Trabajo Virtual Guia N. 1

ACTIVIDADES GESTION DE LOS SISTEMAS DE LA INFORMACION

Nombre del Modulo: Competencia a desarrollar: Elemento de competencia:

Unidad Didáctica: Nombre del Tema:

GESTION DEL SISTEMA DE INFORMACION DEL TALENTO HUMANO Proveer información del Talento Humano, de acuerdo con los procedimientos establecidos por la organización. Identificar requerimientos de ajustes a los sistemas de información, con base en las necesidades funcionales y las normas vigentes. Propiedades de la información: pertinencia, veracidad, claridad y validez. El perfil cambiante de la Calidad.

EL PERFIL CAMBIANTE DE LA CALIDAD CALIDAD La historia universal de la calidad, se inicia organizadamente en Alemania, pero fue en los años 30 donde fue tomando forma, y especialmente, durante la II guerra mundial, se comenzaron a ordenar los sistemas productivos. En 19919 la Asociación de Ingenieros alemanes fundó el comité de “normas alemanas”, para activar la industria dedicada por entonces a fines bélicos, posteriormente se extendió a todas las industrias, dando origen al organismo llamado: DEUSTSCHER INDUSTRIE NORM (Normas Industriales Alemanas), identificada con la sigla “DIN”. Más tarde, y de acuerdo con su importancia se llamó “Comité de Normas Alemanas”. En los Estados Unidos con fines similares, se creó la AMERICAN STANDARD ASSOCIATION “ASA”, que es una federación de organizaciones técnicas, comerciales y algunas del gobierno Federal. Y mediante la producción de artículos militares, se establecieron las NORMAS Z1. Inglaterra adoptó las Z1 y las ajusto a las NORMAS 600, luego, convirtió todas las Z1 a las NORMAS 1008. En Francia se creó y se estableció el organismo conocido con el nombre de: ASSOCCIATION FRANCAISE DE NORMALISATION “AFNOR”. Japón, comenzó con la teoría Taylor, especificaciones fijas, basadas en la inspección; en principio se interesaron más por los costos, que por la calidad; para luego cambiar, al interesarse más por la calidad que por los costos. Siendo los creadores de los muy conocidos . En Colombia fue creado en el año 1971, el INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS “INCONTEC”. Toda esa evolución suscito el Organismo de Carácter Internacional, denominado: INTERTANIONAL STANDARIZONG ORGANISATION “ISO”, que es la que rige actualmente las “políticas” sobre NORMAS DE CALIDAD a nivel mundial. La Organización Internacional de Normalización – “ISO” con el fin de establecer el diseño del sistema de calidad de una empresa le otorgo gran importancia al control ejercido, el cual es galante de las actividades administrativas - humanas – técnicas, que inciden en la calidad de los bienes y servicios producidos. De ahí el nombre universal dado a los “SISTEMAS DE GESTION DE LA CALIDAD”, que indudable y necesariamente conlleva e involucra la forma de transformación, es decir, el ¿cómo? Se hace y desarrollan

los PROCESOS – PROCEDIMIENTOS Y METODOS para transformar materias primas e insumos utilizados. Las normas para el aseguramiento de la calidad, rigen la relación contractual entre cliente y proveedor, demostrando la capacidad de un proveedor para satisfacer los procesos y procedimientos y garantizar la elaboración de un producto o servicio, buscando la confianza del cliente y evitando no conformidades en todas las etapas, desde el diseño hasta su entrega e instalación. Cuenta con la credibilidad sobre la validez de los datos de las pruebas, y por lo tanto, la aceptación total por los usuarios de los . Facilita, igualmente, el intercambio nacional e internacional con base en los resultados de prueba obtenidos en el lugar de origen, los cuales son aceptados por los lugares de destino sin recurrir a pruebas adicionales. Utilización eficiente, eficaz y efectiva de las infraestructuras existentes en el país. En principio, para lograr todas las ventajas y beneficios que demandan, requiere conciencia, por lo cual, es necesario realizar todo un proceso de cambio, para ajustarse a la nueva manera y forma de realizar el trabajo que venia desempeñando, acompañada de: participación colaboración, esfuerzo y perseverancia, para que después, se vean y disfruten de sus resultados, como la simplificación del trabajo, el aumento de la producción y productividad, para lograr el bienestar empresarial y social esperado. HACER CORRECTAMENTE LAS COSAS CORRECTAS El cuidado del trabajo quiere decir hacer correctamente las cosas correctas y llevar a cabo continuos perfeccionamientos. La organización que esté concentrada en la calidad y que halla desarrollado estrategias comprobables y efectivas para asegurar el mejoramiento continuo de la calidad, podrá llenar más fácilmente los estándares exigidos por entidades de control particulares. Como lo sugiere la siguiente matriz, la organización a su cargo y todas las personas involucradas en ella pueden hacer las cosas correctas olas equivocadas, y las pueden hacer correctamente o incorrectamente.

Desempeño + Cosas incorrectas hechas correctamente Procesos

-

Cosas correctas hechas correctamente

________________________________________________ +

Cosas incorrectas hechas incorrectamente

Cosas correctas hechas incorrectamente

Los procesos que satisfacen las expectativas del cliente en forma costo-eficiente y moderna son las cosas correctas. El desempeño de las personas y de los departamentos que se ajustan a estos procesos son las cosas hechas correctamente. Afortunadamente, los procesos y los desempeños interactúan. Cuando usted clarifica y perfecciona los procesos, el resultado es que el desempeño mejora. Los siguientes son ejemplos de cuatro posibilidades: 1. HACER INCORRECTAMENTE LAS COSAS CORRECTAS. Usted tiene un equipo que es capaz de producir resultados de exámenes muy acertados e importantes, pero los técnicos no utilizan correctamente el equipo su organización ha diseñado un sistema muy accesible de recuperación de graficas, pero las personas que lo utilizan no devuelven las graficas que se llevan prestadas 2. HACER INCORRECTAMENTE LAS COSAS INCORRECTAS. Usted tiene un sistema ineficiente para programar a los pacientes para los exámenes de preadmisión y los empleados que utilizan este sistema cometen muchos errores al introducir los nombres de los pacientes y las horas de las citas. 3. HACER CORRECTAMENTE LAS COSAS INCORRECTAS. Utilizando ese mismo sistema de programación ineficiente, los empleados introducen a la perfección los nombres de las personas, las horas de las citas y el resto de la información. 4. HACER CORRECTAMENTE LAS COSAS CORRECTAS. Usted tiene un equipo excelente y los utiliza correctamente el ciento por ciento de las veces.

La garantía de la calidad tradicional y el mejoramiento continuo de la calidad se fusionan en la interface de “las cosas correctas hechas correctamente”. El énfasis puesto en la garantía de calidad tradicional ha consistido en inspeccionar si las cosas apropiadas se están haciendo correctamente, si no es así, se emprenden acciones para corregir al rendimiento individual a fin de asegurar mejores resultados en el futuro. En el mejoramiento continuo de la calidad, el énfasis se pone también en hacer correctamente las cosas correctas, pero al enfrentar problemas, la atención se dirige primero y principalmente al proceso. Los esfuerzos por mejorar se concentran en identificar las causas últimas de los problemas (causas que emanan del proceso antes que del desempeño individual), intervenir para reducir o eliminar estas causas y dar pasos para corregir el proceso. OPTIMOS RESULTADOS Aunque los clientes no siempre pueden juzgar la calidad, los profesionales de la organización bajo su cargo sí lo pueden hacer. En el área clínica, hacer correctamente las cosas correctas es análogo a hacer las cosas apropiadas con eficacia. ¿Será está acción pertinente y necesaria (apropiada), y si lo es, cómo podemos asegurarnos de que se llevará a cabo correctamente (eficazmente)? La matriz anterior podemos reformarla de la siguiente manera: Eficacia + Cosas inapropiadas hechas con eficacia Lo apropiado -

Cosas apropiadas hechas con eficacia

________________________________________________ +

Cosas inapropiadas hechas sin eficacia

Cosas apropiadas hechas sin eficacia

Ejemplo: Aplicación de este modelo a un hipotético paciente que ha sido hospitalizado por razones de una colecistectomía. 1. Cosas apropiadas hechas ineficazmente (lo correcto mal hecho). Un paciente apropiado para extraerle la vesícula biliar soporta una serie de complicaciones evitables. Por ejemplo, tiene lesionada la arteria hepática; o el antibiótico se le

prescribe en la dosis correcta y a los intervalos correctos, pero no se le entrega o administra a tiempo para la aplicación profiláctica antes de la operación. Con frecuencia es más fácil para los pacientes percibir las cosas que se han hecho incorrectamente, que ver las cosas incorrectas que están siendo hechas. 2. Cosas apropiadas hechas con eficacia (lo correcto hecho correctamente). Si usted estuviera haciendo lo correcto en forma correcta, todo el cuidado sería apropiado. El paciente llenaría los requisitos del diagnóstico que recomienda la extracción de la vesícula biliar. Si se prescriben antibióticos, se prescribiría y administraría el medicamento correcto en el momento preciso y en la dosis adecuada. No existirían complicaciones evitables en la cirugía ni en el proceso de cuidado. La cirugía se llevaría a cabo prontamente y con destreza, sin desarrollo de infección. 3. Cosas inapropiadas hechas con eficacia (lo incorrecto bien hecho). Asumamos que el paciente no llena los criterios clínicos para que se lleve a cabo una colecistectomía, pero el cirujano recomienda y el paciente se somete al procedimiento. La cirugía es inapropiada. Todo macha bien durante la cirugía, y al paciente se le da de altas oportunamente, sin complicaciones ni errores. Por estar en posición de evaluar más los resultados que lo apropiado, el paciente piensa que se hizo lo correcto de manera correcta. Es deber de los proveedores del cuidado de la salud aplicar sus estándares profesionales para asegurar que se estén haciendo las cosas correctas para los pacientes y que ellas se hagan bien hecha. Otro ejemplo de lo incorrecto hecho correctamente se refiere a la administración de antibióticos para la profilaxis. Si el paciente no necesita profilaxis antibiótica o no requiere una cefalosporina de tercera generación para profilaxis antibiótica y ésta es administrada en el momento apropiado y la dosis correcta, ese sería otro ejemplo de lo incorrecto hecho correctamente, o de las cosas inapropiadas realizadas eficazmente. 4. Cosas inapropiadas hechas ineficazmente (lo incorrecto hecho incorrectamente). El hacer de manera ineficaz las cosas inapropiadas cae en la última zona del desastre. El ejemplo más obvio de esta situación es el de un paciente que muere por haber sido sometido a un procedimiento quirúrgico innecesario. El modelo anterior señala que aunque los pacientes (clientes) perciban los servicios de salud como de alta calidad, los profesionales deben utilizar su experiencia para juzgar la propiedad y eficacia de las decisiones tomadas en nombre de los pacientes y del proceso de cuidado proporcionado. Entonces los resultados serán óptimos. ACTIVIDADES: 1. Teniendo en cuenta la matriz de desempeño y procesos, analice un caso real que observe en cualquiera de las dependencias de su empresa. 2. ¿Qué se logra al hacer correctamente las cosas correctas y cómo se llevan a cabo los mejoramientos continuos? 3. Teniendo en cuenta la matriz de eficacia y lo apropiado, analice un caso real que observe en cualquiera de las dependencias de su empresa. 4. ¿Qué estrategias pueden acelerar el mejoramiento continuo de la calidad?

SOLUCIÓN DEL TALLER 1. Los tiqueteadores de la empresa necesitan grabar en el sistema interno las reservas de los pasajes pero al ser trasladados de entidad u oficina sufren algunos inconvenientes porque no se les entregan todos los permisos de los procesos por sistema a la vez y en ocasiones por no tener los permisos pueden perder clientes por la demora de la búsqueda de los permisos. Si los tiqueteadores contaran con los permisos de una manera más rápida y si el sistema no solicitada un permiso por cada proceso seria mas Fácil el proceso y se realizaría con el desempeño apropiado. 2. Se logra un mejoramiento continuo, la satisfacción del cliente interno y externo, se ahorran gastos y energías mal distribuidas, proporciona la posibilidad de obtener mejores oportunidades en el mercado (Competitividad) y para que se lleven a cabo los mejoramientos continuos es necesario seguir la normatividad del Proceso de Calidad implementándola apropiadamente y a tiempo. 3. El proceso de ingreso de los funcionarios a la empresa se debe realizar en un tiempo determinado yo considero que se realiza con eficacia y es apropiado porque las personas que son vinculadas deben primero presentar una hoja de vida que cumpla con los requisitos, después deben presentar unas pruebas psicotécnicas y si las pasar se realiza una respectiva entrevista con la psicóloga, al pasar la entrevista se realiza la visita domiciliaría y si cumple con este paso por ultimo se entrevista con el presidente de la organización para así ingresar y llevar toda la documentación necesaria par pertenecer a la compañía, si el ingreso no fuera tan estricto, sino se cumpliera este procedimiento y los funcionarios encargados de dicho proceso o estuvieran bien capacitados y realizaran correctamente este proceso se vería afectada la calidad que se debe preservar. 4. Probablemente una mayor exigencia por parte de los que implementen dicho proceso de calidad en cuanto a la buena selección de equipos y de un personal bien capacitado, si todo funciona bien con el tiempo las cosas se van haciendo más rápidas y mejor. 5, A continuación realizo la aplicación de la información cambiante de la calidad en dos labore que desempeño: 

Archivar y enviar los pagos de autoliquidación.

RESULTADOS DEL DESEMPEÑO Desempeño al archivar + Cosas incorrectas hechas Correctamente

Cosas correctas hechas correctamente

Por ejemplo archivo dos o tres veces por semana en las hojas de vida de los funcionarios, cierta información que debe estar codificada, no represada y colocada en la cajonera correspondiente ya sea de Regional, Filial o de Bogotá. Mi deber es organizarla en orden ascenderte numérica y alfanumericamente pero en ocasiones no las dejan en las cajoneras adecuadas y codificados, a pesar de esto, mi deber es organizarlos según corresponda y codificar los documentos que no lo están.

Procesos

Dejan los funcionarios del departamento la información en las cajoneras correspondientes, sin trabajo represado y cada folio codificado para así archivar con más rapidez y precisión

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Cosas incorrectas hechas Incorrectamente Los documentos ni están codificados, están en las cajoneras que no les corresponde y son documentos antiguos que no se archivan en el prontuario apropiado, sin orden cronológico y es muy demorado dicho proceso

Cosas correctas hechas incorrectamente Los documentos están en las cajoneras correspondientes, no están represados y bien codificados, pero no se archivan en los prontuarios correctos y se demora mucho el proceso de archivar.

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RESULTADOS DE LA EFICACIA Eficacia al enviar los soportes de pago + Cosas inapropiadas hechas con eficacia Enviar el pago actual y el anterior que no se envió tan pronto se pague la autoliquidación.

Lo apropiado

+

Cosas apropiadas hechas con eficacia Enviar los pago de seguridad social de todos los funcionarios tan pronto se pague la autoliquidación

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Cosas inapropiadas hechas sin eficacia

No enviar los pagos de seguridad social y cuando se envían es por solicitud del funcionario.

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Cosas apropiadas hechas sin eficacia Lo correcto es enviar los pagos de seguridad social de los funcionarios de la organización tan pronto se pague la autoliquidación pero se mandan tiempo después de los primeros días

Presentado por: ELIANA MARCELA RODRIGUEZ JORNADA NOCTURNA - 69407