Trabajo De Grado - Dario Ramirez V2 (2).docx

PROPUESTA DE MEJORA DE PLAN LOGISTICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE PRODUCTOS CASO: FERROPINTURAS EL PAISA

CARLOS DARÍO RAMÍREZ ORDOÑEZ 2077144

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE TECNOLOGIAS PROGRAMA TECNOLOGIA EN LOGISTICA CANDELARIA, VALLE DEL CAUCA 2018

PLAN LOGISTICO PARA LA OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN Y ENTREGA DE PRODUCTOS CASO: FERROPINTURAS EL PAISA

CARLOS DARIO RAMIREZ ORDOÑEZ

Trabajo presentado en la asignatura de Práctica Empresarial

Directora MARIA JULIETA BELTRAN HERNANDEZ Magister en Educación

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE OCCIDENTE FACULTAD DE TECNOLOGIAS PROGRAMA TECNOLOGIA EN LOGÍSTICA CIUDAD VALLE DEL CAUCA 2018

AGRADECIMIENTOS El autor expresa sus más sinceros agradecimientos primeramente a Dios. También a mi familia por el apoyo incondicional y a todas aquellas personas que colaboraron el desarrollo del presente trabajo de grado, y profesores que enriquecieron mis conocimientos durante el desarrollo de la carrera tecnológica.

CONTENIDO pág. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………….8 1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA ...................................................... 1-14 1.1 RESEÑA HISTORICA ................................................................................. 1-14 1.2 POLITICA DE ÉTICA, DEFINICIÓN DE NEGOCIO Y VALORES CORPORATIVOS .............................................................................................. 1-15 1.2.1 POLÍTICA DE ÉTICA................................................................................ 1-15 1.3 RESPONSABILIDAD SOCIAL .................................................................... 1-16 1.4 CLIENTE INTERNO Y EXTERNO ............................................................... 1-16 1.5 ESTÍMULOS .......................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 2. SITUACIÓN A MEJORAR ............................................................................. 2-17 3. PROPUESTA................................................................................................. 3-19 3.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................ 3-19 3.2 OBJETIVO ESPECIFICOS .......................................................................... 3-19 3.3 JUSTIFICACIÓN ......................................................................................... 3-19

3.4 MARCO TEORICO ...................................................................................... 3-20 3.5 METODOLOGIA .......................................................................................... 3-26 3.5.1 procesos, actividades y técnicas que componen del desarrollo de la propuesta...................................................................................................... 3-26 3.5.2 recursos necesarios para la implementación ...................................... 3-33 4. CONCLUSIONES .......................................................................................... 4-34 5. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ............................................................. 5-36

LISTA DE FIGURAS Pág. Figura 1. xxxxxxxxxxxxxxxxxx………………………………………………………18 Figura 2. lxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx……………x……………18 Figura 3. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx………………………...…29

INTRODUCCIÓN Para todas las organizaciones es una necesidad constante adaptarse a diversos cambios a través del tiempo, con el fin de ser sostenibles en un mercado altamente competitivo debido a la globalización. De acuerdo a lo anterior, los clientes demandan mayor eficiencia y eficacia en los procesos logísticos, y reducción en los tiempos de entrega de los productos. Aquellas organizaciones que cumplan a cabalidad con los requerimientos de los clientes, y logren mantener buena relación con los mismos (fidelización), serán empresas que lograrán sostenibilidad en el mercado y que además, podrán visionar con la consecución de nuevos clientes.

El presente trabajo de grado surgió debido a la necesidad de la empresa Ferropinturas El Paisa, de dar solución a las falencias logísticas relacionadas con el transporte de mercancías, y entrega oportuna de productos.

Para el desarrollo del trabajo se establecieron tres frentes de ejecución; la cadena de abastecimiento de la empresa, los operadores logísticos de transporte y los clientes, para así obtener lineamientos claves que permitieran trabajar en el diseño del plan.

El proyecto plasmado en este documento, plantea sugerencias a la empresa Ferropinturas El Paisa, encaminadas a fortalecer y mejorar la relación con los clientes actuales, proponiendo mejoras al plan logístico del proceso entrega de mercancía con el fin de garantizar el éxito y perdurabilidad de la compañía a través del tiempo.

1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA 1.1 RESEÑA HISTORICA Ferropinturas El Paisa, nace de la tenacidad y constancia de un hombre empeñado en sacar adelante a su familia y aportar a la comunidad con la generación de empleo.

En 1997 la empresa inicia operaciones como pequeña ferretería ubicada en un garaje, ubicado en la carrera 8 # 70-36 del barrio Siete de Agosto, lugar conocido en el ámbito local como el round point de Alfonso López, en la ciudad de Santiago de Cali. La empresa emprende labores, con cuatro (4) personas; un combinador de pinturas, un vendedor, un bodeguero y una secretaria que hacía las veces de cajera.

Un año después de la apertura, la empresa toma en alquiler la totalidad del primer piso de la propiedad, con el fin de agregar espacio para ofrecer una mayor variedad de productos, aumentando también la planta de personal a seis (06) empleados.

Con el transcurrir del tiempo, la organización obtiene un crecimiento sostenido, siendo el año 2000, donde se presenta la oportunidad de realizar un ensanchamiento organizacional, por medio de alianzas estratégicas con un ingeniero químico, quien suministra fórmulas para producir vinilos, entre otros productos. Además de ello, la empresa invierte en maquinaria y equipo, y compra la propiedad en totalidad para ser utilizada plenamente como lugar de producción, almacenamiento, comercialización y distribución. En la actualidad Ferropinturas El Paisa, cuenta con veinticuatro (24) colaboradores, persistiendo en la idea inicial de aportar beneficios a la sociedad por medio de la generación de empleo.

1.2 POLITICA DE CORPORATIVOS

ÉTICA,

DEFINICIÓN

DE

NEGOCIO

Y

VALORES

1.2.1 POLÍTICA DE ÉTICA La política de ética de Ferropinturas El Paisa, está basada en: 

Misión: Producir y comercializar pinturas y acabados arquitectónicos en el área de la construcción y la decoración, satisfaciendo al cliente con productos de la mejor calidad, atención personalizada y oportuna; mediante la aplicación de nuevas tecnologías, utilizando la mejor materia prima y complementada con un talento humano capacitado y emprendedor.



Visión: Ser a mediano plazo y largo plazo la primera opción en pinturas y acabados de la región, mejorando la calidad de vida de nuestros clientes, empleados y colaboradores, generando nuevas fuentes de trabajo, comprometidos con la investigación y el desarrollo de productos de excelente calidad, maximizando los recursos humanos y financieros de la organización.

1.2.2 DEFINICIÓN DE NEGOCIO Ferropinturas El Paisa, como su nombre lo indica, oferta diversos productos del sector ferretero y de la construcción, enfatizados en el segmento de pinturas y acabados arquitectónicos, siendo participes en el mercado de la ciudad de Santiago de Cali y municipios aledaños a la capital del Valle del Cauca. El éxito de la organización ha radicado, en ofrecer productos de buena calidad con un precio justo al cliente.

1.2.3 Valores corporativos



Responsabilidad.



Optimismo.



Compromiso.

1.3 RESPONSABILIDAD SOCIAL 1.4 CLIENTES

2. SITUACIÓN A MEJORAR Ferropinturas El Paisa, es reconocida en el sector ferretero, de la construcción y de acabado arquitectónico por la alta calidad de sus productos y precios atractivos. Como consecuencia, con el transcurrir del tiempo, la empresa ha incrementado considerablemente sus ventas. Se puede evidenciar que los directivos de la organización no previeron asertivamente el crecimiento de la empresa por lo cual se les ha dificultado realizar ajustes para compensar la alta demanda del mercado. En ese orden de ideas, aunque se evidencian diversos puntos para implementar mejoras, uno de los aspectos claves en el cual resalta la necesidad de mejora inmediata es en el plan logístico de entrega de productos.

La empresa al carecer de claridad y un plan logístico efectivo para realizar la entrega de productos, refleja inconvenientes para cumplir adecuadamente con los tiempos entrega de la mercancía, reflejado en retrasos en la promesa de llegada de la mercadería, lo que se traduce en constantes quejas por parte de los usuarios, arriesgando la buena imagen de la empresa y su competitividad en el mercado.

El proceso mediante el cual los clientes de Ferropinturas El Paisa, realizan los pedidos de productos, en la mayoría de ocasiones se efectúa por medio de llamadas telefónicas que son recepcionadas por los asesores comerciales, quienes registran en bitácora (libro) el requerimiento de compra, y envían la información al personal de bodega para que procedan a verificar la existencia del producto y realizar el despacho de la mercancía.

El tiempo de entrega y la ejecución del envío de los productos hacia los clientes están sujetos a las rutas inmediatas de los vehículos repartidores de propiedad de

la empresa, más al carecer un de plan logístico debidamente estructurado que sirva como guía para establecer rutas que determinen la prioridad de entrega, se tiene confusión al momento de la asignación para distribuir la mercancía de acuerdo a la sectorización de la ciudad, trayendo como resultado que los vehículos sean despachados con poca mercancía, y en ocasiones deban de retornar al mismo sector varias veces al día, trayendo como consecuencia alto consumo de combustible y desgate de rodamiento en los vehículos , conjuntamente traducido en horas hombre, convertido en pérdidas financieras para la empresa. Así mismo, el tiempo de espera de los usuarios se incrementa generando malestar en los mismos, reflejando un mal servicio al cliente y desorganización en la empresa.

3. PROPUESTA 3.1 OBJETIVO GENERAL Plantear una propuesta de mejoramiento para el área de distribución y transporte de la empresa Ferropinturas El Paisa, realizando sugerencias para el plan logístico de entrega de mercancía de la empresa, contribuyendo a la optimización de recursos para la organización.

3.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS a) Analizar el estado del plan logístico de entrega de mercancía de la empresa Ferropinturas El Paisa. b) Proponer mejoras al plan logístico de entrega de mercancía de Ferropinturas El Paisa con el fin de optimizar los recursos de la organización. c) Establecer

los

canales

de

distribución

apropiados

para

la

empresa

Ferropinturas El Paisa.

3.3 JUSTIFICACIÓN La razón de ser de las empresas, es la generación de ganancias económicas para así lograr permanecer a través del tiempo, trayendo consigo beneficios no solo a la empresa, sino también a la sociedad por medio de la generación de empleo e impulso económico para el lugar en el cual la organización desarrolla sus actividades mercantiles. La sostenibilidad empresarial se logra a partir de optimizar recursos, ya sean de tiempo, de materiales, de tecnología, o financieros. Es por ello, que se propone un plan logístico para Ferropinturas El Paisa para mejorar su plan actual de distribución y entrega de productos, lo que aportará a la disminución de desperdicio de diferentes elementos buscando aprovechar al máximo los recursos, dando como resultado el mejoramiento financiero de la organización al final del ejercicio, y así lograr la anhelada sostenibilidad empresarial.

3.4 MARCO TEORICO La planeación hace parte fundamental del diario vivir, pues es obligatorio ejecutar tareas que en coordinación con otras actividades aporten para alcanzar un objetivo determinado. En el ámbito empresarial “el concepto de la planeación es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrá de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización. Esta permite la fijación de objetivos, políticas, procedimientos y programas para ejercer la acción planeada”. 1

Desde tiempos antiguos ha existido la necesidad de transportar mercancía de un lugar a otro, para satisfacer las necesidades de productos que solo pueden ser cosechados o fabricados en un lugar diferente al de consumo. Es allí donde la logística toma gran importancia, pues es la encargada de garantizar el flujo correcto de materiales en el tiempo indicado. La palabra logística etimológicamente proviene del término “logistikos”, término usado en el siglo VII antes de Cristo, que a su vez significa “diestro en el cálculo” o “saber calcular”. En Grecia en el año 489 antes de Cristo, ya se usaba la palabra logística, y esta definía el “hacer algo lógico”. La primera concepción de la logística moderna se le atribuye al barón Antoine-Henri Jomini, quien en su texto Précis de lárt de la guerre (compendio del arte de la guerra), hace referencia a una teoría de abastecimiento y distribución de tropas y estrategia de guerra.

La concepción de la logística como concepto que maneje las actividades relacionadas con el movimiento y el almacenamiento de manera coordinada, además de la percepción de la utilidad de la logística como generadora de valor 1

Planeación Estratégica, Rodolfo Caldera (2004), Estrategika- Consultoria. Pág 3.

agregado se remonta a 1844, cuando el ingeniero, matemático y economista francés Jules Juvenel Dupuit, establece la idea de asociar comercialmente los costos de inventario por los costos de transporte.

Ya en los años posteriores los avances conceptuales de la logística son atribuidos al desarrollo militar estadounidense, debido a algunos de sus más sobresalientes miembros estrategas como Alfred Thayer Mahan, Cyrus Thorpe y Henry E. Eccles, quienes sentaron bases importantes en la clasificación de los procesos logísticos y en la formación de su vocabulario.

En la actualidad las empresas reconocen el gran impacto que tiene la logística en la realización de sus actividades y en la obtención de ventaja competitiva, pues esta constituye un proceso importante del cual se deriva la coordinación de las diversas actividades organizacionales, con el fin de llegar al cliente de la mejor manera.

Así mismo, se puede definir la logística como "una función operativa importante que

comprende todas las

actividades necesarias para

la

obtención

y

administración de materias primas y componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y su distribución a los clientes" 2. También la logística se precisa como "el proceso de administrar estratégicamente el flujo y almacenamiento eficiente de las materias primas, de las existencias en proceso y de los bienes terminados del punto de origen al de consumo" 3. Una de las definiciones más acertadas argumenta que la logística es “el movimiento de los

2

Introducción a los Negocios en un Mundo Cambiante, Cuarta Edición, de Ferrel O.C., Hirt Geofrey, Ramos Leticia, Adriaenséns Marianela y Flores Miguel Angel, Mc Graw Hill, 2004, Pág. 282 3 Marketing, Sexta Edición, de Lamb Charles, Hair Joseph y McDaniel Carl, International Thomson Editores S.A., 2002, Pág. 383.

bienes correctos en la cantidad adecuada hacia el lugar correcto en el momento apropiado”4.

La logística en teoría comprende los procesos de estrategia de planeación, abastecimiento, fabricación, movimiento o distribución y venta, desde los proveedores hasta los clientes que permita obtener una optimización sobre las variables que determinan una ventaja competitiva, ya sean costo, flexibilidad, calidad, servicio e innovación mediante la máxima integración de su estructura organizacional a través de la adopción de una estrategia de “coevolucion” entre proveedores, gestión interna y clientes que permita administrar la estructura como una sola idea de negocio que beneficie a todos los eslabones que participen en ella, y que a su vez requiere de total sincronización basándose en el uso de plataformas idóneas que permitan un elevado grado de comunicación en tiempo real.

En el mundo, existe una alta competencia ante un cliente más exigente y selectivo, por lo que se necesita imperiosamente que las empresas dedicadas a esta esfera adquieran una alta competitividad, ya que en estos momentos existen muchas dificultades en cuanto al cumplimiento del nivel deseado en los servicios que se prestan y los altos costos asociados a estos, siendo un hecho el deficiente sistema de gestión logística en las instalaciones de servicios, que conlleva a resultados no deseados de eficiencia y eficacia, por lo que se evidencia la necesidad una acertada gestión logística en la dirección de las organizaciones de servicio.

En ese orden de ideas se toma la logística como una herramienta fundamental para la empresa y siendo esta “el proceso de gestionar estratégicamente la obtención, movimiento, y almacenamiento de materias primas, componentes y existencias terminadas de tal forma que la rentabilidad futura se vea maximizada a 4

Organización de Empresas, Segunda Edición, de Franklin B. Enrique, Mc Graw Hill, 2004, Pág. 362.

través del cumplimiento efectivo de los pedidos en relación con los costes”5 Es decir, la logística se encarga de dar un buen manejo a los diversos factores como el aprovisionamiento de materias primas, almacenamiento, inventarios tanto de materias primas como de productos terminados, la producción y finalmente la distribución con el fin de llegar al consumidor final y obtener mayores beneficios derivados de toda una cadena logística. De esta manera “a través de la logística puede

conseguirse

una

posición

de

perdurable

superioridad

sobre

los

competidores en términos de preferencias del consumidor”6 pues se debe reconocer que “las fuentes de ventajas competitivas se hallan primero en la habilidad de la organización para diferenciarse a los ojos del cliente, de su competencia y segundo en actuar a un coste inferior y en consecuencia con un beneficio mayor”7 Así pues “la misión de la gestión logística es planificar y coordinar todas esas actividades necesarias para conseguir los niveles deseados de servicio y calidad al menor coste posible”8

La cadena logística es la distribución, la cual se establece como otro factor clave dentro de las organizaciones pues de esta depende la adecuada entrega al consumidor final desde el momento en que la empresa da salida a los productos terminados estableciendo así unas rutas que ayudan a una mejor distribución o entrega del producto. Por tanto se define como distribución a “el movimiento y manipulación de los productos o servicios desde la fuente de producción hasta el punto de consumo o uso con o sin la presencia de intermediarios” 9; es decir las empresas se encuentra en la capacidad de distribuir sus propios productos o de acceder a agentes intermediarios que faciliten el proceso de distribución evitando así incurrir en altos costos. La distribución se puede “dar de forma directa o de forma indirecta; la primera se constituye en la venta sin intermediarios, es decir 5

Logística y aprovisionamiento. Christopher, Martin. Barcelona. Ed. Folia. 1994, pag 12 Logística y aprovisionamiento. Christopher, Martin. Barcelona. Ed. Folia. 1994, pag 13 7 Logística y aprovisionamiento. Christopher, Martin. Barcelona. Ed. Folia. 1994, pag 13 8 Logística: Aspectos estratégicos. Christopher, Martin. México. Ed. Limusa 2007, pag 22 9 CHIAVENATO, Idalberto. Iniciación a la administración de ventas. México: McGraw Hill. 1994, pag 26 6

forma un sistema de distribución producto-consumidor final y la segunda constituida a través de intermediarios formando un sistema de distribución productor-Mayorista-Minorista-Consumidor final”10 o también subcontratando el servicio, que es lo que hoy muchas empresas hacen, ya que, este proceso requiere grandes inversiones. De acuerdo a lo anterior se puede decir que cada empresa está en la capacidad de decidir qué tipo o canal de distribución se va utilizar, pues este depende del tipo de producto que la empresa está comercializando, además estos constituyen una gran utilidad frente al tiempo pues estos facilitan el flujo del producto en el tiempo en que los consumidores lo requieren y el lugar adecuado, es decir, en el espacio donde los clientes los solicitan o donde se hacen necesarios. Dentro de la distribución es importante destacar dos conceptos importantes en el manejo de esta que son los sistemas de distribución y los canales de distribución, siendo los primeros

Es así que la ventaja competitiva de un sistema logístico se puede obtener tanto por el costo como por el servicio, Augusto Casanovas afirma que existen tres estrategias con las que se puede obtener una ventaja competitiva, la primera es el servicio al cliente basado sobre la respuesta rápida, la segunda es la diferenciación del producto y la tercera es la integración de costos basados en actividades, pero sin duda un sistema logístico integral permite implementar las tres estrategias en un nivel adecuado llegando a ser competitivo, brindando productos innovadores y a un precio que los clientes estén dispuestos a pagar sin necesidad de que sea el más económico. De esta manera en cuanto a la primera estrategia hay que tener en cuenta que “no hay forma de escapar al hecho de que el cliente en el mercado actual es más exigente, no solo hacia la calidad del producto sino también hacia el servicio”11; pues es importante reconocer que el logro de un buen servicio en un sentido más amplio puede conseguirse a través de una estrategia logística muy integrada que permita un buen desarrollo de todos los 10

CHIAVENATO, Idalberto. Iniciación a la administración de ventas. México: McGraw Hill. 1994.Pag 30 11 Logística y aprovisionamiento. Christopher, Martin. Barcelona. Ed. Folia. 1994, pag 29

procesos; ya que a través del servicio al cliente se logra establecer una ventaja diferenciadora sobre la competencia, pues los clientes le agregan valor al producto cuando este viene acompañado de un buen servicio. De otro lado la estrategia mediante servicio al cliente constituye un desafío que se encuentra actualmente en todas las organizaciones, el cual consiste en generar una buena atención al cliente donde este se sienta satisfecho y se puedan lograr relaciones perdurables con el mismo donde “el servicio generalmente requiere de interacción humana en algún grado, donde comprador y vendedor se ponen en contacto de una forma relativamente personal para crear el servicio”.12

Es por esto que se deben establecer estrategias logísticas mediante el mejoramiento de tiempos de entrega pues los “clientes y distribuidores exigen entregas JIT (Just in time), y los usuarios finales están más dispuestos que nunca a aceptar un producto sustituto si su primera elección no se halla disponible al instante”13, por su parte “el objetivo de la gestión JIT es que, con un coste razonable se atiendan las necesidades concretas de la demanda y se cumplan la exigencias de tiempos que aquella imponga”.14

Por tanto Christopher (1994) afirma que las empresas deben buscar una ventaja competitiva capaz de ser sostenida y definida, ya que, no es aceptable que los productos se vendan por si solos, como tampoco es aconsejable imaginar que el éxito de hoy se prolongará en el mañana; es decir que la ventaja competitiva que se logre en un determinado tiempo no logrará los mismos resultados en otra situación determinada, puesto que el mercado está en constante cambio y siempre habrá una estrategia que mejore las condiciones del producto y de la empresa; logrando estar siempre en ventaja frente a los demás mediante la renovación o 12

(ALBRECHT, K & ZEMKE, R, Gerencia del Servicio, Legis Editores,1988, pág. 33) Logística: Aspectos estratégicos. Christopher, Martin. México. Ed. Limusa 2007, pag 22 14 (CASANOVAS, August & CUATRECASAS, Lluís, Logistica Empresarial, Ediciones Gestión 2000, Barcelona, 2003, pág. 119). 13

acomodación de las estrategias. Finalmente se puede asegurar que la importancia que posee una buena gestión de toda la cadena logística de la organización es muy grande, pues la coordinación de todas estas actividades y de la buena utilización de los recursos se logra generar una ventaja competitiva no solo a través de la eficiencia en los costos sino en la generación del valor obteniendo siempre la preferencia por parte de los clientes y por consiguiente logrando un sostenimiento en el mercado.

3.5 METODOLOGIA

3.5.1 Procesos, actividades y técnicas que componen del desarrollo de la propuesta.

Este estudio puede definirse de tipo cualitativo ya que el método se adapten razón de las características particulares de aquello que se pretende estudiar, más en cualidad que en cantidad (aspectos relacionados en los objetivos planteados al inicio del proyecto). Basados y como lo contempla Rodríguez, Gil & García15el proceso de investigación cualitativa distingue cuatro fases que ocurren de manera más o menos simultánea: fase preparatoria, fase de trabajo de de campo, fase analítica y fase informativa. Dan cuenta de distintos niveles de avance que marcan etapas y productos pertinentes a los diferentes momentos del estudio que, sin embargo, nunca se suceden de manera lineal puesto que el producto de una fase puede retroalimentar también a la fase anterior.

15

RODRÍGUEZ GÓMEZ, Rodrigo; GIL FLÓREZ, Javier; GARCÍA JIMÉNEZ, Eduardo. Metodología de la Investigación Cualitativa. Medellín: Universidad Eafit. 1999. p.111

Fase Preparatoria

Fase Trabajo de Campo

Fase Analitica

Fase Informativa

La observación se utilizó como método para la recolección de información aprovechando que la persona realiza la pasantía tiene fácil acceso a la información de Ferropinturas El Paisa pues tiene afinidad familiar con los directivos de la organización. Además se tiene como propósito explorar y describir sucesos, lo que implica adentrarse en profundidad en situaciones, y mantener un rol activo, pendiente de los detalles, sucesos, eventos e interacciones. 16 3.6 DESARROLLO DE METODOLOGIA 3.6.1 Cronograma de Actividades CRONOGRAMA ACTIVIDAD

1

2

3

4

5

6

7

8

SEMANA 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Análisis de sistema de tomas de pedidos y solicitud de compra Análisis de Cadena de Abastecimiento Análisis de factores que influyen en tiempo de entrega de productos Factor Humano y Prácticas Laborales Indebidas Estado de Parque Automotor Verificación de plan de rutas de despacho y distribución Análisis de PQRS referente al tiempo de entrega Procesamieno de Información y Planteamiento de soluciones

3.6.2 Análisis de sistema de toma de pedidos de mercancía y solicitud de compra Debido a que gran parte de los clientes se han fidelizado, es por eso que el proceso de solicitud de mercancía y compra de productos, la mayoría de los

16ALBERT

GOMEZ, María José. La Investigación Educativa. Claves Teóricas. España: Mc Graw Hill. 2007. p.120ª

consumidores, la realizan vía telefónica. Dichos pedidos son recepcionados por los asesores comerciales de Ferropinturas El Paisa, quienes registran en bitácora (libro físico) el requerimiento de compra, y envían la información al personal de bodega para que procedan a verificar la existencia del producto y realizar el despacho de la mercancía.

Una vez analizado el proceso, se evidencia que la empresa Ferropinturas El Paisa, no cuenta con una adecuada información al momento de recibir el pedido y/o solicitud de compra, pues lo ideal es que, en tiempo real, el asesor comercial pueda verificar la existencia en stock del producto, para así evitar malestares que ocurren con frecuencia cuando debido a la inexistencia del producto los vendedores deben devolver la llamada al cliente para informarle que no se tiene en stock la mercancía, lo que evidencia que no se tiene un correcto control sobre los productos.

Para ello se plantea la posibilidad de sistematizar el inventario de la organización. Dependiendo de la capacidad de inversión de la empresa, una opción bastante económica es montar un sistema de inventario en hojas de cálculo de Excel las cuales estén alojadas en una nube (Google Drive o Microsoft OneDrive) y que se actualicen de manera automática al momento de tener ingreso o salidas de productos y que puedan ser consulta en linea simultáneamente por los asesores. Otro sistema tecnológico a implantar, aunque un poco más costoso es hacer efectiva la compra de un software más robusto tal como lo es un CMR, que tiene como finalidad ayudar a la gestión de relaciones con los clientes por medio de la gestión de base de datos. Asimismo, el alistamiento de la mercancía se hará de manera más efectiva, debido a que en tiempo real y de inmediato, la información llegará al departamento de despachos, lo que reducirá y optimizará los tiempos de entrega finales del producto al cliente. Aunque un CMR es un sistema de medianas proporciones, si se le da el uso adecuado, enfocándolo en el módulo de

inventarios, despachos y cierre de compra se mejorará la satisfacción del cliente tanto en tiempos de entrega del producto como en satisfacción general.

Además de la inversión en tecnología, se hace necesario invertir en el talento humano de la compañía, brindando capacitaciones a los asesores y empleados en general acerca de los recursos disponibles para su máximo aprovechamiento en el desarrollo de sus funciones.

3.6.3 Análisis de Cadena de Abastecimiento Tal como se evidenció en el punto anterior, Ferropinturas El Paisa no tiene un adecuado control de la existencia de mercancía de la bodega, lo que trae como resultado que sea casi imposible llevar un control efectivo de la cadena de abastecimiento. Esto se debe a que si no se sabe qué productos o mercancías hay en existencia en el haber de la empresa, es complejo exigir a los proveedores tiempos de respuesta rápida o inmediata ante la necesidad de abastecer un producto determinado, trayendo como resultado pérdidas económicas y deterioro en las relaciones con proveedores y clientes.

Los eslabones de la cadena de abastecimiento son adecuados y está compuesto así:

Proveedores

Transporte de Proveedor

Almacén Ferropinturas El Paisa

Área de despachos

Transporte Ferropinturas El Paisa

Consumidor Final

Se puede concluir que si a la cadena de abastecimiento expuesta anteriormente se le agrega como insumo información actualizada y precisa de las necesidades de productos y mercancías trabajaría de la mejor manera, reduciendo sobrecostos de financieros y de tiempo ya que con dicha información y control sobre

inventarios se pueden realizar negociaciones basadas no en la necesidad inmediata del producto, sino en la necesidad previamente identificada, dando un mayor margen de maniobrabilidad al momento de revisar precios, calidad y proveedor de la mercancía.

3.6.4 Análisis de factores que influyen en tiempo de entrega de productos 3.6.4.1 Factor Humano y Prácticas Laborales Indebidas El recurso humano es un factor determinante al momento de cumplir con los tiempos prometidos para la efectiva entrega de productos. En ese orden de ideas, se pudo constatar que algunos empleados no tienen el mejor desempeño laboral, en ocasiones como consecuencia problemas psicosociales.

Para aportar a la disminución de riesgo psicosocial de los empleados en general de la empresa Ferropinturas El Paisa, se propone una reducción de horas extras de los trabajadores, lo que, a su vez, influirá en su estado de ánimo al permitir a los colaboradores cambiar de entorno y poder disponer de tiempo para diferentes actividades tales compartir con sus familias, salir de viaje, entre otras. También se plantea la posibilidad de dar intermitencia a las jornadas de trabajo de los días sábados distribuidos en grupo de personas, para que aun con la ausencia de algunas personas la operación de la empresa no tenga dificultades.

También tiene gran influencia en el correcto desarrollo del plan logístico de entrega de mercancía de Ferropinturas El Paisa, las prácticas inadecuadas en la gestión laboral y de ética ejecutadas por los colaboradores. Estas últimas reflejadas en elevados tiempos de entrega de productos al cliente final, en ocasiones porque los conductores se limitan únicamente a cumplir con su función de transportar productos, teniendo el conocimiento de causa para realizar sugerencias y lograr disminuir el número de viajes por sector.

Para que los empleados desarrollen un sentido de pertenencia por la empresa, se sugiere establecer incentivos económicos para aquellos conductores o empleados en general que optimicen recursos, haciendo sugerencias para la reducir el número de viajes por sector o zona de la ciudad, aportando a aumentar la efectividad de entrega de productos al cliente final, traducido esto en disminución de consumo de combustible, desgaste de rodamiento, horas hombres, entre otros.

Podemos agregar que las personas más productivas son aquellas que son felices en la labor que desempeñan.17

estado de los vehículos que se utilizan para transportar mercancía, estado de las vías y plan de ruta.

3.6.4.2 Análisis del estado del parque automotor de Ferropinturas El Paisa Ferropinturas El Paisa, actualmente cuenta con una flota compuesta por:



02 camionetas marca Chana, modelo 2006.



01 camión marca Chevrolet NKR, modelo 2010.



01 camión marca Hino, modelo 2009.



01 motocicleta Boxer, modelo 2006.



01 motocicleta AKT, modelo 2012.

El parque automotor de la empresa se encuentra en optimo estado tanto en documentación como condiciones mecánicas y técnicas para realizar el ejercicio 17

Moccia, Salvatore, FELICIDAD EN EL TRABAJO. Papeles del Psicólogo [en linea] 2016, 37 (Mayo-Agosto): [Fecha de consulta: 27 de septiembre de 2018] Disponible en:

de entrega de productos. Generalmente cada 06 meses se realiza el mantenimiento preventivo de los vehículos mencionados.

Con la implementación de mejoras en el plan logístico y logrando la disminución de viajes por sector, el desgaste por rodamiento, el consumo de combustible y horas hombres se optimizarán. Se sugiere, utilizar en mayor medida los vehículos livianos, y solo utilizar los camiones para cargas que sean de volumen y de dimensiones grandes. Así mismo, se plantea la posibilidad de la adquirir un vehículo motocarro, para tener una opción de transportar cargas con volumen mayor al que se transporta en las motos, con un consumo bajo de combustible que una camioneta.

3.6.4.3 Verificación de plan de rutas de despacho y distribución De acuerdo a la información recolectada, se evidencia que Ferropinturas El Paisa, no tiene un plan de ruta estructurado que sirva como guía tanto al despachador como a los conductores, referente a los pedidos que necesitan ser llevados a destino. Además, también la empresa carece de priorización de pedidos de acuerdo a la necesidad del cliente.

Por lo tanto, se ha sectorizado la ciudad de Santiago de Cali, con el fin de establecer limites visuales y virtuales, para cada viaje de entrega de productos y definir la distribución de vehículos de manera eficiente. A continuación, se expone de manera gráfica la sectorización:

Además de la sectorización por comunas para mejorar los tiempos de entrega, es necesario educar a los clientes de Ferropinturas El Paisa para que realicen los pedidos de la mercancía con un día calendario anticipación para los casos en que la solicitud de productos sea de alto volumen, dando la posibilidad de planear una ruta eficiente y una entrega efectiva dentro de los términos prometidos, lo que a su vez aportará a la optimización de recursos traducido en ahorro financiero para la empresa. En caso de que el cliente requiere de manera inmediata la entrega del producto, se sugiere que los asesores culturicen a los usuarios indicándoles que los pedidos se entregarán en un rango de entre 01 a 03 horas horas a partir de la solicitud del pedido, estableciendo los límites de tiempo claros de acuerdo la distancia entre la ubicación de la empresa y el lugar de destino, según sectorización y ruta del día. Como se mencionó anteriormente, para bajos volúmenes de transporte de mercancía se utilizarán los vehículos livianos.

3.6.5 Presupuesto financiero del Estudio.

ÍTEM 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

FINANCIACIÓN PROPIA

Honorarios de Orientador Elementos de escritorio y papelería Comunicaciones (plan celular) Fotocopias Transporte y gastos de viaje Software1 Materiales y equipos Otros (especifique) Total por Tipo Valor Total del Proyecto

$ $ 100.000 $ 90.000 $ $ $ $ $ $ 190.000

UAO

EXTERNA

$ $ $ $ $ $ $ $ $ 2.730.000

$ 800.000 $ $ $ 40.000 $ 200.000 $ 1.000.000 $ 500.000 $ $ 2.540.000

4. CONCLUSIONES La deficiencia del plan logístico para la entrega de pedidos de productos de Ferropinturas El Paisa radica principalmente en la falta de control a los procesos en general. Esto se ve reflejado desde los pedidos que se realizan a los proveedores con información sesgada por falta de documentación del stock existente en la bodega de la empresa, pasando por el proceso de venta, proceso de inventarios y despacho, trayendo como consecuencia que el servicio de entrega de mercancía al cliente final no sea óptimo, y cause retrasos en el mismo, generando inconformidad en los usuarios colocando en riesgo la fidelización de los clientes habituales y el sostenimiento de la empresa.

Además de una buena planeación para rutas de reparto y entrega de mercancía se hace necesaria la inversión por parte de la empresa en capacitaciones al personal

en

general,

además

del

desarrollo

de

una

eficiente

cultura

organizacional, utilizando incentivos económicos o en especie, que sirvan como pilares en el proceso de permeación al sentido de pertenencia de los colaboradores hacia la compañía.

También se evidencia que la empresa debe invertir e introducir tecnología a sus procesos, no solamente de producción, sino también al proceso de compras, inventarios y despacho, adquiriendo un CRM, el cual ayudará a controlar de manera eficaz y asertiva todos los procesos de la empresa, gestionando una excelente relación con los clientes, logrando la fidelización de los ya existentes y atrayendo a los clientes potenciales para así ampliar el mercado penetrado.

La implementación sugerencias se traducirán en un eficiente plan logístico para la entrega de productos al cliente final, logrando la optimización de recursos humanos, de tiempo y financieros.

5. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS SITIOS WEB LIBROS