Trabajo Final Auditoria Administrativa (1) (1).docx

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

1827 SIEMPRE A LA ALTURA DE LOS TIEMPOS

PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

IX SEMESTRE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

TRABAJO FINAL

PROFESOR: ZULLY GRAU CALDERON INTEGRANTES:

MARA MORALES ELLES

4141320050

MONICA STELLA BURGOS

4141110188

ESTEFANY CABEZA VEGA

4141420055

JEIMY VERGARA RODRIGUEZ

4141320036

CRISTINA RAMIREZ BARRAZA

4141220108

NESTOR CARABALLO CALDERA

4141310034

CARTAGENA, ENERO 16 DE 2019

INTRODUCCIÓN La auditoría es la parte administrativa que representa el control de las medidas establecidas. El término auditoria, en su acepción más amplia, significa verificar que la información financiera, administrativa y operacional que se genera es confiable, veraz y oportuna. El origen de la auditoria proviene de quien demanda el servicio. El servicio de auditoría lo solicita cualquier persona física o moral que realiza alguna actividad económica. La auditoría ha creado importantes avances que han modificado EL sistema de operaciones en las empresas modernas. Tales cambios han producido un instrumento capaz de evaluar la administración de una organización y cuyo propósito es controlar y analizar las funciones importantes de cada empresa. En este trabajo daremos a conocer la normalización, la planificación, política y enfoque de la auditoria administrativa de la empresa Supertiendas y Droguerías Olímpica S.A. El objetivo principal de las auditorias consiste en descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa y recomendar las acciones correctivas pertinentes.

OBJETIVOS Objetivos generales Conocer los procesos que se dan en la empresa SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLIMPICA S.A. como también la importancia que ejerce el departamento de auditoria en cada uno de esos procesos y planes estratégicos que lleve a cabo la organización. Objetivos específicos  



Identificar los procesos que se llevan a cabo con la realización de una auditoria en una empresa. Aprender a evaluar el desempeño, con la que se realiza los procesos y operaciones dentro de la empresa SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLIMPICA S.A. Identificar las debilidades, que se detecten durante su proceso y de qué manera lo solucionan.

TALLER SEMANA 1. LA NORMATIZACIÓN

1. Seleccione una empresa, de ésta identifique su razón social (nombre) y el sector económico al cual pertenece (la empresa puede ser donde usted labora o una de su preferencia). EMPRESA:

SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLIMPICA S.A

SECTOR ECONOMICO: Comercial

2. Investigue qué tipo de normatividad o estándares (de tipo legal, de calidad, ambiental, manufactura, otro) debe cumplir la empresa que Usted seleccionó en el punto 1 de este taller de acuerdo con el sector económico al cual pertenece, haga una descripción del porqué esta empresa la debe aplicar. Para mayor comprensión continuación:

revise

el

ejemplo

que

se

muestra

a

DILIGENCIA ESTA TABLA CON LA INFORMACIÓN PARA LA EMPRESA SELECCIONADA EN EL PUNTO 1.

EMRPESA

SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLIMPICA S.A

Normatividad de tipo

Norma (breve descripción de la norma)

Justificación del porqué la debe cumplir

Legal

DIAN

Pagos tributos

De calidad

ISO 9001

Calidad en sus productos

Ambiental

ISO 14000

Medio ambiente, reciclaje

Manufactura

BPM

Marcas propias

Diseño

de

impuesto,

Plan de ordenamiento buen manejo en territorial manipulación de alimentos

Financiero

NIIF

Cumplimiento reglamento interno de trabajo

Materiales

NO APLICA

No aplica

Otra

Superintendencia de Satisfacción del consumo industria y comercio

Para más información sobre los sectores económicos en Colombia, revise la siguiente fuente: Fuente: Sectores Económicos: http://www.colombialink.com/01_INDEX/index_finanzas/52_sectores_ec onomicos.html

4. Investigue qué entes certificadores en calidad existen en Colombia, por favor menciónelos. ICONTEC certifica ISO 9001, ISO 14001, QS 900 HACCP y OHSAS 18001.

TALLER SEMANA 2. PLANIFICACION DE LA AUDITORIA 1. HAGA UNA BREVE DESCRIPCION DE SU EMPRESA Supertiendas y Droguerías Olímpica S.A llega al mercado comercial a posicionarse como la tienda líder del mercado comercial, brindando a todos sus clientes una variedad de productos, servicios y artículos para todas las necesidades, distribuyendo sus marcas propias y demás Reseña histórica Almacenes Olímpica nació en Barranquilla en el año de 1953, cuando Ricardo Char, distinguido comerciante de Lorica, Córdoba, adquirió el almacén Olímpico. Una pequeña botica ubicada en la Calle de Las Vacas en la capital del Atlántico. Vendiendo abarrotes, además de los artículos de farmacia, Ricardo ganó la confianza de sus clientes. Un año después se abrieron dos droguerías más, una en el Paseo de Bolívar y otra en la calle San Blas con 20 de julio. Pero fue Fuad Char, hijo mayor de Ricardo, quien le dio un vuelco a los negocios tras ponerse al frente de las farmacias, debido al accidente sufrido por su padre. Por intuición y buen olfato, más que por experiencia comercial, Fuad se lanzó a la conquista del mercado Barranquillero en compañía de sus hermanos Jabib, Farid y Simón con quienes constituyeron CHAR HERMANOS LTDA. El año 1968 fue histórico para la organización. Se inauguró en Barranquilla la primera Supertienda Olímpica, ubicada en la calle 30 con carrera 43 esquina, con el lema: Suba un piso y gane pesos. Con esto se incursionó totalmente en el mercado de los víveres y artículos para el hogar. Su estrategia de comercialización era ‘Vender más a menor precio’. A comienzos de los 70's, se inauguró la Supertienda Olímpica de la calle 72, pionera del sistema de autoservicio, que representó un logro entre los Barranquilleros. Consecutivamente, se inició la conquista del mercado nacional con la apertura en Cartagena de la primera droguería y en Santa Fe de Bogotá, la Supertienda Olímpica de la calle 100. Años más tarde, en la década de los 80's, la empresa continuó su expansión con la inauguración de nuevos puntos de venta en todo el ámbito nacional. Actualmente, además de Colombia, se encuentra en países como Guatemala, Nicaragua, Panamá, Perú y Venezuela.

Misión y Visión 

Visión

Ser una de las compañías líderes con el más alto nivel de competitividad y eficiencia en la comercialización de productos de consumo masivo de óptima calidad. Todo, a través de una cadena privada claramente diferenciada de droguerías, combinación de supermercados y droguerías, tiendas de conveniencia y almacenes, siempre orientados a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad colombiana, ofreciendo el mejor servicio amigable del mercado, los mejores precios y la mejor disponibilidad de productos. 

Misión

Somos una de las compañías líderes en la comercialización de productos de consumo masivo de óptima calidad, a través de una cadena privada de Droguerías, Supertiendas y Superalmacenes, orientadas a satisfacer las necesidades y deseos de la comunidad, ofreciendo un buen servicio y los mejores precios, con el respaldo de un talento humano comprometido e integralmente capacitado, con la confianza de sus proveedores y un avanzado desarrollo tecnológico, procurando el bienestar de la sociedad y una adecuada rentabilidad.

2. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES SEMANAS

48

46

44

42

40

38

36

34

32

30

28

26

24

22

20

18

16

14

12

10

8

6

2 4

NOMBRE ACTIVIDAD

RESPO NSABL E

DESCRIPCIO N ACTIVIDAD

DIAGNOSTICO

x x x x

Direcci ón Coord. Calidad

Verificación de departamen to

SENSIBILIZACI ON

x x x x x x x x x x x x x x x X x x x x x x x X

Coord. Calidad

Capacitación

Coord. Calidad

Diligenciami ento de formatos

Coord. Calidad

Capacitación

Auditor es

Establecer normas

DOCUMENTACIO N

CAPACITACION

IMPLEMENTACI ON

x x x x

x x x

x x x

Coord. Calidad MEJORAMIENTO

x X x

Coord. Calidad

Implementa ción o diseñar planes de corrección

AUDITORIA INTE

x x x

Auditor ía

Revisión de procesos y procedimien tos

Auditor ía

SOCIALIZAR

RNA

NO CONFORMIDADE S

x x x X

LOS HALLAZGOS QUE SE ENCUENTREN

3. PRESUPUESTO PRIMER AÑO SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

RECURSOS NECESARIOS

CONCEPTO

Director de Calidad

VALOR MES

1.890.000

VALOR AÑO

22.680.000

EXPLICACIÓN

HONORARIOS PERSONAL

PROFESIONALES

COSTOS

HUMANOS Estudiante en práctica de Ingeniería Industrial Bienes oficina de calidad

390.611

2.780.000

4.687.332 50% DEL SMLV

2.780.000 SILLAS,ESCRITORIOS,MESAS, ARCHIVADORES

FÍSICOS Papelería TECNOLÓGICOS Computador e impresora

75.000

900.000 ELEMENTOS DE TRABAJO

2.600.000

2.600.000 PORTATIL E IMPRESORAS

Sistema de Información para Gestión de Calidad

400.000

400.000

PROGRAMA DE SOFTWARE CALIDAD,DISEÑO Y APOYO DIGITAL

DE

Intranet Internet

60.000

720.000 CONECCION A REDES

Medios de comunicación

60.000

720.0000 RADIO,PUBLICIDAD Y PLANES CORPORATIVOS

Presupuesto de capacitación y entrenamiento de empleados

120.000

480.000 CAPACITACION AL PERSONAL 4 VECES AL AÑO

Auditoria de Seguimiento

150.000

600.000

OTROS

Total

8.465.611

Gastos Imprevistos(5% Total) TOTAL

423.280 8.888.891

HONORARIOS TRIMESTAL

PROFESIONALES,

AUDITORIA

36.967.332 GASTO ANUAL EN LA GESTION DE CALIDAD 1.848.366 38.815.698 GASTO ANUAL EN LA GESTION DE CALIDAD

4. POLITICA DE CALIDAD Luego de poner en práctica y haber ejecutado las actividades, cumpliendo con lo exigido por la norma ISO9000-2000, SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLIMPICA S.A. hace su Política de Calidad, teniendo en cuenta los criterios que relacionamos en el cuadro adjunto.

A. NECESIDADES CLIENTE

POSICIONAMIENTO COMPETITIVDAD CALIDAD CRITERIO

TOTAL

COMODIDAD

3

5

5

13

PRECIOS BAJOS

5

5

3

13

CALIDAD

5

5

5

15

SEGURIDAD

3

3

3

9

16

18

16

50

3

Relación débil:

TOTAL

Relación fuerte: 5 Sin relación:

Relación media: 0

1

Sistema de gestión de calidad

La dirección de SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS S.A está comprometida con la calidad y su enfoque al cliente a través de la planeación, organización y control del Sistema de Gestión de la Calidad; así mismo, planifica y gestiona las actividades necesarias para la mejora continua de los procesos misionales de la Compañía.

El Sistema de Gestión de la Calidad de La Previsora S.A. fue certificado por ICONTEC el 30 de noviembre de 2006, bajo la Norma ISO 9001:2000, teniendo como alcance los procesos de “Expedición e indemnización de pólizas de seguros generales (seguros reales o de daños, seguros patrimoniales, seguros de personas y seguros multiriesgo)”. Una vez se han analizado y ejecutado el S.G.C. con cada directriz y objetivo, indicando la meta a trazar, tiempo para su desarrollo y cada responsable del proceso, como se demuestra en este cuadro: POLITICA DE CALIDAD INTEGRAL: SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLIMPICA S.A. se compromete a cumplir con todos sus procesos, trabajando con calidad y efectividad para satisfacer las necesidades de los clientes, con personas competentes, basados en un esquema de mejoramiento continuo, incluida una gestión ambiental responsable dentro del marco legal y reglamentario aplicable. Directriz de Calidad

Obejtivo

Posición

Liderar el mercado

Competitividad

Calidad

Meta

Indicador

Captar 80% clientes Cumplir los Tener los mejores presupuesto 90% precios s de venta Prestar al cliente Practicar la BPM servicios y 100% productos optimos

Tiempo

Responsable

2 años

Director Regional

2 años

Jefe de Mercadeo

2 años

Coordindor de aseguramiento de la calidad

de

Operaciones

Luego de haber pasado la etapa de la Planificación del SGC, se ha redactado la política de Calidad, se realiza la planificación del SGC, teniendo en cuenta las necesidades de los clientes, SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLIMPICA S.A desarrolla su plan estratégico con el fin de capturar la información de los clientes y descubrir sus expectativas, se procede a realizar el análisis para llegar a la meta establecida y Planificar la Calidad de la Compañía partiendo de las necesidades de nuestros clientes.

TALLER 3. PLANIFICACIÓN DE LA CALIDAD A PARTIR DE LAS NECESIDADES DE LOS CLIENTES 1. HAGA UNA BREVE DEL TIPO DE CLIENTE DE SU EMPRESA – DESCRIBA LOS PRODUCTOS QUE SU EMPRESA OFRECE Tipos de Cliente

En Olímpica contamos con clientes de todos los estratos teniendo en cuenta la ubicación y los productos que se ofrecen. Puntualmente tenemos Clientes Directos y Cliente Institucionales

Productos

Supermercado Textil Electrodomésticos Tecnología Hogar Medicamentos Productos marcas propias

2. ACTIVIDAD CENTRAL: 2.1 Determinar los productos que se entregan a cada uno de los distintos clientes de la organización Supermercado

PRODUCTO

CLIENTE Directos/ Institucionales

Textil

Directos/ Institucionales

Electrodomésticos

Directos/ Institucionales

Tecnología

Directos/ Institucionales

Hogar

Directos/ Institucionales

Medicamentos

Directos/ Institucionales convenios)

Productos marcas propias

Directos/ Institucionales

(A

través

de

2.2 Del cuadro anterior seleccione un producto o servicio: - Electrodomésticos 2.3 Basándose en el producto o servicio seleccionado en el punto anterior y tomando como referencia las quejas o reclamos de los clientes realice un cuadro ponderando cada necesidad de menor a mayor (total: 100%) mínimo 5 necesidades o quejas. Ítems

%

Quejas o reclamos de los clientes

1

Garantía Extendida

10

2

Se rompen con facilidad

10

3

Productos con imperfecciones

10

4

Solo se venden 4 unidades por clientes

20

5

Demora en la entrega de ventas a domicilio

50

2.4 Determine las características de calidad para el producto o servicio seleccionado. Ítem

Especificación

Variable

( Unidad de Medida) 1

Garantía Extendía

Iniciar evento

2

Control de Calidad

Supervisión en los proceso de elaboración y terminación del producto

3

Materia prima de mejor calidad

Revisar calidad con los proveedores

4

Venta libre

Aumentar la cantidad de unidades por clientes sin exceder la 10 unidades

5

Reprogramar el cronograma de despacho Entrega a tiempo de productos

2.5 Determinar las materias primas e insumos para el procesamiento del producto o servicio seleccionado

Materia Prima Vidrios Templados Seguridad

Proveedor y

Procedencia

de ACG Colombiana S.A.S

Colombia

Vidrios Metálicos

Empaquetaduras y Empaques SA.

Colombia

Plásticos Especiales ABC

Químicos Plásticos.

Colombia

Láminas de acero

Empaquetaduras y Empaques SA.

Colombia

2.6 Validación de los proveedores: determinar cuál es la materia prima básica y por quien es suministrada, que impacto tiene la procedencia de la materia prima. Basados en la marca propia de la línea de electrodomésticos que es OLIMPO la materia prima nos es básica sino variable por los diferentes productos que se fabrican, los proveedores son los mencionados en el cuadro anterior se cuidan minuciosamente todos los detalles para conseguir que sus productos realizados con las mejores materias primas sean de la máxima calidad. Su un impacto es alto porque el valor que lo caracteriza es su exclusividad, tienen un departamento propio de diseño que trabaja constantemente en la captación de nuevas tendencias para crear y desarrollar nuevas tecnologías, creando así productos únicos. 2.7 Relacione las necesidades de los clientes o quejas vs las características de calidad, colocar la ponderación y totalizar, para colocar el % se debe tener en cuenta si dicha característica de calidad influye en la queja o necesidad, si no aplica colocar 0, el total se calcula sumando el número de casillas que presentaron ponderación. Ít e m

Queja, Reclamo o Necesidad Cliente

Garantía Extendida

Se rompen con facilidad

Productos Venta de Demoras con 4 ventas a imperfeccio unidades domicilio por nes cliente

1

Promover la garantía extendida

100%

0

0

0

0

100%

2

Control de Calidad

30%

0

70%

0

0

100%

3

Supervisión de proveedores

0

50%

50%

0

0

100%

Total

4

Ventas controladas

0

0

0

80%

20%

100%

5

Programación de entrega de despacho

0

0

0

0

100%

100%

6

TOTAL

130%

50%

120 %

80%

120%

2.8 Comente los hallazgos encontrados sobre los resultados de la tabla anterior (2.7): En este caso vemos que las quejas presentadas por nuestros clientes de OLIMPICA S.A, sobre la producción entregada y revisados por ellos del control de calidad, varía entre productos con imperfecciones y la garantía extendida que no se está promoviendo, aunque indique esas quejas con menor cantidad.

TALLER 4. Enfoques de la auditoría administrativa Una vez se han analizados todos los procesos y la Implementación del SGC, se hace necesario conocer la caracterización de los procesos con que cuenta SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLIMPICA S. A., ya que ellos tienen una interacción con cada una de las áreas de la organización. En el siguiente cuadro, mostramos el Mapa de Procesos de la Compañía que estamos realizando el proyecto de Auditoria (ver imagen). Mapa de procesos de OLIMPICA S.A.

2. De acuerdo con el mapa de procesos del punto 1, realice la caracterización de un proceso misional o proceso estratégico o proceso de apoyo de su empresa de acuerdo con el formato adjunto en la siguiente página: Formato para caracterización de procesos. Proceso

TIPO DE PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO

E

O X

A

Objetivo PROVEEDORES

Fuerza Comercial y Clientes

RECURSOS HUMANOS TECNOLOGICOS

SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN:

ENTRADAS

Necesidades de los clientes

ACTIVIDADES 1.ATENCION AL CLIENTE 2. APERTURA Y CIERRE DEL ALMACEN 3. ATENCION DE QUEJAS Y RECLAMOS 4. MANTENER INVENTARIOS 5. HACER PEDIDOS

RESPONSABLES LIDER PARTICIPANTES GERENTE ADMINISTRATIV O Y COMERCIAL

TODO EL PERSONAL DEL ALMACEN

REGISTROS DE CONTROL.

SALIDAS

PRODUCTOS

PROCESOS DE SOPORTE: PROCESOS DE CONTROL

CLIENTES

EMPRESAS AMAS DE CASA

3. De acuerdo a la caracterización del proceso desarrollado, se relacionan las actividades identificadas en dicha caracterización:

ACTIVIDAD Verificar requisición y orden contra pedido. 1. ATENDER A EL CLIENTE

¿QUIÉN? Gerente de compras TODO EL PERSONAL DEL ALMACEN

¿CUÁNDO? ¿DÓNDE? EJEMPLO Cuando llega pedido a la En área de recibo de empresa. insumos. DESDE LA APERTURA TODO EL ESPACIO DEL HASTA EL CIERRE ALMACEN/OFICINAS

¿POR QUÉ?

¿CÓMO?

Es necesario verificar que llego lo que se pidió. PARA MANTENER A EL CLIENTE SATISFECHO

Comparando orden con pedido. APLICANDO TODA LA NORMATIVIDA DE LA EMPRESA

2.

APERTURA Y CIERRE DEL ALMACEN

ASISTENTE DE APERTURA Y CIERRE

HORARIO HABITUAL DESDE EL INICIO HASTA EL FINAL DE LA JORNADA

ENTRADA DE ALMACEN

PARA DAR BIENVENIDA A LA CLIENTELA

APLICANDO TODOS LOS PROCESOOS

3.

HACER PEDIDOS

GERENTE DE INVENTARIOS

AL FINALIZAR CADA DIA DEPENDIENDO DEL INVENTARIO

AREA DE PEDIDOS

APLICANDO TODA LA NORMATIVIDA DE LA EMPRESA

ASISTENTE DE INVENTARIO

AL FINALIZAR CADA SEMANA

BODEGA DE INVENTARIOS

SIEMPRE TENEMOS VARIEDAD DE PRODUCTOS ASI EL CLIENTE SABE QUE TODO LO ENCONTRARA EN EL MISMO LUGAR ES IMPORTNATE PARA SIEMPRE TENER INSUMOS QUE NECESITE EL CLIENTE

4. MANTENER INVENTARIOS

APLICANDO TODA LA NORMATIVIDA DE LA EMPRESA

CONCLUSION GENERAL Con la elaboración de los talleres, se afianzaron conocimientos aprendidos en las tutorías y en el material entregado por la tutora respecto al proceso de la realización de auditorías, aplicándolos a la empresa escogida por el cipa, analizando como es todo el proceso y la importancia de esta en la misma además la implementación del S.G.C., ya que estos los hace más competitivo en el mercado porque brinda confiabilidad y respaldo a los clientes, ya que estamos en un mundo cambiante con rumbo a la globalización donde debemos estar a la vanguardia de los tiempos. En el presente trabajo teórico practico, se le aplicó una Auditoria Administrativa a la Empresa SUPERTIENDAS Y DROGUERIAS OLIMPICA S.A se llegó a la conclusión que la organización cuenta con los estándares establecidos en el S.G.C. y que los procesos misionales están acorde a los lineamientos plasmados en el manual de la compañía, sin embargo, se hallaron procesos que requieren acciones de mejora y uno de esos es la garantía extendida y productos con imperfecciones. En conclusión, OLÍMPICA S.A. es una empresa que dentro de su operatividad cumple con todo el estándar requerido para que sus objetivos y su planeación manejo y control estén enfocados a un perfecto engranaje que permite consecución de logros crecimiento en ventas y creación de nuevas estrategias de mercado, razones suficientes para haber permanecido tantos años en el mercado nacional y extenderse a mercados internacionales Es una empresa que pese a la desaceleración económica y a la feroz competencia del sector comercio, Olímpica continúa creciendo y se consolida como la mayor empresa de los siete departamentos de la costa caribe.

PERCEPCION PERSONAL DE LA REALIZACION DEL TRABAJO

STEFANI CABEZAS VEGA 4141420055

Al concluir este trabajo nos damos cuenta de que la auditoria administrativa es una herramienta preventiva de los efectos negativos que ocasiona la mala coordinación, relación y la valuación de cada uno de los elementos que forman la gestión gerencial de la empresa. Su contribución es una forma de antivirus administrativo que permite anticiparse ante las amenazas que se presentan. Mediante de cada tutoría, talleres y socialización con la docente fui aprendiendo e incrementado conocimientos sobre cada pauta para realizar una buena auditoria en una empresa. La auditoría administrativa nos lleva a visualizar de inmediato la posibilidad de ubicar a la empresa en la ruta correcta de su desarrollo administrativo y operativo para el logro de los objetivos.

MONICA STELLA BURGOS CODIGO 4141110188

En el presente trabajo acerca de la AUDITORIA ADMINISTRATIVA, logramos investigar y por medio de esto afianzar muchos conocimientos, ya que antes de realizar esta actividad, tuvimos la oportunidad de desarrollar varios talleres en los cuales tratamos temas de mucha importancia, que con la consolidación de la información alcanzamos a obtener como resultado el trabajo final. Es de anotar que este tipo de actividades son una herramienta que nos permiten desarrollar durante todo el semestre, un recorrido en las diferentes áreas de la organización, y por ende empaparnos de lo relevante e impredecible que es abordar el tema en mención a todas las empresas y organizaciones en general.

ACTA N° FECHA: Lugar: Hora de Inicio: Hora de Finalización: Preparó: Dependencia: ASISTENTES No.

Cargo

Nombre

Asistió Si No

OBJETIVO:

ORDEN DEL DÍA:

DESARROLLO

COMPROMISOS Actividad

Próxima reunión: Fecha: Hora: Lugar:

Responsable

Fecha

Se dio por terminada esta actividad, habiéndose desarrollado los temas contenidos en esta acta y comprometiéndose las partes a cumplir con los compromisos adquiridos en la misma.

FIRMAS DE LOS ASISTENTES

NOMBRE:

NOMBRE:

CARGO:

CARGO:

NOMBRE:

NOMBRE

CARGO

CARGO

NOMBRE:

NOMBRE:

CARGO NOMBRE:

CARGO NOMBRE:

CARGO:

CARGO:

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA 1827 ¡Siempre a la altura de los tiempos!

CÓDIGO: FO-GQ-011

DIVISIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL PLAN DE AUDITORIA

PROCESO A AUDITAR : RESPONSABLE (S) DEL PROCESO : MIEMBROS EQUIPO AUDITOR:

FECHA: 11-09-2008

FECHA DE AUDITORIA :

OBJETIVO DE LA AUDITORIA :

ALCANCE DE LA AUDITORIA :

CRITERIOS DE AUDITORIA ( CODIGO, TITULO, VERSION VIGENTE ACTUALIZADA ) :

FECHA REUNION DE APERTURA : REUNION DE CIERRE :

HORA

VERSIÓN: 01

LUGAR

Firma Auditor Líder

Firma del Usuario y/o Responsable(s) proceso/área

UNVIERSIDAD DE CARTAGENA

DIVISIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 1827 ¡Siempre a la altura de los tiempos!

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

CÓDIGO: FO-GQ-013

VERSIÓN: 01

FECHA: 11-09-2008

FECHA DE LA AUDITORÍA: 23/04/2013 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA:

ALCANCE DE LA AUDITORÍA:

PROCESOS AUDITADOS:

NOMBRE Y CARGO DE LAS PERSONAS ENTREVISTADAS:

CRITERIOS DE AUDITORIA:

FORTALEZAS:

NO CONFORMIDADES (Requisito incumplido + evidencia + riesgo) N.C.1 N.C.2 N.C.3 CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA:

OBSERVACIONES

1 2 3 Miembros del equipo auditor y firma

CÓDIGO: FO-GQ007

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

DIVISIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 1827 ¡Siempre a la altura de los tiempos!

PROCES HALLAZG Nº O O

PLAN DE MEJORAMIENTO PARA NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES

HALLAZG O NC

OB

ORIGE N

RESPONSAB LE

ACTIVIDA DA REALIZA R

FECHA DEL LEVANTAMIEN TO

VERSIÓN: 01

FECHA: 11-09-2008

FECHA DE VERIFICACIÓ ABIERT CERRAD IMPLEMENTACI N A A ÓN

UNIVERSIDAD DE CARTAGENA

CÓDIGO: FO-GQ-006

DIVISIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 1827 ¡Siempre a la altura de los tiempos!

VERSIÓN: 02

ACCIONES DE MEJORAMIENTO

FECHA: 11-09-2008

Glosario de términos No conformidad Acción correctiva Acción preventiva Corrección

Incumplimiento de un requisito Acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable Acciones tomadas para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación no deseable Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada

PROCESO: FECHA:

HORA:

Queja, reclamo y sugerencias

1. FUENTE DE IDENTIFICACIÓN Resultado indicadores Encuesta de satisfacción

Ejecución de proceso

Auditoría interna

Auditoría externa

Producto no conforme

Evaluación

Auto-evaluación

Revisión general por la dirección

Grupos de calidad

Auditoría de evaluación

Otra

Cuál? 2. DESCRIPCIÓN DE: NO CONFORMIDAD

ACCIÓN Nº

ASPECTO POR MEJORAR

REQUIERE ACCIÓN PREVENTIVA Si marco este espacio, vaya al punto 4 REQUIERE CORRECCIÓN Si marco este espacio, vaya al punto 3 REQUIERE ACCIÓN CORRECTIVA Si marco este espacio, vaya al punto 4 3. CORRECCIÓN (Es la corrección inmediata por parte del responsable del proceso de la no conformidad) ACTIVIDAD RESPONSABLE (CARGO) FECHA

4. ANÁLISIS DE CAUSAS (Responsable del Proceso)

5. PLAN DE ACCIÓN POR CAUSAS ANALIZADAS (Responsable del Proceso) ACTIVIDAD RESPONSABLE (CARGO)

FECHA

6. APROBACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN (Responsable del Proceso) 7. SEGUIMIENTO DE LA ACCIÓN POR LA DIVISIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL Firma Responsable del Proceso (Esta parte debe ser diligenciada solo por la División de Calidad y Mejoramiento Institucional)

FECHA

ACCIÓN EFICAZ

ACTIVIDADES EJECUTADAS

SI NO

EFICACIA ACCIÓN CIERRE DE ACCIÓN SOLICITUD NUEVA ACCIÓN OBSERVACIONES

_____________________________________ RESPONSABLE VERIFICACIÓN

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EVALUACIÓN DE AUDITORES

CÓDIGO: FO-GQ-014

VERSIÓN: 01

FECHA: 11-09-2008

"Con el objeto de mejorar continuamente el proceso de auditorías internas de calidad y de conocer la percepción de las personas entrevistadas, la División de Calidad desea conocer sus opiniones evaluativas de esta actividad" 1. DATOS GENERALES: Día: FECHA DE AUDITORÍA NOMBRE DEL AUDITOR A EVALUAR:

Mes:

año: PROCESO AUDITADO

NOMBRE DEL EVALUADOR:

A continuación encontrará una serie de preguntas cuya respuesta se debe señalar con una (X) en una escala de valores asi: E= Excelente B= Bueno R= Regular D= Deficiente

2. EVALUACIÓN DE LA AUDITORÍA CALIFICACIÓN ASPECTO E

B

R

D

2.1. Oportunidad en la notificación del plan de auditoria (Agenda de reuniones). 2.2. Claridad en la notificación del plan de auditoria. 2.3. Coherencia entre la metodología utilizada y el alcance planteado. 2.4. Enfoque y orientación de la auditoria. 2.5. Horario de la auditoria. 2.6. Cumplimiento del objetivo de la auditoria. 2.7. Cómo calificaría la auditoria en general. 3. EVALUACIÓN DEL AUDITOR CALIFICACIÓN ASPECTO E 3.1. Cumplimiento del horario de las reuniones de auditoria.

B

R

D

3.2. Claridad de las preguntas realizadas durante la entrevista. 3.3. Orden y coherencia de las preguntas de la auditoria. 3.4. Conocimiento sobre las actividades, documentación y funcionamiento del proceso. 3.5. Eficiencia en el uso del tiempo de auditoria. 3.6. Claridad en la explicación de los hallazgos y conclusiones de la auditoria. 3.7. Ecuanimidad y respeto en el trato con los entrevistados. 4. OBSERVACIONES Y/O SUGERENCIAS:

Nota: Este formato una vez diligenciado por el Auditado, debe ser entregado al Jefe de la División de Calidad y Mejoramiento Institucional.

Generalidades: Clase de informes:

Fecha:

D

M

Corto (5 pág. máximo)

Extenso (10 pág. mínimo)

A

Referencia (tema).

Responsable del informe.

Proceso o subproceso

Dependencia que lo emite.

Tabla de contenido

Introducción ...................................................................................... Error! Bookmark not defined. Objetivo .............................................................................................. Error! Bookmark not defined.

Cuerpo o núcleo del informe ........................................................ Error! Bookmark not defined. Conclusiones ................................................................................. Error! Bookmark not defined. Recomendaciones ........................................................................ Error! Bookmark not defined. Anexos ............................................................................................... Error! Bookmark not defined.

Introducción (Planteamiento breve que expone los alcances del informe extenso).

Objetivo (Planteamiento breve que expone la finalidad del informe corto).

Cuerpo o núcleo del informe (Capítulos, temas y subtemas que constituyen la esencia del informe. Responder a logros en cuanto a indicadores (Planes y programas), acciones de mejoramiento, o materialización de riesgos, en tales casos identificar, explicar, indicar tratamientos y proponer acciones de mejoramiento) y si consideran necesarios utilizar figuras (Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas) y notas a pie de páginas.

Conclusiones (Resultados obtenidos y deducciones hechas después de analizar, en detalle el trabajo descrito en el informe).

Recomendaciones (Formulaciones concisas de las acciones que se consideran necesarias, como resultado directo de las conclusiones alcanzadas, si lo requiere, en caso de que no colocar no aplica).

Anexos (Si lo requiere, en caso de que no colocar no aplica).

Elaboró ____________________________

______________________________ Firma responsable del proceso

_________________________ Cargo

UNVIERSIDAD DE CARTAGENA

DIVISIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

1827 ¡Siempre a la altura de los tiempos!

INFORME DE AUDITORÍA INTERNA

CÓDIGO: FO-GQ-013

VERSIÓN: 01

FECHA: 11-09-2008

FECHA DE LA AUDITORÍA: 23/04/2013 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA:

ALCANCE DE LA AUDITORÍA:

PROCESOS AUDITADOS:

NOMBRE Y CARGO DE LAS PERSONAS ENTREVISTADAS:

CRITERIOS DE AUDITORIA:

FORTALEZAS:

NO CONFORMIDADES (Requisito incumplido + evidencia + riesgo)

N.C.1 N.C.2 N.C.3 CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA:

OBSERVACIONES 1 2 3 Miembros del equipo auditor y firma