Trabajo-de-perso.docx

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1. Introducción. El objetivo del Análisis y Descripción de Puestos es definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito. Tal es su importancia, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo, algunas organizaciones no le dan la debida importancia. El análisis de puesto desempeña un papel crucial en los intentos de las empresas por cumplir con la legislación para la igualdad en las oportunidades para el empleo Todo empresario, Directivo o departamento de Recursos Humanos debería de promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de Análisis y Descripción de Puestos y concientizar al resto de la organización de la importancia y utilidad de dicho sistema. Aunque existen modelos estándares, la organización debe desarrollar e implantar aquel sistema que mejor defina y describa las variables más relevantes para su organización. El presente trabajo se ha llevado a cabo con el propósito de señalar la importancia que tiene el llevar a cabo el análisis de puestos dentro de las pequeñas empresas ya que hoy en día es una herramienta muy útil dentro de ellas ya que determina las necesidades de las propias empresas con respecto a las características del personal que deberá de contratar en un futuro, así como también determina las capacidades y cualidades de los trabajadores que posee las empresas.

2. Antecedentes. Unilever Andina Bolivia es una empresa que se dedica a la producción, importación, exportación y distribución de productos de consumo masivo en las categorías de: cuidado de hogar, cuidado personal y alimentos. Suplimos las necesidades diarias de las personas, con marcas que ayudan a la gente a sentirse bien y a sacarle un mayor provecho a la vida

3. Desarrollo. Nuestra organización cuenta con un equipo de profesionales altamente calificados, en las diferentes áreas. Unilever se compromete a brindar productos y servicios de marca que siempre brinden valor en términos de precio y calidad y que sean seguros para el uso deseado. Es de gran importancia realizar 1

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A un análisis de puestos, para que la empresa vaya mejorando las debilidades que tiene y así crecer cada vez más. Realizaremos un análisis de puestos de los siguientes cargos 

Jefe De Recursos Humanos



Secretaria de Recursos Humanos



Auxiliar de mantenimiento



Portero

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA:

GERENTE GENERAL

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DE ADMI Y FINANZAS

FACTURACION Y COBRANZA

SECRETARIA

PREVENCION DE RIESGOS

CONTABILIDAD Y PERSONAL

JEFE DE PRODUCCION

ASISTENTE DE BODEGA

JEFE DE MARKETING

PUBLICIDAD

JEFE DE MANTENIMIENTO

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

DISEÑO GRAFICO

ENCARGADO DE SEGURIDAD

PORTERO

2

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JEFE DE RECURSOS HUMANOS PROBLEMA El problema de este cargo es que el jefe de recursos humanos Dennis Gonzales

presento un

reclamo manifestando que el gana menos que el jefe de producción, siendo que los dos puestos se encuentran en el mismo nivel jerárquico en el organigrama de la empresa.

PASO 1. Determinar el uso de información. El jefe de recursos humanos quiere saber el porqué de esto ya que él incluso cuenta con muchas más funciones y tareas que el jefe de producción, expreso también que las funciones, tareas y responsabilidades que él tiene las cumple a totalidad de la mejor manera, entonces realizaremos un análisis de este puesto utilizando los pasos necesarios para poder dar solución a este problema.

JEFE DE RRHH

JEFE DE PRODUCCION

10000

13000

Para darle solución a este método utilizaremos el método de la entrevista.

CUESTIONARIO PARA LA ENTREVISTA Nombre del trabajador: Dennis Gonzales Cargo: Jefe de Recursos Humanos Entrevistador: Delina Romero Fecha de entrevista: 10-10-2017

Preguntas de la entrevista ¿Cuál es el nombre del puesto que ocupa actualmente? Jefe de Recursos Humanos ¿Hay en la empresa otros puestos muy semejantes al suyo? No soy el único Jefe de Recursos Humanos

¿En qué departamento, sección o taller está ubicado su puesto? 3

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A Departamento de Recursos Humanos

¿Cuál es el puesto inmediato superior al suyo? Mi puesto superior es el Gerente General ¿Tiene puestos sobre su mando? Si tengo puestos que están a mi mando

¿Cuál es su jornada normal de trabajo? Trabajo de 08:00 a 18:00 pero normalmente mi horario es flexible. ¿Qué le parece las condiciones que le ponemos en la empresa? Me parece que tendré todo lo necesario para desarrollar mi trabajo satisfactoriamente. ¿Está de acuerdo con todas esas cláusulas? Si ¿Cree que necesita capacitación para este trabajo? Veo que la capacitación es algo indispensable y obligatoria en todo puesto de trabajo. ¿Por qué le interesa el puesto que ocupa en nuestra empresa? Es el cargo en el que he tenido más oportunidad de desarrollarme, me encuentro capacitado para el mismo, y me parece que en esta empresa tengo la oportunidad de seguir escalando y superarme más. ¿Qué espera de nosotros? Un trato adecuado, oportunidad de ascender y seguir desarrollándome profesionalmente. ¿Qué nuevas ideas usted puede aportar? Tengo varias propuestas relacionadas a la Gestión y Desarrollo Técnico de Persona como también de Reclutamiento y Selección de las mismas ¿Qué tan satisfecho te sientes de ser parte de una gran empresa? 

Muy insatisfecho 4

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A 

Insatisfecho



Medianamente satisfecho



Satisfecho



Muy satisfecho

¿Qué tan satisfecho te sientes con el sueldo y las prestaciones que recibes? 

Muy insatisfecho



Insatisfecho



Medianamente satisfecho



Satisfecho



Muy satisfecho

¿En general que tan satisfecho me siento de trabajar en esta empresa? 

Muy insatisfecho



Insatisfecho



Medianamente satisfecho



Satisfecho



Muy satisfecho

¿Qué cree usted que sea necesario para que este conforme con su trabajo? Creo conveniente ajustar los niveles salariales de mi puesto ya que percibo menor sueldo que otros puestos que se encuentran en el mismo nivel jerárquico.

¿Te sientes satisfecho por el trabajo que realizas en tu área? No tanto, ya que el jefe superior me da trabajos que no me corresponden, le corresponden al Gerente General, ya que este entro por influencias del dueño de la empresa y no tiene mucho conocimiento de su área. Encima el sueldo es menor a los de los demás de mi misma jerarquía y que no realizan tantas tareas.

La entrevista nos ayuda a determinar que el Jefe de Recursos Humanos no se siente satisfecho con el sueldo que percibe actualmente y así darle una solución.

PASO 2. Revisar la información previa. 5

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A En el organigrama podemos observar que el jefe de recursos humanos esta al mismo nivel jerárquico que el jefe de producción.

GERENTE GENERAL

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DE ADMI Y FINANZAS

SECRETARIA

PREVENCION DE RIESGOS

FACTURACION Y COBRANZA

JEFE DE PRODUCCION

JEFE DE MARKETING

ASISTENTE DE BODEGA

CONTABILIDAD Y PERSONAL

PUBLICIDAD

JEFE DE MANTENIMIENTO

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

DISEÑO GRAFICO

ENCARGADO DE SEGURIDAD

PORTERO

PASO 3 Seleccionar posición representativa para analizarlas Este paso no se llevará a cabo en este análisis de puestos ya que no existen dos cargos iguales en este caso no existe este caso.

PASO 4 reunir información del análisis de puesto Para que el jefe de recursos humanos lleve a cabo de manera adecuada su trabajo la empresa deberá de proporcionarle el material necesario y suficiente para que desempeñe de la mejor manera su labor, estos serán, entre otros: Escritorio, computadora, lápices, plumas, todos los formatos necesarios para su labor, teléfono, fax, intercomunicador, entre otros.

PASO 5. Revisar la información con los participantes Revisamos la información con el jefe de recursos humanos, para que no exista ningún mal entendido al momento de la toma de decisiones según toda la información recabada procederemos al paso 4, 6

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A que consta de revisar la descripción del puesto de trabajo para saber si realmente no merece ganar el sueldo que gana y si se debe aumentarlo.

PASO 6. Realizar descripción de puestos y especificaciones de puesto. Es responsable por planear, desarrollar y aplicar las políticas, procedimientos y programas de reclutamiento, selección, contratación, administración de sueldos y salarios, de prestaciones y servicios a los empleados, capacitación y adiestramiento, desarrollo personal y organizacional, seguridad e higiene, servicios médicos, servicios administrativos, relaciones laborales, comunicación, etc., con el propósito de atraer, retener y motivar al personal que reúna los requisitos de cada uno de los puestos y de generar y mantener un alto nivel de armonía, bienestar y productividad de los empleados, como un medio para asegurar el éxito de la organización. Reporta al Gerente General o Director General.

Puesto: Jefe de recursos humanos Especificaciones

 Título en licenciatura de administración de empresas  Diplomado en gestión de recursos humanos  Maestría en administración recursos humanos  Especialización Manejo de conflictos  Experiencia entre 6 y 8 anos  Trabajo bajo presión  Conocimiento del derecho laboral  Don de mando  Capacidad para organizar  Tener disponibilidad para viajar constantemente  Ser mayor de 25 años de edad Funciones: o Hacer cumplir la política personal de la empresa o Conducir el proceso de selección de personal o Capacitación al personal interno o Desarrollo del personal 7

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Tareas: 

Elaboración de planillas salariales



Administración de beneficios sociales



Hacer cumplir el rol de vacaciones



Mantener registros actualizados de personal



Calificar y evaluar al personal



Elaborar el presupuesto de gastos de personal



Asegurar el cumplimiento de normas internas de la empresa

.

Solución del problema: Después de realizar el análisis de puestos, se pudo observar mediante toda la información obtenida que el jefe de recursos humanos estaba en lo correcto al reclamar que el sueldo que gana debería estar al mismo nivel que el sueldo del jefe de producción, ya que se encuentran al mismo nivel jerárquico. Se procedió a realizar la nivelación del sueldo, gracias al método de avaluación de factores en el cual se analizó los dos puestos y se procedió al aumento del sueldo del jefe de recursos humanos de 12000 a13 000 Bs.

Conclusiones La importancia del análisis de puesto es obtener toda información, para este problema se tuvo que recabar toda información obtenida del jefe de recursos humanos para esta establecer los procedimientos y métodos que sean necesarios, se puso a disposición el método de disposición de información que Este método nos ayudó a determinar que evidentemente ambos puestos cumplen funciones y tareas de muchísima importancia y sus sueldos fueron evaluados y se determinó que ambos deben ganar la misma cantidad con variaciones pequeñas, revisar la información previa el organigrama podemos observar que el jefe de recursos humanos esta al mismo nivel jerárquico que el jefe de almacenes. Con toda esta información obtenida del análisis de puesto se pudo establecer que el jefe de recursos humanos estaba en lo correcto al reclamar que el sueldo que gana, debería estar al mismo nivel que el sueldo del jefe de producción, al tener conocimiento de todo esto se procedió a realizar la 8

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A nivelación del sueldo, gracias al método de avaluación de factores en el cual se analizó los dos puestos y se procedió al aumento del sueldo del jefe de recursos humanos. Recomendación La recomendación para este puesto seria estar al pendiente de las remuneraciones y responsabilidades que perciben en cada nivel ya que si existe en un nivel mismo un sueldo distinto esto puede causar malos entendidos entre los trabajadores pensando así que hay preferencia por algún trabajador. O si algún trabajador del mismo nivel gana más aclarar que el cumple más responsabilidades y es por eso del sueldo que percibe justificar el porqué.

UNILEVER S.A.

Numero: 004 Código: 0128 Fecha: 10/10/2017

INFORMACIÓN BÁSICA Nombre Del Cargo: Jefe De Recursos Humanos Dependencia: Gerente General Elaborado Por: Mayra Ortiz. Responsable de Relaciones con analistas

RESUMEN Administrar los recursos humanos de la empresa UNILEVER de acuerdo a las normas y procedimientos aplicables, otorgando las prestaciones económicas y sociales apropiadas al personal para el desarrollo de sus funciones.

RELACIONES Tener relación interna y externa, con todas las áreas de la empresa y con instituciones externas (clínicas, aseguradoras, Centro de Capacitación, Plan de Prestaciones Económicas y Sociales de los Trabajadores.

AUTORIDAD El nivel de autoridad que tiene el jefe de recursos humanos se limita a: Secretaria Prevención de riesgos Encargado de seguridad

RESPONSABILIDADES Y DEBERES

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UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A Responsabilidades Supervisar y revisar la contratación de personal. Supervisar y revisar de movimientos diversos de los empleados. Supervisar y revisar la elaboración de la nómina. Supervisar y revisar la determinación de aportaciones a la aseguradora de vida. Deberes Elaborar un programa anual de trabajo del Área de Recursos Humanos para la integración del Programa Anual de Actividades. Elaborar un informe anual de actividades desempeñadas del área. Participar en la elaboración del Programa Operativo Anual. Dar seguimiento al cumplimiento de metas de forma trimestral del Programa Operativo Anual. (metas concretas a desarrollar en el corto plazo, definiendo responsables, temporalizada y especialidad de acciones). Elaborar el programa de capacitación, formación y superación del personal administrativo y directivo. Controlar la incidencia por faltas y retardos del personal. Participar en la elaboración de reglamentos y procedimientos relacionados con el manejo de recursos humanos. Revisar las solicitudes de pensión complementaria que presente el personal. Recibir las solicitudes para registro y trámite de pago del Programa de Estímulos del Personal Académico y Administrativo. Supervisar el proceso de contratación del personal de la empresa UNILEVER. Supervisar la correcta elaboración de la nómina y su trámite de pago. Elaborar el presupuesto de egresos correspondiente al rubro de Servicios Personales. Organizar y coordinar los festejos y ceremonias institucionales. Realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones, las que le confieren los ordenamientos institucionales y las que le sean expresamente encomendadas por el

CRITERIOS DE DESEMPEÑO Capacidad de trabajo en equipo y bajo presión. Buena presentación personal. Disponibilidad inmediata. Responsabilidad en el trabajo. Persona honesta, proactiva y eficiente. Buen manejo de diferente paquete de software. Facilidad de palabra y buen trato con el personal de la organización. Capacidad de trabajo en equipo y bajo presión.

CONDICIONES DE TRABAJO Y AMBIENTE

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UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A Para que el jefe de recursos humanos lleve a cabo de manera adecuada su trabajo la empresa deberá de proporcionarle el material necesario y suficiente para que desempeñe de la mejor manera su labor, estos serán, entre otros: Escritorio, computadora, lápices, plumas, todos los formatos necesarios para su labor, teléfono, fax, intercomunicador, entre otros.

SECRETARIA DE RECURSOS HUMANOS PROBLEMA La secretaria de RRHH presento una carta de reclamo dirigida a su gerente de recursos humanos, explicando en la carta de reclamo que realiza funciones y tareas que no están acorde a sus manuales de funciones, explicando que tiene (exceso de trabajo) y que solo debe cumplir con el departamento o área de RRHH, pero sin embargo realiza trabajo de Gerencia General y otros.

PASO 1. Determinar el uso de información. La secretaria exige realizar solo las funciones y tareas que debe realizar y que se respete lo que está establecido en su manual de funciones al momento de contratarla. Teniendo esta información procederemos a revisar el manual de funciones de la secretaria. Para poder dar solución a este problema, aplicaremos el método de la entrevista. PREGUNTAS DE LA ENTREVISTA. ¿Cuál es el nombre de la institución o empresa en la que trabaja actualmente? Actualmente trabajo en la Empresa Unilever ¿Cuál es puesto o la función que desempeña y la posición del que ocupa dentro de la organización? La función que realizo dentro de la constructora es de Secretaria ejecutiva de RRHH. ¿A quién reporta usted los resultados de las actividades que realiza? Reporto a mi jefe inmediato que es el Jefe de RRHH ¿De qué otro superior recibe órdenes? 11

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A Recibo ordenes algunas veces del Gerente general ¿A quién supervisa usted en su trabajo? No superviso a nadie solo cumplo con mis obligaciones en la oficina de secretariado de recursos humanos ¿Cómo manejas las situaciones en la cuales su jefe se muestra estresado y bajo mucha presión? Intento que el estrés y la presión que sufra mi jefe no afecten mi productividad, trato de imprimir calma a la situación y demostrar a mi supervisor que puede contar conmigo para resolver cualquier problema. En esas situaciones, suelo ser proactiva y ofrecer algunas soluciones a mi supervisor, que quizá no haya considerado. ¿Se respeta sus funciones y tareas de acuerdo con sus manuales de funciones? En un principio sí, pero transcurriendo con el tiempo ya no porque recibo ordenes de jefes más superiores como del gerente general. ¿Cuál es tu mayor habilidad y cómo esperas usarla en este trabajo? Mi mayor habilidad es la capacidad que tengo para relacionarme con la gente de una manera natural, productiva y distendida. Utilizaría esta habilidad para intentar estar siempre un paso por delante de las expectativas de mi supervisor; cuando se le ocurra algo que necesita, puede que yo ya lo tenga preparado y listo para entregar ¿En qué horario desempeña usted sus actividades? Realizo mi actividades en horas de oficina que son de 08:00 hrs. hasta las 12:00 hrs y de 14:00 hrs. Hasta las 18:00 hrs. ¿Qué programas de computación has utilizado en tus anteriores trabajos y con cuáles te sientes más cómoda? La verdad es que me siento muy cómoda utilizando Word, PowerPoint, Outlook y Excel. Tengo un poco de experiencia con MS Access, pero no me consideraría una experta. Sin embargo, con los otros programas mencionados, he sido capaz de preparar presentaciones, documentos y hojas de cálculo. Aparte, soy capaz de administrar el email de varias cuentas y de organizar calendarios en Outlook. Para demostrarlo, poseo el certificado de usuario avanzado de Microsoft Office 2010. Describa las características del lugar en que desarrolla sus actividades 12

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A El lugar donde trabajo es un ambiente agradable que tiene aire acondicionado, calefacción, ruido constantemente de teléfono y que da la oficina en del departamento del RRHH. ¿Cuáles son sus funciones principales en la empresa? Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad. Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia. Desglosa y entrega cheques. Lleva control de la caja chica Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos. Actualiza la agenda de su superior. ¿Cuáles son sus funciones secundarias en la empresa? Recibe y envía correspondencia Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignad Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas y otros documentos diversos ¿Cuál es su Responsabilidades primaria? Mis responsables más primares son:  Manejo de dinero, títulos o documentos afines  Responsabilidad de manejo de información  Responsabilidad en relaciones públicas  Responsabilidad en la confidencialidad de la información Cuál es su Responsabilidades secundaria Mis responsabilidades secundarias son:

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UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A  Uso de materiales y equipos  Supervisión del trabajo de otras persona  Responsabilidad académica ¿Qué nivel de estudios se requiere para poder realizar el trabajo?  Título de provisión de Secretaria ejecutiva con curso de dos (3) años de duración de secretariado computarizado.  Título profesional:  Secretaria ejecutiva  Cursos de perfeccionamiento docente (últimos tres años):  Bachiller, más curso de secretariado de seis (6) meses de duración, más curso de computación de seis (6) meses de duración

¿Cuál es el nivel salarial que tiene asignado su puesto? Entre 3000 bs a 6000 bs.

¿Usted cuando percibe de su trabajo? Percibo de mi trabajo 3550bs

¿Qué conocimientos debe poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones?  Excelente redacción y ortografía.  Facilidad de expresión verbal y escrita.  Dominion de Windows, Microsoft Office, Star Office, Linux e Internet.  Conocimientos en el área

¿Qué equipo manejará como parte de sus actividades?  Computadora.  Impresora 14

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A  Teléfono  Material de escritorio.

¿Qué lenguas necesita dominar para desarrollar su trabajo? Español e inglés básicas.

PASO 2. Revisar la información previa. En el organigrama podemos observar que la secretaria está al mando del jefe de recursos humanos, por lo cual solo debe recibir órdenes de él y cumplir las funciones que le corresponden según el área de su trabajo.

GERENTE GENERAL

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DE ADMI Y FINANZAS

SECRETARIA

PREVENCION DE RIESGOS

FACTURACION Y COBRANZA

CONTABILIDAD Y PERSONAL

JEFE DE PRODUCCION

ASISTENTE DE BODEGA

JEFE DE MARKETING

PUBLICIDAD

JEFE DE MANTENIMIENTO

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

DISEÑO GRAFICO

ENCARGADO DE SEGURIDAD

PORTERO

PASO 3. Seleccionar posiciones representativas para analizarlas. Revisamos la información con la secretaria, para que no exista ningún mal entendido al momento de la toma de decisiones según toda la información recabada procederemos al paso 4, que consta de 15

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A revisar la descripción del puesto de trabajo y sus funciones y tareas, para saber si realmente está realizando tareas y funciones que no le corresponden a la secretaria del jefe de recursos humanos.

PASO 4: Reunir información del análisis de puestos. Condición de trabajo horario de oficina que da información al gerente RRHH y atención a las personas que viene a la oficina. Naturaleza del cargo agradable ambiente y ruido del teléfono.

PASO 5: Revisar la información con los participantes. Revisamos la información con la secretaria de recursos humanos, para que no exista ningún mal entendido al momento de la toma de decisiones según toda la información recabada procederemos al paso 6, que consta de revisar la descripción del puesto de trabajo para saber si realmente están vulnerando sus manuales de funciones de la secretaria y ver si está haciendo trabajos de otras áreas que no sea del departamento de RRHH.

PASO 6. Realizar descripción de puestos y especificaciones de puesto. Puesto: secretaria del jefe de recursos humanos Función: Asistir de manera personal al Jefe de Recursos Humanos con los relacionados con la oficina. Dependencias: La Secretaria del Jefe de Recursos Humanos depende de manera directa y única de este último, y nadie depende de ella. Horario Asignado: Trabajará con el horario estándar de oficina, esto es, de 08:00 hrs. hasta las 12:00 hrs. y de 14:00 hrs. Hasta las 18:00 hrs. Deberes y Responsabilidades: Dentro de este rubro de deberes y responsabilidades se pueden mencionar las siguientes: 

Atender las llamadas telefónicas



Mandar y recibir faxes



Atender a las personas que se quieran entrevistar con el Jefe de Recursos Humanos



Llevar de manera clara la agenda del gerente de recursos humanos. 16

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A 

Debe conocer las funciones de la empresa.



Debe conocer los nombres de los proveedores que trabajen de manera directa con el gerente de recursos humanos.

Elementos de Trabajo: Para que la secretaria lleva a cabo de manera adecuada su trabajo la empresa deberá de proporcionarle el material necesario y suficiente para que desempeñe de la mejor manera su labor, estos serán, entre otros: 

Escritorio



Computadora



Lápices



Plumas



Formatos necesarios para su labor.



Teléfono



Intercomunicador.

Observaciones: La secretaria de la Gerencia de recursos Humanos deberá de asistir, junto con el resto de las secretarias de las demás gerencias, a la secretaria de dirección general en el caso de las juntas, esto es, deberá de estar disponible para entregar documentación, preparar café, asistir a las personas que se encuentren presentes, también deberá de estar capacitada para cubrir la falta de alguna secretaria de las demás gerencias en vacaciones o incapacidades.

Especificaciones del Puesto. Estas deben de ser: Nivel de estudios: Carrera técnica en el ramo, manejo de los programas básicos de computadora, conocimientos básicos de contabilidad, manejo de las máquinas de oficina (fax, Conmutador, copiadora, etc.), excelente presentación. Habilidades Personales: Facilidad de palabra, facilidad para relacionarse, capacidad negociadora, dedicación, entrega, responsabilidad, honestidad y compromiso de trabajo, capacidad para trabajar bajo

presión.

Idiomas: Debe de tener el dominio del idioma español en 100%, además como obligación deberá de tener

el

dominio

del

idioma

Ingles

al

100%

tanto

hablado

como

escrito. 17

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A

Puede ser: 

Casado o Soltera.



Tener disponibilidad para viajar.



Ser mayor de 20 años.



Experiencia de por lo menos un año en puesto similar.



El sueldo será como máximo entre 3.000 Bs a 6.000 Bs, recibirá bonos de despensa por el 5 % del sueldo, 150 Bs de vales de gasolina, viáticos, fondo de ahorro, además de las prestaciones de ley.

Funciones de la secretaria del jefe de recursos humanos. 

Excelente redacción y ortografía.



Facilidad de expresión verbal y escrita.



Persona proactiva, y organizada



Facilidad para interactuar en grupos.



Dominion de Windows, Microsoft Office, Star Office, Linux e Internet.



Conocimientos en el área de logística, Créditos, Cobranzas y Atención al Cliente.



Aptitudes para la organización.



Buenas relaciones interpersonales.



Dinámica y entusiasta.



Habilidades para el planeamiento, innovación, motivación, liderazgo y toma de decisiones.



Capacidad de trabajar en equipo y bajo presión. Una secretaria de gerencia debe tener las siguientes características:



Comunicación constante con los sectores de los distintos bancos para el seguimiento de Cartas Fianzas, Pagarés, Líneas de Crédito, Sobregiros. 18

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A 

Responsable de decepcionar, registrar y distribuir la correspondencia de gerencia.



Emisión de correspondencia bajo numeración correlativa y codificada, de acuerdo al departamento que le ordene, y su remisión inmediata.



Mantenimiento de archivos de contratos suscritos por la empresa con terceros.



Atención diaria de las agendas de la Gerencia.



Atención a las entrevistas personales.



Recepción de mensajes telefónicos de gerencia.



Mantener actualizados archivos físicos y en base de datos, sobre las facturas generadas y facturas anuladas, clasificándolas ordenadamente por tipo de transacción y número correlativo.



Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento deservicio al cliente.



Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de estos.



Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente para que todo estemos informado y desarrollar bien el trabajo asignado.



Atender y orientar al público que solicite los servicios de una manera cortes y amable para que la información sea más fluida y clara.



Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

Solución del problema: Al realizar el análisis de puestos de este cargo, pudimos darnos cuenta que la secretaria del jefe de recursos humanos cumplía con funciones y tareas que evidentemente no estaban en su manual de funciones, estas eran cumplir funciones del gerente general y de jefes de otros departamentos lo cual no era correcto ya que al momento de contratarla se estableció que sería la secretaria del jefe de recursos humanos.

19

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A Se procedió a la corrección del problema sujetándola a las funciones, tareas y responsabilidades solo del jefe de recursos humanos, y se procederá al reclutamiento de otras secretarias para los otros departamentos ya que se ve necesario, para que cada departamento tenga su respectiva secretaria.

Recomendaciones y conclusiones. La recomendación es que se respete su manual de funciones de acuerdo con su contrato de trabajo y no debe hacer tareas de gerencia general y de otras áreas. En la conclusión la secretaria está en todo su derecho al mandar una carta de reclamo a su jefe de recursos humano porque ella hace funciones tareas que no están acorde a su manual de función y mediante esa carta de reclamo se lo da una solución correspondiente y que no haigas malos entendidos. Y la secretaria que este conforme con su puesto de trabajo.

UNILEVER S.A.

Numero: 041 Código: 0128 Fecha: 10/10/2017

INFORMACIÓN BÁSICA Nombre Del Cargo: Secretaria ejecutiva de recursos humanos Dependencia: Jefe de Recursos Humanos Elaborado Por: Norma Menacho. Responsable de Relaciones con analistas RESUMEN Ejecutar actividades de carácter administrativo relacionadas con la recepción, almacenamiento y entrega de documentos de clientes internos y externos de la empresa en el ámbito de Recursos Humanos, manteniendo la debida reserva y confidencialidad de la información proporcionada. Además, apoyar la labor que dice relación con la impresión, orden y presentación de la propuesta del Jefe de RRHH .

RELACIONES La secretaria debe saber relacionarse con los demás de una manera excelente porque su área de trabajo son las personas, como tratar con ellas de la mejor manera. Relaciones internas El cargo mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad administrativa a la que pertenece y/o frecuentes con los integrantes de la “UNILEVER” usuarias del servicio, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. Relaciones externas. El cargo mantiene relaciones frecuentes con instituciones públicas y/o privadas y público en general, a

20

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación.

AUTORIDAD El nivel de autoridad que tiene la secretaria de recursos humanos se limita a: A nadie. RESPONSABILIDADES Y DEBERES Responsabilidad: Materiales: Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad directa. Dinero: Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de materiales. Información confidencial: Maneja en forma directa un grado de confidencialidad media. Toma de decisiones: Las decisiones que se toman se basan en procedimientos y experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo. Supervisión: El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante y no ejerce supervisión. Deberes Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad. Llena a máquina o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la dependencia. Desglosa y entrega cheques. Lleva control de la caja chica Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos. Actualiza la agenda de su superior Recibe y envía correspondencia. Ordena en los estantes libros, textos, revistas y otros Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada Transcribe a máquina o en computador correspondencia como: oficios, memorandos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas y otros documentos diverso. CRITERIOS DE DESEMPEÑO Persona honesta, proactiva y eficiente. Buen manejo de diferentes paquetes de software. Disponibilidad de tiempo completo (08:00 – 12:00 / 14:00 – 18:00) Facilidad de palabra y buen trato con las personas. Habilidades de redacción. Capacidad de trabajo en equipo y bajo presión. Buena presentación personal. Disponibilidad inmediata. Responsabilidad en el trabajo. 21

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A CONDICIONES DE TRABAJO Y AMBIENTE Para que el jefe de recursos humanos lleve a cabo de manera adecuada su trabajo la empresa deberá de proporcionarle el material necesario y suficiente para que desempeñe de la mejor manera su labor, estos serán, entre otros: Escritorio, computadora, lápices, plumas, todos los formatos necesarios para su labor, teléfono, fax, intercomunicador, entre otros. CONDICIONES DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes contaminantes. RIESGO: El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. ESFUERZO: El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado/parado constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual medio. AMBIENTE DE TRABAJO: Confortable. RIESGO LABORAL: Mínimo.

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO PROBLEMA El auxiliar de mantenimiento presentó un reclamo formal donde figura que él está desempeñando muchas actividades, donde esto se podría atribuir a una excesiva carga de tareas al departamento de mantenimiento las tareas que le son asignadas o que va realizando en la empresa son de gran número funciones por parte del Jefe de mantenimiento pidió a recursos humanos que se encargue de este problema ya que es malo porque a veces se les designa actividades que él no cree que le corresponde, y que tal vez esto no le permita desempeñarse de manera óptima en la empresa.

PASO 1. Determinar el uso de información. El puesto de auxiliar de mantenimiento es analizado por analista donde se hará el uso de la información acerca del puesto, en este caso la información sobre las tareas y responsabilidades que le van asignado ya que con esta información se pudo identificar el problema que va relacionado con el manual de funciones y tareas, gracias a esta información podremos darle una solución aceptable para el puesto 22

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A Para poder recolectar esta información utilizaremos el método de la observación durante tres semanas Y también procederemos a la utilización de la entrevista. Primera semana: Durante la primera semana se pudo evidenciar falta de comunicación por parte del auxiliar de mantenimiento y el jefe de mantenimiento tal vez este sea un factor por el cual el auxiliar no se siente conforme con su trabajo. Segunda semana: Se pudo evidenciar que efectivamente existe carga de actividades ya que este no cuenta con un manual de funciones bien establecido, y se pudo evidenciar que a veces el gerente general le atribuye actividades tales como las reparaciones mayores y reparaciones fuera de lo establecido, etc. O ir a lugares donde el gerente le designe es por ello que a veces no puede concluir con el trabajo que le designa el Jefe de mantenimiento. CUESTIONARIO PARA LA ENTREVISTA Nombre del trabajador: Josu Vega Cargo: auxiliar de mantenimiento Entrevistador: Norma Menacho Cruz Fecha de entrevista: 10-10-2017

Preguntas de la entrevista ¿Cuál es el nombre del puesto que ocupa actualmente? El puesto que ocupo es el de auxiliar de mantenimiento ¿Qué tiempo lleva en él? En el puesto llevo 4 años ¿Cuánto tiempo lleva en la empresa? Llevo también 4 años desde el momento que ingrese trabajo en el puesto. ¿Hay en la empresa otros puestos muy semejantes al suyo? No exactamente, existen otros puestos con diferentes funciones a las mías con un mayor rango de actividad.

¿En qué departamento, sección o taller está ubicado su puesto? está ubicado en el departamento de mantenimiento ¿Cuál es el puesto inmediato superior al suyo? El puesto inmediato superior es el jefe de mantenimiento.

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UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A ¿Tiene puestos sobre su mando? No. ¿Cuál es su jornada normal de trabajo? Generalmente trabajo 8 horas diarias. ¿A quién reporta diariamente su trabajo? El trabajo realizado lo reporto a mi superior que es el Jefe De mantenimiento.

¿Cuáles son las relaciones permanentes internas de su puesto? Dentro la empresa tengo relación con el personal de la unidad de mantenimiento ¿Cuáles son las relaciones permanentes externas de su puesto? En mi puesto no existe ningún tipo de relación externa. ¿Conoce la importancia de su cargo dentro de la organización? Si sé que mi trabajo responsable contribuye al cumplimiento de metas y/o objetivos establecidos por la empresa. ¿Sabe cuál es el gerente de su departamento? Jefe de mantenimiento ¿Mantiene buenas relaciones con sus superiores? ¿Por qué? Aunque la comunicación no es muy exacta, es un excelente equipo de trabajo y creo que en lo posible trabajamos bien. ¿Utiliza las herramientas necesarias para el desarrollo de sus funciones? Mencionándolas están él: mantenimiento de taller, maniobras de medición, desajuste, taller mecánico, almacén, combustibles ¿Cuáles son sus responsabilidades directas y/o indirectas sobre el trabajo? Cumplo con diferentes responsabilidades como ser: realizo reparaciones menores de mantenimiento general, reportes de desperfectos de instalaciones, tareas de mantenimiento correctivo y preventivo, entre otras tareas. Debo entregar informes a mi superior después de culminar el día. ¿Está conforme con el trabajo que realiza actualmente? No porque tengo recargo de actividades y tareas. Acumulación ya que no solo cumplo con órdenes de jefe de mantenimiento sino también del Gerente General. ¿Qué solución daría usted para solucionar su problema? Aplicaría un manual de funciones bien establecido para evitar recargo de tareas o algún conflicto. 24

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A

PASO 2. Revisar la información previa. En el organigrama podemos observar que el auxiliar de mantenimiento está al mando del jefe de mantenimiento, por lo cual recibe órdenes de él y cumplir las funciones que le corresponden según el área de su trabajo.

GERENTE GENERAL

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DE ADMI Y FINANZAS

SECRETARIA

PREVENCION DE RIESGOS

FACTURACION Y COBRANZA

JEFE DE PRODUCCION

JEFE DE MARKETING

ASISTENTE DE BODEGA

CONTABILIDAD Y PERSONAL

JEFE DE MANTENIMIENTO

PUBLICIDAD

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

DISEÑO GRAFICO

ENCARGADO DE SEGURIDAD

PORTERO

Paso 3: Seleccionar posiciones representativas para analizarlas: No desarrollaremos este paso en el análisis de puesto

PASO 4. Reunir información del análisis de puesto. Condición De Trabajo: En el lugar de trabajo donde se desarrollan las actividades del puesto ofrece buenas condiciones ambientales. Naturaleza Del Puesto:

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UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A El titular del puesto cumple con diferentes responsabilidades como ser: realizo reparaciones menores de mantenimiento general, reportes de desperfectos de instalaciones, tareas de mantenimiento correctivo y preventivo, entre otras tareas. Debo entregar informes a mi superior después de culminar el día.por el jefe de mantenimiento, en donde revisa la infraestructura que maneja la empresa para el desempeño de la producción de la empresa a su cargo, reporta al jefe de mantenimiento. Ambiente De Trabajo: El cargo se ubica de acuerdo al problema, generalmente. Riesgo: El cargo está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia permanente. Esfuerzo: El cargo exige un esfuerzo físico de estar en movimiento constantemente y caminando periódicamente y requiere de un grado de precisión manual constante y un grado de precisión visual. PASO 5. Revisar la información con los participantes. Revisamos la información con el auxiliar de mantenimiento para que no exista ningún mal entendido al momento de la toma de decisiones según toda la información recabada procederemos al paso 4, que consta de revisar la descripción del puesto de trabajo. PASO 6.

Realizar especificaciones y descripción de puestos.

Puesto: Auxiliar de mantenimiento Dependencias: El auxiliar de mantenimiento depende de manera directa del jefe de mantenimiento Horario Asignado: El horario del auxiliar de mantenimiento deberá de ser dentro de la empresa de las 9:00 horas hasta las 19:00 horas. Especificaciones del Puesto.  Experiencia necesaria 1año  Escolaridad requerida: diploma de bachillerato o equivalente. Cursos de mantenimiento, reparaciones.  Certificación técnica en auxiliar de mantenimiento o en su defecto estudiante de electro mecánica mínimo del séptimo semestre. 26

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A Habilidades Personales: Capaz de trabajar por objetivos y en constante presión, relaciones interpersonales excelentes, con una gran iniciativa y creatividad, capacidad de desarrollar planes a mediano y esfuerzo, compromiso y lealtad hacia la Empresa. Idiomas: Debe de tener el dominio del idioma español en 100%. Ser mayor de 21 años. Experiencia de por lo menos dos años en puesto de responsabilidad similar.

Funciones de un auxiliar de mantenimiento: Las funciones que realiza actualmente el auxiliar de mantenimiento son designadas por el jefe de mantenimiento de acuerdo a las que la crea conveniente asignarle. Ya que este no cuenta con un manual de funciones y responsabilidades. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA: A) educación: Bachiller, más curso de mantenimiento de por lo menos dos (2) años de duración. Experiencia: Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de mantenimiento de maquinarias. B) educación: Bachiller. EXPERIENCIA: Cinco (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de mantenimiento y reparación de maquinarias e infraestructuras. Conocimientos, Habilidades Y Destrezas: Conocimientos en: Mantenimiento de maquinarias. Mantenimiento de maquinarias modernas. Mantenimiento de infraestructuras 27

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A Mantenimiento de herramientas de trabajo. Habilidad para: Seguir instrucciones orales y escritas. Comunicarse en forma efectiva tanto de manera oral como escrita. Efectuar arreglos con rapidez y precisión. Destreza en: El manejo de mantenimientos de máquina. En el manejo de microcomputador. Adiestramiento requerido: Mantenimiento general computarizado. Técnicas modernas de mantenimiento. Entrenamiento en el sistema de su unidad. Solución del problema: Efectivamente pudimos constatar que el auxiliar de mantenimiento no cuenta con un manual de funciones, y la solución para ello es incluir uno a dicho puesto que a continuación mostraremos.

MANUAL DE FUNCIONES AUXILIAR DE MANTENIMIENTO Función general Tiene que cumplir un difícil papel entre distintas áreas de la empresa, solucionando problemas técnicos en tiempo record para mantener la productividad y, por otro lado, se le exigen informes sobre aspecto económico de su departamento y su influencia en las cuentas globales de la empresa. De tal forma que el feje de mantenimiento es uno de los de mejor demanda en la empresa que busca este tipo de empleados con gran responsabilidad y con capacidad de liderazgo y trabajo en equipo, orientación a resultados, participación, proactiva en la búsqueda de mejoras, comunicaciones efectivas y capacidad de resolución de problemas. En este sentido es una de las profesiones de mayor demanda en nuestro país por lo que percibe buenos sueldos y salarios y beneficios laborales especialmente si trabajan en empresas privadas Funciones, actividades y /o tareas 28

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A  Mantener comunicación constante con el coordinador del área en cuanto a las labores que se realizan diariamente.  Responsable del surtimiento de materiales e insumos necesarios para el cumplimiento de la solicitud de servicio.  Supervisar y dar seguimiento a los servicios solicitados a los proveedores.  Responsable de las herramientas de uso común.  Ordenar y suministrar las herramientas de la coordinación para aprovechar al máximo.  Realizar rutina diaria de revisión de equipos e instalación.  Es un vínculo entre los usuarios y la coordinación de conservación y mantenimiento de infraestructura.  Evaluar la funcionalidad del programa de control y hacer las actualizaciones necesarias.  Realizar la contabilización y seguimiento al cumplimiento de las ordenes de servicio.  Realizar pedidos de repuestos, herramientas y suministros a través de compras.  Hacer el análisis de datos por mantenimiento y consumo del proceso.  Gestionar la consecución de proveedores y servicio de empresas externas para la reparación de algunos equipos especiales. 

Proponer modificaciones locativas viables que optimicen los espacios.

 Planear y coordinar la ejecución de los programas de mantenimiento preventivo.  Planificar las actividades del personal a su cargo.  Asigna las actividades al personal a su cargo. 

Coordina y supervisa los trabajos de instalación de sistemas de tuberías de agua blancas, negras, desagües, etc.

 Supervisa el mantenimiento de instalación.  Controlar y asegurar un inventario de repuestos y suministros. 29

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A  Cumplir las normas establecidas por la empresa.

CONCLUSIÓN Se pudo evidenciar que el reclamo efectivamente es verídico ya que el auxiliar de mantenimiento no solo cumplía órdenes del departamento de mantenimiento si no que a veces también cumplía con algunas actividades que el gerente general le atribuía, también pudimos evidenciar que la falta de comunicación está afectando en el departamento de mantenimiento. Ahora incorporando un manual de funciones bien definido especificando así sus tareas y funciones el solo tenga que cumplir con las actividades que le designe su superior.

RECOMENDACIÓN. Recomendamos a la empresa tomar en cuenta el problema de la comunicación en dicha organización ya que la comunicación es de vital importancia, sin comunicación no se puede llegar a cumplir con lo pactado. También es bueno que cada opuesto tenga bien definido su manual de funciones para que no existan recargo de actividades por ejemplo como se dio en este caso, además velar por el bienestar del trabajador, estar al pendiente de cada puesto.

UNILEVER S.A

Numero: 002 Código: 0128 Fecha: 09/01/2017

INFORMACIÓN BÁSICA Nombre Del Cargo: AUXILIAR DE MANTENIMIENTO Dependencia: Jefe de mantenimiento Elaborado Por: Soledad Encinas RESUMEN Asistir al Contador Institucional en el control y contabilización de las diferentes operaciones financieras y el adecuado manejo del presupuesto. RELACIONES 30

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones continuas con personal de la unidad de contabilidad, a fin de ejecutar lo relativo al área; exigiéndose para ello una normal habilidad para obtener cooperación. AUTORIDAD Ninguna RESPONSABILIDADES Y DEBERES Responsabilidades: Registrar en pólizas de diario, ingreso y cheque las operaciones financieras que se deriven de recurso propios. Depurar cuentas de proveedores y acreedores. Integrar base de la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros. Integrar el importe a enterar de Impuestos Federales y Locales de Recursos Propios. Controlar contablemente los Impuestos Federales y Locales. Registrar las operaciones de Fondos de Terceros en Administración (Recursos entregados y reconocimiento de pasivo). Conciliar los saldos de cuentas por cobrar a corto plazo y deudores diversos. Realizar actividades administrativas de archivo y control de información contable de Recursos Propios. Dar cumplimiento a la documentación del sistema de gestión de la calidad y a la política y objetivos de calidad. Participar activamente en los aspectos relacionados al Sistema de Gestión de la Calidad. Apoyar en la realización de acciones orientadas hacia la mejora en el desempeño de la operación y del Sistema de Gestión de la Calidad. Atender actividades adicionales que le sean requeridas por el superior jerárquico, de acuerdo al puesto asignado y a las necesidades del Departamento. CRITERIOS DE DESEMPEÑO Persona honesta, proactiva y eficiente. Buen manejo de diferente paquetes contables Disponibilidad de tiempo Capacidad de trabajo en equipo y bajo presión. Buena presentación personal. Disponibilidad inmediata. Responsabilidad en el trabajo.

CONDICIONES DE TRABAJO Y AMBIENTE

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UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A AMBIENTE DE TRABAJO: Confortable. RIESGO LABORAL: Mínimo.

PORTERO PROBLEMA El problema de este cargo es “la remuneración” un reclamo por las condiciones de trabajo, funciones, tareas y responsabilidades que él cumple son muchas más de lo acordado en el manual de funciones. ”. PASO 1.

Determinar el uso de la información.

El portero Ricardo Juarez Estrada presento un reclamo manifestando que las condiciones de trabajo funciones, tareas y responsabilidades que él cumple son muchas más de lo acordado en el manual de funciones. Entonces realizaremos un análisis de puesto utilizando los pasos necesarios para poder dar solución a este problema y para ello realizaremos un estudio de las funciones, tareas y responsabilidades que realizan el “portero”. Para poder dar solución a este problema. Aplicaremos el método de la observación directa, ya que las tareas que desempeñan el “portero” son físicas, este método nos permitirá hacer el estudio si el reclamo del portero Ricardo Juarez Estrada es verídico. OBSERVACION Primeramente, identificaremos las falencias mediante la observación directa en un tiempo determinado (3 semanas) Semana 1  Portero 

vigilar la entrada del edificio para controlar las personas que entran y salen.



Encargado del mantenimiento y limpieza del edificio.



Encargado del cuidado del jardín.



Reparte la correspondencia.



Saca los contenedores de basura a la calle.



Si se produce alguna avería relacionada con las instalaciones generales, como agua, luz o teléfono se encarga de llamar al servicio técnico correspondiente.



Realiza cualquier otra tarea cuando se le asigna. 32

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A 

Rondas nocturnas.



Abre y cierra el portal de vehículos



vigilar la entrada del edificio para controlar las personas que entran y salen.



Encargado del cuidado del jardín.



Reparte la correspondencia.



Realiza cualquier otra tarea cuando se le asigna.



Rondas nocturnas.



Abre y cierra el portal de vehículos



Saca los contenedores de basura a la calle.



Si se produce alguna avería relacionada con las instalaciones generales, como agua, luz o teléfono se encarga de llamar al servicio técnico correspondiente.



Compra café



Realiza las tareas fuera de horario



vigilar la entrada del edificio para controlar las personas que entran y salen.



Encargado del mantenimiento y limpieza del edificio.



Encargado del cuidado del jardín.



Reparte la correspondencia.



Saca los contenedores de basura a la calle.



Si se produce alguna avería relacionada con las instalaciones generales, como agua, luz o teléfono se encarga de llamar al servicio técnico correspondiente.



Realiza cualquier otra tarea cuando se le asigna.

Semana 2  Potero

Semana 3  Portero

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UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A Este método nos ayudó a determinar que evidentemente “el Portero” cumple funciones, tareas y obligaciones de mucha importancia y que evidentemente están fuera del manual de funciones PASO 2.

Revisar información previa.

En el organigrama podemos observar que el “Portero“ está en el último nivel de nuestra estructura orgánica. Si bien el puesto del “Portero” se encuentra en el último nivel del organigrama de la empresa, conlleva alto grado de responsabilidad (Seguridad y Vulnerabilidad).

GERENTE GENERAL

JEFE DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DE ADMI Y FINANZAS

FACTURACION Y COBRANZA

SECRETARIA

PREVENCION DE RIESGOS

JEFE DE PRODUCCION

JEFE DE MARKETING

ASISTENTE DE BODEGA

CONTABILIDAD Y PERSONAL

PUBLICIDAD

JEFE DE MANTENIMIENTO

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO

DISEÑO GRAFICO

ENCARGADO DE SEGURIDAD

PORTERO

PASO 3. Seleccionar posiciones representativas para analizarlas En este paso daremos a conocer las diferentes funciones, tareas y obligaciones que realiza el portero Portero 

vigilar la entrada del edificio para controlar las personas que entran y salen.



Encargado del mantenimiento y limpieza del edificio.



Encargado del cuidado del jardín.



Reparte la correspondencia.



Saca los contenedores de basura a la calle. 34

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A 

Si se produce alguna avería relacionada con las instalaciones generales, como agua, luz o teléfono se encarga de llamar al servicio técnico correspondiente.



Realiza cualquier otra tarea cuando se le asigna.



Rondas nocturnas.



Abre y cierra el portal de vehículos

PASO 4. Reunir Información Del Análisis De Puestos En este punto daremos a conocer en las condiciones que el portero desempeña sus labores y a las condiciones que está expuesto. 1. Se le otorgo de un espacio físico o área de trabajo debidamente techado destinado exclusivamente a sus labores de portería. 2. En el exterior del inmueble se provee de una silla y una caseta. 3. Acceso a servicios sanitarios y de agua potable. 4. Expuesto a los factores climáticos PASO 5. Revisar la información con los participantes Revisamos la información con el funcionario del puesto “portero¨ para que no exista ningún mal entendido al momento de la toma de decisiones según toda la información recabada procederemos al “paso 6”. PASO 6. Realizar especificaciones y descripción de puestos. En este paso daremos a conocer la habilidad humana del portero en términos de personalidad, conocimiento, experiencia, capacidad y habilidades. DEPENDENCIAS: El “Portero´´ depende de manera directa del encargado de seguridad, tiene relación importante con toda la empresa ya que es responsable de ver si alguna persona sospechosa ingresa con otras intenciones a la empresa. HORARIO ASIGNADO: El horario del “portero” debe ser dentro la empresa de 06:00 am hasta las 22:00 pm, pero si los fines de semana hay reuniones de los “jefes” el Portero debe estar en la empresa. CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGOS DE TRABAJO:  

AMBIENTE DE TRABAJO: El cargo se ubica en un sitio cerrado / abierto, en un ambiente con calor y/o frío, generalmente algo desagradable, sin agentes contaminantes. RIESGOS: La ejecución del trabajo está sometida a riesgo de accidente, de magnitud leve y con posibilidad de ocurrencia baja. 35

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A COMPLEJIDAD DEL TRABAJO  

TIPO DE TRABAJO: El trabajo se considera pesado y requiere ejecutar tareas repetitivas. ESFUERZO: El cargo amerita un esfuerzo físico de trabajar sentado / parado constantemente, caminar periódicamente; requiriendo un grado bajo de precisión manual y de concentración visual. PERFIL DEL CARGO: 1. EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA (ALTERNATIVAS) a. Educación Básica (noveno grado aprobado) y una experiencia menor de un (1) año a nivel operativo. b. Educación Básica (no concluida) y una experiencia de dos (2) años a nivel operativo. 2. CONOCIMIENTOS, HABILIDADES: a. CONOCIMIENTOS EN:  Normas de Seguridad Interna.  La ubicación física de las distintas dependencias de la organización. b. HABILIDADES PARA:  Captar y seguir instrucciones orales y/o escritas.  Tratar de forma cortés y efectiva al público en general.  Suministrar información concreta. El puesto de “portero” es uno de los principales elementos de seguridad para la empresa, ya que se encarga del bienestar de la empresa, por esta razón se debe tener especial cuidado al momento de su selección y para ello presentamos el manual de funciones del portero.

MANUAL DE FUNCIONES: PORTERO 1.1 Responsable: José Manuel Alvares Portero 1.2 Objetivo: Proporcionar la seguridad necesaria al ingreso y salida de personas y vehículos a la institución. 1.3 Resultados: Vigilar la entrada del edificio para controlar las personas que entran y salen. 1.4 Equipos y/o Herramientas 1.4.1 Caseta 1.5 Definiciones 1.5.1 Funciones 36

UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A 

Vigilar a las personas que acceden o salen de las instalaciones de la empresa (visitas y/o operarios o personal).



Comprobar el comienzo de la jornada laboral.



Recepcionar paquetes y encomiendas.



Encargado de encender o apagar o programar las luminarias.



Mantener en un estado óptimo de las instalaciones en las que trabaja.



Ejercer vigilancia y protección a los bienes muebles e inmuebles, así como la protección delas personas que puedan encontrarse en los mismos.



Evitar la comisión de actos delictivos.



Poner inmediatamente a disposición de los miembros de las fuerzas y cuerpos de seguridad a los delincuentes en relación con el objeto de su protección.



Dar rondas matutinas y nocturnas alrededor de las instalaciones.

1.5.2 Tareas 

Se encarga de abrir y cerrar el portal de la puerta de e/s de vehículos previa inspección.



Efectuar la protección del almacenamiento correcto de la mercadería entrante

1.5.3 Responsabilidades 

Del uso de materiales, equipos y herramientas otorgadas.



Es responsable del mantenimiento de los equipos de manera indirecta y con carácter periódico.



Llevar correspondencia al destinario y solicita la firma del que la recibe.



Entregar el registro debidamente firmado.

Solución del problema: Después de realizar el análisis de puestos, se pudo observar mediante toda la información obtenida que el Portero estaba en lo correcto al reclamar que el sueldo que gana debería incrementar ya que este realiza trabajos que no están en su manual de funciones. A diferencia de que cumpla relativamente solo las funciones que indican en su manual de funciones.

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UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A Conclusiones Después del estudio realizado mediante la observación directa, podemos constatar que el portero Ricardo Juárez Estrada cumple más funciones, tareas y responsabilidades de las que está en el manual de funciones.

Recomendación Ya habiendo dado solución al problema recomendamos que el portero debe cumplir con el manual de funciones que se les otorga al momento del ingreso a la empresa y sobre todo mostrar una actitud confiable que inspirare confianza y seguridad al resto del equipo de la empresa.

UNILEVER S.A.

Numero: 041 Código: 0128 Fecha: 10/10/2017

INFORMACIÓN BÁSICA Nombre Del Cargo: Portero Dependencia: Encargado de seguridad y vigilancia Elaborado Por: Laura Menacho RESUMEN El encargado de controlar la entrada y salida de las personas en la empresa y resguardar los bienes de la misma.

RELACIONES RELACIONES INTERNAS: El cargo mantiene relaciones con personal de la unidad de encargado de seguridad a fin de realizar su trabajo de resguardar a todas las personas que ingresan o salen de la empresa. AUTORIDAD Ninguna

RESPONSABILIDADES Y DEBERES

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UNILEVER ANDINA BOLIVIA S.A

Responsabilidad: Del uso de materiales, quipos y herramientas otorgadas. Es responsable del mantenimiento de los equipos de manera indirecta y con carácter periódica. Llevar correspondencia al destinario y solicitar firma del que la recibe. Entregar el registro debidamente firmado. Supervisar a las personas que entran y salen de la empresa Unilever. Deberes Llevar una relación diaria en una libreta de las personas que entran y salen de la empresa y el motivo de su visita Encargarse de la limpieza de las puertas Recoger la basura del área de la entrada y patio de la empresa Unilever Vigilar a las personas que acceden o salen de las instalaciones de la empresa. Recepcionar paquetes y encomiendas. Encargado de encender o apagar o programar las luminarias. Ejercer vigilancia y protección a los bienes e inmuebles, así como la protección de las personas que puedan encontrarse en las mismas. Evitar la comisión de actos delictivos. Poner inmediatamente a disposición de los miembros de las fuerzas y cuerpos de seguridad a los delincuentes en relación con objeto de su protección. Dar rondas matutinas alrededor de las instalaciones. CRITERIOS DE DESEMPEÑO Buena presentación personal. Persona honesta, proactiva y eficiente. Responsabilidad en el trabajo. CONDICIONES DE TRABAJO Y AMBIENTE El cargo se ubica en un sitio cerrado / abierto, en un ambiente con calor y/o frío, generalmente algo desagradable, sin agentes contaminantes.

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