Tugas Penyelia Asrama.docx

TUGAS PENYELIA ASRAMA Ringkasan Tugas Membantu menguruskan tugas-tugas domestik, penginapan dan kelengkapan asrama serta sajian makanan. Memastikan kelengkapan asrama dan dewan makan berada dalam keadaan baik, menyelia dapur dan dewan makan, membuat uji kaji makanan serta menyelia pekerja, peralatan dapur dan asrama. Bertanggungjawab ke atas pentadbiran dan pengurusan asrama untuk memastikan peraturan asrama dipatuhi. Turut bertanggungjawab menyediakan serta memastikan tempat tinggal penghuni asrama berada dalam keadaan selamat, bersih dan kemas serta merancang anggaran keperluan kewangan dan mengawal perbelanjaan.

Senarai Tugas 1.

Aspek Pentadbiran 1.1

1.2 1.3

1.4 1.5 1.6 1.7

1.8 1.9 1.10

Menjalankan tugas pendaftaran masuk/keluar penghuni asrama. Contohnya, membantu warden asrama dalam urusan pendaftaran dan penempatan penghuni asrama. Membantu merancang, memantau dan mengemaskini senarai nama dan kedududukan/pembahagian bilik penghuni asrama setiap masa. Memeriksa dan merekod maklumat penghuni asrama serta melapor kepada Unit Kewangan dan memastikan semua penghuni asrama mempunyai potongan sewa asrama. Memeriksa dan merekod maklumat penghuni asrama. Menyediakan laporan statistik bulanan dan tahunan penghuni asrama. Bertanggungjawab ke atas disiplin penghuni asrama. Memantau disiplin penghuni asrama dan menyediakan laporan kepada pegawai Penyelia Asrama Gred N22/N26 atau warden/PK HEM. Menerima laporan salah laku penghuni asrama, mendokumentasikan dan mengemukakan kepada pihak atasan serta bertanggungjawab ke atas disiplin anggota di bawah jagaan. Menyediakan jadual tugas, merekod cuti anggota, merancang anggaran perbelanjaan dan mengawal perbelanjaan. Mengurus stok inventori asrama dan harta modal di asrama termasuk penerimaan, hapus kira dan pelupusan aset alih kerajaan. Mengurus surat menyurat, fail dan surat-surat pekeliling yang berkaitan.

2.

Aspek Perkhidmatan Asrama 2.1

2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

2.7

3.

Aspek Penyelenggaraan Fasiliti dan Aset 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

1.6

2.

Bertanggungjawab dalam pengendalian dan rekod kunci. Memberi dan menerima kunci daripada penghuni asrama dan menyimpan di tempat yang disediakan. Memantau anggota bawahan dalam aspek pengendalian kunci. Memastikan penghuni asrama mematuhi peraturan-peraturan asrama. Menyedia dan mengemaskini peraturan asrama dari semasa ke semasa. Mengawal / memantau secara keseluruhan keluar / masuk penghuni asrama dan pelawat mengikut masa yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan. Bertanggungjawab dalam merancang dan memantau penyediaan bilik asrama dan kelengkapan asrama. Menyelaras penggunaan bilik asrama supaya digunakan secara optimum. Mengurus penggunaan bilik penginapan, makan / minum dan prasarana asrama oleh pihak luar.

Memeriksa peralatan dan mengenalpasti keperluan kelengkapan asrama. Menyediakan laporan anggaran keperluan kelengkapan asrama. Memastikan asrama dan persekitaran berada dalam keadaan bersih dan selesa. Memantau dan memeriksa proses kerja pembersihan di asrama oleh syarikat konsesi. Memastikan pemeriksaan harian mengikut skop yang telah ditetapkan serta menerima aduan kerosakan, memeriksa dan membuat laporan kerosakan peralatan dan kelengkapan asrama kepada pihak konsesi. Menghantar laporan kebersihan bangunan dan kawasan asrama kepada pihak pentadbiran sekolah.

Aspek Keselamatan dan Kebajikan. 2.1

Menyelia dan menyediakan kemudahan di bilik rawatan serta memastikan kesihatan penghuni asrama sentiasa baik dan melaporkan kepada warden asrama jika terdapat kes-kes yang berbahaya. 2.1.1 Pengurusan berkaitan aspek kesihatan murid seperti : a) pengurusan bilik rawatan b) pengurusan pergerakan murid asrama ke klinik / hospital; c) memberi bantuan awal kepada murid asrama; dan d) menyediakan dan mengemaskini Rekod Kesihatan Murid Asrama (digalakkan).

2.1.2 Mengurus kebersihan, keceriaan dan keselamatan (3K) bilik rawatan. 2.1.3 Memastikan keperluan alat bantuan keselamatan dan kemudahan di bilik rawatan adalah mencukupi. 4.1.4 Membantu dalam mematuhi prosedur pencegahan wabak penyakit.

3.

4.

2.2

Memastikan penghuni asrama mematuhi polisi / peraturan Keselamatan dan Kesihatan.

2.3

Melakukan rondaan bagi memastikan penghuni asrama, aset, bangunan, kemudahan dan persekitaran (dormitri, tandas, bilik air, bilik-bilik khas, surau, dewan makan dan lain-lain) berada dalam keadaan baik, teratur dan selamat digunakan.

2.4

Menyediakan pelan tindakan kecemasan dan senarai pegawai yang boleh dihubungi semasa berlaku kecemasan.

2.5

Membantu merancang pelan tindakan kebakaran dan memastikan pelaksanaan latihan pencegahan kebakaran dijalankan.

Aspek Kawalan Kualiti 3.1

Melaksana dan memantau setiap proses kerja mengikut arahan pekeliling atau piawaian.

3.2

Menerima aduan berkenaan kemudahan asrama, keselamatan dan kebajikan.

3.3

Membantu dalam kajian kepuasan pelanggan.

5.4

Mengumpul, menganalisis, menyediakan laporan kajian dan mendokumentasi.

Pengurusan Kewangan dan Akuan Asrama 4.1

Menyediakan Anggaran Belanjawan Mengurus (ABM) tahunan asrama.

4.2

Mengurus permohonan perolehan bagi pembelian dan perkhidmatan yang melibatkan kelengkapan serta peralatan asrama.

4.3

Mengurus pembayaran bil-bil bekalan kelengkapan dan peralatan asrama.

5.

6.

4.4

Mengurus perbelanjaan yang menggunakan peruntukan Baki Peruntukan Bantuan Makanan Asrama. Membantu menyediakan anggaran peruntukan tahunan asrama.

4.5

Mengurus dan mengemaskini sistem Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (buku tunai, buku cek, buku resit murid/pejabat, buku akaun subsidiari dan daftar bil) serta membuat penutupan dan imbangan setiap bulan yang melibatkan pengurusan kewangan.

4.6

Membantu dalam urusan yang berkaitan Bayaran Makanan Asrama (BMA)

Pengurusan Perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak 5.1

Mengawal kebersihan makanan dan minuman serta pekerja dewan makan mengikut garis panduan kesihatan.

5.2

Membuat tempahan makanan melalui Jadual 8 berdasarkan bilangan penghuni asrama semasa tidak kurang dari 48 jam sebelum masa sajian.

5.3

Bertanggungjawab sepenuhnya dalam aspek berkaitan bekalan makanan di asrama.

5.4

Membantu dan bekerjasama dengan pihak pengurusan dalam menangani kes keracunan makanan.

Tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pentadbir dari masa ke semasa.

Nota : Sila rujuk penghuraian Kerja Perkhidmatan Penyelia Asrama ( Lampiran P, PI dan P2) dalam Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 2009 bagi penghuraian tugas mengikut gred.