Transfer Form

Transfers by Agreement Job Aid  Job seekers will usually remain with the same Job Services Australia (JSA) provider (from hereon referred to as ‘JSA provider’) for as  long as he or she is looking for work but, in certain circumstances, may change JSA provider.     A job seeker may be transferred to a new JSA provider if there is agreement between all parties. A Transfer by Agreement is  completed by the JSA provider using DEEWR’s IT Systems.    For further information, see also the Employment Services Deed 2009–2012, the Transfer Guidelines, the Transfers due to Relationship  Failure Job Aid and the Transfers due to Relocation Job Aid.

Instructions  A job seeker may discuss transferring to a different JSA  provider with their current JSA provider. The JSA  provider should inform the job seeker of their transfer  options and discuss if a Transfer by Agreement would  be appropriate. 

If the current JSA provider and the new JSA provider  agree to this, a Transfer by Agreement can be recorded. 

All parties to the Transfer (current JSA provider, the job  seeker and the new JSA provider), must complete a  Transfer by Agreement form. This form must be  completed by all parties, prior to the transfer being  processed.    The current JSA provider can then transfer the job seeker  on DEEWR’s IT Systems. Transfers are completed on the  Transfer screen. Choose the transfer reason and then  ‘submit’.        The JSA provider must retain a copy of the Transfer by    Agreement form for documentary evidence purposes.  

Notes  While it is usually the job seeker that initiates a Transfer by  Agreement, as their current JSA provider they may also suggest  this. The job seeker and the new JSA provider must agree for it  to be a Transfer by Agreement. The reason for the transfer may include transport or financial  difficulties or that the service arrangements with the new JSA  provider would be more appropriate for the job seeker’s  needs.     When considering a transfer request, the current JSA provider  should assess the job seeker’s servicing and level of  engagement , for example, if a job seeker is not ‘fully engaged’  in the services the JSA provider is delivering—which may have  an impact on his or her ability to meet participation  requirements, increase skills or find suitable employment— then a transfer may be beneficial. If the decision is made to  reject a transfer request, the job seeker should be informed of  the reason why.   If the transfer is not agreed to by all parties, there are other  transfer options for the job seeker, such as Relationship Failure  or Better Servicing.    Remember, the current JSA provider needs to ensure when  considering Transfers by Agreement, that job seekers are not  using the transfer process to avoid his or her responsibilities.

A Transfer by Agreement form does not need to be signed  prior to a transfer being agreed to. 

Once the current JSA  provider has submitted  the transfer, the job  seeker will be removed  from the caseload.  The JSA provider will  need to arrange any  transfer of Employment  Pathway Fund (EPF)  credits to the new JSA  provider, as  arranged/agreed  between the JSA  providers.  For further details on  transferring EPF credits  see the Employment  Pathway Fund Guidelines. 

If the job seeker has transferred  to the new JSA provider Site,  the new JSA provider will  receive a noticeboard message  stating ‘Transfer, take action as  appropriate.’    The new JSA provider must  contact the job seeker as soon  as possible to arrange an  appropriate Appointment.    At the Contact the new JSA  provider must commence  delivering services to the job  seeker in his or her eligible  Stream and review and update  his or her Employment Pathway  Plan (EPP).  

Transfers by Agreement Job Aid DM1‐557036 

Service Fees are pro‐rated, calculated by DEEWR and based on  the amount of services left within the 13‐week Service Fee  period that the job seeker is in. The pro‐rata Service Fee will be  made available on the Available Payments list once the  receiving JSA provider commences delivery of services to the  job seeker. Originating JSA providers do not have Service Fees  recovered when job seekers transfer.

The amount credited to the EPF may be adjusted by DEEWR on  a pro‐rata basis, which shall be calculated with reference to the  amount of time that the job seeker had (prior to the transfer)  spent in the relevant Stream Service.

Effective Date:  01 July 2009 

Transfer by Agreement Form This form is not to be used for partially eligible job seekers. Please complete the following form and keep it as appropriate evidence that a Transfer by Agreement was agreed to. For further instructions on completing this form see – Transfer by Agreement – Job Aid It is agreed that the following job seeker should be transferred from this Stream Services Site to the below listed Stream Services Site. The receiving Site has agreed to accept this job seeker. ______________________________________________________________ Job seeker details Job seeker name JSID

Job seeker Signature Actioning Job Services Australia provider details Site Code Organisation Code

Contact Name Telephone Fax Number Date Discussed transfer of Employment Pathway Funds

Transfers by Agreement Job Aid  DM1‐557036 

Yes/No

Effective Date:  01 July 2009 

Receiving Job Services Australia provider details Site Code Organisation Code

Contact Name Telephone Fax Number Date

Transfers by Agreement Job Aid  DM1‐557036 

Effective Date:  01 July 2009