Tugas Anggaran

LAPORAN ANGGARAN DAN ANALISIS PENYIMPANGAN Sasaran Topik 1. Paham bahwa laporan efektif itu adalah melalui bisikan 2. Mengerti tentang pengertian laporan dan tujuan pembuatan atau penyampaiannya 3. Mengerti tentang konsep laporan efektif 4. Menguasai prinsip dasar laporan 5. Memahami tentang jenis-jenis laporan 6. Menguasai berbagai macam model laporan 7. Mampu menyiapkan laporan secara tertulis

Laporan Efektif Laporan yang paling efektif adalah bisikan (whisle), tetapi harus ingat kriteria datanya: valid. Data bohong adalah sebuah fitnah dan akibatnya sangat buruk, bisa-bisa seseorang kehilangan pekerjaan dan keluarganya teraniaya. Kesalahan merupakan hal biasa, tetapi kesalahan berulang yang disengaja tidak bisa diterima. Laporan efektif akan mengajarkan sisalah untuk belajar dari pengalaman dan bekerja lebih baik. Laporan efektif dapat mengarahkan decision maker untuk quick action at the right place on the right people and with the least cost. Whisper First, Number Second. Ketika melapoa, bisikan adalah yang pertama dan angka di urutan kedua. Mengapa? Jawabnya adalah angka itu menyakitka meskipun laba yang besar karena pajak besar akan menghadang. Banyak orang yang tidak suka ketika kesan pertama dimulai dengan bercerita angka. Alasan lain adalah angka-angka selalu datang paling akhir setelah berusaha keras di awalnya. Itu adalah hukum alam dan jangan anda balik. Membalik fenomena alam akan menyengsarakan anda. Prinsip Dasar Laporan Terdapat lima petunjuk dasar dan mengikat, yaitu: 1. Konsep pertanggung jawaban harus di gunakan 2. Prinsip penyimpangan harus diterapkan sebanyak mungkin 3. Umumnya, figur-figur harus dalam bentuk perbandingan

4.

Sepanjang itu praktis, data harus semakin meningkat dalam bentuk iktisar bagi level manajemen yang semakin puncak

5. Laporan umumnya memasukkan komentar interprestasi atau dapat berbicara sendiri.

Konsep Pertanggung Jawaban Laporan anggaran harus menyatakan secara jelas siapa (who), dari bagian mana (what division), apa (what), periode (time frame) yang harus dipertanggungjawabkan dan mengapa (why) itu terjadi. Hierarki pertanggungjawaban. Hierarki pertanggungjawaban menggambarkian level/ tingkatan dalam struktur organisasi dimana level yang paling bawah bertanggungjawab pada level yang paling atas. Hierarki ini sangat membantu mengidentifikasikan person dan bagian mana yang belum bekerja optimal dan mana yang berprestasi. Masing-masing harus menyiapkan laporan tentang implementasi anggaran.

Faktor Penilaian Laporan 1. Laporan harus tepat waktu 2. Laporan harus simple dan jelas 3. Laporan harus dinyatakan dengan bahasa dan istilah yang dikenal oleh eksekutif yang akan memakainya. 4. Laporan harus disaikan secara urutan logika. 5. Laporan harus akurat. 6. Model presentasi harus dicocokkan dengan pihak eksekutif yang akan memakainya. 7. Laporan harus distandarnisasi apabila memungkinkan 8. Disain laporan harus mencerminkan titik fokus dari pihak eksekutif 9. Laporan harus bermanfaat 10. Biaya penyiapan laporan harus dipertimbangkan.

11. Pertimbangkan yang diambil dalam penyiapan laporan harus cocok dengan pemakaiannya. Jenis Laporannya Laporan anggaran dan implementasinya adalah untuk pemakaian dan kepentingan internal. Oleh karena itu, laporannya merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem informasi di perusahaan yang bersangkutan. Laporan internal dibagi menjadi tiga kelompok yakni: 1. Planning reports (laporan perencanaan); 2. Control report (laporan kontrol); 3. Informational reports (laporan informasional).

Jenis laporan

Frekuensi Laporan Frekuensi menunjukan seberapa sering suatu laporan harus disiapkan selama implementasi anggaran. Frekuensi laporan tergantung pada kebutuhan. Dalam suatu situasi dimana pencapaian anggaran jauh dari yang diharapkan, maka frekuensinya cenderung meningkat karena pimpinan akan membuat keputusan dalam operasi. Contoh yang paling nyata adalah kenaikan harga BBM (3 september 2005) telah mengubah situasi dan keadaan sehingga anggaran tidak tercapai seperti apa yang diharapkan. Bisa jadi laporan perencanaan direvisi dan frekuensi laporan menjadi sangat tinggi. Model laporan Secara umum ada 2 jenis model dari laporan sebagai berikut : 1. laporan oral (oral report) a. persentasi grup b. persentasi individual 2. Laporan tertulis

a. Tabular -

Laporan keuangan formal

-

statistikal

b. ekspositori atau narasi c. pictorial atau grafik

d. kombinasi

Laporan oral Laporan oral adalah penyampaian laporan via perkataan secara langsung dari orang atau grup yang melapor kepada atasan sebagaimana telah di singgung diawal bagian ini bahwa laporan dengan model oral ini sangat efektif. Laporan secara kelompok sering dilakukan apabila kepentingan kelompok sangat tinggi dan isi laporan sehingga efek balik setelah melapor akan dapat dirasakan secara langsung oleh pihak yang melapor.

Laporan tertulis Laporan tertulis adalah laporan anggaran yang disiapkan secara tertulis dengan format standar. Persentase tertulis bisa dalam bentuk tabular, ekspositori atau narasi, piktorial atau grafik, atau kombinasi. Masing-masing laporan mempunyai keunggulan dan kelemahan.

ANGGARAN VARIABEL Anggaran variabel mempunyai manfaat yang sangat penting bagi manajemen dalam melaksanakan fungsinya, namun mempunyai kelemahan : • •

•

Biaya variabel dan biaya tetap tidak selalu dapat dipisahkan secara tepat karena dalam kenyataannya terdapat biaya semi variabel. Dalam kenyataan biaya variabel per unit dalam suatu periode mudah berubah, sedangkan syarat berlakunya analisis penentuan harga pokok variabel, antara lain biaya variabel per unit tidak berubah selama periode yang dianalisis. Penentuan harga pokok variabel tidak dapat digunakan untuk laporan pihak eksternal.

Variabel Costing Biaya variabel adalah biaya yang jumlahnya berubah sejalan dengan perubahan volume kegiatan, tetapi biaya variabel per unit tidak berubah walaupun volume kegiatan berubah. Sedangkan biaya tetap adalah biaya yang jumlahnya tetap dalam kisaran volume kegiatan tertentu, tetapi biaya tetap per unit berubah bila volume kegiatan berubah.

Pemisahan Biaya Semi Variabel Dalam metode penentuan harga pokok variabel hanya terdapat dua macam biaya yaitu, biaya tetap dan biaya variabel. Tetapi dalam kenyataan terdapat biaya semi variabel, yaitu biaya yang jumlahnya berubah tidak secara proporsional dengan perubahan volume kegiatan. Ada beberapa metode pemisahan biaya semi variabel, yaitu : 1. Metode perkiraan langsung, metode ini dipergunakan apabila perusahaan mempunyai data historis, tetapi tidak dapat dipakai untuk masa yang akan datang atau perusahaan baru berdiri sehingga belum mempunyai data. 2. Metode standby cost (biaya berjaga), metode ini dalam dunia nyata sulit diterapkan, karena tidak beroperasinya pabrik selama menjaga biaya tetap merugikan perusahaan.

3. Metode korelasi, metode ini menitikbertakan pada data masa lampau dengan menggunakan salah satu alat analisis statistik. Metode ini dapat disajikan secara grafik dan matematis. 4. Metode high low point (titik tertinggi dan titik terendah)

Penyusunan Anggaran Variabel Penyusunan anggaran variabel menggunakan metode penentuan harga pokok variabel (PHPV), tetapi sebagai perbandingan disusun juga anggaran yang menggunakan metode penentuan harga pokok penuh (PHPP). Dalam penyusunan anggaran variabel, maka dimulai dengan anggaran penjualan, anggaran ini dibuat dengan cara harga jual per unit produk jadi dikalikan penjualan dalam unit. Setelah menyusun anggaran penjualan selanjutnya dapat disusun anggaran persediaan barang jadi akhir, persediaan barang jadi akhir dihitung dengan cara persediaan barang jadi akhir dalam unit dikali dengan harga pokok barang per unit. Setelah menyusun persediaan barang jadi akhir dapat disusun anggaran biaya bahan baku (BBB). Selain biaya bahan baku, ada juga anggaran biaya tenaga kerja langsung, anggaran biaya overhead pabrik variabel, dan anggaran biaya overhead pabrik tetap. Setelah menyusun anggaran tersebut kemudian dapat disusun anggaran persediaan barang dalam proses akhir, anggaran ini dapat dihitung dengan cara persediaan dalam proses akhir dalam unit dikalikan dengan tingkat penyelesaian masing-masing biaya (harga pokok) per unit. Kemudian menyusun anggaran laporan laba rugi.

ANGGARAN PIUTANG Pengertian Anggaran piutang Dimaksudkan anggaran piutang (receivable Budget) ialah anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang jumlah piutan perusahaan beserta perubahan-perubahannya dari waktu kewaktu selam periode yang akan datang. Anggaran piutang menunjukan besarnya piutang yang terjadi dari waktu ke waktu karena perusahaan mengadakan teransaksi-transaksi penjualan secara kredit, menunjukan jumlah piutang yang tertagih dari waktu ke waktu, serta menunjuakan pula sisa piutang yang belum tertagih dari waktu ke waktu selama periode yang akan datang. Kegunaan Anggaran Piutang Secara umum, semua anggaran, termasuk angaran piutang mempunyai tiga kegunaan pokok, yaitu sebagai pedoman kerja, sebagai alat perkoordinasian kerja, serta sebagai alat pengawasan kerja, yang membantu management dalam memimpin jalannnya perusahaan. Sedangkan secara khusus, anggaran piutang berguna sebagai dasar untuk penyusunan anggaran kas, karena penagihanpenagihan Piutang tersebut merupakan pemasukan Kas. Faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan Anggaran Piutang Agar suatu anggaran dapat berfungsi dengan baik, maka taksiran-taksiran yang termuat didalamnya harus cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti. Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam penyusunan Anggaran Piutang, antara lain : 1. Anggaran Penjaualan 2. Keadaan persaingan pasar 3. Posisi perusahaan dalam persaingan 4. Syarat pembayaran (term of payment) yang ditawarkan perusahaan 5. Kebijaksanaan perusahaan dalam penagihan piutang 6. Rencana perusahaan untuk melakukan penjualan-penjualan secara kredit aktiva-aktiva lain, selain barang-barang hasil produksinya.

Bentuk Anggaran Piutang Sebagaimana halnya dengan anggaran-anggaran yang lain, bagi anggaran piutang ini juga tidak ada sesuatu bentuk standard yang harus dipergunakan. Ini berarti bahwa masing-masing perusahaan mempunyai kebebasan untuk menentukan bentuk serta formatnya, sesuai dengan keadaan perusahaan masing-masing.

ANGGARAN KAS Pengertian Anggaran Kas Anggaran kas (Cash Budget) ialah anggaran yang merencanakan secra lebih terperinci tentang jumlah kas beserta perubahan-perubahan dari waktu ke waktu selama periode yang akan datang, baik perubahan yang berupa permintaan kas, maupun perubahan yang berupa pengeluaran kas. Dari pengertian tersebut, dapat diketahui bahwa anggaran kas mencakup dua sektor, yaoitu : 1. Sektor penerimaan kas, yang pada umumnya berasal dari : a. Penjualan tunai Barang jadi yang diproduksi b. Penagihan Piutang c. Penjauanlan Ktiva Tetap d. Penerimaan lain-lain (Non-Operating), seperti misalnya penghasilan bunga, penghasilan sewa, penghasilan devident, dan sebagainya. 2. Sektor penjualan Kas, yang pada umumnya berupa pengeluaran untuk biaya-biaya baik biaya-biaya utama (operating), maupun biaya-biaya bukan utama (Non-Operating), seperti Misalnya : a. Pembelian tunai Bahan mentah b. Pembayaran utang c. Pembayaran upah Tenaga kerja langsung d. Pembayaran biaya pabrik tidak langsung

e. Pembayaran biaya administrasi f. Pembayaran biaya penjualan g. Pembelian Aktiva Tetap h. Pembayaran lain-lain (Non-Operating), seperti misalnya pembayaran bunga, pembayaran sewa, dan sebagainya.

Kegunaan Anggaran kas Secara umum, semua anggaran, termasuk angaran kas mempunyai tiga kegunaan pokok, yaitu sebagai pedoman kerja, sebagai alat perkoordinasian kerja, serta sebagai alat pengawasan kerja, yang membantu management dalam memimpin jalannnya perusahaan. Sedangkan secara khusus, anggaran kas berguna sebagai dasar untuk penyusunan Master Balance Sheet Budget (budget induk Neraca). Faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan Anggara Kas Agar suatu anggaran dapat berfungsi dengan baik, maka taksiran-taksiran yang termuat didalamnya harus cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti. Adapun faktor-faktor yang harus dipertimbangkan di dalam penyusunan Anggaran kas antara lain : 1. Faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan kas, antara lain : a. Anggaran Penjaualan b. Keadaan persaingan pasar c. Posisi perusahaan dalam persaingan d. Syarat pembayaran (term of payment) yang ditawarkan perusahaan e. Kebijaksanaan perusahaan dalam penagihan piutang f. Anggaran perubahan Aktiva Tetap, khususnya rencana tentang pengurangan (penjualan) Altiva Tetap. g. Rencana-rencana perusahaan tentang penerimaan-penerimaan kas dari sumber lain-lain (Non-Operating), seperti misalnya penghasilan bunga, penghasilan sewa, penghasilan devidend dan sebagainya.

2. Faktor-faktor yang mempengaruhi pengeluaran kas, antara lain : a. Anggaran Pembelian Bahan mentah

b. Keadaan persaingan para supplier Bahan mentah di pasar c. Posisi perusahaan terhadap pihak supplier bahan mentah d. Syarat pembayaran (term of payment) yang ditawarkan oleh supplier Bahan mentah. Bilamana potongan pembelian (discount) yang ditawarkan supplier culup menarik perusahaan. e. Anggaran Upah tenaga kerja langsung f. Anggaran Biaya Pabrik Tidak Langsung g. Anggaran Biaya Administrasi h. Anggaran Perusahaan Aktiva Tetap i.

Rencana-rencana perusahaan tentang peengeluaran-pengeluaran kas untuk keperluan lain-lain (Non-Operating).

ANGGARAN AKTIVA TETAP DAN BARANG MODAL

Pengertian Budget Perubahan Aktiva Tetap Dimaksudkan Budget Perubahan Aktiva Tetap (Capital Addition Budget) ialah budget yang merencanakan secara lebih terperinci tentang perubahanperubahan Aktiva Tetap dari waktu-waktu selama pereiode yang akan datang. Adapun perubahan-perubahan Aktiva Tetap tersebut antara lain meliputi:

1. Pembelian aktiva tetap baru, seperti misalnya pembelian mesin untuk menambah mesin-mesin lama yang sudah ada; membeli gedung baru untuk menambah gedung lama yang sudah ada; dan sebagainya. 2. Pembuatan aktiva tetap baru, seperti misalnya membangun sendiri gedung baru untuk menambah gedung lama yang sudah ada, dan sebagainya. 3. Penambahan aktiva tetap yang lama dengan aktiva tetap yang baru, atau dengan komponen-komponen aktiva tetap yang baru,dimana tambahan aktiva tetap (komponen) yang baru tersebut menjadi satu bagian yang tak terpisahkan dengan aktiva tetap lama yang bersangkutan (addition)

4. Perbaikan berat (bettermen) aktiva tetap lama yang sudah ada, agar dapat berfungsi kembali dengan baik. 5. Penjualan aktiva tetap yang lama, yang mungkin disebabkan karena sudah habis umur ekonomisnya, atau karena perusahaan merana kelebihan kapasitas, dan sebagainya. 6. Penurunan nilai aktiva tetap dalam bentuk depresiasi(depresiasion).

Kegunaan Budget Perubahan Aktiva Tetap Secara umum, semua budget, termasuk budget perubahan aktiva tetap, mempunyai tiga kegunaan pokok, yaitu sebagai pedoman kerja, sebagai alat mengkoordinasi kerja, serta sebagai alat pengawasan kerja, yang membantu management dalam memimpin jalannya perusahaan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi penyusunan Budget Perubahan Aktiva Tetap Agar suatu budget dapat berfungsi dengan baik, maka taksiran-taksiran yang termuat di dalamnya harus cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti.adapun faktor-faktor yang harus diperhatikan didalam menyasun Budget Perubahan Aktiva Tetap, antara lain: 1. Budget Unit yang akan Diproduksikan, khususnya tentang jenis(kualitas) dan jumlah (kuantitas) barang yang akan diproduksikan dari waktukewaktu selama priode yang akan datang. 2. Kondisi Aktiva Tetap lama yang sudah ada. Semakin baik kondisi Aktiva Tetap lama yang sudah ada, akan cenderung untuk tidak mengadakan perubahan-perubahan aktiva tetap. 3. Tersedianya modal yang dimiliki perusahaan. Modal yang cukup trsedia akan memungkinkan perusahaan untuk mengadakan penambahan aktiva tetap. 4. Perkembangan teknologi, terutama yang berhubungan dengan mesinmesin dan peralatan peroduksi. 5. Umur ekonomis aktiva tetap lama yang sudah ada. Semakin pendek umur ekonomis aktiva tetap yang dimiliki perusahaan, akan semakin cepat perusahaan mengadakan penggatian aktiiva tetapnya. 6. Metode depresiasi yang dipakai oleh perusahaan.

Bentuk Budget Perubahan Aktiva Tetap Bagi budget perubahan aktiva tetap ini juga tidak ada sesuatu bentuk standart yang harus dipergunakan. Ini berarti bahwa masing-masing oerusahaan mempunyai kebebasan untuk menentukan bentuk serta formatnya, sesuai dengan keadaan perusahaan masing-masing. Sebagai ilustrasi, berikut ini diberikan sebuah contoh budget Perubahan Aktiva Tetap, agar dapat memberikan gambaran yang lebih jelas : Misalkan untuk tahun 1985 yang akan datang Perseroan Terbatas “Charisma” merencanakan akan mengadakan perubahan-perubahan terhadap Aktiva Tetapnya, sebagai berikut : 1. Pada bulan januari 1985 direncanakan akan dijual sebanyak 10 buah mesin Departemen I dengan harga jual sebesar Rp 30.000.000,- dimana sejumlah Rp 20.000.000,- nakan diterima pembayarannya pada bulan januari 1985, sedangkan sisanya akan diterima pembayarannya pada bulan Februari 1985. Transaksi penjualan ini direncanakan akan dilakukan pada tanggal 2 januarin1985, dan proses pembongkaran mesin untuk kemudian diserahkan kepada pihak pembeli, direncanakan akan selesao pada tanggal 15 januari 1985. 2. Pada bulan maret 1985 direncanakan akan dijual sebanyak dua buah alat photo-copy dari kantor Administrasi, karena sudah dianggap tidak diperlukan lagi, dengan harga jual sebesar Rp 5.000.000,- transaksi penjualan ini direncanakan akan dilakukan pada tanggal 1 maret 1985, dan alat photocopy tersebut disarahkan kepada pihak pembeli pada tanggal 2 maret 1985. 3. Pada bulan Februari 1985 direncanakan akan dibeli sebanyak 8 buah mesin Departemen 1 sebagai pengganti mesin mesin lama yang dijual, dengan harga beli sebesar Rp 30.000.000,- dimana sejumlah Rp 25.000.000,- akan dibayar pada bulan Mart 1985. Transaksi pembelian ini direncanakan akan dilakukan pada tanggal 20 Februari 1985, dan proses pemasangan mesinmesin tersebut direncanakan akan selesai pada tanggal 5 Mart 1985. 4. Pada bulan April 1985 direncanakan akan dibangun tambahan ruangan (addition) untuk Kantor Adimistrasi, dengan biaya sebesar Rp 5.000.000,-. pembangunan ini direncanakan akan dimulai pada tanggal 1 April 1985, dan akan dapat diselesaikan pada tanggal 30 April 1985.

Dengan berdasar pada rencana-rencana tersebut, maka Perseroan Terbatas Keterangan

Mulai

Selesai

Januari (Rp)

Februari (Rp)

Mart (Rp)

April (Rp)

Mei (Rp)

Penambahan Aktiva Tetap: -Mesin Dep. 1 -Ruang Kantor

20/2/85 1/4/85

5/3/85 30/4/85

-

25.000.000

5.000.000

5.000.000

-

-

-

-

25.000.000

5.000.000

5.000.000

-

2/1/85 1/3/85

15/1/85 2/3/85

20.000.000 -

10.000.000 5.000.000

-

-

-

-

20.000.000

10.000.000

5.000.000

-

-

-Jumlah Pengurangan Aktiva Tetap: -Mesin Dep. 1 -Alat Photo Copy -Jumlah

“Charisma” dapat menyusun Budget Perubahan Aktiva Tetap,sebagai berikut : Perseroan Terbatas “Charisma” Budget Perubahan Aktiva Tetap Januari 1985 – Desember 1985

Perseroan Terbatas “Charisma” Skedul Depresiasi Aktiva Tetap Januari 1985 – Desember 1985 Jenis Aktiva Tetap Gedung Administrasi Pabrik Alat-alat Administrasi Pabrik Gedung Bengkel Pabrik Alat-alat Bengkel Pabrik Gedung Tenaga Diesel Pabrik Alat-alat Tenaga Diesel Pabrik Gedung Departemen I Alat-alat (mesin) Departemen I Gedung Departemen II Alat-alat (mesin) Departemen II Gedung Departemen III Alat-alat (mesin) Departemen III Gedung Sekretariat Bg. Administrasi Alat-alat Sekretariat Bg. Administrasi Gedung Pembukuan Bg. Administrasi Alat-alat Pembukuan Bg. Administrasi Gedung Rumah Tangga Bg. Administrasi Alat-alat Rumah Tangga Bg. Adimistrasi Gedung Promosi Bg. Penjualan Alat-alat Promosi Bg. Penjualan Gedung Transaksi Bg. Penjualan Alat-alat Transaksi Bg. Penjualan Gedung Ekspedisi Bg. Penjualan Alat-alat Ekspedisi Bg. Penjualan

Depresiasi Per bulan (Rp) 9.750 40.000 29.250 170.000 29.250 200.000 48.750 300.000 39.000 250.000 39.000 150.000 18.000 75.000 13.500 110.000 13.500 80.000 18.000 125.000 18.000 90.000 24.000 150.000

Keterangan : -

Penetapan besarnya depresiasi tersebut sudah memperhatikan rencana penambahan serta rencana pengurangan aktiva tetap.

Perhatikan budget biaya tidak langsung, budget biaya administrasi dan budget biaya penjualan.