Tugas Cg.docx

RMK AKUNTANSI HOTEL SAP 8 Dosen Pengampu: Dr. I Nyoman Wijana Asmara Putra, S.E.,M.Si.,

Oleh: Kelompok 7 Ni Ketut Ayu Mirah Pusparani

(1607532054)

I Gusti Agung Istri Windaryani

(1607532062)

Ni Wayan Intan Saskara Wahyuni

(1607532063)

A.A Istri Agung Mahaningrum

(1607532067)

Ni Putu Danistya Sanjiwani

(1607532070)

PROGRAM S1 AKUNTANSI (REGULER DENPASAR) FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS UDAYANA 2019

SAP 8 Jurnal Khusus Pembelian dan Penggunaan Bahan Industri Perhotelan adalah salah satu industri yang berperan penting dalam perkembangan ekonomi dan dunia pariwisata di Indonesia. Seperti yang kita ketahui secara umum hotel adalah seluruh atau sebagian bangunan yang digunakan untuk pelayanan kamar, makanan, dan minuman serta rekreasi yang dikelola dengan tujuan komersial. Bagian pembelian merupakan jalur pengelolaan biaya terbesar dan terkecil dalam pengeluaran suatu hotel. Bagian Pembelian secara umum berperan dalam pengadaan persediaan hotel, material, serta bagian kebutuhan dapur. Kinerja pada bagian pembelian membutuhkan ketelitian dan harus mengikuti prosedur.

8.1 Jenis-Jenis Pembelian Dairy Product khususnya Food and Beverage pada Hotel 8.1.1 Pembelian Persediaan Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies, dan barang-barang lain. Barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perhotelan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan barang persediaan mempunyai pengaruh yang besar terhadap ketahanan dan keawetan barang, sehingga terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan antara lain temperatur ruangan, kebersihan dan kerapihan penyusunan barang, metode penyimpanan barang,dan sistem ventilasi. Pembelian atas persediaan yang dimana barang tersebut bersifat tahan lama, akan disimpan di general store, sedangkan barang yang bersifat mudah rusak, akan disimpan di daily store. Tujuan adanya pembelian persediaan adalah untuk menjaga kontinuitas usaha, mencegah over investment dan barang yang rusak/busuk, menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan, membuat perencanaan pembelian yang optimal, menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang, serta mencegah slow moving item. 8.1.2 Cara Pembelian Persediaan Barang dan Bahan Dalam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada beberapa cara pembelian barang dan bahan yang dipergunakan, antara lain: 1) Pembelian barang dan bahan dengan sistem kontrak 1

a. Kontrak untuk jangka waktu tertentu Hotel tidak perlu sulit-sulit mencari pemasok, karena sudah ditetapkannya kontrak atas pembelian barang dan bahan yaitu paling tidak selama 6 atau 12 bulan (tergantung dari lamanya kontrak). Manfaat yang dapat diperoleh dengan adanya kontrak untuk jangka waktu tertentu, yaitu penghematan tenaga dan waktu bisa dihemat serta penetapan harga dan penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan mudah karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. b. Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu Dalam kontrak ini, dilakukan secara tertulis dan jika perlu dilakukan dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak dibagi menjadi dua bagian, yaitu bagian pertama dan bagian kedua. Bagian pertama berisi mengenai kondisi umum seperti jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli, kepada siapa invoice harus dikirimkan, bagaimana sistem pembayarannya, dan lain sebagainya. Bagian kedua berisi mengenai kondisi khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk setiap jenis bahan yang dibeli (standard purchased spesification). Tujuan dari kontrak ini adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan serta mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit diperoleh, terutama jenis bahan musiman. 2) Pembelian barang dan bahan secara harian Pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan lama. Oleh karena itu, karyawan bagian dapur harus melakukan inventori setiap harinya untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali. Untuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar, maka bahan-bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok yang sudah direkomendasikan. 3) Pembelian barang dan bahan secara kuota mingguan Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery. Standar spesifikasi yang digunakan sulit untuk dirinci secara detail, sehingga yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah. Mekanisme pembelian secara kuota mingguan ini, yaitu setelah bagian pembelian menerima daftar barang dan bahan yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan, kemudian bagian pembelian mengirimkan daftar 2

bahan/barang kepada pemasok untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima daftar kuota harga dari masing-masing pemasok, kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasoknya. 4) Pembelian barang dan bahan secara “cash and carry” Pembelian secara cash and carry dilakukan apabila jumlah barang dan bahan yang dibeli tidak dalam jumlah yang besar dan mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau took, dan tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan. Keuntungan pembelian barang dan bahan secara cash and carry, antara lain: a. Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja. b. Harga lebih kompetitif, walaupun barang dan bahan yang dibeli dalam jumlah sedikit. c. Pembeli tahu secara pasti barang atau bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui catalog. d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika. 5) Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan apabila hotel atau restoran memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama beberapa waktu. Hal tersebut dilakukan untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam menu.

8.2 Jenis-jenis penggunaan dairy product khususnya foods dan beverage pada hotel, dapat dibagi menjadi: 1) Makanan yang cepat rusak (perishable) Bahan makanan yang termasuk cepat rusak antara lain sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-bumbu segar (bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato), dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak. Pembelian bahan makanan ini dilakukan setiap hari dan hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus.

3

2) Makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya (dairy product) Bahan makanan jenis dairy product antara lain telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream, dan lain sebagainya. Pada saat membeli makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi, karena makanan tersebut hanya mampu bertahan dari 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan). Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu atau temperatur khusus, yaitu 130 C - 160 C. 3) Makanan jenis daging, unggas, dan ikan laut (meat, poultry, fish, and sea food) Makanan jenis daging, unggas, dan ikan laut harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan yang bersih serta disimpan pada temperatur khusus. 4) Makanan jenis sembako (groceries) Bahan jenis sembako (groceries) antara lain tepung terigu, beras, kacang-kacangan, kecap, saos, bahan-bahan kue, dan lain-lain. Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara 250 C - 350 C. 5) Jenis minuman (beverages) a. Soft drink Soft drink seperti Coca-cola, Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara 250 C - 350 C. b. Hard liquor Hard liquor merupakan jenis minuman keras seperti Johny Walker, Grand Marnier, Bwenedectine, Civas Regal, dan lain sebagainya. Minuman ini disimpan pada temperatur 130 C - 250 C. c. Wine atau champagne Wine atau champagne merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya seperti Red Burgundy, White Burgundy, Rose Wine, White Wine, dan lain sebagainya. Minuman ini disimpan pada temperatur 100 C - 160 C.

4

8.3 Jurnal Khusus Pembelian Dairy Product Khususnya Foods Dan Beverage Pada Hotel Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang mulai berkembang pesat. Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali. Berkaitan dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel, pencatatan bisa dilakukan dengan menggunakan metode fisik atau metode perpetual, sebagian besar menggunakan metode perpetual dalam pencataran persediaannya, sebagai berikut: 11101 Inventory Food

xxx

20101 Trade Collector

xxx

8.4 Jurnal Khusus Penggunaan Dairy Product Khususnya Foods Dan Beverage Pada Hotel Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan), biaya pengendalian (cost control) akan melakukan inventasrisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang 5

dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang. Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah: Biaya departemen Persediaan

xxx xxx

Membandingkan, Mendesain, Dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur Pembelian Pada Hotel 1) Bagian yang Terlibat Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah: a. Departemen yang memerlukan barang b. Gudang (general store/storeroom) c. Pembelian (purchasing) d. Penerimaan (receiving) e. Cost-control f. Account payable (hutang usaha) 2) Dokumen yang Digunakan a. Purchasing requisition (PR), formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum. b. Purchase order (PO), formulir yang mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel. c. Memorandum invoice (MI), pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik. d. Daily receiving report (DRR) adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel. e. Quotation analysis price, merupakan daftar harga dari barang-barang yang akan dibeli yang digunakan sebagai pembanding. f. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar serta sisa barang.

6

g. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control. 3) Prosedur Pembelian Persediaan 1) PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3 rangkap yang kemudiaan didistribusikan pada: a. Cost control, sebagai alat kontrol b. Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO c. Gudang atau departemen yang memerlukan 2) Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan PO dimana harus mendapat persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap yang didistribusikan pada: a. Supplier yang ditunjuk b. Cost control, sebagai kontrol c. Gudang sebagai informasi pembelian d. Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang e. Purchasing, sebagai arsip 3) Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel. 4) Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan memintakan persetujuan (approval) dari: a. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya b. Cost control untuk persetujuan harga c. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang MI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut: a. Cost control, sebagai kontrol b. Gudang, sebagai informasi c. Purchasing, sebagai arsip 7

d. Account payable, sebagai dasar mencatat hutang e. Supplier, sebagai pendukung penagihan 5) Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI. 6) Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha. 7) MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving point. 4) Laporan yang Dihasilkan Daily receiving report, yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang (receiving), dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.

Membandingkan, Mendesain, Dan Menyimpulkan Bagan Alur Prosedur Penggunaan Dairy Product Khususnya Food Dan Beverage Pada Hotel Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode (akhir bulan), cost control akan melakukan inventarisasi atas persediaan (stock opname), dimana inventarisasi pada departemen/outlet operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan inventarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum inventarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang. Adapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah: Biaya departemen Persediaan

xxx xxx

1. Bagian yang terlibat a. Departemen b. Gudang c. Cost control 8

2. Dokumen yang digunakan a. Storeroom requisition (SR), biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan, seperti makanan, minuman, material, SR digunakan sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen. b. Bincard, merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa barang. c. Cardex, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Cardex digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control. 3. Laporan yang dihasilkan a. General food/beverage cost, yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman. b. Stock opname report, laporan yang menjelaskan tentang hasil inventarisasi persediaan pada akhir periode untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada cardex/bincard. c. Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food/beverage cost. d. Flash cost/daily food cost, merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan antara total sales dengan total cost. 4. Prosedur Penggunaan Persediaan a. Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan dari barang yang diperlukannya, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head department, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang. b. Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, dan kemudian menyerahkan barang dan meminta tanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut: -

Cost control, sebagai dasar untuk mencatat cardex

-

Gudang

-

Departemen yang memerlukan barang, sebagai arsip

c. Gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang berdasarkan SR. 9

5. Potensial Kos Potensial kos merupakan pengembangan dari sistem point of sale dalam mengkalkulasi penjualan makanan dan minuman. Potensial kos ini merupakan konsep tertua dalam prosedur pengendalian makanan dan minuman. Potensial kos menghitung potensi atau kemampuan antara penjualan dan kos yang dikeluarkan. Potensial kos dibagi menjadi 2, yaitu: a. Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan (sales basis), karena kos minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan yang diharapkan. b. Food potentials, dikalkulasi berdasarkan kos (cost basis), kos makanan per hari sebelum bisa diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos makanan baru bisa dihitung setelah terjadi penjualan atas menu makanan yang disediakan. Potensial kos minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut: a. Kuantitas minuman yang bisa dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan kos per satuan, diperoleh total kos. b. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan harga jual per satuan, diperoleh penjualan potensial (potentials sales). c. Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, kalikan 100%, maka akan diperoleh persentase potensial kos minuman per item. Perhitungan potensial kos makanan lebih kompleks daripada penghitungan potensial kos minuman, dimana kos yang digunakan harus dipilah untuk masing-masing item menu, dan harus disesuaikan dengan konsumsi makanan untuk keperluan lain yang tidak terkait dengan penjualan potensial, seperti makanan karyawan, transfer makanan antar outlet dan penyesuaian lainnya. Menu yang dibuatkan resep, besarnya kos bisa ditentukan berdasarkan kos standar. Contoh: Penjualan minuman vodka dan scotch pada 20 November 2016 masing-masing 10 dan 20 gelas, dimana kos masing-masing per gelasnya adalah Rp 25.000 dan Rp 30.000. Harga jual per gelas adalah Rp 50.000 dan Rp 45.000. Hitung potensial kos dari masing-masing minuman pada tanggal tersebut. Penyelesaian: Vodka Total kos = 10 x 25.000 = 250.000 Penjualan potensial = 10x 50.000 = 500.000 10

Potensial kos = 250.000/500.000 x 100% = 50% Scotch Total kos = 20 x 30.000 = 600.000 Penjualan potensial = 20 x 45.000 = 900.000 Potensial kos = 600.000/900.000 x 100% = 66,67%

11

Referensi :

Widanaputra, A.A, GP., Suprasto, Bambang., Aryanto, Dodik., Sari, Ratna. 2009. Akuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

12