TUBOCAP: IMPLANTAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS Sandro Cantidio A elaboração de documentação técnica atendeu a uma deficiência da empresa (não possuía registros do processo de fabricação ou de melhorias implantadas ou metodologia para solução de problemas). Para todas as documentações elaboradas, foram ministrados treinamentos para os operadores (duração mínima de 3 horas). Desta forma, a documentação desenvolvida foi: •
FLUXOGRAMA DO PROCESSO (modelo gráfico que auxilia no mapeamento e visualização de um processo), cuja natureza do gráfico foi o registro analítico do PRODUTO (analisa o percurso do produto) e não HOMEM (analisa o trabalho do homem); Para a realização deste trabalho, foram observadas as seguintes recomendações: o
Determinação da atividade a ser estudada;
o
Definição do objeto a ser seguido;
o
Definir os pontos de início e fim;
o
Cabeçalho com dados.
o
Simbologia.
•
PROCESSO DE FABRICAÇÃO, determinando a seqüência de processo para obtenção do produto, onde foram: o
Indicadas as operações do processo de fabricação;
o
Descritas de forma resumida cada uma das operações;
o
Descritos os materiais utilizados;
o
Especificados os equipamentos, máquinas, dispositivos e ferramentais necessários.
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PLANO DE CONTROLE DO PROCESSO (documento que estabelece a informação necessária para realização do controle de qualidade), onde as informações foram: o
Técnica de avaliação (inspeção visual, por dispositivos, instrumentos, etc);
o
Tipo de inspeção (característica especial, severidade, etc);
o
Freqüência de inspeção (tipo de amostragem, tamanho da amostra, etc);
o
Plano de Correção / Reação.
•
FMEA DO PROCESSO (usado para analisar processos de fabricação, quando o processo de fabricação já foi definido), onde os objetivos eram o
Identificar as deficiências nos processos para implantar controle (para reduzir ocorrência de produtos defeituosos)
o
Identificar parâmetros críticos e relevantes dos processos, auxiliando na elaboração de planos de controle;
o
Estabelecer prioridade para as ações de melhoria para orientar futuros desenvolvimentos;
o
Determinação do Fator de Risco.
o
Para a determinação do FMEA, são necessárias práticas de equipe utilizando Métodos para Análise e Solução de Problemas (MASP):
o
Ciclo PDCA:
O ciclo deve começar pelo planejamento, em seguida a ação ou conjunto de ações planejadas são executadas, checa‐se o que foi feito, se estava de acordo com o planejado,
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TUBOCAP: IMPLANTAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS Sandro Cantidio constantemente e repetidamente (ciclicamente), e toma‐se uma ação para eliminar ou ao menos minimizar defeitos no produto ou na execução. o
As etapas abordadas para a fase PLAN: i. Identificação dos problemas = nesta fase, os problemas que ocorrem durante o processo serão claramente definidos através do processo de Brainstorming, estimulando a criatividade da equipe e, principalmente, fazendo com que se sintam parte integrante das soluções para a empresa. 1. Nesta fase, os problemas e as idéias serão dadas pelos funcionários que melhor conhecem o processo e nenhum problema será criticado ou descartado, muito menos serão discutidas as soluções ou “achismos”. 2. O Brainstorming será “Estruturado”, ou seja, o grupo será composto somente por participantes técnicos que conhecem a fundo a etapa do processo e será dada a oportunidade para falarem, um de cada vez, em ordem. Quando todos passarem a vez, o Brainstorming estará encerrado. A utilização do Brainstorming estruturado evita idéias ou descrições de problemas que não existem, e evita que somente um dos participantes fale, inibindo os outros integrantes do grupo. ii. Priorizar = nesta fase, os problemas serão classificados e hierarquizados conforme seu grau de importância. Esta priorização será dada através do uso da Matriz GUT, onde serão avaliados a gravidade, a urgência e a tendência de cada problema listado no Brainstorming. 1. A gravidade é o impacto do problema sobre coisas, pessoas, resultados, processos ou organizações e efeitos que surgirão a longo prazo, caso o problema não seja resolvido. 2. A urgência é a relação com o tempo disponível ou necessário para resolver o problema. 3. A tendência é o potencial de crescimento do problema, avaliação da tendência de crescimento, redução ou desaparecimento do problema. 4. A pontuação de 1 a 5, para cada dimensão da Matriz GUT, permite classificar em ordem decrescente de pontos os problemas a serem atacados em melhorias de processo.
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TUBOCAP: IMPLANTAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS Sandro Cantidio iii. Analisar = nesta fase, serão buscadas as causas fundamentais de cada problema listado no Brainstorming. Os participantes da primeira etapa e da segunda etapa voltam a se reunirem para tratar das causas (ou porquês) de cada problema. 1. Os “porquês” serão utilizados até que se chegue à causa fundamental, ou causa primária do problema. 2. Através do uso do método dos cinco porquês, teremos informações para podermos montar o Diagrama de Causa e Efeito, ou Diagrama de Ishikawa ou EspinhadePeixe (Fishbone), classificando as causas dentro dos 6M´s (Máquina, Método, Medição, Mão‐de‐ Obra, Matéria‐Prima e Meio Ambiente). 3. O diagrama de causa e efeito é usado para analisar as relações de causa e efeito, comunicar relações de causa e efeito e facilitar a resolução de problemas do sintoma para a causa, até a solução. 4. O Diagrama de Causa e Efeito analisa criteriosamente e expõe as relações entre um determinado efeito e suas causas potenciais. 5. Cabe aqui dizer que o Diagrama de Ishikawa será utilizado da forma correta, ou seja, serão anotadas as causas de primeiro nível, de segundo nível, terceiro, etc. até a anotação de todas as causas das causas para cada efeito. Normalmente os Diagramas de Ishikawa param no primeiro nível, e esta é uma forma errada de utilização desta Ferramenta Básica da Qualidade.
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TUBOCAP: IMPLANTAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS Sandro Cantidio 6. Em seguida, será utilizada uma Nova Ferramenta da Qualidade, chamada “Diagrama de Relações”. O Diagrama de Relações é utilizado para analisar problemas com uma complexa inter‐relação entre causas e efeitos, sendo construído pela indicação da inter‐relação que existe entre os fatores causais. O Diagrama de Relações a ser construído é o de Objetivos Múltiplos, pois reflete mais proximamente a realidade, onde raramente é possível isolar um único fator sem obter uma visão distorcida dessa realidade. 7. Após a construção do Diagrama de Relações, deve‐se verificar a quantidade de setas que entram e que saem de cada quadro. Cada quadro possui um E/S (entrada/saída), de maneira a identificar se aquela etapa é um agente gerador de ações (com muitas saídas) ou então um processador de ações (com muitas entradas). Os processadores de ações devem ser trabalhados de maneira a permitir sua otimização. Um outro fator interessante a ser analisado por meio do Diagrama de Relações é a seqüência e como os diversos fatores se relacionam e contribuem para a ocorrência do objetivo em questão, permitindo conhecer melhor o processo. iv. Gerar alternativas = nesta fase, serão discutidas o maior número possível de soluções para cada problema listado no Diagrama de Ishikawa. Cada efeito deverá possuir, ao menos, 3 soluções viáveis do ponto de vista técnico (ou possíveis de serem executadas).
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TUBOCAP: IMPLANTAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS Sandro Cantidio 1. Após definirmos as possíveis soluções viáveis para cada causa, usaremos o Diagrama de Árvore para mostrar o relacionamento entre um tópico e os seus elementos componentes. As idéias geradas no Brainstorming são convertidas num Diagrama de Árvore para mostrar os elos lógicos e seqüenciais, sendo utilizado para o planejamento e a solução de problemas.
v. Refinar e Selecionar = nesta fase, as alternativas de soluções serão analisadas e, por consenso, serão classificadas por sua viabilidade. 1. Para esta avaliação, utilizaremos a Matriz BASICO ou Matriz de Priorização (priorização das soluções a serem tomadas).
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TUBOCAP: IMPLANTAÇÃO DE DOCUMENTAÇÃO DE PROCESSOS Sandro Cantidio vi. Elaborar um Plano de Ação = nesta fase, será elaborado um Plano de Ação para bloquear as causas fundamentais ou causas primárias. Para elaboração deste Plano de Ação usaremos uma outra ferramenta, o 5W2H. ⇒ What? ⇒ When? ⇒ Who? ⇒ Where? ⇒ Why? ⇒ How? ⇒ How Much? 1. Para cada uma das soluções priorizadas, serão estabelecidas metas de melhoria a serem alcançadas através de Planos de Ações bem definidos, com estudo de investimentos e cronogramas. O estabelecimento das metas é importante para constatar o nível de melhoria a ser incorporado ao processo, a partir da causa do problema que foi priorizada para ser eliminada. Esta etapa permite explicitar o nível de resultado esperado, como também programar as atividades para a implementação da melhoria. 2. Serão indicadas nesta fase as providências a serem tomadas relativas às oportunidades e necessidades de melhorias, metas/objetivos, revisão do processo, controles e medidas, responsabilidades, cronogramas, etapas de implantação e necessidades de recursos. 3. Esta etapa tem o objetivo de implantar a melhoria do processo de avaliar se os problemas foram solucionados e se todo o processo está funcionando conforme o previsto. vii. Fazer Benchmarking = nesta fase, será estabelecido um processo de aprendizagem com um parceiro, seja Cliente, seja fornecedor, seja externamente ou internamente. O Benchmarking é usado para comparar um processo com os de líderes reconhecidos, para identificar as oportunidades para a melhoria da Qualidade. Compara os processos e desempenho de produtos e serviços com os de líderes reconhecidos, permitindo identificar as metas e estabelecer as prioridades para a preparação de planos que resultarão em vantagem competitiva no mercado.
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As etapas abordadas para a fase DO: viii. Treinar e implementar = nesta fase, serão realizados treinamentos com os envolvidos nos processos, a fim de capacitá‐los a bloquear as causas fundamentais ou primárias, fontes geradoras de defeitos.
o
As etapas abordadas para a fase CHECK:
ix. Controlar = nesta fase, será verificado (ou checado) se as causas fundamentais foram de fato bloqueadas, ou se os bloqueios determinados são eficientes e eficazes, não permitindo novas ocorrências do problema. x. Bloqueio Efetivo? = nesta fase avalia‐se a eficiência e eficácia das ações implementadas. Caso o bloqueio tenha sido realizado com sucesso, deve‐se partir para a próxima etapa (Act). Caso não tenha surtido o efeito desejado, deve‐se voltar à etapa 3 do PDCA e avaliar novamente as causas primárias de cada problema. o
As etapas abordadas para a fase ACT:
xi. Padronização = nesta fase, as ações realizadas com sucesso serão padronizadas, isto é, serão transformadas em Instruções de Trabalho, Procedimentos, Especificações, etc. xii. Reflexão e Conclusão = nesta fase, todo o processo deverá ser recapitulado, observando as melhorias realizadas e buscando novas melhorias, entrando um ciclo de melhoria contínua do processo.
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PROCESSO DE OPERAÇÃO DOS EQUIPAMENTOS, que determina a forma de acionar os equipamentos (ligar, desligar, colocar em operação, desligar, emergência):
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PROCESSO DE LIMPEZA DOS EQUIPAMENTOS, que determina o equipamento e seu processo de limpeza, a responsabilidade pela limpeza, freqüência e material necessário para a limpeza.
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ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA DO PRODUTO. Este documento contém todas as informações a respeito do produto fabricado pela empresa, sendo um documento de sistema e, portanto, com cabeçalho conforme norma :ISO‐ 9001:2000. Estão descritas as características mínimas para a fabricação do produto, sendo aprovado pelo Cliente e controlado pela Engenharia por meio de número de identificação e controle de revisões.
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ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA DA ARTE DO PRODUTO. Este documento contém a imagem ilustrativa (fora de escala e sem definição ideal para conferência de texto) do produto, assim como os pantones (escala de cores) necessários e as tintas (e formulações) para se obter estes pantones. Contém também a informação técnica sobre o processo de litografia para a arte do produto acabado, como ajustes de máquina, etc, entre outras informações que forem necessárias para auxiliar o impressor no ajuste da máquina ou ao colorista.
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ESTRUTURA DO PRODUTO PADRÃO. Todos os produtos catalogados estão especificados em documento de Engenharia chamado “Especificação do Produto Padrão” ou “EPP”. Neste documento estão contidas informações que atendem a todos os departamentos envolvidos diretamente com o produto e o processo de fabricação. o
Comercial
o
Administração de Materiais
o
Engenharia de Produto
o
Produção
o
Garantia da Qualidade
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SOLICITAÇÃO DE DESENVOLVIMENTO DE ENGENHARIA. Documento de origem de desenvolvimento de novos produtos, alteração de produtos existentes e solicitações de amostras. Este documento é gerado no departamento comercial e percorre os departamentos envolvidos diretamente com o produto e o processo: o
Engenharia, que verifica a viabilidade técnica do processo;
o
Clicheria, que verifica a viabilidade das artes do produto;
o
Qualidade, que verifica a inspeção a ser praticada;
o
Produção, que verifica a viabilidade e prazo de entrega.
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ANÁLISE CRÍTICA DE CONTRATO. Documento criado para ser orientativo dos departamentos envolvidos quando um pedido é colocado na empresa. Todos os setores envolvidos no processo recebem a Análise Crítica de Contrato e verificam os recursos necessários para a fabricação do produto.
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RELATÓRIO DE DESENVOLVIMENTO DE NOVOS MATERIAIS. Os desenvolvimentos de novos materiais são registrados em formulários adequados, informando o material em desenvolvimento, fornecedor, as avaliações de produção e de qualidade e a aprovação dos setores envolvidos. Cada material a ser testado ou avaliado, conforme Procedimento de Sistema da Qualidade, recebe uma numeração de identificação (número de RA) e este número é seqüencial e o mesmo número usado no registro de desenvolvimento. Desta forma, todos os desenvolvimentos são controlados e registrados, possuindo histórico de desenvolvimento.
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DESENHOS TÉCNICOS DOS PRODUTOS. Os Desenhos Técnicos dos Produtos foram revistos e atualizados, incorporados à Estrutura Padrão do Produto. Os desenhos foram atualizados mediante normas internacionais (Britânica, Americana e Alemã) e nacionais (ABNT).
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INSTRUÇÕES DE TRABALHO. Instruções dissertativas e ilustrativas para atender à solicitação e exigências de normas (ISO‐9001:2000 e GMP).
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MANUAIS DE TREINAMENTO DOS EQUIPAMENTOS. Manuais detalhados de operação dos equipamentos, visando o treinamento dos operadores e a descrição completa e detalhada dos processos de operação.
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PROCEDIMENTOS DO SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE. Foi criado em 2003 os primeiros procedimentos de Sistema de Gestão da Qualidade, a fim de padronizar o trabalho realizado de forma sistêmica pela empresa. Estes procedimentos foram elaborados conforme ISO‐9001:1994 e atenderam à maioria dos Clientes em visitas de auditoria. Foram criados endereços para todos os setores da empresa e distribuídos os manuais da qualidade com os procedimentos. Posteriormente, em 2006, estes procedimentos foram revistos e atualizados para a versão 2000 da norma.
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