patrocinador. Inicio

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4.1 Desarrollar el Acta de Constitución En el documento Caso de Negocio identificamos las restricciones y los supuestos estratégicos y operativos de alto nivel.

Salidas . 1 Acta de Constitución del Proyecto . 2 Registro de Supuestos

Las especificaciones técnicas, las estimaciones, el cronograma, disponibilidad de los recursos, los riesgos que serán identificados a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

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Ejecución

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¿Preguntas?

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